OneDrive KFM: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการย้ายและปกป้องโฟลเดอร์ที่รู้จัก

หากคุณเป็นผู้จัดการทีม Windows ในองค์กร คุณจะต้องเผชิญกับเรื่องนี้ไม่ช้าก็เร็ว OneDrive Known Folder Move (KFM) และการเปลี่ยนผ่านจาก Folder Redirection แบบดั้งเดิมและนี่คือจุดที่มักเกิดข้อสงสัยขึ้นมา: จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลของผู้ใช้ จะหลีกเลี่ยงความขัดแย้งกับไฟล์ออฟไลน์ได้อย่างไร หรือจะเกิดอะไรขึ้นหากผู้ใช้มีเอกสารหรือเดสก์ท็อปอยู่ใน OneDrive อยู่แล้วก่อนที่จะใช้การตั้งค่าต่างๆ

ในคู่มือนี้ เราจะมาทบทวนรายละเอียดอย่างครบถ้วน โดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ OneDrive KFM ทำงานอย่างไร มีนโยบายอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง มันทำอะไรกับข้อมูลที่มีอยู่บ้าง และมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอะไรบ้าง? เพื่อย้ายข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ไฟล์หรือการเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์แบบดั้งเดิมโดยที่ไม่มีใครสูญเสียเอกสารระหว่างทาง

OneDrive Known Folder Move คืออะไร และทำไมคุณถึงควรสนใจ?

OneDrive Known Folder Move เป็นฟีเจอร์หนึ่งของโปรแกรมซิงค์ OneDrive ที่อนุญาตให้... เปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์ Windows ที่รู้จักโดยอัตโนมัติ (เดสก์ท็อป, เอกสาร และรูปภาพ รวมถึงโฟลเดอร์ย่อย เช่น ภาพหน้าจอ และภาพถ่ายจากกล้อง) ไปยังบัญชี OneDrive ของผู้ใช้

จุดเด่นของ KFM คือผู้ใช้สามารถทำงานต่อไปได้ "ตามปกติ" โดยบันทึกในโฟลเดอร์เดิม แต่ในความเป็นจริงแล้ว ไฟล์ทั้งหมดเหล่านั้นถูกจัดเก็บและซิงโครไนซ์กับ OneDriveกล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณจะได้รับการสำรองข้อมูลบนคลาวด์โดยอัตโนมัติและสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ โดยไม่ต้องบังคับให้พวกเขาเปลี่ยนพฤติกรรมของตนเอง

ฟังก์ชันนี้มีให้บริการใน ระบบปฏิบัติการ Windows 10, Windows 8, Windows 8.1 และ หน้าต่าง 7ผ่านทางไคลเอ็นต์ OneDrive Sync รุ่นใหม่ สำหรับธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ ถือได้ว่าการตั้งค่านี้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการปกป้องข้อมูลผู้ใช้และ ลดความซับซ้อนในการบริหารจัดการทีม.

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่โปรดจำไว้ว่า ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการกำหนดค่านโยบายบ้าง (GPO, Intune, เทมเพลตการดูแลระบบ ฯลฯ) เพื่อให้ทุกอย่างทำงานโดยอัตโนมัติและเงียบเชียบ

ข้อดีที่แท้จริงของการย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จักไปยัง OneDrive

เมื่อคุณนำ KFM มาใช้ในโดเมนของคุณ ผู้ใช้ของคุณจะยังคงใช้เส้นทางเดิมทุกประการ (เดสก์ท็อป, เอกสาร, รูปภาพ) แต่ในระดับทางเทคนิค โฟลเดอร์เหล่านั้นจะถูกเปลี่ยนแปลง เปลี่ยนเส้นทางและซิงโครไนซ์กับ OneDriveสิ่งนี้ก่อให้เกิดประโยชน์ที่สำคัญหลายประการ

