Paano Mag-apply ng Conditional Formatting sa Word Tables: Mga Tip at Halimbawa

Kung nakagawa ka na ng mga talahanayan sa Word, malamang na naisip mo kung posible bang mag-apply kondisyonal na pag-format sa mga talahanayan ng Word, tulad ng ginagawa natin sa Excel. Bagama't walang direktang, automated na function na kasing advanced tulad ng sa Excel, ang katotohanan ay makakamit mo ang iba't ibang mga epekto at automation upang i-highlight ang data o i-format ito ayon sa ilang mga kundisyon.

Kami ay matuklasan Paano mo maaaring i-automate ang pag-format sa mga talahanayan ng Word pagsasama-sama ng mga sariling tool ng programa sa ilan Trick at, para sa mga advanced na user, kahit maliit na dosis ng programming na may mga macro at IF field. Ang layunin ay na, pagkatapos basahin ang artikulong ito, makakabisado mo ang lahat ng mga opsyon at magagawa mong i-optimize ang iyong mga dokumento ng Word, na gagawing mas visual at functional ang iyong mga talahanayan.

Ano ang conditional formatting at bakit ito mahalaga sa Word?

El format na kondisyon Binubuo ito ng pagbabago ng hitsura ng mga cell, row, o column batay sa ilang pamantayan o value, na nagbibigay-daan sa iyong awtomatikong i-highlight ang may-katuturang impormasyon. Sa Excel, isa ito sa mga star function, ngunit sa Word, walang partikular na tool para sa conditional formatting sa mga talahanayan.

Hindi ito nangangahulugan na imposible: Nagbibigay ang Word ng manu-mano at pinagsamang mga opsyon na may mga IF field, bookmark o kahit VBA code, na nagbibigay-daan sa iyong tukuyin ang ilang partikular na "kondisyon" para sa pagbabago ng format sa mga talahanayan.

Bakit ka maaaring maging interesado? Well, halimbawa, para sa:

• I-highlight ang mga row o cell batay sa content
• Ipakita ang mga mensahe depende sa isang inilagay na halaga
• Biswal na pag-iba-iba ang mga estado, kategorya, marka o resulta
• I-automate ang mga propesyonal na ulat at komunikasyon

Mga limitasyon kumpara sa Excel at mga alternatibo sa Word

Dapat itong linawin na, bagaman Ang Word at Excel ay magkatulad sa paghawak ng mga talahanayanAng Word ay walang "purong" conditional formatting na opsyon tulad ng spreadsheet counterpart nito. Gayunpaman, hindi ito pumipigil sa amin na makamit ang mga katulad na epekto gamit ang iba't ibang pamamaraan, na aming tutuklasin nang detalyado sa buong artikulo.

Kabilang sa mga pinakakaraniwang anyo ay:

• Manu-manong baguhin ang mga istilo at format sa mga cell
• I-configure ang mga istilo ng talahanayan at pagsamahin ang mga ito sa mga kulay, hangganan, at mga format
• Paggamit ng mga IF field para magpakita ng text o mga format batay sa mga kundisyon
• Pagsamahin ang mga macro upang i-automate ang mga pagbabago sa pag-format
• Gamitin ang Matching tool para ilapat ang mga kundisyon

Manu-manong paglalapat ng conditional formatting sa mga talahanayan ng Word

Ang pinakasimpleng paraan ay ang paggamit nito nang manu-mano, lalo na kapaki-pakinabang kung ang talahanayan ay hindi masyadong malaki o kung kailangan lang namin ng ilang naka-highlight na mga format. Nagbibigay-daan sa iyo ang mga pangunahing tool ng Word na:

• Pumili ng mga cell, row, o column at ilapat ang kulay ng background, bold, italics, underline, may kulay na mga font, strikethrough, at iba pang karaniwang pag-format.
• Gamitin ang menu Mga istilo ng mesa upang ilapat ang mga kumbinasyon ng pandaigdigang pag-format.
• Magdagdag at mag-alis ng mga hangganan, i-subdivide o pagsamahin ang mga cell, atbp.

