Paano Itago at Protektahan ang Mga Kumpidensyal na Email gamit ang Mga Folder sa Outlook

Ang pagtatago at pagprotekta sa mga kumpidensyal na email ay maaaring maging mahalaga sa iyong pang-araw-araw na trabaho at personal na buhay, lalo na kung ginagamit mo ang Outlook bilang iyong pangunahing platform ng email. Maraming tao ang walang kamalayan sa mga posibilidad na inaalok ng Outlook para sa pagprotekta sa kanilang mga pinakasensitibong mensahe at pag-aayos ng kanilang inbox nang secure at maingat. Samakatuwid, ang pagkakaroon ng masusing pag-unawa sa mga pamamaraan para sa pag-iingat ng iyong impormasyon ay hindi lamang makakapagtipid sa iyo ng problema, ngunit gagawing mas madali ang iyong digital na buhay.

Sa artikulong ito ay ipapaliwanag namin, hakbang-hakbang at sa isang ganap na na-update na paraan, kung paano mo magagawa Itago ang mga kumpidensyal na email gamit ang mga protektadong folder sa Outlook, bilang karagdagan sa iba pang mga pantulong na hakbang tulad ng pagtatatag ng iba't ibang antas ng pagiging kumpidensyal, paggamit ng tampok na BCC (blind carbon copy), o paglalapat ng mga awtomatikong panuntunan. Tuklasin din namin ang mga advanced na opsyon gaya ng pamamahala ng pahintulot o paggamit ng IRM (Information Rights Management), at tatalakayin ang mga praktikal na rekomendasyon para matulungan kang masulit ang mga tool na ito.

Pag-unawa sa Pagiging Kompidensyal ng Mensahe sa Outlook

Bago sumabak sa mga protektadong folder at nagtatago ng mga mensahe, mahalagang maunawaan kung paano pinangangasiwaan ng Outlook ang pagiging kumpidensyal ng email. Kapag nagpadala ka ng mensahe, matutukoy mo ang a antas ng pagiging kompidensyal. Tinutulungan ng setting na ito ang mga tatanggap na maunawaan ang iyong mga intensyon, personal man, pribado, o kumpidensyal ang email. Gayunpaman, dapat mong malaman na ang setting na ito lamang hindi pinipigilan ang mga tatanggap na magsagawa ng mga aksyon paano ipasa ang mensahe. Para sa tunay na proteksyon, kailangang gumawa ng isang hakbang pa, pagsasama ng encryption o mga kontrol sa pahintulot.

• Ordinaryong antas: Ito ang default. Ang mensahe ay hindi kasama ang anumang mga espesyal na paghihigpit o mga abiso sa pagiging kumpidensyal.
• Personal: Isinasaad na dapat itong ituring bilang pribado o personal na usapin. May lalabas na notification sa information bar ng tatanggap.
• pribado: Isinasaad na ang mensahe ay pribado. Inaabisuhan ng Outlook ang tatanggap, at ang mga mensaheng minarkahan bilang pribado ay hindi ipinapasa o na-redirect gamit ang mga awtomatikong panuntunan.
• KumpidensyalAng mga tatanggap ay binabalaan na ituring ang email bilang kumpidensyal. Gayunpaman, maaari pa rin nilang kopyahin, ipasa, o i-print ang mensahe maliban kung may mga karagdagang paghihigpit.

Sa i-configure ang antas ng pagiging kumpidensyal na ito sa isang emailBuksan lang ang draft, pumunta sa 'File,' pagkatapos ay 'Properties,' at pumili sa pagitan ng Normal, Personal, Private, o Confidential. Kapag nagpadala ka ng mensahe, makikita ng tatanggap ang kaukulang notification sa information bar, depende sa antas na iyong pinili.

