วิธีการล้างข้อมูลซ้ำในฐานข้อมูลทีละขั้นตอน

เมื่อคุณทำงานกับฐานข้อมูล Spreadsheets หรือระบบสารสนเทศ ข้อมูลซ้ำซ้อนอาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ข้อมูลซ้ำซ้อน ชื่อที่สะกดผิดนับพันแบบ วันที่จัดรูปแบบไม่ถูกต้อง หรือช่องว่างที่ไม่จำเป็น ทำให้การวิเคราะห์ไม่น่าเชื่อถือและเสียเวลาไปกับการตรวจสอบด้วยตนเอง ซึ่งระบบสามารถช่วยคุณแก้ไขได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที

ข่าวดีก็คือว่ายังมี เครื่องมือทรงประสิทธิภาพสำหรับการค้นหา เน้น และลบข้อมูลที่ซ้ำกัน ทั้งใน Excel และ Google แผ่นกระดาษ เช่น ฐานข้อมูล SQL หรือเครื่องมือจัดการบรรณานุกรม การเข้าใจวิธีการทำงาน ความแตกต่าง และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น (เช่น การลบข้อมูลที่คุณอาจคิดถึงในภายหลัง) เป็นกุญแจสำคัญในการจัดระเบียบข้อมูลของคุณและสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างสบายใจ

ทำไมข้อมูลซ้ำซ้อนจึงปรากฏขึ้น และทำไมข้อมูลซ้ำซ้อนจึงเป็นปัญหา?

ในทางปฏิบัติ ข้อมูลซ้ำซ้อนเกิดขึ้นจากความผิดพลาดของมนุษย์ การนำเข้าซ้ำ หรือระบบที่ขาดการประสานงานที่ดีแบบฟอร์มที่ถูกส่งซ้ำสองครั้ง ไฟล์ที่ถูกรวมเข้าด้วยกันโดยไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้องก่อน หรือการเชื่อมต่อระหว่างแอปพลิเคชันที่ไม่ตรวจสอบข้อมูลอย่างเหมาะสม ล้วนเป็นแหล่งเพาะพันธุ์ชั้นดีที่ทำให้ระบบของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลซ้ำซ้อน

นอกจากรายการที่ซ้ำกันอย่างเห็นได้ชัดแล้ว คุณจะพบ... ความแตกต่างเล็กน้อยที่แท้จริงแล้วแสดงถึงข้อมูลเดียวกันชื่อที่มีตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็กผสมกัน มีช่องว่างมากเกินไป มีตัวย่อที่แตกต่างกัน หรือวันที่ที่มีรูปแบบต่างกันซึ่งระบบไม่รู้จักว่าเป็นสิ่งเดียวกัน แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วจะเห็นได้ชัดว่าหมายถึงสิ่งเดียวกันก็ตาม

ผลกระทบนั้นสำคัญมาก: สถิติที่นำเสนอมีการบิดเบือน จำนวนลูกค้าหรือผู้ป่วยอาจถูกทำให้สูงเกินจริงอีเมลอาจถูกส่งซ้ำในแคมเปญอีเมล ใบแจ้งหนี้อาจถูกทำซ้ำ หรือจำนวนคำสั่งซื้ออาจถูกประเมินสูงเกินไป ซึ่งอาจนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาด ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น และความไม่ไว้วางใจในคุณภาพของข้อมูลอย่างมาก

ดังนั้น ก่อนที่จะเริ่มสร้างแดชบอร์ดหรือการวิเคราะห์ขั้นสูง ควรลงทุนเวลาในการศึกษาพื้นฐานเสียก่อน เครื่องมือทำความสะอาดข้อมูลชั้นเยี่ยมสำหรับการตรวจจับและแก้ไขความไม่สอดคล้องกันการลบข้อมูลซ้ำเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการนี้ แต่ไม่ใช่ส่วนเดียว คุณยังต้องดำเนินการอื่นๆ อีกด้วย ทำให้ข้อความมีความสม่ำเสมอลบช่องว่างที่ผิดปกติและปรับวันที่ให้เป็นมาตรฐาน

