วิธีใช้ไฟล์ด้วย Copilot: คำแนะนำทีละขั้นตอนฉบับสมบูรณ์

ไมโครซอฟต์ โคไพลอต ได้กลายเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตผ่านการใช้ ปัญญาประดิษฐ์ Generative หนึ่งในฟีเจอร์ที่ทรงพลังที่สุดที่ Copilot นำเสนอคือความสามารถในการทำงานกับไฟล์ที่ผู้ใช้อัปโหลดโดยตรง ไม่ว่าจะเป็นการสรุปเอกสาร สร้างคำตอบโดยละเอียด หรือสร้างเนื้อหาตามข้อความ รูปภาพ และข้อมูลที่มีโครงสร้าง Copilot ก็พร้อมที่จะดึงคุณค่าจากไฟล์ที่คุณเพิ่มลงในการสนทนา

ในบทความนี้เราจะสำรวจทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ วิธีใช้ไฟล์ด้วย Copilotตั้งแต่ประเภทเอกสารที่รองรับไปจนถึงวิธีอัปโหลด จัดการ และใช้งานในบริบทต่างๆ เช่น Word, OneDrive, Microsoft Security Copilot และสถานการณ์ทางการศึกษาหรือวิชาชีพ หากคุณกำลังมองหาแนวทางที่ครอบคลุมและชัดเจน โปรดอ่านต่อไปเพราะเราจะครอบคลุมทั้งหมด

ไฟล์ประเภทใดที่สามารถใช้กับ Microsoft Copilot ได้บ้าง?

Copilot รองรับรูปแบบไฟล์หลากหลายทั้งข้อความและมัลติมีเดีย อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างบางประการขึ้นอยู่กับเครื่องมือหรือสภาพแวดล้อมที่คุณใช้ Copilot:

• เอกสารข้อความ: DOC, DOCX, PDF, TXT, MD, บันทึก RTF.
• สเปรดชีต: XLS, XLSX, CSV, ODS.
• การนำเสนอ: PPT, PPTX, โอดีพี
• ไฟล์ที่มีโครงสร้าง: JSON, YAML, XML
• อื่นๆ ที่เข้ากันได้: EPUB, HTML, TEX, Apple iWork (Pages, Keynote, Numbers)
• รูปภาพ (เฉพาะ Copilot ทั่วไป): PNG, JPEG, PJP, JFIF.

ไม่อนุญาตให้ใช้ไฟล์มัลติมีเดีย เช่น ไฟล์เสียง วิดีโอ หรือไฟล์ปฏิบัติการ เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการตอบสนองเชิงสร้างสรรค์ในเวอร์ชันองค์กรเช่น Copilot Studio

ไฟล์ที่คุณอัพโหลดไปยัง Copilot จะถูกเก็บไว้ที่ไหน

Microsoft รับประกันว่าไฟล์ที่อัปโหลดจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย ขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์:

• En โคไพลอต สตูดิโอไฟล์จะถูกเก็บไว้ใน ไมโครซอฟต์ ดาต้าเวิร์ส.
• En นักบินรักษาความปลอดภัยไฟล์ยังคงอยู่ใน ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ของผู้เช่า แต่ภายนอกสภาพแวดล้อมของ Microsoft 365 เป็นนิสัย.
• ใน ผู้ช่วยนักบินทั่วไป (ในเครื่องนำทาง)ไฟล์จะถูกลบทิ้งอัตโนมัติหลังจาก 30 วัน

นอกจากนี้ในทุกกรณี Microsoft ไม่ได้ใช้ไฟล์เหล่านี้เพื่อฝึกโมเดล AIซึ่งเพิ่มการเพิ่มขึ้น ความเชื่อถือได้ สำหรับสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพหรือทางการศึกษา

วิธีการอัพโหลดและใช้งานไฟล์ใน Copilot เวอร์ชันต่างๆ

ใน Microsoft Copilot สำหรับเบราว์เซอร์

Copilot ช่วยให้คุณอัปโหลดไฟล์ได้โดยตรงจากหน้าต่างแชท โดยทำดังนี้:

1. กดไอคอน “เปิด (+)” หรือลากไฟล์เข้าไปในแชท
2. เลือกไฟล์จากอุปกรณ์ของคุณ มันจะปรากฏเป็นไฟล์แนบในเธรดแชท
3. ถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับไฟล์นั้น เช่น: “สามารถสรุปอะไรได้บ้างจากเอกสารนี้”
4. คุณสามารถถามคำถามที่เกี่ยวข้องต่อไปได้ตราบเท่าที่คุณยังคงอยู่ในบทสนทนานั้น

จำกัดขนาดไฟล์แต่ละไฟล์ไว้ที่ 50 MB และคุณสามารถป้อน ไฟล์ PDF, Word, Excel, JSON และอื่นๆอีกมากมาย

จาก Microsoft Word (Copilot ใน Word)

Copilot ใน Word ช่วยให้คุณสามารถสร้างเนื้อหาตั้งแต่เริ่มต้น แก้ไขข้อความที่มีอยู่ หรือทำงานกับไฟล์ที่เกี่ยวข้อง- ฟังก์ชั่นของมันประกอบด้วย:

• สร้างแบบร่าง: การเขียนข้อความเช่น “เขียนข้อเสนอสำหรับรสชาติกาแฟใหม่”
• การสร้างเนื้อหาจากไฟล์: การใช้ “/” ช่วยให้คุณสามารถเลือกเอกสารได้สูงสุด 10 รายการเป็นฐาน (PDF, Word, TXT, PowerPoint เป็นต้น)
• การเพิ่มเนื้อหาลงในส่วนที่มีอยู่: เลือกข้อความและขอให้ขยายหรือจัดคำใหม่
• บันทึกหรือแก้ไขผลลัพธ์: คุณสามารถเก็บ สร้างใหม่ หรือทิ้งแบบร่างที่สร้างขึ้นได้

นอกจากนี้ คุณสามารถระบุรูปแบบหรือสไตล์ได้ เช่น “ทำให้กระชับและเป็นทางการมากขึ้น”หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ไฟล์ใน Word คุณสามารถเยี่ยมชมคู่มือฉบับสมบูรณ์ได้ที่ ปรับปรุงข้อความด้วย Copilot ใน Word.

การใช้ไฟล์ใน OneDrive ด้วย Copilot

Copilot ช่วยให้คุณสร้างสรุปอย่างรวดเร็วได้โดยตรงจากอินเทอร์เฟซ OneDriveโดยไม่ต้องเปิดไฟล์:

1. เข้าสู่ onedrive.com ด้วยบัญชีของคุณ
2. วางเคอร์เซอร์ไว้เหนือไฟล์แล้วกดปุ่ม Copilotแล้วเลือก "ประวัติย่อ".
3. คุณสามารถเลือกไฟล์ได้สูงสุด 5 ไฟล์และสร้างสรุปร่วมได้
4. จากแผงด้านข้าง คุณสามารถถามคำถามที่กำหนดเองได้ เช่น "ยอดขายใดบ้างที่บันทึกไว้ในเดือนมกราคม"

วิธีนี้จะช่วยเร่งความเร็วในการตรวจสอบเอกสารยาวๆ หรือไฟล์หลายไฟล์ในเวลาเดียวกันได้อย่างมาก หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการไฟล์ใน Windowsเราขอแนะนำให้คุณเยี่ยมชม โปรแกรมช่วยค้นหาไฟล์สำหรับ Windows.

ใน Microsoft Security Copilot

ในสภาพแวดล้อมของ โลกไซเบอร์การอัพโหลดเอกสารถือเป็นกุญแจสำคัญสำหรับ Copilot ในการประมวลผลนโยบาย เทมเพลต หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานอื่นๆ.

1. โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณอยู่ในรูปแบบ DOCX, PDF, TXT หรือ MD และอย่าให้เกิน 3 MB ต่อไฟล์ (สูงสุด 20 MB ต่อเซสชัน)
2. เปิดแดชบอร์ด “ที่มา” จาก Copilot และเลือกแท็บ บันทึก.
3. คลิกที่ “อัพโหลดไฟล์” และอัพโหลดจากพีซีของคุณ
4. ทำเครื่องหมายในช่องเพื่อเปิดใช้งานการเก็บถาวรในเซสชัน

เฉพาะคุณเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่คุณอัปโหลด และไฟล์เหล่านั้นจะพร้อมใช้งานตลอดระยะเวลาเซสชันปัจจุบันของคุณหากต้องการเข้าใจการทำงานของการจัดการเครดิตใน Microsoft 365 ได้ดียิ่งขึ้น โปรดดู เครดิต AI ทำงานร่วมกับ Microsoft 365 อย่างไร.

