Paano gumawa ng Access database na nag-iimbak ng mga path o attachment

Naisip mo na ba kung paano ayusin ang mga dokumento, larawan, o file na direktang naka-link mula sa isang database nang walang abala sa pagsulat ng code? Microsoft Access Ito ay isa sa pinakamakapangyarihan at simpleng mga opsyon para sa pag-iimbak at pamamahala ng mga attachment o mga landas ng dokumento, na nagbibigay-daan sa iyong isentro ang lahat ng impormasyon nang mahusay.

Sa artikulong ito ipinapaliwanag ko sa iyo sa isang malinaw at natural na paraan Paano gumawa ng database sa Access na nag-iimbak ng mga path o attachment, ang mga bentahe nito, ang pinakamahalagang hakbang, at ang mga teknikal na detalye na dapat mong malaman upang matiyak na ang pamamahala ng iyong dokumento ay matatag, mabilis, at madaling mapanatili. Maghanda upang matuklasan ang lahat ng kailangan mong malaman, mula sa pinakapangunahing mga konsepto hanggang sa mga advanced na feature, pagsasama ng pinakamahusay na mga pamamaraan at praktikal na tip.

Ano ang isang database sa Access at para saan ito ginagamit?

isang database sa Access Ito ay isang sistema na nag-aayos, nag-uuri, at nagpoprotekta sa iba't ibang uri ng impormasyon: mula sa data ng customer o produkto hanggang sa mga elektronikong dokumento, invoice, o kahit na mga litrato. daan Hindi lamang nito pinapayagan kang lumikha ng mga talahanayan at mag-imbak ng data, ngunit nag-aalok din ito ng mga visual na tool para sa mga query, ulat, at mga form, na ginagawang mas madali ang pagpasok, paghahanap, at pagsusuri ng impormasyon.

Ang pinaka-kagiliw-giliw na bagay ay ang Access ay nagsasama ng mga partikular na function para sa direktang mag-attach ng mga file sa mga talaan. Ito ay partikular na kapaki-pakinabang kung nagtatrabaho ka sa digitalized na dokumentasyon (mga invoice, kontrata, larawan, atbp.), o kung kailangan mo lang magtago ng organisadong listahan ng mga lokasyon ng file sa disk, gamit ang mga path.

Sa Access maaari kang:

• Gumawa at mag-customize ng mga talahanayan para sa anumang pangangailangan (imbentaryo, mga customer, kasaysayan ng invoice, atbp.).
• Mag-attach ng isa o higit pang mga file para sa bawat talaan nang madali.
• Pag-uugnay ng mga file gamit ang mga path upang panatilihing magaan at maliksi ang database.
• Tingnan, baguhin at pamahalaan mga dokumento o larawan mula sa mga form at query.

Mga field at path ng attachment: Aling opsyon ang dapat kong piliin?

Binibigyang-daan ka ng access na mag-save ng mga file gamit ang kanilang uri ng field Mga kalakip, o direktang iimbak ang landas ng file (lokasyon nito sa system), na maaaring gawin gamit ang isang text field. Aling opsyon ang pinakamainam para sa iyo?

Kung nais mong i-save ang file sa database (halimbawa, isang invoice PDF o isang imahe), perpekto ang field ng attachment: pinapanatili nitong sentralisado ang lahat at pinapayagan kang mag-access ng mga file nang hindi umaasa sa orihinal na folder. Bilang karagdagan, ang Access maaaring awtomatikong i-compress ang mga file depende sa kanilang format, na tumutulong na makatipid ng espasyo.

Bukod dito, kung ayaw mong lumaki ng sobra ang database, o mas gusto mong iwasan ang mga duplicate sa pamamagitan lamang ng pag-iimbak ng lokasyon ng file, magdagdag lang ng text field at i-save ang path doon (halimbawa, 'C:\Invoices\2024\invoice124.pdf'). Sa ganitong paraan, maaari mong buksan ang dokumento mula sa orihinal na folder nito, at ang database ay nananatiling mas maliit.

Ano ang pangunahing kawalan ng bawat sistema? Ang pag-save ng masyadong maraming mga attachment ay maaaring maging masyadong malaki at mabagal ang database, habang ang pag-link ng mga landas ay nangangailangan na ang mga file ay hindi ilipat mula sa kanilang mga folder, kung hindi ay mawawala ang link. Samakatuwid, depende sa iyong mga pangangailangan, maaari mong pagsamahin ang parehong mga pamamaraan o piliin ang isa na pinakaangkop sa iyo.