ในอีกด้านหนึ่ง ประสบการณ์ผู้ใช้ที่เป็นที่รู้จักไม่จำเป็นต้องอธิบายให้พวกเขาฟังว่าควรบันทึกไปยัง "C:\OneDrive\User" หรือเส้นทางแปลกๆ อื่นๆ พวกเขาแค่คลิกที่ Documents หรือ Desktop เท่านี้ก็เรียบร้อย การเปลี่ยนแปลงนั้นโปร่งใสอย่างสมบูรณ์จากมุมมองของพวกเขา

ในทางกลับกัน การบันทึกไปยัง OneDrive ช่วยให้คุณสามารถ ความสามารถในการฟื้นตัวจากความล้มเหลว ฮาร์ดแวร์ และเคลื่อนไหวได้อย่างเต็มที่หากคอมพิวเตอร์ของคุณเสีย คุณเปลี่ยนแล็ปท็อป หรือคุณทำงานจากที่บ้าน เอกสารของคุณก็ยังคงสามารถเข้าถึงได้เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้ OneDrive ไม่ว่าจะเป็นจากพีซีเครื่องอื่น เบราว์เซอร์ หรือแม้แต่จากอุปกรณ์มือถือของคุณ

นอกจากนี้ เมื่อใช้ KFM ร่วมกับฟีเจอร์ต่างๆ ของ OneDrive เช่น Files On Demand คุณจะสามารถ... เพิ่มประสิทธิภาพ การเก็บรักษา ในประเทศเก็บเฉพาะสิ่งที่จำเป็นไว้ในอุปกรณ์ และส่วนที่เหลือเก็บไว้ในระบบคลาวด์ โดยจะดาวน์โหลดทันทีเมื่อเปิดไฟล์

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องชัดเจนว่า KFM ไม่รองรับผู้ใช้ที่ซิงค์ OneDrive จาก SharePoint เซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรคุณสมบัตินี้มีจุดประสงค์สำหรับสภาพแวดล้อมต่างๆ Microsoft 365 OneDrive for Business บนระบบคลาวด์

จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้ใช้มีโฟลเดอร์ Documents/Desktop/Pictures อยู่ใน OneDrive อยู่แล้ว?

คำถามที่พบบ่อยมากคือจะเกิดอะไรขึ้นหากก่อนที่จะใช้ KFM ผู้ใช้ได้สร้างโฟลเดอร์เอกสาร เดสก์ท็อป หรือรูปภาพใน OneDrive ด้วยตนเองแล้ว หรือคุณได้สร้างโฟลเดอร์อื่นไว้แล้ว การย้ายข้อมูลครั้งก่อนจากเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ ส่งข้อมูลไปยัง OneDrive โดยใช้เครื่องมือบางอย่าง

เมื่อเปิดใช้งาน KFM อย่างถูกต้อง โฟลเดอร์ที่ระบบเปลี่ยนเส้นทาง (เช่น C:\Users\username\Documents) จะเป็น ย้ายและผสานรวมกับโฟลเดอร์ที่เทียบเท่าที่มีอยู่แล้วใน OneDriveระบบจะไม่สร้างโฟลเดอร์ซ้ำที่มีนามสกุลผิดปกติ เว้นแต่จะมีข้อขัดแย้งด้านชื่อที่เฉพาะเจาะจงมาก ๆ

ในสถานการณ์ที่ Microsoft แนะนำสำหรับการย้ายข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ แนวคิดก็คือ: ขั้นแรก คัดลอกเนื้อหาของไดรฟ์ที่แชร์ผ่านเครือข่ายไปยังโฟลเดอร์ OneDrive ที่เกี่ยวข้อง (เอกสาร รูปภาพ เดสก์ท็อป) จากนั้นเปิดใช้งาน KFM เพื่อให้ โฟลเดอร์ Windows ที่คุ้นเคยจะถูกรวมเข้ากับโครงสร้างที่มีอยู่เดิม.

