Paano i-automate ang mga gawain sa Office gamit ang Copilot sa Microsoft 365

La Awtomasyon ng mga gawain sa opisina gamit ang Copilot Isa na ito sa mga pinakamalakas na pagbabago sa kung paano tayo nagtatrabaho sa opisina. Hindi na lamang tayo nagsasalita tungkol sa mga macro o mga patakaran sa email, kundi tungkol sa isang AI assistant na may kakayahang umunawa sa iyong sinasabi sa natural na wika at gawing totoong mga daloy ng trabaho ito.

Sa kontekstong ito, Microsoft 365 Copilot at Power Automate Bumubuo sila ng isang kahanga-hangang pangkat: ang isa ay tumutulong sa iyo sa Word, Excel, Outlook, PowerPoint, o Teams; ang isa naman ay binabago ang mga instruksyon tungo sa mga awtomatikong proseso na awtomatikong tumatakbo sa cloud o sa iyong desktop. Idagdag pa riyan ang mga responsableng kasanayan sa AI, seguridad ng data, at mga low-code platform, at mayroon ka nang isang senaryo na handa para sa pag-maximize ng produktibidad.

Ang kinabukasan ng automation gamit ang AI at Copilot

Ang kumbinasyon ng artipisyal na katalinuhan, automation, at low-code Binabago nito ang kahulugan kung paano gumagana ang mga kumpanya. Ang mga kagamitan ngayon ay hindi na basta sumusunod lamang sa isang nakapirming script: natututo ang mga ito mula sa datos, nakakakita ng mga pattern, at umaangkop sa nagbabagong konteksto upang mapanatiling maayos ang mga proseso kahit na may hindi inaasahang mangyari.

Salamat sa Isinama ang AI sa mga platform tulad ng Power AutomateAng mga workflow ay maaaring higit pa sa mga karaniwang paulit-ulit na gawain. Pinag-uusapan natin ang mga ahente na may kakayahang i-coordinate ang mga aksyon sa pagitan ng mga sistema, gumawa ng mga desisyon sa real-time, at i-optimize ang mga proseso mula simula hanggang katapusan, nang hindi mo kinakailangang magsulat ng kahit isang linya ng code.

Ang pag-unlad na ito ay naaayon sa kalakaran ng hyperautomationGumamit ng AI, RPA, process mining, at mga low-code tool upang i-automate hangga't maaari sa loob ng isang organisasyon. Ang resulta ay mas mabilis na tulin ng inobasyon, mas maaasahang mga proseso, at ang kakayahang lumawak nang hindi tumataas ang mga gastos.

Bilang karagdagan, ang low-code at walang code na mga platform Ginagawa nilang demokrasya ang automation: sinumang may kaalaman sa negosyo ay maaaring magdisenyo ng mga daloy ng trabaho sa pamamagitan ng pag-drag at pag-drop ng mga bahagi, gamit ang mga template at Copilot upang ilarawan ang kanilang mga layunin sa natural na wika. Ang IT team ay hindi na isang bottleneck at maaaring tumuon sa pamamahala, seguridad, at mga advanced na use case.

Ang isa pang mahalagang elemento ay ang mga kagamitan ng proseso ng pagmimina at gawain ng pagmiminaSinusuri ng mga solusyong ito kung paano aktwal na isinasagawa ang trabaho sa loob ng kumpanya. Ipinapakita nito kung saan nababara ang mga daloy ng trabaho, kung aling mga gawain ang mainam na kandidato para sa automation, at nagbibigay-daan sa iyong sukatin ang tunay na epekto ng automation gamit ang parehong quantitative at qualitative na datos.

Copilot sa Power Automate: pag-automate ng mga proseso gamit ang natural na wika

Ang Power Automate ay naging gulugod ng Awtomasyon sa ekosistema ng MicrosoftAt dinadala ito ng Copilot sa susunod na antas. Sa halip na bumuo ng sunud-sunod na daloy mula sa simula, maaari mong ipaliwanag sa Copilot sa natural na wika kung ano ang gusto mo at hayaan itong magmungkahi ng pangunahing istruktura.

