Digitally Signing Documents sa Windows: Isang Kumpleto at Praktikal na Gabay

Ngayon, pumipirma tayo ng mga dokumento nang hindi umaalis sa ating mga computer, at ang Windows ay nag-aalok ng maraming paraan upang gawin ito nang ligtas. Mula sa mga digital na lagda na may mga sertipiko hanggang sa mga lagdang nakikita sa mga PDF , kabilang ang mga linya ng lagda ng Office at mga opisyal na solusyon tulad ng AutoFirma, lahat ay magkakasamang nabubuhay sa iisang kapaligiran. Ang pag-unawa sa ginagawa ng bawat opsyon, kung kailan ito gagamitin, at kung paano ito i-configure nang tama ay susi upang maiwasan ang nasayang na oras at mga pagkakamali.

Sa mga sumusunod na linya, tinipon namin, sa simpleng mga salita, ang lahat ng mahahalagang impormasyon mula sa mga pinaka-maaasahang mapagkukunan : mga function ng Word , Excel, at PowerPoint; kung ano nga ba ang isang digital signature at ang kaugnayan nito sa mga sertipiko; kung paano i-install ang iyong sertipiko sa Windows; kung paano gamitin ang AutoFirma para sa mga PDF; at mga alternatibo tulad ng Adobe Acrobat Reader, mga web tool, o kahit ang Microsoft Edge at Google Docs. Ang layunin ay para malaman mo kung paano pumili ng tamang tool at ilapat ito nang paunti-unti nang walang anumang abala.

Ano ang isang digital na lagda at bakit ito mahalaga?

Ang isang digital na lagda ay mahalagang isang naka-encrypt na elektronikong selyo na nagpapatotoo sa digital na nilalaman (mga dokumento, mensahe, macro). Ang tungkulin nito ay dalawa: iugnay ang dokumento sa lumagda at garantiya na ang nilalaman ay hindi nabago simula noong panahon ng paglagda.

Para magkaroon ng digital na lagda, umaasa ito sa isang digital na sertipiko na naka-link sa lumagda. Kapag nagbahagi ka ng isang nilagdaang dokumento, kasama ang iyong sertipiko at pampublikong susi , na nagbibigay-daan sa mga tatanggap na i-verify ang bisa ng lagda sa isang pinagkakatiwalaang awtoridad na nag-isyu.

Kapag balido ang isang digital na lagda, nagbibigay ito ng apat na pangunahing garantiya: pagiging tunay ng lumagda, integridad ng dokumento, hindi pagtanggi (hindi maaaring itanggi ng lumagda ang pagiging may-akda) at, sa ilang konteksto, sertipikasyon kung mayroong ligtas na timestamp.

Para matupad ang lahat ng ito, may ilang kundisyon na dapat matugunan: dapat na balido ang lagda, hindi maaaring mag-expire ang sertipiko , dapat ituring na mapagkakatiwalaan ang tagapaglathala o lumagda, at dapat magmula ang sertipiko sa isang akreditadong awtoridad sa sertipikasyon.

Mga digital na sertipiko at awtoridad sa sertipikasyon (CA)

Ang isang digital na sertipiko ay nagsisilbing iyong elektronikong pagkakakilanlan at ginagamit upang lumikha ng mga digital na lagda. Ito ay inilalabas ng isang awtoridad sa sertipikasyon (CA), na gumaganap bilang isang notaryo: nag-iisyu ng mga sertipiko, nagpapatunay sa kanilang bisa , at nagpapanatili ng mga listahan ng pagbawi at pag-expire. Ang mga sertipiko ay karaniwang may limitadong panahon ng bisa (halimbawa, isang taon), pagkatapos nito ay nire-renew o pinapalitan ang mga ito.

Posibleng makakuha ng sertipiko sa pamamagitan ng mga komersyal na entidad o organisasyong nagbibigay ng mga ito. Mayroon ding mga entidad (mga kumpanya, ahensya ng gobyerno) na nag-iisyu ng sarili nilang mga sertipiko, na palaging may layuning tiyakin na ang mga digital na lagda ay mabe-verify ng mga ikatlong partido.

Mula sa teknikal na pananaw, ang sertipiko ay nagbibigay ng pampublikong susi na kinakailangan upang mapatunayan ang pribadong susi na iyong ginagamit sa pagpirma. Dahil sa pares ng susi na ito, ang mga digital na lagda ay maaaring gamitin bilang isang maaasahang paraan para sa pagpapatunay ng digital na impormasyon.

