- Excel mobil uygulaması, fotoğraf makinenizle çektiğiniz bir fotoğrafı kullanarak kağıt üzerindeki tabloları düzenlenebilir tablolara dönüştürmenizi sağlar.
- Bu fonksiyon OCR kullanıyor ve yapay zeka Satırları, sütunları ve hücre içeriğini tespit etmek için.
- Tabloyu çalışma kitabına eklemeden önce belgeyi iyi hazırlamak ve şüpheli hücreleri gözden geçirmek çok önemlidir.
- Bu sistem, basılı verilerin analiz ve günlük işler için dijitalleştirilmesinde zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlıyor.
Cep telefonları dijital İsviçre çakısı haline geldi: fotoğraf çekiyoruz, faturaları ödüyoruz, çalışıyoruz, kendimizi organize ediyoruz… ve şimdi de kağıt bir tabloyu fotoğrafını çekerek Excel tablosuna dönüştürebiliyoruz . Kameranın gücünden ve Microsoft'un yapay zekasından yararlanan bu özellik, manuel veri girişine kıyasla çok büyük miktarda zaman tasarrufu sağlıyor.
Sık sık basılı listeler, programlar, faturalar veya raporlarla çalışıyorsanız ve bunları Excel'e aktarmanız gerekiyorsa, bu araç inanılmaz derecede kullanışlı olacaktır. Temelde Excel, telefonunuzun kamerasını satır ve sütunları algılayan, metni tanıyan ve hem Android hem de iOS'ta elektronik tablonuzda düzenlenebilir bir tabloya dönüştüren akıllı bir tarayıcı olarak kullanır.
Kağıt üzerindeki bir tabloyu kamera kullanarak Excel'e aktarmanın işlevi nedir?
Microsoft, mobil Excel'e " Görüntüden veri ekle " gibi bir özellik ekledi. Bu özellik sayesinde, kağıt üzerinde veya ekranda bulunan herhangi bir tabloyu kameranızla yakalayabilir ve tamamen düzenlenebilir bir Excel elektronik tablosuna dönüştürebilirsiniz. Sistem, Office Lens teknolojisine ve Microsoft'un optik karakter tanıma algoritmalarına dayanmaktadır.
Bu özellik, çeşitli teknolojik katmanlar kullanır: bir yandan metni okumak için optik karakter tanıma (OCR), diğer yandan ise hücrelerin nerede başlayıp bittiğini, sütunların nasıl yapılandırıldığını ve orijinal tablonun şeklinin ne olduğunu belirleyen görüntü anlama teknikleri ve makine öğrenimi modelleri .
İlginç olan şu ki, tüm bunlar Excel'den çıkmadan yapılıyor: başka bir uygulama açmaya veya harici bir tarayıcı kullanmaya gerek yok . Bir çalışma kitabı açıyorsunuz, kamera simgesine dokunuyorsunuz, fotoğrafı çekiyorsunuz ve verilerin işlenmesi için birkaç saniye bekliyorsunuz. Ardından, herhangi bir hata olup olmadığını kontrol ediyorsunuz ve memnun kaldığınızda tabloyu çalışma sayfasına ekliyorsunuz.
Ayrıca, bu özellik Android ve iOS'ta mevcuttur ve yirmiden fazla dili destekler , böylece farklı ortamlarda belgelerle çalışabilirsiniz. Microsoft bunu Word ( PDF Yeniden Düzenleme özelliği ), Office Lens ve Seeing AI gibi diğer araçlara da entegre etmiştir, ancak özellikle tablo verileri için tasarlandığı için Excel'de gerçekten öne çıkar.
Önkoşullar: Excel ile kamerayı kullanmadan önce ihtiyacınız olanlar
Herhangi bir belgeyi fotoğraflamaya başlamadan önce, birkaç temel noktayı gözden geçirmek iyi bir fikirdir. Öncelikle, mobil cihazınızda Microsoft Excel'in en son sürümünün yüklü olması gerekir . Android'de bu özellik başlangıçta belirli bir sürümde (örneğin, 16.0.11629.20124 veya üzeri) geldi ve o zamandan beri kademeli olarak daha fazla cihaza sunuldu.
