Paano mag-iskedyul ng mga pagpupulong sa Mga Koponan mula sa anumang device

Ang pag-aayos ng mga epektibong pagpupulong ay mahalaga para sa pamamahala ng koponan at proyekto, lalo na sa hybrid o malalayong kapaligiran. Microsoft Teams Ito ay naging isa sa mga paboritong tool para sa pag-iskedyul ng mga virtual na pagpupulong, salamat sa pagsasama nito sa iba pang mga serbisyo, kadalian ng paggamit, at mga advanced na opsyon na umaangkop sa parehong propesyonal at indibidwal na mga gumagamit.

Kung nakarating ka na at naghahanap ng pinakakomprehensibo at napapanahon na gabay sa kung paano mag-iskedyul ng mga pagpupulong sa Mga Koponan, pareho sa klasikong bersyon at sa Libre ng Mga Koponan, napunta ka sa tamang lugar. Sa ibaba ay matutuklasan mo ang lahat ng mga hakbang, Trick at mga rekomendasyon para maging matagumpay ang iyong mga pagpupulong, mula sa paggawa ng isang beses na mga kaganapan hanggang sa pamamahala ng mga umuulit na pagpupulong, paggamit ng mga katulong sa pag-iiskedyul, o pag-link ng Mga Koponan sa Outlook at Google Calendar.

Bakit mag-iskedyul ng mga pagpupulong sa Mga Koponan? Mga benepisyo at pakinabang

Hinahayaan ka ng Microsoft Teams na pagsamahin ang iyong team, mga kasamahan, o pamilya sa simple at tuluy-tuloy na paraan, na nagpapadali sa real-time na pakikipagtulungan salamat sa pagsasama nito sa iba pang mga application at kalendaryo. Ang pag-iskedyul ng pulong ay hindi lamang nakakatulong sa iyong manatiling organisado at magtakda ng malinaw na mga layunin, ngunit tinitiyak din na ang lahat ng mga dadalo ay may access sa link, mga nauugnay na detalye, at maaaring kumpirmahin ang kanilang pagdalo o baguhin ang kanilang kakayahang magamit.

Kabilang sa mga pakinabang ng Teams ay:

• Awtomatikong pag-synchronize sa kalendaryo ng Outlook, pinapadali ang visibility at pamamahala ng kaganapan.
• Malaking kapasidad ng dadalo: hanggang 1000 aktibong bisita at 10.000 sa read-only na mode para sa malalaking pagtatanghal.
• Mga advanced na tool sa programming, gaya ng Assistant para mahanap ang pinakamagandang time slot para sa lahat.
• Iba't ibang opsyon para sa pagbabahagi ng mga link ng pulong, pagdaragdag ng mga dial-in na numero, o color-coding na mga kaganapan.
• Compatibility sa parehong web, desktop at mobile app, na nagbibigay-daan sa iyong pamahalaan ang iyong mga pulong mula sa kahit saan.

Paano gumawa ng pulong sa Microsoft Teams sunud-sunod

Ang pag-iskedyul ng pulong sa Teams ay napakadali, at magagawa mo ito mula sa maraming platform: ang desktop app, ang web version, ang mobile app, Outlook, o kahit ang Google Calendar sa pamamagitan ng opisyal na add-in. Suriin natin ang pinakakaraniwang paraan at ilang karagdagang tip para sa bawat senaryo.

Mula sa app o web ng Teams

1. Buksan ang Microsoft Teams at i-access ang kalendaryo, na matatagpuan sa kaliwang sidebar.
2. Mag-click sa "Bagong Pagpupulong" upang lumikha ng isang bagong kaganapan.
3. Punan ang mga pangunahing detalye ng pagpupulong:
   • Pamagat ng pulong (naglalarawan upang makilala ito ng lahat).
   • Petsa at oras ng pagsisimula at pagtatapos, kasama ang opsyong "Buong Araw" kung kailangan mo ito.
   • Magdagdag ng mga kalahok pagsusulat ng kanilang mga pangalan, email o, kung panlabas ang mga ito, ang kumpletong email address (halimbawa: juan@example.com).
   • Lokasyon (opsyonal) at mga detalye o agenda ng pulong.
4. Maaari kang magtalaga ng mga kategorya ng kulay mula sa tuktok na bar ng form., na tutulong sa iyo na magkaroon ng visually organized na kalendaryo.
5. Piliin ang "Ipadala" upang i-save ang pulong at abisuhan ang mga dadalo.Makakatanggap ang lahat ng imbitasyon na may link para sumali.

Ang lahat ng mga kaganapan na naka-iskedyul sa Mga Koponan ay lalabas din sa Outlook at vice versa. kung naka-synchronize ang iyong mga account, kaya hinding-hindi mo makakalimutan ang isang pulong.

Paano mag-imbita ng mga dadalo at pamahalaan ang kanilang pakikilahok

Bilang karagdagan sa pagdaragdag ng mga mandatoryong dadalo, Maaari mong italaga ang ilan bilang opsyonal (kapaki-pakinabang para sa mga komplimentaryong bisita) o madaling mag-imbita ng mga tao sa labas ng iyong organisasyon sa pamamagitan ng paglalagay ng kanilang buong email address.