Kung ibabahagi mo ang mga nilagdaang dokumento sa iba at gusto mong ma-validate nila nang maayos ang iyong lagda, pinakamahusay na kumuha ng sertipiko mula sa isang kinikilalang Certificate Authority (CA) . Maaari ka ring gumawa ng sertipiko para sa agarang pagpirma; sa ganitong kaso, maaari mo itong tingnan sa iyong personal na Windows certificate store (halimbawa, mula sa Internet Explorer: Tools > Internet Options > Content > Certificates > Personal).

Mga Lagda sa Microsoft Office: Signature at Invisible Lines

Binibigyang-daan ka ng Microsoft Office na gumamit ng dalawang pangunahing konsepto: ang mga nakikitang linya ng lagda at ang paglalagay ng mga hindi nakikitang digital na lagda . Ang bawat opsyon ay tumutugon sa iba't ibang pangangailangan, ngunit pareho itong maaaring magbigay ng pagiging tunay at proteksyon sa dokumento.

Ang linya ng lagda ay nagsisilbing biswal na pananda sa loob ng isang dokumento (Word o Excel) na nagpapahiwatig kung saan inaasahang pipirma ang isang tao. Maaaring tukuyin ng may-akda kung sino ang dapat pumirma at magdagdag ng mga tagubilin; kapag binuksan ng tatanggap ang file, makikita nila ang linya at isang abiso na humihiling ng kanilang lagda.

Gumawa ng signature line sa Word o Excel

Para maglagay ng signature line, ilagay ang cursor kung saan mo ito gusto, pumunta sa tab na Insert, at piliin ang Signature Line sa grupong Text . Kapag bumukas ang mga setting, maaari mong punan ang iba't ibang field na lilitaw sa ibaba ng linya.

• Iminungkahing lumagda: Buong pangalan ng taong dapat pumirma.
• Pamagat ng pumirma: posisyon o tungkulin ng lumagda.
• Email ng lumagda: reference na email address.
• Mga tagubilin: halimbawa, "suriin ang nilalaman bago pumirma."

Bukod pa rito, maaari mong paganahin ang mga opsyong ito: payagan ang mga komento kapag pumirma (upang ipahiwatig ang layunin ng lagda) at ipakita ang petsa ng pagpirma sa tabi ng lagda. Kung kailangan mo ng maraming linya, ulitin ang proseso nang maraming beses hangga't gusto mo.

Pumirma ng signature line sa Word o Excel

Pinagsasama ng pagpirma sa isang linya ang dalawang epekto: nagdaragdag ito ng nakikitang representasyon ng iyong lagda at isinasama ang digital na lagda. Mag-right-click lang sa linya at piliin ang Sign; kung ikaw ay nasa Protected View at ang file ay pinagkakatiwalaan, i-click ang Edit Anyway.

Sa kahon ng lagda, maaari kang pumili mula sa tatlong opsyon: isulat ang iyong pangalan sa tabi ng X, pumirma gamit ang kamay gamit ang function ng pag-input ng sulat-kamay, o pumili ng larawan ng iyong na-scan na lagda . Pagkatapos piliin ang iyong paraan, kumpirmahin gamit ang Pumirma, at makikita mo ang buton na Mga Lagda na lilitaw sa ibaba ng dokumento.

Alisin ang mga digital na lagda sa Word o Excel

Kung kailangan mong mag-alis ng nakikitang lagda, buksan ang file, mag-right click sa linya ng lagda, at piliin ang Alisin ang Lagda . Kumpirmahin gamit ang "Oo," at mawawalan ang dokumento ng partikular na lagdang iyon.

Mga hindi nakikitang digital na lagda (Word, Excel at PowerPoint)

Ginagarantiyahan din ng hindi nakikitang digital na lagda ang pagiging tunay, integridad, at pinagmulan ng dokumento, ngunit hindi nagpapakita ng isang guhit ng lagda. Sa mga nilagdaang file, makikita mo ang buton na Mga Lagda sa ibaba at mga detalye ng lagda sa ilalim ng File > Info.

Para idagdag ito, buksan ang File > Info, piliin ang opsyong magdagdag ng digital signature , basahin ang mensahe ng programa, kumpirmahin, at sa kahon na Sign, ipahiwatig ang layunin ng signature. Pagkatapos, i-click ang Sign; ang file ay magiging read-only upang maiwasan ang mga kasunod na pagbabago.

