คู่มือการใช้งาน Copilot ใน Excel ฉบับสมบูรณ์

หากคุณทำงานกับสเปรดชีตเป็นประจำ คุณคงเคยคิดหลายครั้งว่าถ้ามีผู้ช่วยที่สามารถทำงานบางส่วนแทนคุณได้คงจะดีมาก Copilot ใน Excel มันมาถึงเพื่อจุดประสงค์นั้นโดยเฉพาะช่วยให้คุณนำเข้าข้อมูล สร้างสูตร วิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อน และตอบคำถามเกี่ยวกับหนังสือของคุณเองได้โดยที่คุณไม่ต้องลำบากกับฟังก์ชันที่ยุ่งยาก

ในบทแนะนำฉบับสมบูรณ์นี้ คุณจะได้เรียนรู้ทีละขั้นตอน วิธีเริ่มต้นใช้งาน Copilot ใน Excelคุณจะได้เรียนรู้สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ไอคอนปรากฏขึ้น วิธีใช้ไอคอนเพื่อไฮไลต์ จัดเรียง และกรองข้อมูล สร้างสูตร และค้นหาแนวโน้มและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ คุณจะได้เห็นวิธีการแก้ไขหาก Copilot ไม่ปรากฏในแถบเครื่องมือ และวิธีการตรวจสอบการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติทั้งหมด

Copilot ใน Excel คืออะไร และสามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง?

Copilot ใน Excel เป็นผู้ช่วยที่ใช้หลักการพื้นฐานจาก... ปัญญาประดิษฐ์ รวมอยู่ใน Microsoft 365 ช่วยให้คุณทำงานกับสเปรดชีตได้เร็วขึ้นและชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่ส่วนเสริมภายนอก แต่เป็นฟีเจอร์ที่ผสานรวมเข้ากับแท็บหน้าแรกของ Excel โดยตรง (และยังรวมถึงแอปพลิเคชันอื่นๆ เช่น...) คำ(เช่น PowerPoint หรือ Outlook บนเว็บ)

ด้วยความช่วยเหลือจากผู้ช่วยนี้ คุณจึงสามารถ สร้างและเข้าใจสูตรที่ซับซ้อน โดยที่ไม่รู้เนื้อหาเหล่านั้นเลยสรุปตารางขนาดใหญ่ในไม่กี่บรรทัด ค้นหารูปแบบที่มองข้ามไปในตอนแรก หรือสร้างแผนภูมิและตารางแบบไดนามิกจากเพียงข้อความภาษาธรรมชาติ

ข้อดีอย่างหนึ่งก็คือ Copilot สามารถทำงานกับข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้วในไฟล์ Excel ของคุณได้ รวมถึงข้อมูลที่คุณนำเข้าจากแหล่งอื่น ๆ ด้วย โปรแกรมสามารถอ่านช่วงข้อมูลและตาราง ระบุคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง และเสนอคำแนะนำในการวิเคราะห์ การจัดรูปแบบใหม่ หรือการคำนวณ โดยที่คุณไม่ต้องลองใช้ฟังก์ชันทีละอย่าง

นอกเหนือจากการช่วยเหลือคุณในงานเฉพาะด้านแล้ว โปรแกรม Copilot ยังสามารถอธิบายทีละขั้นตอนได้ว่ากำลังทำอะไรอยู่หากโปรแกรมสร้างสูตร คุณสามารถขอให้โปรแกรมอธิบายวิธีการทำงาน ตัวแปรที่ใช้ และวิธีการปรับใช้สูตรนั้นในกรณีอื่นๆ ได้ ด้วยวิธีนี้ คุณไม่เพียงแต่จะทำงานโดยอัตโนมัติ แต่ยังเรียนรู้การใช้งาน Excel ได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย

ข้อดีหลักของการใช้ Copilot ใน Excel

ข้อดีประการแรกของ Copilot คือ มันช่วยลดความซับซ้อนในการนำเข้าข้อมูลได้อย่างมากคุณสามารถสั่งให้ดึงข้อมูลจากเว็บ จากไฟล์ที่คุณบันทึกไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint...หรือแม้แต่จากแหล่งข้อมูลภายในองค์กรของคุณ วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาในการคัดลอกและวาง และลดข้อผิดพลาดเมื่อจัดทำสเปรดชีตของคุณ