Para sa isang talahanayan, piliin lamang ang nais na mga cell at gamitin ang mga opsyon. format ng talahanayan mula sa tab na "Disenyo ng Talahanayan". Dito maaari mong kulayan ang mga alternatibong row, i-highlight ang mga header, ilapat ang iba't ibang kulay sa mga column, at marami pang iba.

Ang isa pang pagpipilian ay ang lumikha Pasadyang mga istilo ng talahanayanMaaari mong i-save ang iyong mga ginustong format at ilapat ang mga ito sa hinaharap na mga talahanayan sa isang pag-click.

Advanced na Conditional Formatting Simulation: IF Fields sa Word

Para sa mas advanced na mga user, pinapayagan ng Word ang paggamit ng IF mga patlangIto ay mga tagubilin na, tulad ng IF function sa Excel, suriin ang isang kundisyon at ipakita ang isang resulta o isa pa depende sa kung ito ay natutugunan o hindi.

Paano ito gumagana? Isipin na mayroon kang isang talahanayan na may mga marka, at gusto mong ipakita ang teksto "suspense"sa pula at naka-bold, at kung nakakuha ka ng 5 o higit pa, lumabas"nakapasa»naka-bold blue.

Ito ang magiging mga hakbang:

• Piliin ang table cell kung saan mo gustong ipakita ang conditional text.
• Pindutin Ctrl + F9 para magpasok ng field.
• Sa loob ng field, isulat ang IF statement. Halimbawa:
  { KUNG { REF calif } < 5 «suspense""nakapasa» }
• Ang "calif" marker ay dapat na naipasok sa cell na may marka.
• Ina-update ang mga field gamit ang F9.

Babala: Maaari mo lamang pilitin ang kulay at bold na pag-format sa pamamagitan ng pag-edit ng format pagkatapos ipakita ang resulta, dahil hindi pinapayagan ng Word ang visual na pag-format na naka-embed sa loob ng IF field, ngunit maaari mong ilapat ang format sa resultang teksto. Maaari kang matuto nang higit pa tungkol sa mga conditional na formula sa Excel upang mas maunawaan kung paano gumagana ang mga kundisyon sa pangkalahatan.

Sa ganitong paraan, magagawa ng iyong Word table gayahin ang basic conditional formatting perpekto para sa mga ulat, grado, pahayag at iba pa.

Pag-automate gamit ang mga macro para sa kondisyong pag-format sa mga talahanayan ng Word

Para sa mga sitwasyon kung saan malaki ang talahanayan o kumplikado ang mga kundisyon, Ang paggamit ng macros (VBA) ay nagbibigay-daan sa iyo na i-automate ang conditional formatting Sa Word, tingnan natin kung paano mo gagawing nakadepende ang kulay ng text sa isang cell sa pag-format ng isa pang cell sa parehong row, halimbawa.

Ipagpalagay na mayroon kang isang talahanayan na may marker (halimbawa, "mytable") na tumutukoy dito. Gusto mong tiyakin na, kapag nagpasok ka ng text sa isang cell sa column 2, ito ay nakasulat sa pula kung ang cell sa column 1 ng row na iyon ay naka-bold, at sa itim kung hindi. Ang lahat ng ito ay awtomatikong ginagawa.

Ito ay nakakamit sa pamamagitan ng paglikha ng class module sa VBA at pagdaragdag ng sumusunod na code: Matutunan kung paano protektahan at paghigpitan ang pag-edit sa Excel.

