15 เคล็ดลับเด็ดๆ ในการใช้ Microsoft Word ให้คุ้มค่าที่สุด

Microsoft Word ยังคงเป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ได้รับความนิยมสูงสุด ในสำนักงาน มหาวิทยาลัย และบ้าน เราใช้โปรแกรม Word ทุกวันในการเขียนรายงาน บทความ จดหมาย หรืองบประมาณ แต่ส่วนใหญ่เราก็ใช้แค่ฟังก์ชันพื้นฐาน เช่น การพิมพ์ การจัดรูปแบบง่ายๆ และอื่นๆ เพียงเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม Word ซ่อนฟังก์ชัน ทางลัด และเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ มากมายที่สามารถช่วยประหยัดเวลา ป้องกันปัญหาที่ไม่คาดคิด และทำให้การทำงานของคุณสะดวกสบายยิ่งขึ้น

ในคู่มือนี้คุณจะพบ เคล็ดลับและฟีเจอร์ลับที่ดีที่สุดของ Wordอธิบายทีละขั้นตอนด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย เราจะผสมผสานคีย์ลัด ตัวเลือกเมนูที่ซ่อนอยู่ และเครื่องมือ "ลับ" ที่ผู้ใช้หลายคนไม่รู้ด้วยซ้ำว่ามีอยู่ แนวคิดก็คือคุณสามารถ ใช้ Word ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในชีวิตประจำวันของคุณไม่ว่าคุณจะเขียนข้อความธรรมดาหรือจัดการกับเอกสารที่ยาวและซับซ้อนก็ตาม

1. กู้คืนและปกป้องเอกสารของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเอกสารใดสูญหาย

หนึ่งในฝันร้ายที่ใหญ่ที่สุดคือ โปรแกรม Word เกิดข้อผิดพลาดและคุณจะสูญเสียข้อมูลที่คุณยังไม่ได้บันทึกไว้โชคดีที่โปรแกรมนี้มีระบบรักษาความปลอดภัยหลายชั้นเพื่อลดความเสียหาย และหากคุณต้องการ ก็สามารถปกป้องไฟล์ของคุณจากการสอดแนมได้

กู้คืนเอกสารที่ปิดไปแล้วโดยไม่ต้องบันทึก

หากโปรแกรม Word ปิดตัวลงอย่างไม่คาดคิด (เช่น ไฟฟ้าดับ ระบบปฏิบัติการ Windows ขัดข้อง ฯลฯ) คุณมีตัวเลือกในการแก้ไขปัญหาดังนี้ กู้คืนไฟล์ที่ยังไม่ได้บันทึกในเวอร์ชันใหม่ๆ เช่น Word 2016 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า เมื่อคุณเปิดโปรแกรม คุณจะเห็นรายการเอกสารที่กู้คืนหรือยังไม่ได้บันทึกไว้ทางด้านข้าง ซึ่งคุณสามารถลองกู้คืนเอกสารเหล่านั้นได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ในเวอร์ชันก่อนหน้า การเข้าถึงจะซ่อนอยู่มากกว่านี้ คุณต้องไปที่ เก็บถาวร > ล่าสุด แล้วดูที่ด้านล่างของหน้าต่าง ตรงที่ลิงก์ปรากฏอยู่ “กู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก”เมื่อคุณคลิก Word จะเปิดโฟลเดอร์ภายในที่บันทึกฉบับร่างอัตโนมัติ (โดยปกติจะอยู่ในโฟลเดอร์นี้) โดยตรง C:\Users\User\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFilesและคุณสามารถลองเปิดสำเนาชั่วคราวเหล่านั้นได้

เปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติและการกู้คืนอัตโนมัติ

เพื่อหลีกเลี่ยงการพึ่งพาโชคเพียงอย่างเดียว จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเปิดใช้งาน บันทึกอัตโนมัติทุกๆ X นาที. เข้าไปใน ไฟล์> ตัวเลือก> บันทึก จากนั้นเลือก “บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ” ตรงนั้นคุณสามารถระบุได้ว่าต้องการให้ Word สร้างสำเนาบ่อยแค่ไหน (เช่น ทุก 5 นาที) ด้วยวิธีนี้ แม้ว่าคุณจะไม่ได้คลิกบันทึกบ่อยๆ ก็ตาม คุณจะมีข้อมูลสำรองล่าสุดของงานของคุณ.

นอกจากนี้ ในเมนูเดียวกันนั้น คุณยังสามารถเปิดใช้งานตัวเลือกได้อีกด้วย “ควรสำรองข้อมูลไว้เสมอ” ในส่วน ขั้นสูง > บันทึก วิธีนี้ ทุกครั้งที่คุณบันทึกเอกสาร Word จะสร้างสำเนาสำรอง (.wbk) เพื่อให้คุณมีเวอร์ชันก่อนหน้าไว้ใช้ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดขณะแก้ไข

ปกป้องเอกสารด้วยรหัสผ่าน

หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกับผู้อื่น หรือกำลังจะส่งไฟล์ที่มีข้อมูลสำคัญ นี่คือสิ่งที่คุณควรรู้ ล็อกเอกสารด้วยรหัสผ่านง่ายมากครับ: เวลาจะบันทึก ให้เลือก ไฟล์> บันทึกเป็นเลือกโฟลเดอร์ และในหน้าต่างบันทึก ให้เปิดเมนูแบบเลื่อนลง เครื่องมือ (ด้านล่างขวา) แล้วป้อน ตัวเลือกทั่วไป.