เมื่อคุณมีข้อมูลอยู่ใน Excel แล้ว Copilot ช่วยให้คุณเน้น จัดเรียง และกรองข้อมูล มันใช้งานง่ายมาก คุณสามารถให้คำสั่งต่างๆ เช่น "แสดงเฉพาะแถวที่มีค่ามากกว่า 5" หรือ "ไฮไลต์เซลล์ที่มีตัวเลข" และตัวช่วยสร้างจะใช้ตัวกรองหรือรูปแบบที่จำเป็นโดยที่คุณไม่ต้องเข้าไปเลือกเมนูต่างๆ ให้ยุ่งยาก

จุดแข็งอีกประการหนึ่งคือความสามารถในการ สร้างสูตรใหม่ตามความต้องการของคุณแทนที่จะต้องจำไวยากรณ์ที่แน่นอนของแต่ละฟังก์ชัน คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จได้ เช่น “คำนวณยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์” หรือ “รวมเฉพาะคำสั่งซื้อของเดือนนี้” Copilot จะสร้างคอลัมน์หรือแถวเพิ่มเติมพร้อมสูตรที่เหมาะสมตามข้อมูลปัจจุบันของคุณ

เรื่องราวไม่ได้จบลงแค่นั้น: หากคุณเคยเจอกับสูตรใดๆ ที่คุณไม่เข้าใจ นักบินผู้ช่วยสามารถอธิบายวิธีการทำงานของสิ่งเหล่านี้ได้เช่นกันคุณสามารถถามได้ว่าสูตรนั้นทำอะไร มีส่วนประกอบอะไรบ้าง หรือจะแก้ไขสูตรอย่างไรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างออกไป มันเหมือนกับการมีเพื่อนร่วมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน Excel ที่คุณสามารถปรึกษาได้ตลอดเวลา

นอกจากนี้ ยังมีส่วนของการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งประกอบด้วย Copilot สามารถตรวจจับแนวโน้ม ข้อมูลผิดปกติ และจุดสำคัญได้หากคุณถามคำถามเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ ระบบสามารถตอบกลับด้วยบทสรุปข้อความ แผนภูมิ ตารางสรุปข้อมูล หรือรายการที่แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในตารางได้อย่างชัดเจน

Copilot ปรากฏใน Excel และแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่ใดบ้าง?

ในกรณีของโปรแกรม Excel Copilot ถูกรวมเข้าไว้ในแท็บหน้าแรกของแถบ Ribbon โดยตรงคุณจะเห็นไอคอน Copilot เฉพาะ ซึ่งคุณสามารถใช้เปิดแผงสนทนาที่มีคำแนะนำเบื้องต้นและช่องสำหรับเขียนคำแนะนำด้วยภาษาธรรมชาติได้

ผู้ช่วยคนเดียวกันนี้มีให้บริการใน Word, PowerPoint และ Outlook ในเวอร์ชันเว็บหากคุณมีแพ็กเกจการใช้งานที่รวม Copilot ไว้ด้วย และหากคุณมีแผน Microsoft 365 ที่ให้สิทธิ์การเข้าถึงแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป คุณก็ควรจะพบไอคอน Copilot ในเวอร์ชันที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณเช่นกัน

มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะเข้าใจว่า Copilot เชื่อมโยงกับบัญชี Microsoft 365 และใบอนุญาตของคุณฟีเจอร์เหล่านั้นจะไม่ปรากฏขึ้นเพียงแค่ติดตั้งโปรแกรมเท่านั้น บัญชีที่คุณใช้ล็อกอินเข้าแอปจะต้องมีการสมัครใช้งานที่เข้ากันได้กับ Copilot จึงจะสามารถมองเห็นฟีเจอร์เหล่านั้นได้