Itakda ang pagiging kumpidensyal bilang pamantayan para sa iyong mga email

Kung gusto mong maipadala ang lahat ng iyong bagong mensahe nang may paunang natukoy na antas ng pagiging kumpidensyal, pinapayagan din ito ng Outlook. Pumunta sa tab na "File", piliin ang "Options," pagkatapos ay "Mail," at doon mo mapipili ang nais na antas. Sa ganitong paraan, sa tuwing gagawa ka ng bagong mensahe, awtomatiko nitong itatakda ang antas ng pagiging kumpidensyal na iyong pinili, na pumipigil sa mga oversight at nagpapataas ng seguridad.

Application ng Information Rights Management (IRM) at encryption

Ang pagtatakda ng pagiging kumpidensyal ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa mga layuning pang-impormasyon, ngunit kung talagang gusto mo Pigilan ang isang email na maipasa, makopya, ma-print, o matingnan ng mga hindi awtorisadong user, dapat mong gamitin ang mga function ng IRM (Pamamahala ng Mga Karapatan sa Impormasyon) o pag-encrypt ng mensahe, lalo na kung nagtatrabaho ka sa isang organisasyon na may mga lisensya ng Office 365 o enterprise.

Upang magamit ang IRM, dapat na na-configure na ito dati ng iyong administrator. Kung mayroon kang access, maaari mong piliin ang opsyong "I-encrypt" mula sa tab na "Mga Opsyon" kapag gumagawa ng email. Pinipigilan nito ang mga pagkilos gaya ng pagpapasa at pag-print at nagtatakda ng mga pahintulot gaya ng "Huwag Ipasa." Ang tatanggap ay makakakita ng isang mensahe sa header na nagpapayo sa kanila tungkol sa mga paghihigpit sa lugar.

Mga paraan upang itago ang mga email: BCC at visual na organisasyon

Isa sa mga klasikong pamamaraan para sa panatilihin ang privacy ng mga address at tatanggap ay ang paggamit ng field ng BCC (blind carbon copy). Sa pamamagitan ng paglalagay ng address sa field na ito, makakarating ang mensahe sa taong iyon, ngunit hindi makikita ng ibang mga tatanggap kung sino ang BCC. Ang pamamaraang ito ay perpekto para sa magpadala ng komunikasyon sa ilang tao nang hindi nila alam ang mga address ng iba, at epektibo rin sa pagprotekta sa privacy ng mga contact o pagpigil sa spam.

Bukod pa rito, kung ikaw ang nagpadala, ikaw lang ang makakasuri sa ibang pagkakataon kung sino ang na-BCC sa pamamagitan ng pag-access sa ipinadalang mensahe mula sa folder ng Mga Naipadalang Item sa Outlook.

Mga pangunahing rekomendasyon kapag gumagamit ng CCO

• Makipag-usap sa mga tatanggapKung gumagamit ka ng BCC, abisuhan ang contact nang maaga upang maiwasang maituring na hindi kilalang nagpadala at mapunta ang email sa folder ng spam.
• Iwasang isama ang mga listahan ng pamamahagi sa BCC kung ang mga tatanggap ay gumagamit ng mga panuntunan sa organisasyon, dahil maaari nitong gawing mahirap ang awtomatikong pag-uuri ng mga mensahe.
• Alamin ang mga limitasyonAng iyong email provider ay maaaring magpataw ng mga limitasyon sa kabuuang bilang ng mga tatanggap na maaari mong ipasok sa pagitan ni To, CC, at BCC. Mahalagang suriin ito kung magpapadala ka ng maramihang email.

Ang tamang paggamit ng BCC ay nakakatulong sa panatilihin ang privacy ng mga tatanggap at protektahan ang kanilang impormasyon, bilang karagdagan sa pagpapadali sa pamamahala ng mass mailings nang hindi inilalantad ang mga panloob na address.

Pag-aayos at pagprotekta ng mga folder sa Outlook

Ang epektibong organisasyon ng mensahe ay mahalaga sa pagpapanatili ng pagiging kumpidensyal at kontrol. Pinapayagan ng Outlook.com at mga bersyon ng desktop lumikha ng mga custom na folder at subfolder upang paghiwalayin ang mga mensaheng sensitibo o partikular sa proyekto. Ang sistemang ito ay kapaki-pakinabang hindi lamang para sa privacy kundi pati na rin para sa pagiging produktibo.