ที่นั่นคุณสามารถกำหนดได้ เปิดรหัสผ่าน (ป้องกันไม่ให้ใครอ่านเนื้อหาได้) และอีกอย่างหนึ่งคือ การเขียน (อนุญาตให้เปิดได้ แต่แก้ไขไม่ได้หากไม่มีรหัสผ่าน) นับจากนั้นเป็นต้นมา ไม่มีใครสามารถเข้าถึงไฟล์ได้หากไม่ป้อนรหัสผ่านและถ้าคุณลืมมันไป ก็ไม่มีวิธีใดที่จะได้มันคืนอย่างเป็นทางการ ดังนั้นจงเก็บรักษามันไว้ให้ดี

ปกป้องเฉพาะบางส่วนของเอกสารเท่านั้น

บางครั้งคุณอาจไม่ต้องการปกป้องไฟล์ทั้งหมด แต่... ล็อกส่วนย่อยเพื่อไม่ให้สามารถแก้ไขได้ แม้ว่าข้อความส่วนที่เหลือจะสามารถแก้ไขได้ก็ตาม ในการทำเช่นนั้น คุณต้องกำหนดพื้นที่นั้นด้วย การแบ่งส่วนต่อเนื่อง วางไว้ก่อนและหลังส่วนที่คุณต้องการปกป้อง

เปิดใช้งานเครื่องหมายย่อหน้าจาก หน้าแรก > ย่อหน้า > แสดงทั้งหมด เพื่อให้เห็นการกระโดดเหล่านั้นได้อย่างชัดเจน จากนั้นจึงเข้าไป ตรวจสอบ > ป้องกันเอกสาร > จำกัดการจัดรูปแบบและการแก้ไขเลือก “อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร” และเลือก “การกรอกแบบฟอร์ม” หรือวิธีการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด จากนั้นคลิกที่ เลือกส่วนต่างๆให้เลือกเฉพาะส่วนที่คุณต้องการจำกัดการเข้าถึง และสุดท้ายให้ตั้งรหัสผ่านป้องกัน ด้วยวิธีนี้ จะมีเพียงส่วนนั้นเท่านั้นที่จะยังคงแช่แข็งอยู่ แม้ว่าส่วนที่เหลือยังสามารถแก้ไขได้ก็ตาม

ปิดใช้งานมาโครเพื่อความปลอดภัยที่มากขึ้น

มาโครสามารถทำงานซ้ำๆ ได้โดยอัตโนมัติ แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน เป็นจุดเข้าถึงมัลแวร์ที่พบได้บ่อยมาก ผ่านเอกสารต่างๆ หากคุณไม่ได้ใช้งาน วิธีที่ฉลาดที่สุดคือการปิดใช้งาน ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ศูนย์ความเชื่อถือ > การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ > การตั้งค่าแมโคร และเลือกตัวเลือกเพื่อปิดใช้งานมาโครทั้งหมด (โดยมีหรือไม่มีการแจ้งเตือน ตามที่คุณต้องการ) วิธีนี้จะช่วยลดความเสี่ยงได้อย่างมากเมื่อเปิดไฟล์ที่น่าสงสัย

2. เชี่ยวชาญการจัดการข้อความอย่างสมบูรณ์: การจัดรูปแบบ การเลือก และแป้นพิมพ์ลัด

เวลาส่วนใหญ่ที่ใช้ใน Word หมดไปกับการ... จัดรูปแบบ แก้ไข และจัดตำแหน่งข้อความใหม่ด้วยเทคนิคเล็กน้อย คุณสามารถเปลี่ยนงานเหล่านี้ให้เสร็จได้เกือบจะในทันที

เปลี่ยนตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก และการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ได้ทันที

หากคุณเคยพิมพ์ข้อความทั้งย่อหน้าด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณไม่จำเป็นต้องเขียนใหม่ เพียงเลือกข้อความนั้น แล้วในแท็บ การเริ่มต้นในกลุ่มแหล่งที่มา ให้แตะไอคอนของ Aaจากนั้นคุณสามารถแปลงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวพิมพ์เล็ก ขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่เฉพาะตัวอักษรแรกของแต่ละประโยค หรือสลับระหว่างตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กได้ นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วมาก แก้ไขข้อผิดพลาดด้านการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ในไม่กี่วินาที.

ลบการจัดรูปแบบทั้งหมดพร้อมกัน

หากคุณคัดลอกย่อหน้าจากหน้าเว็บหรือเอกสารอื่น ๆ มักจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ การผสมผสานของแบบอักษร ขนาด และสีต่างๆ ที่ไม่ลงตัวแทนที่จะแก้ไขทีละส่วน ให้เลือกข้อความที่มีปัญหาแล้วใช้ตัวเลือกดังกล่าว หน้าหลัก > แหล่งที่มา > ล้างการจัดรูปแบบทั้งหมดในคราวเดียว ตัวอักษรหนา ตัวเอียง รูปแบบแปลกใหม่ สีที่กำหนดเอง และขนาดต่างๆ จะหายไปโดยปล่อยให้ข้อความ "สะอาด" เพื่อให้คุณสามารถใส่รูปแบบการจัดรูปแบบที่ต้องการได้

ใช้รูปแบบเดียวกันกับหลายส่วนพร้อมกัน

เมื่อคุณต้องการ รวมรูปแบบของคำหรือวลีที่กระจัดกระจายให้เป็นเอกภาพ สำหรับเอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำขั้นตอนทีละขั้น ขั้นแรก เลือกส่วนที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่มค้างไว้ Ctrl จากนั้น โดยไม่ต้องปล่อยมือ ให้เลือกคำหรือย่อหน้าที่เหลือที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบเดียวกัน เมื่อเลือกเสร็จแล้ว ให้เปลี่ยนแบบอักษร ขนาด สี หรือสไตล์ แล้ว... จะมีผลกับชิ้นส่วนที่ถูกโจมตีทั้งหมด.

