Paano i-compact at ayusin ang mga database ng Access

Mayroon ka bang Access database na bumabagal o nagbibigay sa iyo ng mga misteryosong mensahe ng error? Marahil ay nakatagpo ka ng mga isyu sa pagganap, lalong malalaking file, o kahit na, sa pinakamasamang kaso, mga sirang file na nagdudulot ng panganib sa iyong pinakamahalagang data. Huwag mag-panic! Microsoft Access may kasamang makapangyarihang mga tool upang maiwasan at malutas ang mga problemang ito.

Sa artikulong ito, ipinapaliwanag ko nang detalyado kung paano i-compact at ayusin ang iyong mga database ng Access, kung ano ang kaakibat ng bawat proseso, kung kailan gagamitin ang mga ito, at ang mga hakbang para gawin ito nang hindi nawawala ang anuman. Dagdag pa, tutulungan kitang matukoy kung oras na para sa MOT ng iyong sasakyan, kung ano ang gagawin kung lumitaw ang mga error, at kung paano maiwasan ang mga takot sa hinaharap. Anuman ang iyong antas, makikita mo ang impormasyon at mga tip dito. Trick na kailangan mong magkaroon ng iyong mga database up at tumatakbo tulad ng orasan.

Bakit mahalagang i-compact at ayusin ang mga database ng Access?

Ang regular na pagpapanatili ng Access ay mahalaga upang matiyak ang pagganap at integridad ng data. Hindi tulad ng ibang mga system, ang mga Access file (.accdb o .mdb) ay may posibilidad na mabilis na lumaki habang ginagamit namin ang mga ito, kahit na hindi kami nagdaragdag ng bagong data. Nangyayari ito dahil ang pag-save at pagtanggal ng impormasyon ay lumilikha ng walang laman na espasyo at pansamantalang mga bagay na hindi awtomatikong natatanggal. Bilang resulta, lumalaki ang file nang hindi kinakailangan, nagiging mabagal ang pag-access, at nagsisimulang lumitaw ang mga error at pag-crash.

Bukod pa rito, ang masinsinang paggamit at pag-edit ng maraming user ay maaaring masira ang file. Kapag ang isang database ay ibinahagi sa isang network at maraming tao ang nagtatrabaho dito nang sabay-sabay (lalo na kung ang mahabang text o memo field ay binago), tumataas ang mga pagkakataon ng katiwalian. Gayundin, ang mga pagkawala ng network, sapilitang pag-shutdown ng Access, mga virus, o mga error sa system ay maaaring magdulot ng katiwalian sa system. hardware maaaring makapinsala sa file, na may panganib na mawala ang mahalagang impormasyon.

Ano ang ibig sabihin ng compact at repair? Ito ay dalawang pantulong na proseso na inaalok ng Access upang panatilihing nasa mabuting kondisyon ang iyong database. Inaayos muli ng Compact ang panloob na espasyo ng file upang alisin ang basura at i-optimize ang laki nito, habang hinahanap at itinatama ng Repair ang mga error sa istruktura, pag-index, o sirang data.

Ano ang database compaction?

Ang pag-compact sa database ay nagsasangkot ng pag-optimize kung paano iniimbak ang data at mga panloob na bagay. Sa paggamit, ang Access ay nag-iiwan ng mga puwang sa tuwing magde-delete ka ng mga tala, mag-update ng impormasyon, o magbago ng disenyo ng mga talahanayan at form. Ang mga puwang na ito ay hindi awtomatikong napupunan, at ang file ay nagiging pira-piraso.

Kapag nagsiksik, I-access ang:

• Tanggalin ang mga hindi nagamit na espasyo, binabawasan ang laki ng file at pinapabilis ang pag-access.
• Muling ayusin ang mga panloob na bagay upang gawing mas mabilis ang lahatAng mga query, form, at talahanayan ay nagbubukas nang mas mabilis, at ang mga proseso ay tumatakbo nang mas mahusay.

Ang data ay hindi naka-compress gaya ng dati, ngunit ang puwang na ginamit ay na-optimize. Ang resulta ay isang mas maliit, mas malinis, at mas kaunting error-prone na file.

At ano ang ibig sabihin ng pag-aayos ng database?

Ang proseso ng pag-aayos ay naghahanap at nagwawasto ng mga error na nakakaapekto sa istraktura o integridad ng data. Ito ay lalong kapaki-pakinabang kung nakakatanggap ka ng mga mensahe ng error kapag binubuksan ang database, kung hindi gumagana nang tama ang mga bagay, o kung pinaghihinalaan mo ang katiwalian dahil sa pagkawala ng kuryente, pagkabigo sa network, o mga katulad na isyu.

Maaaring mag-ayos:

• Ayusin ang mga nasirang index o sirang talahanayan na nagdudulot ng mga problema kapag nag-a-access ng impormasyon.
• I-recover ang mga naulila o maling natanggal na mga bagay.
• Pag-iwas sa pagpapalaganap ng mga pagkakamali at bawasan ang panganib ng pagkawala ng mahalagang data.