Android'de Excel'i iki şekilde kullanabilirsiniz: Google Play'den ücretsiz Microsoft Excel: Spreadsheets uygulamasını yükleyerek veya ek özelliklerin kilidini açan ve Windows , macOS, Android ve iOS'ta tüm Office paketini kullanmanıza olanak tanıyan bir Microsoft 365 aboneliği aracılığıyla . Ücretsiz uygulama daha sınırlıdır, ancak çoğu kişi için bu görüntü veri yakalama özelliğinden yararlanmak için yeterlidir.
Microsoft 365 ile, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Outlook ve Skype'ın tam sürümlerine ek olarak, belgelerinizi bulutta senkronize etmek için 1 TB OneDrive depolama alanı elde edersiniz . Office dosyalarıyla günlük olarak çalışan ve her yerden iş birliğine ve erişime ihtiyaç duyanlar için bu ücretli seçenek faydalı olabilir; ara sıra kullanım için ise ücretsiz uygulama genellikle yeterlidir.
Bu özelliğin tüm telefonlara aynı anda sunulmadığını belirtmek önemlidir. Bazı modellerde görüntüden veri ekleme seçeneği görünürken, diğerlerinde uygulama güncellenmiş olsa bile görünmesi daha uzun sürüyor. Örneğin, bazı Pixel ve OnePlus telefonlarında zaten mevcutken, bazı Samsung ve diğer üreticilerin telefonlarında etkinleşmesi daha uzun sürdü.
Uygulamanın doğru sürümüne sahip olmanın yanı sıra, belirli izinleri de vermeniz gerekecek. Aracı ilk kez kullandığınızda, Excel, görüntüyü çevrimiçi işleme için Microsoft sunucularına gönderme ve ayrıca fotoğraf çekmek veya video kaydetmek için cihazınızın kamerasına erişme izni isteyecektir. Bu izinler olmadan özellik çalışamaz.
İdeal masa koşulları: Kağıt belge nasıl hazırlanır?
Tanıma işleminin düzgün çalışması için sadece nişan alıp taramak yeterli değildir. Taradığınız belgenin belirli minimum gereksinimleri karşılaması şarttır. Öncelikle, verilerin bilgisayarda yazılmış ve mükemmel bir şekilde basılmış olması gerekir ; el yazısıyla yazılmış tablolar, özellikle de yazı düzensizse, okunması çok daha zordur ve sistem çok sayıda hata yapabilir veya birçok alanı tanımayabilir.
Belge yapısının, satır ve sütunları hizalanmış bir tablo şeklinde olması da önemlidir . İçerik karışık ise, metin yerinden çıkmışsa veya çeşitli alışılmadık biçimlendirmeler bir araya getirilmişse, Excel her hücrenin nerede başlayıp nerede bittiğini ve hangi içeriğin hangi sütuna ait olduğunu yorumlamakta daha fazla zorluk çekecektir.
İdeal olarak, kağıt düz ve sabit bir yüzey üzerinde olmalı, güçlü gölgelerden veya çekimi engelleyebilecek çevredeki nesnelerden arındırılmış olmalıdır. Görüntü ne kadar temiz ve net olursa ve fotoğraf çekim modları ne kadar iyi olursa , daha sonra şüpheli hücrelerde yapmanız gereken düzeltmeler o kadar az olur . Yapay zeka oldukça iyi bir iş çıkarsa da , yine de girdinin (fotoğrafın) yeterli kalitede olmasına bağlıdır.
Son olarak, yazı tipi çok büyük olmak zorunda değil, ancak normal mesafeden çekilen bir fotoğrafta okunabilir olmalıdır. Metin çok küçük veya bulanıksa, optik karakter tanıma (OCR) sayıları ve harfleri karıştırabilir veya karakterleri atlayabilir . Bazen, kamerayı biraz daha yaklaştırmak veya aydınlatmayı iyileştirmek bile büyük fark yaratabilir.
