Paano magpasok ng isang pirma sa Word hakbang-hakbang

Ang pagpasok ng pirma sa isang dokumento ng Word ay isang karaniwang pangangailangan Namamahala ka man ng mga personal na papeles o isang propesyonal o negosyo na naghahanap upang i-optimize ang pamamahala ng dokumento, maaaring mukhang kumplikado ang pag-sign digital sa Word, ngunit ang totoo ay may mga madaling paraan na iniayon sa lahat ng pangangailangan, mula sa mas abot-kayang mga solusyon hanggang sa mga alternatibong nakakatugon sa lahat ng legal na kinakailangan.

Kung nakarating ka na sa ganito naghahanap ng pinakamabilis, pinakaligtas, at pinakamadaling paraan upang idagdag ang iyong lagda sa WordKung hiniling sa iyo na gawin ito sa trabaho, para sa isang online na pamamaraan, o para lang makatipid ng oras at mapahusay ang iyong propesyonalismo, ang artikulong ito ay nag-aalok ng pinaka-up-to-date na gabay. Tuklasin ang bawat pamamaraan na ipinaliwanag nang detalyado at lahat ng mga opsyon na available sa parehong PC at mga mobile device. Kapote, nang hindi nakakalimutan ang mga solusyon para sa mga naghahanap ng legal na bisa at maximum na seguridad.

Bakit mahalagang malaman kung paano magpasok ng mga lagda sa Word?

La digitalization ng mga proseso ng administratibo at paggawa Ang kakayahang pumirma sa mga dokumento nang hindi kinakailangang i-print at i-scan ang mga ito ay naging mahalaga. Alam kung paano magpasok ng pirma sa Word Makatipid ng oras, alisin ang mga paulit-ulit na gawain at payagan kang tumugon nang mabilis sa anumang kahilingan.Bukod pa rito, depende sa paraan na pinili, maaari mong ibigay ang iyong dokumento ng mga legal na garantiya na kinakailangan ng mga kumpanya at pampublikong organisasyon.

Mga pamamaraan para sa pagpasok ng mga lagda sa Word

Suriin natin ang lahat ng paraan upang pumirma sa isang dokumento ng Word, mula sa pinakasimple at pinaka-unibersal na paraan hanggang sa mga advanced na opsyon na sumusunod sa mga legal na kinakailangan sa buong mundo. Maging maingat sa pagpili ng isa na pinakaangkop sa iyong konteksto.

1. Paglalagay ng na-scan o na-digitize na lagda (mabilis at pangunahing paraan)

Ito ang pinaka ginagamit na paraan ng mga nangangailangan mabilis na lutasin ang pagpirma ng isang dokumento Ngunit hindi sila nangangailangan ng mahigpit na legal na pananggalang. Perpekto ito para sa mga impormal na sitwasyon, gaya ng pag-apruba ng mga badyet, panloob na kontrata, o pakikipag-ugnayan sa mga kasamahan.

• Pumirma sa isang piraso ng papel at i-scan ang iyong lagda gamit ang isang tradisyunal na scanner, isang mobile app tulad ng Office Lens, o camera ng iyong device. Ang layunin ay makakuha ng malinis na imahe na may maliit na background at magandang resolution.
• I-save ang larawan sa iyong computer sa .jpg o .png na format, mas mabuti na may puti o transparent na background para sa isang mas propesyonal na visual integration.
• Buksan ang dokumento sa Word at ilagay ang cursor kung saan mo gustong ilagay ang lagda. Pumunta sa menu na "Ipasok" at piliin ang opsyong "Larawan". Piliin ang file gamit ang iyong na-scan na lagda.
• Ayusin ang laki at posisyon ng larawan para natural na magkasya. Mula sa tab na Format, maaari mong gamitin ang mga feature tulad ng I-crop upang alisin ang mga hindi kinakailangang margin, at ang tool na "Alisin ang Background" kung na-scan mo ang lagda laban sa isang hindi puting background.
• Upang gawing mas organisado ang mga bagay, maaari mong isulat ang iyong pangalan, pamagat, o iba pang nauugnay na impormasyon sa ibaba ng larawan, piliin ang lahat, at i-save ito bilang isang awtomatikong text block sa Word upang gawing mas madaling ipasok ang iyong lagda sa hinaharap.