• Sa Word VBA editor, lumikha ng isang modyul ng klase at ipasok ang sumusunod na bloke:

Option Explicit Public WithEvents appWord As Word.Application Private Sub appWord_WindowSelectionChange(ByVal Sel As Selection) Dim myrow As Long Dim mycolumn As Long Kung Sel.Tables.Count = 1 At Sel.Bookmarks.Count = 1 Then If Sel.Bookmarks(1").Name = "Sel.Rowmarks(1").Name = "Sell. mycolumn = Sel.Cells(1).ColumnIndex Kung mycolumn = 2 Then If Sel.Tables(1).Cell(myrow, 1).Range.Font.Bold = True Then Sel.Cells(1).Range.Font.ColorIndex = wdRed Else Sel.Cells(1).Range.Font.Bold Sub

At pagkatapos, sa ThisDocument magdagdag ng dalawang mga pamamaraan upang kapag ang dokumento ay binuksan ang macro ay nasimulan:

Opsyon tahasang Dim myapli Bilang Bagong Class1 Public Sub AutoNew() Itakda myapli.appWord = Application End Sub Public Sub AutoOpen() Itakda myapli.appWord = Application End Sub

Sa pamamagitan nito, sa tuwing pipili ka ng cell sa column 2 ng table na "mytable", awtomatikong mag-a-adjust ang kulay ayon sa kondisyon ng column 1. Tandaan: dapat na pinagana mo ang mga macro Para gumana ito.

Kaugnay na artikulo:

Paano Gumawa ng Mga Conditional Formula sa Excel: Kumpletong Gabay na may Mga Halimbawa, Trick, at Application

Gamit ang Mailing Tool para sa Conditional Formatting

Ang isa pang kawili-wiling paraan kung nagtatrabaho ka sa napaka-paulit-ulit na mga dokumento ay ang paggamit ng Tool sa pagsusulatanBagama't idinisenyo ito para sa pagsasama-sama ng mail ng mga titik at mass mailing, maaari mong gamitin ang wizard na "Step-by-Step Mail Merge" upang i-link ang external na data at maglapat ng mga kundisyon batay sa nilalaman.

Ang mga hakbang ay magiging:

• I-access ang tab Pagsusulat at piliin ang "Simulan ang Mail Merge."
• Piliin ang wizard at sundin ang mga hakbang, i-customize ang mga column at kundisyon.
• I-link ang mga cell ng talahanayan sa mga field ng listahan ng contact o external na data para maglapat ng mga kundisyon.

Sa ganitong paraan, maaari mong ikondisyon ang pag-format at nilalaman ng mga cell o talata sa isang talahanayan batay sa ibinigay na data.

Mga bookmark at custom na field para mapabuti ang automation

Gamitin mga bookmark sa Word Ito ay mahalaga para sa pagtukoy ng mga eksaktong posisyon sa loob ng dokumento o isang talahanayan, na nagbibigay-daan sa iyong magtakda ng mga kundisyon at higit pang i-automate ang pag-format.

Upang gumamit ng mga marker:

• Piliin ang text o cell na gusto mong markahan sa talahanayan.
• Pumunta sa tab Magsingit at mag-click Bookmark.
• Magtalaga ng pangalan at mag-click sa Idagdag.

Gamit ang mga marker na ito, maaari kang sumangguni sa mga field o macro ng IF, na ginagawang mas flexible at nako-customize ang conditional formatting.

Mga karagdagang opsyon sa pag-format sa mga talahanayan ng Word

Higit pa sa conditional formatting, pinapayagan ng Word ang maraming iba pang paraan upang i-customize ang iyong mga talahanayan:

• Ilapat ang mga istilo ng talahanayan: Gamit ang tab na "Disenyo" sa Table Tools, maaari kang maglapat ng mga visual na template sa buong talahanayan o mga partikular na bahagi.
• Magdagdag o mag-alis ng mga hangganan: Piliin ang mga cell o ang buong talahanayan at gamitin ang mga pagpipilian sa hangganan sa pangkat na Mga Estilo ng Talahanayan.
• Pagsamahin o hatiin ang mga cell: Pagsamahin ang maramihang mga cell para sa mga pamagat o split cell upang paghiwalayin ang data.
• Magdagdag ng mga row at column: Ipasok ang mga cell, row, o column sa anumang posisyon mula sa Rows & Column group.
• Ipakita o itago ang mga linya ng grid: Kapaki-pakinabang upang mas mahusay na makita ang istraktura ng talahanayan nang walang mga hangganan sa pag-print.
• Ulitin ang mga pamagat ng talahanayan sa bawat pahina: Napakapraktikal sa mahabang mesa na may ilang mga sheet.
• Kinokontrol ang mga page break sa mga talahanayan: Magpasya kung saan hahatiin ang mga hilera o ang talahanayan mismo sa pagitan ng mga pahina upang mapanatili ang pagiging madaling mabasa.