Sa mga daloy ng ulapBinibigyang-daan ka ng Copilot na ilarawan ang iyong use case gamit ang ilang parirala o mensahe, halimbawa: “Kapag nakatanggap ako ng email na may attachment sa Outlook, ise-save ko ang file sa OneDrive, idadagdag ang entry sa isang listahan ng SharePoint, at abisuhan ako sa pamamagitan ng Teams.” Batay sa paglalarawang ito, bubuo ang Copilot ng workflow na may mga trigger, aksyon, at koneksyon na handa para sa iyo upang pinuhin ang mga detalye.

Sa larangan ng Proseso ng PagmiminaAng Copilot ay nakikialam sa dalawang punto: habang kumukuha ng datos, ginagabayan ka sa iba't ibang yugto upang ikonekta ang mga sistema at pinagmumulan, at sa kasunod na pagsusuri, kung saan ibubuod nito ang mga natuklasan, tinutukoy ang mga hadlang at nagmumungkahi ng mga lugar na madaling kapitan ng automation, lahat ay ipinaliwanag sa natural na wika at sinasamahan ng numerical data.

Los mga daloy ng trabaho sa desktop Nakikinabang din sila sa Copilot. Maaari nitong suriin kung paano ka nakikipag-ugnayan sa mga lumang application, tulungan kang lumikha ng mga daloy ng trabaho upang i-automate ang mga manu-manong gawain sa iyong PC, magmungkahi ng mga pag-aayos kapag may nagkamali, at sagutin ang mga partikular na tanong tungkol sa produkto, na binabawasan ang alitan na tipikal ng mga lokal na automation.

Sa wakas, ang sentro ng automation Isinasama nito ang Copilot upang mapadali ang buhay para sa mga developer, business analyst, at mga high-performing team. Mula sa isang conversational interface, maaari mong tingnan ang mga nakaraang pagpapatakbo, performance ng job queue, mga karaniwang error, o mga detalye ng kapasidad nang hindi kinakailangang mag-navigate sa maraming screen at filter.

Tungkol sa pag-activate, ang Copilot sa Power Automate ay nakadepende sa Availability ng GPU at mga setting ng rehiyonSa mga rehiyon na may mga GPU (tulad ng UK, Australia, US, o India), kadalasan itong pinapagana bilang default, at tanging isang administrator lamang, sa pamamagitan ng suporta at mga script ng PowerShell, ang maaaring mag-disable nito sa antas ng tenant. Sa mga rehiyon na walang mga GPU, ang pagpapagana nito ay nangangailangan ng pagpayag sa pagbabahagi ng data sa pagitan ng mga heograpikong sona, isang desisyon na pinamamahalaan din mula sa admin center ng Power Platform.

Ano ang Microsoft 365 Copilot at paano ito maisasama sa Office?

Ang Microsoft 365 Copilot ay, sa esensya, isang katulong sa produktibidad batay sa generative AI Ito ay natural na isinasama sa mga application ng Microsoft 365. Hindi ito gumagana bilang isang standalone na app, kundi bilang isang intelligent layer na lumalabas sa Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, at iba pang mga tool.

Ang ideya ay iyon Makikipagtulungan sa iyo ang CopilotTinutulungan ka nitong magsulat ng mga dokumento, mag-analisa ng mga spreadsheet, pamahalaan ang email, maghanda ng mga presentasyon, o ibuod ang mga pagpupulong, nang hindi ka inaalis sa application na iyong ginagamit. Nakatuon ka sa paghatol at mga desisyon; ang Copilot ang bahala sa mga mekanikal at paulit-ulit na gawain.

Ang kalakasan nito ay nakasalalay sa katotohanang pinagsasama nito ang mga modelo ng susunod na henerasyong generative AI gamit ang konteksto ng iyong kapaligirang Microsoft 365 (Graph, mga file, email, mga pulong, mga chat, at, sa ilang mga plano, konektadong panlabas na data). Pinapayagan nito itong magmungkahi ng mga kaugnay na nilalaman, hindi lamang batay sa web, kundi pati na rin sa panloob na impormasyon ng iyong organisasyon.

