วิธีการรวมไฟล์ Excel หลายไฟล์เข้าเป็นไฟล์เดียว: ตัวเลือกทั้งหมด

หากคุณทำงานกับสเปรดชีตจำนวนมากเป็นประจำ คุณอาจพบว่าตัวเองคัดลอกและวางข้อมูลซ้ำแล้วซ้ำเล่าเพื่อรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในหลายแท็บ รวมไฟล์ Excel หลายไฟล์เข้าเป็นไฟล์เดียว นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาแล้ว ยังช่วยลดข้อผิดพลาด ทำให้การรายงานง่ายขึ้น และช่วยให้คุณวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

ข่าวดีก็คือ คุณไม่จำเป็นต้องใช้แค่การคัดลอกและวางแบบเดิมๆ เท่านั้น Excel และเครื่องมือภายนอกบางตัวมีวิธีการใช้งานหลายวิธี เพื่อรวมชีตจากไฟล์เดียวกัน จากเวิร์กบุ๊กหลายเล่ม ไม่ว่าจะมีข้อมูลซ้ำกันหรือไม่ และแม้กระทั่งการรวมโดยใช้คอลัมน์ที่เหมือนกัน เช่น รหัสสินค้า เราจะมาดูทีละขั้นตอนถึงทางเลือกที่เป็นไปได้ในทางปฏิบัติทั้งหมด และวิธีที่ดีที่สุดที่จะใช้ในแต่ละกรณี

คุณมีตัวเลือกอะไรบ้างสำหรับการรวมไฟล์ Excel หลายไฟล์เข้าด้วยกัน?

ก่อนที่เราจะลงลึกไปในขั้นตอนต่างๆ เราควรทำความเข้าใจภาพรวมให้ชัดเจนก่อน มีวิธีการที่แตกต่างกันมากมายในการรวมสเปรดชีตเข้าด้วยกันตั้งแต่ฟังก์ชันภายในของ Excel (เช่น Consolidate, Power Query) ไปจนถึงมาโคร VBA หรือบริการเว็บภายนอก และโซลูชันการทำงานอัตโนมัติ เช่น Coupler.io หรือ ASPOSE

วิธีการที่ดีที่สุดจะขึ้นอยู่กับว่าตารางของคุณมีโครงสร้างเหมือนกันหรือไม่ อยู่ในไฟล์เดียวกันหรือในโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน และคุณมีความเชี่ยวชาญในการใช้ Excel มากน้อยแค่ไหน การรวบรวมผลรวมตัวเลขเพื่อจัดทำรายงานการจัดการนั้นแตกต่างจากการรวบรวมข้อมูลเชิงตัวเลข เพื่อเชื่อมโยงตารางยอดขายและตารางการเงินเข้าด้วยกันผ่านคอลัมน์ทั่วไป เพื่อทำการวิเคราะห์อย่างละเอียด

รวมข้อมูลจากหลายแผ่นงานโดยใช้ฟังก์ชัน Consolidate ของ Excel

หนึ่งในวิธีการรวบรวมข้อมูลแบบคลาสสิกที่สุดและไม่ค่อยเป็นที่รู้จักคือการใช้คำสั่ง Consolidate ของ Excel การรวมข้อมูลช่วยให้คุณสามารถสรุปข้อมูลตัวเลขที่กระจัดกระจายอยู่หลายแผ่นงานหรือเวิร์กบุ๊กได้ และจัดกลุ่มข้อมูลเหล่านั้นไว้ในชีต "หลัก" โดยแสดงผลรวม ค่าเฉลี่ย จำนวนนับ ฯลฯ

ลองนึกภาพว่าคุณบันทึกค่าใช้จ่ายแยกตามสาขา: ใช้เอกสารหนึ่งแผ่นต่อหนึ่งสำนักงาน โดยมีตารางค่าใช้จ่ายที่คล้ายคลึงกันทั้งหมด ด้วยการรวมงบการเงิน คุณสามารถสร้างงบแสดงฐานะการเงินของบริษัทได้ในเวลาเพียงไม่กี่คลิก ซึ่งรวบรวมข้อมูลจากทุกสถานที่และคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย สต็อก หรือตัวชี้วัดอื่นๆ ที่คุณต้องการ

