Paano ihambing at pagsamahin ang mga dokumento sa Word

Ang pamamahala ng maraming bersyon ng parehong dokumento ng Word ay maaaring maging isang tunay na pagsubok, lalo na kapag kailangan mong tukuyin ang mga pagbabago, lutasin ang mga pagkakaiba, at makarating sa isang magkakaugnay na huling file. Nagtatrabaho ka man sa isang koponan o nagre-review ng mga text ng iba, ang pag-alam kung paano ihambing at pagsamahin ang mga dokumento sa Word ay isang kasanayan na makakatipid sa iyo ng oras at sakit ng ulo. Ngayon, nag-aalok ang Word ng mga advanced na tampok para sa paghahambing ng teksto at pagsasama-sama ng mga pag-edit mula sa maraming tao, na nagbibigay-daan sa iyong mapanatili ang integridad ng nilalaman at mga indibidwal na kontribusyon nang hindi nawawala ang kontrol sa proseso.

Sa gabay na ito, matutuklasan mo ang lahat ng kailangan mong malaman upang paghambingin at pagsamahin ang mga bersyon sa Word, mula sa pinakapangunahing proseso hanggang sa pinaka-advanced na mga opsyon, kabilang ang mga alternatibo para sa iba pang mga program, pagsasaayos sa pag-format, at mga panlabas na tool kung kailangan mong ihambing ang mga dokumento sa kabila ng Word. Kung ikaw ay isang taong mas gustong magkaroon ng lahat ng bagay na malinaw at mahusay na ipinaliwanag, makikita mo ang tiyak na artikulo dito kung paano masulit ang mga opsyong ito, parehong sa mga setting ng propesyonal at pang-edukasyon.

Bakit ihambing at pagsamahin ang mga dokumento sa Word?

Ang paghahambing at pagsasama-sama ng mga function sa Word ay naging mahalaga para sa sinumang nagtatrabaho sa teksto na napapailalim sa mga pagbabago, rebisyon, o pakikipagtulungan. Ang mga ito ay hindi lamang kapaki-pakinabang para sa mga guro na nagsusuri ng gawain ng mag-aaral o mga kumpanyang namamahala ng mga kontrata, ngunit para din sa sinumang kailangang i-verify kung ang isang kasamahan ay gumawa ng anumang mahahalagang pagbabago bago magbigay ng panghuling pag-apruba, o upang ihambing ang mga bersyon ng parehong file na na-save sa iba't ibang petsa.

Microsoft Word Ginagawa nitong mas madaling kontrolin ang mga pagbabago, ginagawang nakikita ang anumang mga pagkakaiba at pinapayagan ang mga pagbabago na suriin, tanggapin o tanggihan sa isang simple at visual na paraan. Bukod pa rito, kung maraming tao ang gumawa sa iba't ibang mga kopya ng parehong file, ang tampok na 'Pagsamahin' ay nakakatulong na pagsamahin ang lahat ng mga komento at mga pagbabago sa isang dokumento, nang hindi nawawala ang pagsubaybay kung sino ang gumawa ng bawat kontribusyon.

Ihambing ang mga dokumento sa Word hakbang-hakbang: ang pangunahing function

Ang puso ng functionality na ito sa Word ay ang Compare tool, na nagbibigay-daan sa iyong mabilis na tukuyin ang mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawang dokumento, na nagpapakita ng malinaw at visual na buod ng lahat ng pagbabago. Ito ang pinakadirektang paraan, na magagamit sa lahat ng modernong bersyon ng Word at inihanda para sa pareho mga gumagamit ng nagsisimula bilang advanced.

Narito ang mga pangunahing hakbang upang ihambing ang dalawang dokumento sa Word:

• Buksan ang Microsoft Word at tiyaking naka-save ang mga dokumentong gusto mong ihambing (maaari itong nasa iyong computer o sa cloud).
• Mag-click sa tab "Suriin" sa tuktok ng Word window.
• Sa loob ng pangkat ng mga tool na tinatawag na 'Ihambing', piliin "Ihambing"Ang isang maliit na menu ay lilitaw na may ilang mga pagpipilian.
• Mag-click muli sa "Ihambing" (ang iba pang opsyon ay 'Pagsamahin', na makikita natin mamaya).
• Sa lalabas na window, kakailanganin mong piliin ang dalawang file na ihahambing: isa bilang "Orihinal na dokumento" (ang nakaraang o reference na bersyon), at isa pa bilang "Binagong Dokumento" (ang bersyon na gusto mong ihambing laban sa orihinal).
• Maaari mong i-click ang pindutan "Plus" Sa loob ng window na iyon, maaari mong i-customize ang mga elementong ihahambing: mula sa text at mga komento hanggang sa pag-format, mga talahanayan, mga header, mga tala, at higit pa. Ang lahat ay pinagana bilang default, ngunit maaari mong isaayos ang mga opsyong ito kung interesado ka lang sa ilang partikular na pagbabago.
• Kapag na-configure mo ito ayon sa gusto mo, mag-click sa "Upang tanggapin".