Ang pamamaraang ito ay simple at napakapopular, ngunit wala itong legal na bisa. kumpara sa isang cryptographic digital signature. Ito ay perpekto para sa mga konteksto kung saan ang bilis ay higit sa lahat kaysa sa pormalidad.

2. Mag-sign in sa Word gamit ang isang device na may stylus o touch screen

Kung mayroon kang isang device na nagbibigay-daan sa sulat-kamay na input (ibabaw, mga graphic na tablet, iPad o laptop touch), maaari kang mag-sign nang direkta sa isang blangkong larawan at i-save ito upang ipasok sa Word:

• Gumawa ng bagong larawan (blangko na canvas) at mag-sign gamit ang stylus.
• I-crop at i-save ang larawan bilang .png upang mapanatili ang transparency.
• Ipasok ang imahe tulad ng ipinaliwanag sa nakaraang pamamaraan.

Pinapabuti ng alternatibong ito ang visual na kalidad ng lagda at perpekto para sa mga naghahanap ng mas natural at personalized na resulta nang hindi gumagamit ng papel o pag-scan.

3. Magdagdag ng signature line sa Word (maghanda ng dokumento para pipirmahan ng ibang tao)

Word ay may isang tiyak na function na nagbibigay-daan sa iyong magpasok ng signature field o linyaKapaki-pakinabang ito kapag gusto mong kumpletuhin ng ibang tao at pirmahan nang digital ang dokumento, lalo na pagdating sa mga form, kasunduan, o kontrata.

• Ilagay ang cursor kung saan mo gustong ipasok ang signature line.
• Sa tab na "Insert", i-click ang "Signature Line" sa grupong "Text".
• Magbubukas ang isang configuration box kung saan maaari mong ilagay ang pangalan ng lumagda, pamagat, email address, at maging ang mga karagdagang tagubilin.
• Maaari kang pumili ng mga opsyon upang payagan ang mga komento ng lumagda at ipakita ang petsa ng pagpirma.
• Kapag tinanggap mo, lalabas ang isang signature line na may X at ang impormasyong na-configure mo. Maaari kang magpasok ng maraming linya ng lagda hangga't kailangan mo para sa maraming pumirma.

Ang tatanggap ng dokumento ay nag-right-click lamang sa linya ng lagda at pinipili ang "Lagda." Ito ay nagpapahintulot sa iyo na:

• Isulat ang iyong pangalan (print signature).
• Mag-sign gamit ang iyong daliri o stylus kung pinapayagan ito ng iyong device.
• Mag-upload ng larawan ng isang sulat-kamay na lagda.

Sa pamamagitan ng pag-sign sa ganitong uri ng field, Nagdagdag ang Word ng digital signature sa dokumento (kung ang gumagamit ay may wastong digital na sertipiko), ginagarantiyahan ang pagiging tunay at hindi pagtanggi.

4. Legal na wastong mga digital na lagda sa Word

Kapag kailangang magkaroon ng digital signature buong legal na epekto, cryptographic na seguridad at traceabilityNag-aalok ang Word ng opsyong mag-sign gamit ang isang kinikilalang digital certificate. Ang ganitong uri ng lagda ay sumusunod sa mga internasyonal na pamantayan (tulad ng eIDAS sa Europe) at nangangailangan ng mas mahigpit na proseso:

• Dapat ay mayroon kang digital certificate na inisyu ng isang kinikilalang nagpapatunay na entity (Electronic DNI, FNMT, Camerfirma, atbp.).
• Buksan ang dokumento at sundin ang proseso ng linya ng lagda, ngunit kapag kinumpirma mo ang lagda, hihilingin sa iyong piliin ang digital certificate na naka-install sa iyong system.
• Magdaragdag ang Word ng hindi nakikita o nakikitang digital na lagda, kung naaangkop, at mapoprotektahan ang file mula sa pagbabago.

Ang mga digital na lagda ay nag-aalok ng mga garantiya ng integridad, pagiging tunay at hindi pagtanggiKapag nalagdaan na, makakakita ka ng icon na "Mga Lagda" sa ibaba ng dokumento. Maaari mo ring tingnan ang impormasyon ng lagda mula sa tab na "File" > "Impormasyon".

Kung gusto mong matuto nang higit pa tungkol sa kung paano magpasok ng pirma sa Word na may legal na pagpapatunay, maaari mong konsultahin ang aming tutorial sa gumuhit ng mga lagda sa Word at PowerPoint.