Excel มีโหมดการรวมข้อมูลสองโหมด: ตามตำแหน่ง y ตามหมวดหมู่การเลือกขึ้นอยู่กับวิธีการจัดระเบียบช่วงข้อมูลของคุณในแผ่นงานต่างๆ ว่าเซลล์เหล่านั้นจัดเรียงตามพิกัดเดียวกันหรือไม่ หรือคุณใช้ป้ายกำกับแถวและคอลัมน์เป็นหลัก

รวมเอกสารตามตำแหน่ง: เมื่อแผ่นงานทั้งหมด "จัดวาง" ในลักษณะเดียวกัน

การรวมตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ได้ผลดีมากเมื่อ เอกสารทุกแผ่นมีรูปแบบตารางเหมือนกัน: คอลัมน์เหมือนกัน เรียงลำดับเหมือนกัน แถวเหมือนกัน เรียงลำดับเหมือนกัน และไม่มีช่องว่างในรายการข้อมูล

เพื่อให้ระบบนี้ทำงานได้อย่างราบรื่น โปรดตรวจสอบเอกสารต้นฉบับแต่ละฉบับและ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่วงข้อมูลนั้นอยู่ในเซลล์เดียวกันอย่างแน่นอน ในทุกเซลล์ โดยไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างเปล่าคั่นกลาง เปรียบเสมือนการซ้อนแผ่นใสหลายแผ่นเข้าด้วยกัน Excel จะรวมหรือประมวลผลข้อมูลที่อยู่ใน "เซลล์" เดียวกัน

El กระบวนการทั่วไป นี่คือ:

• เปิดเอกสารหรือหนังสือต้นฉบับทั้งหมด นำข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มหรือสรุปมาตรวจสอบว่าตารางจัดเรียงถูกต้องในแต่ละรายการ
• ในสมุดงานที่คุณต้องการแสดงผลรวม ให้ไปที่แผ่นงานปลายทางแล้ว เลือกเซลล์ด้านบนซ้าย คุณต้องการให้ฉันไปที่ไหน รองเท้า ตารางรวม
• ในแท็บข้อมูล ให้ป้อนเครื่องมือที่เหมาะสม (โดยปกติในเวอร์ชันภาษาสเปนจะเป็น...) ข้อมูล > รวมเข้าด้วยกัน).
• ในหน้าต่างรวมข้อมูล ให้เลือกในช่อง ฟังก์ชัน หากคุณต้องการบวก หาค่าเฉลี่ย นับจำนวน ฯลฯ
• สำหรับชีตข้อมูลต้นฉบับแต่ละแผ่น ให้เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการรวมเข้าด้วยกัน Excel จะเพิ่มข้อมูลอ้างอิงแต่ละรายการลงในรายการนั้น ของช่วงราคาที่ประกอบกันเป็นการรวมตัวของราคา
• เมื่อคุณได้เลือกพื้นที่ทั้งหมดแล้ว ให้กด OK เพื่อให้ Excel สร้างตารางรวมที่มีผลลัพธ์

เป็นวิธีที่สะดวกมากหากคุณต้องการใช้ในกรณีต่างๆ เช่น... รวบรวมบทสรุปเชิงตัวเลขของตารางธาตุหลายแผ่น (เดือน คณะผู้แทน โครงการ) ที่มีโครงสร้างเหมือนกัน

จัดกลุ่มตามหมวดหมู่: เมื่อแท็กเป็นตัวกำหนด ไม่ใช่ตำแหน่ง

โหมดการรวมข้อมูลอีกแบบหนึ่งจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อ ไม่ใช่ว่าทุกแผ่นงานจะมีแถวและคอลัมน์เรียงลำดับเหมือนกันเสมอไปแต่พวกมันมีป้ายกำกับเดียวกัน ในที่นี้ Excel ใช้ส่วนหัวของแถวและคอลัมน์เพื่อกำหนดว่าจะนำอะไรไปรวมกับอะไร

วิธีการนี้เหมาะอย่างยิ่งหากตารางของคุณเป็นรายการข้อมูลที่ไม่มีช่องว่าง แต่มีความแตกต่างเล็กน้อยในลำดับ โดยมีเงื่อนไขว่า ชื่อหมวดหมู่เขียนอย่างสม่ำเสมอหากคุณใส่ "Prom." ในชีตหนึ่ง และ "Average" ในอีกชีตหนึ่ง Excel จะถือว่าเป็นฟิลด์แยกกันและจะไม่รวมเข้าด้วยกัน

