Pag-filter at Pag-uuri ng Data sa Access: Isang Sunud-sunod na Gabay at Mga Praktikal na Halimbawa

Ang pag-filter at pag-uuri ng data sa Access ay isa sa mga pangunahing haligi para sa pamamahala at pagkuha ng halaga mula sa anumang relational database. Kung mayroon kang daan-daan o libu-libong mga talaan, ang paghahanap ng may-katuturang impormasyon ay maaaring maging isang kumplikadong gawain kung hindi mo master ang mga tool sa pag-filter at pag-uuri na inaalok nito. Microsoft Access.

Sa artikulong ito, ipinapaliwanag ko nang detalyado kung paano mo mapi-filter at mapag-uri-uriin ang iyong data, na pinagsasama-sama ang lahat ng basic at advanced na opsyon na available sa Access. Baguhan ka man o may karanasan, pagkatapos basahin ang nilalamang ito, magkakaroon ka ng malinaw na ideya kung paano i-customize ang mga view, query, at ulat upang ipakita lamang ang impormasyong kailangan mo mula sa bawat talahanayan, form, o ulat.

Bakit napakahalaga ng pag-filter at pag-uuri sa Access?

Ang access ay idinisenyo upang gumana sa malalaking volume ng impormasyon, kung saan ang mabilis na pagtingin at mahusay na paghahanap ay mahalaga. Kung natagpuan mo ang iyong sarili na naligaw sa paghahanap ng isang partikular na tala, alam mo kung ano ang ibig sabihin ng hindi alam kung paano gumamit ng mga filter. Ang mga filter at pag-uuri ay kumikilos tulad ng isang magnifying glass at isang ruler: nagbibigay-daan sa iyo ang mga ito na ituon at ayusin ang iyong data, pansamantalang itago ang hindi mo kailangan at tinutulungan kang makita ang mga pattern at trend.

Ang kumbinasyon ng parehong mga proseso ay nagpapadali sa pagsusuri, propesyonal na pag-uulat at paggawa ng desisyon. alamAng isang mahusay na na-filter at nakaayos na log ay mas madaling maunawaan, ibahagi, at gamitin bilang batayan para sa mga bagong query o ulat.

Mga Pangunahing Konsepto: Ano ang pag-filter at pag-uuri ng data sa Access?

Bago magpatuloy sa pagsasanay, mahalagang linawin ang mga tuntunin:

• I-filter Nangangahulugan ito na ipinapakita lamang sa screen ang mga tala na nakakatugon sa isa o higit pang pamantayan, pansamantalang itinago ang iba at hindi mapanirang.
• Order Binubuo ito ng muling pagsasaayos ng pagsasaayos ng mga talaan ayon sa halaga ng isa o higit pang mga patlang, alinman sa pataas o pababang pagkakasunud-sunod.

Ang parehong mga aksyon ay hindi pisikal na nagbabago sa data na nakaimbak sa talahanayan, binabago lamang nila kung paano ito ipinakita sa iyong gumaganang view.

Saan ako makakapaglapat ng mga filter at sort sa Access?

Halos anumang Access object—mga talahanayan, query, form, at ulat—ay nagbibigay-daan sa iyong mag-filter at/o mag-uri-uri ng data. Depende sa bagay, ang ilang mga tampok ay mas naa-access o nag-aalok ng iba't ibang mga pagpipilian sa pagpapasadya. Halimbawa:

• Mga board: perpekto para sa mabilis na pag-filter ng raw data.
• Mga Tanong: Maaaring maging bahagi ng mismong query ang pag-filter (pamantayan sa row ng disenyo).
• Mga Form: Tunay na maginhawa para sa pag-filter ng visual o sa pamamagitan ng form, na idinisenyo para sa end user.
• Mga ulat: nagbibigay-daan sa iyong maglapat ng mga filter sa preview bago mag-print o mag-export.

Iba't ibang uri ng mga filter na inaalok ng Access

Pinagsasama ng Access ang ilang mekanismo ng pag-filter upang umangkop sa iba't ibang mga sitwasyon at antas ng karanasan. Piliin ang pinakaangkop na uri ng filter batay sa pagiging kumplikado ng iyong hinahanap:

Mga karaniwang filter

Sila ang pinakamabilis at pinakadirekta, dahil ang Access ay nag-aalok sa iyo ng mga preset na opsyon batay sa uri ng data sa column. Hindi mo kailangang magsulat ng pamantayan o formula. simple lang:

• I-click ang drop-down na arrow sa header ng column o field na gusto mong i-filter.
• Maaari mong piliin/i-unselect ang mga partikular na item, i-filter ayon sa mga saklaw, o ayon sa mga partikular na kundisyon gaya ng 'katumbas', 'naglalaman', 'nagsisimula sa', 'mas malaki kaysa', atbp.
• Para sa mga field ng petsa, makakahanap ka ng mga filter ayon sa panahon, buwan, sa pagitan ng mga petsa, ngayon, kahapon, nakaraang linggo, atbp.
• Kung pipiliin mo ang "(Blanks)", i-filter mo ang mga walang laman o null na tala sa field na iyon.

