วิธีการกำหนดเวลาการประชุมใน Teams จากอุปกรณ์ใดก็ได้

การจัดการประชุมที่มีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการทีมและโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดหรือแบบระยะไกล ทีมไมโครซอฟท์ ได้กลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมสำหรับการกำหนดเวลาการประชุมเสมือนจริง เนื่องมาจากการบูรณาการกับบริการอื่นๆ ใช้งานง่าย และมีตัวเลือกขั้นสูงที่ปรับให้เหมาะกับผู้ใช้ทั้งระดับมืออาชีพและรายบุคคล

หากคุณมาถึงจุดนี้เพื่อค้นหาคำแนะนำที่ครอบคลุมและทันสมัยที่สุดเกี่ยวกับวิธีการกำหนดเวลาการประชุมใน Teams ทั้งในเวอร์ชันคลาสสิกและ Teams ฟรี คุณมาถูกที่แล้ว ด้านล่างนี้คุณจะพบขั้นตอนทั้งหมด เล่นกล และคำแนะนำเพื่อทำให้การประชุมของคุณประสบความสำเร็จ ตั้งแต่การสร้างกิจกรรมครั้งเดียวไปจนถึงการจัดการการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ การใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการ หรือการเชื่อมโยง Teams กับ Outlook และ Google ปฏิทิน

เหตุใดจึงต้องกำหนดเวลาการประชุมใน Teams? ประโยชน์และข้อดี

Microsoft Teams ช่วยให้คุณสามารถรวมทีม เพื่อนร่วมงาน หรือครอบครัวของคุณเข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดายและราบรื่น อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ด้วยการบูรณาการกับแอปพลิเคชันและปฏิทินอื่นๆ การกำหนดเวลาประชุมไม่เพียงช่วยให้คุณจัดระเบียบและกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเท่านั้นแต่ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเข้าถึงลิงก์ รายละเอียดที่เกี่ยวข้อง และสามารถยืนยันการเข้าร่วมหรือเปลี่ยนแปลงความพร้อมของตนได้

ข้อดีของทีมมีดังนี้:

• การซิงโครไนซ์อัตโนมัติกับปฏิทิน Outlook, อำนวยความสะดวกในการมองเห็นและการจัดการเหตุการณ์
• ความจุผู้เข้าร่วมจำนวนมาก: ผู้เข้าร่วมที่ใช้งานจริงสูงสุด 1000 คนและ 10.000 คนในโหมดอ่านอย่างเดียว สำหรับการนำเสนอขนาดใหญ่
• เครื่องมือการเขียนโปรแกรมขั้นสูงเช่น ผู้ช่วยในการค้นหาช่วงเวลาที่ดีที่สุดสำหรับทุกคน
• ตัวเลือกต่างๆ สำหรับการแชร์ลิงก์การประชุม การเพิ่มหมายเลขโทรเข้า หรือการกำหนดรหัสสีสำหรับเหตุการณ์
• ความเข้ากันได้ทั้งบนเว็บ เดสก์ท็อป และแอปมือถือช่วยให้คุณสามารถจัดการการประชุมของคุณได้จากทุกที่

วิธีสร้างการประชุมใน Microsoft Teams ทีละขั้นตอน

การกำหนดเวลาการประชุมใน Teams เป็นเรื่องง่ายมาก และคุณสามารถทำได้จากหลายแพลตฟอร์ม: แอปเดสก์ท็อป เวอร์ชันเว็บ แอปมือถือ Outlook หรือแม้แต่ Google Calendar ผ่านส่วนเสริมอย่างเป็นทางการ มาทบทวนวิธีการที่พบมากที่สุดและเคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับแต่ละสถานการณ์กัน

