Paano baguhin o tanggalin ang metadata sa mga PDF nang sunud-sunod

Los Mga PDF file Ang mga ito ay parang mga selyadong dokumento, ngunit sa katotohanan ay kadalasang naglalaman ang mga ito maraming nakatagong impormasyon sa anyo ng metadataAng mga file na ito ay nag-iimbak ng impormasyon tulad ng kung sino ang gumawa ng file, kung anong program ang ginamit sa kanila, kailan ito huling binago, at maging ang mga panloob na tag na tumutulong sa pag-uuri ng dokumento. Ang lahat ng impormasyong ito ay hindi nakikita sa unang tingin, ngunit naglalakbay ito kasama ang PDF sa tuwing ibabahagi mo ito sa pamamagitan ng email, cloud storage, o pagmemensahe; maaari mo itong pag-aralan gamit ang tool... SEAL.

Kung nagtatrabaho ka sa sensitibong dokumentasyon, mga kontrata, mga panloob na ulat, o mga proyekto ng kliyente, malamang na hindi mo nais na ang impormasyong iyon ay naglalakbay nang walang kontrol. Matutunan kung paano tingnan, i-edit, tanggalin, o "linisin" ang metadata ng isang PDF Ito ay isang pangunahing panukala sa privacy, parehong sa isang personal at propesyonal na antas, halimbawa para sa protektahan ang mga dokumento na may mga label ng pagiging kumpidensyalTingnan natin nang detalyado kung ano ang mga ito, kung bakit mahalagang kontrolin ang mga ito, at kung paano pamahalaan ang mga ito sa format na PDF nang sunud-sunod gamit ang iba't ibang mga tool.

Ano ang PDF metadata at bakit mo dapat pakialam?

Kapag pinag-uusapan natin ang tungkol sa metadata, tinutukoy natin data na naglalarawan ng iba pang data o isang fileHindi sila ang pangunahing nilalaman, ngunit sa halip ay karagdagang impormasyon na kasama nito. Sa isang larawang kinunan gamit ang isang mobile phone, halimbawa, maaaring kasama sa metadata ang petsa, modelo ng camera, mga coordinate ng GPS, o kung may inilapat na filter. May katulad na nangyayari sa mga dokumento ng opisina at mga PDF.

Sa isang dokumentong ginawa gamit ang SalitaSa Excel, PowerPoint, LibreOffice, o mga katulad na programa, maaaring ipakita ng metadata ang tunay na pangalan ng may-akda, ang pangalan ng kumpanya, ang panloob na landas ng file sa server, ang organisasyon, ang koponan, o kahit na mga panloob na komentoAng lahat ng ito ay maaaring hindi sinasadyang ma-filter kapag ang file na iyon ay na-convert sa PDF at ipinadala sa isang kliyente, supplier, o nai-publish sa web; para sa mga dokumentong nabuo sa Opisina, maaari mong konsultahin kung paano Alisin ang metadata at mga komento sa Word.

Ang mga PDF file ay may sariling istruktura ng metadata. Sa isang pangunahing antas, kasama nila ang mga patlang tulad ng Pamagat, May-akda, Paksa, Mga Keyword, petsa ng paggawa, petsa ng pagbabago, ang program na ginamit upang lumikha ng PDF, ang bersyon ng PDF, laki ng pahina, bilang ng mga pahina, mga tag, at pati na rin ang impormasyon sa seguridad (mayroon man itong password, mga paghihigpit sa pagkopya o pag-print, atbp.).

Bilang karagdagan sa pangunahing bloke na iyon, maaaring isama ng mga modernong PDF ang advanced na metadata gamit Mga daloy ng metadata na batay sa XMP (Extensible Metadata Platform).Isa itong pamantayang ISO na ginawa ng Adobe at ginagamit din sa mga format tulad ng JPG o SVG. Ang mga daloy ng trabaho na ito ay nagbibigay-daan sa pag-imbak ng higit pang nakabalangkas na impormasyon tungkol sa dokumento, tulad ng copyright, status ng rebisyon, wika, atbp.