ตรวจจับและเน้นข้อมูลที่ซ้ำกันในสเปรดชีต

โปรแกรมอย่าง Excel มีฟังก์ชันที่สะดวกสบายมากสำหรับการใช้งานต่างๆ เพื่อระบุค่าที่ซ้ำกันในเซลล์ช่วงหนึ่งได้อย่างรวดเร็วก่อนที่จะลบอะไรก็ตาม แนะนำให้ใช้รูปแบบการจัดวางภาพที่ช่วยให้คุณตรวจสอบและตัดสินใจได้อย่างใจเย็นว่าต้องการเก็บอะไรไว้บ้าง

วิธีเริ่มต้นที่พบได้บ่อยมากคือ... การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นค่าที่ปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้งด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเซลล์ คุณเพียงแค่ทำเครื่องหมายเซลล์เหล่านั้นเพื่อให้คุณสามารถวิเคราะห์ได้

ขั้นตอนการทำงานโดยทั่วไปเริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่จะตรวจสอบ จากนั้นจึงใช้... กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ใช้ทำเครื่องหมายรายการที่ซ้ำกันด้วยสีพื้นหลังหรือแบบอักษรที่แตกต่างกันวิธีนี้ช่วยให้คุณระบุรูปแบบได้ เช่น ตรวจสอบว่าบุคคลใดปรากฏหลายครั้งในรายชื่อลูกค้า หรือรหัสสินค้าบางรหัสถูกลงทะเบียนมากกว่าหนึ่งครั้งหรือไม่

นอกจากนี้ คุณยังสามารถผสานการเน้นข้อความอัตโนมัตินี้เข้ากับตัวกรองภายในสเปรดชีตได้อีกด้วย ดูเฉพาะแถวที่มีข้อมูลซ้ำกัน และตรวจสอบทีละแถววิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมได้และลดความเสี่ยงที่จะลบข้อมูลสำคัญโดยไม่ตั้งใจ

ลบค่าซ้ำใน Excel อย่างปลอดภัย

เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่าการทำซ้ำส่วนใดไม่จำเป็น Excel จะมีฟังก์ชันเฉพาะที่เรียกว่า “ลบรายการซ้ำ” ซึ่งจะลบแถวที่ซ้ำกันออกอย่างถาวรตรงจุดนี้คุณต้องระมัดระวังเป็นอย่างมาก เพราะสิ่งที่คุณลบไปแล้วจะกู้คืนได้ยากหากคุณไม่ได้บันทึกสำเนาไว้

ก่อนใช้งานเครื่องมือนี้ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ทำดังนี้ คัดลอกช่วงข้อมูลเดิมไปยังชีตอื่นหรือไฟล์สำรองด้วยวิธีนี้ หากการล้างข้อมูลทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด คุณสามารถตรวจสอบสิ่งที่คุณลบออกไปและกู้คืนข้อมูลได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ

ขั้นตอนการทำงานคือการเลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการล้างข้อมูล จากนั้นระบุคอลัมน์ที่ควรเปรียบเทียบค่าเพื่อตรวจสอบว่ามีแถวข้อมูลซ้ำกันหรือไม่ หากคุณเลือกหลายคอลัมน์ ระบบจะพิจารณาเฉพาะแถวที่มีการรวมกันอย่างสมบูรณ์ตรงกับแถวอื่นเท่านั้นว่าเป็นแถวซ้ำซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อต้องทำงานกับข้อมูลที่ซับซ้อน

เมื่อยืนยันการดำเนินการแล้ว Excel จะลบแถวส่วนเกินออก โปรแกรมนี้จะแสดงสรุปจำนวนข้อมูลซ้ำที่ถูกลบออกไป และจำนวนข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันที่เหลืออยู่รายงานฉบับย่อนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบว่าผลลัพธ์ตรงกับที่คุณคาดหวังไว้เมื่อเริ่มทำความสะอาดหรือไม่