จากแอปหรือเว็บ Teams

1. เปิด Microsoft Teams และเข้าถึงปฏิทิน, อยู่ที่แถบด้านข้างซ้าย
2. คลิกที่ "การประชุมใหม่" เพื่อสร้างกิจกรรมใหม่
3. กรอกรายละเอียดการประชุมขั้นพื้นฐาน:
   • หัวข้อการประชุม (อธิบายให้ทุกคนสามารถระบุได้)
   • วันที่และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดรวมถึงตัวเลือก "ตลอดทั้งวัน" หากคุณต้องการ
   • เพิ่มผู้เข้าร่วม โดยระบุชื่อ อีเมล หรือหากเป็นบุคคลภายนอก ให้ระบุที่อยู่อีเมลแบบเต็ม (ตัวอย่างเช่น: [ป้องกันอีเมล]).
   • ที่ตั้ง (ไม่บังคับ) และรายละเอียดหรือวาระการประชุม
4. คุณสามารถกำหนดหมวดหมู่สีจากแถบด้านบนของแบบฟอร์มได้ซึ่งจะช่วยให้คุณมีปฏิทินที่จัดระเบียบอย่างมีภาพ
5. เลือก "ส่ง" เพื่อบันทึกการประชุมและแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบทุกคนจะได้รับคำเชิญพร้อมลิงก์เพื่อเข้าร่วม

กิจกรรมทั้งหมดที่กำหนดไว้ใน Teams จะปรากฏใน Outlook และในทางกลับกันด้วย หากคุณซิงโครไนซ์บัญชีของคุณแล้ว คุณจะไม่พลาดการประชุมอีกต่อไป

วิธีการเชิญผู้เข้าร่วมและจัดการการมีส่วนร่วมของพวกเขา

นอกจากการเพิ่มผู้เข้าร่วมภาคบังคับแล้ว คุณสามารถกำหนดบางอย่างเป็นทางเลือกได้ (มีประโยชน์สำหรับแขกที่มาฟรี) หรือเชิญบุคคลภายนอกองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดายโดยป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาแบบเต็ม

Teams อนุญาตให้มีผู้เข้าร่วมใช้งานสูงสุด 1000 รายและสูงสุด 10.000 รายในโหมดอ่านอย่างเดียวซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสัมมนาออนไลน์ การฝึกอบรม หรืออีเวนต์ขนาดใหญ่ หลังจากคลิก "ส่ง" ผู้เข้าร่วมจะได้รับลิงก์เข้าร่วมโดยตรงทางอีเมล

ตัวช่วยจัดตารางเวลา: ค้นหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับทุกคน

หนึ่งในฟังก์ชั่นที่ได้รับการชื่นชมมากที่สุดคือ ผู้ช่วยการเขียนโปรแกรมสามารถเข้าถึงได้ที่ด้านบนของแบบฟอร์มการสร้างการประชุม

เครื่องมือนี้จะแสดงข้อมูลความพร้อมของแขกทั้งหมด เขตเวลาของพวกเขา และว่าพวกเขาจะมีกิจกรรมอื่น ๆ ในช่วงเวลาเดียวกันหรือไม่ วิธีนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบได้ทันทีว่าว่างเมื่อใดและหลีกเลี่ยงการทับซ้อนกันพื้นที่แรเงาแสดงว่าผู้เข้าร่วมกำลังยุ่ง ส่วนพื้นที่สีสว่างแสดงว่าผู้เข้าร่วมว่าง

เมื่อคุณเห็นช่องเวลาทั่วไป ให้ตั้งเวลาและกด "ส่ง" เพื่อยืนยันการนัดหมาย

การแชร์ลิงก์การประชุมและตัวเลือกเพิ่มเติม

หากคุณเพียงต้องการแชร์ลิงก์การประชุมโดยไม่ต้องเพิ่มผู้เข้าร่วมเป็นรายบุคคล Teams ก็ทำให้ทำได้ง่ายเช่นกัน

1. สร้างการประชุมหรือเข้าถึงจากปฏิทินใน Teams
2. ลิงก์จะปรากฏให้เห็นเป็น URL ซึ่งคุณสามารถคัดลอกด้วยปุ่ม "คัดลอก" และส่งทางอีเมลได้ WhatsApp หรือเส้นทางที่คุณต้องการ

สิ่งนี้มีประโยชน์มากสำหรับกิจกรรมเปิด นิทรรศการ หรือการประชุมที่คุณไม่มีที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมทั้งหมด

