คู่มือเชิงกลยุทธ์: เลือกซอฟต์แวร์ใดเพื่อเปลี่ยนบริษัทของคุณให้เป็นระบบดิจิทัล

ก้าวไป เปลี่ยนบริษัทให้เป็นระบบดิจิทัล มันไม่ใช่แค่การติดตั้งโปรแกรมสองสามโปรแกรมแล้วก็จบไป มันเกี่ยวข้องกับการทบทวนวิธีการทำงานของคุณ คุณค่าที่คุณมอบให้กับลูกค้า และแผนการเติบโตของคุณในอีกหลายปีข้างหน้า ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมหลายแห่งยังคงเลื่อนการตัดสินใจนี้ออกไปเนื่องจากกลัวการเปลี่ยนแปลง ขาดความรู้ หรือเพราะ "วิธีนี้ได้ผลดีกับเรามาจนถึงตอนนี้"

ปัญหาคือความคิดแบบนี้เป็นกับดักในปัจจุบัน: ตลาดได้เปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล มีความต้องการสูง และเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและบริษัทที่ไม่ปรับตัวก็มีความเสี่ยงอย่างมากที่จะถูกทิ้งไว้ข้างหลัง ข่าวดีก็คือ การเริ่มต้นนั้นง่ายและเข้าถึงได้มากกว่าที่เคย มีโซลูชันสำหรับทุกขนาด ทุกภาคส่วน และทุกงบประมาณ ตั้งแต่เครื่องมือบนคลาวด์ฟรีไปจนถึงแพลตฟอร์มการจัดการที่ครอบคลุมและทันสมัย

การเปลี่ยนบริษัทให้เป็นระบบดิจิทัลนั้นหมายความว่าอย่างไรกันแน่?

เมื่อเราพูดถึงการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลของบริษัท เราไม่ได้หมายถึง "การเปลี่ยนจาก Excel ไปใช้โปรแกรมที่ทันสมัยกว่าเล็กน้อย" แต่เราหมายถึงการเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบดิจิทัลอย่างแท้จริง ปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่ปัจจุบันใช้แรงงานคน เอกสาร หรือกระจัดกระจาย ไปสู่สภาพแวดล้อมดิจิทัลที่เชื่อมต่อกันซึ่งเกี่ยวข้องทั้งเครื่องมือและวิธีการจัดระเบียบการทำงานที่แตกต่างออกไป

ในทางปฏิบัติ การแปลงเป็นดิจิทัลคือ การแปลงการดำเนินงานทางกายภาพให้เป็นกระบวนการดิจิทัลการสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ สัญญา การลงทะเบียน แคมเปญการตลาด บริการลูกค้า สินค้าคงคลัง… ไม่ใช่ทุกงานที่จะสามารถเปลี่ยนเป็นดิจิทัลได้ 100% แต่ส่วนใหญ่สามารถทำได้ และ正是ส่วนนี้เองที่สร้างความแตกต่างในด้านประสิทธิภาพและความสามารถในการขยายขนาด

นอกจากนี้ กระบวนการนี้เกือบทุกครั้งยังต้องมีการทบทวนประเด็นพื้นฐานต่างๆ เช่น รูปแบบธุรกิจ กลยุทธ์ทางการค้า โลจิสติกส์ ช่องทางการสื่อสาร และการบริหารจัดการบุคลากรมันไม่ใช่แค่เรื่องเทคโนโลยีเท่านั้น แต่เป็นเรื่องของการคิดใหม่ทำใหม่เกี่ยวกับวิธีการสร้างและส่งมอบคุณค่า

ในยุโรป การเปลี่ยนแปลงนี้ถือว่ามีความสำคัญเชิงกลยุทธ์อย่างยิ่ง จนมีโครงการต่างๆ เช่น... ชุดอุปกรณ์ดิจิทัลและกองทุนรุ่นใหม่ออกแบบมาเพื่อให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) และผู้ประกอบอาชีพอิสระสามารถจัดหาเงินทุนสำหรับโซลูชันด้านดิจิทัลได้โดยไม่ต้องลงทุนเริ่มต้นจำนวนมาก

ความแตกต่างระหว่างการแปลงเป็นดิจิทัลและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

การใช้คำศัพท์ที่แตกต่างกันอาจเกิดขึ้นได้ง่าย แต่สิ่งสำคัญคือต้องแยกแยะให้ชัดเจน: การแปลงเป็นดิจิทัลและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไม่ใช่สิ่งเดียวกันทั้งสองอย่างเกี่ยวข้องกัน แต่ดำเนินไปในลีกที่แตกต่างกัน

La แปลง เน้นที่ แปลงกระบวนการอนาล็อกให้เป็นกระบวนการดิจิทัล โดยไม่เปลี่ยนแปลงสาระสำคัญของกระบวนการมากเกินไป ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนจากตู้เก็บเอกสารแบบดั้งเดิมไปใช้ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ โดยใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะใช้ลายเซ็นเขียนด้วยมือ ให้สแกนใบส่งสินค้าและจัดเก็บไว้ในระบบจัดการ

