Ano ang isang Excel PivotChart at kung paano ito masulit

Kung madalas kang gumagamit ng data sa Excel, malamang ay nahirapan ka na sa dami ng mga row at hindi mo alam kung saan magsisimula. Sa mga ganitong pagkakataon, dinamikong tsart o PivotChart Maaari itong maging pinakamahusay na kakampi mo para makita ang buong larawan sa isang sulyap, nang hindi naliligaw sa mga numero. Ang ganitong uri ng tsart ay pinapagana ng isang pivot table at nagbibigay-daan sa iyong mabilis at interaktibong suriin, salain, at ipakita ang impormasyon.

Bago tayo tumutok sa mga dynamic graphics, mahalagang maging malinaw muna kung ano ang mga ito. mga dynamic na talahanayanIpapaliwanag namin kung ano ang mga PivotChart at kung paano i-configure ang mga ito, dahil ang PivotChart ay mahalagang visual na bahagi ng lahat ng pagsusuring iyon. Mula roon, titingnan natin kung paano lumikha ng isang dynamic na tsart mula sa simula, kung paano bumuo ng isa mula sa isang umiiral na pivot table, kung paano ibuod at ipakita ang mga halaga, at kung ano rin ang mga limitasyon ng mga tsart na ito kapag lumilikha ng mga propesyonal na presentasyon, kasama ang ilang praktikal na solusyon.

Ano ang PivotChart sa Excel?

Isang dynamic na tsart ng Excel, na kilala bilang Tsart ng PivotAng tsart ay isang grapikong representasyon ng datos mula sa isang pivot table. Sa madaling salita, ito ay isang tsart na "naka-link" sa isang pivot table na ina-update at binabago batay sa mga filter, field, at layout na inilalapat mo sa talahanayan na iyon.

Ang mga tsart na ito ay ganap na interaktiboKapag inilipat mo ang mga field sa pagitan ng mga row, column, filter, o value sa pivot table, awtomatikong nag-a-adjust ang chart. Nagtatampok din ito ng mga nakalaang button para sa field at filter para mabago mo ang view nang direkta mula sa chart, nang hindi hinahawakan ang table.

Hindi tulad ng mga regular na tsart ng Excel, ang isang dynamic na tsart ay idinisenyo upang galugarin at suriin ang datoshindi lang para sa dekorasyon. Kaya naman napakapakinabang nito kapag gumagamit ka ng malalaking volume ng data at kailangang makakita ng mga pattern, trend, o paghahambing nang hindi nagsusulat ng mga kumplikadong formula.

Ugnayan sa pagitan ng pivot table at pivot chart

Ang pundasyon ng bawat PivotChart ay palaging isang dinamikong mesaAng talahanayan na ito ay batay sa isang hanay ng datos (o ilang magkakaugnay na talahanayan) at nagbibigay-daan sa iyong pangkatin, ibuod, at muling isaayos ang impormasyon nang hindi binabago ang pinagmulang datos.

Sa isang pivot table, ang mga field ay ipinamamahagi sa apat na pangunahing zone: Mga Filter, Column, Row, at ValueSa pamamagitan ng pag-drag ng mga field sa bawat isa sa mga area na ito, iba't ibang buod ang nabubuo sa iisang dataset, nang hindi kinakailangang magsulat ng anumang formula. "Minana" ng dynamic chart ang buong istrukturang ito.

Kapag lumikha ka ng isang dynamic chart mula sa talahanayan na iyon, ang serye, mga kategorya at mga alamat Direktang nakabatay ang mga ito sa mga field na nasa talahanayan sa mga Row, Column, at Value. Kung babaguhin mo ang talahanayan, magbabago ang tsart. Kung ifi-filter o ipapangkat mo ang mga petsa sa talahanayan (ayon sa buwan, quarter, taon, atbp.), maa-update ang tsart upang eksaktong ipakita ang view na iyon.

Ano ang pivot table at bakit ito napakahalaga para sa PivotCharts?

Gamit ang pivot table, magagawa mo magpalit ng mga hilera at haligi nang mabilisan na lumalabas sa screen, naglalapat ng mga filter, nagpapangkat ng mga halaga, at muling kinakalkula ang mga kabuuan sa loob lamang ng ilang segundo. Ang lahat ng ito ay hindi kinakailangang bumuo ng mahaba o kumplikadong mga formula, isang bagay na lalong kapaki-pakinabang para sa mga gumagamit na madalas na gumugugol ng maraming oras sa paggawa ng mga paulit-ulit na ulat.

