Paano i-convert ang isang Excel (XLSX) file sa PDF habang pinapanatili ang cell formatting

Karaniwan na ang paggamit ng mga spreadsheet, ngunit pagdating sa pagbabahagi ng mga ito, maraming tao ang nakakadiskubre na nagkakamali ang formatting at ang resulta ay isang malaking sakuna. Ang pag-convert ng isang Excel (XLSX) file sa PDF habang pinapanatili ang mga cell, taas ng row, at orihinal na layout ay maaaring maging mas kumplikado kaysa sa inaakala kung hindi ka pamilyar sa mga opsyon at kakayahan ng Excel sa pag-print ng PDF.

Kung naranasan mo na ang sitwasyon kung saan perpekto ang lahat sa screen, ngunit kapag nag-save ka bilang PDF, may lumalabas na mga blangkong espasyo, mas matangkad ang mga row kaysa sa nararapat, o kahit na kalahating walang laman ang mga pahina, hindi ka nag-iisa. Ito ay isang karaniwang problema kapag gumagamit ng mahahabang buod, tekstong may awtomatikong pag-format, at mga border sa pagitan ng mga linya . Sa gabay na ito, makikita mo, hakbang-hakbang at nang detalyado, kung paano i-convert ang mga Excel at CSV file sa PDF gamit ang iba't ibang paraan, kung aling mga setting ng disenyo ang kailangan mong isaayos, at kung anong mga alternatibo ang mayroon ka kapag hindi gumagana nang maayos ang Excel, tulad ng PDF24.

Bakit iko-convert ang isang Excel (XLSX) file sa PDF at anong mga problema ang karaniwang lumilitaw

Ang Excel ay naging isang mahalagang kagamitan para sa pamamahala ng mga numero, datos pinansyal, at mga kumplikadong pormula, ngunit hindi ito palaging ang pinakamahusay na format para sa pagbabahagi ng impormasyon. Ang isang PDF ay mas madaling basahin, mas mahusay na i-print, at pinapanatili ang hitsura ng dokumento sa anumang device , mayroon man ang tao ng Excel o wala.

Lumilitaw ang problema kapag, pagkatapos ng conversion, ang resulta ay hindi tumutugma sa ipinapakita sa pahina. Sa maraming pagkakataon, ang PDF ay nagdaragdag ng maraming espasyo sa itaas at ibaba ng teksto sa loob ng mga cell , na nagiging sanhi ng paghaba ng mga hilera at, dahil dito, nagreresulta sa mga pahina na may malalaking blangkong espasyo na nakakagambala sa hitsura ng ulat.

Ito ay lalong kapansin-pansin sa mga spreadsheet kung saan ang bawat hilera ay kumakatawan sa isang mahalagang tala, tulad ng mga buod ng liham, katitikan, listahan ng naratibo, o mahahabang teksto na may naka-enable na opsyong "Wrap Text" . Sa screen, ang mga hilera ay siksik, na may malinis na mga hangganan sa itaas at ibaba at halos walang dagdag na espasyo. Ngunit kapag na-convert sa PDF, ang mga cell ay lumilitaw na "may padding," na may napakaraming bakanteng espasyo sa paligid ng nilalaman.

Bukod pa rito, hindi lamang ang opsyong ginagamit mo (Export, Print to PDF, o Save as PDF) ang mahalaga , kundi pati na rin ang mga setting ng pag-print, scaling, oryentasyon ng pahina, at maging ang PDF printer driver na iyong na-install. Kaya naman napakahalagang suriin ang mga setting bago tanggapin ang resulta.

Klasikong pamamaraan: pag-save ng isang Excel file bilang isang PDF mula sa loob mismo ng programa.

Ang pinakasimpleng paraan upang i-convert ang isang spreadsheet sa PDF ay ang paggamit ng mga built-in na function ng Excel. Halos lahat ng modernong bersyon ay nagbibigay-daan sa iyong mag-save sa PDF nang walang anumang karagdagang ini-install , bagama't bahagyang nag-iiba ang menu sa ilang mga bersyon.

Ang pangunahing pamamaraan ay napakasimple:

• Buksan ang iyong XLSX file sa Excel (o katugmang spreadsheet).
• Pumunta sa menu na File at piliin ang opsyong Save As o Export, depende sa bersyon.
• Piliin ang folder kung saan mo gustong i-save ang PDF file.
• Piliin ang PDF bilang uri ng file mula sa dropdown menu ng format.
• Ayusin ang Mga Opsyon (napakahalaga kung gusto mong kontrolin kung ano ang nako-convert).
• I-save at suriin ang resulta.