Ang lahat ng impormasyong ito ay may mga lehitimong gamit: pagbutihin ang ranggo ng search engine, matugunan ang mga pamantayan ng accessibility, ayusin ang mga file sa malalaking repository o madaling matukoy ang pinagmulan ng dokumentoAng problema ay lumitaw kapag ang data na iyon ay hindi nilayon na umalis sa organisasyon o naglantad ng mga pribadong detalye na hindi mo gustong ibahagi.

Mga panganib ng pagbabahagi ng mga PDF gamit ang sensitibong metadata

Upang maunawaan ang panganib, magsagawa lang ng mabilis na pagsubok sa iyong sariling device: Pumili ng PDF o dokumento ng opisina, i-right-click, pumunta sa Properties, at suriin ang tab na Mga Detalye o Paglalarawan.Makikita mo na, nang hindi mo namamalayan, nagpapadala ka na ng higit pang impormasyon kaysa sa iyong inaasahan sa loob ng ilang panahon ngayon.

Sa kapaligiran ng negosyo, kapag nagpapadala ng mga panukala, alok, teknikal na ulat o legal na dokumentasyon, maaaring ihayag ng metadata na ito mga pangalan ng empleyado, mga path ng panloob na folder, istraktura ng server, mga pangalan ng panloob na proyekto, o ang mga tunay na pangalan ng mga manunulatKung ang content na iyon ay nahulog sa maling mga kamay, maaari itong gamitin para sa social engineering, mapagkumpitensyang paniniktik, o para lang ilantad ang impormasyon na dapat ay nanatiling pribado.

Sa isang personal na antas, ang data na maaaring hindi mo gustong ibahagi ay maaari ding ma-leak, gaya ng Ang username ng iyong computer, ang partikular na tool na iyong ginagamit, ang eksaktong petsa kung kailan ginawa ang isang dokumento, o mga nakaraang bersyon na nagsasaad kung gaano katagal ka nang gumagawa sa isang bagay.Ito ay hindi na ang lahat ay isang kalamidad sa seguridad, ngunit ito ay pinakamahusay na sinasadyang magpasya kung ano ang ibabahagi mo at kung ano ang hindi mo.

Dapat din itong isaalang-alang Ang ilang metadata ay madaling mabago gamit ang mga tamang toolNangangahulugan ito na maaaring baguhin ng isang tao ang may-akda, petsa, o ilang partikular na field para manipulahin ang isang dokumento o subukang ipasa ito bilang ibang bagay. Samakatuwid, sa mga konteksto ng pagsunod sa legal o regulasyon, maingat na kinokontrol kung aling metadata ang pinananatili at alin ang tatanggalin.

Sa buod, kapaki-pakinabang ang metadata, oo, ngunit Kung hindi mo pinamamahalaan ang mga ito nang maayos, maaari silang maging mapagkukunan ng mga pagtagas ng impormasyon.Kaya naman napakahalagang malaman kung paano suriin at linisin ang mga ito bago magpadala ng mga PDF sa labas ng iyong pinagkakatiwalaang kapaligiran.

Paano iniimbak ang metadata sa isang PDF file?

Sa loob ng isang PDF, mayroong dalawang pangunahing mekanismo para sa pag-iimbak ng metadata: ang diksyunaryo ng impormasyon at mga daloy ng metadata na nakabatay sa XMPParehong magkakasamang nabubuhay, at pinapayagan ka ng maraming tool na ma-access ang isa o ang isa pa.

Ang diksyunaryo ng impormasyon ay naroroon mula noong bersyon 1.0 ng pamantayang PDF at pinapangkat ang pinakakaraniwang mga field: May-akda, Pamagat, Paksa, Mga Keyword, petsa ng paglikha at pagbabagoIto ang nakikita ng karamihan sa mga user kapag binuksan nila ang "Properties" ng isang PDF mula sa isang karaniwang viewer.