Pinapayagan ng mga koponan ang hanggang 1000 aktibong kalahok at hanggang 10.000 sa read-only na mode., na mainam para sa mga webinar, sesyon ng pagsasanay, o malalaking kaganapan. Pagkatapos i-click ang "Ipadala," makakatanggap ang mga bisita ng direktang link para makasali sa pamamagitan ng email.

Assistant sa Pag-iiskedyul: Hanapin ang pinakamagandang oras para sa lahat

Ang isa sa mga pinaka pinahahalagahan na pag-andar ay ang Programming Assistant, naa-access sa tuktok ng form ng paggawa ng pulong.

Ipinapakita sa iyo ng tool na ito sa isang grid ang availability ng lahat ng bisita, kanilang mga time zone, at kung mayroon silang iba pang mga kaganapan sa parehong puwang ng oras. Sa ganitong paraan maaari mong tingnan sa isang sulyap kung libre ang mga ito at maiwasan ang mga overlap.Ang mga lilim na lugar ay nagpapahiwatig na ang mga dadalo ay abala; Ang mga magagaan na lugar ay nagpapahiwatig ng kanilang kakayahang magamit.

Kapag nakakita ka ng karaniwang slot, itakda ang oras at pindutin ang "Ipadala" upang kumpirmahin ang appointment.

Pagbabahagi ng link ng pulong at mga karagdagang opsyon

Kung kailangan mo lang ibahagi ang link ng pulong nang hindi nagdadagdag ng mga kalahok nang paisa-isa, pinapadali din iyon ng Teams.

1. Gawin ang pulong o i-access ito mula sa iyong kalendaryo sa Mga Koponan.
2. Ang link ay lilitaw na nakikita bilang isang URL, na maaari mong kopyahin gamit ang "Kopyahin" na button at ipadala ito sa pamamagitan ng email, WhatsApp o ang rutang gusto mo.

Ito ay lubhang kapaki-pakinabang para sa mga bukas na kaganapan, eksibisyon, o mga pagpupulong kung saan wala kang mga email address ng lahat ng mga dadalo.

Magdagdag ng mga numero ng dial-in at kumperensya

Paminsan-minsan, ginusto ng ilang bisita o maaari lamang sumali sa pulong sa pamamagitan ng telepono.Binibigyang-daan ka ng mga koponan na magsama ng lokal na numero ng dial-in at conference ID sa iyong imbitasyon, at kung iiskedyul mo ang pulong mula sa Outlook, awtomatikong idaragdag ang mga detalyeng ito.

Lalo itong kapaki-pakinabang para sa mga kumpanyang may mga internasyonal na lokasyon o mga dadalo na on the go at walang data o Wi-Fi.

Paano ikategorya at ayusin ang mga pagpupulong sa kalendaryo

Maaari kang maglapat ng mga kategorya ng kulay sa iyong mga pulong upang mabilis na matukoy ang mga ito ayon sa uri, priyoridad, o departamento.Sa ganitong paraan, magiging mas malinaw ang iyong kalendaryo.

1. I-right-click ang kaganapan sa iyong kalendaryo ng Mga Koponan.
2. Piliin ang “Kategorya” at piliin ang kulay o kategorya.
3. Maaari mo ring ikategorya ang isang pulong kapag iniiskedyul ito, sa pamamagitan ng pag-click sa "Kategorya" sa tuktok ng form.

Ang pagpipiliang ito ay lubhang kapaki-pakinabang kung namamahala ka ng maraming lingguhang pagpupulong, dahil maaari mong makilala ang pagkakaiba sa pagitan ng mga panloob na pagpupulong, mga pulong ng kliyente, mga sesyon ng pagsasanay, atbp., sa isang sulyap.

Muling iiskedyul ang mga pagpupulong at i-update ang mga kaganapan mula sa Mga Koponan

Kung may mangyari na hindi inaasahan at kailangan mong baguhin ang oras ng isang pulong, talagang ginagawang madali ng Teams.

Mula sa kalendaryo, maaari mong i-drag ang kaganapan sa isang bagong puwang ng oras o buksan ang mga detalye, pumili ng ibang oras, at i-click ang "Ipadala ang Update." Makakatanggap ang mga dadalo ng instant na abiso, at ia-update ang pulong sa lahat ng nakakonektang kalendaryo.

Bago baguhin ang oras, ipinapaalam sa iyo ng Teams ang tungkol sa pagiging available ng iyong mga bisita, pag-iwas sa mga overlap o hindi inaasahang pagliban.

Pamamahala at tulong sa katayuang "Show As".

May opsyon ang organizer na baguhin ang status na “Ipakita Bilang” (hal., Abala, Wala sa Opisina, Libre, atbp.) para malaman ng mga dadalo kung paano lalabas ang pulong sa kanilang mga kalendaryo.