Sa praktikal na antas, ang Copilot ay isinasama sa mga pangunahing aplikasyon: sa Salita, bumubuo, muling nagsusulat at nag-o-optimize ng mga dokumento; sa MangunaSinusuri nito ang datos at lumilikha ng mga formula, pivot table, at mga tsart; sa Tanawan, nagbabalangkas at nagbubuod ng mga email at tumutulong sa pag-iiskedyul; sa PowerPoint, bumubuo ng mga presentasyon mula sa mga teksto o file; at sa TeamsBinubuod nito ang mga pagpupulong, kinukuha ang mga gawain, at pinapabuti ang kolaborasyon.

Bukod pa rito, hindi lamang basta nagsasagawa ng mga nakahiwalay na utos ang Copilot, kundi Matuto mula sa iyong istilo ng trabahoInaayos nito ang tono, nagbibigay ng mga mungkahi, at nagbibigay-daan sa iyong i-automate ang mas malalaking daloy ng trabaho, tulad ng mga pagkakasunud-sunod ng email, mga paulit-ulit na ulat, o mga pana-panahong buod, na makabuluhang binabawasan ang manu-manong trabaho.

Mga opsyon sa Copilot para sa mga SME at negosyo: Chat, Business, at Microsoft 365 Copilot

Sa loob ng mundo ng Microsoft, may ilang paraan upang I-access ang Copilot depende sa uri ng iyong subscription at ang laki ng organisasyon. Mahalagang makilala ang mga ito upang malaman kung ano ang magagawa mo sa bawat isa.

Sa isang banda ay Copilot ChatMaa-access ito sa pamamagitan ng web at limitado rin ang kakayahang maisama sa mga application tulad ng Word, Excel, PowerPoint, OneNote, at Outlook. Magagamit ito ng mga user na may katugmang lisensya ng Microsoft 365 nang walang karagdagang bayad bilang entry point sa AI, bagama't may mga paghihigpit, tulad ng awtomatikong pag-access sa data ng trabaho maliban kung tahasang ibinigay.

Para sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo, nag-aalok ang Microsoft Negosyo ng Kopilot ng Microsoft 365Magagamit para sa mga subscription sa Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium, o Enterprise Apps). Kasama sa planong ito ang lahat ng iniaalok ng Copilot Chat at nagdaragdag ng ligtas na access sa data ng trabaho sa Teams, Outlook, Word, PowerPoint, at Excel, pangunahing integrasyon ng Graph, paglikha at paggamit ng ahente gamit ang Copilot Studio, Work IQ, mga kakayahan sa pag-upload ng file, interpretasyon ng code at pagbuo ng imahe, pati na rin ang seguridad at pagsunod sa antas ng enterprise, na may limitasyong hanggang 300 user.

Bukod dito, Microsoft 365 Copilot para sa negosyo Nagbubukas ito ng mas malawak na hanay ng mga plano ng Microsoft 365, pinapanatili ang mga kakayahan ng Negosyo ngunit nagdaragdag ng nasusukat na sentralisadong administrasyon, mga advanced na kontrol sa pagsunod, malalim na integrasyon sa Graph at iba pang mga serbisyo ng Microsoft tulad ng Viva o Purview, lahat nang walang mga limitasyon sa gumagamit, na idinisenyo para sa malalaking organisasyon.

Sa lahat ng kaso, ang layunin ay pareho: I-automate ang mga nakagawiang gawain at libreng oras para sa mga aktibidad na mas may halaga, na nagpapahintulot sa mga profile ng negosyo, teknikal, at pamamahala na umasa sa AI sa kanilang pang-araw-araw na gawain nang hindi kinakailangang magpalit ng mga kagamitan.

I-automate ang mga gawain sa Opisina gamit ang Copilot araw-araw

Isa sa mga pinakahalatang paraan para masulit ang Copilot ay sa pamamahala ng email sa OutlookIsa ito sa mga pinakamatagal na gawain sa araw. Maaari mo itong hilingin na tingnan ang iyong inbox, i-highlight ang pinakamahalagang mensahe ng araw o sa loob ng isang partikular na takdang panahon, at magmungkahi ng pinakamainam na pagkakasunud-sunod ng pagtugon.