Ang pamamaraang ito ay mainam para sa mabilis na pagsusuri o kapag kailangan mo lang mag-filter ayon sa isang simpleng pamantayan.

I-filter ayon sa pagpili

Binibigyang-daan kang mag-filter batay sa isang partikular na halaga sa pamamagitan lamang ng pagpili nito sa cell. Halimbawa, kung nag-click ka sa isang partikular na pangalan at pipiliin ang 'I-filter ayon sa pagpili,' itatago ng Access ang lahat ng mga tala maliban sa mga may ganoong eksaktong halaga sa field na iyon. Maaari mong:

• Pumili ng salita, bahagi ng text, petsa o numero, at i-filter ayon sa pagpili (simula, wakas, naglalaman, atbp.).
• Pagsamahin ang maraming mga filter sa pamamagitan ng pagpili sa iba't ibang mga field upang higit pang pinuhin ang resulta.
• Upang alisin ang filter, i-click lang ang 'I-toggle ang Filter' o 'I-clear ang Lahat ng Filter' mula sa tab na Home, sa pangkat na Pagbukud-bukurin at Filter.

I-filter ayon sa form

Ang ganitong uri ng filter ay lalong makapangyarihan para sa paghahanap ng mga talaan na nakakatugon sa maraming pamantayan sa iba't ibang larangan. Ang pag-access ay bumubuo ng isang blangkong bersyon ng form o spreadsheet, kung saan maaari mong punan ang mga patlang ng mga halaga na gusto mong hanapin (maaari kang mag-iwan ng ilang blangko at punan ang mga kinakailangan lamang). Ito ay perpekto para sa mga kumplikadong paghahanap tulad ng:

• Lahat ng tao na ang lungsod ay "Madrid" at ang posisyon ay "Manager."
• Maaari kang magsagawa ng mga alternatibong paghahanap gamit ang tab na 'OR', ibig sabihin, mga display record na nakakatugon sa isa o iba pang hanay ng mga pamantayan (hal.: Bansa = 'Spain' O Bansa = 'France').
• Tulad ng lahat ng iba pang mga mode, ang pag-alis ng filter ay kasing simple ng pagpindot muli sa 'Toggle Filter'.

advanced na filter

Ang advanced mode ay ang pinakamalapit na bagay sa pagdidisenyo ng query, na nagbibigay-daan sa iyong ipahayag ang kumplikado at custom na mga kundisyon sa grid ng disenyo. Inirerekomenda kung mayroon kang karanasan sa mga expression at pamantayan:

• I-access ang 'Advanced na Filter o Pag-uri-uriin' na opsyon sa loob ng pangkat na 'Pagbukud-bukurin at Filter'.
• Idagdag ang mga field na gusto mong i-filter sa grid at tukuyin ang pamantayan sa hilera ng 'Pamantayan' (maaari kang gumamit ng mga lohikal na operator, function, expression tulad ng sa mga query).
• Gamitin ang row na 'OR' kung gusto mong magtakda ng alternatibong pamantayan.
• Maaari mong i-load ang pamantayan mula sa isang nakaraang query o i-save ang filter na ito bilang isang bagong query para sa paggamit sa hinaharap.

Paglalapat ng mga filter nang sunud-sunod ayon sa uri ng bagay

Salain sa mga talahanayan

Sabihin nating mayroon kang talahanayan ng mga empleyado at gusto mong makita lamang ang mga may suweldong higit sa €50.000:

1. Buksan ang talahanayan sa Datasheet view.
2. I-click ang arrow sa header ng column na 'Suweldo'.
3. Piliin ang 'Number Filters' at piliin ang 'Greater than', ilagay ang 50000.
4. Ipapakita lamang ng access ang mga empleyadong nakakatugon sa kundisyong iyon.

Maaari mong pagsamahin ang mga filter sa iba pang mga column, halimbawa: department = 'Sales' AT suweldo > 50000, gamit ang form filter.

Salain sa mga query

Binibigyang-daan ka ng mga query na direktang magdagdag ng pamantayan sa hilera ng disenyo, upang sa bawat oras na patakbuhin mo ang query, ipinapakita lang ng Access ang na-filter na data. Halimbawa, upang tingnan ang mga benta na higit sa 1000 euro:

1. Buksan ang query sa view ng disenyo.
2. Sa row na 'Criteria' sa ilalim ng field na 'Halaga', i-type ang ">1000".
3. Patakbuhin ang query upang ibalik lamang ang mga resultang tumutugma.