ในการใช้ไฟล์ การรวมกลุ่มตามหมวดหมู่:

• เปิดเอกสารต้นฉบับทั้งหมด ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่จะนำมาจัดกลุ่ม
• ในแผ่นงานที่คุณต้องการดูสรุป ให้เลือกอีกครั้ง เซลล์ด้านบนซ้ายของช่วงผลลัพธ์.
• เข้าถึงได้อีกครั้ง ข้อมูล > รวมเข้าด้วยกัน และเลือกฟังก์ชันที่คุณต้องการ (ผลรวม ค่าเฉลี่ย ฯลฯ)
• ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุตำแหน่งของป้ายกำกับ: แถวบนสุด, คอลัมน์ซ้าย หรือทั้งสองอย่าง ขึ้นอยู่กับหัวข้อที่คุณเลือก
• สำหรับแผ่นงานต้นฉบับแต่ละแผ่น ให้เลือกช่วงข้อมูลรวมถึงแถวหรือคอลัมน์ที่มีป้ายกำกับอยู่ เพื่อให้ Excel สามารถจำแนกประเภทได้.
• เมื่อเพิ่มช่วงข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้ยืนยันด้วยปุ่ม OK เพื่อสร้างตารางสรุปข้อมูล

วิธีนี้คุณสามารถ รวมข้อมูลตัวเลขที่มีหมวดหมู่เดียวกัน แม้ว่าจะไม่ตรงกันอย่างสมบูรณ์ก็ตาม ในทุกแผ่นงาน ตราบใดที่ชื่อคอลัมน์และแถวมีความสอดคล้องกัน

รวมไฟล์ Excel หลายไฟล์เข้าด้วยกันด้วยตนเองจากภายในโปรแกรมได้เลย

หากสิ่งที่คุณต้องการไม่ใช่การรวบรวมคุณค่ามากนัก แต่... เพื่อให้เอกสารหลายแผ่นที่ปัจจุบันอยู่ในแฟ้มแยกกัน มารวมอยู่ในหนังสือเล่มเดียวนอกจากนี้ Excel ยังทำให้การย้ายหรือคัดลอกแผ่นงานทำได้ค่อนข้างง่ายด้วยตัวเลือกต่างๆ

วิธีที่ง่ายที่สุดคือการเปิดไฟล์ที่เกี่ยวข้อง และเลือกชีตที่คุณต้องการทำสำเนา ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบเพื่อย้ายหรือคัดลอกนี่เป็นวิธีการที่เรียบง่าย ไม่ต้องใช้สูตรหรือระบบอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งเมื่อมีเอกสารเพียงไม่กี่แผ่น

ขั้นตอนโดยสรุปแล้ว ได้แก่:

• เปิดไฟล์ Excel ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมเข้าเป็นเวิร์กบุ๊กเดียว
• วางเคอร์เซอร์ของคุณบนแท็บของแผ่นงานที่คุณต้องการคัดลอก เพื่อนำไปเขียนเป็นหนังสือเล่มอื่น
• ไปที่แท็บหน้าแรก และภายในกลุ่มเซลล์ ให้ป้อนตัวเลือก จัดรูปแบบโดยที่คำสั่งปรากฏขึ้นสำหรับ ย้ายหรือคัดลอกแผ่นงาน.
• ในกล่องที่จะปรากฏขึ้น คุณจะสามารถเลือกได้ ควรส่งเอกสารนี้ไปที่หนังสือเล่มไหน? (เล่มที่เปิดอยู่แล้วหรือเล่มใหม่ที่จะสร้างขึ้น) และควรวางไว้ในตำแหน่งใด
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำเครื่องหมายในช่อง สร้างสำเนา หากคุณต้องการให้เอกสารต้นฉบับยังคงอยู่ในไฟล์ต้นฉบับเดิม