Sa kabilang banda, pinapayagan ng mga XMP metadata stream mag-imbak ng mas mayaman at mas personalized na mga hanay ng impormasyonSa pamamagitan ng mga ito, idinaragdag ang data gaya ng wika ng dokumento, detalyadong copyright, impormasyon ng editoryal na daloy ng trabaho, status ng pagsusuri, mga natatanging identifier, impormasyon sa paglilisensya, o mas partikular na mga tag.

Nangangahulugan ito na kahit na tanggalin mo ang pangunahing mga field ng May-akda o Pamagat mula sa isang simpleng window ng mga katangian, Maaaring may impormasyon pa ring naka-embed sa mga stream ng XMP Kung hindi lubusang nililinis ng tool na iyong ginagamit ang lahat, pagkatapos ay upang ligtas na alisin ang metadata, pinakamahusay na gumamit ng mga tool na nagtatanggal sa parehong pangunahing diksyunaryo at pinalawak na metadata.

Sa mga mataas na antas na kapaligiran (hal., mga pampublikong administrasyon o malalaking korporasyon) ginagamit pa nga ang mga ito Mga tool sa "sanitization" ng PDF na hindi lamang malinis na metadata, kundi pati na rin ang mga nakatagong rebisyon, komento, layer, attachment, script at anumang bakas na maaaring mag-filter ng hindi gustong impormasyon.

Kailan angkop na tanggalin o baguhin ang metadata sa mga PDF?

Ang pagtanggal ng lahat ay hindi palaging isang magandang ideya. Sa ilang mga kaso, gusto mong ang dokumento ay magkaroon ng isang may-akda, pamagat, at mga keyword upang mapabuti ang ranggo ng search engine. Gayunpaman, sa maraming mga sitwasyon, ito ay ipinapayong. Suriin at i-minimize ang metadata bago magbahagi ng PDF.

Ang ilang karaniwang dahilan para sa pagtanggal o pag-edit ng metadata ay ang seguridad at privacyGusto mong makita ng tatanggap ang nilalaman ng PDF, ngunit hindi ang pangalawang impormasyon tungkol sa kung sino ang gumawa nito, anong computer ang ginamit nila, o kung saan ito nai-save sa loob. Nalalapat ito sa mga negosyo, freelancer, at indibidwal.

Ang isa pang karaniwang dahilan ay ang pagiging kompidensiyal ng may-akda o ng organisasyonMaaaring maghanda ang isang ahensya ng ulat para sa isang end client at hindi gustong lumabas ang mga indibidwal na pangalan ng mga taong sumulat nito o ang mga detalye ng subcontracted na kumpanya, ngunit ang brand lang ng kliyente.

Mayroon ding mga dahilan para sa integridad at kontrol: Ang mas maraming mga field na iniiwan mong bukas para sa pag-edit, mas maraming puwang para sa isang tao na manipulahin ang mga ito.Kung binago ng isang tao, halimbawa, ang petsa ng paggawa o may-akda ng dokumento, maaari nilang subukang lumikha ng mga pagdududa tungkol sa pagiging may-akda o kung kailan nabuo ang PDF.

Sa wakas, sa ilang mga kaso, ang pag-alis ng metadata ay maaari bahagyang bawasan ang laki ng fileHindi ka magse-save ng megabytes sa mga megabytes, ngunit kung humawak ka ng malalaking volume ng mga PDF sa automation, nakakatulong ang bawat kaunti. Sa anumang kaso, ang pangunahing layunin ay nananatiling proteksyon ng data.

Mga pag-iingat bago gumamit ng mga online na tool para tanggalin ang metadata

Ang internet ay puno ng mga pahina na nangangako Alisin ang metadata mula sa mga PDF sa pamamagitan lamang ng pag-upload ng fileAng mga ito ay maginhawa at kapaki-pakinabang para sa mga partikular na kaso, ngunit isang bagay ang dapat na napakalinaw: para magawa nila ang iyong dokumento, kailangan mo munang ipadala ito sa isang third party.