Halimbawa, isipin na mayroon kang listahan ng mga benta na may libu-libong talaan: petsa, bansa, rehiyon, lungsod, produkto, tindero, at halaga. Gamit ang isang pivot table, makukuha mo ang impormasyong ito sa loob ng ilang segundo. mga benta ayon sa bansaPagkatapos ay maaari mong tingnan ang mga benta ayon sa rehiyon sa loob ng bawat bansa, o mga benta ayon sa lungsod at produkto, sa pamamagitan lamang ng pag-drag ng mga field patungo sa iba't ibang lugar. Mula sa mga view na ito, maaari kang lumikha ng mga dynamic na tsart na biswal na nagpapakita ng parehong pagsusuri.

Mga pangunahing gamit ng mga pivot table sa pagsusuri ng datos

Ang mga pivot table ay pangunahing ginagamit upang lumikha ng mga interactive na ulat at dashboardkung saan maaaring baguhin ng gumagamit ang mga filter at field upang sagutin ang iba't ibang tanong sa negosyo. Hindi lamang ito tungkol sa pagdaragdag ng data, kundi tungkol sa kakayahang mabilis itong tingnan mula sa iba't ibang anggulo.

Ang isang tipikal na halimbawa ay ang mga pana-panahong ulat ng benta: gamit ang isang talahanayan ng pinagmumulan ng datos at isang mahusay na dinisenyong pivot table, magagawa mo Tingnan ang mga benta ayon sa bansa, produkto, salesperson, o panahon Nang hindi dinodoble ang mga sheet o gumagawa ng mga formula para sa bawat ulat. Ilipat lang ang mga field at palitan ang mga filter.

Ang mga ganitong uri ng ulat ang natural na susunod na hakbang tungo sa paglikha dynamic na graphics na nagbibigay-daan para sa biswal na pagsusuri ng mga kalakaran, paghahambing sa pagitan ng mga kategorya, ebolusyon sa panahon, atbp. Kaya, ang isang hanay ng mga numero sa talahanayan ay nagiging isang graph na mababasa sa isang sulyap.

Paano gumawa ng pivot table nang sunud-sunod (batay sa PivotChart)

1. Ihanda o piliin ang pinagmumulan ng datos

Ang unang hakbang ay ang pag-organisa ng datos sa anyo ng mga hilera at haligina walang mga bakanteng hanay sa pagitan at may mga malinaw na header para sa bawat hanay. Maaari itong maging isang talahanayan ng Excel, isang hanay na naka-format sa talahanayan, o kahit na ang datos na na-import mula sa isang database.

Halimbawa, maaari kang magkaroon ng talahanayan na may datos ng mga benta mula sa isang tindahan ng computer, na may mga field tulad ng numero ng invoice, pangalan ng komersyal, petsa, modelo, tatak at halagaIyan ang magiging batayan kung saan bubuo ang pivot table ng mga buod.

2. Gumawa ng pivot table

Kapag napili na ang anumang cell sa loob ng hanay ng data, pumunta sa tab na Magsingit at i-click ang “PivotTable”. Awtomatikong matutukoy ng Excel ang buong saklaw kung maayos ang pagkakaayos ng datos.

Sa lalabas na dialog box, maaari mong piliin kung gusto mong ilagay ang pivot table report sa isang bagong spreadsheet o sa isang umiiral na sheet. Kung mayroon kang add-in. PowerPivotMaaari mo ring ipadala ang datos na iyon sa modelo ng datos upang pagsamahin ito sa iba pang kaugnay na mga talahanayan.

Kapag tinanggap mo na, gagawa ang Excel ng isang walang laman na pivot table at ipapakita ang panel sa kanan. Listahan ng mga patlang, kung saan makikita mo ang lahat ng field mula sa source table na handa nang i-drag papunta sa iba't ibang area.