Ang parehong mga proseso ay maaaring tumakbo nang magkasama, dahil ang Access ay isinasama ang mga ito sa isang solong function. "Compact at repair database".

Mga pangunahing dahilan para mag-compact at mag-repair sa Access

Maaaring lumaki at masira ang mga access file para sa iba't ibang dahilan, at ang regular na pagpapanatili ay ang pinakamahusay na pag-iwas.

• Ang file ay tumataas sa laki sa paggamit: Ang bawat pagtanggal o pag-edit ay nag-iiwan ng panloob na "basura" na hindi awtomatikong nade-delete. Sa paglipas ng panahon, ang file ay nagiging bloated, nagpapabagal sa lahat, at maaaring magdulot ng mga error.
• Sabay-sabay na pag-access o biglaang pagsasara: Kapag maraming user ang nagbabago ng data nang sabay-sabay, lalo na sa isang network, o kapag nangyari ang mga hindi inaasahang pag-shutdown, tumataas ang posibilidad ng pagkasira ng file.
• Mga Patlang ng Memo (mahabang teksto): Lalo silang masusugatan kung maaantala ang mga pagbabago. Napakakaraniwan, halimbawa, ang mawalan ng impormasyon kung nabigo ang network habang may nag-e-edit sa mga field na iyon.
• Mga pagkabigo sa hardware at mga virus: Mga malfunction ng disk, masamang sektor o malware maaaring maging sanhi ng database na maging hindi nababasa.

Ang compact at repair ay hindi lamang nagpapababa ng laki, ngunit nakakatulong din na panatilihing buo ang istraktura at mabawi ang data hangga't maaari.

Kailan mo dapat i-compact at ayusin ang isang Access database?

Mayroong ilang malinaw na mga palatandaan na oras na upang magsagawa ng pagpapanatili:

• Nabawasan ang pagganap: Kung ang mga query ay tumatagal ng mahabang panahon, ang mga bagay ay mabagal na nagbubukas, o ang file ay mas matagal kaysa sa karaniwan upang ma-load.
• Mga karaniwang error o mensahe ng babala kapag binubuksan o nagtatrabaho sa database.
• Hindi makatarungang pagtaas sa laki ng file, kahit na walang naidagdag na bagong data.
• Kahirapan sa pag-access ng mga partikular na talahanayan, form, o talaan.

Sa anumang kaso, Inirerekomenda na i-compact at ayusin nang regular, lalo na pagkatapos ng malalaking pag-import, maraming pagtatapon, o kapag may nangyaring hindi inaasahang pagsasara.

Paghahanda bago ang compaction at repair: mga pangunahing hakbang

Bago ka magsimulang mag-compact at mag-repair, sundin ang mga tip na ito para mabawasan ang mga panganib:

• Palaging gumawa ng na-update na backup ng databaseSa ganitong paraan, maaari mong ibalik ang iyong impormasyon kung may anumang mga problema na nangyari sa panahon ng proseso.
• Tiyaking walang ibang user ang nakabukas ang database.Kailangan mo ng eksklusibong access, lalo na kung networking ka.
• Tingnan kung mayroon kang mga kinakailangang pahintulot upang baguhin ang mga file sa folder kung saan matatagpuan ang database. Kung mayroon kang anumang mga tanong, kumonsulta sa iyong administrator.
• Kung gumagamit ka ng Access sa multi-user mode, abisuhan ang iba na isara ang database bago magpatuloy..

Ang paggamit ng mga backup ay ang pinakamahusay na depensa laban sa aksidenteng pagkawala. Maaari mong i-back up ang mga ito nang manu-mano (sa pamamagitan ng pag-save ng .accdb o .mdb file sa ibang lokasyon) o sa pamamagitan ng paggamit ng mga awtomatikong tool na kasama sa Access.

Paano i-compact at ayusin ang isang Access database?

Mayroong dalawang pangunahing paraan upang maisagawa ang proseso, depende sa kung mayroon kang nakabukas na database o hindi:

Manu-manong i-compact at ayusin nang sarado ang database

• Buksan ang Access, ngunit hindi ang database na gusto mong ayusin.
• Sa menu na "File", piliin ang "Impormasyon" at piliin ang opsyon "Compact at repair database".
• I-access ang dialog box, piliin ang .accdb o .mdb file, at i-click ang OK.
• Awtomatikong tatakbo ang proseso. Depende sa laki, maaaring tumagal ito mula sa ilang segundo hanggang ilang minuto.

Compact at repair sa database bukas

• Buksan ang database nang normal sa Access.
• I-click ang "File" > "Compact and Repair Database." Tatakbo ang Access sa mga panloob na proseso nito sa aktibong file.

Awtomatikong compaction kapag isinasara ang database

• Buksan ang database na gusto mong awtomatikong i-compact.
• Pumunta sa "File" > "Mga Opsyon" > "Kasalukuyang Database".
• Lagyan ng tsek ang kahon Compact sa malapit at tanggapin ang mga pagbabago. Sa ganitong paraan, sa tuwing isasara mo ang database na iyon, awtomatikong lilinisin at ino-optimize ng Access ang file.