ข้อยกเว้นที่สำคัญเกิดขึ้นเมื่อโฟลเดอร์ที่ถูกเปลี่ยนเส้นทางชี้ไปยัง ผู้ใช้งาน OneDrive อีกรายหนึ่งนั่นคือ ไปยังองค์กรอื่น ในกรณีนั้น เมื่อคุณเปลี่ยนเส้นทางไปยังเทนเนนต์ของคุณเอง โฟลเดอร์เอกสาร รูปภาพ หรือเดสก์ท็อปใหม่จะถูกสร้างขึ้นในองค์กรของคุณ และผู้ใช้อาจพบว่าเดสก์ท็อปดูเหมือนว่างเปล่า เนื้อหาเก่าจะยังคงอยู่ใน OneDrive ขององค์กรอื่นและต้องย้ายมาเอง ย้ายข้อมูลด้วยตนเองหรือโดยใช้เครื่องมือเฉพาะ.

ข้อกำหนดเบื้องต้นและการตรวจสอบก่อนการใช้งาน KFM

ก่อนที่คุณจะรีบนำ KFM ไปใช้ทั่วทั้งองค์กร ควรตรวจสอบประเด็นสำคัญบางประการก่อน เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการติดตั้งและเรื่องที่ไม่คาดคิดสำหรับผู้ใช้.

สิ่งแรกที่ต้องทำคือตรวจสอบ เวอร์ชันไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDriveเพื่อให้ตัวเลือก KFM พร้อมใช้งานและทำงานตามที่อธิบายไว้ในเอกสารของ Microsoft คุณต้องใช้เวอร์ชันอย่างน้อย 18.151.0729.0012 หรือสูงกว่า

หากต้องการตรวจสอบ ให้มองหาไอคอนคลาวด์ OneDrive ในพื้นที่แจ้งเตือน คลิกขวา แล้วไปที่ องค์ประกอบ และไปที่แท็บ เกี่ยวกับเวอร์ชันของไคลเอ็นต์จะแสดงอยู่ที่นั่น หากเวอร์ชันเก่าเกินไป ขอแนะนำให้ทำการอัปเดตก่อนที่จะนำนโยบายการย้ายโฟลเดอร์ใดๆ ไปใช้งาน

อีกประเด็นสำคัญคือการตรวจสอบว่าเว็บไซต์ OneDrive ส่วนตัวของผู้ใช้มี ความสามารถที่จำเป็น (PersonalSiteCapabilities)ดำเนินการนี้จากศูนย์การจัดการ SharePoint Online ในส่วนโปรไฟล์ผู้ใช้ ในโปรไฟล์ผู้ใช้ ค่าความสามารถของไซต์ส่วนบุคคลควรเป็น 4, 6 หรือ 8 ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าขององค์กร เพื่อให้ KFM สามารถทำงานได้โดยไม่มีข้อจำกัด

สุดท้ายนี้ บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เอง จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์นั้นมีอยู่จริง ไฟล์ PreSignInSettingsConfig.json ไฟล์นี้อยู่ในพาธ %localappdata%/Microsoft/OneDrive/Settings ไฟล์นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับไคลเอ็นต์การซิงค์ หากไฟล์นี้หายไป อาจเกิดจากปัญหาเครือข่าย พร็อกซี หรือซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่บล็อก URL ของ Microsoft 365 ที่จำเป็น การคัดลอกไฟล์นี้จากเครื่องที่ใช้งานได้ปกติสามารถใช้เป็นวิธีทดสอบเพื่อตัดความเป็นไปได้ของการรบกวนจากสภาพแวดล้อมได้

นโยบาย OneDrive ที่ควบคุมการย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จัก

การบริหารจัดการของ KFM ดำเนินการเป็นหลักผ่าน นโยบายกลุ่ม (GPOs), เทมเพลตการจัดการ Intune หรือค่ารีจิสทรีเอกสารของ Microsoft ระบุถึงนโยบายที่มีอยู่ทั้งหมดและคีย์รีจิสทรีที่เกี่ยวข้อง แต่มีสี่นโยบายที่ควบคุมพฤติกรรมของ KFM โดยเฉพาะ