ในบางกรณี อาจเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นได้ สามารถใช้งานได้บนเว็บเบราว์เซอร์ แต่ยังไม่สามารถใช้งานได้บนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือในทางกลับกัน ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณจัดการการอัปเดตอย่างไร อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่คุณควรตรวจสอบเสมอคือบัญชี Microsoft ที่ใช้งานอยู่ ซึ่งจะแสดงอยู่ด้านบนของหน้าต่างแอปพลิเคชัน

สำหรับไฟล์ใหม่ที่คุณยังไม่ได้บันทึก หรือเอกสารที่จัดเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ภายในเครื่อง บัญชีหลักที่ปรากฏอยู่มุมบนของหน้าต่าง ต้องเป็นบัญชีที่มีใบอนุญาตใช้งาน Copilot เท่านั้น หากคุณใช้บัญชีรอง ตัวเลือกผู้ช่วยอาจไม่ปรากฏขึ้น

ข้อกำหนดเกี่ยวกับบัญชีผู้ใช้และใบอนุญาตสำหรับการใช้งาน Copilot ใน Excel

ก่อนที่คุณจะเริ่มค้นหาไอคอนอย่างกระวนกระวายใจ ควรตรวจสอบสิ่งนี้ก่อน คุณกำลังใช้บัญชีที่ได้รับอนุญาตจาก Copilot อย่างถูกต้องนี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งผู้ใช้ตามบ้านและธุรกิจ เนื่องจากเงื่อนไขการเข้าถึงจะแตกต่างกันไปตามประเภทการสมัครสมาชิก

หากคุณเป็น ผู้ใช้ส่วนตัวหรือในครัวเรือนคุณต้องมีสิทธิ์ใช้งาน Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family หรือ Copilot Pro ที่ใช้งานอยู่ เฉพาะเมื่อมีสิทธิ์ใช้งานเหล่านี้เท่านั้นที่จะสามารถใช้คุณสมบัติขั้นสูงของตัวช่วยใน Excel และแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่เข้ากันได้

ในกรณีของ ผู้ใช้งานทางธุรกิจหรือองค์กรCopilot มีให้ใช้งานร่วมกับแพ็คเกจ Microsoft 365 บางแพ็คเกจ โดยแพ็คเกจที่รองรับ ได้แก่ Business Basic, Business Standard, Business Premium รวมถึงแพ็คเกจองค์กร E3, E5, F1 หรือ F3 พร้อมกับใบอนุญาต Microsoft 365 Copilot เพิ่มเติม

เป็นเรื่องปกติในสภาพแวดล้อมขององค์กรที่ แผนกไอที จะเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดสรรใบอนุญาต ดังนั้น ถ้าคุณไม่เห็นแอป Copilot และคิดว่าคุณควรจะมีมันควรติดต่อฝ่ายสนับสนุนภายในเพื่อยืนยันว่าบัญชีของคุณได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้องและเชื่อมโยงกับแผนบริการที่เหมาะสมแล้ว

โปรดจำไว้ว่า การสมัครใช้งาน Microsoft 365 แบบทั่วไปนั้นไม่เพียงพอใบอนุญาตจะต้องระบุสิทธิ์การเข้าถึง Copilot อย่างชัดเจน มิเช่นนั้น ไอคอนจะไม่ปรากฏในแถบเครื่องมือของ Excel แม้ว่าคุณจะติดตั้งแอปพลิเคชันเวอร์ชันล่าสุดแล้วก็ตาม

วิธีเตรียมข้อมูลของคุณเพื่อให้ Copilot สามารถอ่านได้

เพื่อให้ Copilot สามารถเข้าใจและใช้งานข้อมูลในหนังสือของคุณได้ สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องมือสามารถรับรู้ได้ไม่จำเป็นต้องทำอะไรที่ซับซ้อนเกินไป แต่คุณต้องปฏิบัติตามแนวทางพื้นฐานบางประการ