Kung kailangan mo itong alisin sa ibang pagkakataon, pumunta sa File > Info, pumunta sa panel ng Mga Lagda , i-click ang arrow sa tabi ng pangalan ng lagda at piliin ang Alisin ang lagda; kumpirmahin gamit ang "Oo" at ang hindi nakikitang lagda ay aalisin sa dokumento.

Signature Apps sa Windows: Ano ang Gagamitin at Kailan

Mayroong dalawang pangunahing uri ng mga kagamitan: ang mga ginagamit mo na araw-araw (tulad ng Adobe Acrobat o Microsoft Word ) at mga nakalaang aplikasyon para sa elektronikong lagda . Ang mga nauna ay maginhawa kung ang programa mismo ay kayang pumirma sa parehong uri ng dokumentong nilikha nito.

Gayunpaman, ang pamamaraang ito ay may malinaw na mga limitasyon: hindi lahat ng aplikasyon sa paggawa ng dokumento ay maaaring pumirma ng mga dokumento , at sa maraming pagkakataon, kakailanganin ng tatanggap ang parehong aplikasyon upang mapatunayan ang lagda. Dito pumapasok ang mga nakalaang tool sa lagda, na may kakayahang pumirma ng anumang uri ng file at, bukod dito, libre itong makukuha.

Sa Espanya, ang nangungunang aplikasyon ay ang AutoFirma, na ibinibigay ng Pampublikong Administrasyon. Pinapadali ng AutoFirma ang lokal na paglagda ng mga dokumento sa mga desktop windows (Windows, Linux , at macOS) gamit ang isang graphical interface, at isinasama sa Windows certificate store.

AutoFirma: secure na pag-download at pag-install

Para ma-download ang AutoFirma, inirerekomenda na laging pumunta sa opisyal na website ng Ministry of Economic Affairs and Digital Transformation, partikular sa seksyon ng mga download . Makikita mo roon ang mga installer para sa Windows (32 at 64 bits), Linux, at Mac.

Halimbawa, sa isang 64-bit na Windows 10 na computer, ida-download mo ang AutoFirma64.zip package , i-extract ito, at patakbuhin ang AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe installer. Napakasimple lang ng wizard: sundin ang mga hakbang at isara ito kapag tapos na; kapag natapos na, mai-install na ang AutoFirma at handa nang gamitin.

Mag-install ng digital certificate sa Windows

Para digital na pumirma ng mga dokumento, kailangan mo ng balidong (hindi pa nag-e-expire) na sertipiko . Kung nasa .p12 o .pfx na format ito , madali lang itong i-import sa Windows: i-double click ang file o i-right click at piliin ang "Install PFX".

Sa panahon ng import wizard, maaari mong piliin ang store: Kasalukuyang Gumagamit (para lamang sa iyong gumagamit) o ​​Lokal na Computer (magagamit sa lahat ng gumagamit sa computer). Pagkatapos, i-verify na tama ang certificate file at magpatuloy.

Kapag sinenyasan ng wizard, ilagay ang password ng certificate at piliin ang mga opsyon sa seguridad: paganahin ang proteksyon ng private key at payagan ang pag-export kung ninanais. Karaniwang kasanayan na hayaan ang Windows na awtomatikong pumili ng store, kadalasan ay ang Personal.

Maaaring lumitaw ang isang window ng kumpirmasyon ng system; ang pagtanggap nito ay mag-i-install ng certificate. Mula sa puntong iyon, magagamit na ito ng Internet Explorer, Edge , at Google Chrome ; kung gumagamit ka ng Firefox, ipinapayong i-install din ito sa sarili nitong certificate store.

Matutukoy ng AutoFirma ang sertipiko ng sistema, na magbibigay-daan sa iyong pumirma ng mga file nang walang anumang karagdagang hakbang maliban sa pagpili kung aling sertipiko ang gagamitin para sa bawat lagda.

Mag-sign ng PDF gamit ang AutoFirma

Buksan ang AutoFirma at i-click ang “Select files to sign” para idagdag ang PDF. Dahil ito ay isang PDF, ang tool ay mag-aalok ng dalawang opsyon: gawing nakikita ang lagda sa loob ng dokumento at/o maglagay ng nakikitang watermark (halimbawa, isang logo).