เลือกข้อความในแนวตั้ง (คอลัมน์แบบกำหนดเอง)

โดยค่าเริ่มต้น Word จะเลือกข้อความแนวนอน แต่ก็อนุญาตให้เลือกได้เช่นกัน ทำเครื่องหมาย "โซนสี่เหลี่ยมผืนผ้า" แนวตั้งเป็นบล็อกวิธีนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณมีข้อความในรูปแบบคอลัมน์ รายการ หรือข้อมูลที่จัดเรียงตรงกัน วางเคอร์เซอร์ไว้ที่จุดเริ่มต้น แล้วกดปุ่มค้างไว้ อื่น ๆ แล้วลากด้วยเมาส์ คุณจะเห็นว่าการเลือกนั้นมีรูปร่างเป็นสี่เหลี่ยมผืนผ้า โดยไม่ลากตามเส้นตรงทั้งหมด จากนั้นคุณก็สามารถ เปลี่ยนรูปแบบเฉพาะแถบนั้น หรือคัดลอกแถบนั้น ที่ไหนที่คุณต้องการ.

ลบและ "กู้คืน" ได้เร็วขึ้น

หากคุณกำลังตรวจทานงานเขียนและต้องการให้เสร็จเร็วขึ้น คุณอาจต้องใช้ทางลัดบางอย่าง เช่น Ctrl + Del คุณลบ คำทั้งคำทางด้านขวา แทนที่จะลบทีละตัวอักษร ซึ่งช่วยให้การแก้ไขเร็วขึ้นมาก และหากคุณเสียใจที่ลบอะไรไป คุณสามารถกดปุ่มได้ Alt + Delete สำหรับ กู้คืนสิ่งที่คุณเพิ่งลบไป โดยไม่ต้องใช้ปุ่ม Ctrl + Z ซึ่งเป็นปุ่มที่ใช้ยกเลิกการกระทำในระดับทั่วโลก

ทำซ้ำขั้นตอนสุดท้ายด้วยปุ่ม

เมื่อคุณต้องสมัคร การเปลี่ยนแปลงแบบเดียวกันหลายครั้ง (ตัวอย่างเช่น การเพิ่มขนาดตัวอักษร การตั้งค่าสีเฉพาะ หรือการใช้สไตล์) โปรแกรม Word อนุญาตให้คุณทำซ้ำการกระทำล่าสุดได้โดยการกดปุ่ม F4วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแล้วกดปุ่ม F4 โปรแกรมจะเริ่มต้นทำงาน จะนำการดำเนินการแบบเดียวกันมาใช้ซ้ำอีกครั้งเทคนิคนี้ใช้ได้ผลดีกับการจัดรูปแบบและการแก้ไขหลายอย่าง และเป็นหนึ่งในเทคนิคที่คุณจะขาดไม่ได้เลยเมื่อได้ลองใช้แล้ว

ใช้และปรับแต่งสไตล์สำหรับเอกสารทั้งหมด

รูปแบบต่างๆ (เช่น หัวข้อ 1, หัวข้อ 2, ปกติ เป็นต้น) เป็นพื้นฐานสำหรับ เพื่อรักษาความเป็นระเบียบและความสม่ำเสมอของเอกสารนอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างสารบัญอัตโนมัติและย้ายส่วนต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย หากคุณต้องการเปลี่ยนลักษณะของสไตล์ ให้ใช้การจัดรูปแบบที่ต้องการกับข้อความที่มีสไตล์นั้น ไปที่กลุ่ม รูปแบบ บนแท็บหน้าแรก คลิกขวาที่สไตล์ (ตัวอย่างเช่น หัวข้อ 1) แล้วเลือก “อัปเดตให้ตรงกับการเลือก”. จากที่นั่น, ข้อความทั้งหมดที่ใช้รูปแบบนั้นจะเปลี่ยนไปใช้รูปแบบใหม่.

แก้ไขเทมเพลต "ปกติ" และค่าเริ่มต้น

หากคุณเบื่อกับการที่เอกสารใหม่ทุกฉบับเปิดขึ้นมาด้วยข้อความแบบนี้ คาลิบรี ขนาดเฉพาะ และเว้นระยะห่างสองเท่าคุณสามารถเปลี่ยนค่าเหล่านั้นเป็นค่าที่คุณชื่นชอบได้ เปิดเอกสารเปล่า แล้วไปที่ หน้าหลัก > สไตล์, คลิกขวาที่ ปกติ และเลือก เปลี่ยนแปลงจากนั้นคุณสามารถเลือกแบบอักษร ขนาด ระยะห่างระหว่างบรรทัด และอื่นๆ ได้ เลือกตัวเลือกเพื่อนำไปใช้กับเอกสารใหม่โดยใช้แม่แบบนี้ และตั้งแต่นั้นเป็นต้นไป เอกสาร Word เปล่าแต่ละฉบับจะเริ่มต้นด้วยการตั้งค่าที่คุณต้องการ.

3. ทางลัดแป้นพิมพ์, Spike และคลิปบอร์ดขั้นสูง

Word มีฟังก์ชันการทำงานที่ดีอยู่หลายอย่าง แป้นพิมพ์ลัดที่ทรงพลังและปรับแต่งได้ตามต้องการ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้หากคุณคุ้นเคยกับการใช้งาน นอกจากนี้ มันยังซ่อน "คลิปบอร์ดลับ" ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักอีกด้วย

Spike: คลิปบอร์ดลับสำหรับตัดหลายรายการพร้อมกัน

นอกจากคลิปบอร์ดแบบปกติที่บันทึกเฉพาะรายการที่คัดลอกล่าสุดแล้ว Word ยังมีฟีเจอร์ที่เรียกว่า... Spike การอนุญาต ตัดชิ้นส่วนหลายๆ ชิ้นออกมา แล้วนำมาติดกาวเข้าด้วยกันทีเดียว ในภายหลัง เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการส่งข้อความหรือรูปภาพไปยัง "ที่เก็บข้อมูล" นี้ ให้ใช้ Ctrl + F3การตัดทั้งหมดเหล่านั้นถูกจัดเก็บไว้ในหน่วยความจำ