La การแปลงระบบดิจิตอล มันก้าวไปอีกขั้น (หรือหลายขั้น) คือ มันตั้งสมมติฐานว่า ปรับเปลี่ยนมุมมองของบริษัทให้เข้ากับยุคดิจิทัล โดยมุ่งเน้นกลยุทธ์ไปที่ลูกค้า และการพึ่งพา เทคโนโลยีต่างๆ เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และระบบอัตโนมัติการใช้เทคโนโลยีคลาวด์ บิ๊กดาต้า หรืออีคอมเมิร์ซ เพื่อออกแบบผลิตภัณฑ์ บริการ และวิธีการทำงานใหม่

ในขณะที่การแปลงเป็นดิจิทัล “แปล” สิ่งที่คุณทำอยู่แล้วให้เป็นรูปแบบดิจิทัล การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลนั้นแตกต่างออกไป เปลี่ยนกฎของเกม: วิธีที่คุณตัดสินใจ วิธีที่คุณขาย วิธีที่คุณปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าและซัพพลายเออร์ วิธีที่คุณจัดการบุคลากรภายใน หรือวิธีที่คุณสร้างสรรค์นวัตกรรม

หากปราศจากการแปลงเป็นดิจิทัล การเปลี่ยนแปลงใดๆ ก็เป็นไปไม่ได้ แต่ แปลงเป็นดิจิทัลเพียงเพื่อการแปลงเป็นดิจิทัลเท่านั้น (การติดตั้งเครื่องมือโดยปราศจากกลยุทธ์) จะไม่ช่วยให้คุณได้เปรียบในการแข่งขันที่จำเป็นต่อการสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งในปัจจุบัน

ภาพรวมปัจจุบันของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลทางธุรกิจในสเปน

ในสเปน ความก้าวหน้าทางดิจิทัลเกิดขึ้นด้วยวิสัยทัศน์ระยะยาว: แม้จะมีโครงสร้างพื้นฐานที่กว้างขวางและความช่วยเหลือมากมาย แต่ก็ยังคงมีช่องว่างที่สำคัญระหว่างบริษัทที่พัฒนาแล้วและบริษัทที่ล้าหลัง.

จากตัวชี้วัดล่าสุดของยุโรป ประเทศนี้ได้ก้าวหน้าไปอย่างมากในด้านต่างๆ การเชื่อมต่อ การติดตั้งโครงข่ายใยแก้วนำแสงและ 5G และการนำเทคโนโลยีมาใช้โดยบริษัทต่างๆปัจจุบันโครงข่ายใยแก้วนำแสงครอบคลุมบ้านเรือนประมาณ 95% และ 5G เข้าถึงประชากรเกือบทั้งหมด รวมถึงพื้นที่ชนบทหลายแห่งด้วย

เศรษฐกิจดิจิทัลมีน้ำหนักประมาณแล้ว 22% ของ GDP และคาดว่าจะเติบโตขึ้นหลายจุดในแต่ละปี โดยได้รับแรงขับเคลื่อนจากระบบอัตโนมัติ อีคอมเมิร์ซ และบริการดิจิทัล

ถึงกระนั้นก็ตาม วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมจำนวนมากยังคงใช้เพียงแต่ เครื่องมือพื้นฐาน (อีเมล โปรแกรมสำนักงาน และอื่นๆ เล็กน้อย)โดยไม่ก้าวข้ามไปสู่ทางออกของ IAข้อมูลขนาดใหญ่หรือระบบคลาวด์ขั้นสูงที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและศักยภาพในการวิเคราะห์ของคุณได้หลายเท่า

ความท้าทายที่สำคัญอีกประการหนึ่งอยู่ที่... ทักษะดิจิทัล ในส่วนของกำลังคน: ขาดแคลนบุคลากรที่มีทักษะด้านเทคนิค และมีความกลัวเกี่ยวกับเทคโนโลยีมากเกินไป ดังนั้นจึงมีโครงการริเริ่มทั้งภาครัฐและเอกชนจำนวนมากที่ให้บริการฝึกอบรมทักษะดิจิทัล ข้อมูล ปัญญาประดิษฐ์ และเทคโนโลยีอื่นๆ โลกไซเบอร์.

ข้อดีและข้อเสียของการไม่ปรับเปลี่ยนบริษัทของคุณให้เป็นระบบดิจิทัล

เหตุผลของการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลไม่ใช่เพียงแค่ความต้องการทางเทคโนโลยีชั่วคราว แต่เกี่ยวข้องกับ... ผลผลิต ต้นทุน ความสามารถในการแข่งขัน และการอยู่รอดพฤติกรรมของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป การทำงานแบบไฮบริด แรงกดดันด้านกำไร และความรวดเร็วของตลาด ทำให้การทำงานแบบไฮบริดไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป

ประโยชน์หลักๆ มีดังนี้: การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ พร้อมใช้งานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันจากทุกอุปกรณ์ และลดการใช้กระดาษและงานที่ต้องทำด้วยมือธุรกิจที่มีเวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัลสามารถขายสินค้า ให้บริการ ออกใบแจ้งหนี้ หรือให้การสนับสนุนได้แม้ในขณะที่สำนักงานปิดทำการ

