Paano gumamit ng mga macro sa Word: isang kumpletong gabay para masulit ang mga ito

Kung madalas mong ulitin ang parehong mga aksyon sa iyong mga dokumento ng Word nang paulit-ulit, ang Ang mga macro ay maaaring maging iyong pinakamahusay na kakampiSalamat sa kanila kaya mo I-automate ang mga gawain gamit ang mga macro sa Wordpagtitipid ng oras at pag-iwas sa mga kalokohang pagkakamali dahil sa kapabayaan.

Bagama't maaaring ito ay "teknikal", Ang paggamit ng mga macro sa Word ay hindi nakalaan lamang para sa mga advanced na userMaaari kang magsimulang mag-record ng mga macro nang hindi sumusulat ng isang linya ng code, at unti-unting galugarin ang Visual Basic for Applications (VBA) editor upang ganap na i-customize ang mga ito. Titingnan natin, hakbang-hakbang, kung paano masulit ang mga ito mula sa simula, kung paano pamahalaan ang mga ito, at kung anong mga pag-iingat sa seguridad ang dapat mong gawin. Kung kailangan mo ng mas malawak na pagpapakilala sa Ano ang isang macro sa Word?Kumonsulta sa artikulong iyon.

Ano ang isang macro sa Word at para saan ito ginagamit?

Ang isang macro sa Word ay, sa madaling salita, isang pagkakasunud-sunod ng mga utos o tagubilin na awtomatikong isinasagawa ng programa upang ulitin ang isang gawain na nagawa mo na. Ang salitang "itinatala" ang lahat ng iyong ginagawa (o programa) at pagkatapos ay uulitin ito kapag hiniling mo ito.

Karaniwang gumamit ng mga macro para sa paulit-ulit at mekanikal na mga gawainPalaging ilapat ang parehong pag-format sa isang talahanayan, maglapat ng isang partikular na istilo sa isang uri ng dokumento, magpasok ng karaniwang teksto, maghanda ng mga template, atbp. Sa halip na mag-click sa pamamagitan ng pag-click, ginagawa ito ng macro para sa iyo sa ilang segundo; halimbawa, maaari mong palaging ilapat ang pareho Pag-format ng talahanayan ng salita.

Nakabatay ang mga macro na ito sa Visual Basic para sa Mga Application (VBA), isang wika ng programming isinama sa mga aplikasyon ng Microsoft 365Maaari mo lamang i-record ang mga macro nang hindi tinitingnan ang code, o buksan ang VBA editor at baguhin ito ayon sa gusto mo, pagdaragdag ng mga mensahe, kundisyon, loop, at marami pang posibilidad. Kung gusto mong pag-aralan nang mas malalim ang paggamit ng mga form at kontrol, tingnan kung paano gumawa matalinong mga form sa Word.

Gayunpaman, mayroong isang mahalagang punto: Ang mga macro ay maaari ding maglaman ng malisyosong code kung sila ay nagmula sa hindi mapagkakatiwalaang mga mapagkukunan. Iyon ang dahilan kung bakit isinasama ng Word ang ilang mga layer ng seguridad, at madalas kang makakita ng mga babala kapag binubuksan ang mga dokumento na may mga macro. Magandang ideya din na suriin ang pagiging tugma sa mga legacy na macro at VBA sa mga kapaligiran kung saan ginagamit ang mga legacy na macro.

I-activate ang tab na Developer sa Word

Upang gumana nang kumportable sa mga macro, halos mahalaga na mayroon kang tab na magagamit. Programmer (sa ilang mga bersyon ng Espanyol ay lumilitaw bilang Nag-develop) sa laso. Mula doon magkakaroon ka ng direktang access sa macro recorder, VBA editor, at iba pang advanced na tool. Kung kailangan mong baguhin ang interface, narito kung paano. Gumawa at mag-customize ng mga tab sa Word ribbon.