หากหน้ากระดาษที่คุณต้องการนำมาต่อกันนั้นอยู่ในหนังสือเล่มเดียวกันอยู่แล้ว คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน เลือกแท็บหลายแท็บพร้อมกัน โดยใช้ปุ่ม Ctrl (เพื่อเลือกชีตแต่ละแผ่น) หรือ Shift (สำหรับช่วงชีตที่ต่อเนื่องกัน) และทำซ้ำขั้นตอนการย้ายหรือคัดลอก คุณสามารถรวมชีตต่างๆ จากเวิร์กบุ๊กหลายเล่มเข้าไว้ในไฟล์เดียวได้โดยไม่สูญเสียไฟล์ต้นฉบับ

รวมชีตหลายแผ่นจากไฟล์ต่างกันโดยใช้โค้ด VBA

เมื่อข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในไฟล์จำนวนมาก และคุณต้องการทำให้กระบวนการนั้นเป็นไปโดยอัตโนมัติ VBA (Visual Basic for Applications) เปรียบเสมือนมีดพกสวิสอันทรงพลังด้วยมาโคร คุณสามารถเปิดโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ Excel จำนวนมาก และคัดลอกชีตทั้งหมดไปยังไฟล์หลักได้ภายในเวลาไม่กี่วินาที

แต่เราอย่าหลอกตัวเองกันเลย: การใช้มาโครจำเป็นต้องมีความชำนาญในการเขียนโค้ดในระดับหนึ่งคุณไม่จำเป็นต้องเป็นโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ แต่คุณต้องรู้วิธีเปิดโปรแกรมแก้ไข Visual Basic วางมาโคร และเรียกใช้มาโครได้อย่างมั่นใจ

ตัวอย่างทั่วไปของมาโครสำหรับการรวมชีตจากหลายไฟล์จะทำดังนี้: เปิดกล่องเลือกไฟล์ อนุญาตให้คุณเลือกเวิร์กบุ๊กหลายเล่ม เปิดไฟล์แต่ละไฟล์ เลื่อนดูทุกหน้า แล้วคัดลอกหน้าเหล่านั้น เมื่ออ่านหนังสือเล่มหลักจบแล้ว และเมื่ออ่านจบแล้ว ให้ปิดหนังสืออ้างอิงด้วย

เวิร์กโฟลว์ มันคล้ายกับสิ่งต่อไปนี้:

• สร้างหนังสือเล่มใหม่ที่จะใช้เป็นไฟล์ "ต้นแบบ"
• กด ALT + F11 เพื่อเปิด Visual Basic Editor
• ใส่ โมดูล สร้างและวางโค้ดมาโครที่จะใช้ในการวนดูเอกสารและคัดลอกแผ่นงานต่างๆ
• บันทึกไฟล์เป็นเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานมาโคร และ เรียกใช้มาโคร (F5) จากบรรณาธิการ
• เมื่อหน้าต่างสำรวจไฟล์ปรากฏขึ้น ให้เลือกไฟล์ Excel ที่มีชีตที่ต้องการรวมเข้าด้วยกัน แล้วกดยอมรับ

หลังจากนั้นสักครู่ คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงนั้นในหนังสือหลักของคุณ เอกสารทั้งหมดจากไฟล์ที่คุณเลือกได้ปรากฏขึ้นแล้วโดยวางเรียงต่อกัน จากนั้นคุณสามารถจัดเรียงใหม่ เปลี่ยนชื่อ หรือลบสิ่งต่างๆ ได้ตามต้องการ

อีกรูปแบบหนึ่งที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายคือ ต้นฉบับ VBA ที่ สแกนไฟล์ .xlsx ทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่กำหนดโดยอัตโนมัติโปรแกรมนี้จะเปิดไฟล์เหล่านั้นทีละไฟล์และคัดลอกชีตไปยังเวิร์กบุ๊กหลักของคุณ วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับกรณีที่คุณต้องทำซ้ำขั้นตอนดังกล่าวบ่อยๆ และบันทึกรายงานไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันเสมอ

แสดงข้อมูลจากหลายแผ่นงานในแผ่นงานหลักโดยใช้เครื่องมือรวมข้อมูล

นอกจากการคัดลอกทั้งหน้าแล้ว สิ่งที่คุณต้องการมักจะเป็น... มีชีตหลักเพียงชีตเดียวที่รวบรวมข้อมูลสรุปจากหลายชีตโดยไม่ต้องไปจัดการแต่ละแท็บด้วยตนเอง นั่นคือจุดที่ฟังก์ชันการรวมข้อมูลของ Excel เข้ามามีบทบาทอีกครั้ง

