- พฤติกรรมของ คำ การวางข้อความจะขึ้นอยู่กับรูปแบบดั้งเดิมและการตั้งค่าการแบ่งหน้า
- มีตัวเลือกขั้นสูงในการควบคุมการแบ่งหน้าและการแบ่งหน้าจากกล่องโต้ตอบย่อหน้า
- ปัญหาต่างๆ มักจะเลวร้ายลงเมื่อส่วน คอลัมน์ และเชิงอรรถถูกผสานไว้ในเอกสารเดียวกัน
Microsoft Word เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดในโลกสำหรับการเขียนเอกสาร แต่บางครั้งก็อาจเล่นตลกกับเราได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคัดลอกและวางข้อความจากแหล่งอื่น ผู้ใช้หลายคนรู้สึกหงุดหงิดที่เมื่อวางข้อความต่างประเทศ Word จะแทรก การแบ่งหน้าโดยไม่คาดคิด หรือเปลี่ยนแปลงรูปแบบโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า ทำให้เกิดความสับสนและเสียเวลาในการพยายามจัดระเบียบเอกสารใหม่
ในบทความนี้เราจะมาไขข้อข้องใจ เหตุใด Word จึงแทรกตัวแบ่งหน้าเหล่านี้หรือจัดรูปแบบข้อความโดยไม่คาดคิด เมื่อวางเนื้อหา และเหนือสิ่งอื่นใด เราจะแสดงตัวเลือกทั้งหมดที่มีเพื่อแก้ไขหรือหลีกเลี่ยงเนื้อหาในโปรแกรมเวอร์ชันต่างๆ ด้วยคำอธิบายที่ชัดเจน ขั้นตอนโดยละเอียด และเคล็ดลับในการควบคุมเอกสารของคุณอย่างสมบูรณ์ คุณจะพบว่า ไม่จำเป็นต้องยอมรับการเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติที่มักทำให้การทำงานประจำวันของเราซับซ้อนอีกต่อไป.
เหตุใด Word จึงแทรกตัวแบ่งหน้าเมื่อฉันวางข้อความ
หนึ่งในฟังก์ชันอัตโนมัติของ คำ คือการควบคุมการแบ่งหน้าเอกสาร โดยค่าเริ่มต้นโปรแกรม เพิ่มการแบ่งหน้าอัตโนมัติ ที่ด้านล่างของแต่ละหน้าเพื่อจัดข้อความของคุณให้เป็นระเบียบ แต่เมื่อคุณวางข้อความ โดยเฉพาะจากแหล่งอื่นที่มีการจัดรูปแบบของตัวเอง คุณอาจแทรก การแบ่งหน้าด้วยตนเองการแบ่งส่วน หรือแม้แต่ลักษณะโดยรวมของเอกสารก็สามารถแก้ไขได้
สาเหตุหลักของพฤติกรรมดังกล่าว โดยปกติจะเกี่ยวข้องกับ:
- รูปแบบดั้งเดิมของข้อความที่คัดลอก (เช่น จากเอกสาร Word อื่น หน้าเว็บ PDF เป็นต้น)
- การดำรงอยู่ของ การแบ่งส่วนหรือแบ่งหน้า ในเนื้อหาที่วาง
- การกำหนดค่าล่วงหน้าของ Word โดยเฉพาะเกี่ยวกับการแบ่งหน้าและความเข้ากันได้ระหว่างเวอร์ชันต่างๆ
- การมีเชิงอรรถหรือเชิงท้ายในข้อความต้นฉบับ
อาการที่พบบ่อยที่สุดเมื่อวางข้อความลงใน Word
ปัญหาสามารถแสดงออกมาได้หลายวิธี อาการที่พบบ่อยที่สุด เสียง:
- การแบ่งหน้าปรากฏในพื้นที่ที่ไม่คาดคิดของเอกสาร
- ย่อหน้าที่แยกจากบริบทในแต่ละหน้า
- การเปลี่ยนแปลงในการจัดรูปแบบคอลัมน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อความต้นฉบับมีเค้าโครงที่แตกต่างกัน