Sa loob ng save dialog box, hinahayaan ka ng Excel na pumili kung iko-convert ang buong workbook, ang aktibong sheet lamang, o kahit ang isang napiling hanay ng mga cell . Mahalaga ang pagpiling ito upang maiwasan ang pagsasama ng mga auxiliary sheet o gumaganang data na ayaw mong ipakita sa huling PDF.

Bukod pa rito, sa pamamagitan ng pag-click sa Options, maaari mo pang pinuhin ang mga bagay-bagay: itakda ang hanay ng pahina, isama o ibukod ang mga komento, at bahagyang isaayos kung paano ipinapadala ang nilalaman sa panloob na "PDF printer ." Bagama't maaaring mukhang maliit na detalye lamang ito, maaaring baguhin ng mga pagsasaayos na ito ang layout ng cell sa huling dokumento.

Mga setting ng layout ng pahina upang mapanatili ang mga cell at row kapag nagko-convert sa PDF

Kapag ang isang PDF ay nagpuputol ng data, naglilipat ng mga row, o nag-iiwan ng malalaking blangkong espasyo, ang problema ay halos palaging nasa mga setting ng layout ng pahina. Bago i-export sa PDF, mainam na suriin ang print preview at ayusin ang mga setting hanggang sa magmukhang maayos ang sheet sa view na iyon , hindi lamang sa normal na Excel mode.

Isang magandang panimula ang pumunta sa File > Print at tingnan kung ano ang magiging hitsura ng dokumento. Mula doon, maaari mong:

• Piliin ang printer na “Microsoft Print to PDF” o ang PDF printer na iyong ginagamit, kung gusto mong makita nang eksakto kung paano ito gagana.
• Baguhin ang oryentasyon ng pahina (patayo o pahalang).
• Ayusin ang mga margin at scaling.
• I-activate ang mga opsyon tulad ng “Pagkasyahin ang sheet sa isang pahina” o “Pagkasyahin ang lahat ng column sa isang pahina”.

Ang opsyong "Pagkasyahin ang sheet sa isang pahina" ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang, ngunit mapanganib din. Kung ang sheet ay napakahaba, iko-compress ng Excel ang lahat, at ang mga row ay maaaring magmukhang napakaliit sa PDF . Para sa mga sheet na may ilang dosenang pahina (halimbawa, 33 pahina ng mga buod ng liham), karaniwang mas mainam na ayusin lamang ang lapad o mag-eksperimento sa bilang ng mga pahina sa taas at lapad gamit ang custom scaling.

Mahalaga ring suriin ang mga margin. Ang sobrang laking mga margin ay maaaring magbigay ng impresyon ng "dagdag" na espasyo , kahit na tama ang taas ng hilera. Ang pagbabawas ng mga margin sa itaas at ibaba ay kadalasang nakakatulong upang magmukhang mas siksik at maayos ang proporsyon ng mga pahina, lalo na kapag ang bawat hilera ay isang hiwalay na bloke ng nilalaman na may naka-enable na mga border sa itaas at ibaba.

Paano maiwasan ang pagdaragdag ng espasyo sa taas ng hilera sa Excel

Isa sa mga pinakanakakainis na problema kapag kino-convert ang Excel sa PDF ay kahit na manu-mano mong inaayos ang taas ng hilera, tila binabalewala ng PDF ang mga pagsasaayos na iyon at nag-iiwan ng labis na espasyo sa itaas at ibaba ng teksto. Totoo ito lalo na sa mga cell na may maraming linya ng teksto at kapag naka-enable ang opsyong "Wrap Text".

Sa orihinal na spreadsheet, maaaring makaranas ka ng mga sitwasyon tulad nito: mayroon ka lamang dalawang row bawat record, isa na may petsa at ang isa naman ay may buod ng letra, at nagtakda ka ng mga border sa itaas at ibaba upang paghiwalayin ang bawat bloke. Sa screen, lahat ay mukhang pare-pareho, na halos walang dagdag na patayong espasyo . Gayunpaman, kapag nag-export o nag-print ka sa PDF, ang bawat cell sa buod ay tila may "cushion" ng espasyo sa paligid ng teksto, na nag-iiwan ng kalahating walang laman na pahina.

