Paano gumawa at masulit ang mga pivot table sa Excel

Manguna Ito ay, walang alinlangan, ang isa sa mga tool na halos lahat ay kailangang gamitin sa isang punto, maging sa trabaho, sa unibersidad, o kahit na upang pamahalaan ang mga personal na gastos. At kung mayroong isang function na talagang gumagawa ng pagkakaiba sa paraan ng pagsusuri ng malalaking volume ng data, ito ay ang isa sa mga dynamic na talahanayanBagama't maaaring mukhang kumplikado sa unang tingin, ang pag-master ng mga pivot table ay mas simple kaysa sa tila, at kapag nagawa mo na, magtataka ka kung paano ka nabuhay nang wala ang mga ito.

Sa artikulong ito ay gagabayan kita ng hakbang-hakbang upang maunawaan Paano gumagana ang mga pivot table sa Excel, mula sa kanilang pagiging kapaki-pakinabang hanggang sa kung paano i-configure ang mga ito upang i-maximize ang kanilang potensyal. Makikita mo na ang mga ito ay hindi lamang kapaki-pakinabang para sa pagbubuod ng data, ngunit nagbibigay-daan din sa iyong makita, mag-filter, at magsuri ng impormasyon nang may napakalaking kakayahang umangkop, na nakakatipid sa iyo ng maraming oras at nagpapadali sa paggawa ng desisyon. Tara na.

Ano ang pivot table sa Excel at para saan ito ginagamit?

Bago pumasok sa paksa, ito ay nagkakahalaga ng paglilinaw ng kahulugan. A dinamikong mesa Ito ay isang mekanismo ng Excel na nagbibigay-daan Mabilis na pag-uri-uriin, i-filter, pangkatin, at pag-aralan ang data mula sa isang database o isang hanay ng mga tabular na data. Tinatawag silang "dynamic" dahil ang istraktura nito ay hindi naayos: Maaari mong muling ayusin ang iyong mga elemento sa pamamagitan ng pag-drag ng mga field, pag-filter ng impormasyon, at pagbabago ng pamantayan, lahat sa loob ng ilang segundo nang hindi kinakailangang baguhin ang orihinal na data o magsulat ng mga kumplikadong formula.

Kabilang sa mga pangunahing aplikasyon nito ang:

• Ibuod ang malalaking volume ng data: Ibahin ang malawak na mga talahanayan sa malinaw at visual na mga ulat.
• ihambing ang mga resulta: nagbibigay-daan sa iyong suriin ang data batay sa iba't ibang variable, gaya ng mga benta ayon sa produkto, rehiyon, o petsa.
• I-filter at i-segment ang impormasyon: Posibleng tingnan lamang ang data na interesadong suriin sa anumang oras.
• Ipakita ang mga resulta nang biswal: pagsasama nito sa dynamic na graphics pinapadali ang pag-unawa at komunikasyon ng impormasyon.

Salamat sa mga feature na ito, ang mga pivot table ay mahalaga para sa mga nagtatrabaho sa data at kailangan nilang makuha mga buod, uso at pattern mabilis at may kakayahang umangkop.

Kailan mo dapat gamitin ang mga pivot table?

Ang paggamit ng mga pivot table ay palaging inirerekomenda kapag mayroon kang malaking database na nakabalangkas sa mga hilera at haligi, lalo na kung kailangan mong makakuha ng iba't ibang pananaw o impormasyon ng grupo sa ilalim ng iba't ibang pamantayan. Halimbawa, isipin na mayroon kang database ng mga benta ng kumpanya, na may mga column tulad ng petsa, produkto, salesperson, lungsod, at halaga. Gamit ang pivot table, maaari mong:

• Tingnan ang kabuuang benta ayon sa produkto.
• Paghambingin ang mga benta sa pagitan ng iba't ibang rehiyon o retailer.
• Suriin ang ebolusyon ng mga benta sa paglipas ng panahon.
• Kumuha ng mga porsyento at paghahambing sa pagitan ng mga kategorya.

Ang ganitong uri ng mga tool nagbibigay-daan sa iyo na baguhin ang data sa kapaki-pakinabang na impormasyon upang gumawa ng mga desisyon o magpakita ng malinaw at kaakit-akit na mga ulat.