ประการแรกคือนโยบายของ “สอบถามผู้ใช้ว่าต้องการย้ายโฟลเดอร์ Windows ที่คุ้นเคยไปยัง OneDrive หรือไม่”ตัวเลือกนี้จะแสดงข้อความแจ้งให้ผู้ใช้ตัดสินใจว่าจะย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จักหรือไม่ หากผู้ใช้ปฏิเสธข้อความนี้ OneDrive จะยังคงแสดงการแจ้งเตือนในศูนย์การดำเนินการ (Action Center) จนกว่าโฟลเดอร์จะถูกย้ายหรือเกิดข้อผิดพลาดที่ทำให้สามารถปิดการแจ้งเตือนได้

วิธีที่สอง ซึ่งนิยมใช้กันทั่วไปในแวดวงธุรกิจ คือ “ย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จักจาก Windows ไปยัง OneDrive โดยไม่แสดงข้อความแจ้งเตือน”ด้วยนโยบายนี้ คุณสามารถเปลี่ยนเส้นทางและย้ายโฟลเดอร์ได้โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากผู้ใช้ โดยเลือกได้ว่าต้องการย้ายทุกโฟลเดอร์ (เดสก์ท็อป เอกสาร รูปภาพ) หรือเพียงบางส่วน เมื่อย้ายโฟลเดอร์โดยใช้นโยบายนี้แล้ว การเปลี่ยนการเลือกโฟลเดอร์ในภายหลังจะไม่ทำให้โฟลเดอร์ที่ย้ายไปแล้วกลับคืนสู่สภาพเดิมหรือประมวลผลการย้ายซ้ำ

นโยบายการย้ายแบบเงียบนี้สามารถแสดงการแจ้งเตือนแก่ผู้ใช้เมื่อมีการเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์ได้ แต่ในการใช้งานจริงส่วนใหญ่ ฟังก์ชันนี้จะถูกปิดใช้งาน เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือคำถามที่ไม่จำเป็น ส่งไปยังแผนกไอที

นโยบายที่เกี่ยวข้องประการที่สามคือนโยบายของ “ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ปิดการใช้งานการย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จัก”วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้พวกเขาเข้าไปที่ตัวเลือก OneDrive และยกเลิกการตั้งค่า KFM ด้วยตนเอง ซึ่งจะทำให้การเปลี่ยนเส้นทางยังคงเป็นมาตรฐานของบริษัทต่อไป

ตัวเลือกที่สี่ ซึ่งอยู่ตรงข้ามกับตัวเลือกแรกอย่างสิ้นเชิง คือ “ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ย้ายโฟลเดอร์ Windows ที่รู้จักไปยัง OneDrive”โดยพื้นฐานแล้ว วิธีนี้จะปิดกั้นการใช้งาน KFM สำหรับบัญชี OneDrive ใดๆ โดยทั่วไปแล้วจะใช้เฉพาะในสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงมาก หรือเมื่อคุณต้องการควบคุมการย้ายข้อมูลอย่างสมบูรณ์และป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เริ่มการย้ายข้อมูลด้วยตนเอง

การเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์จาก Windows ไปยัง OneDrive KFM

หลายสภาพแวดล้อมใช้รูปแบบคลาสสิกนี้มานานหลายปีแล้ว การเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์โดยใช้ GPO โดยการชี้ไปยังเซิร์ฟเวอร์ไฟล์หรือตำแหน่งอื่น ในกรณีเหล่านี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวางแผนการเปลี่ยนผ่านให้ดี เพราะ GPO ของ KFM จะไม่ทำงานหากโฟลเดอร์เอกสาร รูปภาพ หรือเดสก์ท็อปถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังปลายทางอื่นที่ไม่ใช่ OneDrive โดยใช้ GPO เดิมเหล่านั้นอยู่แล้ว

ข่าวดีก็คือ โฟลเดอร์เพลงและวิดีโอจะไม่ได้รับผลกระทบจาก GPO ของ OneDrive ดังนั้น คุณสามารถใช้การเปลี่ยนเส้นทางแบบเดิมต่อไปได้ หากจำเป็น คุณสามารถย้ายเฉพาะเดสก์ท็อป เอกสาร และรูปภาพไปยัง KFM ได้