5. Alisin o baguhin ang mga digital na lagda sa Word

Minsan ito ay maaaring kailanganin alisin ang isang digital na lagda (nakikita o hindi nakikita), dahil may nagawang error o dahil kailangang i-update ang dokumento. Ang proseso ay simple:

• Mag-right-click sa nakikitang lagda at piliin ang "Alisin ang Lagda."
• Para sa mga di-nakikitang lagda, pumunta sa “File” > “Impormasyon” > “Tingnan ang Mga Lagda,” piliin ang lagda na gusto mong tanggalin, at pagkatapos ay i-click ang “Alisin ang Lagda.”
• Pakitandaan na ang pagtanggal ng lagda ay muling nae-edit ang dokumento at nawawala ang proteksyong nauugnay sa digital na lagda.

Mag-sign ng mga dokumento ng Word sa Mac

Ang proseso sa Mac ay halos magkapareho, ngunit may kaunting pagkakaiba-iba sa mga menu at opsyon:

• Mag-sign sa papel, i-scan ito, at i-save ito sa iyong Mac bilang isang imahe.
• Sa Word para sa Mac, pumunta sa “Insert” > “Pictures” > “Picture from File” at piliin ang iyong signature.
• I-crop ang larawan kung kinakailangan at gamitin ang tab na "Format" upang iakma ito.
• Kung gusto mong muling gamitin ang iyong lagda, piliin ang larawan at nauugnay na text, at mula sa “Insert” > “Auto Text” > “Bago,” gumawa ng entry para mabilis itong maidagdag sa iba pang mga dokumento.
• Sa bawat oras na nais mong ipasok ang iyong lagda, kailangan mo lamang itong hanapin sa menu ng autotext.

Ang tampok na ito ay lubos na nagpapabilis sa pagsasama ng lagda sa anumang dokumento. sa kapaligiran ng macOS, nang hindi umaasa sa mga panlabas na tool.

Mga elektronikong lagda: pagkakaiba sa pagitan ng digital na lagda at electronic na lagda sa Word

Mahalagang linawin iyon Ang electronic signature at digital signature ay hindi eksaktong pareho., bagama't sa pang-araw-araw na wika ay ginagamit ang mga ito nang palitan.

• Electronic Signature: Ito ay tumutukoy sa anumang visual na marka na idinagdag sa isang dokumento upang ipakita ang layuning pumirma, tulad ng isang na-scan na larawan ng iyong sulat-kamay na lagda o pagsulat ng iyong pangalan sa file. Ito ay legal na wasto sa maraming konteksto, ngunit maaaring masugatan sa pakikialam.
• Digital na lagda: Ito ay isang advanced na electronic na lagda batay sa pag-encrypt, na nauugnay sa isang digital na sertipiko na ibinigay ng isang kinikilalang awtoridad sa sertipikasyon at legal na nakatali sa pumirma. Nagbibigay ito ng pagiging tunay, integridad at isang time stamp na nagpapatunay sa bisa ng lagda.

Depende sa antas ng seguridad at mga legal na kinakailangan, kakailanganin mong pumili ng isa o sa isa pa. Para sa dokumentasyon ng negosyo, mga opisyal na pamamaraan, at mahahalagang kontrata, inirerekomendang gumamit ng digital signature.

Mga espesyal na solusyon at add-in para sa mga electronic na lagda sa Word

Bilang karagdagan sa mga katutubong tampok ng Word, mayroong Mga panlabas na aplikasyon at propesyonal na serbisyo upang pamahalaan ang electronic at digital na lagda ng mga dokumentoAng mga alternatibong ito ay nag-aalok ng mga pakinabang tulad ng automation, traceability, cross-platform compatibility, at pagsunod sa mga internasyonal na regulasyon.

1. Mga Add-in para sa Word (halimbawa: PandaDoc)

Ang ilang mga provider, gaya ng PandaDoc, ay nag-aalok ng mga opisyal na add-on na maaari mong i-install nang direkta mula sa mga app store. app mula sa Microsoft:

• I-install ang add-in mula sa “Insert” > “Get Add-in” sa Word. Maghanap para sa "PandaDoc" at sundin ang mga hakbang upang i-install ito.
• Kapag na-install na, i-access ang mga feature ng electronic signature, i-upload ang iyong dokumento, at magdagdag ng mga signature field saan mo man gusto.
• Maaari kang mag-self sign, humiling ng mga lagda mula sa iba, o suriin ang katayuan ng dokumento.
• Sa pagkumpleto, ang isang sertipiko ng pagiging tunay ay nabuo at maaari mong i-download ang nilagdaang dokumento sa mga format tulad ng PDF o DOCX.