Bagama't walang iisang mahiwagang solusyon, may ilang mga kasanayan na makakatulong:

• I-reset ang taas ng hilera sa karaniwang taas ng fontPara malutas ito, i-disable ang "Wrap Text," tanggapin ang awtomatikong taas, at pagkatapos ay muling paganahin ang "Wrap Text" para muling kalkulahin ang taas. Bagama't hindi nito laging nalulutas ang problema, pinipilit nito ang Excel na muling kalkulahin ang layout ng nilalaman.
• Iwasan ang mga cell na may napakaraming magkakasunod na linya ng teksto Kung maaari; kung mayroon kang mga buod na 10-12 linya, isaalang-alang ang paghahati ng teksto sa ilang mga cell o pagpapaikli ng mga talata kung pinahihintulutan ito ng disenyo.
• Tiyaking pareho ang font at laki ng font sa buong saklawAng mga pagkakaiba sa format ay maaaring maging sanhi ng pagkalkula ng ilang row na may iba't ibang taas.
• I-disable ang mga opsyon sa nakasentrong patayong pagkakahanay Sa mga cell na may mahahabang teksto, gamitin ang top alignment upang hindi magdagdag ng dagdag na espasyo ang Excel sa ilalim ng nilalaman.

Kung nasubukan mo na ang manu-manong pagsasaayos ng taas ng hilera (sa pamamagitan ng pag-drag sa border), at iginigiit pa rin ng PDF ang pagdaragdag ng espasyo, sulit na suriin ang iyong mga setting sa pag-print at muling i-scale. Sa ilang mga kaso, "muling binibigyang-kahulugan" ng driver ng PDF printer ang taas ng hilera kapag sinusubukang i-fit ang nilalaman sa pahina , lalo na kung inutusan mo itong i-fit ang lahat sa iisang pahina.

Kapag ang layunin ay makakuha ng dokumento para sa mga family file, naka-print na ulat, o on-screen reading kung saan mahalaga ang estetika, sulit na gumugol ng ilang minuto sa pagsubok. Minsan, ang solusyon ay kinabibilangan ng kombinasyon ng mas maliit na font, mas mahigpit na margin, at pag-scale nang bahagya nang wala pang 100%, kasama ang pagpapabuti ng resolution ng PDF para hindi na kailangang pilitin ng driver ang nilalaman.

Pag-export sa PDF vs. pag-print: ano ang tunay na pagkakaiba?

Nag-aalok ang Excel ng ilang opsyon para sa paggawa ng PDF: I-export bilang PDF, I-save bilang PDF, at I-print gamit ang isang PDF printer tulad ng Microsoft Print to PDF o iba pang naka-install na tool. Bagama't dapat magkapareho ang mga resulta, sa pagsasagawa ay minsan ay nagkakaiba ang mga ito.

Ang opsyong I-export o I-save bilang PDF ay karaniwang gumagamit ng internal Excel engine na na-optimize upang mapanatili ang layout hangga't maaari. Karaniwang nirerespeto ng opsyong ito ang layout ng column, taas ng row, at mga page break na iyong tinukoy . Gayunpaman, kung mayroon kang anumang hindi pangkaraniwang scaling sa iyong mga setting ng pag-print, ang scaling na iyon ay ilalapat din sa export.

Gayunpaman, kapag ginamit mo ang File > Print at pumili ng PDF printer , ang Excel ay kumikilos na parang ipinapadala nito ang dokumento sa isang pisikal na printer. Binibigyang-kahulugan ng PDF printer driver ang impormasyon at kino-convert ito sa isang PDF file , na kung minsan ay nagreresulta sa mga pagkakaiba sa kung paano sinusukat ang mga taas, margin, o line spacing.

Kung hindi mo makuha ang ninanais na hitsura gamit ang Export, subukan ang Print, at vice versa. Mas maganda ang resulta ng pagkakahanay ng hilera at taas ng mga dokumento gamit ang Microsoft Print to PDF kaysa sa built-in na export ng Excel , lalo na sa mahahabang dokumento at hindi pangkaraniwang layout.

Sa iba't ibang bersyon ng Excel, maaaring magbago ang menu (halimbawa, I-export sa halip na I-save Bilang), ngunit pareho lang ang ideya: palaging piliin ang PDF bilang uri ng file o printer at suriin ang preview bago tanggapin . Kung may hindi maganda ang hitsura sa preview, hindi rin ito magiging maganda ang hitsura sa panghuling PDF.

Paano i-convert ang mga CSV file sa PDF nang hindi nawawalan ng kontrol sa format

Ibang usapan ang mga CSV file: hindi sila nag-iimbak ng formatting, tanging teksto lang na pinaghihiwalay ng mga kuwit o iba pang delimiter ang iniimbak nila. Kung susubukan mong direktang i-convert ang mga ito sa PDF nang hindi muna binubuksan sa isang angkop na programa, ang resulta ay isang listahan lamang ng plain text.