เมื่อต้องการแทรกในตำแหน่งที่เหมาะสม ให้วางเคอร์เซอร์แล้วกด Ctrl + Shift + F3โปรแกรม Word จะวางส่วนที่ตัดแยกไว้ทั้งหมดตามลำดับที่คุณตัด และยัง... จะทำให้ Spike ว่างเปล่า คุณสามารถเริ่มต้นใหม่ได้หากต้องการ เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วเอกสารขนาดยาว

ตัด คัดลอก และวางหลายรายการพร้อมกัน

นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่า... คลิปบอร์ดสำนักงาน ยังสามารถ บันทึกรายการที่คัดลอกหลายรายการ (ไม่เฉพาะอันสุดท้าย) สามารถเข้าถึงได้จากแผงคลิปบอร์ด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถคัดลอกข้อความต่างๆ ได้ จากนั้นจากแผงนั้น คุณสามารถเลือกได้ว่าจะวางข้อความใดและเรียงลำดับอย่างไร โดยไม่ต้องกังวลว่าจะเขียนทับสำเนาเดิมของคุณ

ปรับแต่งปุ่มลัดแป้นพิมพ์ทั้งหมด

หากคำสั่งบางคำสั่งไม่มีปุ่มลัด หรือปุ่มลัดที่มีอยู่ไม่เหมาะสมกับคุณ คุณสามารถใช้วิธีอื่นได้ กำหนดชุดปุ่มลัดของคุณเอง. ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ปรับแต่ง Ribbon แล้วกดปุ่ม “ปรับแต่งปุ่มลัดแป้นพิมพ์”หน้าต่างจะเปิดขึ้น โดยด้านซ้ายจะแสดงหมวดหมู่คำสั่งทั้งหมด และด้านขวาจะแสดงการกระทำที่มีให้เลือกทั้งหมด

เลือกฟังก์ชันที่คุณสนใจ ดูว่ามีปุ่มลัดอะไรบ้าง (ถ้ามี) แล้วเพิ่มชุดปุ่มลัดที่คุณชอบลงในช่อง "ปุ่มลัดใหม่" เมื่อคุณยอมรับแล้ว ฟังก์ชันนั้นก็จะพร้อมใช้งาน หากคุณต้องการ รายการพิมพ์ที่แสดงทางลัดทั้งหมด, คุณสามารถไปที่ ไฟล์> พิมพ์ขยายตัวเลือกในการตั้งค่าแล้วเลือก “การมอบหมายงานสำคัญ”ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับเอกสารที่มีการกำหนดทางลัดทั้งหมดไว้แล้ว

4. การแก้ไขภาพ ภาพหน้าจอ และพื้นหลังขั้นสูง

Word อาจไม่ใช่ Photoshop แต่ก็มีฟังก์ชันการใช้งานที่ค่อนข้างครบครัน แก้ไขรูปภาพโดยไม่ต้องออกจากเอกสาร: ครอบตัด ลบพื้นหลัง ดาวน์โหลดรูปภาพทั้งหมด หรือเพิ่มลายน้ำและพื้นหลังแบบกำหนดเอง

ครอบตัดรูปภาพโดยตรงใน Word

หากคุณแทรกรูปภาพแล้วพบว่ามีเนื้อหามากเกินไป หรือรายละเอียดที่คุณสนใจไม่ชัดเจน คุณสามารถแก้ไขได้ ครอบตัดภาพโดยไม่ต้องใช้โปรแกรมอื่นเลือกรูปภาพ แล้วไปที่ เครื่องมือรูปภาพ > รูปแบบ > ขนาด และคลิกที่ ตัดแต่งจะมีกรอบสีดำปรากฏขึ้นรอบๆ ปรับขอบของกรอบเพื่อกำหนดพื้นที่ที่คุณต้องการเก็บไว้ จากนั้นยืนยัน ภาพจะถูกตัดขอบภายในเอกสารนั้นเอง.

ลบพื้นหลังออกจากรูปภาพ

เพื่อให้ภาพผสานเข้ากับการออกแบบเอกสารได้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถทำได้ดังนี้ ลบพื้นหลังออก เหลือไว้เฉพาะภาพหลักเท่านั้นใส่รูปภาพ เลือกรูปภาพ แล้วป้อน รูปแบบภาพ > ลบพื้นหลังโปรแกรม Word จะทำเครื่องหมายสีชมพูในบริเวณที่จะลบ และปล่อยว่างในบริเวณที่จะคงไว้โดยไม่แสดงสี

ถ้าคุณทำไม่ถูกต้องทั้งหมด (ซึ่งค่อนข้างบ่อย) ให้ใช้เครื่องมือช่วย “ทำเครื่องหมายบริเวณที่ต้องบำรุงรักษา” y “ทำเครื่องหมายบริเวณที่ต้องการเอาออก” ซึ่งคุณจะเห็นได้จากเทป คลิกเลือกส่วนที่ถูกต้องจนกว่าคุณจะพอใจ แล้วกดตกลง ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นภาพที่มี พื้นหลังโปร่งใสเหมาะสำหรับวางทับสีหรือรูปทรงต่างๆ

แทรกภาพหน้าจอและส่วนตัดตอนของหน้าจอ

เมื่อคุณต้องการบันทึกขั้นตอนการทำงานหรือแสดงบางสิ่งบางอย่างให้เหมือนกับที่ปรากฏบนคอมพิวเตอร์ของคุณ Word จะช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้ แทรกภาพหน้าจอโดยไม่ต้องใช้เครื่องมือภายนอก. ไปที่ แทรก > ภาพประกอบ > บันทึกภาพคุณสามารถเลือกได้ระหว่าง:

• แทรกหน้าต่างแบบเต็ม จากจำนวนที่คุณเปิดอยู่
• ใช้ตัวเลือก “การแคปหน้าจอ”ซึ่งจะทำให้เดสก์ท็อปทั้งหมดมืดลง เพื่อให้คุณสามารถลากเมาส์ไปยังพื้นที่ที่ต้องการจับภาพได้อย่างแม่นยำ และเพิ่มพื้นที่นั้นลงในเอกสารโดยอัตโนมัติ