Bilang default, kasama sa Outlook ang mga folder gaya ng Inbox, Junk Mail, Naipadalang Item, Draft, Naka-archive na Item, at Tinanggal na Item. Maaari kang lumikha ng mga bagong folder sa pamamagitan ng pag-right-click sa iyong mailbox at pagpili sa "Gumawa ng Folder," na nagbibigay dito ng isang pangalan na angkop para sa nilalaman na gusto mong i-save. Maaari ka ring lumikha ng mga subfolder sa pamamagitan ng pagsunod sa parehong proseso sa loob ng mga pangunahing folder.

Mga aksyon at advanced na pamamahala ng folder

• Palitan ang pangalan: Palitan ang pangalan ng mga folder upang mapanatili ang isang lohikal, madaling i-navigate na istraktura.
• Tanggalin ang mga folder: Maaari mong tanggalin ang mga nilikha mo (hindi ang mga default, maliban sa 'Mga Tinanggal na Item'). Ang paggawa nito ay inililipat ang lahat ng nilalaman sa folder ng Mga Tinanggal na Item.
• Ilipat ang mga folder: Maaari mong muling ayusin ang layout ng iyong mga paboritong folder sa pamamagitan ng pag-drag o pagdaragdag sa mga ito sa seksyong Mga Paborito.
• Awtomatikong walang laman ang basurahan: Itakda ang Outlook na permanenteng magtanggal ng mga email mula sa iyong folder ng Mga Tinanggal na Item kapag nag-sign out ka upang mapanatiling mas secure ang iyong account.

Paano protektahan ang mga sensitibong folder at mensahe sa Outlook

Kung naghahanap ka ng mas mahigpit na kontrol, maaari mong gamitin ang mga protektadong folder at pagtatakda ng mga eksklusibong pahintulot. Binibigyang-daan ka ng Outlook na magbahagi ng mga folder at mailbox, na nagtatalaga ng mga partikular na antas ng access sa bawat user. Halimbawa, ang administrator ng iyong kumpanya ay maaaring magbigay ng mga pahintulot gaya ng:

• ganap na pag-access: Maaaring basahin at pamahalaan ng user ang lahat ng nilalaman ng nakabahaging folder o mailbox.
• Ipadala bilang: Nagbibigay-daan sa ibang tao na magpadala ng mga mensahe na parang sila ang may-ari ng mailbox.
• Ipadala sa ngalan ng: Kapag tumugon ka o nagpadala mula sa mailbox na iyon, sasabihin sa iyo na ang mensahe ay ipinadala 'sa ngalan' ng ibang tao.

Maaaring tingnan at baguhin ang mga pahintulot na ito mula sa menu ng mga setting ng Outlook account, sa ilalim ng Mga Shared Account. Sa sandaling naka-log in, magagawa mong magdagdag o mag-alis ng mga mailbox at folder, pati na rin tingnan ang uri ng pahintulot na ibinigay. Bukod pa rito, kung ang mailbox ay awtomatikong itinalaga ng iyong administrator, maaaring wala kang opsyon na tanggalin ito (sa kasong ito, lalabas ang isang paliwanag na paunawa).

Awtomatikong pamamahala gamit ang mga panuntunan at utos

Hindi lamang pinapayagan ka ng Outlook na ayusin ang iyong mga email nang manu-mano, ngunit maaari mo rin i-automate ang pamamahala ng mensahe Paggamit ng mga panuntunan. Gamit ang mga panuntunang ito, maaari mong awtomatikong ilipat ang ilang mga email sa mga partikular na folder batay sa mga kundisyon gaya ng nagpadala, mga keyword, o mga tatanggap.