หากโฟลเดอร์ของคุณถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยัง OneDrive โดยใช้การเปลี่ยนเส้นทางแบบคลาสสิกของ Windows อยู่แล้ว (เช่น ชี้ไปยังเส้นทาง OneDrive ของผู้ใช้แทนที่จะเป็นเซิร์ฟเวอร์) ขั้นตอนจะค่อนข้างง่าย: ขั้นแรก คุณปิดใช้งาน GPO การเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์และเนื้อหาภายในยังคงอยู่ใน OneDrive จากนั้นเปิดใช้งานนโยบายกลุ่มการย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จัก (Known Folders Move Group Policy) ในกรณีนี้ โฟลเดอร์ต่างๆ อยู่ใน OneDrive อยู่แล้ว ดังนั้น KFM จึงเก็บโฟลเดอร์เหล่านั้นไว้ใน OneDrive ต่อไป

หากโฟลเดอร์ถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยัง ที่ตั้งทีมงานในพื้นที่วิธีการนั้นคล้ายกัน คือ คุณปิดใช้งานการเปลี่ยนเส้นทางแบบคลาสสิก ปล่อยเนื้อหาไว้ในเส้นทางปัจจุบัน จากนั้นเปิดใช้งานนโยบาย KFM เพื่อให้ OneDrive ควบคุมและย้ายเนื้อหาไปยังคลาวด์

เมื่อโฟลเดอร์ถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยัง แชร์เครือข่าย (กรณีทั่วไปที่สุดสำหรับเซิร์ฟเวอร์ไฟล์) คือการใช้เครื่องมือการย้ายข้อมูล เช่น Migration Manager, SharePoint Migration Tool หรือบริการอย่าง Move เครื่องมือเหล่านี้จะคัดลอกเนื้อหาของทรัพยากรที่แชร์ไปยังโฟลเดอร์ OneDrive ที่เกี่ยวข้องของผู้ใช้ก่อน (เอกสาร รูปภาพ เดสก์ท็อป) เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างไปอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง

ถัดไป ให้ปิดใช้งาน GPO การเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์ของ Windows โดยปล่อยให้โฟลเดอร์และข้อมูลอยู่ในไดรฟ์ที่แชร์ จากนั้นเปิดใช้งาน KFM ในที่สุด ในขั้นตอนนี้ โฟลเดอร์ที่รู้จักจะถูกย้ายไปยัง OneDrive และ โฟลเดอร์เหล่านั้นจะถูกรวมเข้ากับโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้ว ซึ่งมีข้อมูลที่ย้ายมาจากเซิร์ฟเวอร์ไฟล์อยู่แล้ว จึงหลีกเลี่ยงการสร้างข้อมูลซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น

จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลเมื่อคุณลบการเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์แบบคลาสสิกออก

คำถามสำคัญในการย้ายระบบใดๆ ก็คือ จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลเมื่อนโยบายการเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์แบบเก่าถูกลบออก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่มีตัวเลือกให้... “เมื่อยกเลิกนโยบายแล้ว โปรดคงโฟลเดอร์ไว้ในตำแหน่งใหม่”.

เมื่อคุณปิดใช้งาน GPO ที่มีการกำหนดค่าดังกล่าว โฟลเดอร์ของผู้ใช้ (เอกสาร เดสก์ท็อป ฯลฯ) จะไม่สามารถเข้าถึงได้ ไฟล์เหล่านั้นยังคงอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ไฟล์หรือในตำแหน่งที่ถูกเปลี่ยนเส้นทางไปWindows จะหยุดการบังคับการเปลี่ยนเส้นทาง แต่จะไม่นำข้อมูลกลับไปยังโปรไฟล์ในเครื่อง

ไม่มีกระบวนการอัตโนมัติใดที่จะดึงข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์และส่งไปยัง OneDrive ไม่มีวิธีการซิงค์ข้อมูลกับ OneDrive แบบ "มหัศจรรย์" ใดๆ ทั้งสิ้น เพียงแค่ปิดใช้งานการเปลี่ยนเส้นทางแบบคลาสสิก: โฟลเดอร์จะยังคงถูกอ้างอิงด้วยเส้นทาง UNC (เช่น \server\users%username%\Documents) จนกว่าคุณจะดำเนินการใดๆ เพื่อย้ายโฟลเดอร์เหล่านั้น

