Office Dosyalarında Düzenlemeyi Nasıl Kısıtlayabilir ve Koruyabilirsiniz

Önemli belgelerle çalıştığımızda Word, Excel veya PowerPoint gibi dosyaların bütünlüğünü korumak hayati önem taşıyabilir. İster kazara düzenlemeleri önlemek, ister değişiklikleri kontrol etmek, ister hassas bilgileri korumak veya tamamlandıktan sonra kurcalamayı önlemek için, çeşitli yollar vardır. dosyaların düzenlenmesini kısıtla Microsoft, Office.

Microsoft Office, bir dosyayı son olarak işaretlemenize veya özelleştirilmiş parola koruması ya da kullanıcı kimlik doğrulaması uygulamanıza olanak tanıyan yerleşik araçlar sunar. Ayrıca, içeriğin yalnızca bir kısmını kısıtlayabilir veya belirli kullanıcılar için istisnalar belirleyebilirsiniz. Burada adım adım ve detaylı olarak inceleyeceğiz, bir belgeyi korumak için mevcut tüm seçenekler, bunların doğru şekilde nasıl uygulanacağı ve hatta gerekli izinlere sahipseniz veya ayarlarken hata yaparsanız bu kısıtlamaların nasıl kaldırılacağı.

Son Olarak İşaretlendi: Bir Dosyayı Salt Okunur Hale Getirme

Bir belgenin düzenlenmesini sınırlamanın en kolay yollarından biri bunu son olarak işaretle. Bu özellik belge durumunu salt okunur olarak değiştirir ve metin düzenleme veya inceleme gibi belirli araçları devre dışı bırakır.

Bunu yapmak için belgenizi açın ve şu adımları izleyin:

1. Tıklayın arşiv Sol üst köşede.
2. seçmek bilgi.
3. Tıklayın Belgeyi koru.
4. Seçeneği seç Son olarak işaretle.

Bu işlem tamamlandıktan sonra belgeyi açan herkes, belgenin salt okunur modda olduğunu belirten bir bildirim görecektir. Bu seçenek manuel olarak devre dışı bırakılmadığı sürece hiçbir değişiklik yapılamaz.

Bu korumayı geri almak ve dosyayı tekrar düzenlemek için yukarıdaki işlemi tekrarlayın ve tekrar seçin Son olarak işaretle. Belge otomatik olarak açılacaktır.

İçeriği bir parola ile koruyun

Daha sıkı bir kontrol düzeyine ihtiyacınız varsa, şunları yapabilirsiniz: belgenizi bir parola ile şifreleyin. Bu, yetkisiz kişilerin dosyayı açmasını veya düzenlemesini önleyecektir.

Bu korumayı uygulamak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Sekmeye git arşiv.
2. Tıklayın bilgi ve sonra Belgeyi koru.
3. seçmek Şifre ile şifrele.
4. Güvenli bir şifre girin ve onaylayın.

Kaydedildikten sonra dosyanın açılması için şifreye ihtiyaç duyulacaktır. Anahtarı unutursak, Microsoft bir kurtarma yöntemi sunmuyor., bu nedenle bunu güvenli bir yere yazmanız tavsiye edilir.

Bu özellik 2010'dan bu yana tüm Office masaüstü sürümlerinde mevcuttur, ancak Office Online'da mevcut değil, web platformlarında kullanımını sınırlandırmaktadır.

Düzenlemeleri kısıtla: istisnalar hariç salt okunur

Başkalarının bir belgede neleri değiştirebileceğini sınırlamanın bir diğer etkili yolu da şudur: düzenlemeyi kısıtla. Bu, dosyayı salt okunur olarak ayarlamanıza, ancak belirli bölümlerin değişikliğe açık kalmasına veya belirli kullanıcılara belirli izinler atamanıza olanak tanır.

İşlem sekmeden gerçekleştirilir kontroltıklayarak düzenlemeyi kısıtlamak. Karşınıza çıkan sağ panelde şu adımları takip etmelisiniz:

1. Kutuyu kontrol et Belgede yalnızca bu tür düzenlemeye izin ver.
2. seçmek Değişiklik yok (Salt okunur) açılır listede.
3. Düzenlenebilir alanları bırakmak istiyorsanız, istediğiniz metni seçin ve tıklayın Excepciones değişikliklere izin vermek.
4. Tıklayın Evet, korumayı uygula ve bir şifre tanımlayın.

Bu koruma uygulandığında, anahtarı olmayan herkes için seçilmemiş tüm bölümler engellenecektir. Seçeneği kullanarak belirli bölümlerin yalnızca belirli kullanıcılar tarafından düzenlenmesine izin vermek için daha da özelleştirilebilir Daha fazla kullanıcı. Bu ayar, izin verilen yayıncıları tanımlamak için ad veya e-posta adresleri girmenize olanak tanır.

Dosya ayarlarından izinleri değiştirin

Office dosyalarının düzenlenmesini kısıtlamanın bir başka yolu, özellikle OneDrive veya şirket ağları üzerinden paylaşım yaparken kullanışlıdır, izinleri dosya sisteminin kendisinden ayarlayın.

Bunu yapmak için dosyaya sağ tıklayıp, özellikleri (o Bilgi al en Mac) ve izinler bölümünde hangi kullanıcıların veya grupların belgeyi okuyabileceğini veya yazabileceğini seçin. Sahip haricindeki tüm kullanıcılara ayrı ayrı izinler ayarlayabilir veya salt okunur kısıtlamaları uygulayabilirsiniz.