3. I-configure ang mga field ng pivot table

Sa panel ng mga patlang ng pivot table, mayroon ka apat na pangunahing lugar kung saan ilalagay ang mga patlang:

• Mga Filter: para maglapat ng pangkalahatang filter sa buong ulat (halimbawa, i-filter ayon sa taon o ayon sa bansa).
• Mga Haligi: para sa mga field na gusto mong makita bilang mga header ng column nang walang mga pag-uulit (halimbawa, mga tatak ng produkto).
• Mga hilera: para sa mga field na gusto mong ilista bilang mga row (halimbawa, mga negosyo, produkto, o lungsod).
• Mga Halaga: para sa mga numeric field kung saan ilalapat ang mga ito mga tungkulin ng pagsasama-sama (kabuuan, bilang, katamtaman, atbp.).

Sa pamamagitan ng pag-drag at pag-drop ng mga field sa mga lugar na ito, hinuhubog mo ang ulat. Ang Excel, bilang default, ay naglalapat ng Pagpapaandar ng SUM sa mga numeric field na ilalagay mo sa Values. Kung ang field ay naglalaman ng teksto o halo ng mga uri ng data, karaniwang ginagamit nito ang function SABIHINKaya naman mahalagang panatilihing malinis ang mga uri ng datos sa iyong source table.

Depende sa kombinasyon ng mga patlang na iyong pinili, maaari kang makakuha ng ganap na magkakaibang mga buod sa parehong pinagmumulan ng datos. Halimbawa, maaari mong ilagay ang field na "pangalan ng salesperson" sa Rows, "brand" sa Columns, at "kabuuang halaga" sa Values ​​​​upang makita kung magkano ang naibenta ng bawat salesperson bawat brand. Kung papalitan mo ang salesperson at brand sa ibang pagkakataon, makakakuha ka ng ulat na nakabalangkas nang pabaliktad, ngunit may parehong datos.

I-configure ang "Ibuod ang mga halaga ayon sa" sa isang pivot table

Sa bahaging Mga Halaga, maaari mong baguhin kung paano kinakalkula ang datos. Sa pamamagitan ng pag-click sa palaso sa kanan ng pangalan ng field ng halaga Sa pamamagitan ng pagpili sa "Mga setting ng field ng halaga", magbubukas ang isang dialog box na may ilang mga opsyon.

Sa tab na "Ibuod ang mga halaga ayon saMaaari mong piliin ang function ng aggregation na gusto mong gamitin: Sum, Count, Average, Max, Min, Product, Count of Numbers, StDev, Var, atbp. Awtomatikong idadagdag ng Excel ang pangalan ng function sa pangalan ng field sa ulat, halimbawa, "Sum of Amount," bagama't maaari mo itong baguhin sa kahon na "Custom Name".

Sa parehong kahon na ito, maaari mong ma-access ang "Format ng numero"Upang itakda ang format para sa lahat ng mga halaga sa field na iyon (pera, porsyento, decimal na numero, atbp.). Tinitiyak nito na ang parehong pivot table at ang nauugnay na pivot chart ay nagpapakita ng data sa isang pare-pareho at nababasang format."

I-configure ang "Ipakita ang mga halaga bilang" para sa mga advanced na kalkulasyon

Bukod sa pagbubuod, pinapayagan ka ng mga pivot table na baguhin ang mga resulta gamit ang "Ipakita ang mga halaga bilangMula sa parehong window ng Mga Setting ng Value Field, sa kaukulang tab, maaari mong tukuyin na ang mga halaga ay ipapakita, halimbawa, bilang:

• % ng kabuuang kabuuan
• % ng kabuuang hanay o hanay
• % ng isang napiling elemento
• Pagkakaiba mula sa isang base na halaga
• % na pagbabago mula sa isang batayang halaga

Ito ay lalong kapaki-pakinabang kapag gusto mong makita, halimbawa, kung anong porsyento ang kinakatawan ng bawat kategorya ng kabuuang benta sa halip na ang kabuuan lamang sa euro. Sa klasikong kaso ng mga gastusin sa sambahayan, maaari mong baguhin ang mga halaga para sa bawat kategorya sa mga porsyento ng kabuuang para makita kung anong bahagi ang napupunta sa pabahay, transportasyon, pagkain, atbp.