Kung naglalaman ang PDF personal na data, kumpidensyal na impormasyon ng kumpanya, mga lihim ng kalakalan, o sensitibong dokumentasyonAng pag-upload nito sa isang website na hindi mo kontrolado ay, sa pinakamababa, mapanganib. Gaano man ka-secure ang koneksyon (HTTPS), at gaano man kalaki ang pangako ng site na tanggalin ang file pagkatapos ng ilang oras, hindi mo talaga alam kung ano ang mangyayari sa data na iyon sa likod ng mga eksena.

Ang pinaka-maingat na bagay na dapat gawin, lalo na sa isang propesyonal na setting, ay unahin ang mga tool na naka-install sa iyong sariling computer (Desktop) para tanggalin o baguhin ang metadata nang lokal. Pinipigilan nito ang dokumento na umalis sa iyong network at nagbibigay-daan sa iyong mapanatili ang kumpletong kontrol sa kung ano ang iyong ginagawa dito.

Makatuwiran lamang na gumamit ng mga online na serbisyo para sa mga dokumento. ganap na pampubliko o walang anumang sensitivityGayunpaman, ipinapayong basahin ang mga tuntunin ng paggamit at patakaran sa privacy upang malaman kung ano ang ginagawa nila sa mga na-upload na file at kung gaano katagal nila ito iniimbak.

Sa madaling salita, kung ito ay seryosong dokumentasyon, huwag makipagsapalaran: Mas mainam na linisin ang metadata gamit ang mga program na naka-install sa iyong makina kaysa umasa sa mga third-party na website..

I-edit at tanggalin ang PDF metadata gamit ang desktop software

Kung gusto mong magkaroon ng tunay na kontrol sa kung ano ang ginagawa mo sa iyong mga dokumento, dapat mong gamitin ang a Naka-install ang PDF editor sa iyong computerMayroong mas advanced, bayad na mga tool, tulad ng Adobe Acrobat Pro, at iba pang libre o mas murang mga opsyon, gaya ng PDFelement o PDFgear, na sinasaklaw din namin dito.

Sa pangkalahatan, ang proseso sa ganitong uri ng programa ay batay sa tatlong hakbang: Buksan ang PDF, i-access ang mga katangian ng dokumento, at i-edit o iwanang blangko ang mga field ng metadata.Ang mga pagbabago mula sa isang tool patungo sa isa pa ay ang eksaktong menu path, ang mga available na opsyon, at ang antas ng paglilinis na ibinibigay nito.

Ang PDFelement, halimbawa, ay nagpapakita ng sarili bilang isang matipid at simpleng alternatibo sa Acrobat ProAng pokus nito ay ang paggawa ng PDF editing na naa-access sa mga user na ayaw humarap sa mga kumplikadong menu. Buksan lamang ang PDF, pumunta sa tab na File, ilagay ang Properties, at pagkatapos ay Paglalarawan. Mula doon, maaari mong i-edit o tanggalin ang mga field ng metadata gamit lamang ang Backspace o Delete key sa iyong keyboard.

Ang magandang bagay tungkol sa mga ganitong uri ng mga programa ay, bilang karagdagan sa pamamahala ng metadata, kadalasang kasama ang mga ito iba pang mga function ng seguridad at pag-editIlapat ang mga password at paghihigpit, magdagdag ng mga digital na lagda upang magarantiya ang pagiging tunay ng dokumento, permanenteng i-redact (censor) ang kumpidensyal na impormasyon, magsagawa ng OCR upang makilala ang teksto, i-convert ang mga PDF sa Word, Excel o mga imahe, at marami pang iba.

Ang PDFgear ay isa pang libreng opsyon na idinisenyo para sa Baguhin ang pangunahing impormasyon sa PDF gaya ng mga pamagat, may-akda, at mga keyword.Napakasimple ng operasyon nito: binuksan mo ang file, ipasok ang Document Properties sa pamamagitan ng pag-right click at, sa loob ng window, baguhin o tanggalin ang mga metadata field na gusto mo bago i-save muli ang file.