แนวคิดคือ คุณควรมีเอกสารรายละเอียดแยกต่างหาก (เช่น หนึ่งฉบับต่อเดือน หรือหนึ่งฉบับต่อพื้นที่ธุรกิจ) และ สร้างตารางบนแผ่นงานหลักที่แสดงผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือจำนวนของข้อมูลทั้งหมดเหล่านั้นเอกสารหลักนี้สามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างแผนภูมิ แดชบอร์ด หรือรายงานเป็นระยะได้

คุณสามารถเลือกการรวมข้อมูลได้ ขึ้นอยู่กับวิธีการจัดระเบียบข้อมูลของคุณ ตามตำแหน่ง หรือโดย ประเภทดังที่เราได้เห็นไปแล้ว สิ่งสำคัญคือช่วงแหล่งข้อมูลจะต้องถูกกำหนดเป็นรายการที่สะอาด (ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างอยู่ระหว่างกัน) และว่า ป้ายกำกับและโครงสร้างมีความสอดคล้องกัน ระหว่างใบไม้ต่าง ๆ

วิธีการนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องจัดการกับข้อมูลปริมาณมากและต้องการเพียงแค่ข้อมูลบางส่วนเท่านั้น เอกสารหลักควรมีข้อมูลสรุป ไม่ใช่รายละเอียดทั้งหมดทีละบรรทัดอย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บเอกสารต้นฉบับที่มีรายละเอียดไว้ได้เสมอ เผื่อในกรณีที่คุณต้องการศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมในภายหลัง

รวมชีตหลายแผ่นโดยไม่ให้มีข้อมูลซ้ำซ้อน: รวมและทำความสะอาดข้อมูล

อีกสถานการณ์หนึ่งที่พบได้บ่อยมากคือ เมื่อคุณรวมชีตหลายๆ ชีตที่มีข้อมูลคล้ายกัน (ตัวอย่างเช่น รายชื่อลูกค้า สินค้า หรือรายการธุรกรรม) และ คุณจะเห็นแถวที่ซ้ำกัน หลังจากรวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันแล้ว Excel ไม่มีปุ่มวิเศษที่รวมชีตและลบข้อมูลซ้ำในเวลาเดียวกัน แต่คุณสามารถใช้เครื่องมือสองอย่างร่วมกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์นี้

แนวคิดนี้ชัดเจน: ขั้นแรกให้รวมใบไม้เข้าด้วยกัน (โดยใช้การคัดลอกและวาง, Power Query, Coupler.io หรือวิธีการที่คุณถนัด) เพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในตารางเดียว เมื่อทำเสร็จแล้ว คุณก็ดำเนินการต่อไปยังขั้นตอนถัดไป ล้างข้อมูลในตารางโดยใช้ตัวเลือก "ลบข้อมูลซ้ำ" จากไฟล์ Excel เอง

เพื่อทำจาก ตัวเลือก:

• เลือกตารางที่มีข้อมูลที่รวมกันอยู่
• ไปที่แท็บ Datos และภายในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล ให้คลิกที่ ลบรายการที่ซ้ำกัน.
• ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกหรือยกเลิกการเลือก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว ตามความเหมาะสม เพื่อให้ Excel สามารถแยกแยะส่วนหัวได้อย่างถูกต้อง
• เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการใช้ในการตรวจสอบข้อมูลซ้ำ; หากคุณเลือกทุกคอลัมน์เฉพาะแถวที่ตรงกับข้อมูลทุกช่องเท่านั้นที่จะถูกลบออก
• กดตกลง แล้ว Excel จะแสดงให้คุณเห็นว่าได้ลบข้อมูลซ้ำออกไปกี่รายการ และเหลือข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันกี่รายการ

ด้วยการผสมผสานระหว่างการหลอมรวมและการทำความสะอาดนี้ สุดท้ายคุณจะได้ตารางเดียวที่ปรับปรุงแล้ว โดยไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อนเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดทำรายงาน ตารางสรุปข้อมูล หรือการส่งออกไปยังระบบอื่นๆ