ควรระลึกไว้เสมอว่า การกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันนั้นไม่เหมือนกับการลบค่าที่ซ้ำกันเมื่อคุณทำการกรอง ข้อมูลแถวที่ซ้ำกันจะถูกซ่อนไว้ชั่วคราวเท่านั้น แต่ก็ยังคงอยู่ การลบข้อมูลแถวที่ซ้ำกันจะลบออกอย่างถาวร นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการเริ่มต้นด้วยตัวกรองที่ไม่ซ้ำกันหรือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจึงเป็นกลยุทธ์ที่รอบคอบกว่า

เกณฑ์ในการพิจารณาว่าค่าใดซ้ำกัน

เมื่อโปรแกรมสเปรดชีตเปรียบเทียบข้อมูลที่ซ้ำกัน พวกเขาทำเช่นนั้นโดยพิจารณาจากสิ่งที่ปรากฏให้เห็นจริงในเซลล์ ไม่ใช่จากค่าที่ถูกตีความอยู่เบื้องหลังเรื่องนี้มีผลลัพธ์ที่น่าสนใจบางอย่างที่คุณควรรู้ เพื่อจะได้ไม่เกิดเรื่องไม่คาดฝัน

ตัวอย่างเช่น วันที่สองวันที่ตรงกับวันเดียวกัน อาจไม่ถือว่าเป็นวันที่ซ้ำกันหาก... อันหนึ่งเขียนว่า “08/03/2006” และอีกอันเขียนว่า “8 มีนาคม 2006”เนื่องจากเนื้อหาข้อความแตกต่างกัน แม้ว่าความหมายจะเหมือนกันก็ตาม กรณีเดียวกันนี้อาจเกิดขึ้นได้กับชื่อและข้อความที่มีช่องว่างหรือการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ต่างกัน

ในทำนองเดียวกัน ตัวเลขที่จัดเก็บในรูปแบบข้อความและตัวเลขเดียวกันในรูปแบบตัวเลข สามารถถือว่าค่าเหล่านั้นแตกต่างกันได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการปรับรูปแบบให้เป็นมาตรฐานก่อนที่จะพยายามลบแถวที่ซ้ำกันจำนวนมากจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ก่อนที่จะทำการล้างข้อมูลอย่างรุนแรง ควรทำการกรองหาค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อยืนยันก่อน ว่าเกณฑ์การเปรียบเทียบนั้นทำงานได้ตามที่คุณคิดการกำหนดกฎกติกาเหล่านี้ตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยป้องกันการสูญเสียข้อมูลที่ถูกต้องหรือการทิ้งข้อมูลซ้ำซ้อนที่ปลอมแปลงไว้

ฟังก์ชันข้อความในสเปรดชีตเพื่อทำความสะอาดข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ปัญหาใหญ่ส่วนหนึ่งเกี่ยวกับข้อมูลซ้ำซ้อนไม่ได้เกิดจากการที่ค่าเดียวกันซ้ำกัน แต่เกิดจากข้อเท็จจริงที่ว่า ข้อมูลเดียวกันนี้ถูกเขียนในรูปแบบที่แตกต่างกันเล็กน้อยนั่นคือเหตุผลที่ต้องใช้ฟังก์ชันข้อความใน Excel หรือ Google Sheets เพื่อสร้างมาตรฐานและเตรียมพื้นฐานก่อนที่จะลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออก

เป็นเรื่องปกติมากที่จะพบว่าบางคอลัมน์มีชื่อที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ บางชื่อเป็นตัวพิมพ์เล็ก และบางชื่อผสมกันอย่างไม่เป็นระเบียบ เพื่อรวมชื่อเหล่านั้นให้เป็นมาตรฐาน คุณสามารถใช้ฟังก์ชันต่างๆ ได้ พวกเขาแปลงทุกอย่างเป็นตัวพิมพ์เล็ก ทุกอย่างเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ หรืออาจจะขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่เฉพาะตัวอักษรแรกของแต่ละคำเท่านั้นวิธีนี้ทำให้มั่นใจได้ว่า “ANA PÉREZ”, “ana pérez” และ “Ana Pérez” จะได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน

ข้อความที่มี ช่องว่างเพิ่มเติม ทั้งภายในห่วงโซ่และที่จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดฟังก์ชันพิเศษสามารถลบช่องว่างส่วนเกินออกและเหลือไว้เพียงช่องว่างปกติระหว่างคำ ซึ่งจะช่วยกำจัดวลีอย่าง "Juan García" หรือวลีที่คล้ายกันซึ่งทำให้การเปรียบเทียบไม่ชัดเจน

สำหรับข้อมูลที่อยู่ใกล้กันมาก เช่น รหัสที่รวมกัน หรือชื่อและนามสกุลที่อยู่ในเซลล์เดียวกัน การใช้ฟังก์ชันการแยกและการรวมข้อมูลจะเป็นประโยชน์ คุณสามารถ คัดลอกส่วนหนึ่งของข้อความ ระบุตำแหน่งและจำนวนอักขระที่คุณต้องการแยกหรือรวมสตริงหลายๆ สตริงเข้าด้วยกันเพื่อสร้างฟิลด์ที่สอดคล้องกันมากขึ้น

ในกรณีของวันที่ หากวันที่นั้นมาในรูปแบบข้อความที่มีรูปแบบแตกต่างกัน ควรแปลงให้เป็นรูปแบบที่เหมาะสมก่อน รูปแบบวันที่มาตรฐานประกอบด้วย ปี เดือน และวันด้วยวิธีนี้ สเปรดชีตจะถือว่าข้อมูลเหล่านั้นเป็นวันที่จริง คุณจึงสามารถจัดเรียงได้อย่างถูกต้อง และการเปรียบเทียบจะไม่ขึ้นอยู่กับลักษณะที่ปรากฏของเซลล์อีกต่อไป

กรองค่าที่ไม่ซ้ำกันและลบค่าที่ซ้ำกันในสเปรดชีต

นอกเหนือจากเครื่องมือจัดรูปแบบและฟังก์ชันข้อความแล้ว ทั้ง Excel และ Google Sheets ยังอนุญาตให้... กรองข้อมูลอย่างรวดเร็วเพื่อดูเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำกันจากคอลัมน์หรือกลุ่มคอลัมน์นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนตัดสินใจใดๆ ที่แก้ไขไม่ได้

ในบางสภาพแวดล้อม คุณสามารถใช้ตัวเลือกการกรองขั้นสูงเพื่อระบุว่าคุณต้องการแสดงเฉพาะแถวที่มีค่าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ที่ระบุอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์เท่านั้น การกรองนี้ไม่ได้ลบข้อมูล แต่เป็นการซ่อนข้อมูลที่ซ้ำกันไว้ชั่วคราวเท่านั้นซึ่งนับเป็นขั้นตอนกลางที่รอบคอบมาก

เมื่อคุณยืนยันแล้วว่ามุมมองที่ไม่เหมือนใครนั้นคือมุมมองที่คุณสนใจ คุณก็มี... คำสั่ง เฉพาะสำหรับ ลบข้อมูลซ้ำโดยตรงจากเมนูข้อมูลโดยทั่วไป คุณจะเข้าถึงเมนู "ข้อมูล > ลบข้อมูลซ้ำ" จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่จะใช้ในการเปรียบเทียบ