Baguhin ang PDF metadata gamit ang LibreOffice

Ang LibreOffice ay isang libre at open source na suite ng opisina na gumagana sa Windows, macOS at LinuxKabilang sa mga bahagi nito ang LibreOffice Draw, na nagbibigay-daan sa iyong buksan at i-edit ang mga PDF sa isang pangunahing paraan, kabilang ang pag-edit ng metadata bago muling i-export ang file.

Kasama sa karaniwang daloy ng trabaho ang pagbubukas ng PDF sa LibreOffice Draw gamit ang opsyon na File> BuksanKapag na-load na ang dokumento, pumunta sa File > Properties, kung saan lalabas ang isang window na may maraming tab. Binibigyang-daan ka ng tab na Paglalarawan na i-edit ang mga field gaya ng Pamagat, Paksa, Mga Keyword, at Mga Komento.

Pagkatapos i-update ang mga field na ito, mahalagang i-export muli ang dokumento bilang isang PDF mula sa File > I-export Bilang > I-export bilang PDFTinitiyak nito na ang mga pagbabago ay inilalapat sa bagong nabuong file. Sa ganitong paraan, maaari mong i-standardize ang metadata sa mga dokumento sa parehong koleksyon o alisin ang impormasyong hindi mo gustong ibahagi.

Ang LibreOffice ay lalong kapaki-pakinabang kung ginagamit mo na ito bilang isang pangkalahatang suite ng opisina, dahil Hindi mo kailangang mag-install ng anumang karagdagang upang itama ang PDF metadata paminsan-minsan.Gayunpaman, ang diskarte nito ay mas pangkalahatan: hindi nito nililinis ang mas maraming advanced na detalye gaya ng mga partikular na tool sa seguridad, ngunit para sa pang-araw-araw na paggamit ito ay higit pa sa sapat.

Sa mga kapaligiran kung saan ka nagtatrabaho sa mga PDF, text na dokumento, spreadsheet, o mga presentasyon, ang pagkakaroon ng pinag-isang solusyon tulad ng LibreOffice ay lubos na magpapasimple sa pamamahala. metadata sa lahat ng format.

Alisin ang PDF metadata gamit ang Adobe Acrobat Pro

Ang Adobe Acrobat Pro ay nananatiling Reference tool para sa advanced na PDF managementKabilang sa maraming mga pag-andar nito, pinapayagan ka nitong suriin, i-edit at tanggalin ang basic at advanced na metadata, pati na rin magsagawa ng malalim na paglilinis ng mga nakatagong elemento.

Upang pamahalaan ang metadata sa Acrobat Pro, ang unang hakbang ay buksan ang PDF file at pumunta sa menu ng File > Properties. Sa window ng Document Properties, makikita mo ang ilang mga tab; ipinapakita ng tab na Paglalarawan ang karaniwang mga field gaya ng Pamagat, May-akda, Paksa, at Mga Keyword.

Mula sa tab na ito magagawa mo direktang i-edit o tanggalin ang nilalaman ng mga field na ayaw mong panatilihin. Kung kailangan mong gumawa ng karagdagang hakbang, ang "Karagdagang Metadata..." na buton ay magbubukas ng mas detalyadong view, kung saan maaari mong pamahalaan ang mas advanced na impormasyon ng XMP, kabilang ang mga custom na field at copyright data.

Kapag nagawa na ang mga pagbabago, pindutin lamang ang OK at pagkatapos i-save ang file (File > Save o Ctrl+S) upang i-update ang PDF nang walang metadata na iyon. Tandaan na ang ilang mas malalim na feature sa paglilinis ay available lamang sa propesyonal na bersyon ng Acrobat.

Ang malaking bentahe ng Acrobat Pro ay, bilang karagdagan sa metadata, kasama dito Mga tool sa pag-redaction upang hindi maibabalik na i-censor ang text at mga larawan, proteksyon ng password, advanced na digital signature, pamamahala ng batch, at iba pang feature na nagpapatibay sa seguridad ng iyong mga dokumentoKung regular mong pinangangasiwaan ang mga kritikal na dokumentasyon, maaaring sulit ang pamumuhunan.