Mahalagang talaSa mga multi-user na kapaligiran, paganahin ang awtomatikong compaction kung alam mong hindi ito makakaabala sa gawain ng iba, dahil pansamantalang hindi naa-access ang database sa panahon ng proseso.

Kaugnay na artikulo:

Kumpletong gabay sa pag-troubleshoot ng mga error sa pag-format at pagkasira ng database sa Access

Mga karagdagang tool at pag-troubleshoot

Bilang karagdagan sa karaniwang Access system, may mga karagdagang kagamitan na maaaring makatulong sa mga kaso ng malubhang katiwalian:

• JetComp: Isang libreng tool mula sa Microsoft upang ayusin at i-compact ang mga .mdb na file sa labas ng pangunahing programa. Napaka-kapaki-pakinabang kung hindi mabuksan ng Access ang nasirang file.
• Mag-import ng data sa isang bagong databaseKung hindi ma-recover ang orihinal na file, gumawa ng blangkong database at gamitin ang opsyong "Import" mula sa menu na "External Data" upang mag-import ng mga talahanayan, query, at form mula sa nasirang file.
• Mga tool sa ikatlong partidoMay mga programa tulad ng Stellar Repair for Access o mga serbisyo sa cloud tulad ng OfficeRecovery.com na maaaring subukang ayusin ang mga malubhang sirang file kapag nabigo ang mga tradisyonal na pamamaraan.

Para sa mga advanced na user, inirerekomenda rin ito i-decompile ang mga module ng VBA Access mula sa online comandos, sa gayon ay inaalis ang maling pinagsama-samang code na maaaring magdulot ng katiwalian.

Mga karaniwang error at kung paano ayusin ang mga ito

Sa panahon ng pagkumpuni o compaction maaari kang makatagpo ng mga babalang ito:

• "Ginagamit ang database": Pinapanatiling bukas ng ilang user o serbisyo ang database. Isara ang lahat ng mga program na maaaring nag-a-access sa file.
• "Hindi mabubuksan ang database.": Maaaring masira nang husto ang file. Subukang magpasok ng eksklusibong mode, o i-import ang mga bagay sa isang bagong file.
• "Hindi sapat na disk": Magbakante ng ilang espasyo sa drive bago subukang muli ang proseso.
• "Tinanggihan ang pahintulot": I-verify na mayroon kang mga karapatan sa pagsulat at ang file ay hindi protektado o read-only.

Kung bahagyang nag-aayos lang ang Access, magpapakita ito sa iyo ng talahanayan na tinatawag na “MSysCompactErrors.” Inililista ng talahanayang ito ang mga bagay na hindi mabawi. Maaari mong subukang i-import muli ang mga ito mula sa isang backup.

Pag-iwas: Paano maiwasan ang katiwalian at pagkawala ng data sa Access

Ang pinakamahusay na paraan upang maiwasan ang mga hindi kasiya-siyang sorpresa ay ang pagiging maagap at ilapat ang mga rekomendasyong ito:

• Gumawa ng pang-araw-araw na pag-backup ng iyong mga database sa magkahiwalay na lokasyon.
• I-enable lang ang awtomatikong compaction kung hindi ito makakaapekto sa networking ng ibang mga user.
• Pana-panahong i-defragment ang mga disk na nag-iimbak ng malalaking file.
• Hatiin ang database sa "frontend" (mga form, ulat) at "backend" (mga talahanayan), lalo na sa mga multi-user na kapaligiran.
• Huwag pilitin na isara ang Access. Palaging gamitin ang mga normal na pamamaraan upang lumabas sa aplikasyon.
• Gumamit ng maaasahang hardware at regular na subaybayan ang integridad ng hard drive..
• Iwasang magbukas ng mga database ng Access na may mga di-katutubong programa, na maaaring makapinsala sa format ng file.
• Regular na i-update ang Access at Windows upang itama ang mga posibleng kahinaan.

Mga solusyon sa mga partikular na problema: mga database ng network at pag-cache

Sa ilang mga sitwasyon, tulad ng paggamit ng Access sa mga server ng network o sa mga naka-cache na file, maaari kang makatagpo ng mga espesyal na error:

• Error sa pag-compact sa mga offline na fileKung ang database ay nasa isang folder na na-configure upang tumakbo sa offline na cache mode at ang network ay madidiskonekta, maaaring mabigo ang pag-compact sa file. I-clear ang cache ng offline na file at i-restart ang iyong computer bago subukang muli.
• Mga isyu sa pahintulot sa mga nakabahaging folder: Tiyaking ang folder kung saan matatagpuan ang database ay nagbibigay-daan sa pagsulat at pagbabago.

Ang pagbibigay pansin sa kalusugan ng iyong mga database ng Access ay makakapagtipid sa iyo ng maraming sakit ng ulo. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga tip na ito, pagpapanatili ng ugali ng paggawa ng mga backup, at regular na paglalapat ng proseso ng compaction at repair, palagi mong magiging ligtas at handa ang iyong data para sa anumang kailangan mo. At kung may anumang mga error o kakaibang mensahe na lumitaw, malalaman mo kung saan magsisimulang ayusin ang mga ito.

Isaac

Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.