เพิ่มหมายเลขโทรเข้าและหมายเลขการประชุม

ในบางครั้ง แขกบางคนอาจชอบหรือสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ทางโทรศัพท์เท่านั้นTeams ช่วยให้คุณสามารถใส่หมายเลขโทรเข้าในพื้นที่และรหัสการประชุมในคำเชิญของคุณได้ และหากคุณกำหนดเวลาการประชุมจาก Outlook รายละเอียดเหล่านี้จะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่มีสถานที่ในต่างประเทศหรือผู้เข้าร่วมที่ต้องเดินทางและไม่มีข้อมูลหรือ Wi-Fi

วิธีการจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบการประชุมในปฏิทิน

คุณสามารถใช้หมวดหมู่สีกับการประชุมของคุณเพื่อระบุการประชุมตามประเภท ลำดับความสำคัญ หรือแผนกได้อย่างรวดเร็ววิธีนี้จะทำให้ปฏิทินของคุณดูชัดเจนขึ้นมาก

1. คลิกขวาที่กิจกรรมในปฏิทิน Teams ของคุณ
2. เลือก “จัดหมวดหมู่” และเลือกสีหรือหมวดหมู่
3. คุณสามารถจัดหมวดหมู่การประชุมเมื่อกำหนดเวลาได้ โดยการคลิก "หมวดหมู่" ที่ด้านบนของแบบฟอร์ม

ตัวเลือกนี้มีประโยชน์มากหากคุณต้องจัดการประชุมรายสัปดาห์หลายครั้ง เนื่องจากคุณสามารถแยกแยะระหว่างการประชุมภายใน การประชุมลูกค้า เซสชันการฝึกอบรม ฯลฯ ได้ในคราวเดียว

กำหนดเวลาการประชุมใหม่และอัปเดตกิจกรรมจาก Teams

หากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันและคุณต้องเปลี่ยนเวลาการประชุม Teams จะทำให้เรื่องนี้ง่ายดายจริงๆ

จากปฏิทิน คุณสามารถลากกิจกรรมไปยังช่องเวลาใหม่ หรือเปิดรายละเอียด เลือกเวลาอื่น และคลิก "ส่งการอัปเดต" ผู้เข้าร่วมจะได้รับการแจ้งเตือนทันที และการประชุมจะได้รับการอัปเดตบนปฏิทินที่เชื่อมต่อทั้งหมด

ก่อนที่จะเปลี่ยนเวลา Teams จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับความพร้อมของแขกของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงการทับซ้อนหรือการขาดงานโดยไม่คาดคิด

การจัดการสถานะและความช่วยเหลือ “แสดงเป็น”

ผู้จัดงานมีตัวเลือกในการเปลี่ยนสถานะ “แสดงเป็น” (เช่น ยุ่ง ไม่อยู่ในออฟฟิศ ว่าง ฯลฯ) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่าการประชุมจะปรากฏบนปฏิทินของตนอย่างไร

1. ไปที่รายละเอียดการประชุมและเลือก “แสดงเป็น”
2. เลือกสถานะที่เหมาะสมตามความสำคัญหรือความชอบ

ผู้เข้าร่วมสามารถปรับแต่งสถานะของตนเองได้โดยการคลิกขวาที่การประชุมในปฏิทิน และเลือกตัวเลือกอื่นได้ตามต้องการ โดยค่าเริ่มต้น การประชุมทั้งหมดจะแสดงเป็น "ไม่ว่าง"

แก้ไขและดูรายละเอียดการประชุมในแอปมือถือ

แอปมือถือ Teams ช่วยให้คุณสามารถดู แก้ไข และจัดการการประชุมของคุณได้ตลอดเวลา. คุณเพียงแค่ต้องทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิด Teams บนโทรศัพท์ของคุณและเข้าถึงปฏิทินของคุณ
2. คลิกบนการประชุมที่คุณต้องการแก้ไข
3. หากคุณเป็นผู้จัดงาน ให้แตะ "แก้ไข" ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น และเลือก "เสร็จสิ้น" เพื่อส่งการอัปเดต