Mga praktikal na kaso ng paggamit at mga halimbawa ng conditional formatting sa mga talahanayan ng Word

Upang ilapat ang mga pamamaraan na inilarawan, ang ilang praktikal na halimbawa ay kinabibilangan ng:

• Mga ulat ng grado: Awtomatikong i-highlight ang mga nabigo at pumasa batay sa mga marka.
• Mga talahanayan ng gastos: I-highlight sa pula ang mga gastos na lumampas sa badyet at sa berde ang mga nasa loob ng badyet.
• Mga listahan ng gawain: Ipakita ang mga natapos na gawain sa berde at nakabinbing mga gawain sa dilaw o pula.
• Mga follow-up na form: Itago o ipakita ang mga seksyon batay sa halaga ng isang kahon (hal., address sa pagpapadala).
• I-filter ang mga row na may mga kritikal na halaga: Gumamit ng mga field ng IF upang ipakita lamang ang mga row na nakakatugon sa ilang partikular na kundisyon (bagama't may mga limitasyon kumpara sa Excel).

El pinakamalaking atraksyon ay na maaari naming biswal na i-automate ang presentasyon ng impormasyon sa mga ulat, minuto o anumang dokumento na gumagamit ng mga talahanayan, na tumutulong upang mabilis na matukoy ang mga pangunahing halaga.

Gayunpaman, ang pangunahing limitasyon ay iyon, dahil hindi ito kasing-develop tulad ng sa Excel, ang ilang mga proseso ay mas matrabaho at nangangailangan ng intermediate-advanced na kaalaman sa Word at maging sa VBA.

Gayunpaman, gamit ang mga tool na nakikita (mga istilo, macro, IF field, sulat, bookmark...), makakamit mo ang napakapropesyonal na mga resulta.

Kung naghahanap ka ng mas advanced na mga opsyon, magandang malaman iyon iba pang mga application sa Microsoft ecosystem, tulad ng Power BI, pinapayagan ka rin nilang magtrabaho kasama ang kondisyong pag-format, at sa ilang mga kaso na may mas visual at mahusay na diskarte kaysa sa Word.

Halimbawa, sa Power BI, mas maraming nalalaman ang conditional formatting: maaari mong tukuyin ang mga lohikal na panuntunan, ilapat ang mga color gradient, icon, at conditional na label sa mga talahanayan, at bigyang-priyoridad ang mga panuntunan.

Sa Power BI, mas maraming nalalaman ang conditional formatting: maaari mong tukuyin ang mga lohikal na panuntunan, ilapat ang mga color gradient, icon, at conditional na label sa mga talahanayan, at bigyang-priyoridad ang mga panuntunan.

Gayunpaman, sa pulos konteksto ng Word, wala sa mga panlabas na tool na ito ang pumapalit sa direktang pagpapasadya na pinapayagan ng Word sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng mga advanced na opsyon nito.

Gaya ng nakita mo, bagama't walang magic button ang Word para sa "kondisyonal na pag-format sa mga talahanayan," makakamit mo ang halos katulad na mga epekto sa pamamagitan ng pagsasamantala sa lahat ng mga opsyon na aming idinetalye. Kung susubukan mo, ang iyong mga talahanayan ay mabilis na magmumukhang mas propesyonal at dynamic, na ginagawang mas madaling maunawaan ang data at makatipid ng oras kapag hina-highlight ang pinakanauugnay na impormasyon.

Kaugnay na artikulo:

Paano Protektahan ang Mga Sheet at Paghigpitan ang Pag-edit sa Excel: Isang Kumpleto, Praktikal na Gabay

Kaugnay na artikulo:

Mga Logical na Formula sa Excel: Kumpletong Gabay at Mga Praktikal na Halimbawa

Isaac

Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.