Kung pipili ka ng nakikitang lagda, piliin ang pahina, mga coordinate, lapad, at taas ng kahon ng lagda. Maaari mo ring tukuyin na magdagdag ng pahina sa dulo upang ilagay ang lagda doon kung gusto mo.

Maaari kang maglakip ng larawan ng iyong na-scan na sulat-kamay na lagda at naglalarawang teksto sa ibaba nito. Pakitandaan na ang larawang ito ay para lamang sa mga layuning pang-esthetic ; ang digital na lagda mismo ay nagbibigay ng opisyal na bisa. Maaari mong i-preview ang resulta at i-save ang mga setting para sa muling paggamit.

Kung pipiliin mo rin ang “Maglagay ng nakikitang watermark,” bibigyan ka ng AutoFirma ng opsyon na pumili ng larawan bilang iyong watermark (halimbawa, isang logo), pati na rin ang posisyon nito at sa kung aling mga pahina ito ilalagay. Maaaring umiral ang watermark na ito kasama ng iyong nakikitang lagda.

Kapag pumipirma, piliin ang sertipiko. Ipapakita ng AutoFirma ang mga sertipiko mula sa Windows certificate store, ngunit pinapayagan ka rin nitong maghanap sa Firefox o iba pang .p12/.pfx na mga file . Depende sa na-configure na antas ng seguridad, maaari itong humingi ng karagdagang kumpirmasyon o ng certificate key.

Piliin kung saan ise-save ang huling PDF; bilang default, iminumungkahi ng AutoFirma ang parehong direktoryo at idinaragdag ang hulaping "_signed" sa pangalan. Kapag tapos na, makakakita ka ng mensahe ng tagumpay at isang opsyon para buksan ang nagresultang dokumento gamit ang iyong karaniwang PDF reader.

Sa reader (halimbawa, Adobe Acrobat Reader), makikita mo ang nakikitang lagda at ang checkmark kung naipasok mo ito. Bukod pa rito, magpapakita ang viewer ng mensahe na nagsasaad na ang dokumento ay nilagdaan at ang mga lagda ay balido . Mula sa signature panel, makikita mo ang mga detalye ng lagda at ang sertipikong ginamit.

Mag-sign ng mga PDF gamit ang Adobe Acrobat Reader DC

Kasama sa libreng bersyon ng Adobe Acrobat Reader ang tool na Fill & Sign , na maa-access mula sa tab na Tools. Buksan ito nang naka-load ang iyong PDF upang simulan ang proseso.

Kung ito ang iyong unang lagda, gumawa ng bago sa pamamagitan ng pag-click sa button na "Sign > Add signature". Maaari mong i-type ang iyong pangalan, iguhit ito gamit ang iyong mouse o tablet, o mag-upload ng larawan ng iyong lagda. Kapag nasiyahan ka na sa resulta, i-click ang "Apply".

Lilipat ang cursor sa signature block, na magbibigay-daan sa iyong ilagay ito nang eksakto kung saan ito dapat naroon sa dokumento. I-click para ayusin ito. Pagkatapos, i-save ang nilagdaang file (File > Save). Kung gusto mong panatilihing buo ang orihinal, gamitin ang "Save As" gamit ang ibang pangalan.

Mag-sign ng mga PDF mula sa web gamit ang Smallpdf

Kung mas gusto mo ang isang online na serbisyo, pumunta sa Smallpdf at i-upload ang iyong dokumento gamit ang " Pumili ng file" . Ang paggawa ng iyong lagda ay may kakayahang umangkop: maaari mo itong iguhit, mag-upload ng larawan, o gamitin ang iyong camera para kunan ito.

Iguhit ang iyong lagda sa kahon at, kapag nasiyahan ka na, i-click ang I-save . Pagkatapos, bumalik sa dokumento at piliin ang Ilagay ang Lagda upang piliin ang iyong lagda mula sa listahan (maaari kang maghanda ng ilan kung kinakailangan).

Ilagay ang lagda sa nais na lokasyon at ayusin ang laki at sukat nito gamit ang mga magagamit na kontrol. Panghuli, i-click ang APPLY; bubuo ang sistema ng nilagdaang PDF sa loob ng ilang segundo, at maaari mo itong i-download gamit ang “Download file now”.

Buksan ang resulta gamit ang iyong PDF reader o kahit na gamit ang Google Chrome o Microsoft Edge para tingnan kung ang lagda ay nasa lugar na at lumalabas nang tama.