- ตัวแบ่งส่วนจะปรากฏแทนตัวแบ่งหน้า และในทางกลับกัน
- ไม่ตรงกันเมื่อมี เชิงอรรถ และรวมกับส่วนหรือคอลัมน์ใหม่
พฤติกรรมดังกล่าวอาจทำให้สับสนมากขึ้นได้เนื่องจากตาม มุมมองคำ ขึ้นอยู่กับประเภทของมุมมองที่คุณกำลังใช้ (เค้าโครงการพิมพ์, ปกติ, มุมมองเว็บ) การแบ่งหน้าอาจปรากฏหรือไม่ปรากฏก็ได้ และบางครั้งการแบ่งหน้าจะไม่แสดงอย่างถูกต้องจนกว่าจะมีการแบ่งหน้าเอกสาร เปลี่ยนแปลงมุมมอง หรือเพิ่มหมายเลขหน้า
สาเหตุทางเทคนิคและการแบ่งหน้าและการจัดรูปแบบส่งผลต่อสาเหตุเหล่านี้อย่างไร
ที่มาของการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดเหล่านี้อยู่ที่วิธีการ Word ตีความการจัดรูปแบบของข้อความที่วางตัวอย่างเช่น หากคุณแทรกตัวแบ่งส่วนต่อเนื่องทันทีหลังเชิงอรรถ (หรือเชิงท้าย) ในเอกสารของคุณ Word จะสามารถสร้างหน้าเพิ่มเติมระหว่างส่วนข้อความต่างๆ โดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบเชิงอรรถและส่วนต่างๆ สอดคล้องกัน
นี่เป็นเพราะ Word ไม่อนุญาตให้สองส่วนที่แตกต่างกันของเอกสารแชร์หน้าเดียวกัน เมื่อเกี่ยวข้องกับเชิงอรรถ หากคุณกำลังเปลี่ยนจำนวนคอลัมน์กลางหน้า (เช่น ขึ้นหนึ่งคอลัมน์และลงสองคอลัมน์) Word อาจสร้างหน้าใหม่โดยอัตโนมัติเพื่อแบ่งข้อความและเชิงอรรถอย่างเหมาะสม
ลา Word เวอร์ชันเก่า (Word 2002, 2003) และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า (เช่น Word 2007 ขึ้นไป) จัดการความเข้ากันได้นี้แตกต่างกัน และอนุญาตให้มีการปรับเปลี่ยนบางอย่างเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ ดังที่เราจะเห็นในภายหลัง
ตัวเลือกการแบ่งหน้าและการจัดรูปแบบ: วิธีควบคุมการแบ่งอัตโนมัติ
คำรวมถึงแตกต่างกัน ตัวเลือกขั้นสูงในการควบคุมการแบ่งหน้าและการจัดรูปแบบ ของย่อหน้าและหน้าต่างๆ จากเมนูการตั้งค่าย่อหน้า ตัวเลือกเหล่านี้บางส่วนได้รับการออกแบบมาเพื่อ:
- ป้องกันไม่ให้มีการแบ่งย่อหน้าหรือบรรทัดในหน้าต่างๆ
- ป้องกันการเกิดริ้วรอยเหี่ยวย่นและริ้วรอยกำพร้า
- ควบคุมการปรากฏของเครื่องหมายยัติภังค์หรือหมายเลขบรรทัด
- บังคับให้มีการแบ่งหน้าก่อนย่อหน้าที่ระบุ
ด้านล่างนี้ เราได้ระบุรายละเอียดของการตั้งค่าที่เป็นประโยชน์ที่สุดบางส่วน โดยจัดเรียงตามฟังก์ชันการทำงาน เพื่อให้คุณสามารถนำไปใช้กับเอกสารของคุณทีละขั้นตอน และรักษาการควบคุมการแบ่งหน้าไว้ได้
รักษาบรรทัดของย่อหน้าให้อยู่รวมกันในหน้าเดียวกัน
- เลือกย่อหน้า ที่คุณอยากให้ทุกบรรทัดอยู่บนหน้าหรือคอลัมน์เดียวกันเสมอ
- ในแท็บ การเริ่มต้น ใน Word ให้คลิกไอคอนเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ย่อหน้า.