การถูกกีดกันออกจากกระบวนการนั้นมีราคาที่ต้องจ่าย: การสูญเสียความสามารถในการแข่งขัน ข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือมากขึ้น การตอบสนองที่ลดลง และประสบการณ์ของลูกค้าที่แย่ลงไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่กรณีความล้มเหลวทางธุรกิจที่เป็นสัญลักษณ์หลายแห่ง (เช่น Blockbuster, Kodak, Nokia…) มีจุดร่วมกันคือ พวกเขาไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับยุคดิจิทัลได้ทันท่วงที

โดยสรุปแล้ว ในขณะที่บางบริษัทใช้เทคโนโลยีเพื่อทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง และเปิดตลาดใหม่ๆ สิ่งที่ไม่เปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลยังคงติดอยู่ในโครงสร้างที่แข็งกระด้าง ราคาแพง และเชื่องช้า ซึ่งสุดท้ายแล้วจะไม่ยั่งยืน

ซอฟต์แวร์สำคัญ 7 ประเภทสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลของบริษัท

ก่อนที่จะเลือกใช้เครื่องมือใด ๆ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าอะไรคือสิ่งสำคัญ ซอฟต์แวร์ประเภทต่างๆ ถือเป็น “โครงสร้างพื้นฐาน” ทางดิจิทัลขององค์กรคุณไม่จำเป็นต้องนำทั้งหมดไปใช้พร้อมกัน แต่คุณต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าแต่ละข้อครอบคลุมอะไรบ้างและเชื่อมโยงกันอย่างไร

1. ซอฟต์แวร์ ERP หรือซอฟต์แวร์วางแผนทรัพยากรองค์กร

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) คือหัวใจสำคัญของบริษัทหลายแห่ง: ระบบนี้รวมศูนย์การจัดการด้านการเงิน การจัดซื้อ การขาย สินค้าคงคลัง การผลิต และในหลายกรณีรวมถึงทรัพยากรบุคคลด้วย จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลเดียว ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน ข้อผิดพลาด และข้อมูลที่ขัดแย้งกัน

ระบบเหล่านี้ช่วยให้ มองและบริหารจัดการบริษัทในฐานะองค์รวมที่เชื่อมโยงกันสิ่งที่เกิดขึ้นในคลังสินค้าส่งผลกระทบต่อการจัดซื้อ การจัดการกระแสเงินสด และการคาดการณ์ยอดขาย ด้วยระบบ ERP ที่ดี คุณสามารถทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ การกระทบยอดบัญชีธนาคาร การจัดการงบประมาณ และรายงานทางการบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติได้

ตลาดนำเสนอโซลูชันสำหรับทุกระดับ ตั้งแต่ชุดซอฟต์แวร์ครบวงจร เช่น SAP, Microsoft Dynamics, Odoo หรือเลือกใช้ Gael Cloud ซึ่งเป็นตัวเลือกที่มีน้ำหนักเบาและเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยรวมระบบออกใบแจ้งหนี้ ระบบบัญชีพื้นฐาน และระบบควบคุมสินค้าคงคลังไว้ด้วยกัน

สิ่งสำคัญคือคุณต้องเลือก ERP ที่ปรับให้เข้ากับขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจของคุณ และมีคุณสมบัติที่เหมาะสม เวอร์ชันบนคลาวด์ การผสานรวม และความสามารถในการปรับขนาด เพื่อที่คุณจะได้ไม่ตกต่ำหลังจากสองปี

2. ซอฟต์แวร์ BPM หรือซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

BPM (Business Process Management) ไม่ใช่แค่เครื่องมือชนิดหนึ่ง แต่เกือบจะเป็นปรัชญาการทำงานเลยทีเดียว: วิเคราะห์ ออกแบบใหม่ และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการสำคัญของบริษัทอย่างต่อเนื่อง.

แพลตฟอร์ม BPM ช่วยให้ วางแผนขั้นตอนการทำงาน สร้างระบบอัตโนมัติสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ กำหนดความรับผิดชอบ และวัดเวลาและจุดที่เป็นปัญหาคอขวดพวกเขามักใช้กฎทางธุรกิจ ระบบอัตโนมัติ และแม้แต่ปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อเสนอแนะแนวทางการปรับปรุงหรือตรวจจับความไม่มีประสิทธิภาพ

คุณค่าที่สำคัญของ BPM คือมันบังคับให้คุณ ทบทวนพื้นฐานของวิธีการทำงานของคุณขั้นตอนใดบ้างที่ซ้ำซ้อน งานใดบ้างที่สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ การอนุมัติใดบ้างที่ไม่จำเป็น และส่วนใดบ้างที่เสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์

เมื่อนำไปใช้แล้ว องค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์ในด้านต่างๆ ดังนี้ ความคล่องตัว ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ และศักยภาพในการเปลี่ยนแปลงการปรับแต่งกระบวนการจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากที่กินเวลานานหลายเดือนอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นการตั้งค่าซอฟต์แวร์โดยตรง

3. เครื่องมือการสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัล

หากจะกล่าวถึงเรื่องหนึ่งที่ชัดเจนในช่วงการระบาดใหญ่ ก็คือ หากขาดการสื่อสารภายในที่ดี บริษัทก็จะล่มสลาย ในปัจจุบัน การแข่งขันโดยปราศจากการสื่อสารที่ดีถือเป็นเรื่องที่คิดไม่ถึง แพลตฟอร์มที่อำนวยความสะดวกในการส่งข้อความ การสนทนาทางวิดีโอ ช่องทางโครงการ และการทำงานร่วมกัน.