Copilot Studio: การตอบสนองเชิงสร้างสรรค์ด้วยเอกสาร

หากคุณกำลังสร้างตัวแทนสนทนาใน Copilot Studio คุณสามารถใช้เอกสารเป็นแหล่งความรู้สำหรับการตอบกลับเชิงสร้างสรรค์ได้. กระบวนการดังต่อไปนี้:

1. จากสภาพแวดล้อมตัวแทนเข้าถึง องค์ประกอบ > กำเนิดAI.
2. ลากไฟล์ของคุณหรือคลิก “เรียกดู” เพื่อค้นหาไฟล์
3. เมื่อโหลดแล้ว จะมีการสร้างดัชนีและสถานะจะเปลี่ยนเป็น "ฉลาด" (อาจใช้เวลาสักครู่)
4. คุณสามารถปิดการใช้งานบนโหนดเฉพาะได้หากคุณต้องการ

ไฟล์ที่อัพโหลดจะถูกส่งออกพร้อมกับตัวแทนโดยรักษาการกำหนดค่าเอาไว้และไฟล์ที่มีชื่อเดียวกันจะไม่ถูกเขียนทับ สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตัวแทนใน Copilot Studio โปรดไปที่ Microsoft Security Copilot และตัวแทน AI.

การควบคุมการเข้าถึงและการลบเอกสาร

บนแพลตฟอร์มระดับมืออาชีพเช่น Security Copilot หรือ Studio:

• เฉพาะผู้ใช้ที่อัพโหลดไฟล์เท่านั้นจึงสามารถเข้าถึงได้
• คุณสามารถลบไฟล์ได้ด้วยตนเองจากแผงการจัดการที่เกี่ยวข้อง
• ในบางสภาพแวดล้อม เจ้าของสามารถจำกัดผู้ที่สามารถอัปโหลดไฟล์ได้.

วิธีการเขียนคำขอที่ดีเมื่อใช้ไฟล์

สำหรับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด โปรดอย่าลืมรวมองค์ประกอบเหล่านี้ในคำขอของคุณ:

• เป้าหมาย: คุณคาดหวังผลลัพธ์อย่างไร (บทสรุป การวิเคราะห์ จดหมาย ฯลฯ)
• สิ่งแวดล้อม: ให้รายละเอียดที่เกี่ยวข้อง (บทบาท สถานะการจ้างงาน ภาคส่วน ฯลฯ)
• แหล่งข้อมูล: : ระบุไฟล์อย่างชัดเจนหากจำเป็น
• ความคาดหวัง: คุณต้องการให้ตอบกลับอย่างไร (น้ำเสียง ความยาว รูปแบบ)

ตัวอย่าง เช่น “สร้างแผนงานการศึกษาที่มีเหตุการณ์สำคัญรายสัปดาห์โดยอิงจากเอกสารนี้ที่มีประวัติย่อของฉัน”

บทความที่เกี่ยวข้อง:

วิธีการสร้างรายงานด้วย Copilot ใน Excel ทีละขั้นตอน

ไอแซก

นักเขียนผู้หลงใหลเกี่ยวกับโลกแห่งไบต์และเทคโนโลยีโดยทั่วไป ฉันชอบแบ่งปันความรู้ผ่านการเขียน และนั่นคือสิ่งที่ฉันจะทำในบล็อกนี้ เพื่อแสดงให้คุณเห็นสิ่งที่น่าสนใจที่สุดเกี่ยวกับอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ แนวโน้มทางเทคโนโลยี และอื่นๆ เป้าหมายของฉันคือการช่วยคุณนำทางโลกดิจิทัลด้วยวิธีที่เรียบง่ายและสนุกสนาน