Mga kalamangan ng paggamit ng mga attachment field sa Access

Ang uri ng patlang Mga kalakip Nalampasan nito ang mas lumang mga diskarte tulad ng OLE (Object Linking and Embedding), na hindi epektibo at tumagal ng maraming espasyo. Kabilang sa mga pangunahing bentahe nito ang:

• Madaling magdagdag ng mga file nang native, nang walang anumang programming.
• Pagkatugma sa maraming mga format: mga larawan (JPG, PNG, GIF, BMP), mga dokumento sa opisina, mga zip file, bukod sa iba pa.
• Walang karagdagang software na kailangan upang tingnan ang karamihan sa mga attachment, hindi katulad ng lumang OLE.
• Pinasimple na pamamahala: Sa isang dobleng pag-click maaari kang magdagdag, magtanggal o mag-edit ng mga file na naka-link sa bawat tala.

Maaari mo rin mag-attach ng maraming file sa isang tala (halimbawa, iba't ibang mga dokumento mula sa parehong kliyente), pamahalaan ang mga ito mula sa mga form, at i-save o i-export ang mga ito kung kinakailangan. Ang maximum na laki para sa bawat attachment ay 256 MB, at ang kabuuang database ay maaaring hanggang 2 GB.

Paano lumikha ng isang database sa Access na may mga landas o naka-attach na mga file?

Ang proseso ng paglikha ay napaka-simple at maaaring iakma kung gusto mong i-save ang mga file sa loob ng database o kailangan lang mag-save ng mga landas. Narito ang mga pangkalahatang hakbang:

1. Gumawa ng bagong database o magbukas ng dati

Buksan Microsoft Access at piliin ang “Bagong Desktop Database.” Bigyan ito ng makabuluhang pangalan at i-save ang .accdb file sa iyong gustong folder. Kung mayroon ka nang ginawang database, buksan lang ito mula sa menu na “File > Open”.

2. Gumawa o magbago ng table

Magagawa mo ito mula sa tab na "Gumawa > Talahanayan" o pumili ng umiiral na. Ang mga talahanayan ang magiging core ng iyong database: halimbawa, "Mga Customer," "Mga Invoice," o "Mga Dokumento."

3. Magdagdag ng field ng attachment

Upang direktang i-save ang mga file, kailangan mo ng isang espesyal na field. Gawin ito ng ganito:

• Buksan ang talahanayan sa Datasheet View at hanapin ang column na "Magdagdag ng Bagong Field." Bigyan ito ng pangalan (halimbawa, "Attachment") at piliin ang "Attachment" bilang uri ng data.
• Kung nagtatrabaho ka sa Design View, magdagdag ng bagong field, pangalanan ito, at piliin ang Attachment bilang uri.

I-save ang mga pagbabago. Tandaan mo yan Kapag naitalaga na ang uri ng Attachment, hindi mo na ito mababago sa ibang pagkakataon. (bagaman maaari mong tanggalin ang field kung nagkamali ka).

Upang mag-imbak ng mga landas ng file

Magdagdag lang ng field na "Short Text" o "Long Text" at i-save ang buong address ng file o folder doon. Sa ganitong paraan, maaari mong buksan ang mga dokumento mula sa kanilang aktwal na lokasyon sa pamamagitan ng pag-double click o paggamit ng custom na button.

Paano mag-attach ng mga file sa mga Access record

Kapag naihanda mo na ang iyong attachment field, napakadali ng pagdaragdag ng mga dokumento:

1. Buksan ang talahanayan sa Datasheet view.
2. I-double click ang cell na naaayon sa field ng attachment.
3. Magbubukas ang isang window na tinatawag na "Mga Attachment." I-click ang "Idagdag."
4. Hanapin ang file sa iyong computer (maaari kang pumili ng maraming file nang sabay-sabay) at i-click ang "Buksan."
5. Panghuli, i-click ang "Tanggapin" upang idagdag ang mga dokumento sa pagpapatala.

Maaari mong ulitin ang prosesong ito upang magdagdag ng higit pang mga file sa parehong tala, tanggalin ang mga ito, o i-edit ang mga ito mula sa parehong window. Kapag naka-attach ang mga file, magpapakita ang Access ng isang maliit na icon ng paperclip sa cell upang ipahiwatig na may mga nauugnay na dokumento.

Pamahalaan at tingnan ang mga attachment mula sa mga form

Isa sa mga mahusay na utility ng Access ay na maaari mong palawigin ang functionality ng iyong mga talahanayan sa pamamagitan ng mga custom na form. Ginagawa nitong mas simple ang pamamahala ng file.

Upang ipakita at pangasiwaan ang mga attachment sa isang form:

• I-edit ang form sa “Design View”.
• Mula sa tab na "Disenyo", gamitin ang "Magdagdag ng Mga Umiiral na Field" at i-drag ang field ng attachment sa form.
• Ilagay ang kontrol kung saan mo gusto at ayusin ang mga katangian kung kinakailangan.

Mula sa form, maaari kang magbukas, magdagdag, o magtanggal ng mga attachment sa isang visual at intuitive na paraan. Kung ang talaan ay naglalaman ng maraming larawan o dokumento, madali kang makakapag-navigate sa pagitan ng mga ito gamit ang mga arrow sa control.