Kung kailangan mong makita ang parehong absolute value at ang porsyento nang sabay, maaari mong i-drag ang parehong numeric field nang dalawang beses Sa bahaging Mga Halaga: sa isa, iwanan ito bilang Kabuuan, at sa isa pa, ilapat ang Ipakita ang mga halaga bilang "% ng kabuuang kabuuan". Sa ganitong paraan, para sa bawat item, magkakaroon ka ng halaga at kaukulang porsyento sa parehong pivot table, at pareho itong magagamit sa pivot chart.

Paglikha ng mga dynamic na tsart (PivotCharts) sa Excel

Gumawa ng dynamic chart mula sa isang data table

Kung wala ka pang pivot table, puwede ka nang gumawa nito. dinamikong tsart nang direkta mula sa datosAng Excel mismo ang bubuo ng pivot table sa likod ng mga eksena at iuugnay ito sa tsart. Ang mga pangunahing hakbang ay:

1. Pumili ng cell sa loob ng talahanayan o hanay ng data.
2. Pumunta sa tab Magsingit at piliin ang opsyong Dynamic Chart (o ang uri ng dynamic chart na gusto mo, depende sa bersyon).
3. Tukuyin kung saan mo gustong ilagay ang dynamic chart (bagong sheet o dati nang sheet).
4. Mag-click sa tanggapin.
5. Piliin o i-drag ang mga field na gusto mong lumabas sa panel ng mga field ng dynamic chart.

Kasabay nito, gagawa ang Excel ng isang kaugnay na pivot tableIto talaga ang nagpapakain sa tsart. Kapag binago mo ang talahanayan na iyon (mga field, filter, disenyo), awtomatikong mag-a-update ang tsart nang hindi mo kinakailangang hawakan ang kahit ano.

Gumawa ng dynamic chart mula sa isang umiiral na pivot table

Kung mayroon ka nang maayos na na-configure na pivot table, mas simple pa ang proseso. Kailangan mo lang:

1. Pumili ng anumang cell sa loob ng pivot table.
2. Pumunta sa tab Magsingit at i-click ang “Dynamic Chart”.
3. Piliin ang uri ng tsart (haligi, bar, linya, pie, atbp.).
4. Kumpirma sa tanggapin.

Ang graph ay mananatili awtomatikong naka-link sa partikular na pivot table na iyon. Ang bawat pagbabago sa disenyo, filter, o slicer na ilalapat mo sa talahanayan ay agad na makikita sa tsart. Katulad nito, ang mga button ng filter at field na ipinapakita sa tsart ay nagbibigay-daan sa iyong makipag-ugnayan sa data nang hindi kinakailangang pumunta sa talahanayan.

Mga pivot table na may maraming source table at mga relasyon

Pinapayagan ka ng Excel na bumuo ng mga pivot table mula sa ilang magkakaugnay na talahanayanIto ay lubhang kapaki-pakinabang kapag ang iyong data ay nasa iba't ibang mga talahanayan ng isang relational database (halimbawa, SQL Server, Oracle, o Access).

Ang mga pangunahing hakbang Para gumana sa maraming talahanayan sa isang pivot table, kailangan mong:

Hakbang 1: Mag-import ng mga kaugnay na talahanayan
Ini-import mo ang iba't ibang talahanayan mula sa database, at magagawa mo ito nang sabay-sabay kung pipili ka ng ilan. Ang mga talahanayan na ito ay idinaragdag sa modelo ng datos at maaaring maiugnay sa isa't isa.

Hakbang 2: Magdagdag ng mga field sa pivot table
Sa listahan ng mga patlang, makikita mo na ngayon ang lahat ng mesa na iyong na-import. Maaari mong palawakin ang bawat isa upang makita ang mga field nito at i-drag ang mga ito papunta sa mga lugar na Rows, Columns, Values, o Filters, kahit na nagmula ang mga ito sa iba't ibang table, basta't tama ang pagkakaugnay ng mga ito.

Hakbang 3: Bumuo ng mga ugnayan kung kinakailangan
Kung matukoy ng Excel na kailangan ng ugnayan sa pagitan ng dalawang talahanayan upang makumpleto ang pagsusuri, magpapakita ito ng mensahe na nagsasaad na kailangan mo lumikha ng isang relasyonSa ganitong kaso, tutukuyin mo ang ugnayan sa pagitan ng mga pangunahing field (halimbawa, CustomerId sa isang sales table at CustomerId sa isang customer table) at, mula roon, magagamit na ng pivot table ang mga field mula sa parehong table nang walang problema.