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นทั้งค่าที่ซ้ำกันและค่าที่ไม่ซ้ำกัน ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำได้ดังนี้: เน้นแถวที่ปรากฏเพียงครั้งเดียวด้วยสีสดใส และวิเคราะห์ว่าข้อมูลเหล่านั้นเป็นข้อมูลที่ผิดปกติ ข้อผิดพลาดในการโหลด หรือเป็นเพียงกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนักซึ่งจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้

หากคุณทำงานกับรายการแบบดรอปดาวน์หรือการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การทำความสะอาดรายการเหล่านั้นก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน คุณสามารถทำได้ผ่านเมนูการตรวจสอบความถูกต้อง กำหนดรายการแบบปิดที่ป้องกันการเปลี่ยนแปลงรูปแบบตัวอักษรจึงช่วยลดการเกิดข้อมูลซ้ำซ้อนที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งแท้จริงแล้วเป็นเพียงข้อผิดพลาดในการพิมพ์

การล้างข้อมูลซ้ำในฐานข้อมูล SQL ด้วยคำสั่ง SELECT DISTINCT

เมื่อเราเปลี่ยนจากโลกของสเปรดชีตมาสู่โลกของ ฐานข้อมูลวิธีการจะเปลี่ยนไปเล็กน้อย ใน SQL หนึ่งในเครื่องมือแรกๆ สำหรับจัดการข้อมูลที่ซ้ำกันคือตัวดำเนินการ DISTINCT ใช้ร่วมกับคำสั่ง SELECT เพื่อส่งคืนแถวที่ไม่มีข้อมูลซ้ำกัน ในผลลัพธ์ของการค้นหา

แนวคิดนั้นง่ายมาก: เมื่อสร้างคำสั่ง SELECT คุณสามารถเพิ่มคำหลัก DISTINCT เพื่อระบุว่า คุณต้องการให้แต่ละชุดค่าผสมปรากฏเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ในคอลัมน์ที่เลือก ด้วยวิธีนี้ หากมีแถวตรรกะเดียวกันซ้ำกันหลายครั้งในตาราง การค้นหาจะส่งคืนเพียงบรรทัดเดียว

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคำสั่ง SELECT DISTINCT ไม่ได้ลบข้อมูลใดๆ ออกจากฐานข้อมูล: มันจะส่งผลต่อผลลัพธ์ที่คุณเห็นเมื่อเรียกใช้คำสั่งค้นหาเท่านั้นข้อมูลเดิมในตารางยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการวิเคราะห์เชิงสำรวจที่คุณยังไม่ต้องการแก้ไขข้อมูลในขณะนี้

สำหรับไวยากรณ์ รูปแบบทั่วไปประกอบด้วยการรวม SELECT DISTINCT กับรายการคอลัมน์ที่คุณสนใจ ตามด้วยส่วน FROM เพื่อระบุตาราง และอาจเพิ่มส่วนอื่น ๆ เพิ่มเติมได้ เงื่อนไข WHERE สำหรับกรองข้อมูลตามเงื่อนไขเฉพาะด้วยวิธีนี้ คุณสามารถขอข้อมูลลูกค้าที่ไม่ซ้ำกันจากประเทศใดประเทศหนึ่ง หรือผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันจากหมวดหมู่เฉพาะได้ เป็นต้น

วิธีการนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการจำกัดผลลัพธ์ให้เหลือเฉพาะรายการที่ไม่ซ้ำกัน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อวัตถุประสงค์ใดก็ตาม จัดทำรายชื่อลูกค้าโดยไม่ซ้ำซ้อนเนื่องจากการสั่งซื้อหลายครั้งแสดงรายการรหัสสินค้าที่ไม่ซ้ำกัน หรือนับจำนวนรายการที่ไม่ซ้ำกันในชุดข้อมูล