Bilang karagdagan, maaari ang Copilot magsulat ng mga email para sa iyoSabihin lang sa kanya kung para kanino ito, kung ano ang gusto mong sabihin, at ang tono (mas pormal, impormal, neutral, atbp.). Gagawa siya ng draft na maaari mong repasuhin, baguhin, at aprubahan anumang oras bago ipadala, habang pinapanatili ang iyong personal na istilo nang hindi kinakailangang isulat ang lahat nang mano-mano.

En TeamsTunay na nangunguna ang Copilot sa mga pagpupulong. Maaari itong bumuo ng mga buod ng mga pangunahing puntong tinalakay, mga desisyong nagawa, at mga nakabinbing isyu, pati na rin ang isang listahan ng mga gawain na nauugnay sa mga partikular na indibidwal. Kung kinakailangan, maaari itong lumikha ng isang kumpletong transcript ng pagpupulong para sa pagsusuri sa ibang pagkakataon.

Maaari mo ring gamitin ang Copilot para sa maghanda para sa mga susunod na pagpupulongIpaliwanag lamang ang mga paksang tatalakayin, ang oras na magagamit, at ang uri ng resulta na iyong hinahanap, at magmumungkahi sila ng balangkas ng adyenda, mga puntong tatalakayin, at mga posibleng suportang materyales, tulad ng isang pangunahing presentasyon o isang dokumento ng talakayan.

Isa pang napakalakas na gamit ay ang mga paunang natukoy at na-customize na ahenteNag-aalok ang Microsoft ng mga ahente tulad ng Researcher, na pinagsasama ang malalimang mga modelo ng pananaliksik ng OpenAI sa konteksto ng Microsoft 365 at panlabas na data sa pamamagitan ng mga konektor (tulad ng Salesforce o ServiceNow), o Analyst, na nagbabago ng data sa visual na impormasyon at nagpapatakbo ng Python nang real time para sa advanced na pagsusuri. Batay sa pundasyong ito, maaari kang lumikha ng iyong sariling mga ahente para sa mga partikular na sitwasyon, tulad ng pagsusuri sa iyong email mula sa huling 24 na oras bawat araw at pagpapadala sa iyong sarili ng buod ng mga pinaka-kaugnay na mensahe sa isang partikular na oras.

Copilot sa Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote at marami pang iba

Ang tunay na halaga ng Copilot ay makikita kapag Ginagamit mo ito sa lahat ng Office appHalimbawa, sa Word, maaari mo itong hilingin na magsulat ng ulat mula sa simula tungkol sa epekto ng teleworking sa produktibidad, i-convert ang isang impormal na teksto sa isang mas propesyonal na bersyon, bumuo ng mga custom na template para sa mga panukala o kontrata, o maglapat ng pare-parehong istilo ng korporasyon sa isang mahabang dokumento.

Sa Excel, lubos na pinapasimple ng Copilot ang pagtatasa ng dataKinikilala nito ang mga pattern, bumubuo ng mga buod ng benta, nagmumungkahi ng mga kumplikadong formula na nagpapaliwanag kung ano ang ginagawa ng mga ito, lumilikha ng mga dynamic na tsart mula sa mga talahanayan nang hindi mo na kailangang tandaan ang mga menu, at nililinis ang data sa pamamagitan ng pag-alis ng mga duplicate o muling pagsasaayos ng impormasyon ayon sa pamantayang iyong tinukoy sa natural na wika.

Nagiging mas madali ang PowerPoint kapag masasabi mo sa Copilot na Gumawa ng presentasyon mula sa isang ulat sa Word o mula sa isang listahan ng mga ideya, na nagbubuod ng isang mahabang dokumento sa ilang slide, na muling nag-aayos ng nilalaman sa mga lohikal na seksyon, o na nagpapabuti sa biswal na disenyo sa pamamagitan ng pagmumungkahi ng mga modernong scheme ng kulay at mas kaakit-akit na mga transisyon.