Hakbang sa Hakbang: Paano Gumawa ng PivotTable mula sa Scratch

1. Paghahanda at pagpili ng pinagmumulan ng data

Upang masulit ang mga pivot table, ang unang bagay ay magkaroon ng maayos na databaseNangangahulugan ito na dapat ayusin ang data sa mga hilera at column, na ang bawat column ay mayroong header at lahat ng value ay tumutugma sa parehong uri ng data. Halimbawa, sa isang talahanayan ng mga benta, ang column na "Petsa" ay dapat maglaman lamang ng mga petsa, "Halaga" lamang na mga numero, at iba pa. Mahalagang huwag paghaluin ang mga uri ng data, dahil ginagamit ng Excel ang impormasyong ito upang maikategorya at i-summarize ang mga halaga nang tama (hal., kabuuan, bilang, kalkulahin ang mga average, atbp.).

2. Pagpasok ng pivot table

Kapag naihanda mo na ang iyong hanay ng data, pumili ng anumang cell sa loob ng talahanayang iyon. Pagkatapos, pumunta sa menu Magsingit at mag-click Dynamic na talahanayanMagbubukas ito ng isang window kung saan maaari mong piliin kung gusto mong gawin ang pivot table sa isang bagong sheet o isang umiiral na. Kung napili mo nang tama ang iyong hanay, awtomatikong matutukoy ng Excel ang buong talahanayan bilang pinagmumulan ng data.

Bilang karagdagan, kung mayroon kang naka-install na plugin PowerPivot, maaari kang magdagdag ng data sa panloob na modelo ng Excel upang pagsamahin ang maramihang nauugnay na mga talahanayan at lumikha ng mas advanced na mga pagsusuri. Maaari mo ring tingnan ang aming website para sa kung paano ito gawin. lumikha ng mga interactive na dashboard sa Excel upang higit pang mapahusay ang iyong mga ulat.

3. Pag-configure ng mga field ng pivot table

Kapag nagawa mo na ang pivot table, makikita mo ang table na ipinapakita sa side panel ng Excel. listahan ng magagamit na mga patlang mula sa iyong orihinal na data. Dito maaari kang magpasya, sa pamamagitan lamang ng pag-drag at pag-drop, kung aling mga field ang lalabas sa mga row, column, value, at filter.

• Mga Filter: nagbibigay-daan sa iyong piliin kung aling subset ng data ang ipapakita sa iyong pivot table.
• Mga Haligi: ang mga patlang na ipinapakita bilang pahalang na mga header.
• Mga hilera: ang mga patlang na lumalabas bilang mga patayong label.
• Mga Halaga: Dito ka magdagdag ng numeric o iba pang mga field na gusto mong ibuod, idagdag, bilangin, pag-a-average, atbp.

Bilang default, kung i-drag mo ang isang numeric na field sa Values, ibubuod ito ng Excel gamit ang Sum function. Kung naglalaman ang field ng text, ilalapat nito ang function na Bilang. Madali mong mababago ito upang gumamit ng iba pang mga function tulad ng Average, Maximum, Minimum, at iba pa gamit ang Value Field Configuration.

Halimbawa ng pangunahing pagsasaayos

Isipin na mayroon kang isang talahanayan na may data ng mga benta mula sa isang computer store: numero ng invoice, pangalan ng salesperson, petsa, modelo ng computer, brand, at kabuuang halaga ng benta. Maaari kang lumikha ng pivot table kung saan:

• Ang pangalan ng commercial lumitaw sa mga ranggo.
• Ang tatak ay ipinapakita sa mga hanay.
• Ang kabuuang halaga buod sa mga halaga, na nagpapakita ng kabuuan ng mga benta.

Sa ganitong paraan, magkakaroon ka ng visual na ulat kung aling mga salespeople ang may pinakamaraming naibenta, at mula sa aling mga brand, nang hindi nangangailangan ng mga kumplikadong formula o proseso.