Adım adım: Excel kullanarak kağıt bir tabloyu dijitalleştirme
Uygulamayı kurup belgeyi hazırladıktan sonra, pratik süreç oldukça basittir, ancak temiz bir sonuç elde etmek için adımları dikkatlice takip etmek en iyisidir. Her şey, mobil cihazınızda Excel'i açıp yeni bir çalışma kitabı oluşturarak veya dönüştürülmüş tabloyu eklemek istediğiniz mevcut bir çalışma kitabını açarak başlar.
Excel mobil arayüzünün alt kısmında, çok tanıdık bir simge göreceksiniz: önünde küçük bir kamera bulunan bir tablo. Bu, tabloları doğrudan bir resimden çalışma sayfasına aktarmak için kullanılan düğmedir . Genellikle varsayılan seçenekler arasında görünür; eğer görmüyorsanız, Ekle sekmesini kontrol edin veya uygulamanızın sürümünün bu özelliği zaten destekleyip desteklemediğine bakın.
Bu simgeye ilk kez dokunduğunuzda, görüntünün Microsoft sunucularına gönderilerek tanıma sistemleri tarafından işleneceğini açıklayan bir bildirim görünecektir. Bu çevrimiçi işlemeyi kabul etmeniz ve cihazınızın kamerasına erişim izni vermeniz gerekecektir. Bunlar, kamerayı kullanan diğer uygulamaların talep ettiği izinlere benzer şekilde, Android ve iOS'ta standart izin iletişim kutularıdır .
Tüm izinleri verdikten sonra, Excel içinde kamera moduna gireceksiniz. Uygulama, ekrandaki kağıdın veya masanın kenarlarını otomatik olarak algılar ve önizlemede yakalanacak alanı işaretler . Masa ortalanıp düzgün bir şekilde çerçevelenene kadar telefonunuzu hafifçe hareket ettirebilirsiniz; uygulama kırpmayı ayarlamaya çalışır, ancak ona yardımcı olmak için biraz hareket alanınız vardır.
Görüntünün net olduğundan emin olmak için bir an duraklamanız önerilir: odak bulanıksa, bazı sayılar veya harfler yanlış yorumlanma olasılığı daha yüksektir. Memnun kaldığınızda, fotoğraf çekme düğmesine basın ve Excel, dönüştürmeden önce yakalamayı ayarlayabileceğiniz ekrana geçecektir.
Görüntü düzenleme: kırpma, düzeltme ve ayarlama
Fotoğraf çekildikten sonra Excel, sağ üst köşede bazı temel araçlarla birlikte görüntünün önizlemesini gösterir. Buradan, yalnızca masaya odaklanmak için fotoğrafın kenarlarını kırpabilir veya fotoğraf yamuk veya açılı çekilmişse döndürebilirsiniz. Bu, aceleyle fotoğraf çektiğinizde ve kağıt hafifçe eğik olduğunda çok kullanışlıdır.
Sistem, Office Lens'in sunduklarına oldukça benzer: Kırpılan alanın köşelerini sürükleyerek tablonun en kenarına kadar ayarlayabilir ve hiçbir katkı sağlamayan arka plan alanlarını ortadan kaldırabilirsiniz. Kırpma ne kadar hassas olursa, algoritmanın hücrelerin nerede olduğunu anlaması ve dış unsurlarla karışıklığı önlemesi o kadar kolay olur.
Fotoğrafı açılı çektiyseniz veya sayfa döndürülmüşse, rahat bir okuma pozisyonuna gelene kadar döndürme seçeneğini kullanmanız yeterlidir. Mükemmel bir şekilde hizalanmasına gerek yok, ancak satır ve sütun çizgilerinin net bir şekilde görülebilmesi için yeterince düz olması yeterlidir . Excel daha sonra her şeyi dahili olarak düzeltecektir.
Kırpma ve yönlendirmeden memnun kaldığınızda, ekranın altındaki Tamam düğmesine dokunun. Excel daha sonra görüntüyü işlemeye başlayacak ve " Görüntü veriye dönüştürülüyor " gibi bir mesaj gösterecektir. Bu işlem genellikle yalnızca birkaç saniye sürer, ancak internet bağlantınıza ve elektronik tablonuzun karmaşıklığına bağlı olarak değişebilir.