Kung hindi mo makita ang tab na iyon, kakailanganin mo i-activate ito nang manu-mano mula sa mga pagpipilian sa WordAng proseso ay simple at kailangan lang gawin nang isang beses:

1. Mag-click sa tab Archive ng Word (kaliwang sulok sa itaas).
2. Sa side menu, pumunta sa pagpipilian.
3. Sa window ng mga pagpipilian, pumunta sa seksyon Ipasadya ang Ribbon.
4. Sa kanang bahagi makikita mo ang isang listahan ng mga magagamit na tab. Lagyan ng check ang kahon ng Programmer (o Developer, depende sa bersyon).
5. Pindutin tanggapin upang i-save ang mga pagbabago at isara ang dialog box.

Kapag ito ay tapos na, Lalabas ang tab na Developer sa Word ribbon.Mula doon maaari mong ma-access ang Code group, kung saan makikita mo ang mga opsyon para sa Macros, Record Macro, Macro Security, at ang Visual Basic na button.

Paano mag-record ng macro sa Word hakbang-hakbang

Ang pinakamadaling paraan upang makapagsimula ay Gamitin ang Word macro recorderHindi mo kailangang malaman kung paano magprogram: maglagay lang ng pangalan, magpasya kung paano mo ito tatakbo, at itinatala ng Word ang lahat ng susunod mong gagawin hanggang sa huminto ka sa pagre-record.

Bago i-record, ito ay lubos na inirerekomenda na planuhin nang mabuti ang pagkakasunod-sunod ng mga hakbang na iyong gaganap. Iniimbak ng recorder ang halos lahat ng mga aksyon na iyong ginagawa, kaya pinakamahusay na maiwasan ang mga hindi kinakailangang paggalaw o mga improvised na pagsubok.

Higit pa rito, mayroong mahalagang limitasyon: habang tumatakbo ang recorder, Mas mainam na gamitin ang keyboard upang mag-navigate sa dokumento Sa halip na ang mouse, dahil ang ilang mga pagkilos sa pag-scroll ng mouse ay hindi naitala nang tama sa macro. Kung gusto mong i-optimize ang paggamit ng keyboard, kumonsulta sa mga gabay sa pagsasaayos ng mga programmable na keyboard na may mga macro.

Para gumawa ng macro gamit ang recorder mula sa laso Marami kang available na opsyon na humahantong sa parehong lugar:

• Mula sa tab Kaisipan, sa grupo Macrospumili Mag-record ng macro.
• Mula sa tab Programmer, sa grupo Kodigoi-click Mag-record ng macro.

Ang paggawa nito ay magbubukas ng dialog box Mag-record ng macro, kung saan kakailanganin mong tukuyin ang ilang pangunahing aspeto ng iyong macro bago magsimulang i-record ng Word ang iyong mga aksyon.

I-configure ang macro: pangalan, lokasyon, at shortcut

Sa recording dialog box makikita mo ang field Macro nameDito dapat mong isulat kung ano ang gusto mong itawag dito, ngunit may ilang mga patakaran na ipinapataw ng Word upang maiwasan ang mga problema:

• Pangalan Dapat itong magsimula sa isang liham.
• Hindi ito maaaring maglaman mga espasyo o mga simbolo espesyal.
• Ang maximum na haba ay 80 character sa pagitan ng mga titik at numero.

Higit pa rito, ipinapayong mag-ingat at huwag gumamit mga pangalan na mayroon na gaya ng panloob na mga utos ng Word o mga umiiral nang macro. Kung nagta-type ka ng pangalan na tumutugma sa isang umiiral nang macro o command, ang bagong macro ay papatungan ang dating gawi, isang bagay na maaaring magbigay sa iyo ng higit sa isang pagkatakot.

Sa ibaba lamang ay makikita mo ang lugar Magtalaga ng macro saDito ka magdesisyon. Paano mo tatakbo ang macro na iyon? mamaya, pagpili ng isa sa mga trigger na ito:

• ButtonMaaari mong iugnay ang macro sa isang button sa quick access toolbar o sa ribbon, upang tumakbo ito sa isang pag-click.
• KeyboardNagbibigay-daan ito sa iyong tumukoy ng custom na kumbinasyon ng key (halimbawa, Ctrl+Shift+T) upang ilunsad ang macro sa mabilisang. Kung gagamitin mo mga shortcut sa keyboard Maaaring madalas kang maging interesado sa gabay sa Paglikha ng mga macro sa keyboard para sa mga paulit-ulit na gawain.