ดาวน์โหลดรูปภาพทั้งหมดจากเอกสารพร้อมกัน

หากคุณได้รับไฟล์ที่มีรูปภาพจำนวนมากและคุณต้องการ... บันทึกทั้งหมดเป็นไฟล์แยกต่างหากไม่จำเป็นต้องเปิดทีละหน้า เปิดเอกสารแล้วเลือกได้เลย ไฟล์> บันทึกเป็นในช่องประเภทไฟล์ ให้เลือก “หน้าเว็บที่รั่วไหล (*.htm, *.html)” และบันทึก

โปรแกรม Word จะสร้างหน้า HTML และโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องซึ่งมีชื่อเดียวกัน โดยในโฟลเดอร์นั้น คุณจะพบข้อมูลต่างๆ มากมาย รวมถึงสิ่งต่างๆ เหล่านั้นด้วย รูปภาพที่ส่งออกทั้งหมด แยกเป็นไฟล์แต่ละไฟล์ นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการแยกเนื้อหากราฟิกจากเอกสารขนาดยาว

ใช้ภาพพื้นหลังและลายน้ำ

หากคุณต้องการเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับไฟล์ของคุณ คุณสามารถทำได้ดังนี้ เพิ่มรูปภาพเป็นพื้นหลัง หรือเพิ่มลายน้ำเพื่อระบุว่าเป็นฉบับร่างหรือเอกสารลับ ไปที่แท็บ การออกแบบ > พื้นหลังหน้าเว็บ > ลายน้ำ และคลิกที่ “ลายน้ำแบบกำหนดเอง”.

จากนั้นคุณสามารถใช้ป้ายกำกับเริ่มต้น (ฉบับร่าง, เป็นความลับ ฯลฯ) หรืออัปโหลดรูปภาพของคุณเองเพื่อแสดงอย่างแนบเนียนอยู่ด้านหลังข้อความได้ ด้วยการควบคุมแบบเดียวกันนี้ คุณสามารถใช้... ปรับความโปร่งใส ขนาด และตำแหน่ง เพื่อไม่ให้รบกวนการอ่าน

5. ตาราง รายการ และโครงสร้าง: การจัดการเอกสารยาวๆ ให้เป็นระเบียบ

ทันทีที่คุณเริ่มทำงานกับ รายงานฉบับเต็มรายการหรือตารางที่ซับซ้อนความช่วยเหลือใดๆ ในการจัดเรียงเนื้อหาใหม่หรือการรักษาโครงสร้างให้ชัดเจนนั้นมีค่าดุจทองคำ

แปลงข้อความให้เป็นตารางโดยอัตโนมัติ

หากคุณมีข้อมูลที่เขียนในรูปแบบ "ธรรมดา" (เช่น คอลัมน์ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค แท็บ หรือเครื่องหมายเซมิโคลอน) คุณสามารถ แปลงข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นตารางได้ภายในไม่กี่วินาทีเลือกข้อความส่วนนั้น แล้วไปที่ แทรก > ตาราง > แปลงข้อความเป็นตาราง และให้ Word ตรวจจับจำนวนคอลัมน์และตัวคั่นเอง

ในกล่องโต้ตอบ คุณสามารถปรับจำนวนแถว คอลัมน์ รูปแบบการเว้นวรรค และความกว้างของคอลัมน์ได้ เมื่อคลิก ตกลง ข้อความของคุณจะถูกแปลงเป็นตารางที่สามารถแก้ไขได้อย่างสมบูรณ์พร้อมที่จะใส่รูปแบบหรือใช้ฟังก์ชันคำนวณ

สูตรแบบ Excel ภายในตาราง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ภายในตารางใน Word ได้อีกด้วย ผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือผลคูณของเซลล์ โดยใช้สูตรที่คล้ายกับใน Excel วางเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่คุณต้องการผลลัพธ์ แล้วไปที่ เครื่องมือสำหรับตาราง > การออกแบบ > สูตร และใช้คุณสมบัติต่างๆ เช่น =ผลรวม (ด้านบน) เพื่อบวกค่าของเซลล์ด้านบน หรือ =ผลิตภัณฑ์(ซ้าย) เพื่อคูณเซลล์ทางด้านซ้าย

มันมีประโยชน์มากสำหรับ การคำนวณเล็กๆ น้อยๆ ภายในงบประมาณ ใบแจ้งหนี้ หรือตารางข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ Excel หากคุณคิดว่าไม่คุ้มค่า

การย้ายรายการในลิสต์โดยใช้ปุ่มลัด

หากคุณมีรายการแบบมีหมายเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อ และพบว่าลำดับไม่ถูกต้อง คุณไม่จำเป็นต้องตัดและวางแต่ละรายการ เพียงวางเคอร์เซอร์ของคุณบนบรรทัดที่คุณต้องการย้าย แล้วกด Enter Alt + กะ พร้อมกับลูกศรของ ขึ้นหรือลงคุณจะได้เห็นว่าอย่างไร องค์ประกอบนั้นเลื่อนขึ้นหรือลงในรายการ โดยคงหมายเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อไว้โดยอัตโนมัติ

ย้ายทั้งย่อหน้าโดยไม่ทำให้โครงสร้างเสียไป

หากคุณทำงานกับสไตล์ (เช่น หัวข้อ 1, หัวข้อ 2 เป็นต้น) คุณสามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ได้ โหมดแผนผัง หากต้องการจัดเรียงลำดับส่วนทั้งหมดใหม่ ให้ไปที่ มุมมอง > โครงร่าง โปรแกรม Word จะแสดงเอกสารในรูปแบบโครงร่างลำดับชั้น โดยแต่ละหัวเรื่องและย่อหน้าจะถูกทำเครื่องหมายด้วยสัญลักษณ์