รวมไฟล์ Excel โดยใช้คอลัมน์ที่เหมือนกันเป็นตัวอ้างอิง

ในสถานการณ์จริงหลายๆ ครั้ง คุณไม่เพียงแค่ต้องการเรียงซ้อนข้อมูลเท่านั้น แต่... เชื่อมโยงข้อมูลเพิ่มเติมที่กระจายอยู่ตามตารางต่างๆตัวอย่างเช่น ตารางการเงินที่มีจำนวนเงินที่เชื่อมโยงกับรหัสสินค้า และอีกตารางการขายที่มีรายละเอียดของสินค้าเดียวกันนั้น สิ่งที่สมเหตุสมผลก็คือเราต้องการรวมตารางทั้งสองเข้าด้วยกันโดยใช้คีย์ร่วมกันนั้น

มีสองวิธีหลักในการดำเนินการนี้ในสภาพแวดล้อมของผู้ใช้: โดยใช้เครื่องมือภายนอก เช่น Coupler.ioซึ่งจะทำการเชื่อมต่อโดยอัตโนมัติ หรือ โดยใช้ Power Queryซึ่งถูกรวมเข้าไว้ใน Excel เวอร์ชันใหม่ และยังช่วยให้สามารถเชื่อมโยงตารางต่างๆ ได้เหมือนกับการทำฐานข้อมูล

วิธีการใช้ Coupler.io ในการรวมชีตโดยใช้คอลัมน์

Coupler.io เป็นโซลูชันบนคลาวด์ที่ออกแบบมาเพื่อ สร้างรายงานอัตโนมัติและย้ายข้อมูลระหว่างแหล่งข้อมูลต่างๆฟังก์ชันหนึ่งของโปรแกรมนี้ คือ คุณสามารถนำเข้าไฟล์ Excel หลายไฟล์ รวมไฟล์เหล่านั้นเข้าด้วยกัน และโหลดผลลัพธ์ลงในไฟล์อื่น หรือแม้แต่เครื่องมือวิเคราะห์ เช่น BigQuery หรือ Looker Studio ได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรวมชีตที่ชื่อว่า “ตารางการเงิน” กับชีตที่ชื่อว่า “ตารางการขาย” โดยอิงจากคอลัมน์ รหัสสินค้าขั้นตอนโดยทั่วไปจะเป็นดังนี้:

• ที่ Coupler.io คุณสามารถเลือกได้ทั้งสองอย่าง ต้นทางและปลายทาง Microsoft Excel ในรูปแบบเริ่มต้นและดำเนินการต่อไป
• คุณเชื่อมต่อบัญชี Microsoft ของคุณ เลือกไฟล์ Excel และเลือกชีตนั้นเป็นแหล่งข้อมูลแรก ตารางการเงิน.
• คุณใช้ตัวเลือกของ เชื่อมต่อแหล่งข้อมูลอื่น เพื่อเพิ่มแผ่นงานที่สอง ในกรณีนี้ ตารางการขายจากไฟล์เดียวกันหรือจากไฟล์อื่น
• ในขั้นตอนการกำหนดค่าแบบผสมผสาน คุณจะเลือกประเภทของการดำเนินการ: ผนวก (การวางโต๊ะที่มีโครงสร้างเหมือนกันซ้อนกัน) หรือ ร่วมเป็นผู้ขายกับเราที่ (เพื่อจับคู่ข้อมูลโดยใช้คอลัมน์ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน)
• คุณเลือก ร่วมเป็นผู้ขายกับเราที่ และกำหนดให้ “รหัสสินค้า” เป็นคอลัมน์หลักในทั้งสองชีต
• คุณตรวจสอบตัวอย่างข้อมูลที่รวมกันแล้ว และปรับแต่งคอลัมน์ที่คุณต้องการเก็บไว้

ถัดไป ในส่วนปลายทาง ให้เลือกไฟล์ Excel และชีตที่จะบันทึกตารางที่รวมกันแล้ว คุณสามารถตั้งเวลาการอัปเดตอัตโนมัติได้ เพื่อให้ Coupler.io อัปเดตข้อมูลเป็นระยะโดยที่คุณไม่ต้องทำกระบวนการทั้งหมดซ้ำด้วยตนเอง