- เข้าสู่แท็บ บรรทัดและตัวแบ่งหน้า.
- ตรวจสอบตัวเลือก รักษาเส้นให้อยู่ด้วยกัน ภายในส่วนการแบ่งหน้า
- กด ยอมรับ เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
การตั้งค่านี้ จะป้องกันข้อความในย่อหน้าเดียวกัน แบ่งออกเป็นสองหน้า ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณต้องการรักษาความสอดคล้องทางภาพหรือป้องกันไม่ให้ชื่อเรื่องแยกออกจากเนื้อหา
รวบรวมย่อหน้าต่างๆ ไว้บนหน้าหรือคอลัมน์เดียวกัน
- เลือกย่อหน้า ที่คุณต้องการเก็บไว้ด้วยกัน (เช่น ชื่อเรื่องและย่อหน้าแรก)
- ไปที่ การเริ่มต้น และเปิดกล่องโต้ตอบ ย่อหน้า.
- เข้าสู่ บรรทัดและตัวแบ่งหน้า.
- ตรวจสอบตัวเลือก ยึดถือตามนี้ด้วยวิธีนี้ Word จะพยายามเก็บทั้งสองย่อหน้าไว้ในหน้าเดียวกัน
- คลิกที่ ยอมรับ.
ฟังก์ชั่นนี้คือ มีประโยชน์มากในการหลีกเลี่ยงไม่ให้ส่วนหัวถูกแยกออก ที่ตอนท้ายของหน้าและเนื้อหาเริ่มต้นในหน้าถัดไป
แทรกตัวแบ่งหน้าก่อนย่อหน้าเสมอ
- เลือกย่อหน้า ที่คุณต้องการให้ฉันเริ่มหน้าใหม่เสมอ
- เปิดกล่องโต้ตอบ ย่อหน้า จากแท็บ การเริ่มต้น.
- เข้าสู่แท็บ บรรทัดและตัวแบ่งหน้า.
- เปิดใช้งานตัวเลือก แบ่งหน้าก่อน.
- ยืนยันการตั้งค่าโดยคลิกที่ ยอมรับ.
ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าส่วนหรือบทที่สำคัญบางส่วนจะเริ่มต้นในหน้าใหม่เสมอ เช่นเดียวกับรายงานหรือเอกสารวิชาการ
ควบคุมหญิงม่ายและเด็กกำพร้าในย่อหน้า
- เลือกย่อหน้า ที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงการมีบรรทัดเดียวที่ถูกแยกออกจากหน้าหรือคอลัมน์อื่น
- ในแท็บ การเริ่มต้น, เปิดกล่องโต้ตอบ ย่อหน้า.
- เปิดแท็บ บรรทัดและตัวแบ่งหน้า.
- เปิดใช้งานตัวเลือก การควบคุมสายเลือดหม้ายและสายเลือดกำพร้า.
- คลิกที่ ยอมรับ.
นี้ ป้องกันบรรทัดแรกหรือบรรทัดสุดท้าย ของย่อหน้าจบลงเพียงลำพังในหน้าถัดไปหรือหน้าก่อนหน้า ช่วยให้เอกสารอ่านง่ายขึ้นและดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
วิธีการลบหมายเลขบรรทัดในย่อหน้า
- เลือกย่อหน้า หรือย่อหน้าที่คุณไม่ต้องการให้หมายเลขบรรทัดปรากฏขึ้น
- จาก การเริ่มต้น, เปิดกล่องโต้ตอบ ย่อหน้า.
- เข้าสู่ บรรทัดและตัวแบ่งหน้า.
- กระตือรือร้น ระงับหมายเลขบรรทัด ในส่วนของรูปแบบ
- กด ยอมรับ.