Sa Outlook, gaya ng nabanggit na natin, hindi lamang binubuo at binubuod ng Copilot ang mga email, kundi pati na rin Ayusin ang iyong inbox ayon sa prayoridadNagmumungkahi ito ng mabibilis na sagot, nag-iiskedyul ng mga follow-up, at tumutulong na mahanap ang pinakamagandang oras para sa isang meeting batay sa iyong iskedyul at sa iskedyul ng iyong mga kasamahan.

Sa Mga Koponan, ang Copilot ay gumaganap bilang isang katulong sa pagpupulong at kolaborasyon Ito ay awtomatikong bumubuo ng mga tala, kumukuha ng mga kasunduan at hindi pagkakasundo, nagmumungkahi ng mga karagdagang tanong, at sumasama sa chat at pagbabahagi ng file. Bagama't maaari itong magkamali o "magnilay-nilay" sa ilang mga buod, ang tungkulin nito ay bilang isang mahusay na katulong na ang output ay palagi mong sinusuri bago gumawa ng mga desisyon.

Hindi rin natin dapat kalimutan ang integrasyon nito sa OneNote at Whiteboardkung saan nakakatulong ito sa pagbubuo ng mga tala, pagbubuod ng mga sesyon ng brainstorming, pagmumungkahi ng mga ideya kapag ikaw ay nahihirapan, at gawing mas malinaw na balangkas ang mga makalat na tala. At, sa mas pangkalahatang antas, ang Copilot Chat ay nagsisilbing isang punto ng pakikipag-ugnayan para sa lahat ng bagay mula sa mga tanong tungkol sa mga advanced na function ng Word o Excel hanggang sa mga rekomendasyon para sa pag-oorganisa ng isang kumplikadong proyekto.

Mga benepisyo, kinakailangan, at pinakamahusay na kasanayan kapag gumagamit ng Copilot

Ang pinakamahalagang benepisyo ng pakikipagtulungan sa Copilot ay ang pagtitipid ng oras sa mga paulit-ulit na gawainAng pagbuo ng isang pangunahing ulat sa Word, paggawa ng buod ng benta sa Excel, o paghahanda ng isang follow-up na presentasyon sa PowerPoint ay maaaring tumagal nang ilang oras hanggang minuto, na nagbibigay-daan sa iyong magtuon sa pag-iisip tungkol sa kung ano ang gusto mong sabihin, hindi sa pagbibigay nito ng teknikal na anyo.

Bukod sa pagtitipid ng oras, nakakatulong din ang AI sa kapansin-pansing pagpapabuti sa katumpakanBinabawasan nito ang mga pagkakamali sa mga pormula, nagmumungkahi ng mas malinaw at mas magkakaugnay na mga salita, nakakatulong na maiwasan ang mga pagkukulang sa mga buod ng pulong, at pinapanatili ang isang mas magkakatulad na pamantayan ng kalidad sa mga dokumentong ibinabahagi sa loob ng organisasyon.

Sa pangkalahatang produktibidad, binibigyang-daan ng Copilot ang mga koponan makagawa ng mas mahusay at mas mabilis na mga desisyon, na may kaalaman.May handa nang mga buod, biswalisasyon, at pagsusuri nang hindi laging nangangailangan ng interbensyon ng isang taong eksperto sa disenyo ng datos o presentasyon.

Para makapagsimula nang maayos, mahalagang matugunan ang ilang mga kinakailangan. minimum na mga kinakailangan: may aktibong tugmang subscription sa Microsoft 365 (E3, E5, Business Standard, Business Premium, atbp.), may karagdagang lisensya ng Microsoft 365 Copilot o Copilot Pro para sa mga indibidwal na user, may matatag na koneksyon sa internet at tiyaking pinapagana ng administrator ang serbisyo at naiko-configure nang naaangkop ang mga pahintulot at privacy.

Tungkol sa mga pinakamahusay na kasanayan, ipinapayong bumuo ng malinaw at tiyak na mga tagubilin Nakakatulong ang Copilot na hatiin ang mga kumplikadong gawain sa mga bahaging mapapamahalaan, palaging suriin ang mga resultang nabuo ng AI bago ibahagi ang mga ito, at panatilihing napapanahon ang mga aplikasyon at operating system ng Microsoft 365. Bukod pa rito, ang pamumuhunan sa internal na pagsasanay ay lubos na nakakatulong upang malampasan ang paunang kurba ng pagkatuto.