Awtomatikong bubuo ang Word ng ikatlong dokumento na nagpapakita ng lahat ng minarkahang pagkakaiba at pagbabago, nang hindi binabago ang orihinal na mga dokumento.

Pagtingin sa mga resulta at pagsusuri ng mga pagbabago pagkatapos ng paghahambing ng mga dokumento

Kapag kumpleto na ang paghahambing, hinahati ng Word ang screen sa ilang mga seksyon upang mapadali ang pagsusuri. Sa gitna, lilitaw ang pinagsamang dokumento, na may mga pagbabagong naka-highlight (mga karagdagan sa kulay at salungguhit, mga pagtanggal na na-cross out o sa ibang kulay). Sa kaliwa, ipinapakita ng Word ang isang pane na may buod ng lahat ng nakitang pagbabago, na nakapangkat ayon sa uri: mga pagpapasok, pagtanggal, pagbabago sa pag-format, paglipat, atbp.

Sa kanang bahagi ng screen, ang orihinal at binagong mga dokumento ay karaniwang ipinapakita, na nagbibigay-daan sa iyong makita ang eksaktong mga pagkakaiba sa isang sulyap.

Maaari kang mag-navigate sa bawat pag-edit at tanggapin o tanggihan ang mga pagbabago nang paisa-isa mula sa menu na 'Suriin', na partikular na kapaki-pakinabang kapag kailangan mo ng ganap na kontrol sa proseso ng collaborative na pag-edit.

Kung gusto mo ng mas kumportableng view, mula sa tab "Vista" Maaari mong ayusin ang mga panel, tingnan ang mga dokumento nang magkatabi, ayusin ang mga ito sa isa't isa, o hatiin ang window upang madaling paghambingin ang mga partikular na seksyon ng teksto. Ang Synchronous Scrolling mode ay nagbibigay-daan sa parehong mga dokumento na ilipat nang sabay-sabay kapag nag-scroll ka, na nagsi-synchronize ng iyong pagsusuri.

Mga Advanced na Pagpipilian sa Paghahambing: Legal na Estilo at Mga Kontrol para sa Malalaking Dokumento

Para sa mga nangangailangan ng mas detalyadong pagsusuri, halimbawa, sa mga legal na kapaligiran kung saan mahalaga ang bawat nuance, kasama sa Word ang opsyon na ihambing ang mga dokumento sa isang 'legal na itim na linya'. Ang tampok na ito ay nagha-highlight sa bawat maliit na pagbabago, na nagpapakita kung ano ang nagbago sa isang pangatlo, hiwalay na dokumento nang hindi naaapektuhan ang mga orihinal.

• Buksan ang parehong mga dokumento na gusto mong ihambing.
• Pumunta sa tab 'Suriin' at sa grupo 'Ihambing', Piliin 'Ihambing'.
• Piliin ang pagpipilian 'Ihambing ang dalawang bersyon ng isang dokumento (legal na itim na linya)'.
• Piliin ang orihinal at binagong mga bersyon, at i-configure ang mga karagdagang setting kung kinakailangan (maaari mong piliin kung ipapakita ang mga pagbabago sa antas ng salita o character).
• Pindutin 'Upang tanggapin' at ang Word ay gagawa ng paghahambing na dokumento na may lahat ng mga pagbabago na naka-highlight nang detalyado.

Ang legal na pananaw na ito ay lalong kapaki-pakinabang kapag ang mga dokumento ay naglalaman ng maraming anotasyon, kumplikadong mga format, o nangangailangan ng tumpak na pag-audit sa bawat pagbabagong ginawa. Ang isang kawili-wiling tampok ay hinahayaan ka ng Word na magpasya kung ang mga pagbabago ay lilitaw sa isang bagong file o sa isa sa iyong mga umiiral na dokumento, na nagko-customize ng karanasan upang umangkop sa iyong mga pangangailangan.

Suriin at baguhin ang kontrol: collaborative na pamamahala at pagpapasadya

Ang tool sa Pagsubaybay sa Pagbabago sa Word ay higit pa sa paghahambing ng dalawang bersyon. Pinapayagan ka nitong subaybayan ang lahat ng mga pagbabagong ginawa sa isang dokumento, partikular na nauugnay sa bawat user na kasangkot sa pag-edit.

Para i-activate ang shift control, pindutin lang 'Baguhin ang kontrol' sa tab na 'Suriin'. Mula sa sandaling iyon, mapapansin ang anumang pagbabago, pagpapasok, o pagtanggal, na nagpapakita ng pangalan ng user na gumawa ng pagbabago at anumang nauugnay na komento o anotasyon sa margin ng teksto.

Pinapadali ng kontrol sa pagbabago ang pagsubaybay kung sino ang gumawa ng ano, kailan, at saan, na mahalaga para sa parehong mga pagsusuri ng grupo at mga pagsusuri sa akademiko at legal. Maaari mong i-filter ang mga review na ipinapakita (simple, lahat, walang review, orihinal), upang maaari kang tumuon lamang sa impormasyong may kaugnayan sa anumang partikular na oras.