เชื่อมโยงชีตด้วย Power Query โดยใช้คอลัมน์ที่เหมือนกัน

หากคุณต้องการอยู่ภายในระบบนิเวศของ Excel ต่อไป Power Query เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการรวมตารางเข้าด้วยกัน โดยอิงจากการจับคู่คอลัมน์ เป็นปลั๊กอินฟรีใน Excel 2010 และ 2013 และเป็นฟังก์ชันในตัวตั้งแต่ Excel 2016 เป็นต้นไป

สมมติอีกครั้งว่าคุณมีสองตาราง: ตารางหนึ่งอยู่ในชีต "Finance Table" และอีกตารางหนึ่งอยู่ในชีต "Sales Table" โดยทั้งสองตารางมีคอลัมน์ "Product ID" เป้าหมายคือการสร้างตารางเดียวที่รวมข้อมูลจากทั้งสองแหล่งเข้าด้วยกัน โดยอิงตามตัวระบุนั้น

กระบวนการ สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1: สร้างการเชื่อมต่อ Power Query

• ในสมุดงาน Excel ของคุณ ให้ค้นหาตารางแรก (ตัวอย่างเช่น ในเซลล์บนแผ่นงาน "ตารางการขาย")
• ในแท็บข้อมูล ในส่วน รับและแปลงเลือกตัวเลือก จากตารางหรือช่วง เพื่อโหลดตารางนั้นลงใน Power Query
• ในช่องที่เปิดขึ้น ให้เลือกหรือยกเลิกการเลือก ตารางของฉันมีส่วนหัว ตามความเหมาะสม ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะปล่อยให้ช่องนี้ถูกทำเครื่องหมายไว้
• โปรแกรมแก้ไข Power Query จะเปิดขึ้น หากคุณยังไม่ต้องการโหลดตารางลงในเวิร์กบุ๊ก ให้เลือก ปิดและโหลดเข้า... และตรวจสอบตัวเลือก เพียงแค่สร้างการเชื่อมต่อ.
• ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันกับชีตอื่น (เช่น "ตารางการเงิน") เพื่อสร้างการเชื่อมต่อที่สอดคล้องกัน ในแผงค้นหาของหนังสือ คุณจะเห็นการเชื่อมต่อทั้งสองแล้ว.

ขั้นตอนที่ 2: ผสานคิวรีที่มีคอลัมน์ร่วมกัน

• ใน Excel ให้เลือกแบบสอบถามใดก็ได้ แล้วไปที่ ข้อมูล > แบบสอบถามใหม่ (หรือจากแผงการค้นหาโดยตรง) > รวมการค้นหา > รวมกัน.
• ในหน้าต่างการรวมข้อมูล ให้เลือก “ตารางการเงิน” เป็นตารางแรก และ “ตารางการขาย” เป็นตารางที่สอง
• ในแต่ละตาราง คลิกที่คอลัมน์ “รหัสสินค้า” เพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็นช่องที่ตรงกัน คุณจะเห็นว่าช่องนั้นถูกไฮไลต์เมื่อการเลือกสำเร็จ
• ปล่อยให้ประเภทการเชื่อมต่อเป็นค่าเริ่มต้น หรือปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ (เช่น การเชื่อมต่อภายใน การเชื่อมต่อด้านซ้าย เป็นต้น)
• ยอมรับเพื่อให้ Power Query สร้างคิวรีใหม่ที่มีคอลัมน์เพิ่มเติม ซึ่งแต่ละคอลัมน์จะมีข้อมูลจาก "ตารางยอดขาย" ที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 3: ขยายคอลัมน์ของตารางที่รวมกัน

• ใน Power Query Editor คุณจะเห็นคอลัมน์ที่มีชื่อของตารางที่สอง ซึ่งมีคำว่า “Table” อยู่ในทุกแถว
• คลิกที่ไอคอนด้วย ลูกศรสองลูก คลิกถัดจากชื่อคอลัมน์นั้นเพื่อขยายรายละเอียด
• ในกล่องป๊อปอัพ ให้เลือกคอลัมน์จาก “ตารางยอดขาย” ที่คุณต้องการเพิ่มลงในชุดค่าผสม (ตัวอย่างเช่น “รายการสินค้า” และ “จำนวนเงิน ($)”)
• หากคุณไม่ต้องการให้ชื่อตารางเดิมปรากฏเป็นคำนำหน้าในฟิลด์ต่างๆ ยกเลิกการเลือกช่องเพื่อใช้ชื่อคอลัมน์เดิมเป็นคำนำหน้า และยอมรับ