Ang pinaka-flexible na paraan para magamit ang mga CSV file bago i-convert ang mga ito sa PDF ay ang buksan ang mga ito sa Excel:

• Buksan ang CSV file sa Excelmula sa File > Open o sa pamamagitan ng pag-drag nito papunta sa window.
• Tiyaking ang mga separator (mga kuwit, tuldok-kuwit, mga tab) ay nabigyang-kahulugan nang tama.
• Ayusin ang lapad ng column, formatting ng numero, petsa, border, at estilo.
• I-configure ang sheet nang eksakto kung paano mo ito gustong makita sa PDF.
• Gamitin ang Save As o Export to PDF, tulad ng sa isang normal na XLSX file.

Sa ganitong paraan, maaari mong i-format ang CSV data tulad ng anumang Excel table bago ito i-convert sa PDF, tinitiyak na ang mga cell at pangkalahatang hitsura ay angkop para sa pag-print o pamamahagi.

Ang isa pang pagpipilian, na hindi gaanong flexible ngunit posible, ay ang paggamit ng Notepad o ibang text editor:

• Buksan ang CSV file sa Notepad o katulad na editor.
• Pumunta sa File > Print.
• Piliin ang “Microsoft Print to PDF” o ibang naka-install na PDF printer bilang iyong printer.
• I-print at piliin kung saan ise-save ang file.

Ang pamamaraang ito ay bumubuo ng isang PDF na may nilalaman na eksaktong katulad ng paglitaw nito sa text editor, nang walang mga talahanayan o pag-format ng cell. Maaari itong maging kapaki-pakinabang para sa mga simpleng listahan o para sa mabilis na paglikha ng isang kopya ng PDF , ngunit kung kailangan mo ng mga grid, border, o nakahanay na mga column, pinakamahusay na magsimula muna sa Excel.

Kung mapapansin mong bumubukas ang iyong mga CSV file bilang default bilang mga PDF sa halip na Excel, malamang na ito ay dahil ang mga file association ng Windows ay nakaturo sa isang PDF reader . Para baguhin ito, i-right-click lang ang file, piliin ang "Open with," pagkatapos ay "Choose another app," piliin ang Excel, at lagyan ng tsek ang kahon na "Always use this app."

Mga propesyonal na converter at online na tool para i-convert ang Excel sa PDF

Bukod sa mga katutubong function ng Excel, may mga programa at serbisyong nakatuon sa pagtatrabaho sa mga dokumentong PDF, kabilang ang mga XLSX to PDF converter. Isa sa mga pinakakaraniwang tool na nabanggit sa ganitong uri ng mga solusyon ay ang PDFelement , na available para sa Windows, macOS, ilang distribusyon ng Linux, at mga iOS device. Kung kailangan mong i-edit ang resultang PDF, maaari kang sumangguni sa mga gabay kung paano i-edit ang isang PDF nang libre nang hindi nag-iiwan ng mga watermark.

Ang mga converter na ito ay karaniwang nag-aalok ng ilang mga bentahe kumpara sa karaniwang pag-export:

• Mas mahusay na kontrol sa kalidad ng PDF, kompresyon ng imahe at pinal na laki ng file.
• Mga partikular na opsyon para sa pagpapanatili ng istruktura ng talahanayan at istilo ng cell, kung minsan ay mas mahusay na binibigyang-kahulugan kaysa sa direktang pag-iimprenta.
• Kakayahang mag-convert ng maraming XLSX file nang sabay-sabay sa PDF, na nakakatipid ng oras sa mga paulit-ulit na gawain.
• Susunod na edisyon ng PDF (magdagdag ng mga anotasyon, mag-mark up, pagsamahin sa iba pang mga PDF, atbp.).

Sa partikular na kaso ng PDFelement, maaari mong i-download ang desktop na bersyon o gamitin ang online na bersyon kung mas gusto mong huwag mag-install ng kahit ano. Ang online na bersyon ay kapaki-pakinabang kapag nagtatrabaho ka mula sa isang computer kung saan wala kang mga pahintulot sa pag-install o kapag kailangan mo lamang magsagawa ng paminsan-minsang mga conversion . I-upload lamang ang XLSX file, piliing i-convert sa PDF, at i-download ang resulta.