คุณสมบัติที่มีประโยชน์มากสำหรับผู้ใช้ที่ต้องเดินทางหรือต้องการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในระหว่างเดินทาง

วิธีใช้ Microsoft Teams ฟรีเพื่อกำหนดเวลาการประชุม

หากคุณไม่มีเวอร์ชันมืออาชีพ Teams Free ยังช่วยให้คุณจัดการการโทรวิดีโอ ชั้นเรียน กลุ่มการศึกษา หรือการประชุมครอบครัวได้อย่างง่ายดายขั้นตอนหลักๆ มีดังนี้:

1. จากแท็บ "ประชุม" เลือก "กำหนดการประชุม".
2. กำหนดชื่อและเพิ่มผู้เข้าร่วมโดยป้อนชื่อ อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์.
3. กำหนดวันที่ เวลา ระยะเวลา การทำซ้ำหากจำเป็น ความเป็นส่วนตัว ใครสามารถข้ามห้องรอได้ และใครสามารถนำเสนอได้.
4. คลิก "บันทึก" เพื่อสิ้นสุดการเขียนโปรแกรมแขกทุกคนจะได้รับคำเชิญพร้อมลิงก์ รายละเอียด และตัวเลือกก่อนการแชท

ใน Teams Free ผู้เข้าร่วมสามารถยอมรับคำเชิญและเข้าร่วมโดยตรงโดยไม่ต้องรอในห้องรอ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณหากคุณเพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทินส่วนตัวใน Outlook ผู้เข้าร่วมทุกคนจะเข้าถึงรายละเอียดได้

สร้างการประชุมทันทีใน Teams ได้ฟรี

สำหรับการประชุมแบบเร่งด่วนหรือการสนทนาสั้นๆ คุณสามารถใช้ตัวเลือก "การประชุมทันที" จากแท็บ "การประชุม" ได้ เพียงใส่หัวข้อและแชร์ลิงก์ใต้ "ลิงก์การประชุม"

การประชุมปกติหรือประจำใน Teams

การประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเชื่อมต่อทีม ชั้นเรียน หรือกลุ่มต่างๆ เข้าด้วยกันเป็นประจำTeams ช่วยให้คุณตั้งค่าการประชุมที่เกิดซ้ำทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน โดยมีลิงก์และรายละเอียดเดียวกันทุกครั้ง

1. ในแบบฟอร์มการประชุมใหม่ ให้เปิดใช้งานตัวเลือก “การประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ”
2. เลือกความถี่ (เช่น ทุกวันจันทร์และวันพุธ เวลา 10 น.) และตั้งวันที่สิ้นสุดหรือทำซ้ำ
3. คลิก "บันทึก" และเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมเช่นเดียวกับที่คุณทำในการประชุมอื่นๆ

การประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำจะยังคงมีการเชื่อมโยงแบบเดิม ทำให้เข้าถึงได้ง่าย และสามารถตั้งค่าให้บันทึกอัตโนมัติได้หากจำเป็นเหมาะสำหรับการติดตามอัพเดต ชั้นเรียน หรือการประชุมโครงการ

กำหนดการประชุมทีมจาก Google ปฏิทิน

Teams มีส่วนเสริม Google Workspace ที่ให้คุณกำหนดเวลา ดู และแก้ไขการประชุมได้โดยตรงจาก Google ปฏิทินสิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากบริษัทหรือสถานที่ของคุณใช้บริการของ Google

1. ติดตั้งส่วนเสริม Teams สำหรับ Google ปฏิทิน และเข้าถึงปฏิทินปกติของคุณ
2. เลือกช่วงเวลาและเลือก "เพิ่มการประชุม > การประชุม Teams".
3. เพิ่มแขก สถานที่ คำอธิบาย และปรับการแจ้งเตือนหากจำเป็น.
4. กด «บันทึก»และกิจกรรมจะปรากฏใน Google ปฏิทินของคุณพร้อมลิงก์ไปยังการประชุม Teams

หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงได้ ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถอนุมัติส่วนเสริมให้กับผู้ใช้ทุกคนได้การจัดการสิทธิ์โดยตรงจากคอนโซล Google Workspace