İşlem tamamlandığında, doğrudan veri önizleme ekranına yönlendirileceksiniz . Burada dönüştürme işleminin sonucunu görebilir ve tabloyu Excel çalışma kitabınıza eklemeden önce neleri düzeltmeniz gerektiğine karar verebilirsiniz.
Veri incelemesi: Eklemeden önce şüpheli hücreleri düzeltin
Önizlemede Excel, görüntüden yeniden oluşturduğu tabloyu gösterir. Genel yapı genellikle oldukça iyi korunur: sütunlar ve satırlar genellikle doğru konumlarında görünür ve fotoğraf net ve metin iyi basılmışsa hücrelerin çoğu doğru şekilde tanınır.
Sistemin emin olmadığı hücreler kırmızı bir arka plan veya görsel bir göstergeyle işaretlenmiştir. Bunlar, Excel'in içeriği doğru yorumlayıp yorumlamadığından emin olmadığı hücrelerdir ve daha dikkatli olmalısınız. Ekranın üst kısmında görünen bir metin alanında içeriğini düzenlemek için bu hücrelerden herhangi birine doğrudan dokunabilirsiniz .
Eğer bunları tek tek manuel olarak incelemek istemiyorsanız, Excel'in aynı ekranda sunduğu "İncele" düğmesini kullanabilirsiniz. Bu düğmeye dokunduğunuzda, uygulama otomatik olarak tüm şüpheli hücreleri tek tek incelemenizi sağlar ve orijinal görüntüde incelediğiniz hücreye karşılık gelen alanı vurgulayarak değerin eşleşip eşleşmediğini hızlıca kontrol etmenizi sağlar.
Seçili her hücrede genellikle iki temel seçeneğiniz vardır: yoksay veya düzenle. Verilerin sistem tarafından okunduğu gibi doğru olduğuna inanıyorsanız, uyarıyı kaldırmak ve hücreyi olduğu gibi bırakmak için Yoksay'ı tıklayabilirsiniz . Bir hata görürseniz (değiştirilmiş bir sayı, yanlış okunan bir karakter, fazladan bir boşluk vb.), Düzenle'yi kullanabilir, doğru değeri girebilir ve ardından tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz.
Sadece kırmızıyla vurgulanan hücreleri düzenlemekle kalmazsınız: seçili olmayan herhangi bir hücreyi de değiştirebilirsiniz. Üzerine dokunun, üstte görünen alandaki metni düzenleyin ve onaylamak için üst köşedeki Tamam düğmesine dokunun. Tüm bu işlemler, nihai sonucu son elektronik tabloya eklemeden önce yapılır.
Tabloyu Excel çalışma kitabına ekleyin ve üzerinde çalışmaya başlayın.
İlgilendiğiniz hücreleri (tüm kırmızı olanları veya sadece bazılarını) incelemeyi bitirdikten sonra, bir sonraki adım önizlemenin sağ üst köşesindeki Ekle düğmesine tıklamaktır. Excel daha sonra dönüştürülmüş tabloyu başlangıçta açık olan çalışma kitabınıza ekleyecek ve etkin sayfadaki ilgili hücreleri dolduracaktır.
Yanlış girilebilecek hücreleri kontrol etmeden tabloyu eklemeye çalışırsanız, Excel genellikle hücreleri önce gözden geçirmeyi mi yoksa tabloyu yine de eklemeye devam etmeyi mi tercih edeceğinizi soran ek bir uyarı görüntüler . Bu küçük onay, yanlış veri girmenizi önler, ancak aceleniz varsa, kabul edip tabloyu olduğu gibi ekleyebilirsiniz.
Çalışma kitabının içine yerleştirildikten sonra, tablo yerel bir Excel tablosu haline gelir: biçimlendirme uygulayabilir, grafikler oluşturabilir, filtreler, formüller , özet tablolar ve diğer standart araçları kullanabilirsiniz. Veriler artık bir resim değil, tıpkı tek tek elle yazmışsınız gibi düzenlenebilir ve hesaplanabilir değerlere sahip gerçek hücrelerdir .