Siyempre, maraming iba pang mga online tool ng third-party na nangangakong magko-convert ng Excel sa PDF. Mainam na maging maingat sa mga dokumentong naglalaman ng sensitibong impormasyon , dahil ang pag-upload ng mga ito sa mga web service ay nangangailangan ng pagtitiwala kung paano pinangangasiwaan ang data na iyon. Para sa mga kumpidensyal na materyal o mga client file, maaaring mas mainam na gumamit ng mga lokal na naka-install na programa o serbisyo mula sa mga kilalang vendor.

Alinmang converter ang piliin mo, pareho lang ang prinsipyo: mas handa ang iyong dokumento sa Excel (layout ng pahina, taas ng hilera, margin, at page break), mas magiging tapat ang pangwakas na PDF . Hindi "inaayos" ng mga tool na ito ang isang mahinang disenyo; kino-convert lang nila ang kung ano ang mayroon ka na.

Mga karagdagang tip kapag ang PDF ay hindi sumusunod sa format ng Excel

May mga sitwasyon kung saan, kahit gaano mo pa i-adjust, hindi pa rin lumalabas ang gusto mong itsura ng PDF. Sa mga ganitong pagkakataon, mas mainam na subukan ang iba't ibang paraan at pagsamahin ang ilang solusyon hanggang sa mahanap mo ang pinakaangkop sa iyong dokumento.

Ang ilang mga praktikal na ideya ay:

• Pilitin ang mga manual page break Sa Excel (Page Layout > Breaks) para malinaw na ipahiwatig kung saan mo gustong magtapos ang bawat bloke, sa halip na hayaan ang Excel na kalkulahin ito nang mag-isa.
• Suriin ang timbangan sa 100% bago hawakan ang kahit anoKung hindi maganda ang performance ng PDF kapag nag-i-scale lang, subukan ang bahagyang kakaibang scale value (hal., 95% o 90%) para makita kung mas maayos ang performance nito.
• Subukan ang ibang PDF printer Kung marami kang naka-install; minsan ang problema ay hindi ang Excel, kundi ang virtual printer driver.
• Bawasan ang laki ng font nang isang yunit (halimbawa, mula 11 hanggang 10) sa mga problemang cell; ang kaunting pagbabago ay maaaring pumigil sa teksto na "pilitin" ang mga hindi inaasahang pagbabago sa taas sa PDF.
• Suriin ang mga opsyon sa pag-align at indentation sa mahahabang text cell, hindi pinapagana ang anumang sobrang espasyo bago o pagkatapos ng talata kung ang template ay nagmula sa ibang application.

Isa pang solusyon kapag tila napakahirap ng lahat ng iba pa ay ang hatiin ang impormasyon sa ilang mga sheet o mga Excel file . Sa halip na isang workbook na may 30 o higit pang mga pahina na puno ng napakahabang mga hilera, maaari kang bumuo ng ilang mas maliliit na PDF , bawat isa ay may ilang mga pahinang maayos ang format. Bagama't nangangailangan ito ng kaunting pamamahala ng file, ang huling resulta ay karaniwang kapansin-pansing mas mahusay.

Kung gumagamit ka ng mga dokumento para sa mga ikatlong partido, tulad ng mga file ng family history o mga propesyonal na ulat, makakatulong din ang pagsasagawa ng isang maliit na pisikal na pagsubok sa pag-print. Minsan ang PDF ay tila may masyadong maraming puting espasyo sa screen, ngunit ang resulta ng pag-print ay mas balanse . Ang pagsasaayos ng layout nang isinasaalang-alang ang pangunahing patutunguhan (print o display ng monitor) ay makakatulong sa iyong magpasya kung gaano kalaking "puting espasyo" sa paligid ng teksto ang katanggap-tanggap.

Sa huli, ang susi sa pag-convert ng mga Excel (XLSX) at CSV file sa PDF nang hindi nawawala ang mga cell o nakompromiso ang formatting ay nakasalalay sa pagsasama-sama ng mga tamang opsyon sa pag-export, mga setting ng pag-print, at, kung kinakailangan, isang propesyonal na converter. Sa pamamagitan ng pagbibigay-pansin sa taas ng row, mga margin, at preview ng pag-print, ganap na posible na makamit ang malinis, nababasa, at pare-pareho ang format ng mga PDF , kahit na sa mahahabang dokumento na may malawak na buod at maraming pahina.

Kaugnay na artikulo:

Alamin kung paano mag-print sa PDF o mag-save bilang PDF sa Microsoft Excel

Isaac

Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.