1. Piliin ang mensaheng gusto mong pagsilbihan bilang batayan para sa iyong panuntunan.
2. I-click ang 'Gumawa ng Panuntunan' at tukuyin ang mga kundisyon: nagpadala, paksa, tatanggap, atbp.
3. Piliin ang folder kung saan ang mga mensaheng nakakatugon sa mga kundisyong ito ay awtomatikong ililipat.
4. Maaari mong piliin ang 'Higit pang mga Opsyon' upang magdagdag ng mga karagdagang kundisyon at magpasya kung ihihinto ang pagproseso ng karagdagang mga panuntunan para sa partikular na mensaheng iyon.

Bilang karagdagan, mayroong comandos bilang 'malinis' upang tanggalin ang isang nagpadala at ang lahat ng kanilang kasaysayan, o 'Ilipat sa' upang ilipat ang mga mensahe sa isa pang folder sa isang pag-click.

Proteksyon laban sa spam at nakakainis na mga nagpadala

Sa maraming mga kaso, ang pangunahing panganib sa pagiging kumpidensyal ay hindi isang mausisa na kasamahan, ngunit ang mga hindi gustong mensahe at spamNag-aalok ang Outlook ng mga matatag na mekanismo upang labanan ito:

• Mga ligtas na nagpadala at tatanggap: Magdagdag ng mga pinagkakatiwalaang contact upang hindi sila mapunta sa iyong folder ng spam.
• Mga naka-block na nagpadala: Anumang mga address na isasama mo dito ay awtomatikong ipapasa sa folder ng spam, na lumalampas sa inbox.
• Awtomatikong pag-filterMaaari kang pumili mula sa iba't ibang antas ng proteksyon, mula sa 'No Filtering' hanggang sa 'Maximum' o 'Safe Lists Only', upang umangkop sa iyong mga pangangailangan.
• Direktang tanggalin ang mga kahina-hinalang mensaheKung mas gusto mong huwag suriin ang iyong folder ng spam, maaari mong i-configure ang Outlook upang permanenteng tanggalin ang mga naturang email nang hindi ginagawang naa-access ang mga ito.

Huwag kalimutan na kung gumagamit ka ng mga folder ng contact, maaari mong piliin ang opsyon na awtomatikong magtiwala sa mga email mula sa mga taong iyon.

Karagdagang Privacy: Mga Nakabahaging Mailbox at Folder

Sa bagong Outlook, magagawa mo tingnan ang lahat ng nakabahaging mailbox at folder kasama mo, kasama ang mga detalye tungkol sa kung anong mga pahintulot ang mayroon ka. Mula sa menu na 'Ibinahagi sa akin', makikita mo ang lahat ng folder at kung sino ang nagbigay sa iyo ng access. Maaari kang magdagdag ng mga bagong mailbox o alisin ang mga ito hangga't hindi pa sila awtomatikong itinalaga ng isang administrator. Binibigyang-daan ka ng system na ito na mas mahusay na pamahalaan ang privacy sa pamamagitan ng pagbabahagi lamang ng kinakailangang impormasyon at pagkontrol sa panlabas na pag-access.

Ang uniberso ng mga opsyon na inaalok ng Outlook ay nagpapahintulot sa iyo na mapanatili ang isang mataas na antas ng privacy at proteksyon para sa iyong mga kumpidensyal na mensaheMula sa mga simpleng setting ng privacy, hanggang sa matalinong paggamit ng mga folder at panuntunan, hanggang sa mga advanced na tool tulad ng pag-encrypt at pamamahala ng pahintulot, maaari mong iakma ang platform sa iyong mga pangangailangan at panatilihing organisado ang iyong inbox dahil ligtas ito. Sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng lahat ng mga diskarteng ito at paglalaan ng ilang minuto upang i-configure ang Outlook upang umangkop sa iyong pang-araw-araw na pangangailangan, ang iyong proteksyon sa email ay magiging mas malakas at ang iyong impormasyon ay ligtas mula sa prying eyes.

Kaugnay na artikulo:

Mga Pagkakaiba sa pagitan ng TCP at UDP: Kumpletong Gabay sa Network Protocols

Isaac

Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.