Kapag ang mga pivot table na ito ay konektado sa dynamic na graphicsMaaari mong biswal na ipakita ang data mula sa maraming talahanayan, tulad ng mga benta ayon sa heograpikong lugar sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng data ng customer at benta, o mga buod ayon sa produkto gamit ang impormasyon mula sa iba't ibang mapagkukunan.

Mga dinamikong tsart at segmentasyon para sa interactive na pagsusuri

Ang mga dinamikong grapiko ay gumagana nang mahusay lalo na kapag isinama sa mga segmentasyon (Mga Panghiwa) at mga iskala ng orasAng segmentasyon ay nagbibigay-daan sa iyong biswal na i-filter ang impormasyon ayon sa mga field tulad ng bansa, kategorya ng produkto, kinatawan ng benta, atbp., gamit ang mga buton. Ginagamit ang mga time scale upang i-filter ang mga petsa (taon, quarter, buwan, araw) sa isang napaka-intuitive na paraan.

Kapag naglalapat ng slicer sa pivot table, ang mga dynamic na pag-update ng tsart agad na ipakita lamang ang na-filter na datos. Lubos nitong pinapasimple ang paggalugad ng impormasyon sa mga pagpupulong, panloob na presentasyon, o mga ad hoc na pagsusuri, nang hindi kinakailangang baguhin ang mga formula o muling likhain ang mga tsart sa bawat pagkakataon.

Mga Limitasyon ng mga dynamic chart ng Excel para sa mga presentasyon

Bagama't mahusay ang mga PivotChart bilang isang kasangkapan para sa eksplorasyon at pagsusuriMayroon silang ilang mga limitasyon kapag gusto mo itong gamitin sa mga pormal na presentasyon (halimbawa sa PowerPoint) o kapag kailangan mo ng isang napaka-makinis at nababaluktot na disenyo ng grapiko.

Ang mga pangunahing limitasyon ng mga dynamic na graphics ay kinabibilangan ng:

• Ang graph ay malakas naka-link sa pivot tableKung gusto mo lang mag-alis ng serye mula sa tsart, kailangan mo rin itong alisin sa talahanayan, na maaaring hindi kanais-nais para sa pagsusuri.
• Ang pagkakaayos ng graph ay sumusunod sa istruktura ng hilera at haligi ng pivot tableKung gusto mong magpalit ng serye at kategorya, dapat mong baguhin ang mga hilera at hanay ng talahanayan, na maaaring makasira sa layout ng sheet o makagulo pa nga sa iba pang mga formula.
• La pagpapangkat ng mga petsa Ang mga bagay na kapaki-pakinabang sa talahanayan (hal., mga buwan o mga kwarter) ay maaaring hindi magresulta sa isang tsart na madaling basahin o kaaya-aya sa paningin.
• Los mga format ng numero Hindi sila laging perpektong nag-synchronize sa pagitan ng pivot table at ng chart, na lumilikha ng maliliit na pagkakaiba sa mga label at value.
• Ipinapakita ng graph mga button ng field at filter na lubhang kapaki-pakinabang para sa pagsusuri, ngunit nakakainis kapag gusto mo ng malinis na tsart para sa isang slide.

Dagdag pa rito ang kanilang mga sarili mga limitasyon sa format ng mga karaniwang tsart ng Excel at PowerPoint (mga hindi nababaluktot na label ng axis, kahirapan sa pag-highlight ng ilang partikular na punto, atbp.), na mas kapansin-pansin kapag ang data ay nagmula sa isang kumplikadong istruktura ng pivot table.

Mga talahanayan ng sanggunian bilang solusyon sa mga limitasyon ng PivotCharts

Isang praktikal na paraan upang harapin ang mga limitasyong ito ay i-unlink ang tsart mula sa pivot table gamit ang isang intermediate reference table. Ang ideya ay gagamitin mo lamang ang pivot table upang suriin at ihanda ang datos, at pagkatapos ay kopyahin o i-link ang resulta sa isa pang "flat" table na magsisilbing mapagkukunan para sa isang normal na tsart.