Maaari mong pagsamahin ang maramihang pamantayan gamit ang 'AT' o 'O' upang higit pang pinuhin.

Pag-filter ng data sa mga form

Ang mga form ay idinisenyo para sa isang intuitive na karanasan ng user. Ang pag-filter mula dito ay kasingdali ng pag-click sa data na interesado ka at paglalapat ng filter, o paggamit ng filter ng form para sa mga advanced na paghahanap.

Mga filter sa mga ulat

Kung mayroon kang ulat (halimbawa, isang listahan ng mga empleyado), maaari kang mag-filter mula sa view ng ulat mismo bago ito i-print:

1. Mag-right-click sa data (hal., apelyido) at piliin ang 'Mga Filter ng Teksto > Nagsisimula sa'.
2. Ilagay ang liham o text at tanggapin.

Maaari mong i-print ang ulat sa pamamagitan ng pag-filter lamang ng bahagi ng data na interesado ka sa oras na iyon. Upang i-save ang filter bilang isang query at muling gamitin ito, gamitin ang tampok na 'Advanced na Filter o Pag-uri-uriin' sa loob ng ribbon.

Paano alisin o muling ilapat ang mga filter

Madali ang pag-alis ng filter: pindutin lang ang button na 'Toggle Filter' sa itaas na bar. Pansamantala nitong inaalis ang filter ngunit iniiwan itong naka-save, para maisaaktibo mo itong muli sa isa pang pag-click. Kung magpasya kang i-clear ang filter (gamit ang 'I-clear ang Lahat ng Mga Filter'), makakalimutan ng Access ang pagpili, at kakailanganin mong ilapat itong muli kung kailangan mo ito para sa mga session sa hinaharap.

Nagse-save ng mga filter para magamit muli

Naaalala ng Access ang mga aktibong filter kapag isinara mo ang mga talahanayan, form, o ulat, upang awtomatiko mong mailapat muli ang parehong filter sa iyong susunod na session.

• Upang matiyak na ang isang filter ay palaging inilalapat kapag ang isang bagay ay binuksan, pumunta sa property sheet at paganahin ang 'FilterOnLoad' na opsyon.
• Matuto nang higit pa tungkol sa mga advanced na query sa Access upang i-filter at pagbukud-bukurin ang data..

Mga praktikal na halimbawa ng pag-filter sa Access

Simpleng pagsala

Kung mayroon kang talahanayan ng order at gusto mong makita lamang ang mga inilagay noong nakaraang buwan:

1. I-filter ang column na 'Petsa ng Order' sa pamamagitan ng pagpili sa kaukulang buwan sa mga filter ng petsa.

Composite o custom na pag-filter

Tingnan lamang ang mga empleyadong may suweldong higit sa 50.000 euros at nagtatrabaho sa mga benta:

• Ilapat ang pinagsama-samang filter mula sa advanced na menu: suweldo > 50000 AT departamento = 'Sales'.

O, kung gusto mo, gamitin ang sa pamamagitan ng pagpuno sa parehong mga patlang ng mga nais na halaga.

I-filter ang mga ulat para sa pag-print

I-filter ang isang ulat upang ipakita lamang ang mga customer mula sa isang partikular na lungsod:

• Buksan ang ulat sa print view, i-click ang field ng lungsod, at gamitin ang 'Katumbas' o 'Naglalaman' na text filter.

I-print o i-export ang na-filter na ulat kung kinakailangan.

Pag-uuri ng data sa Access

Ang pag-uuri ng data ay pare-parehong mahalaga para sa presentasyon at pag-unawa, maging sa mga talahanayan, query, o mga ulat.

Pagbukud-bukurin sa mga talahanayan

1. Buksan ang talahanayan sa Datasheet view.
2. I-click ang header ng column na gusto mong ayusin.
3. Mag-click sa icon ng pag-uuri pataas (AZ) o pababang (ZA).

Maaari kang mag-uri-uri ayon sa maraming column, bagama't ang pangunahing isa ay ang unang pipiliin.

Pagbukud-bukurin sa mga query

Sa Design view, sa row na 'Pagbukud-bukurin', piliin kung gusto mong pag-uri-uriin ang pataas o pababa sa pamamagitan ng isa o higit pang mga field.

Halimbawa: Pagbukud-bukurin muna ayon sa pangalan ng produkto (pataas) at pagkatapos ay ayon sa petsa (pababa), upang suriin ang mga kamakailang benta ng bawat produkto.

Pagbukud-bukurin sa mga ulat

I-access ang mga opsyon sa pag-uuri mula sa mga property ng ulat o gamitin ang Design view para tukuyin ang multi-field sort criteria.