เครื่องมือเช่น หย่อน ทีมไมโครซอฟท์, ซูม, Google พูดคุย หรือแม้กระทั่ง WhatsApp ธุรกิจที่มีการจัดการที่ดีจะช่วยให้ ลดการพึ่งพาไปรษณีย์ เร่งการตัดสินใจ และรักษาความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ เกี่ยวกับการสนทนาและข้อตกลง

ตามหลักการแล้ว คุณควรเลือกใช้โซลูชันที่สามารถทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ ของคุณได้ (ERP, CRM, โปรแกรมจัดการโครงการ, การเก็บรักษา (ในระบบคลาวด์) เพื่อให้ทีมต่างๆ แชร์ไฟล์ งาน และการอัปเดตโดยไม่ต้องสลับแพลตฟอร์มไปมาบ่อยๆ.

หัวใจสำคัญคือการกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน: อะไรควรจัดการผ่านแชท อะไรควรจัดการผ่านอีเมล อะไรควรเก็บไว้ในโปรแกรมจัดการโครงการ… และป้องกันไม่ให้เครื่องมือนี้กลายเป็นสิ่งรบกวนแทนที่จะเป็นพันธมิตร

4. ซอฟต์แวร์การตลาดอัตโนมัติ

การตลาดสมัยใหม่ไม่สามารถบริหารจัดการได้ด้วยสเปรดชีตและแคมเปญแบบแยกส่วนอีกต่อไปแล้ว: การปรับแต่งให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคลและการติดตามลูกค้าตลอดกระบวนการทั้งหมด จำเป็นต้องใช้ระบบอัตโนมัติ.

แพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติ (เช่น HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo หรืออื่นๆ) อนุญาต แบ่งกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ดูแลพวกเขาด้วยเนื้อหาอัตโนมัติ เปิดตัวแคมเปญแบบหลายช่องทาง และวัดผลลัพธ์แบบเรียลไทม์.

เครื่องมือเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเสมือนจริงที่ ส่ง อีเมล ระบบจะประเมินโอกาสในการซื้อจากพฤติกรรมของผู้ใช้ และส่งข้อความแจ้งเตือนเมื่อลูกค้าทิ้งตะกร้าสินค้าไว้ หรือเปิดใช้งานลูกค้าที่ไม่ได้ใช้งานแล้วอีกครั้ง

นอกจากนี้ พวกเขายังเสนอสิ่งที่มีประสิทธิภาพสูงอีกด้วย โมดูลวิเคราะห์ข้อมูล SEO (Search Engine Optimization)สื่อสังคมออนไลน์และการรายงานข่าวซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าการกระทำใดได้ผล การดำเนินการใดที่ทำให้ประสิทธิภาพลดลง และวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการลงทุนด้านการตลาดของคุณ

5. ผู้จัดการโครงการและงาน

เมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้นและทีมขยายใหญ่ขึ้น การใช้รายชื่อกระดาษและการส่งอีเมลซ้ำซ้อนจะไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไป นี่คือจุดที่... ผู้จัดการโครงการและงานซึ่งทำหน้าที่เป็นแผงควบคุมส่วนกลางสำหรับทุกสิ่งที่จำเป็นต้องทำ

เครื่องมือเช่น Trello, Asana, Monday, Notion, Jira หรือ ClickUp อนุญาต ดูรายละเอียดโครงการ มอบหมายงาน กำหนดเวลาส่งงาน แนบเอกสาร และติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์โดยมักจะแสดงในรูปแบบ Kanban, ปฏิทิน หรือแผนภูมิ Gantt

ข้อดีของมันมีอยู่สองประการ: ประการแรก ช่วยป้องกันอาการหลงลืมและการทำงานค้างคาในทางกลับกัน ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ทีมผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของปริมาณงาน ความล่าช้า และความสัมพันธ์ระหว่างส่วนงานต่างๆ ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

การเลือกใช้แบบใดแบบหนึ่งจะขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการระบบที่ใช้งานง่ายเพื่อจัดการงานประจำวัน หรือระบบที่มีประสิทธิภาพมากกว่า capable of managing project portfolios, advanced integrations, and complex templates.

6. ระบบ CRM หรือระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า

CRM (Customer Relationship Management) คือส่วนประกอบที่ช่วยให้คุณ รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับลูกค้าและโอกาสทางการขายไว้ในที่เดียว: ข้อมูลการติดต่อ, ปฏิสัมพันธ์, ข้อเสนอ, เหตุการณ์, ประวัติการซื้อ ฯลฯ

โซลูชั่นเช่น Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse หรือ Gael Cloud ช่วยในการ วางโครงสร้างกระบวนการขาย กำหนดระบบติดตามอัตโนมัติ และประสานงานระหว่างทีมขายและทีมบริการลูกค้า.