ด้วยเหตุนี้ การปิดใช้งานการเปลี่ยนเส้นทางแบบดั้งเดิมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ควบคู่ไปกับกลยุทธ์การย้ายข้อมูลที่ชัดเจนไปยัง OneDrive KFM โดยใช้เครื่องมือสำรองข้อมูล หรือปล่อยให้ KFM จัดการกระบวนการทั้งหมด ย้ายเนื้อหาในโฟลเดอร์ที่รู้จักโดยอัตโนมัติ จากทุกที่ไปยัง OneDrive

ในสถานการณ์ที่มีด้วยเช่นกัน แคชไฟล์ออฟไลน์ หากเปิดใช้งานอยู่ ขอแนะนำให้ปิดใช้งานก่อนเรียกใช้ KFM เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในการซิงโครไนซ์ระหว่างกลไกของ Windows และไคลเอ็นต์ OneDrive มิเช่นนั้น คุณอาจพบข้อมูลซ้ำ ความขัดแย้งของเวอร์ชัน หรือพฤติกรรมที่สับสน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการย้ายข้อมูลไปยัง OneDrive KFM อย่างราบรื่น

หากคุณต้องการให้การเปลี่ยนจาก Folder Redirection (และเซิร์ฟเวอร์ไฟล์) ไปใช้ OneDrive Known Folder Move เป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำได้ แนวปฏิบัติที่ดี ซึ่งควรปฏิบัติตาม

ขั้นแรก ให้ปิดใช้งาน ไฟล์ออฟไลน์ บนคอมพิวเตอร์ก่อนเปิดใช้งาน OneDrive เพื่อหลีกเลี่ยงการทับซ้อนกัน เมื่อลบ Offline Files ออกแล้ว คุณสามารถดำเนินการลบ Folder Redirection โดยใช้ตัวเลือกในการคงโฟลเดอร์ไว้ในตำแหน่งปัจจุบันได้

ถัดไป ให้กำหนดค่านโยบาย KFM ในสภาพแวดล้อมการทำงานระดับมืออาชีพ มักจะใช้ตัวเลือกนี้ ย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จักไปยัง OneDrive โดยไม่แสดงข้อความแจ้งเตือน และเปิดใช้งานการซิงโครไนซ์เดสก์ท็อป เอกสาร และรูปภาพพร้อมกัน ด้วยวิธีนี้ เนื้อหาทั้งหมดของผู้ใช้จะถูกรวมไว้ใน OneDrive โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องตอบกล่องโต้ตอบใดๆ

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือต้องมั่นใจว่าผู้ใช้งาน พวกเขาจะเข้าสู่ระบบ OneDrive โดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลประจำตัว Windows ของพวกเขามีนโยบายที่มีประโยชน์มากสำหรับเรื่องนี้คือ "ลงชื่อเข้าใช้แอปซิงค์ OneDrive ให้ผู้ใช้โดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลประจำตัว Windows ของพวกเขา" วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงการต้องไปช่วยผู้ใช้แต่ละคนตั้งค่า OneDrive เป็นครั้งแรก

ในส่วนของการสื่อสาร สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบล่วงหน้าว่าจะมีaการเปลี่ยนแปลงในวิธีการบันทึกเอกสารของพวกเขา ซึ่ง พวกเขาไม่ควรใช้เส้นทางไฟล์เซิร์ฟเวอร์แบบเก่าอีกต่อไป และข้อมูลของพวกเขาจะถูกจัดเก็บไว้บน OneDrive คำอธิบายที่ชัดเจนจะช่วยลดจำนวนเหตุการณ์และคำขอความช่วยเหลือในภายหลังได้อย่างมาก