สิ่งที่แนะนำมากที่สุดคือ ใช้การจัดรูปแบบตารางกับข้อมูลของคุณ หรืออย่างน้อยที่สุดก็ควรจัดกลุ่มข้อมูลให้อยู่ในช่วงที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน โดยมีหัวข้อที่ชัดเจนในแถวแรก ตารางใน Excel มีประโยชน์อย่างยิ่ง เพราะจะช่วยให้ Copilot ทราบว่าคอลัมน์ใดอยู่ในชุดข้อมูลเดียวกัน

หลีกเลี่ยงให้มากที่สุด ผสมข้อมูลประเภทต่างๆ ไว้ในคอลัมน์เดียวกัน (ตัวอย่างเช่น ข้อความและตัวเลขในชุดเดียวกัน) เพราะจะทำให้การวิเคราะห์อัตโนมัติทำได้ยากขึ้น ยิ่งจัดระเบียบสเปรดชีตได้ดีเท่าไหร่ คำแนะนำของตัวช่วยสร้างก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้น และก็จะยิ่งเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

เมื่อคุณเตรียมโต๊ะหรือสนามฝึกซ้อมเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเลือกชุดข้อมูลก่อนเรียกใช้ Copilot ได้ด้วยวิธีนี้ ผู้ช่วยจะทราบตั้งแต่ต้นว่าควรเน้นส่วนใดของเอกสาร และจะแนะนำการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับส่วนนั้นๆ โดยเฉพาะ

หากคุณมีตารางหลายตารางอยู่ในแผ่นงานเดียวกัน วิธีนี้เป็นความคิดที่ดี ตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้พวกมันขั้นตอนนี้ไม่จำเป็น แต่จะช่วยได้หากในการสนทนากับ Copilot คุณอ้างถึง "ตารางยอดขาย" หรือ "ตารางค่าใช้จ่าย" และต้องการให้ระบบทราบได้อย่างรวดเร็วว่าควรอ้างอิงถึงชุดข้อมูลใด

ไอคอน Copilot อยู่ที่ไหนใน Excel และฉันจะเริ่มการสนทนาได้อย่างไร?

เมื่อตรงตามข้อกำหนดด้านใบอนุญาตและนำเสนอข้อมูลอย่างถูกต้องแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะ... ค้นหาไอคอน Copilot ใน Excel และเริ่มโต้ตอบกับผู้ช่วยผ่านทางอินเทอร์เฟซของโปรแกรมเอง

ในเวอร์ชันปัจจุบัน คุณจะพบปุ่ม Copilot บนแท็บ Home ในแถบ Ribbon ของ Excelโดยปกติแล้วจะปรากฏพร้อมสัญลักษณ์เฉพาะของผู้ช่วย และการคลิกที่สัญลักษณ์จะเปิดแผงหรือหน้าต่างด้านข้างที่มีคำแนะนำการดำเนินการด่วนหลายรายการและช่องสำหรับเขียนคำขอของคุณ

เมื่อคุณเปิดแผงนั้น คุณจะเห็นบางสิ่ง “การเริ่มต้นบทสนทนา” หรือข้อเสนอแนะ ซึ่งคุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้: สร้างสิ่งใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่ ขอให้สร้างสูตรหรือรูปแบบ ขอสรุปข้อมูลจากตาราง หรือถามคำถามอื่นๆ เกี่ยวกับเนื้อหาในชีต

นอกจากปุ่มหลักบนแถบเครื่องมือแล้ว โปรแกรม Excel จะแสดงไอคอน Copilot ขนาดเล็กที่กระพริบอยู่ เมื่อคุณเลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์บางส่วน ไอคอนตามบริบทนี้จะปรากฏขึ้นใกล้กับส่วนที่เลือก และช่วยให้คุณสามารถเรียกใช้คำสั่งเฉพาะกับส่วนนั้นของแผ่นงานได้โดยไม่ต้องเปิดแผงทั้งหมดก่อน

ในทั้งสองกรณี การสื่อสารกับ Copilot ทำได้โดยใช้ข้อความภาษาธรรมชาติคุณสามารถเขียนคำถามหรือคำขอของคุณได้อย่างตรงไปตรงมาตามที่คุณพูดออกมา และผู้ช่วยจะแปลงคำถามหรือคำขอเหล่านั้นให้เป็นการกระทำ เช่น การใช้ตัวกรอง การแทรกสูตร การสร้างกราฟ หรือการสร้างบทสรุป และอื่นๆ อีกมากมาย

