- การจัดระเบียบแบบลำดับชั้นโดยใช้กลุ่มส่วนงานและป้ายกำกับที่กำหนดเองเพื่อติดตามงานข้ามสายงาน
- การผสานการทำงานแบบสองทางกับ Outlook เพื่อจัดการการแจ้งเตือนและบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ
- ใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขั้นสูง เช่น ระบบแปลงภาพเป็นข้อความ (OCR), เครื่องคิดเลขในตัว และ Web Clipper
- การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันและการรวมศูนย์ความรู้ขององค์กรผ่านบล็อกที่ใช้ร่วมกัน
หากคุณทำงานในองค์กรหรือภาครัฐ คุณอาจจำเป็นต้องใช้ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft บางครั้ง เราอาจใช้ OneNote เป็นเพียงสมุดบันทึกดิจิทัลง่ายๆ สำหรับจดบันทึกสิ่งต่างๆ อย่างรวดเร็ว แต่ความจริงแล้วมันเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมาก หากคุณรู้วิธีใช้ให้มีประสิทธิภาพ มันสามารถทดแทนซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการที่ซับซ้อนกว่าได้มากโดยไม่ต้องออกจากชุดโปรแกรม Office หากต้องการเริ่มต้นจากศูนย์ คุณสามารถดูบทช่วยสอน OneNoteได้ ที่นี่
ปัญหาคือหลายคนตกอยู่ในกับดักของ "ภาวะอัมพาตจากการวิเคราะห์": เราใช้เวลาค้นหาวิธีการจัดระเบียบที่สมบูรณ์แบบมากกว่าการลงมือทำจริง เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณ เราจะมาอธิบายวิธีการเปลี่ยนสมุดบันทึกนี้ให้เป็นศูนย์บัญชาการปฏิบัติการโดยใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติที่ผู้ใช้ทั่วไปมักมองข้ามไป
โครงสร้างแบบลำดับชั้นเพื่อป้องกันไม่ให้เสียสติ
รากฐานของทุกสิ่งคือวิธีการจัดระเบียบข้อมูล OneNote ไม่ใช่เอกสารเชิงเส้นตรง แต่เป็นระบบแบบหลายชั้น ในอุดมคติแล้ว คุณควรเริ่มต้นด้วยสมุดบันทึกแยกต่างหากเพื่อแยกแยะ เช่น เรื่องส่วนตัวจากเรื่องงาน หรือลูกค้าที่แตกต่างกัน ภายในสมุดบันทึกแต่ละเล่ม คุณสามารถสร้างส่วนต่างๆ (เหมือนแท็บในตู้เก็บเอกสาร) และจากนั้นก็สร้างหน้าและหน้าย่อยได้
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่จัดการหลายโครงการคือการใช้กลุ่มส่วน (section groups ) วิธีนี้ช่วยให้คุณรวมแท็บที่เกี่ยวข้องหลายๆ แท็บไว้ในบล็อกเดียว ทำให้มุมมองด้านบนดูเรียบร้อยและป้องกันไม่ให้ส่วนติดต่อผู้ใช้ดูรกเมื่อคุณเปิดรายการไว้หลายสิบรายการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถจัดการสมุดบันทึกของคุณใน OneNoteและปรับแต่งสีของส่วนต่างๆ เหล่านี้เพื่อระบุสิ่งที่เร่งด่วนและสิ่งที่เป็นงานธุรการได้อย่างรวดเร็ว
คุณสมบัติขั้นสูงสำหรับการจัดการงาน
เพื่อให้ OneNote ทำหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราต้องก้าวข้ามการใช้ข้อความธรรมดา หนึ่งในฟีเจอร์ที่ซ่อนอยู่คือแท็กแบบกำหนดเองอย่าจำกัดตัวเองอยู่แค่แท็กเริ่มต้น ลองสร้างแท็กสำหรับ "รอการตอบกลับ" "ความสำคัญสูง" หรือ "รอการอนุมัติจากหัวหน้า" พลังที่แท้จริงอยู่ที่ว่าคุณสามารถจัดการแท็กเหล่านั้นภายใน OneNoteเพื่อสร้างสรุปงานที่ค้างอยู่ทั้งหมดที่กระจายอยู่ตามสมุดบันทึกต่างๆ ได้
หากคุณต้องการการควบคุมที่เข้มงวดมากขึ้น คุณสามารถผสานรวม OneNote กับ Outlook ได้ โดยการทำเครื่องหมายย่อหน้าเป็นงานใน Outlookวันครบกำหนดและการแจ้งเตือนจะซิงค์กับปฏิทินของคุณ ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาสำคัญข้อหนึ่งของ OneNote นั่นคือการขาดการแจ้งเตือนในตัว สำหรับผู้ที่ชื่นชอบสิ่งที่เป็นภาพมากกว่า แม้ว่าจะไม่ทรงพลังเท่า Trello คุณก็สามารถออกแบบกระดาน Kanban ด้วยตนเองได้โดยการสร้างตารางและย้ายเนื้อหาไปมาระหว่างคอลัมน์ "สิ่งที่ต้องทำ" "กำลังดำเนินการ" และ "เสร็จแล้ว"
การเพิ่มประสิทธิภาพมัลติมีเดียและเทคนิค "นินจา"