I-save, i-edit, at tanggalin ang mga attachment

Binibigyang-daan ka rin ng access na madaling baguhin o i-extract ang mga naka-save na file:

• I-save ang mga file sa ibang lokasyon: Buksan ang window ng attachment, piliin ang file, at piliin ang "I-save Bilang." Piliin ang folder kung saan mo ito kokopyahin.
• I-edit ang mga file: I-double click ang nakalakip na dokumento at, kung mayroon kang naka-install na katugmang programa (Salita, Excel, atbp.), maaari mo itong i-edit nang normal. Kapag na-save mo ang iyong mga pagbabago at bumalik sa Access, tatanungin ka kung gusto mong panatilihin ang binagong bersyon.
• Tanggalin ang mga attachment: Sa window ng attachment, piliin ang dokumento at i-click ang "Alisin."

Tandaan ang Access na iyon pansamantalang nag-iimbak ng mga na-edit na file sa pansamantalang folder Windows hanggang sa magpasya kang i-save ang mga ito sa database.

Mga kalamangan ng pamamahala ng mga attachment mula sa mga form at ulat

Sa pamamagitan ng pagsasama ng mga field ng attachment sa mga form at ulat, maaari mong:

• Direktang tingnan ang mga larawan habang nagba-browse sa mga talaan.
• I-access at manipulahin ang mga dokumento mula sa isang panel, nang hindi kinakailangang hanapin ang mga ito nang manu-mano.
• Madaling magdagdag o mag-alis ng mga file nang hindi binubuksan ang pangunahing mesa.

Mangyaring tandaan na Pinapayagan lamang ng mga ulat ang pagtingin o pag-save ng mga attachment, ngunit huwag i-edit ang mga ito, dahil read-only ang mga ito.

Mga sinusuportahang format at limitasyon ng file

Maaaring pangasiwaan ng access ang pinakakaraniwang mga format na ginagamit sa pang-araw-araw na gawain:

• Mga Larawan: BMP, JPEG (JPG, JPE), GIF, PNG, TIFF, ICON, WMF, EMF, bukod sa iba pa.
• Mga Dokumento: Word, Excel, PowerPoint, ZIP file, text file (.txt), XML.

Gayunpaman, may ilang mga format na iyon I-access ang mga bloke para sa mga kadahilanang pangseguridad (halimbawa, mga executable, script, o Access file mula sa mga mas lumang bersyon). Bago subukang mag-attach ng mga file, suriin ang opisyal na listahan ng mga naka-block na format sa dokumentasyon ng tulong sa Access upang maiwasan ang mga hindi kinakailangang error.

Paano ko i-compress ang mga attachment sa Access?

Awtomatikong kino-compress ng Access ang mga attachment maliban kung na-compress na ang mga ito sa kanilang katutubong format. Halimbawa, Mga larawang JPEG, GIF o zip file ay hindi muling i-compress, habang ang BMP, TIFF o hindi naka-compress na mga dokumento ay magiging, na tumutulong sa pag-optimize ng espasyo na inookupahan sa database.

Ang sistema ng compression na ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang mahawakan ang malalaking volume ng mga dokumento nang walang labis na paglaki ng database, bagaman inirerekomenda na huwag lumampas sa maximum na limitasyon ng 2 GB.

Paggawa sa mga landas: pag-link ng mga panlabas na file

Sa maraming mga kaso, pinakapraktikal na i-link ang mga file sa database sa halip na ilakip ang mga ito sa lokasyon kung saan sila naka-imbak. Upang gawin ito:

• Gumawa ng field ng text kung saan mo iimbak ang buong landas (halimbawa, D:\Documents\Invoice_A123.pdf).
• Idagdag ang mga link nang manu-mano o gamit ang isang form na may kasamang field para sa ruta.
• Sa mga form, maaari kang magdagdag ng button na may macro para buksan ang file gamit ang command na "Link to Hyperlink".

Ang pangunahing bentahe ay iyon ang database ay hindi tumataas sa laki, bagama't mawawala ang sanggunian kung ang file ay inilipat o tinanggal mula sa orihinal na lokasyon nito. Mas gusto ang paraang ito para sa mga user na namamahala ng malalaking volume ng mga dokumento at ayaw mag-overload ng Access.

Kaugnay na artikulo:

Paano i-troubleshoot ang mga problema sa Office kapag nagbubukas ng malalaking file: Kumpleto at na-update na gabay

Isaac

Masigasig na manunulat tungkol sa mundo ng mga byte at teknolohiya sa pangkalahatan. Gustung-gusto kong ibahagi ang aking kaalaman sa pamamagitan ng pagsusulat, at iyon ang gagawin ko sa blog na ito, ipakita sa iyo ang lahat ng mga pinaka-kagiliw-giliw na bagay tungkol sa mga gadget, software, hardware, teknolohikal na uso, at higit pa. Ang layunin ko ay tulungan kang mag-navigate sa digital na mundo sa simple at nakakaaliw na paraan.