นำเข้าและเตรียมข้อมูลด้วยความช่วยเหลือจาก Copilot

หนึ่งในประโยชน์ที่ใช้งานได้จริงที่สุดของตัวช่วยนี้คือ นำข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เข้าสู่ Excel ได้โดยตรง โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาผ่านเมนูต่างๆ ด้วยตนเอง หากคุณทำงานกับข้อมูลที่กระจายอยู่ทั่วเว็บ OneDrive หรือ SharePoint Copilot จะช่วยประหยัดเวลาคลิกของคุณได้มาก

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้เขา... นำเข้าข้อมูลจากเว็บเพจที่ระบุ และจัดระเบียบข้อมูลเหล่านั้นลงในตารางภายในเวิร์กบุ๊กของคุณ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถสั่งให้ค้นหาไฟล์ในพื้นที่ OneDrive ของคุณหรือในไลบรารี SharePoint ขององค์กรของคุณ และโหลดข้อมูลลงในสเปรดชีตใหม่ได้

หากบริษัทของคุณรับผิดชอบด้านการสื่อสารภายในหรือการจัดทำรายงาน นอกจากนี้ Copilot ยังช่วยคุณค้นหาและดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วยจากแหล่งข้อมูลเหล่านี้ ตัวช่วยสร้างสามารถสร้างโครงสร้างตารางที่พร้อมสำหรับการวิเคราะห์ได้ โดยที่คุณไม่ต้องคัดลอกและวางจากเอกสารหรืออีเมลอีกต่อไป

เมื่อนำเข้าข้อมูลเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปโดยทั่วไปคือ... ทำความสะอาดและจัดรูปทรงให้สม่ำเสมอคุณสามารถสั่งให้ Copilot ลบแถวที่ซ้ำกัน แปลงค่าข้อความเป็นตัวเลข ปรับรูปแบบวันที่ให้เป็นมาตรฐาน หรือใช้รูปแบบที่สอดคล้องกันทั่วทั้งตาราง โดยไม่ต้องแก้ไขแต่ละเซลล์ด้วยตนเอง

เมื่อเตรียมข้อมูลไว้พร้อมแล้ว คุณก็พร้อมที่จะ... เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ ตัวกรอง และการคำนวณยิ่งขั้นตอนการนำเข้าและทำความสะอาดข้อมูลดีเท่าไหร่ คำตอบและคำแนะนำของตัวช่วยสร้างก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้นในขั้นตอนต่อๆ ไป

เน้น จัดเรียง และกรองข้อมูลด้วย Copilot

เมื่อบอร์ดของคุณอยู่ในสภาพดีแล้ว Copilot จะกลายเป็นพันธมิตรที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณ ค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วแทนที่จะลองใช้ตัวกรองต่างๆ ด้วยตนเอง คุณสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าต้องการดูอะไร

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบอกเขาได้ว่า แสดงเฉพาะแถวที่มีจำนวนมากกว่าค่าที่กำหนดเท่านั้นตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุ "แสดงเฉพาะยอดขายที่มากกว่า 5 ชิ้น" หรือ "กรองรายการที่มีมูลค่ามากกว่า 1000 ยูโร" Copilot จะใช้ตัวกรองที่เหมาะสมกับคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในสเปรดชีตของคุณ

อีกหนึ่งงานทั่วไปคือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ซึ่ง โปรแกรม Copilot สามารถเน้นข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขได้อย่างชัดเจนด้วยภาพคุณสามารถขอให้โปรแกรมระบายสีเซลล์ที่มีตัวเลข เน้นวันที่ครบกำหนดชำระที่กำลังจะมาถึงด้วยสีที่แตกต่างกัน หรือทำตัวหนาให้กับค่าสูงสุดและต่ำสุดในคอลัมน์ได้