Korunan bir belgede belirli düzenlemelere izin ver

Çoğu durumda, tüm dosyayı kilitlemek istemeyiz, ancak yalnızca belirli parçaların değiştirilmesine izin verin. Bu, belirli alanların doldurulması gereken ortak belgeler, formlar veya sözleşmeler için idealdir.

Bu kısmi korumayı uygulamak için, düzenleme kısıtlamaları bölümündekiyle aynı işlemi izleyin, ancak "EVET, korumayı uygula"ya tıklamadan önce:

• Düzenlenebilir hale getirmek istediğiniz metni seçin.
• “İstisnalar” bölümünde “Herkes” kutusunu işaretleyin veya belirli kullanıcıları tanımlayın.
• Şifre veya kimlik doğrulama korumasını etkinleştirmeye devam edin.

Kullanıcılar bundan sonra sadece izin verilen alanlarda değişiklik yapabilecekler. Eğer etkinleştirilmemişlerse yazmaya çalıştığınızda bir uyarı mesajı göreceksiniz.

Korunan bir belgeyi düzenle

Korunan bir dosya aldığınızda ve şifreniz varsa veya yetkili kullanıcı olarak listelendiğinizde normal şekilde değişiklik yapabilirsiniz. Ama eğer istersen korumayı kaldır, bunu sekmeden yapabilirsiniz kontrol, panele erişim düzenlemeyi kısıtlamak ve üzerine tıklayarak Korumayı askıya al. Bu noktada sistem sizden eğer varsa şifrenizi isteyecektir.

Şifre olmadan korumayı kaldırma: gelişmiş yöntemler

Şifreye erişimin kaybolduğu veya mümkün olmadığı durumlar vardır. Bu durumlarda, belge şifrelenmemişse, bazı yöntemleri uygulamak mümkündür. düzenleme kısıtlamasını atla.

Bunlardan biri belgeyi dosya olarak kaydetmektir . Xml, bunu bir not defterinde düzenleyin ve parametreyi değiştirin w:uygulama “1”den “0”a veya “açık”tan “kapalı”ya. Daha sonra dosya yeniden açılıp klasik Word belgesi olarak kaydedilir.

Bir diğer yöntem ise belgenin uzantısını .docx'ten .zip'e çevirmek, içeriğini çıkartmak, kısıtlamaların olduğu settings.xml dosyasını silmek ve tekrar .docx'e dönüştürmektir. Bu yöntemler yalnızca belge şifrelenmemişse geçerlidir, çünkü şifrelenmişse içerik şifrelenmiştir ve anahtar olmadan okunamaz veya değiştirilemez.

Parola yerine kullanıcı kimlik doğrulamasını kullanın

Microsoft ayrıca başvurmanıza da olanak tanır kullanıcı tabanlı erişim korumaları, şifresiz. Buna “Sınırlı Erişim” veya “Kullanıcı Kimlik Doğrulaması” denir.

Bu seçenek, parola sormak yerine kullanıcının daha önceden yapılandırılmış bir ağ veya sistem içinde geçerli kimlik doğrulamasına sahip olmasını gerektirir. İzinlerin merkezileştirildiği ve yöneticiler ve grup politikaları tarafından yönetildiği kurumsal ortamlarda kullanışlıdır.

DocRecrypt: Microsoft'un Kilit Açma Aracı

Kurumsal ortamlarda Microsoft şu aracı sunuyor: BelgeyiYenidenŞifrele, önceden etkinleştirildiği takdirde, yöneticilerin korunan belgelerden parolaları kaldırmasına olanak sağlamak için tasarlanmıştır.

Bu çözüm DocRecrypt'i yüklemeden önce dosya korunuyorsa işe yaramaz. Ayrıca, şifre ne olursa olsun gizli veya salt okunur olarak işaretlenmiş belgeler için de çalışmıyor. Kurumlarda erişim sorunlarının yaşanmaması için kullanışlı bir seçenektir ancak öncesinde yapılandırma yapılması gerekmektedir.

Word Online'dan bir dosyanın kilidini açın

Office'in web sürümünde, Düzenleme seçenekleri verilen izin türüne bağlıdır dosyayı paylaşırken. Bağlantının sahibi, alıcıların bağlantıyı düzenleyebilmesini veya yalnızca görüntüleyebilmesini belirleyebilir.

Bu izinleri değiştirmek için:

1. Belgeyi Office Online'da açın.
2. Tıklayın pay.
3. seçmek yapılandırma ve daha sonra Daha fazla seçenek.
4. Kullanıcıların dosyayı düzenleyebilmesini mi yoksa yalnızca okuyabilmesini mi sağlayacağını tanımlar.

Bu sistemde şifre kullanılmaz, bunun yerine oturum açmış kullanıcıya dayalı erişim kontrolleri kullanılır, dolayısıyla düzenleme izinlerinde yalnızca sahibi değişiklik yapabilir.

Gördüğünüz gibi, bunu başarmanın birden fazla yolu var. Office belgelerinizi koruyunEn temel, son olarak işaretleme gibi yöntemlerden, kullanıcı kısıtlamaları veya şifreleme gibi daha gelişmiş yöntemlere kadar. Belgenin türüne, amacına ve ihtiyaç duyduğunuz güvenlik düzeyine bağlı olarak, yetkisiz değişiklikleri önlemek için doğru araç kombinasyonunu seçebilirsiniz.