1. Pumunta sa mga detalye ng pulong at piliin ang "Ipakita bilang."
2. Piliin ang naaangkop na estado batay sa kahalagahan o kagustuhan.

Maaaring i-customize ng mga kalahok ang kanilang sariling katayuan sa pamamagitan ng pag-right click sa pulong sa kalendaryo at pagpili ng ibang opsyon kung ninanais. Bilang default, lalabas ang lahat ng pulong bilang "Abala."

I-edit at tingnan ang mga detalye ng pulong sa mobile app

Hinahayaan ka ng mobile app ng Teams na tingnan, i-edit, at pamahalaan ang iyong mga pulong anumang oras.. Kailangan mo lang sundin ang mga hakbang na ito:

1. Buksan ang Mga Koponan sa iyong telepono at i-access ang iyong kalendaryo.
2. Mag-click sa pulong na gusto mong baguhin.
3. Kung ikaw ang organizer, i-tap ang "I-edit," gumawa ng anumang mga kinakailangang pagbabago, at piliin ang "Tapos na" para isumite ang update.

Isang napakapraktikal na feature para sa mga user na naglalakbay o kailangang gumawa ng mabilis na pagbabago sa mabilisang paraan.

Paano gamitin ang Microsoft Teams Free para mag-iskedyul ng mga pagpupulong

Kung wala kang propesyonal na bersyon, pinapayagan ka rin ng Teams Free na ayusin ang mga video call, klase, grupo ng pag-aaral o mga pagpupulong ng pamilya nang madali.Narito ang mga pangunahing hakbang:

1. Mula sa tab na "Meet," piliin ang "Mag-iskedyul ng pulong".
2. Magtalaga ng pamagat at magdagdag ng mga kalahok sa pamamagitan ng paglalagay ng kanilang pangalan, email o numero ng telepono..
3. Itakda ang petsa, oras, tagal, mga pag-uulit kung kinakailangan, privacy, kung sino ang maaaring lumaktaw sa waiting room at kung sino ang maaaring magpakita.
4. I-click ang "I-save" upang tapusin ang programming.Makakatanggap ang lahat ng bisita ng imbitasyon na may link, mga detalye, at mga opsyon sa pre-chat.

Sa Teams Free, maaaring tanggapin ng mga dadalo ang imbitasyon at direktang sumali nang hindi naghihintay sa waiting room, depende sa iyong mga setting.Kung idaragdag mo ang kaganapan sa iyong personal na kalendaryo sa Outlook, ang mga detalye ay magiging available sa lahat ng dadalo.

Gumawa ng mga instant meeting sa Teams nang libre

Para sa mga huling minutong pagpupulong o mabilis na pag-uusap, maaari mong gamitin ang opsyong Instant Meeting mula sa tab na Meet. Maglagay lang ng pamagat at ibahagi ang link sa ilalim ng Meeting Links.

Regular o umuulit na pagpupulong sa Mga Koponan

Ang mga umuulit na pagpupulong ay ang pinakamahusay na paraan upang panatilihing regular na konektado ang mga team, klase, o grupo.Binibigyang-daan ka ng mga koponan na mag-set up ng mga pagpupulong na umuulit araw-araw, lingguhan, o buwanan, na may parehong link at mga detalye sa bawat oras.

1. Sa bagong form ng pagpupulong, i-activate ang opsyong “Recurring Meeting”.
2. Piliin ang dalas (halimbawa, tuwing Lunes at Miyerkules sa 10:00), at itakda ang petsa ng pagtatapos o pag-uulit.
3. I-click ang "I-save" at magdagdag ng mga dadalo tulad ng gagawin mo sa anumang pagpupulong.

Ang mga umuulit na pagpupulong ay nagpapanatili ng parehong link, na ginagawang madaling ma-access ang mga ito, at maaaring itakda upang payagan ang mga awtomatikong pag-record kung kinakailangan.Ang mga ito ay perpekto para sa mga follow-up na update, mga klase, o mga pagpupulong ng proyekto.

Mag-iskedyul ng mga pulong ng Mga Koponan mula sa Google Calendar

May Google Workspace add-on ang Teams na nagbibigay-daan sa iyong mag-iskedyul, tumingin, at mag-edit ng mga pulong nang direkta mula sa Google Calendar.Ito ay lalong kapaki-pakinabang kung ang iyong kumpanya o pasilidad ay gumagamit ng mga serbisyo ng Google.

1. I-install ang Teams add-on para sa Google Calendar at i-access ang iyong karaniwang kalendaryo.
2. Pumili ng time slot at piliin ang "Magdagdag ng conference > Teams meeting".
3. Magdagdag ng mga bisita, lokasyon, paglalarawan at ayusin ang mga notification kung kinakailangan..
4. Pindutin ang "I-save", at lalabas ang kaganapan sa iyong Google Calendar na may link sa pulong ng Mga Koponan.

Kung gusto mong tiyaking may access ang lahat ng miyembro ng isang organisasyon, maaaring pahintulutan ng mga IT administrator ang add-in para sa lahat ng user., direktang pamamahala ng mga pahintulot mula sa Google Workspace console.