เมื่อคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลใหม่ คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน ร้องขอให้จัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์หนึ่งคอลัมน์ขึ้นไปเช่น “เรียงลำดับตารางตามวันที่จากใหม่สุดไปเก่าสุด” หรือ “จัดเรียงสินค้าที่มีปริมาณการขายสูงสุดไว้ก่อน” ตัวช่วยสร้างจะจัดการการจัดเรียงลำดับให้โดยที่คุณไม่ต้องเข้าไปที่เมนูการเรียงลำดับเอง

หากคุณทำงานกับคอลัมน์และแถวจำนวนมาก สิ่งเหล่านี้ คำสั่ง ในภาษาธรรมชาติ พวกเขาลดมันลงไปมาก เวลา ที่คุณลงทุนในการเตรียมมุมมอง สำหรับการวิเคราะห์หรือการประชุมของคุณ แทนที่จะต้องจำตำแหน่งของแต่ละตัวเลือก คุณเพียงแค่โฟกัสไปที่สิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ และปล่อยให้ Copilot ทำงานส่วนที่เป็นขั้นตอนอัตโนมัติ

การสร้างและทำความเข้าใจสูตรด้วย Copilot ใน Excel

หนึ่งในคุณสมบัติที่ผู้ใช้ Copilot ชื่นชอบมากที่สุดน่าจะเป็นความสามารถในการ... สร้างสูตรที่ซับซ้อนจากคำอธิบายที่เรียบง่ายวิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณไม่เชี่ยวชาญฟังก์ชันทั้งหมดของ Excel หรือหากคุณมีปัญหาในการจดจำไวยากรณ์ที่ถูกต้อง

จินตนาการสิ่งที่คุณต้องการ สร้างคอลัมน์ใหม่โดยระบุรายได้รวม คูณจำนวนหน่วยด้วยราคาในแต่ละแถว คุณสามารถอธิบายสิ่งนี้ให้ตัวช่วยสร้างเข้าใจได้ด้วยข้อความเช่น "สร้างคอลัมน์รายได้ที่เป็นผลคูณของปริมาณและราคา" และ Copilot จะแทรกคอลัมน์พร้อมสูตรที่ใช้แล้วในทุกแถวโดยอัตโนมัติ

หากคุณต้องการอะไรที่ซับซ้อนกว่านี้ เช่น เพิ่มเฉพาะค่าที่ตรงตามเงื่อนไขบางประการเท่านั้น สำหรับวันที่หรือหมวดหมู่ที่ระบุ คุณสามารถอธิบายตรรกะด้วยภาษาธรรมชาติได้ Copilot จะสร้างฟังก์ชันต่างๆ เช่น SUMIF, SUMIFS หรือฟังก์ชันอื่นๆ ที่เหมาะสมกว่า โดยปรับให้เข้ากับส่วนหัวและช่วงของข้อมูลของคุณ

นอกจากการสร้างสูตรใหม่แล้ว ตัวช่วยสร้างสูตรนี้ยังมีประโยชน์มากสำหรับ... ถอดรหัสสูตรที่มีอยู่แล้วแต่คุณไม่เข้าใจคุณสามารถเลือกเซลล์ที่มีสูตรที่ซับซ้อน แล้วขอให้ Copilot อธิบายอย่างละเอียดว่าสูตรนั้นทำอะไร ใช้พารามิเตอร์อะไรบ้าง และคุณสามารถแก้ไขสูตรนั้นเพื่อใช้งานในกรณีอื่นได้อย่างไร

ด้วยวิธีนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณเจอประโยคที่ยาวและซับซ้อน แทนที่จะยอมแพ้ คุณสามารถเปลี่ยนมันให้เป็นโอกาสในการเรียนรู้ได้Copilot ไม่เพียงแต่แก้ปัญหาเฉพาะหน้าเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณใช้งานฟังก์ชันต่างๆ ของ Excel ได้คล่องแคล่วมากขึ้นในระยะยาวอีกด้วย