Pag-edit ng PDF metadata online: mga pakinabang at disadvantages

Kailangan lang Baguhin ang partikular na data sa isang PDF nang hindi nag-i-install ng softwareMay mga online na serbisyo na nagbibigay-daan sa iyong i-edit ang metadata nang direkta mula sa iyong browser. Kabilang sa mga pinakamahusay na kilala ay ang mga platform tulad ng MetacleanerSejda o PDF Candy, na nag-aalok ng editor para sa mga pangunahing field gaya ng Pamagat, May-akda, Paksa at Mga Keyword.

Ang proseso ay karaniwang katulad sa halos lahat ng mga ito: i-upload mo ang file gamit ang isang pindutan tulad ng "Mag-upload ng PDF file", nilo-load ng serbisyo ang dokumento at nagpapakita sa iyo ng isang form na may ang mga patlang ng metadata na maaari mong i-editPagkatapos gawin ang mga pagbabago, mag-click sa "I-update ang metadata" o katulad at descargas ang bagong file, binago na ngayon.

Ang mga online na tool na ito ay may mga limitasyon: Karaniwan nilang pinaghihigpitan ang laki ng file, ang bilang ng mga pahina, o ang bilang ng mga libreng gawain kada oras.Halimbawa, ang ilan ay nagpapataw ng limitasyon na 200 mga pahina o 50 MB at pinapayagan lamang ang tatlong mga operasyon bawat oras kung hindi ka mag-upgrade sa bayad na bersyon.

Bilang karagdagan sa mga teknikal na paghihigpit na ito, muling lumalabas ang pangunahing isyu ng privacy. Bagama't nangangako ang maraming website awtomatikong magtanggal ng mga file mula sa kanilang mga server pagkatapos ng ilang orasWala kang tunay na kontrol sa proseso at walang ganap na garantiya ng pagiging kumpidensyal.

Samakatuwid, ang mga serbisyong ito ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa iyo mabilis na pagsasaayos sa mga hindi sensitibong dokumentoGayunpaman, hindi sila ang pinakamahusay na opsyon kapag sensitibo ang nilalaman, bahagi ng mga panloob na proseso, o may kasamang personal na data. Sa mga kasong iyon, palaging mas mainam na gumamit ng lokal na editor na nagpapanatili ng mga file sa loob ng iyong kapaligiran.

Mga espesyal na tool at metadata automation

Para sa mga advanced na user o administrator na humahawak ng malalaking volume ng mga dokumento, may mga manual na tool at pati na rin ang mga programmatic na opsyon na nagbibigay-daan i-edit ang metadata sa mga batch o isama ang mga ito sa mga awtomatikong daloy ng trabaho.

Magagamit din ang mga application tulad ng ExifTool, na kilala sa mundo ng photography Basahin at baguhin ang metadata sa mga PDF online comandosSa kanila maaari kang magproseso ng daan-daang mga file nang sabay-sabay, magtanggal ng mga partikular na field, o pag-isahin ang impormasyon ng may-akda at pamagat sa buong mga koleksyon.

Kung mayroon kang kaalaman sa programmingMaaari kang umasa sa mga aklatan tulad ng PyPDF2 sa Sawa o Apache PDFBox sa Java upang baguhin ang metadata sa programmatically. Ito ay lalong kapaki-pakinabang kapag kailangan mong isama ang PDF sanitization sa isang sistema ng pamamahala ng dokumento, isang automated na daloy ng trabaho sa pag-publish, o mga panloob na proseso ng isang organisasyon; halimbawa, maaari mong sundin ang mga gabay sa I-automate ang mga gawain sa file sa Windows.

Karaniwan ding pinapayagan ng mga solusyong ito pagsamahin ang pagtanggal ng metadata sa iba pang mga gawain: pagpapalit ng pangalan ng mass fileI-format ang conversion, watermarking, encryption, atbp. Sa kaunting paunang gawain, maaari kang mag-set up ng proseso na sumusuri sa isang folder at nililinis ang metadata ng lahat ng pumapasok bago ito ipadala.