ความแตกต่างระหว่างคำสั่ง DISTINCT และวิธีการอื่นๆ ในการหลีกเลี่ยงข้อมูลซ้ำใน SQL

แม้ว่าคำว่า DISTINCT และ UNIQUE อาจฟังดูคล้ายกัน พวกเขาไม่ได้มีบทบาทเดียวกันภายในระบบนิเวศของ SQLDISTINCT ใช้ในคำสั่ง SELECT โดยมีผลต่อแถวที่ส่งคืน ในขณะที่ UNIQUE มักเกี่ยวข้องกับข้อจำกัดในการกำหนดตาราง ซึ่งระบุว่าฟิลด์บางฟิลด์ไม่สามารถมีค่าซ้ำกันได้

นอกจากนี้ ในบริบทที่มีข้อมูลจำนวนมาก การใช้ SELECT DISTINCT อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เนื่องจาก ระบบฐานข้อมูลจำเป็นต้องเปรียบเทียบทุกคอลัมน์ที่เลือกไว้ เพื่อตรวจสอบว่าแถวใดเหมือนกัน ในตารางขนาดใหญ่หรือตารางที่มีหลายคอลัมน์ วิธีนี้อาจยุ่งยากขึ้น

ดังนั้น ในบางกรณีจึงควรพิจารณาทางเลือกอื่น หนึ่งในทางเลือกที่พบได้บ่อยที่สุดคือการใช้ GROUP BY ใช้สำหรับจัดกลุ่มแถวตามคอลัมน์ตั้งแต่หนึ่งคอลัมน์ขึ้นไป และใช้ฟังก์ชันการรวมข้อมูล (เช่น COUNT, MIN หรือ MAX) ที่ช่วยให้คุณสรุปข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณยังสามารถใช้ข้อความเงื่อนไขเช่น EXISTS ได้อีกด้วย ตรวจสอบว่าค่าบางค่าปรากฏอยู่ในตารางอื่นหรือไม่วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการรวมแถวที่ซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น หรือคุณสามารถใช้ซับเควรีที่มีเงื่อนไข SELECT, FROM และ WHERE ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เพื่อระบุระเบียนที่คุณต้องการดึงข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น

เมื่อต้องการนับจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ มักจะใช้คำสั่ง COUNT ร่วมกับ DISTINCT เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดังนี้ คุณจะได้รับจำนวนองค์ประกอบที่แตกต่างกันโดยตรง โดยไม่ต้องตรวจสอบแต่ละรายการด้วยตนเอง

ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม: ข้อมูลสอบถามจากลูกค้าและที่อยู่โดยไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อน

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังทำงานกับตารางคำสั่งซื้อที่แต่ละแถวแสดงถึงการซื้อสินค้าหนึ่งรายการ โดยทั่วไปแล้ว... ลูกค้ารายเดียวกันจะปรากฏชื่อซ้ำหลายครั้งหากเคยสั่งซื้อสินค้ามากกว่าหนึ่งครั้งหากคุณต้องการดูข้อมูลลูกค้าแต่ละรายเพียงครั้งเดียว SELECT DISTINCT คือเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและชัดเจนมาก

ในสถานการณ์นี้ คุณจะต้องสร้างคิวรีที่เลือกคอลัมน์ระบุตัวตนลูกค้า (เช่น รหัสประจำตัวและชื่อ) และใช้ DISTINCT กับข้อมูลเหล่านั้น รับรายชื่อจากลูกค้าแต่ละรายเพียงครั้งเดียวเท่านั้นแม้ว่าตารางต้นฉบับจะมีลำดับที่แตกต่างกันถึงสิบแบบก็ตาม

สิ่งที่คล้ายกันนี้จะเกิดขึ้นหากคุณต้องการดูทั้งหมด ที่อยู่จัดส่งเฉพาะที่สินค้าถูกส่งไปหากแต่ละคำสั่งซื้อมีที่อยู่ ตารางจะเต็มไปด้วยข้อมูลซ้ำซ้อน อย่างไรก็ตาม การใช้ DISTINCT ในคอลัมน์ที่อยู่จะช่วยให้คุณสร้างรายการจุดจัดส่งที่กระชับขึ้นได้