วิเคราะห์ข้อมูลและรับข้อมูลด้วย Copilot

นอกเหนือจากการทำงานอัตโนมัติแล้ว Copilot ยังโดดเด่นในด้านความสามารถในการ... สรุปผลที่มีประโยชน์จากข้อมูลของคุณแทนที่จะเพียงแค่ดำเนินการตามคำสั่งซื้อขาย คุณสามารถตอบคำถามเกี่ยวกับแนวโน้มและพฤติกรรมภายในกราฟได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้เขา... ระบุผลิตภัณฑ์ที่มีการเติบโตเร็วที่สุด ในระยะเวลาที่กำหนด จะระบุเดือนที่มีผลลัพธ์แย่ที่สุด หรือเน้นค่าที่เบี่ยงเบนจากค่าเฉลี่ยอย่างชัดเจน (ค่าผิดปกติ หรือค่าที่ไม่เป็นไปตามปกติ)

Copilot สามารถนำเสนอคำตอบเหล่านี้ได้ เสนอทางออกหลากหลายรูปแบบให้คุณเลือก: ข้อความอธิบายสรุปสถานการณ์ กราฟแสดงการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล ตารางสรุปข้อมูลตามหมวดหมู่ หรือแม้แต่การผสมผสานหลายองค์ประกอบในแผ่นงานเดียวกัน

หากคุณกำลังเตรียมรายงานหรือการนำเสนอ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถ เพื่อแปลงชุดข้อมูลดิบไปเป็นรายงานได้อย่างรวดเร็ว พร้อมข้อสรุปที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย เพียงแค่ระบุรูปแบบการแสดงผลที่คุณต้องการ (เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิเส้น ตารางสรุปข้อมูลตามภูมิภาค ฯลฯ) และ Copilot จะสร้างพื้นฐานให้คุณ จากนั้นจึงปรับแต่งตามต้องการ

กล่าวโดยสรุป ผู้ช่วยทำหน้าที่เสมือนนักวิเคราะห์ประเภทหนึ่งที่... โปรดตรวจสอบตารางด้วยตัวคุณเอง โดยมองหารูปแบบและความผิดปกติและมันจะให้มุมมองแบบสังเคราะห์ที่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้โดยไม่ต้องสร้างแผนภูมิหรือตารางเสริมแต่ละรายการด้วยตนเอง

หากไม่พบแอป Copilot โปรดตรวจสอบการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของคุณ

เป็นไปได้ว่า แม้จะมีใบอนุญาตถูกต้องแล้วก็ตาม Copilot ไม่ปรากฏในแอป Microsoft 365ในสถานการณ์เหล่านี้ สิ่งแรกที่คุณควรตรวจสอบคือการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของบัญชีของคุณใน Word, Excel หรือ PowerPoint

จากแอปพลิเคชัน Microsoft 365 ใดๆ ก็ได้ใน Windowsเช่น โปรแกรม Word, Excel หรือ PowerPoint เปิดเมนูไฟล์ แล้วไปที่ส่วนบัญชีในส่วนนั้น คุณจะเห็นหัวข้อ "ความเป็นส่วนตัวของบัญชี" พร้อมตัวเลือก "จัดการการตั้งค่า" ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณสนใจ

เมื่อเข้าสู่หน้าจอนั้น คุณจะพบตัวเลือกต่างๆ มากมาย อิทธิพลต่อความพร้อมใช้งานของนักบินผู้ช่วยก่อนอื่น จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานตัวเลือก "ประสบการณ์ที่วิเคราะห์เนื้อหาของคุณ" แล้ว เนื่องจาก Copilot จำเป็นต้องสามารถทำงานกับเอกสารของคุณเพื่อให้ความช่วยเหลือได้

ถัดไป เลื่อนดูรายการและตรวจสอบให้แน่ใจว่า ตัวเลือก "ประสบการณ์การเชื่อมต่อทั้งหมด" ก็เปิดใช้งานอยู่เช่นกันหากปิดใช้งานตัวเลือกนี้ ฟังก์ชันบางอย่างที่ต้องพึ่งพาบริการคลาวด์ รวมถึง Copilot อาจไม่แสดงผลหรืออาจมีข้อจำกัด