ขั้นตอนที่ 4: โหลดตารางที่รวมกันแล้วลงใน Excel

• เมื่อรวมและทำความสะอาดตารางใน Power Query Editor เรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่ ปิดและโหลดเข้า....
• เลือกวิธีการโหลดข้อมูลที่คุณต้องการ ตารางในแผ่นงานใหม่ หรือพิมพ์ลงบนกระดาษที่มีอยู่แล้วก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการจัดระเบียบหนังสือของคุณอย่างไร

เมื่อทำเสร็จแล้ว คุณจะได้ตารางที่พร้อมใช้งานใน Excel พร้อมด้วยข้อมูลดังต่อไปนี้ ข้อมูลจากทั้งสองแผ่นงานเชื่อมโยงกันด้วยคอลัมน์ทั่วไปโดยใช้ฟิลด์ทั้งหมดที่คุณเลือกไว้ในขั้นตอนการขยายข้อมูล

ใช้การสืบค้นและการเชื่อมต่อเพื่อรวมชีตจากไฟล์เดียวกัน

ผู้ใช้หลายคนค้นพบโดยบังเอิญว่า ฟีเจอร์การสืบค้นและการเชื่อมต่อของ Excel ช่วยให้คุณสามารถรวมเวิร์กชีตหลายแผ่นเข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย จากไฟล์เดียวกัน ตราบใดที่ไฟล์เหล่านั้นมีโครงสร้างเหมือนกัน ฟังก์ชันนี้อาศัย Power Query แต่ส่วนติดต่อผู้ใช้นั้นค่อนข้างใช้งานง่าย

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีชีตสามแผ่นที่มีคอลัมน์เหมือนกัน (วันที่ – รายการ – มูลค่า) และคุณต้องการ แสดงรายการข้อมูลทั้งหมดในตารางเดียว โดยเรียงลำดับตามวันที่แนวทางนี้ใช้งานได้จริงและมีความยืดหยุ่นสูง

ขั้นตอนทั่วไป จะ:

• ในแท็บข้อมูล ให้เลือก แบบสอบถามใหม่ (หรือ “ดึงข้อมูล” ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของคุณ) > จากไฟล์ > จากหนังสือ
• เลือกไฟล์ Excel ที่มีชีตที่คุณต้องการรวมเข้าด้วยกัน; มันอาจจะเป็นหนังสือที่คุณกำลังเขียนอยู่ก็ได้.
• ในเบราว์เซอร์ ให้ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับ เลือกหลายรายการ และทำเครื่องหมายที่แผ่นงานทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้
• คลิกที่ แปลงข้อมูล เพื่อเปิดตารางใน Power Query Editor
• ในแต่ละแบบสอบถาม ให้ลบคอลัมน์ที่คุณไม่ต้องการออก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางทั้งหมดมีโครงสร้างที่เหมือนกันทุกประการ (คอลัมน์เดียวกัน ชนิดข้อมูลเดียวกัน)
• ใช้ตัวเลือกเมนูหน้าแรกใน Power Query เพื่อ เพิ่มคำถามเพื่อให้ในท้ายที่สุด คุณจะได้คำสั่งค้นหาเดียวที่มีข้อมูลจากทุกชีต
• เมื่อแบบสอบถามสุดท้ายพร้อมแล้ว ให้กดปุ่ม ปิดและโหลด เพื่อให้ข้อมูลนั้นถูกเพิ่มเข้าไปในหนังสือในรูปแบบตารางบนหน้าใหม่

จากตรงนั้น คุณสามารถเรียงลำดับตามวันที่ กำหนดสีตามแหล่งข้อมูล หรือแม้แต่... เพิ่มคอลัมน์ที่ระบุว่าแต่ละระเบียนมาจากชีตใดซึ่งมีประโยชน์มากสำหรับการวิเคราะห์ขั้นสูง