OneNote ช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่นในแบบที่ Word ทำไม่ได้ คุณสามารถเขียนได้ทุกที่บนหน้าจอ สร้างกล่องข้อความอิสระ ซึ่งทำให้การสร้างแผนผังความคิดหรือโครงร่างอย่างรวดเร็วทำได้ง่ายอย่างเหลือเชื่อ หากคุณมีแท็บเล็ตหรือแล็ปท็อปแบบหน้าจอสัมผัส แท็บการวาดและการเขียนด้วยลายมือจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการใส่คำอธิบายประกอบอย่างรวดเร็วในเอกสารหรือการออกแบบเวิร์กโฟลว์
มีฟีเจอร์หลายอย่างที่ดูเหมือนเวทมนตร์และช่วยประหยัดเวลาได้มาก ตัวอย่างเช่นเครื่องคิดเลขในตัว : เพียงแค่พิมพ์การคำนวณทางคณิตศาสตร์ ตามด้วยเครื่องหมายเท่ากับ และเว้นวรรค แอปก็จะแสดงผลลัพธ์ให้คุณทันที อีกเครื่องมือสำคัญคือOCR (Optical Character Recognition)ซึ่งช่วยให้คุณคลิกขวาที่รูปภาพหรือไฟล์ PDF ที่แทรกเข้ามา แล้วคัดลอกข้อความที่มีอยู่เพื่อแก้ไขได้ง่าย
การทำงานร่วมกันและการรวมศูนย์ความรู้
เพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความรู้ความชำนาญไม่ควรอยู่แค่ในหัวของคนๆ เดียว การสร้างสมุดบันทึกร่วมกันจะช่วยให้ทั้งทีมสามารถอัปเดตรายงานการประชุมหรือคู่มือกระบวนการทำงานได้แบบเรียลไทม์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ขอแนะนำให้ใช้การผสานรวมกับ Outlookเพื่อนำเข้าข้อมูลรายละเอียดการประชุมลงในหน้าเดียวโดยตรง ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นในการคัดลอกและวางรายชื่อผู้เข้าร่วมและวาระการประชุม
หาก ต้องการบันทึกข้อมูลจากเว็บโดยไม่ต้องคัดลอกและวางข้อความที่กระจัดกระจาย ส่วนขยายOneNote Web Clipperถือเป็นสิ่งจำเป็น มันช่วยให้คุณบันทึกบทความทั้งหมด ข้อความที่เลือก หรือบุ๊กมาร์กภาพลงในส่วนที่คุณต้องการได้โดยตรง เช่นเดียวกัน หากคุณต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมาก การใช้Office Lensเพื่อสแกนและส่งไฟล์ไปยังสมุดบันทึกของคุณโดยตรง คือวิธีที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนสำนักงานของคุณให้เป็นระบบดิจิทัล
การเพิ่มประสิทธิภาพอินเทอร์เฟซและเวิร์กโฟลว์
วิธีการทำงานของแต่ละคนนั้นแตกต่างกัน ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปรับเครื่องมือให้เข้ากับความต้องการของคุณ คุณสามารถย้ายแท็บหน้าไปทางซ้ายจากเมนูตัวเลือกเพื่อให้ดูเหมือนโปรแกรมสำรวจไฟล์แบบดั้งเดิมมากขึ้น หากคุณต้องการดูบันทึกย่อขณะทำงานในแอปพลิเคชันอื่น คุณสมบัติ Dockจะแสดงคอลัมน์แคบๆ ที่มองเห็นได้ด้านหนึ่งของหน้าจอ ช่วยลดความจำเป็นในการสลับหน้าต่างด้วย Alt+Tab
สำหรับผู้ที่เขียนบ่อยๆฟังก์ชันแก้ไขคำผิดอัตโนมัติแบบกำหนดเองนั้นมีประโยชน์มาก คุณสามารถตั้งค่าทางลัดเพื่อให้การพิมพ์คำว่า "why" แปลงเป็นวลีที่ซับซ้อนหรือคำศัพท์ทางเทคนิคที่ใช้ซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ หากคุณทำผิดพลาดอย่างร้ายแรงในการลบเนื้อหาประวัติเวอร์ชันของหน้าจะช่วยให้คุณกู้คืนข้อความเก่าหรือดูว่าผู้ร่วมงานแต่ละคนทำการเปลี่ยนแปลงอะไรกับเอกสารที่แชร์บ้าง
การใช้เครื่องมือเหล่านี้อย่างเชี่ยวชาญจะเปลี่ยนแอปพลิเคชันจดบันทึกธรรมดาให้กลายเป็นระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพสูง ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจสอบที่มาของข้อมูลได้ ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น และการจัดการงานเป็นไปอย่างไร้รอยต่อ ทำให้เราสามารถมุ่งเน้นไปที่งานจริงแทนที่จะเสียเวลาไปกับการบริหารจัดการงาน
นักเขียนผู้หลงใหลเกี่ยวกับโลกแห่งไบต์และเทคโนโลยีโดยทั่วไป ฉันชอบแบ่งปันความรู้ผ่านการเขียน และนั่นคือสิ่งที่ฉันจะทำในบล็อกนี้ เพื่อแสดงให้คุณเห็นสิ่งที่น่าสนใจที่สุดเกี่ยวกับอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ แนวโน้มทางเทคโนโลยี และอื่นๆ เป้าหมายของฉันคือการช่วยคุณนำทางโลกดิจิทัลด้วยวิธีที่เรียบง่ายและสนุกสนาน