ระบบ CRM ที่ดีจะกลายเป็น "หน่วยความจำทางธุรกิจ" ของคุณ: ไม่มีลูกค้าเป้าหมายรายใดสูญหาย โอกาสทางธุรกิจได้รับการจัดลำดับความสำคัญ และลูกค้าได้รับการบริการที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น และผู้จัดการสามารถวิเคราะห์อัตราการเปลี่ยนลูกค้าเป้าหมายเป็นลูกค้าจริง วงจรการขาย และการคาดการณ์รายได้ได้

เมื่อผสานรวมเข้ากับระบบการตลาดอัตโนมัติและระบบ ERP บริษัทจะได้รับมุมมองที่ครอบคลุม 360 องศาเกี่ยวกับลูกค้า: ตั้งแต่เรื่องที่เขาพบคุณครั้งแรก ไปจนถึงผลิตภัณฑ์ที่เขาบริโภคและบ่อยแค่ไหนรวมถึงการสนับสนุนที่ได้รับมาด้วย

7. การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์และการจัดการเอกสาร

การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล เนื่องจากช่วยให้... เข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และลดปริมาณเอกสารลงได้อย่างมาก.

แพลตฟอร์มเช่น Google Drive, Dropbox, OneDrive หรือระบบจัดการเอกสารขั้นสูงอย่าง DocuWare อำนวยความสะดวก สร้างพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย กำหนดเวอร์ชันไฟล์ กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามผู้ใช้หรือแผนก และทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ.

ในสภาพแวดล้อมที่มีปริมาณกระดาษจำนวนมาก ปัจจัยต่อไปนี้จะเข้ามามีบทบาท: ซอฟต์แวร์แปลงเอกสารเป็นดิจิทัลพร้อม OCR (การรู้จำอักษรด้วยแสง) ซึ่งช่วยให้สามารถแปลงข้อมูลที่สแกนแล้วให้เป็นข้อมูลที่แก้ไขและค้นหาได้ แทนที่จะเป็นเพียงภาพนิ่ง

โซลูชั่นเช่น RICOH Streamline NX หรือ DocuWare พวกเขาสามารถตรวจจับประเภทเอกสาร ดึงข้อมูลสำคัญ (หมายเลขใบแจ้งหนี้ ผู้จำหน่าย วันที่ จำนวนเงิน) และ ส่งข้อมูลเหล่านั้นไปยังระบบหรือแผนกที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติลดงานที่ต้องใช้แรงงานคนและข้อผิดพลาด

ขอบเขตการดำเนินงานของบริษัทและประเภทซอฟต์แวร์ที่แนะนำ

เพื่อไม่ให้หลงทางท่ามกลางตัวเลือกมากมาย การทำแผนที่จึงเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ โดยทั่วไปแล้ว เครื่องมือใดบ้างที่ใช้ในแต่ละด้าน และเครื่องมือเหล่านั้นครอบคลุมกระบวนการใดบ้างโดยคร่าวๆ แล้ว ภาพนี้มีลักษณะดังนี้:

• การเงินและการบัญชีการออกใบแจ้งหนี้ การกระทบยอดบัญชีธนาคาร การจัดทำงบประมาณ ภาษี พวกเขามักจะพึ่งพา... ซอฟต์แวร์ ERP และซอฟต์แวร์ทางการเงิน (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...)
• การดำเนินงาน โลจิสติกส์ และสินค้าคงคลังพวกเขาต้องการ: การควบคุมสต็อก การวางแผนการผลิต เส้นทางการจัดส่ง และการควบคุมคุณภาพ ระบบ ERP, ซอฟต์แวร์โลจิสติกส์ และเครื่องมือวางแผน (Odoo, TMS, โซลูชันด้านห่วงโซ่อุปทาน)
• การขายและอีคอมเมิร์ซกระบวนการขายเชิงพาณิชย์ จุดขายหน้าร้าน ร้านค้าออนไลน์ ทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของระบบ ระบบ CRM, แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ และระบบ POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...)
• การตลาดและเครือข่ายโซเชียลแคมเปญต่างๆ การตลาดอีเมลSEO, การวิเคราะห์ข้อมูล, การจัดการโซเชียลมีเดีย พวกเขามักใช้สิ่งเหล่านี้ เครื่องมืออัตโนมัติและการวิเคราะห์ (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...)
• ทรัพยากรมนุษย์ระบบการจ่ายเงินเดือน การติดตามเวลา การจัดการวันหยุด การสรรหาบุคลากร และการประเมินผลการปฏิบัติงาน พวกเขาพึ่งพาระบบเหล่านี้ ซอฟต์แวร์ด้านทรัพยากรบุคคล (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, โซลูชันคลาวด์ที่เป็นกรรมสิทธิ์)
• การจัดเก็บและจัดทำเอกสารจำเป็นต้องมีการจัดการไฟล์ การสำรองข้อมูล และการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง แพลตฟอร์มคลาวด์และระบบจัดการเอกสาร (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare)
• การสนับสนุนและบริการหลังการขายระบบตั๋ว, แชท, ศูนย์ช่วยเหลือ, ระบบอัตโนมัติในการสนับสนุน ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในที่นี่ได้ เครื่องมือบริการลูกค้า (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...)
• ด้านความคิดสร้างสรรค์และเนื้อหา: ออกแบบ, วิดีโอ, เนื้อหา กำเนิดAI- พวกเขาใช้ แพลตฟอร์มสร้างสรรค์และปัญญาประดิษฐ์ (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT(มิดเจอร์นีย์, แจสเปอร์, เจมินี…)