สุดท้าย ก่อนที่จะถือว่าการย้ายข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดี: ตรวจสอบสถานะการซิงโครไนซ์ในไอคอน OneDrive ตรวจสอบว่าโฟลเดอร์ Desktop, Documents และ Pictures มีไอคอนคลาวด์หรือไอคอนที่ซิงโครไนซ์แล้ว และ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาทั้งหมดที่เคยอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ได้ถูกย้ายไปยัง OneDrive แล้วเมื่อคุณแน่ใจแล้วเท่านั้น คุณจึงควรพิจารณาการรื้อถอนระบบจัดเก็บเก่า

ขั้นตอนการตั้งค่า OneDrive KFM กับ Inune ทีละขั้นตอน

หากสภาพแวดล้อมของคุณได้รับการจัดการด้วย Intune การกำหนดค่า KFM ส่วนใหญ่จะดำเนินการผ่าน Intune โปรไฟล์การกำหนดค่าโดยใช้แคตตาล็อกการกำหนดค่าโดยรวมแล้วขั้นตอนต่างๆ สามารถจัดการได้ค่อนข้างง่าย

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือค้นหาตำแหน่งของ... รหัสผู้เช่าขององค์กรของคุณเนื่องจากนโยบาย OneDrive บางข้อกำหนดให้ต้องมีตัวระบุนี้ คุณสามารถค้นหาได้ง่ายๆ จากพอร์ทัลที่ entra.microsoft.com ในส่วนข้อมูลประจำตัว ในหน้าสรุป คุณจะเห็นรหัสผู้เช่าในบล็อกข้อมูลพื้นฐาน

ถัดไป เข้าสู่ระบบพอร์ทัล Intune แล้วไปที่ส่วนอุปกรณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งไปที่ โปรไฟล์การกำหนดค่าสร้างโปรไฟล์ใหม่โดยเลือก “Windows 10 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า” เป็นแพลตฟอร์ม และ “แคตตาล็อกการกำหนดค่า” เป็นประเภทโปรไฟล์

หลังจากตั้งชื่อโปรไฟล์ให้จดจำง่ายแล้ว ให้เพิ่มการตั้งค่าและมองหาตัวเลือกนั้น “ค่อยๆ ย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จักของ Windows ไปยัง OneDrive”คุณจะเห็นสองรายการ คุณควรเลือกตัวเลือกที่รวบรวมตัวเลือกที่เกี่ยวข้องมากกว่า เนื่องจากเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์ที่สุดสำหรับการควบคุม KFM

ขั้นตอนต่อไป ให้เพิ่มการตั้งค่าอีกครั้งและเพิ่มนโยบาย “ค่อยๆ ล็อกอินผู้ใช้เข้าสู่แอปซิงค์ OneDrive โดยใช้ข้อมูลประจำตัว Windows ของพวกเขา”ด้วยการตั้งค่าทั้งสองนี้ คุณสามารถให้ผู้ใช้เชื่อมต่อกับ OneDrive โดยอัตโนมัติและเริ่มการย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จักได้โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องทำอะไรเลย

ในการตั้งค่า ให้เปิดใช้งานการเข้าสู่ระบบแบบเงียบ และในส่วน KFM ให้เปิดใช้งานการย้ายโฟลเดอร์และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการรวม (โดยปกติคือ เดสก์ท็อป เอกสาร และรูปภาพ) คุณสามารถปิดใช้งานตัวเลือกการแสดงหรือซ่อนการแจ้งเตือนหลังจากเปลี่ยนเส้นทางได้ หากคุณต้องการประสบการณ์ที่ราบรื่นอย่างสมบูรณ์

อย่าลืมป้อนข้อมูลให้ถูกต้อง รหัสผู้เช่า ในส่วนที่เกี่ยวข้องของนโยบาย KFM ให้กำหนดค่าไคลเอ็นต์ OneDrive เพื่อให้ทราบว่าควรเชื่อมโยงโฟลเดอร์ที่รู้จักของผู้ใช้กับองค์กรใด จากนั้น กำหนดโปรไฟล์ให้กับกลุ่มที่เหมาะสม (โดยควรทดสอบในกลุ่มนำร่องก่อนเสมอ) และอนุญาตให้อุปกรณ์รับและใช้งานการกำหนดค่า