Ang pagtatalaga ng button o kumbinasyon ng key ay hindi sapilitan sa ngayon, dahil Maaari mong i-record muna ang macro at pagkatapos ay magtalaga ng shortcut dito sa ibang pagkakataon. mula sa mga pagpipilian sa Word. Ngunit ang paggawa nito dito ay nagpapabilis sa proseso.

Makakakita ka rin ng dropdown na menu na tinatawag I-save ang macro saAng puntong ito ay susi, dahil ito ang tumutukoy kung saan ito nakaimbak at kung saan ang mga dokumento ito ay makukuha iyong macro:

• Kung pipiliin mo Normal.dotmAng macro ay ise-save sa global Word template at Magagamit mo ito sa lahat ng dokumento na binuksan mo sa computer na iyon.
• Kung pipili ka ng isang partikular na dokumento o template, ang macro Magiging available lang ito sa file na iyon o sa mga bago batay sa template na iyon.

Sa wakas, mayroon kang larangan ng paglalarawan kung saan maaari kang magsulat ng isang maikling tala na nagpapaliwanag Ano ang ginagamit ng macro?Ito ay hindi mahalaga, ngunit ito ay lubos na kapaki-pakinabang kapag nag-iipon ka ng maraming iba't ibang mga macro at kailangang tandaan kung ano ang ginagawa ng bawat isa.

Kapag handa na ang lahat, pindutin tanggapinMula sa tiyak na sandali, Word Nagsisimula itong i-record ang lahat ng mga utos at aksyon. na iyong ini-execute, na bumubuo ng kaukulang VBA code sa background.

Praktikal na halimbawa: pagtatala ng macro na naglalagay at nagfo-format ng talahanayan

Upang mas maunawaan ito, kumuha tayo ng karaniwang halimbawa: Gumawa ng macro na naglalagay ng talahanayan na may partikular na formatIpagpalagay na sa iyong mga dokumento ay karaniwan mong idinaragdag ang parehong 4 na row sa 4 na column na talahanayan, na may pinagsamang header, nakasentro na teksto at isang partikular na istilo ng talahanayan.

Kapag naibigay mo na Mag-record ng macro Kapag na-configure mo na ang pangalan (halimbawa, InsertTable) at kung saan ito ise-save, magsisimulang i-record ng Word ang iyong mga hakbang. Makikita mo na ang opsyon na [insert table name] ay lalabas sa Code group ng Developer tab. I-pause ang pagre-record, na nagpapahiwatig na ang recorder ay aktibo.

Sa panahon ng pag-record, ang nagbabago ang hitsura ng mouse pointer at ito ay nasa anyo ng isang maliit na tape, kaya malinaw sa iyo na ang iyong ginagawa ay iniimbak sa macro.

Ang mga hakbang na susundan Maaari silang maging katulad nito:

1. Pumunta sa tab Magsingit at, sa pangkat na Mga Talahanayan, pumili Tabla na may sukat na 4 na hanay ng 4 na hanay.
2. Pagsamahin ang unang hilera sa isang cell ng header. Mas maaasahang gamitin ang keyboard para dito: Ilagay ang iyong cursor sa unang cell at pindutin ang Ctrl+Shift+Right Arrow piliin ang lahat ng apat na cell sa row at pagkatapos ay gamitin ang opsyon na Pagsamahin ang mga cell mula sa tab na Table Tools Layout.
3. Isulat ang teksto ng header (halimbawa, Pamagat) sa pinagsamang cell na iyon, piliin ito (maaari mong gamitin Ctrl + Shift + Left Arrow) at ilapat ang pag-format: igitna, ihanay nang patayo, at ilagay matapang mula sa tab na Home.
4. Piliin ang buong talahanayan mula sa tab Layout gamit ang utos Pumili ng talahanayan.
5. Tab Disenyo Mula sa Table Tools, piliin ang a istilo ng mesa sa hitsura na gusto mong ilapat sa bawat oras.

Kapag natapos mo na ang lahat ng mga operasyon na gusto mong ulitin ng macro, bumalik sa tab na Developer at mag-click sa Itigil ang pag-record (sa pangkat ng Code) o sa asul na square button na lalabas sa status bar. Mula sa sandaling iyon, Ang macro ay awtomatikong nai-save sa lahat ng mga aksyon na iyong ginawa.