การตั้งค่านี้ มีประโยชน์อย่างยิ่ง ในบล็อกข้อความที่คุณไม่ต้องการให้มีการกำหนดหมายเลขบรรทัด เช่น ในหัวเรื่อง ตาราง หรือกล่องข้อความ
หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายยัติภังค์ในย่อหน้า
- เลือกย่อหน้า ซึ่งคุณไม่ต้องการใช้การแบ่งคำ
- เปิดกล่องโต้ตอบ ย่อหน้า จาก การเริ่มต้น.
- เข้าสู่ บรรทัดและตัวแบ่งหน้า.
- เปิดใช้งานตัวเลือก ห้ามใช้เครื่องหมายยัติภังค์ในคำ.
- คลิกที่ ยอมรับ.
ดังนั้น คำจะหลีกเลี่ยงการทำลายคำ ที่ส่วนท้ายของบรรทัดโดยใช้เครื่องหมายยัติภังค์ เพื่อปรับปรุงความสวยงามของข้อความในเอกสารบางฉบับ
การตั้งค่าขั้นสูงขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Word
การตั้งค่าสำหรับจัดการกับปัญหาประเภทนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Word:
สำหรับ Word 2003 และเวอร์ชันก่อนหน้า
- เปิดเอกสารที่มีปัญหา
- บนเมนู เครื่องมือเลือก ตัวเลือก.
- คลิกที่แท็บ ความเข้ากันได้.
- ภายใน ตัวเลือก, เปิดใช้งานกล่อง วางเชิงอรรถเหมือน Word 6.x/95/97.
- กด ยอมรับ.
สำหรับ Word 2007 และเวอร์ชันใหม่กว่า
- คลิกที่ ปุ่ม Microsoft Office และเข้าสู่ ตัวเลือกของ Word.
- ในแผงด้านซ้าย เลือก สูง.
- ในแผงด้านขวามองหา ตัวเลือกเค้าโครง ในส่วนของความเข้ากันได้
- ตรวจสอบตัวเลือก วางเชิงอรรถเหมือน Word 6.x/95/97.
- คลิกที่ ยอมรับ.
การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เท่านั้น จะทำงานในส่วนที่มีคอลัมน์เดียวเท่านั้นไม่ใช่แบบที่มีคอลัมน์ใช้งานหลายคอลัมน์
การปรับแต่งกล่องข้อความและตัวเลือกอื่นๆ
ถ้าคุณใช้ กล่องข้อความ และคุณสังเกตเห็นว่าข้อความรอบข้างไม่ห่ออย่างถูกต้อง คุณสามารถปรับเปลี่ยนตัวเลือกเพื่อทำให้ข้อความพอดีมากขึ้นได้: เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการรักษารูปแบบเมื่อวางเนื้อหา.
- คลิกขวาภายในกล่องข้อความและเลือก ย่อหน้า.
- ไปที่แท็บ บรรทัดและตัวแบ่งหน้า.
- En ตัวเลือกกล่องข้อความ, ค้นหารายการ ทรงแคบ และเลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้:
- ทั้งหมด
- บรรทัดแรกและบรรทัดสุดท้าย
- เฉพาะบรรทัดแรกเท่านั้น
- เฉพาะบรรทัดสุดท้าย
- กด ยอมรับ เพื่อบันทึกการตั้งค่า
วิธีนี้จะช่วยให้คุณปรับแต่งวิธีการจัดเรียงข้อความรอบกล่องและปรับปรุงรูปลักษณ์ของเอกสารได้เพิ่มเติม
นักเขียนผู้หลงใหลเกี่ยวกับโลกแห่งไบต์และเทคโนโลยีโดยทั่วไป ฉันชอบแบ่งปันความรู้ผ่านการเขียน และนั่นคือสิ่งที่ฉันจะทำในบล็อกนี้ เพื่อแสดงให้คุณเห็นสิ่งที่น่าสนใจที่สุดเกี่ยวกับอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ แนวโน้มทางเทคโนโลยี และอื่นๆ เป้าหมายของฉันคือการช่วยคุณนำทางโลกดิจิทัลด้วยวิธีที่เรียบง่ายและสนุกสนาน