ควบคุมการแจ้งเตือน KFM จาก Office: นโยบาย "จำกัดการเข้าถึง KFM จาก Office"

นอกเหนือจากนโยบายของ OneDrive เองแล้ว Microsoft ยังมี GPO เฉพาะสำหรับ Office ที่เรียกว่า “จำกัดการย้ายโฟลเดอร์ที่รู้จักจาก Office” (หรือ “จำกัดการใช้งาน KFM ใน Office”) นโยบายนี้ควบคุมว่าแอปพลิเคชัน Office จะแสดงข้อความแจ้งเตือนให้ผู้ใช้สำรองข้อมูลโฟลเดอร์ไปยัง OneDrive หรือไม่

เมื่อเปิดใช้งานนโยบายนี้แล้ว คำโปรแกรม Excel และ PowerPoint จะหยุดแสดงแถบข้อความ ซึ่งโดยปกติจะปรากฏอยู่ด้านบนสุด โดยเสนอตัวเลือกให้ผู้ใช้ย้ายโฟลเดอร์ไปยัง OneDrive วิธีนี้เป็นวิธีการรวมศูนย์การจัดการ KFM และป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แต่ละคนเปิดใช้งานสิ่งต่างๆ ด้วยตนเอง

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการตั้งค่านี้มีผลเฉพาะกับการแจ้งเตือนภายใน Office เท่านั้น การดำเนินการนี้จะไม่แก้ไขนโยบาย OneDrive หรือพฤติกรรมของ KFM ในระดับระบบ มันจะป้องกันไม่ให้ Office บังคับให้ผู้ใช้เปิดใช้งานการสำรองข้อมูล

คุณสามารถนำนโยบายนี้ไปใช้งานได้สองวิธีหลักๆ ดังนี้: นโยบายกลุ่มแบบดั้งเดิม (GPO) ในสภาพแวดล้อม Active Directory (แบบติดตั้งในองค์กรหรือแบบไฮบริด)โดยการนำเข้าเทมเพลตการจัดการ Office ที่อัปเดตแล้ว (ADMX/ADML) หรือโดยการใช้บริการ Cloud Policy for Microsoft 365 ซึ่งจะใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้เมื่อพวกเขาเข้าสู่ระบบ Office แม้แต่บนอุปกรณ์ที่ไม่ได้เข้าร่วมโดเมนก็ตาม

สำหรับ Group Policy Objects (GPOs) กระบวนการประกอบด้วยการดาวน์โหลดไฟล์ Office ADMX คัดลอกไฟล์เหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์ PolicyDefinitions บนตัวควบคุมโดเมน เปิด Group Policy Management Console ค้นหาการตั้งค่า "Restrict KFM from Office" ในส่วน User Configuration และตั้งค่าเป็น Enabled สำหรับ Cloud Policy จะสร้างการกำหนดค่าใหม่ เลือกขอบเขต (ผู้ใช้ทั้งหมดหรือกลุ่มเฉพาะ) และเปิดใช้งานนโยบายจากแผงผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 แอป.

บทความที่เกี่ยวข้อง:

การเปลี่ยนเส้นทางโฟลเดอร์เทียบกับโปรไฟล์ผู้ใช้โรมมิ่งใน Windows: คู่มือปฏิบัติพร้อมข้อดี ความเสี่ยง และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ไอแซก

นักเขียนผู้หลงใหลเกี่ยวกับโลกแห่งไบต์และเทคโนโลยีโดยทั่วไป ฉันชอบแบ่งปันความรู้ผ่านการเขียน และนั่นคือสิ่งที่ฉันจะทำในบล็อกนี้ เพื่อแสดงให้คุณเห็นสิ่งที่น่าสนใจที่สุดเกี่ยวกับอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ แนวโน้มทางเทคโนโลยี และอื่นๆ เป้าหมายของฉันคือการช่วยคุณนำทางโลกดิจิทัลด้วยวิธีที่เรียบง่ายและสนุกสนาน