Kung kailangan mong magsagawa ng isang aksyon sa panahon ng proseso na hindi mo gustong i-save, maaari mong gamitin ang opsyon upang I-pause ang pagre-recordIsagawa ang pagkilos nang manu-mano, at pagkatapos ay ipagpatuloy ito. Pinipigilan nito ang pagsasama ng mga hakbang na "ingay" na hindi mo gustong maulit.

Patakbuhin at gamitin muli ang isang naitala na macro

Kapag nalikha na, ang ideya ay kaya mo muling gamitin ang macro nang maraming beses hangga't kailangan moNalalapat ito sa kasalukuyang dokumento at sa mga bago (kung na-save mo ito bilang Normal.dotm). Ang pagpapatakbo nito ay napakadali, at mayroon kang ilang mga paraan upang gawin ito. Maaaring interesado ka rin sa kung paano... lumikha ng iyong sariling mga template para sa Word kung gusto mong ipamahagi ang mga macro kasama ng mga custom na template.

Ang pinakadirektang paraan ay ang paggamit ng dialog box ng Macros:

1. Pumunta sa tab Kaisipan Oa Programmer.
2. Mag-click sa Macros upang buksan ang listahan ng mga available na macro.
3. Sa field ng Macro Name, piliin ang macro na gusto mong patakbuhin (halimbawa, InsertTable).
4. Pindutin Tumakbo at gagawin ng Word ang lahat ng mga aksyon nang eksakto kung paano mo ito naitala.

Kung na-save mo ang macro sa Normal na proyekto (Normal.dotm template), Lalabas ito sa anumang bagong dokumentong gagawin mo.Kung, gayunpaman, ito ay naka-link sa isang partikular na dokumento, maaari mo lamang itong gamitin sa loob ng file na iyon.

Kung sa panahon ng pag-setup ay pinili mo italaga ang macro sa isang buttonMakakakita ka ng icon sa Quick Access Toolbar o sa ribbon, depende sa iyong mga setting. Ang pag-click dito ay awtomatikong magpapatakbo ng macro, na gagawing mas mabilis ang proseso.

Katulad nito, kung itinalaga mo ito a pangunahing kumbinasyonAng pagpindot lang sa keyboard shortcut na iyon ay maglulunsad ng macro, nang hindi kinakailangang buksan ang dialog box ng Macros. Ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga gawain na madalas mong ginagawa.

Sa sistemang ito, halimbawa, magagawa mo Magpasok ng isang talahanayan na may iyong karaniwang format sa anumang dokumento. Ilagay lamang ang iyong sarili saan mo man gusto at patakbuhin ang macro. Uulitin ng Word ang lahat ng mga hakbang: lumikha ng talahanayan, pagsamahin ang header, ilapat ang mga istilo, atbp.

Tingnan at baguhin ang macro code sa VBA editor

Sa likod ng bawat macro na nire-record mo, awtomatikong bumubuo ang Word code sa Visual Basic for Applications (VBA)Bagama't hindi mo kailangang pindutin ito para gumana ang macro, nakakatulong na malaman na maaari mo itong buksan, unawain ito nang paunti-unti, at gumawa ng maliliit na manu-manong pagbabago. Kung nagtatrabaho ka sa mga mas lumang macro o sa mga nakaraang bersyon, tingnan ang gabay sa [nawawalang impormasyon].

Sa i-access ang VBA editorMayroon kang dalawang napakasimpleng landas:

• Mula sa tab ProgrammerSa pangkat ng Code, mag-click sa Visual Basic.
• Gamitin ang keyboard shortcut Alt + F11 para direktang buksan ang editor.

Sa loob ng editor makikita mo, sa kaliwa, ang project explorerInaayos nito ang iba't ibang na-upload na mga dokumento at template (halimbawa, Normal, Document1, atbp.). Kung hindi mo ito makita, pumunta sa menu. Ver at piliin project explorer.