กุญแจสำคัญไม่ใช่การมีทุกอย่าง แต่ ระบุว่าส่วนใดที่ "ติดขัด" มากที่สุดในปัจจุบัน และซอฟต์แวร์ประเภทใดที่จะมีผลกระทบมากที่สุดในระยะสั้นจากนั้นจึงค่อยๆ สร้างโครงสร้างที่สอดคล้องกันขึ้นมา

ประเภทของซอฟต์แวร์การจัดการ: ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง, ERP, ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบเอง และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน

เมื่อคุณเข้าใจชัดเจนแล้วว่าต้องการแปลงกระบวนการใดให้เป็นระบบดิจิทัล ก็ถึงเวลาตัดสินใจว่าวิธีการใช้ซอฟต์แวร์แบบใดเหมาะสมที่สุด: โซลูชันเฉพาะทางตามฟังก์ชัน ระบบ ERP การพัฒนาแบบกำหนดเอง หรือแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ยืดหยุ่น.

ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์เฉพาะทางตามฟังก์ชันการทำงาน

นี่คือเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหา ดีมากครับ ปัญหาเฉพาะเจาะจง: CRM, การบัญชี, โครงการ, การสนับสนุน, การตลาด ฯลฯโดยทั่วไปแล้ว การนำไปใช้งานมักทำได้รวดเร็วและมีคุณสมบัติที่พัฒนามาอย่างดีมากมาย

จุดแข็งของมันคือ ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ความง่ายในการใช้งาน และการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอซึ่งได้นำเอาแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดจากภาคอุตสาหกรรมมาใช้โดยที่คุณแทบไม่ต้องทำอะไรเลย

ในทางกลับกัน พวกมันอาจก่อให้เกิดผลเสียได้ การกระจัดกระจายของข้อมูล ต้นทุนใบอนุญาตที่สะสม และความยืดหยุ่นที่จำกัด เมื่อปรับใช้กระบวนการที่เฉพาะเจาะจงมาก ๆ นอกจากนี้ คุณยังต้องพึ่งพาแผนงานของผู้ให้บริการเป็นอย่างมาก

ระบบ ERP เชิงพาณิชย์แบบบูรณาการ

ระบบ ERP มีเป้าหมายที่จะเป็น "แกนหลัก" ที่บูรณาการเข้าด้วยกันของบริษัท: โมดูลหลากหลาย (การเงิน การจัดซื้อ การขาย โลจิสติกส์ การผลิต ทรัพยากรบุคคล) ภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน.

ข้อได้เปรียบหลักของมันคือ การรวมศูนย์กระบวนการและข้อมูลทุกคนทำงานโดยใช้ข้อมูลเดียวกัน หลีกเลี่ยงการทำงานแบบแยกส่วน และสร้างความสม่ำเสมอในรายงานและการควบคุมด้านกฎระเบียบ

ราคาที่ต้องจ่ายมักจะเป็น... การนำไปใช้งานมีความซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า มีความยืดหยุ่นน้อย และต้องพึ่งพาผู้จำหน่ายบางราย สำหรับการปรับแต่งเชิงลึก นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการกำหนดขอบเขตให้ถูกต้องและเริ่มต้นจากโมดูลที่สำคัญจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

การพัฒนาแบบกำหนดเอง

การพัฒนาแบบกำหนดเองจะเข้ามามีบทบาทเมื่อ วิธีการทำงานของคุณมีความเฉพาะเจาะจงมาก จนไม่มีวิธีแก้ปัญหาแบบมาตรฐานใดที่เหมาะสมอย่างสมบูรณ์แบบ หรือเมื่อคุณต้องการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันโดยตรงจากซอฟต์แวร์

ถ้าวางแผนมาดี มันจะทำให้คุณได้รับ การปรับตัวให้เข้ากับกระบวนการทำงานของคุณอย่างสมบูรณ์ การควบคุมการพัฒนา และความเป็นเจ้าของระบบสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามการเติบโตของธุรกิจ

แต่มันก็หมายความถึงสิ่งอื่นๆ ด้วยเช่นกัน ต้นทุนเริ่มต้นสูง จำเป็นต้องมีทีมงานด้านเทคนิคที่เชื่อถือได้ และต้องรับผิดชอบในการบำรุงรักษาและการพัฒนาต่อยอดหากไม่มีกลยุทธ์ที่ชัดเจน มันอาจล้าสมัยหรือกลายเป็นอุปสรรคได้

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันและการเขียนโค้ดน้อย

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แพลตฟอร์มคลาวด์ที่อนุญาตให้ สร้างโซลูชันของคุณเองโดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรมเชิงลึกโดยอิงจากเทมเพลต บล็อก และระบบอัตโนมัติ

พวกเขาอนุญาต ความยืดหยุ่นที่มากขึ้น ต้นทุนการใช้งานที่ต่ำลง และความเป็นอิสระที่มากขึ้นสำหรับทีมธุรกิจซึ่งช่วยให้กระบวนการต่างๆ พัฒนาไปได้โดยไม่ต้องพึ่งพาไอที 100%