May tatlong pangunahing anyo para lumikha ng mga talahanayan ng sanggunian na ito:

• Kopyahin at idikit ang mga halaga mula sa pivot table: Kokopyahin mo ang mga resulta mula sa pivot table at ipe-paste ang mga ito bilang mga halaga sa ibang lugar. Kinukuha nito ang kasalukuyang estado ng pagsusuri, mainam kapag natapos na ang data at wala ka nang inaasahang anumang pagbabago. Maaari kang magpatuloy sa paggawa sa pivot table nang hindi naaapektuhan ang reference table.
• Gumamit ng mga formula na tumutukoy sa mga pivot table cell: Sa ganitong paraan, nag-a-update ang reference table kapag nagbago ang data sa pivot table (halimbawa, kapag ni-refresh ang data source). Ang panganib ay kung babaguhin mo ang istruktura ng pivot table, ang mga cell reference ay lilipat at magiging hindi magkahanay.
• Gamitin ang tungkuling GETPIVOTDATA: Ang function na ito ay nagbibigay-daan sa iyong i-reference ang data sa pivot table. ayon sa pangalan ng field at elementoKaya, kung magbabago ang istruktura, karaniwang patuloy na gagana ang mga formula. Ito ay mas makapangyarihan at matatag, ngunit medyo mas kumplikado ring i-configure.

Kapag handa na ang talahanayan ng sanggunian, maaari ka nang gumawa ng karaniwang tsart ng Excel Batay sa talahanayang iyon, na may ganap na kalayaan sa pag-format, walang mga buton ng filter, at walang katigasan ng istruktura ng isang pivot table. Inirerekomenda na maayos na matukoy ang pivot table at tapusin ang pagsusuri bago gawin ang reference table upang maiwasan ang paulit-ulit na paggawa nito.

Huwag kalimutan ang mga pivot table Hindi sila awtomatikong nag-a-update Kapag nagbago ang pinagmulan ng data, dapat mong i-refresh ang pivot table upang ma-update din ang mga reference table at chart batay sa mga ito.

I-link ang data ng pivot table at chart sa PowerPoint

Kapag mayroon kang tsart batay sa isang reference table o direkta sa isang pivot table at gusto mo itong dalhin sa PowerPointMaaari kang gumamit ng iba't ibang opsyon ng Espesyal na pandikit:

Ang mga pangunahing opsyon tunog:

• Bagay sa tsart ng Microsoft Excel: Maglagay ng tsart na may naka-embed na datasheet sa PowerPoint. Maaari mong i-edit ang tsart at ang data nang direkta mula sa presentasyon.
• Bagay sa graph ng Microsoft Excel nakatali: Ang tsart ay nagpapanatili ng isang link patungo sa orihinal na Excel file. Kapag ina-update mo ang data sa Excel, ina-update din ang tsart sa PowerPoint.
• Larawan (JPG, PNG, atbp.): Gumawa ng static snapshot ng tsart sa kasalukuyan nitong format, perpekto kung ang data ay hindi na magbabago.

Ang bawat opsyon ay may mga disbentaha: ang mga hindi naka-link na tsart ay maaaring maging lipas na sa panahon kung magbabago ang data sa Excel; ang mga naka-link na tsart ay maaaring mawalan ng koneksyon kung ang file ay ililipat o palitan ng pangalan; at ang mga imahe ay hindi maa-update kung may mga kasunod na pagbabago. Kung gagamit ka ng mga espesyal na tool sa visualization tulad ng think-cellMaaari mong samantalahin ang mas matatag na mga ugnayan sa pagitan ng Excel at PowerPoint, kapwa para sa mga tsart at teksto, na laging tandaan na ang pivot table ay dapat na mai-refresh nang mabuti.

Ang mga dynamic chart ng Excel ay isa sa mga pangunahing kagamitan para sa pagbabago ng malalaking talahanayan ng datos tungo sa malinaw, nababaluktot, at interaktibong mga ulatAng pag-unawa kung paano gumagana ang mga pivot table, kung paano ibuod at ipakita ang mga halaga, ang kanilang mga limitasyon sa mga presentasyon, at ang mga solusyon gamit ang mga reference table ay nagbibigay-daan sa iyong mas masulit ang Excel, maging para sa pagsusuri ng pang-araw-araw na impormasyon o para sa paghahanda ng mga pana-panahong ulat na pinapanatili nang walang gaanong pagsisikap.