Gayunpaman, ang paggamit ng mga tool na ito ay nangangailangan ng isang minimum na teknikal na kaalaman at Ang isang mahusay na plano sa pagsubok ay mahalaga upang maiwasan ang aksidenteng pagtanggal ng nauugnay na impormasyon.Sa mga kapaligiran kung saan kinakailangan ang traceability, minsan ay mas mahusay na mag-normalize kaysa ganap na tanggalin, na nag-iiwan ng hindi bababa sa ilang kinokontrol na metadata.

Mga praktikal na tip para sa ligtas na pamamahala ng metadata sa mga PDF

Higit pa sa mga partikular na tool, ipinapayong gamitin mahusay na pangkalahatang mga kasanayan sa pamamahala ng metadata sa loob ng iyong organisasyon o sa isang personal na antas. Binabawasan nito ang mga sorpresa at ginagawang mas madali ang pagsunod sa mga panloob na patakaran o mga regulasyon sa proteksyon ng data.

Ang isang unang hakbang ay itaas ang kamalayan sa mga gumagamitHindi alam ng maraming tao na umiiral ang data na ito, kaya nakakatulong na ipakita sa kanila kung paano tingnan ang mga katangian ng file at kung anong mga field ang lalabas. Mula doon, maaari kang magtatag ng mga pangunahing alituntunin tungkol sa kung ano ang dapat punan, kung ano ang dapat tanggalin, at kung sino ang may pananagutan sa pagsusuri ng mga dokumento bago ipadala ang mga ito.

Maipapayo rin na tukuyin mga template at daloy ng trabaho kung saan ang metadata na isinama sa mga dokumento ay kinokontrol mula sa pinagmulan. Kung gumagamit ka ng Word, LibreOffice, o iba pang mga application upang makabuo ng mga orihinal, ipinapayong i-configure ang mga template na hindi kasama ang hindi kinakailangang personal na data o gumagamit ng mga generic na field sa halip na mga partikular na pangalan.

Sa katamtaman o malalaking organisasyon, maaaring kawili-wiling ilaan isang karaniwang tool para sa pagproseso ng mga PDF (Acrobat Pro, PDFelement, PDFgear, atbp.) at sanayin ang mga koponan sa kanilang paggamit, upang ang lahat ay sumunod sa parehong pamamaraan para sa paglilinis o pagsasaayos ng metadata bago magbahagi ng isang dokumento.

Panghuli, laging tandaan na, kapag ang dokumento ay partikular na sensitibo, ang metadata lamang ay maaaring hindi sapat: censorship (redaction) ng nilalaman sa loob ng PDF at proteksyon gamit ang isang password o encryption Dapat silang bahagi ng parehong pakete ng seguridad. Ang metadata ay isa pang piraso ng puzzle.

Kung isasama mo ang mga kasanayang ito sa iyong pang-araw-araw na gawain, titiyakin mo na ang mga PDF na iyong ipapadala ay naglalaman ng eksaktong impormasyon na gusto mo, hindi hihigit at hindi bababa. binabawasan ang panganib ng hindi nakikitang pagtagas sa pamamagitan ng walang ingat na metadata.

Ang pamamahala sa metadata sa iyong mga PDF ay hindi lamang isang teknikal na bagay, ito ay karaniwang kahulugan: tulad ng iyong pagrerepaso sa nakikitang nilalaman bago magpadala ng isang dokumento, dapat mo ring suriin kung ano ang hindi kaagad na nakikita. Ang pag-unawa sa kung ano ang metadata, kung paano ito iniimbak, at kung anong mga tool ang mayroon ka para tingnan, i-edit, o tanggalin ito (mula sa mga desktop editor tulad ng PDFelement, PDFgear, LibreOffice, o Adobe Acrobat Pro, hanggang sa mga online o programmatic na solusyon) ay makakatulong sa iyong pamahalaan ito nang epektibo. Maaari mong iakma ang bawat kaso sa antas ng seguridad at privacy na kailangan mo. at iwasang magbunyag ng higit pang impormasyon kaysa sa aktwal mong gustong ibahagi.