คุณเพียงแค่คลิกที่ ไอคอนของแต่ละบล็อก และลากขึ้นหรือลงเพื่อเปลี่ยนตำแหน่ง Word เขียนทับเนื้อหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับส่วนหัวนั้น โดยไม่เปลี่ยนแปลงหมายเลขลำดับหรือโครงสร้างโดยรวมของเอกสาร

เขียนตรงไหนก็ได้บนหน้าเว็บโดยไม่ต้องใช้กล่องข้อความ

หากคุณต้องการดีไซน์ที่ "อิสระ" มากกว่านี้ คุณสามารถ เขียนลงบนจุดใดก็ได้บนแผ่นกระดาษโดยตรง ราวกับว่าเป็นแผ่นกระดาษจริงๆ เพียงดับเบิ้ลคลิกเมาส์ในบริเวณที่คุณต้องการเริ่มพิมพ์ Word ก็จะแทรกช่องว่างและแท็บที่จำเป็นโดยอัตโนมัติเพื่อวางเคอร์เซอร์ไว้ตรงนั้น มันสะดวกมากสำหรับ ภาพร่างอย่างรวดเร็ว บันทึกย่อ หรือแบบร่างที่ไม่เป็นทางการ โดยไม่ต้องสร้างกล่องข้อความด้วยตนเอง

6. การดู การนำทาง และการทำงานกับหน้าเว็บจำนวนมาก

เอกสารยิ่งมีขนาดใหญ่ ก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น เคลื่อนไหวอย่างคล่องแคล่ว มองเห็นหลายพื้นที่พร้อมกัน และเฝ้าสังเกตการเปลี่ยนแปลงของผู้อื่น.

เปิดสองส่วนของเอกสารเดียวกันพร้อมกัน

หากคุณกำลังทำงานกับรายงานหลายหน้า เครื่องมือนี้จะมีประโยชน์อย่างมาก เพื่อดูสองส่วนของไฟล์เดียวกันในเวลาเดียวกันด้วยการผสมผสานเช่นนี้ Ctrl + Alt + V (ในบางเวอร์ชัน คุณสามารถใช้ได้เช่นกัน) มุมมอง > แบ่งหน้าจอโปรแกรม Word จะสร้างการแบ่งแนวนอนให้กับเอกสาร

คุณสามารถเลื่อนส่วนบนและส่วนล่างได้อย่างอิสระ โดยปรับเส้นแบ่งด้วยเมาส์ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ เช่น ทบทวนเนื้อหาในส่วนนั้นโดยอ้างอิงจากตารางหรือภาคผนวก โดยไม่ต้องขึ้นลงตลอดเวลา

ดำเนินการต่อจากจุดที่คุณหยุดไว้

โปรแกรม Word จะจดจำจุดที่คุณหยุดแก้ไขได้อย่างแม่นยำ กลับไปยังตำแหน่งนั้นคุณสามารถใช้ ไอคอนเครื่องหมาย ซึ่งจะปรากฏในแถบเลื่อนในบางเวอร์ชัน หรือคุณสามารถใช้ทางลัดได้ Shift + F5ทุกครั้งที่คุณกดปุ่ม เคอร์เซอร์จะกระโดดไปมาระหว่างตำแหน่งการแก้ไขล่าสุด ช่วยให้คุณ... กลับมาทำงานต่อจากที่ค้างไว้ได้เลย.

โหมดการอ่านและการแสดงผลสี

เมื่อคุณต้องการเพียงแค่ อ่านโดยปราศจากสิ่งรบกวน, เปลี่ยนไป ดู > โหมดการอ่านเอกสารจะแสดงผลแบบเต็มหน้าจอโดยไม่มีแถบเครื่องมือ และในเวอร์ชันใหม่ๆ คุณสามารถปรับแต่งได้ สีของหน้า แปลงเป็นสีซีเปียหรือสีกลับด้าน (ตัวอักษรสีขาวบนพื้นหลังสีดำ) สำหรับ พักสายตาระหว่างการนั่งทำงานนานๆหากต้องการกลับมาแก้ไขต่อ เพียงออกจากโหมดอ่าน หรือใช้ตัวเลือก "แก้ไขเอกสาร"

ข้ามหน้าจอเริ่มต้นของ Word

หากทุกครั้งที่คุณเปิดโปรแกรม Word คุณรู้สึกรำคาญใจกับเรื่องนี้ หน้าจอต้อนรับพร้อมเทมเพลตและเอกสารล่าสุดคุณสามารถเริ่มต้นได้โดยตรงในเอกสารเปล่า ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ทั่วไป และในส่วนการเริ่มต้นระบบ ให้ยกเลิกการเลือก “แสดงหน้าจอหลักเมื่อแอปนี้เริ่มต้น” จากนั้นเป็นต้นไป โปรแกรม Word จะเปิดเอกสารเปล่าใหม่ขึ้นมาโดยตรง.

การควบคุมการเปลี่ยนแปลงและผู้เขียนร่วม

เมื่อคุณแชร์เอกสารกับผู้อื่น สิ่งสำคัญคือคุณต้องสามารถ: ดูว่าแต่ละคนเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างเปิดใช้งานฟังก์ชันจาก ตรวจสอบ > การควบคุมการเปลี่ยนแปลงนับจากนั้นเป็นต้นไป Word จะทำเครื่องหมายการแทรก การลบ และการแก้ไข รวมถึงชื่อผู้เขียนและเวลาที่ทำการเปลี่ยนแปลงด้วย

แล้วคุณก็ทำได้ ยอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไขแต่ละครั้ง โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ในแท็บ "รีวิว" เดียวกัน ทำให้ทราบประวัติการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในไฟล์ได้อย่างชัดเจน

7. การใช้งานหลายภาษา ไฟล์ PDF และเทคนิค "โปรแกรมสำนักงาน"

Word โดดเด่นเป็นพิเศษในสภาพแวดล้อมการทำงานระดับมืออาชีพ ด้วยคุณสมบัติบางอย่างที่อาจไม่ชัดเจนนัก แต่ช่วยให้การทำงานประจำวันง่ายขึ้น: บริการแปลด่วน สร้างและแก้ไขไฟล์ PDF หรือพิมพ์ไฟล์จำนวนมาก.