Pag-customize ng mga kalkulasyon at pagpapakita sa pivot table

Isa sa mga magagandang bentahe ng mga pivot table ay maaari mong i-customize kung paano pinagsama-sama at ipinakita ang data. Halimbawa:

• I-configure ang function ng buod: Sa pamamagitan ng pag-click sa arrow sa isang field na “Mga Halaga,” maa-access mo ang Value Field Configuration upang baguhin ang default na uri ng pagkalkula (sum, average, count, atbp.) at i-customize ang pangalan na ipapakita sa talahanayan.
• Ipakita ang mga halaga bilang isang porsyento: Sa halip na makita ang kabuuang halaga, maaari mong ipakita ang bawat item bilang isang porsyento ng kabuuang kabuuan, para sa isang hilera, o para sa isang column, mula sa tab Ipakita ang mga halaga bilang.
• Ipakita ang isang halaga bilang isang kalkulasyon at bilang isang porsyento sa parehong oras- Kung i-drag mo ang parehong field nang dalawang beses sa lugar ng mga halaga, maaari mong itakda ang isang instance bilang isang kabuuan at ang isa bilang isang porsyento, na ginagawang mas madali ang mga paghahambing.
• Baguhin ang format ng numero: Maaari mong ayusin ang format (pera, porsyento, mga decimal, atbp.) mula sa kaukulang opsyon sa loob ng mga setting ng field.

Mga Inirerekomendang Pivot Table sa Excel

Upang gawing mas madali ang mga bagay, kasama sa Excel ang opsyon na Mga Inirerekomendang Pivot Table sa Insert menu. Awtomatikong sinusuri ng feature na ito ang iyong data source at nagmumungkahi ng iba't ibang uri ng buod at istraktura batay sa napiling data. Kaya, kahit na bago ka sa data, maaari kang makakuha ng mga kapaki-pakinabang na ulat sa isang pag-click lamang at pagkatapos ay i-customize ang mga ito sa iyong mga pangangailangan.

Kaugnay na artikulo:

Kumpletong gabay sa paggawa ng interactive na dashboard sa Excel

Paglikha ng PivotCharts mula sa PivotTables

Ang isang aspeto na hindi dapat palampasin ay ang posibilidad ng pagbuo naka-link na mga dynamic na chart sa iyong mga mesa. Ito ay partikular na kapaki-pakinabang kapag kailangan mong magpakita ng impormasyon nang biswal o makakita ng mga uso at pattern sa mas madaling maunawaan na paraan. Awtomatikong nagbabago ang mga pivot chart kapag na-filter o binago mo ang iyong pivot table, na nagbibigay ng na-update na view ng iyong data sa lahat ng oras.

Mga kalamangan ng pagtatrabaho sa Power Pivot add-in

Sa mga kaso kung saan kailangan mo ng mas malakas na pagsusuri, ang plugin PowerPivot Pinapalawak ang mga karaniwang kakayahan ng mga pivot table. Pinapayagan ka nitong:

• Ibuod ang mga halaga gamit ang Count Distinct function, kapaki-pakinabang para sa mga natatanging bilang ng mga item.
• Gumawa ng mga custom na hakbang gamit ang wikang DAX para sa mga advanced na kalkulasyon.
• Isama ang mga field mula sa maraming nauugnay na talahanayan, na nagpapahintulot sa cross-reporting mula sa iba't ibang data source.

Nagreresulta ito sa mas kumplikado at detalyadong mga ulat, lalo na kapaki-pakinabang sa mga kapaligiran ng enterprise o kapag nagtatrabaho sa maramihang, nauugnay na mga pinagmumulan ng data.

Mga pangunahing aspeto upang samantalahin ang mga pivot table

Pagbubuod ng mga pangunahing punto na dapat tandaan para sa mahusay na paggamit ng mga pivot table sa Excel:

• Tiyaking organisado at pare-pareho ang data para maiwasan ang maling interpretasyon.
• Galugarin ang mga opsyon sa pagsasaayos upang makuha lamang ang buod na kailangan mo, sa pamamagitan man ng kabuuan, average, bilang, o porsyento.
• Gamitin ang mga filter at mga segmentasyon upang suriin ang mga partikular na subset ng iyong data.
• Huwag kalimutan ang mga dynamic na graphics upang pagyamanin ang iyong mga ulat at mapadali ang visual na pag-unawa.

Ang flexibility ng mga pivot table ay nagbibigay-daan sa iyo na magbago at mag-visualize ng impormasyon gamit ang ganap na magkakaibang pamantayan sa isang pag-click, na nagpapadali sa paggawa ng desisyon at mabilis na pag-detect ng mga uso at pagkakataon.

Isaac

Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.