Ang bawat macro ay karaniwang nakaimbak sa a modyul ng code sa loob ng kaukulang proyekto. Ang pag-double click sa module na iyon ay magbubukas ng window na may VB code na nabuo ng Word habang nagre-record. May makikita kang ganito:

– Isang linya na may macro name (Sub InsertTable()).
– Mga komento na pinangungunahan ng mga kudlit (') na hindi nakakaapekto sa operasyon, idodokumento lamang nila ang code.
– Ang bloke ng mga tagubilin na nagsasagawa ng mga aksyon sa dokumento.

Ang isang napakakaraniwang pagbabago ay binubuo ng pagdaragdag ng isang pagtuturo sa simula ng macro. MsgBox magpakita ng pop-up window na nagbibigay-kaalaman bago isagawa ang natitirang bahagi ng code. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng isang dialog box na lalabas na nagsasabing "Ang isang talahanayan ay gagawin," at pagkatapos, sa pag-click sa "OK," ang macro ay dapat magpatuloy.

Pagkatapos i-edit ang code sa VBA window, simple lang Isara ang editor (o bumalik sa Word gamit ang Alt+F11). Ang mga pagbabago ay nai-save, at sa susunod na patakbuhin mo ang macro, mapapansin mo ang bagong pagpapagana (halimbawa, ang hitsura ng nakaraang mensahe na iyong idinagdag).

Mag-import ng mga umiiral nang macro at VBA module sa Word

Sa maraming mga kaso hindi ka magsisimula sa simula, ngunit sa halip Magkakaroon ka na ng mga macro sa ibang mga computer o ibang tao ang magbibigay sa iyo nito.Karaniwan din ang pag-download ng macro code mula sa mga dalubhasang website. Pinapayagan ito ng salita. direktang i-import ang mga VBA module na ito upang idagdag ang mga ito sa iyong mga dokumento o sa Normal na template.

Ang pinakakaraniwang uri ng file para sa ganitong uri ng pag-import ay .frm, .bas y .clsAng mga folder na ito ay nag-iimbak ng mga form, karaniwang mga module, at mga klase ng VBA, ayon sa pagkakabanggit. Ang proseso para sa pagsasama ng mga ito sa Word ay napaka-simple.

Una, buksan ang Visual Basic na editor gamit ang Alt+F11 o mula sa tab na Developer. Siguraduhing ipakita ang project explorer (View menu > Project Explorer) para makita ang iba't ibang bukas na proyekto.

Sa panel ng mga proyekto, hanapin ang dokumento, template, o proyekto. normal kung saan mo gustong isama ang file sa mga na-import na macro. Kung pipiliin mo ang Normal, awtomatikong magiging available ang mga macro. global para sa lahat ng iyong mga dokumentoKung pipili ka ng isang partikular na proyekto, malalapat lang ang mga pagbabago sa file na iyon. Kung nagkakaproblema ka sa pangkalahatang template, maaaring makatulong ang pagbabasa tungkol dito. mga error sa Normal.dotm.

Susunod, mula sa menu ng editor ng VBA, gagamitin mo ang mga opsyon sa pag-import ng code file sa idagdag ang .bas module, ang .frm form, o ang .cls class na iyong iniligtas. Kapag na-import na, makikita mo ang bagong module o form sa Project Explorer tree, na handang patakbuhin ang iyong mga macro mula sa Word.

Seguridad at macro configuration sa Trust Center

Dahil ang mga macro ay maaaring magsagawa ng code na nagbabago sa mga dokumento, file, at setting, Ang Microsoft ay nagsama ng isang medyo mahigpit na sistema ng seguridad sa paligid nila. Kapag nagbukas ka ng isang dokumento na may mga macro, karaniwang lumilitaw ang isang babala sa seguridad.

Sa maraming mga kaso, makakakita ka ng isang babalang bar sa tuktok ng dokumento na nagsasaad na ang mga macro ay hindi pinagana at nag-aalok ng opsyon na Paganahin ang nilalamanKung pinagkakatiwalaan mo ang pinagmulan ng file (halimbawa, ikaw mismo ang gumawa nito o nanggaling ito sa iyong organisasyon), maaari mo itong markahan bilang isang pinagkakatiwalaang dokumento.