เมื่อคุณต้องการเน้นลูกค้าจากพื้นที่เฉพาะเจาะจง คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไข WHERE เพื่อระบุ เช่น ว่า คุณสนใจเฉพาะข้อมูลจากประเทศใดประเทศหนึ่งเท่านั้นด้วยวิธีนี้ คำสั่ง SELECT DISTINCT จะทำงานกับข้อมูลเพียงบางส่วนในตาราง ไม่ใช่ข้อมูลทั้งหมด

ในด้านการดูแลสุขภาพหรือด้านวิชาการ ผู้ปฏิบัติงานก็มีความเชี่ยวชาญเป็นอย่างมากเช่นกัน ข้อมูลกลุ่มจากผู้ป่วยหรือผู้เขียนที่ปรากฏหลายครั้ง ในงานวิจัยหรือบทความต่างๆ จะแสดงข้อมูลเพียงรายการเดียวต่อหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์

การจัดการรายการอ้างอิงที่ซ้ำกันในฐานข้อมูลบรรณานุกรม

ในด้านการจัดทำเอกสารทางวิทยาศาสตร์ ฐานข้อมูลบรรณานุกรมมักจะนำเสนอข้อมูลที่หลากหลาย เครื่องมือเฉพาะสำหรับลบข้อมูลอ้างอิงที่ซ้ำกัน เมื่อคุณทำการค้นคว้าจากแหล่งข้อมูลต่างๆ การทำเช่นนี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพื่อป้องกันไม่ให้บทความในบททบทวนวรรณกรรมของคุณเต็มไปด้วยบทความที่ซ้ำกัน

ในระบบเหล่านี้ โดยปกติจะมีคำสั่ง "ลบรายการซ้ำ" อยู่ในเมนูเครื่องมือ ซึ่ง ระบบจะวิเคราะห์ชุดผลลัพธ์และลบข้อมูลอ้างอิงที่ซ้ำกันออกโดยอัตโนมัติโดยปกติระบบจะรายงานจำนวนองค์ประกอบที่ถูกลบไปและจำนวนองค์ประกอบที่ยังคงอยู่ในชุดปัจจุบัน

ในหลายแพลตฟอร์ม คุณสามารถกำหนดค่าได้จากส่วนการตั้งค่าว่า การลบข้อมูลอ้างอิงที่ซ้ำกันจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ ทุกครั้งที่คุณทำการค้นหาใหม่ วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาทำงานด้วยตนเองได้มาก แต่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเกณฑ์การค้นหาซ้ำถูกต้องอยู่เสมอ

นอกจากการลบข้อมูลจำนวนมากแล้ว โปรแกรมจัดการข้อมูลเหล่านี้ยังช่วยให้คุณสามารถเลือกข้อมูลอ้างอิงเฉพาะเจาะจงได้ด้วยตนเอง เพื่อตัดสินใจว่าจะเก็บหรือลบข้อมูลอ้างอิงเหล่านั้น การตรวจสอบด้วยตนเองนี้มีประโยชน์เมื่อระบบไม่แน่ใจว่าข้อมูลสองรายการนั้นเป็นรายการเดียวกันหรือไม่ หรือหากเอกสารเหล่านั้นเป็นเวอร์ชันที่แตกต่างกัน (ตัวอย่างเช่น ฉบับร่างก่อนตีพิมพ์และฉบับสมบูรณ์)

หลังจากลบข้อมูลซ้ำออกแล้ว ชุดผลลัพธ์จะได้รับการอัปเดต และ แสดงให้เห็นจำนวนอ้างอิงที่ลดลงการควบคุมเชิงตัวเลขนี้ช่วยตรวจสอบว่าการแก้ไขข้อผิดพลาดได้ผลหรือไม่ และช่วยบันทึกกระบวนการในงานวิเคราะห์อย่างเป็นระบบหรือรายงานการค้นหา