Bu iş akışı, özellikle çok uzun listeleriniz veya tekrarlayan yapılarınız (örneğin, muhasebe kayıtları, envanterler, zaman çizelgeleri veya satış raporları) olduğunda kullanışlıdır. Satırları manuel olarak girmek için zaman harcamak yerine, sistemin verilerin çoğunu yakalamasına izin verirsiniz ve yalnızca şüpheli olarak işaretlenmiş birkaç hücreyi düzeltmeniz gerekir.
Nihai sonuç, orijinalin kalitesine ve fotoğrafın temizliğine bağlı olacaktır, ancak genel olarak deneyim oldukça tatmin edicidir ve düzeltme hacmi, işlemden kazanılan zamana göre genellikle çok makuldür.
Pratik kullanım alanları ve bunlardan en iyi şekilde yararlanmaya yönelik ipuçları
Kağıt üzerindeki bir elektronik tabloyu kamera kullanarak Excel'e aktarma yeteneği, günlük hayatta birçok olanak sunuyor. Örneğin, programları, basılı faturaları, katılım listelerini, menüleri, envanterleri veya vardiya çizelgelerini hızlıca dijital ortama aktarabilir ve ardından belgeyi bilgisayarınızda sıfırdan yeniden oluşturmak zorunda kalmadan verilerin ortalamasını, modunu ve medyanını hesaplayabilirsiniz .
Kamerayı bir kağıt yerine bir ekrana doğrultmak da gayet mümkün: biri size bir sunumda, monitörde veya hatta başka bir tablette bir tablo gösterirse, bunu doğrudan ekrandan yakalayabilir ve veriye dönüştürebilirsiniz . Elbette, ekran ne kadar az parlamaya maruz kalır ve ne kadar net olursa, tanıma işlemi o kadar iyi çalışır.
İş ortamlarında, bu araç, teslimat notları, üretim özetleri, standart formlar vb. gibi rutin olarak yazdırılan belgelerle çalışanlar için çok kullanışlıdır. Kullanıcı, birinin bunları elle taramasını beklemek yerine, kağıdın fotoğrafını çekebilir ve verileri birkaç dakika içinde analiz veya raporlama için hazır hale getirebilir.
Bu fonksiyon işin büyük kısmını sizin için yapsa da, birkaç alışkanlık edinmekte fayda var: eşit aydınlatma sağlamaya çalışın, sayfada sert gölgelerden kaçının ve tabloyu çerçeve içinde, etrafında gereksiz öğeler olmadan ortalayın. Bu şekilde, algoritma hücre tespitini karıştırabilecek daha az görsel gürültüyle karşılaşacaktır.
Tekrarlayan belgeleriniz olduğunda (örneğin, her zaman aynı basılı rapor şablonunu kullanıyorsanız) ilk dönüştürmeyi daha ayrıntılı olarak incelemek de iyi bir fikirdir. Excel'in bu özel yapıyı doğru şekilde tanıdığını doğruladıktan sonra, benzer belgelerin sonraki dönüştürmeleri çok az düzeltme gerektirecektir , çünkü sistem tutarlı tasarımlara sahip tablolar için optimize edilmiştir.
Telefonunuzun kamerasını kullanarak verileri Excel'e aktarmak , kağıt belgelerle çalışma şeklinizi değiştirir: Sıkıcı ve tekrarlayan bir görevi, yalnızca küçük hataları düzeltmeniz gereken hızlı bir sürece dönüştürür. Bulut senkronizasyonu ve gelişmiş Office özellikleriyle birleştiğinde, bu araç herhangi bir akıllı telefonu, elektronik tablolar ve büyük miktarda veriyle günlük olarak çalışanlar için güçlü bir yardımcıya dönüştürür.
Genel olarak bayt ve teknoloji dünyası hakkında tutkulu bir yazar. Bilgilerimi yazarak paylaşmayı seviyorum ve bu blogda da bunu yapacağım; size gadget'lar, yazılım, donanım, teknolojik trendler ve daha fazlasıyla ilgili en ilginç şeyleri göstereceğim. Amacım dijital dünyada basit ve eğlenceli bir şekilde gezinmenize yardımcı olmaktır.