Ang mga add-on na ito ay mainam para sa mga kumpanya o propesyonal na namamahala ng mataas na dami ng mga dokumento. at nangangailangan ng karagdagang kontrol at seguridad sa panahon ng proseso ng pagpirma.

2. Pinagsamang mga digital signature platform

Bilang karagdagan sa paggamit ng mga plugin, nag-aalok ang mga platform tulad ng PandaDoc, Viafirma at iba pa Mga serbisyo sa cloud na dalubhasa sa paglikha at pamamahala ng mga dokumento at mga electronic na lagda:

• I-upload ang dokumento ng Word sa platform at i-configure ito para sa pag-sign, pagdaragdag ng mga signer na gusto mo (maaari kang magdagdag ng ilan sa isang chain).
• Magdagdag ng sulat-kamay o digital na signature field sa gustong posisyon.
• Ang bawat lumagda ay tumatanggap ng isang abiso sa email upang kumpletuhin ang proseso ng pag-sign, na tinitiyak ang pagiging tunay at kakayahang masubaybayan.
• Ang mga dokumento ay kadalasang nagsasama ng mga natatanging code at legal na nagbubuklod na mga sertipiko ng lagda.

Ang mga tool na ito ay awtomatiko ang daloy ng trabaho, ay katugma sa mobile at nagbibigay-daan sa iyong i-download ang mga huling dokumento kasama ang lahat ng mga garantiya ng pagiging tunay at legal na bisa.

Mag-sign ng mga dokumento ng Word mula sa Google Docs at PDF

Hindi ka basta basta mag-sign in sa Word. Madalas dumarating ang mga dokumento sa iba pang mga format, at kailangan mong iangkop:

Mag-sign in sa Google Docs

• Buksan ang dokumento sa Google Docs.
• Maglagay ng larawan ng iyong lagda mula sa menu na “Insert” > “Image” > “Upload from computer”.
• Ayusin ang posisyon at laki ayon sa iyong mga pangangailangan.
• Kapag tapos ka na, i-download ang dokumento bilang isang PDF para ipadala ito na nilagdaan nang mas secure.

Mag-sign PDF mula sa Mac

Pinapadali ng mga tool tulad ng PDFelement na magdagdag ng lagda sa isang PDF sa maraming paraan:

• Isulat ang iyong lagda gamit ang text, gumamit ng na-scan na larawan, kumuha ng larawan gamit ang iyong camera, o iguhit ang iyong lagda gamit ang iyong mouse.
• Pinapayagan ka rin ng mga espesyal na programa na protektahan ang mga PDF at magdagdag ng mga karagdagang layer ng seguridad, tulad ng pagtatago ng sensitibong impormasyon.

Mga kalamangan ng paggamit ng mga electronic at digital na lagda sa Word

Ang pag-ampon ng mga pamamaraang ito ay nagdudulot liksi, kaligtasan at propesyonalismo sa negosyo at personal na proseso:

• Tinatanggal ang pangangailangang mag-print, mag-hand-sign, at mag-scan ng mga dokumento.
• Pinapadali ang kontrol ng mga pumirma at signature field sa mga proseso na may maraming kalahok.
• Nagbibigay-daan sa pagsasama sa mga platform ng pamamahala ng dokumento at automation ng daloy ng trabaho.
• Nagbibigay ito ng mahalagang legal at seguridad na layer sa digital na kapaligiran ngayon.

Mga aspeto ng legal at kaligtasan

La Ang digital signature sa Word ay legal na may bisa Hangga't gumagamit ka ng isang kinikilalang sertipiko at ang dokumento ay hindi nabago pagkatapos ng pagpirma. Sumusunod ang mga propesyonal na platform at add-on sa mga regulatory framework sa Europe (eIDAS) at iba pang mga rehiyon, na ginagarantiyahan ang pagiging tunay, integridad, at hindi pagtanggi. Kung kailangan ito ng iyong dokumento, makakahanap ka ng higit pang mga detalye sa .

Kaugnay na artikulo:

Paano gumuhit ng mga lagda sa Word at PowerPoint, pati na rin ang mga nakakatuwang animation

Isaac

Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.