แปลข้อความหรือเอกสารทั้งหมดจาก Word

หากคุณได้รับเอกสารในภาษาอื่น หรือต้องการแปลข้อความโดยไม่ต้องเปิดเบราว์เซอร์ คุณสามารถใช้โปรแกรมแปลภาษาในตัวของ Microsoft (ขับเคลื่อนโดย Bing) เลือกข้อความที่คุณต้องการ แล้วไปที่... รีวิว > ภาษา > แปลความคุณจะมีตัวเลือกสำหรับ แปลเฉพาะส่วนที่เลือก หรือแปลทั้งเอกสารโดยเลือกภาษาต้นทางและภาษาเป้าหมาย

คุณยังสามารถเข้าถึงฟังก์ชันนี้ได้โดยใช้เมนูบริบท: คลิกขวาที่ข้อความที่เลือก แล้วเลือกตัวเลือก แปล ซึ่งจะดำเนินการดังต่อไปนี้ ค้นหาคำหรือวลีแต่ละคำได้อย่างรวดเร็วมาก.

เปิดและแก้ไขไฟล์ PDF ด้วย Word

PDF เป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับการแชร์เอกสารที่ล็อกไว้ แต่ Word ก็สามารถทำได้เช่นกัน เปิดไฟล์ PDF หลายไฟล์ราวกับว่าเป็นเอกสารที่สามารถแก้ไขได้. ไปที่ ไฟล์> เปิดเลือกไฟล์ PDF แล้ว Word จะแจ้งให้คุณทราบว่ากำลังจะแปลงไฟล์ หลังจากนั้นไม่กี่วินาที คุณก็จะได้เนื้อหาในเอกสาร Word ที่สามารถใช้งานได้ทันที

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถ บันทึกอีกครั้งเป็นไฟล์ PDF จาก ไฟล์> บันทึกเป็น การเลือกรูปแบบนั้น อาจจะไม่สมบูรณ์แบบกับไฟล์ทุกไฟล์ (โดยเฉพาะไฟล์ที่มีการจัดรูปแบบสูง) แต่ในกรณีส่วนใหญ่ก็ใช้ได้ดี มันช่วยให้คุณหลุดพ้นจากสถานการณ์คับขันได้โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม.

พิมพ์เอกสารหลายฉบับพร้อมกันโดยไม่ต้องเปิดทีละฉบับ

หากคุณมีไฟล์ .docx หลายไฟล์ที่ต้องการพิมพ์ คุณสามารถทำได้ดังนี้ ส่งไฟล์ทั้งหมดไปที่เครื่องพิมพ์พร้อมกัน โดยไม่ต้องเปิดแต่ละไฟล์ เมื่อเปิดโปรแกรม Word แล้ว ให้ไปที่... ไฟล์> เปิดไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บเอกสาร จากนั้นกดปุ่มค้างไว้ Ctrl ขณะเลือกรายการที่ต้องการพิมพ์ ให้คลิกขวาแล้วเลือก พิมพ์โปรแกรม Word จะส่งไฟล์ทั้งหมดเหล่านั้นไปยังเครื่องพิมพ์โดยใช้ การตั้งค่าเริ่มต้น.

แปลงเอกสารหลายฉบับเป็นไฟล์ PDF ในคราวเดียว

หากคุณสร้างรายงานหรือสัญญาจำนวนมากใน Word บ่อยๆ และจำเป็นต้องทำเช่นนั้น ควรส่งเอกสารในรูปแบบ PDF เสมอการสร้างเวิร์กโฟลว์ขนาดเล็กเพื่อแปลงไฟล์หลายไฟล์พร้อมกันนั้นสะดวกมาก แม้ว่าจะมีวิธีการขั้นสูงกว่าโดยใช้มาโครหรือเครื่องมือภายนอก แต่ตัวเลือกที่ง่ายกว่าคือการเปิดเอกสารทั้งหมด แล้วใช้ตัวเลือกในแถบเข้าถึงด่วนหรือทางลัดต่างๆ เช่น F12 (บันทึกเป็น) บันทึกแต่ละไฟล์เป็นไฟล์ PDF ในลักษณะเป็นลำดับขั้น หากคุณตั้งค่าแป้นพิมพ์ลัดอัตโนมัติและปรับแต่งแถบเครื่องมือ กระบวนการก็จะราบรื่นยิ่งขึ้น

ค้นหาคำพ้องความหมายและใช้การค้นหาอัจฉริยะ

เมื่อคุณไม่ต้องการใช้คำเดิมซ้ำเป็นพันครั้งในข้อความยาวๆ ให้เลือกคำที่เป็นปัญหา คลิกขวา แล้วป้อน คำพ้องความหมายคำจะแสดงให้คุณเห็น หลายทางเลือก โดยตรง และจากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนได้ทันที

หากสิ่งที่คุณต้องการคือ ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวคิด ขณะพิมพ์ ให้เลือกคำหรือวลี คลิกขวา แล้วเลือก การค้นหาอัจฉริยะจะมีแผงข้อมูลเปิดขึ้นทางด้านขวาพร้อมผลลัพธ์จาก Bing คำจำกัดความ และเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง เหมาะสำหรับการค้นคว้าข้อมูลโดยไม่ต้องออกจาก Word

8. การแก้ไขอัตโนมัติ ข้อความเติมเต็ม และเทคนิคการเขียน

Word มีระบบที่มีประสิทธิภาพมาก แก้ไขอัตโนมัติ และทางลัดเล็กๆ น้อยๆ เพื่อช่วยให้เขียนได้เร็วขึ้น สร้างข้อความตัวอย่าง หรือแม้แต่ซ่อนข้อความได้