Pinagsasama-sama ang mga filter at uri para sa advanced na pagsusuri

Ang tunay na kapangyarihan ng Access ay nakasalalay sa pagsasama-sama ng pag-filter at pag-uuri, paggawa ng mga customized na view na nagbibigay-daan sa iyong tumuklas ng mga trend o masuri ang iyong negosyo nang malalim.

• Una, i-filter ang pangunahing data upang paliitin ang iyong view, halimbawa, mga benta na higit sa €2000.
• Pagkatapos ay pag-uri-uriin ayon sa petsa, ayon sa empleyado, ayon sa produkto, o sa anumang iba pang nauugnay na larangan.
• Maaari mong i-save ang configuration na ito bilang isang query upang magamit muli kapag kinakailangan.

Pagtitiyaga at muling paggamit ng configuration

Hindi alam ng maraming user na pinapayagan ka ng Access na i-save ang mga setting ng filter at pag-uri-uriin, magtalaga ng pangalan, at direktang ma-access ang custom na view na iyon sa mga susunod na session. Samantalahin ang feature na ito upang palaging suriin ang pangunahing data nang hindi kinakailangang muling i-configure ang lahat mula sa simula.

Mga filter at pag-uuri sa mga form at kanilang karanasan ng user

Sa mga form, maaari kang maglapat ng mga filter mula sa mismong interface, na may mga intuitive na menu o direktang mga field sa paghahanap.

• Piliin ang field o value at i-filter mula sa menu ng konteksto.
• Gumamit ng mga filter ng form kung kailangan mong pagsamahin ang pamantayan sa maraming field.
• Ang mga opsyon ay matatagpuan sa toolbar, mabilis na pag-access na mga ribbon, o mga menu na partikular sa form.

Mga pagsasanay at praktikal na mga kaso upang makabisado ang pagsasala at pag-uuri

Para matulungan kang lubos na maunawaan ang versatility ng Access, narito ang ilang pagsasanay at case study para matulungan kang magsanay:

Mga interactive na pagsasanay

• Imbentaryo ng tindahan: I-filter ang mga produkto na may stock na mas mababa sa 10 at pag-uri-uriin ang mga ito sa pamamagitan ng pababang presyo.
• Pamamahala ng Proyekto: Ipakita lamang ang mga nakabinbing gawain at pagbukud-bukurin ang mga ito ayon sa pataas na takdang petsa.
• Pagsubaybay sa customer: I-filter ang mga customer na ang huling pagbili ay mahigit tatlong buwan na ang nakalipas at pag-uri-uriin sila ayon sa status ng membership.

Pag-aaral ng kaso

• HR: Salain ang mga empleyado ng departamento ng pagbebenta at pag-uri-uriin ang mga ito sa pamamagitan ng pababang suweldo.
• Pagsusuri sa Benta: I-filter lamang ang mga benta mula sa huling quarter at pag-uri-uriin ang mga ito ayon sa pababang dami.
• Pang-akademikong pananaliksik: I-filter ang mga kasalukuyang proyekto at pagbukud-bukurin ang mga ito ayon sa petsa ng pagsisimula.

Mga advanced na tip at pinakamahusay na kagawian para sa malaking data

Kung ang iyong database ay nagsimulang lumaki at magsasala o mag-ayos nang ilang sandali, tandaan ang mga rekomendasyong ito:

• Mga index na mahusay na na-configure: I-index ang mga column na mag-filter at mag-uuri nang madalas upang mapabilis ang mga paghahanap.
• Ilapat muna ang filter, pagkatapos ay ang pag-uuri: Ang pagproseso ng mas kaunting mga tala ay palaging mas mabilis.
• Iwasan ang sobrang kumplikadong mga filter sa isang query. Hatiin ang mga ito sa mas simpleng mga query at pagsamahin ang mga ito sa ibang pagkakataon kung kinakailangan.
• Piliin lamang ang mga column na kailangan mong ipakita; iwasan ang 'piliin ang lahat' upang mapabuti ang kahusayan.
• Huwag paganahin ang awtomatikong pag-update sa view ng disenyo para sa napakakumplikadong mga query at gumana sa isang sample.
• Kung humahawak ka ng maraming data, isaalang-alang ang paghahati ng impormasyon sa ilang nauugnay na mga talahanayan.

Mga karagdagang feature ng mga filter sa Access

Huwag kalimutan na ipinapakita sa iyo ng Access kung mayroong aktibong filter na may icon ng funnel sa header ng column at sa record navigation bar.

Kung mag-hover ka sa isang na-filter na field header, makakakita ka ng tooltip na may kasalukuyang inilapat na pamantayan sa filter. Ito ay kapaki-pakinabang para sa mabilis na pag-recall ng mga kundisyon nang hindi kinakailangang suriin ang lahat ng mga setting.