Kapag pumipili Paganahin ang nilalamanKaraniwang bubukas ang isang dialog box Babala sa seguridad kung saan tatanungin ka kung gusto mong ituring na maaasahan ang dokumentong iyon sa hinaharap. Kung pipiliin mo Oo, ang mga macro sa file na iyon paganahin at hindi ka na muling tatanungin sa tuwing bubuksan mo ito mula sa parehong lokasyon.

Kung sa anumang oras gusto mo bawiin ang estado ng pagtitiwalaKakailanganin mong tanggalin ang mga pinagkakatiwalaang dokumento mula sa mga opsyon sa seguridad ng Office, upang magtanong muli ang system bago magpatakbo ng mga macro sa kanila.

Ang pandaigdigang macro configuration ay pinamamahalaan mula sa Trust Center Sa Word, bagama't sa mga corporate environment ay maaaring limitahan ng system administrator kung ano ang maaari mong baguhin. Upang ma-access ang mga opsyong ito, sundin ang mga hakbang na ito:

1. Pumunta sa tab Archive at pumapasok pagpipilian.
2. Piliin Trust Center sa gilid na menu.
3. Mag-click sa Mga Setting ng Trust Center.
4. Sa bagong window, piliin ang seksyon Mga setting ng macro.

Sa loob ng Mga Setting ng Macro, makakakita ka ng ilang posibleng opsyon, na tumutukoy Paano kumikilos ang Word sa anumang macro na nahanap ko:

• Huwag paganahin ang lahat ng macro nang walang abisoHinaharangan nito ang lahat ng macro at hindi nagpapakita ng babala. Ito ay halos parang walang macros; napakahigpit ngunit napaka-secure.
• I-disable ang lahat ng macro na may notificationIto ang pinakabalanseng opsyon para sa karamihan ng mga user. Ang mga macro ay hindi pinagana bilang default, ngunit Inaabisuhan ka ng Word at nag-aalok upang paganahin ang mga ito. kung pinagkakatiwalaan mo ang file.
• I-disable ang lahat ng macro maliban sa mga digitally signedAng mga macro lang na may digital signature mula sa isang publisher na pinagkakatiwalaan mo na ang isasagawa. Magpapakita ng mga babala sa seguridad ang mga hindi naka-sign na macro o yaong mula sa mga hindi kilalang publisher.
• Paganahin ang lahat ng macro (hindi inirerekomenda, maaaring magsagawa ng potensyal na mapanganib na code)Nagbibigay-daan ito sa anumang macro na tumakbo nang walang pag-prompt para sa kumpirmasyon. Ito ang pinaka-maginhawang opsyon, ngunit ang pinaka-mapanganib din, at dapat lamang gamitin sa lubos na kinokontrol na mga kapaligiran.

Bukod pa rito, makakahanap ka ng isang kahon na tinatawag Trust access sa VBA project object modelKinokontrol ng setting na ito kung pinapayagan o hindi naa-access ng iba pang mga automated program ang VBA object model mula sa Salita. Bilang default, kadalasang hindi pinagana upang maiwasan ang mga hindi awtorisadong application mula sa pagbuo ng malisyosong code o pagkopya sa sarili nang hindi makontrol.

Kung kailangan mo talaga ng automation client o plugin para magkaroon ng access sa object model, kakailanganin mo manu-manong suriin ang kahon na iyonDahil alam nitong pinapataas nito ang pag-atake para sa mga potensyal na banta, isa itong desisyon na dapat gawin nang may pag-iingat, lalo na sa mga pangkat ng trabaho o kumpanya.

Sa ibang mga application ng Office, gaya ng Excel, makakahanap ka ng mga katulad ngunit inangkop na mga opsyon (halimbawa, mga partikular na setting para sa mga VBA macro at para sa mga legacy na XLM macro). Gayunpaman, ang pangkalahatang pilosopiya ng macro security ay pareho sa buong Microsoft 365 suite.

Kapag na-master mo na ang recorder, ang VBA editor, at ang mga opsyon sa seguridad, Ang mga macro sa Word ay naging isang napakalakas na tool Upang i-automate ang pag-edit ng dokumento, i-standardize ang mga format, at makatipid ng malaking oras sa mga nakagawiang gawain, hangga't pinapanatili mo ang sentido komun kapag pinapagana ang code mula sa mga panlabas na mapagkukunan.