ปรับแต่งการแก้ไขอัตโนมัติสำหรับคำย่อ

นอกจากแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไปแล้ว คุณยังสามารถใช้ AutoCorrect เพื่อ... ขยายคำย่อให้เป็นประโยคที่สมบูรณ์. ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > การตรวจสอบการสะกดคำ > ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติในแท็บแก้ไขอัตโนมัติ คุณจะเห็นรายการคำที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้แทนที่

เพิ่มรายการใหม่โดยป้อนคำย่อสั้นๆ (เช่น "sal2") ในช่อง "แทนที่" และข้อความเต็มที่คุณต้องการแทรก (เช่น คำลงท้ายอีเมลมาตรฐาน) ในช่อง "ด้วย" จากนั้น ทุกครั้งที่คุณพิมพ์คำย่อและกดเว้นวรรค Word จะแทนที่ด้วย "sal2" ประโยคยาวโดยอัตโนมัติ.

สร้างข้อความทดสอบได้ทันที

หากคุณกำลังออกแบบเทมเพลตและต้องการ... เติมข้อความตัวอย่าง ในการทดสอบรูปแบบ คุณไม่จำเป็นต้องไปค้นหา Lorem Ipsum บนอินเทอร์เน็ต เพียงแค่เขียนลงในบรรทัดเดียว:

=ลอเร็ม() แล้วกด Enter โปรแกรม Word จะแทรกข้อความภาษาละตินตัวอย่างหลายย่อหน้าเข้าไป

หากคุณต้องการตัวอย่างข้อความในภาษาของคุณ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้ = แรนด์ (). ตัวอย่างเช่น

• =ลอเร็ม(2) สร้าง Lorem Ipsum สองย่อหน้า
• = แรนด์ (3,4) เขียนบทความสามย่อหน้า โดยแต่ละย่อหน้ามีข้อความอธิบายประมาณสี่ประโยค

สร้างตัวคั่นย่อหน้าด้วยสัญลักษณ์สามตัว

เพื่อแทรก เส้นแบ่งอย่างรวดเร็ว ระหว่างส่วนต่างๆ เพียงพิมพ์สัญลักษณ์สามตัวติดกันในบรรทัดเดียว แล้วกด Enter ตัวอย่างเช่น:

• - มันกลายเป็นเส้นแนวนอนต่อเนื่องกัน
• *** สร้างตัวคั่นรูปแบบอื่นขึ้นมาอีกแบบหนึ่ง
• === o # # # นอกจากนี้พวกเขายังผลิตเส้นด้ายตกแต่งอีกด้วย

มันเป็นกลอุบายง่ายๆ แต่... มีประโยชน์มากสำหรับการจัดโครงสร้างเอกสารยาวๆ ด้วยภาพ โดยไม่ต้องยุ่งยากกับเครื่องมือที่ซับซ้อนกว่าเดิม

เขียน "ข้อความลับ" โดยการแทนที่ตัวอักษร

Word ช่วยให้คุณทดลองแก้ไขข้อความโดยใช้ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่ คุณสามารถเขียนข้อความปกติแล้วใช้ฟังก์ชันดังกล่าวได้ หน้าแรก > ค้นหา > แทนที่ สำหรับ แทนที่ตัวอักษรบางตัวด้วยตัวอักษรอื่นหรือด้วยสัญลักษณ์ จนกว่าข้อความจะอ่านไม่ออก จากนั้นเพื่อให้ผู้รับเข้าใจ พวกเขาจะต้องทำการแทนที่แบบย้อนกลับโดยใช้เกณฑ์เดียวกัน นี่ไม่ใช่มาตรการรักษาความปลอดภัยที่จริงจัง แต่เป็นวิธี "เข้ารหัส" ข้อความที่น่าสนใจเพื่อความสนุกสนาน

ซ่อนข้อความเพื่อไม่ให้แสดงผล

ถ้าคุณต้องการส่วนหนึ่งของเนื้อหา อาจไม่ปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ออกมา แต่ยังคงมองเห็นได้บนหน้าจอเลือกข้อความนั้น คลิกขวา แล้วป้อน Fuenteในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ในส่วนของเอฟเฟกต์ ให้เลือกตัวเลือก "ที่ซ่อนอยู่" และกดตกลง

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า คุณอาจยังคงเห็นข้อความใน Word (บางครั้งอาจมีเส้นประขีดใต้) แต่ จะไม่ถูกส่งไปยังเครื่องพิมพ์มีประโยชน์มากสำหรับการจดบันทึกภายใน คำแนะนำ หรือความคิดเห็นที่คุณไม่ต้องการให้ปรากฏบนเอกสารฉบับกระดาษ

ด้วยเทคนิค ทางลัด และฟีเจอร์ที่ไม่ค่อยมีคนรู้จักมากมาย Word จึงเปลี่ยนจากโปรแกรม "เขียนและบันทึก" ธรรมดาๆ กลายเป็นโปรแกรมที่... เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงมากสำหรับการเขียน จัดรูปแบบ ทำงานร่วมกัน และปกป้องเอกสารการใช้ฟังก์ชันบันทึกอัตโนมัติและกู้คืนข้อมูลช่วยป้องกันปัญหาที่ไม่คาดคิด การติดตามการเปลี่ยนแปลงและการป้องกันด้วยรหัสผ่านช่วยให้คุณอุ่นใจ และทางลัดสำหรับการจัดรูปแบบ รูปภาพ และตารางช่วยประหยัดเวลาได้มากเมื่อต้องทำงานอย่างเร่งรีบ การรู้จักและนำฟังก์ชันเหล่านี้ไปใช้จะสร้างความแตกต่างระหว่างการต่อสู้กับโปรแกรมประมวลผลคำหรือการปล่อยให้ Word ทำงานเพื่อประโยชน์ของคุณ