สำหรับ Word บน macOS ขั้นตอนจะแตกต่างออกไปเล็กน้อย: เปิดโปรแกรม Word แล้วไปที่เมนู Word > การตั้งค่า > ความเป็นส่วนตัวในส่วนนั้น คุณจะเห็นตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับประสบการณ์การเชื่อมต่อและการวิเคราะห์เนื้อหาอีกครั้ง ซึ่งต้องเปิดใช้งานเพื่อให้ผู้ช่วยปรากฏขึ้นตามปกติ

หากคุณต้องการควบคุมมากขึ้นในระดับท้องถิ่นหรือในสภาพแวดล้อมที่มีข้อกำหนดพิเศษ โปรดพิจารณา กำหนดค่าและปรับแต่ง Copilot ให้เหมาะสม สำหรับขั้นตอนการทำงานในระดับท้องถิ่น โดยปฏิบัติตามแนวทางการบริหารจัดการที่เกี่ยวข้อง

Copilot ใน Excel ภายในระบบนิเวศของ Microsoft 365

Copilot ไม่ได้ทำงานอย่างโดดเดี่ยวใน Excel แต่จะทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ด้วย นี่เป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์แบบบูรณาการทั่วทั้งระบบนิเวศของ Microsoft 365นั่นหมายความว่าข้อมูลที่คุณใช้ในแอปพลิเคชันหนึ่งสามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับคำแนะนำในอีกแอปพลิเคชันหนึ่งได้ โดยคำนึงถึงความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวขององค์กรของคุณเสมอ

ตัวอย่างเช่น เอกสารที่จัดเก็บไว้ใน OneDrive หรือไลบรารี SharePoint สามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลได้ เพื่อให้ Copilot สามารถเตรียมการวิเคราะห์หรือสรุปข้อมูลภายใน Excel ได้ ในทำนองเดียวกัน ผลลัพธ์ที่คุณสร้างในสเปรดชีตของคุณสามารถนำไปใช้ซ้ำในรายงาน Word หรือการนำเสนอ PowerPoint ได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างเดียวกันนี้

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ การบูรณาการนี้ช่วยให้สามารถ ผู้ใช้ทำงานกับข้อมูลจากอีเมล การประชุม หรือไฟล์ที่แชร์ โดยไม่ต้องเสียเวลาส่งออกและนำเข้าข้อมูลจากแต่ละเครื่องมือด้วยตนเอง Copilot จะจัดการการประกอบชิ้นส่วนต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่เนื้อหา ไม่ใช่เรื่องเทคนิค

พลังทั้งหมดนี้มาพร้อมกับการควบคุมความเป็นส่วนตัว ดังนั้น การกำหนดค่าการตั้งค่าประสบการณ์การเชื่อมต่ออย่างถูกต้องนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง อย่างที่เราเคยเห็นมาก่อน วิธีนี้จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากผู้ช่วยได้อย่างเต็มที่ ในขณะเดียวกันก็รักษาความปลอดภัยของบัญชีหรือบริษัทของคุณไปพร้อมกันได้

ด้วยการทำให้สามารถใช้งานได้พร้อมกันใน Excel, Word, PowerPoint และ Outlook บนเว็บ สุดท้ายแล้วคุณจะได้เวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้น การเปลี่ยนแอปพลิเคชันไม่ได้หมายความว่าต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด แต่เป็นการใช้ประโยชน์จากผลลัพธ์ที่ Copilot ได้สร้างไว้ให้คุณแล้วอย่างต่อเนื่อง

เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ว่าทำไม โปรแกรม Copilot ใน Excel ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญไปแล้ว สำหรับผู้ที่ต้องจัดการข้อมูลเป็นประจำทุกวัน: โปรแกรมนี้ช่วยลดงานซ้ำซาก อธิบายสูตรที่ซับซ้อนให้เข้าใจง่ายขึ้น อำนวยความสะดวกในการนำเข้าและทำความสะอาดข้อมูล และชี้นำการวิเคราะห์ผ่านบทสรุป แผนภูมิ และตารางสรุปข้อมูล ซึ่งหากไม่มีโปรแกรมนี้จะต้องใช้เวลานานกว่าในการสร้าง