Kapag tapos ka nang magsuri, maaari mong tanggapin o tanggihan ang lahat ng mga pagbabago nang sabay-sabay, o isa-isa ang mga ito, na magbibigay sa iyo ng maximum na kakayahang umangkop upang makontrol ang huling bersyon ng iyong dokumento. Dagdag pa, ang mga pagbabago ay minarkahan ng mga patayong linya sa margin, na ginagawang madali upang mahanap ang mga binagong seksyon.

Pagsasama-sama ng mga dokumento sa Word: isang hakbang pa sa pamamahala ng bersyon

Kadalasan, hindi sapat na ihambing lamang ang dalawang bersyon; kailangan nating lumikha ng isang solong, huling file na may mga kontribusyon at pagbabago mula sa maraming tao. Dito pumapasok ang function 'Pagsamahin' mula sa Word, na idinisenyo upang pagsamahin ang mga rebisyon at pag-edit sa isang master document.

Ang mga hakbang upang pagsamahin ang mga dokumento sa Word ay ang mga sumusunod:

• Buksan ang isa sa mga dokumentong gusto mong pagsamahin bilang base.
• Tab 'Suriin', Piliin 'Ihambing' at pagkatapos ay pumili 'Pagsamahin'.
• Ipahiwatig kung alin ang orihinal na dokumento at kung alin ang binagong dokumento (o magdagdag ng ilang binagong dokumento kung ibang mga collaborator ang lumahok).
• Pindutin 'Upang tanggapin' upang makabuo ng bagong pinagsamang dokumento.

Magpapakita ang Word ng isang bagong window kasama ang lahat ng pinagsanib na pagbabago, na nagha-highlight sa bawat kontribusyon na may iba't ibang kulay, depende sa user. Nagbibigay-daan ito sa iyong suriin ang lahat ng natanggap na pagbabago sa isang lugar, tanggapin o tanggihan ang mga pagbabago nang isa-isa, at sa wakas ay mag-save ng pinal, napagkasunduan na file.

Ang panel ng mga pagbabago ay lilitaw sa kaliwa, habang ang pinagsamang dokumento ay lilitaw sa gitna. Maaari mong piliing ipakita lamang ang panghuling dokumento o itago ang mga orihinal upang maiwasan ang mga abala sa panahon ng pagsusuri.

Pag-customize ng Paghambingin at Pagsamahin: Mga Advanced na Setting

Ang salita ay medyo nababaluktot sa mga tuntunin ng kung ano ang maaari mong ihambing at kung paano mo gustong tingnan ang mga resulta. Mula sa pindutan 'Plus' Sa menu ng Paghahambing, maaari mong piliin kung aling mga uri ng mga pagbabago ang gusto mong makita: teksto, pag-format, komento, pagbabago sa talahanayan, header, footnote, atbp.

Nangangahulugan ito na maaari kang tumuon sa pagbabaybay, mga komento sa isang akademikong papel, o pag-format lamang ng mga variation kung iyon ang iyong inaalala. Nakakatulong ang pag-personalize na gawing streamlined at nauugnay ang proseso sa iyong partikular na layunin.

Bukod pa rito, mayroong opsyon na mag-tag ng mga pagbabago, isang pangunahing tampok para sa mga collaborative na proyekto na nagpapaalam sa iyo kung sino ang gumawa ng bawat pagbabago, na ginagawang mas madaling subaybayan at pamahalaan ang mga pagbabago. Kapag sinusuri ang huling dokumento, ang bawat user ay maaari lamang tumanggap o tanggihan ang kanilang sariling mga pagbabago, na ginagawang transparent ang proseso hangga't maaari.

Multi-view at synchronization: gumana sa maraming mga dokumento nang sabay-sabay

Kasama sa Word ang iba't ibang paraan upang tingnan ang mga dokumento upang ang paghahambing sa mga ito ay maginhawa, kahit na may malaki o kumplikadong teksto. Maaari mong gamitin ang function 'Ayusin ang lahat' upang ilagay ang isa sa ibabaw ng isa, hatiin ang window para sa parallel na pagsusuri, o tingnan ang parehong mga file sa mga column, mag-scroll kasama ang opsyon 'Kasabay na displacement'.

Ang huling feature na ito ay lalong kapaki-pakinabang kapag kailangan mong ihambing ang mahahabang talata, talahanayan, o listahan, at kailangan mong tiyakin na ang parehong mga dokumento ay nakahanay sa eksaktong punto ng pagbabago. Posible rin ang pag-edit, paglipat, at pagkopya ng mga fragment sa mga mode na ito, na lubos na nagpapabilis sa trabaho kung kailangan mong maglipat ng mga bloke ng text sa pagitan ng mga file.

Kaugnay na artikulo:

Paano epektibong gamitin ang mga pagbabago sa track at komento sa Word

Isaac

Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.