- Pagkakaiba sa pagitan ng mga manu-manong template at Computerized Billing Systems (SIF) ayon sa Ahensya ng Buwis.
- Mga obligasyon at mga huling araw para sa pag-aangkop sa mga regulasyon ng Veri*Factu para sa mga kumpanya at mga self-employed.
- Mga teknikal na kinakailangan sa seguridad, tulad ng hash at QR code, na dapat matugunan ng mga aprubadong programa.
- Mga legal na alternatibo para patuloy na mag-isyu ng mga invoice, mula sa mga pisikal na aklat ng invoice hanggang sa sertipikadong software.
Maraming freelancer at maliliit na negosyo ang umasa sa mga spreadsheet o word processor para sa kanilang administratibong pamamahala. Ito ang pinakamabilis at pinakamadaling solusyon: nai-save mo na ang iyong template , pinupunan ang impormasyon ng kliyente, at ipinadala ang PDF. Gayunpaman, ang legal na kalagayan sa Espanya ay lubhang nagbabago sa pagdating ng mga bagong kinakailangan sa buwis na nagdudulot ng pagdududa kung ang mga pamamaraang ito ay magagamit pa rin.
Ang pangunahing kawalan ng katiyakan ay umiikot sa pagpapatupad ng Veri*Factu at ng Batas Laban sa Pandaraya . Hindi lamang ito tungkol sa hitsura ng pangwakas na dokumento, kundi tungkol sa kung paano nabubuo ang impormasyon. Depende kung ang iyong file ay isang simpleng digital na dokumento o isang tool sa pagproseso ng data, maaari kang nagpapatakbo sa loob ng isang legal na balangkas o nahaharap sa panganib ng malalaking parusa sa pananalapi.
Kailan itinuturing na HINDI isang SIF ang Word o Excel?
Para maunawaan kung maaari mo pa ring ipagpatuloy ang paggamit ng iyong mga karaniwang kagamitan, kailangan mo munang maunawaan ang konsepto ng isang Electronic Billing System (EBS). Kung gagamitin mo lamang ang Word o Excel bilang visual aid — ibig sabihin, bilang template kung saan mo ita-type ang lahat gamit ang iyong kamay — hindi ito itinuturing ng Tax Agency na isang EBS.
Sa ganitong sitwasyon, manu-manong inilalagay ng user ang mga halaga, taxable base, at VAT , marahil gamit ang isang external calculator, at pagkatapos ay sine-save ang file. Dahil walang mga automation o naka-link na database , ang pamamaraang ito ay kahawig ng isang sulat-kamay na invoice at samakatuwid ay hindi nangangailangan ng pag-aangkop sa mga kumplikadong teknikal na kinakailangan ng Veri*Factu.
Kahit ang mga gumagamit pa rin ng mga libro ng resibo na may carbonless copy paper ay nabibilang sa kategoryang ito. Bagama't ito ay isang luma at madaling magkamali na pamamaraan, dahil walang kasamang software, walang sistemang kailangang i-standardize, bagama't inirerekomenda ang paglipat sa digital upang maiwasan ang mga komplikasyon sa hinaharap.
Ang mga panganib ng mga awtomatikong kalkulasyon at macro
Malaki ang pagbabago ng sitwasyon kapag ang dokumento ay hindi na isang static spreadsheet at nagiging isang tool sa pagkalkula. Kung ang iyong workbook sa Excel ay may kasamang mga formula na nagsusuma ng kabuuang halaga, awtomatikong kinakalkula ang VAT, o bumubuo ng magkakasunod na numero ng invoice, pinoproseso mo na ang data, at ipinapayong matutunan kung paano gumawa ng mga awtomatikong invoice nang tama gamit ang Excel at Word.
Anumang file na gumagamit ng mga macro, link sa pagitan ng mga sheet , o mga talaan ng customer upang punan ang isang invoice ay legal na tinukoy bilang isang SIF (Simplified Invoice File). Ang problema ay ang isang "advanced" na Excel file ay likas na hindi tugma sa Anti-Fraud Act , dahil hindi nito magagarantiyahan na ang invoice ay hindi babaguhin sa hinaharap nang hindi nag-iiwan ng bakas.
Para maging balido ang isang sistema ng kompyuter, dapat nitong tiyakin ang kawalang-pagbabago at pagsubaybay sa mga dokumento. Nangangahulugan ito na dapat itong bumuo ng isang natatanging digital fingerprint (hash) at maiwasan ang pagbura ng mga tala. Dahil pinapayagan ng Word at Excel ang pag-edit ng anumang cell anumang oras, hindi nila natutugunan ang mga teknikal na kinakailangan na hinihiling ng Tax Authority.
Iskedyul ng pagpapatupad at mga legal na deadline
Hindi lahat ng nagbabayad ng buwis ay may parehong deadline para sa pagsunod. Ang Royal Decree 1007/2023 ay nagtatakda ng isang malinaw na roadmap upang maiwasan ang kaguluhan sa administrasyon. Ang mga kumpanya ang nangunguna sa linya, na kinakailangang sumunod sa mga regulasyon mula Enero 1, 2026.
Sa kabilang banda, ang mga self-employed at maliliit na negosyo ay magkakaroon ng karagdagang kalayaan, at ang kanilang obligasyon ay mapapalawig hanggang Hulyo 1, 2026. Mahalagang huwag itong ipagpaliban hanggang sa huling minuto, dahil ang paggamit ng hindi sertipikadong software ay maaaring magresulta sa mga multa na hanggang €50.000 , bukod pa sa pag-akit ng atensyon ng mga inspektor ng buwis.
Mga teknikal na kinakailangan at alternatibo ng Veri*Factu
Ang sertipikadong software ay hindi lamang dapat magsagawa ng mga kalkulasyon kundi dapat ding magsama ng mga partikular na elemento. Kabilang dito ang isang QR code sa invoice at isang pahayag na nagpapahiwatig na ang dokumento ay maaaring mapatunayan. Bukod pa rito, dapat pigilan ng sistema ang mga pagbabago sa mga inisyu na invoice nang hindi nag-iiwan ng rekord na nagdedetalye sa pagbabago.
Kung sa tingin mo ay hindi sapat ang kasalukuyan mong pamamaraan, mayroon kang ilang mga opsyon. Ang isa ay ang paggamit ng libreng AEAT app , na partikular na idinisenyo para sa mga freelancer upang mag-isyu ng mga legal na invoice nang walang bayad. Ang isa pang opsyon ay ang paggamit ng sertipikadong software sa pag-invoice na awtomatikong namamahala sa pagsusumite ng data at bumubuo ng mga kinakailangang rekord.
Mahalagang humiling ng deklarasyon ng responsibilidad mula sa tagapagbigay ng software na nagpapatunay na ang programa ay sertipikado. Hindi sapat na sabihin lamang ng nagtitinda na ito ay "sumusunod sa batas"; dapat mayroong teknikal na suporta na tinitiyak na ang sistema ay ligtas at hindi nababago.
Ang pagpapanatiling updated ng iyong mga account at paggamit ng mga tool na ginagarantiyahan ang numerical sequencing at seguridad ng data ang pinakamahusay na paraan para makatulog nang mahimbing. Gumagamit ka man ng mga template na manu-mano, pansamantalang bumalik sa pagsusulat, o gumamit ng sertipikadong software, ang susi ay ang pag-alam kung saang kategorya nabibilang ang iyong paraan ng pagtatrabaho upang maiwasan ang mga hindi kanais-nais na sorpresa sa susunod na panahon ng pagbubuwis.
Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.