Responsableng AI, privacy, at mga limitasyon ng Copilot

Ang malawakang pag-aampon ng Copilot at iba pang mga solusyon sa AI ay pumipilit sa mga organisasyon na gawin ang etika at proteksyon ng datosAng responsableng AI ay nakabatay sa mga prinsipyong tulad ng transparency, fairness, reliability, security, inclusion, at accountability, at ipinaliwanag ng Microsoft ang kanilang diskarte nang eksakto sa mga haliging ito.

Sa pagsasagawa, ito ay nagsasangkot magdisenyo ng mga sistemang madaling maunawaan at maaring pakingganHindi dapat palitan ng mga sistemang ito ang paghatol ng tao kundi sa halip ay palakasin ito, na binabawasan ang mga pagkiling at nililimitahan ang epekto ng automation sa mga sensitibong lugar. Ang pangangasiwa ng tao ay nananatiling mandatory, lalo na kapag ang mga desisyon ay nakakaapekto sa mga tao, sahod, kalusugan, privacy, o pagsunod sa mga regulasyon.

Ang privacy ng datos ay isa pang pangunahing haligi: Ang mga sistema ng AI ay gumagana lamang nang maayos kung mayroon silang access sa malalaking dami ng impormasyon, ngunit Ang impormasyong iyon ay dapat protektahan mula sa simula hanggang sa katapusan.Ipinahihiwatig nito ang mahusay na pagtukoy ng mga kontrol sa pag-access, pag-encrypt, mahusay na mga kasanayan sa pamamahala ng datos, at pagsunod sa mga regulasyon tulad ng GDPR sa Europa o mga regulasyong partikular sa sektor.

Upang mabawasan ang mga panganib, inirerekomenda na gamitin ang representatibo at de-kalidad na datos Sa panahon ng pagsasanay at pagpapatakbo ng mga modelo, magdisenyo nang malinaw upang maunawaan ng lahat kung paano ginagawa ang mga desisyon, mapanatili ang pangangasiwa ng tao sa mga awtomatikong prosesong may mataas na epekto, protektahan ang data sa buong lifecycle nito, at manatiling napapanahon sa mga pag-unlad ng regulasyon upang iakma ang mga patakaran at configuration.

Kasabay nito, dapat nating maunawaan ang kasalukuyang mga limitasyon ng CopilotMaaari itong magkamali, lalo na sa mga kumplikadong kalkulasyon ng Excel o mga malabong buod; ang pagiging maaasahan nito ay nakasalalay sa kalidad at organisasyon ng panloob na data, at ang ilang mga gumagamit ay maaaring mabagal magtiwala sa mga mungkahi nito. Mayroon ding mga praktikal na isyu, tulad ng pagkonsumo ng mapagkukunan, kahirapan sa pag-disable nito sa ilang mga senaryo, at mga alalahanin tungkol sa pinaghihinalaang seguridad.

Kung tutuusin, isang napaka-may kakayahan ngunit hindi naman nagkakamaling katulong, si Copilot nagpapalakas ng kapasidad ng kagamitan sa halip na palitan ang mga ito, at ang halaga nito ay dumarami kapag isinama sa isang mahusay na diskarte sa datos, malinaw na mga tuntunin sa paggamit, at isang kulturang nakikita ang AI bilang suporta, hindi bilang isang banta.

Ang buong ecosystem na ito ng Copilot, Power Automate, responsableng AI, low-code, at mga productivity tool sa Microsoft 365 ay lumilikha ng isang senaryo kung saan ang pag-automate ng mga gawain sa Office ay hindi na limitado sa mga teknikal na profile kundi nasa kamay na ngayon ng sinumang propesyonal, na nagbibigay-daan sa bawat organisasyon na isaayos ang antas ng automation sa sarili nitong bilis at mas mahusay na magamit ang oras at talento ng mga koponan nito.