โดยทั่วไปแล้วเหมาะสำหรับ ธุรกิจที่กำลังเติบโตซึ่งต้องการความเป็นระเบียบและการทำงานอัตโนมัติ แต่ไม่ต้องการเริ่มต้นด้วยระบบ ERP แบบดั้งเดิมหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบกำหนดเองที่มีราคาแพงบางยี่ห้อ เช่น Zinkee ถูกออกแบบมาให้ทนทานต่อสภาพแวดล้อมการใช้งานที่ท้าทายได้เช่นกัน

เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง สิ่งเหล่านี้ก็มีรายละเอียดปลีกย่อยที่แตกต่างกันไป: พวกเขาเรียกร้องให้มีใครสักคนมารับบทบาทเป็น "เจ้าของ" แพลตฟอร์ม ในทางปฏิบัติ จำเป็นต้องมีการตรวจสอบต้นทุนภายในองค์กรหากจำนวนผู้ใช้งานเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ และไม่ใช่ทุกระบบจะมีความแข็งแกร่งเท่าเทียมกันสำหรับกระบวนการที่สำคัญ

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

การเลือกซื้อซอฟต์แวร์ไม่ได้หมายถึงการซื้อ "สิ่งที่ทุกคนใช้" แต่... ประสานเทคโนโลยี กระบวนการ บุคลากร และงบประมาณให้สอดคล้องกันแนวทางปฏิบัติที่เป็นรูปธรรมนั้นประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญสามประการ

1. วิเคราะห์ความต้องการที่แท้จริงของคุณ

ก่อนที่จะเปรียบเทียบเครื่องมือต่างๆ ควรใช้เวลาสักเล็กน้อยในการพิจารณา ทำความเข้าใจว่าอะไรที่กำลังทำร้ายคุณในวันนี้: เวลาถูกใช้ไปอย่างเปล่าประโยชน์ตรงไหน มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นบ่อยตรงไหน และงานซ้ำซากอะไรที่ทำให้ทีมหมดไฟ หรือกระบวนการที่ไม่สามารถขยายขนาดได้

สร้างแผนผังอย่างง่ายของกระบวนการหลักๆ (การขาย การจัดซื้อ โครงการ การสนับสนุน การเงิน…) และระบุ คุณต้องการปรับปรุงหรือทำให้กระบวนการในแต่ละขั้นตอนเป็นระบบอัตโนมัติในส่วนใดบ้าง? ภายใน 6-12 เดือนข้างหน้า

ควรพิจารณาปัจจัยอื่นๆ ด้วย เช่น ขนาดของบริษัท งบประมาณ ระดับความรู้ด้านดิจิทัลของทีม และวิธีการทำงาน (แบบพบปะตัวต่อตัว แบบผสมผสาน หรือแบบทางไกล) เพื่อหลีกเลี่ยงการเสนอแนวทางแก้ไขที่ไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

2. กำหนดฟังก์ชันการทำงานที่สำคัญ

เมื่อมีแผนที่อยู่ในมือแล้ว ก็มีรายการสั้นๆ ดังนี้ คุณสมบัติที่คุณจำเป็นต้องมีในซอฟต์แวร์: การผสานรวมระบบ, มุมมอง Kanban, การจัดการเอกสาร, รายงาน, สิทธิ์การเข้าถึง, ระบบอัตโนมัติ ฯลฯ

พยายามหลีกเลี่ยงการซื้อ "รุ่นที่ทำได้หลายอย่างที่สุด" และให้เน้นไปที่... ซึ่งจะเพิ่มมูลค่าตั้งแต่วันแรกระบบที่กระชับและเหมาะสมกับความเป็นจริงของคุณมักจะทำงานได้ดีกว่าระบบขนาดใหญ่ที่เต็มไปด้วยโมดูลที่ไม่มีใครใช้

นอกจากนี้ยังให้ความสำคัญกับแง่มุมต่างๆ เช่น ความง่ายในการใช้งาน การปรับแต่ง ความปลอดภัย ความสามารถในการขยายขนาด และคุณภาพของการสนับสนุนซึ่งมักสร้างความแตกต่างได้มากกว่าฟีเจอร์สุดอลังการที่คุณจะใช้เพียงปีละสี่ครั้งเสียอีก

3. ปรับตัวเลือกของคุณให้เหมาะสมกับงบประมาณและผลตอบแทนที่คาดหวัง

ค่าใช้จ่ายไม่ได้มีแค่ค่าลิขสิทธิ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิ่งอื่นๆ ด้วย การนำไปใช้ การฝึกอบรม การพัฒนาเพิ่มเติมที่เป็นไปได้ และการบำรุงรักษาคำนวณทั้งค่าใช้จ่ายเริ่มต้นและค่าใช้จ่ายรวมรายเดือนหรือรายปี

เปรียบเทียบกับ ประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด หรือเพิ่มรายได้ ซึ่งคุณสามารถสร้างได้ด้วยการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นจะทำให้คุณได้ทราบถึงผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่เป็นไปได้

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้เลือกใช้ เริ่มต้นจากเล็กๆ แล้วค่อยๆ ขยายขนาด: ทดลองใช้ในแผนกหนึ่งก่อน สร้างเวอร์ชันพื้นฐานแล้วค่อยขยายต่อ โดยแบ่งเป็นขั้นตอนตามกระบวนการ... วิธีนี้ช่วยลดความเสี่ยงและทำให้ทีมสามารถปรับตัวได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานซอฟต์แวร์การจัดการอย่างประสบความสำเร็จ

เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวจะไม่สามารถแก้ไขปัญหาใดๆ ได้หากการนำไปใช้ไม่เป็นระเบียบ ซอฟต์แวร์จะใช้งานได้ผลอย่างแท้จริง มันต้องมีประสิทธิภาพด้วย เพิ่มผลผลิตและคุณภาพงานควรปฏิบัติตามแผนงานที่เป็นระบบและเป็นระเบียบ

วางแผนโครงการและประสานงานการบริหารจัดการ

เริ่มต้นด้วยการกำหนด ระบุวัตถุประสงค์ ขอบเขต ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และตัวชี้วัดความสำเร็จอย่างชัดเจนควรดึงฝ่ายบริหารและพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อหลีกเลี่ยงการต่อต้านในนาทีสุดท้าย

แบ่งการดำเนินการออกเป็น ขั้นตอนต่างๆ พร้อมผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง (ตัวอย่างเช่น: เริ่มจากด้านการเงินก่อน จากนั้นก็โครงการ และสุดท้ายคือ CRM) จะช่วยควบคุมผลกระทบ เรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว และปรับตัวได้ทันที

ดูแลเรื่องการย้ายข้อมูล

การเปลี่ยนจากระบบเก่า (หรือสเปรดชีต) ไปใช้แพลตฟอร์มใหม่นั้น จำเป็นต้องมีการปรับปรุง ทำความสะอาดข้อมูล กำหนดเกณฑ์ให้เป็นมาตรฐาน และตรวจสอบว่าข้อมูลที่ป้อนถูกต้องหรือไม่ ในรุ่นใหม่

ขอแนะนำให้ทำ การทดสอบการย้ายระบบในสภาพแวดล้อมทดสอบ การทบทวนผลลัพธ์ร่วมกับผู้ใช้งานหลัก และการจัดทำเอกสารกฎเกณฑ์ (ชื่อเรียก, ช่องที่ต้องกรอก, สิทธิ์การเข้าถึง) เพื่อป้องกันความไม่สะดวกที่อาจเกิดขึ้น

สร้างทีมและบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง

หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ล้มเหลวคือ... ผู้คนไม่รู้วิธีใช้เครื่องมือนี้ หรือไม่เห็นประโยชน์ของมันการฝึกอบรมไม่สามารถเป็นเพียงแค่ "คู่มือที่ส่งทางไปรษณีย์" ได้

จัดงาน การฝึกปฏิบัติจริงที่เน้นงานประจำวัน การสร้างคู่มือฉบับย่อ และการแต่งตั้งบุคคลอ้างอิงภายในองค์กร ที่สามารถตอบคำถามและให้ความช่วยเหลือผู้อื่นได้

สื่อสารถึงประโยชน์ รับฟังข้อโต้แย้ง และ ปรับกระบวนการร่วมกับทีมแทนที่จะบังคับใช้การเปลี่ยนแปลงจากเบื้องบนโดยปราศจากบริบท

ติดตาม ปรับปรุง และใช้ประโยชน์จากการอัปเดต

เมื่อเริ่มดำเนินการแล้ว อย่าคิดว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์: ขอคำติชม ตรวจสอบตัวชี้วัด ตรวจหาจุดคอขวด และปรับการตั้งค่าการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเป็นส่วนหนึ่งของเกม

นอกจากนี้ จงใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ด้วย การอัปเดตจากผู้จำหน่าย ฟีเจอร์ใหม่ หรือการผสานรวม ซึ่งสามารถนำไปปรับใช้กับกระบวนการทำงานได้ โดยคำนึงถึงผลกระทบและจังหวะเวลาเสมอ เพื่อไม่ให้ทีมทำงานหนักเกินไป

เป้าหมายสูงสุดคือการทำให้ซอฟต์แวร์เลิกถูกมองว่าเป็นเพียง "เครื่องมืออีกชิ้นหนึ่ง" และเริ่มได้รับการพิจารณาในแง่มุมอื่นๆ พันธมิตรในชีวิตประจำวันที่จะช่วยให้ทำงานได้ดีขึ้น เร็วขึ้น และลดความเครียดลง.

เมื่อบริษัทเลือกใช้โซลูชันอย่างเหมาะสม ดำเนินการอย่างรอบคอบ และฝึกอบรมบุคลากร เทคโนโลยีจะกลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริง: กระบวนการต่างๆ ถูกจัดระเบียบ ข้อมูลสามารถนำไปใช้ได้จริง การสื่อสารไหลลื่น และการเติบโตไม่ได้หมายถึงความวุ่นวายอีกต่อไปท้ายที่สุดแล้ว นั่นคือสาระสำคัญของคำแนะนำเชิงกลยุทธ์ที่ดีเกี่ยวกับการเลือกซอฟต์แวร์เพื่อเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลของบริษัท: การเข้าใจว่ามันไม่ใช่แค่เรื่องของโปรแกรม แต่เป็นการออกแบบวิธีการทำงานที่ชาญฉลาดและยั่งยืนยิ่งขึ้น