Mag-sign in nang hindi nag-i-install ng anuman: Microsoft Edge

Kung ayaw mong mag-install ng karagdagang software, nag-aalok ang Windows ng mabilis na solusyon gamit ang Microsoft Edge. Buksan ang PDF sa Edge (i-double click kung ito ang iyong default viewer, o Buksan gamit ang > Microsoft Edge ) at pumunta sa Draw icon sa itaas na bar.

I-activate ang panulat o lapis na kagamitan, ayusin ang kapal at kulay, at pumirma sa itinalagang lugar. Kapag tapos ka na, i-deactivate ang drawing mode at i-save ang PDF gamit ang save icon o "Save As." Ito ay isang lagda na iginuhit ng kamay sa dokumento, na kapaki-pakinabang para sa mga simpleng pangangailangan kung saan hindi kinakailangan ang cryptographic validation.

Isa pang online na alternatibo: Google Docs

Kung hindi mo alintana ang pag-upload ng dokumento sa cloud, maaari mong i-upload ang PDF sa Google Drive , i-right-click ito, at buksan ito gamit ang Google Docs. Iko-convert ng system ang PDF sa isang dokumentong maaaring i-edit, bagama't maaaring mag-iba ang layout kung naglalaman ito ng mga talahanayan o kumplikadong mga imahe.

Para pumirma, maglagay ng larawan ng iyong lagda (Ipasok > Larawan > I-upload mula sa computer) o gumawa ng isa mula sa Ipasok > Pagguhit > Bago gamit ang opsyong Freehand Line . Gumuhit, ayusin ang kapal at kulay, at i-click ang “I-save at Isara”.

Kapag mayroon ka nang lagda sa dokumento, iposisyon ito at baguhin ang laki nito kung kinakailangan upang magmukhang natural ito. Panghuli, i-download ang resulta bilang isang PDF na dokumento mula sa File > Download > PDF Document.

Higit pang impormasyon at kapaki-pakinabang na mapagkukunan

Kung interesado kang matuto nang higit pa tungkol sa kung paano gumagana ang mga lagda sa Office, kung paano protektahan ang mga mensahe sa Outlook gamit ang isang digital identifier, o kung saan makakahanap ng mga serbisyo ng digital ID , may mga opisyal na mapagkukunan at karagdagang gabay na magagamit. Sa ilang mga kaso, makakahanap ka rin ng dokumentasyong PDF sa proseso ng pag-sign sa Adobe Acrobat Reader DC o mga gabay para sa paggamit ng mga tool ng gobyerno.

Tandaan na ang mga lagda sa Word, Excel, at PowerPoint ay maaaring makita (gamit ang mga linya ng lagda) o hindi nakikita , at sa parehong mga kaso, ang buton ng Mga Lagda at ang seksyong Impormasyon ng tab na File ay nagbibigay ng katayuan at mga detalye. Sa kabilang banda, ang AutoFirma ay nagbibigay-daan sa iyong pumirma ng anumang uri ng file at gumagana nang native sa Windows certificate store, na nagpapadali sa proseso.

Tungkol sa mga lagdang nakikita sa loob ng mga PDF, maaari mong pagsamahin ang isang kahon ng lagda na may larawan at teksto , at, kung kinakailangan, isang nakikitang watermark sa anyo ng isang logo o selyo. Tandaan na ang legal na puwersa ay nagmumula sa digital na lagda na sinusuportahan ng sertipiko, habang ang larawan ng lagda ay nagsisilbing mas estetiko at may kaugnayan sa lokasyon.

Sa lahat ng nabanggit, natalakay mo na ang iba't ibang uri ng digital na pagpirma ng mga dokumento sa Windows: pag-unawa sa kung ano ang isang digital na lagda at ang mga garantiya nito , pag-alam sa kaugnayan nito sa mga sertipiko at CA, pag-master sa mga opsyon ng Office (mga linya ng lagda at mga hindi nakikitang lagda), pagpili nang mabuti sa pagitan ng mga pang-araw-araw na programa at mga partikular na tool tulad ng AutoFirma, at panghuli, ang paggamit ng mga alternatibo tulad ng Adobe Acrobat Reader, mga serbisyo sa web, Edge, o Google Docs depende sa kung ano ang nababagay sa iyo sa anumang oras.