- Mappar och undermappar låter dig kategorisera e-postmeddelanden och optimera ditt dagliga arbete i Outlook.
- Det är viktigt att känna till alternativen för att skapa, byta namn på, flytta och ta bort mappar.
- Outlook integrerar funktioner för att automatisera organisationen genom regler och kommandon snabb.
- En väl genomtänkt och regelbundet granskad struktur gör det enklare att hitta och kontrollera din e-post.
Att hantera e-postmappar korrekt i Outlook är en riktig livräddare för dem som hanterar hundratals meddelanden varje dag. Det hjälper inte bara till att hålla din inkorg ren, utan det gör det också lättare att hitta viktiga meddelanden, förbättra produktiviteten och undvika den fruktade digitala röran. Att lägga några minuter på att organisera dina mappar kan radikalt förändra din Outlook-upplevelse, så att du kan arbeta mer bekvämt och effektivt. I din dag till dag.
I den här artikeln ska vi granska, med största tydlighet och detalj, Alla möjligheter som Outlook erbjuder – oavsett om det är i dator-, webb- eller mobilversionen – för att skapa, organisera, ändra och automatisera mapphantering. Vi kommer att diskutera hur man skapar mappar och undermappar, hur man flyttar, byter namn på eller tar bort mappar, hur man använder regler för att automatisera organisationen och några praktiska tips för att hålla din e-post under kontroll. Allt förklaras på ett enkelt och lättillgängligt språk, så att du kan omsätta det i praktiken så fort du har läst klart.
Varför organisera din e-post i mappar?
Att hantera e-post utan struktur kan göra att du missar relevanta meddelanden eller lägger ner mycket tid på att söka efter information.. Outlook ger dig ett system med mappar och undermappar som låter dig kategorisera meddelanden efter projekt, klient, prioritet eller andra kriterier du väljer. Korrekt mapporganisation sparar tid och huvudvärk, särskilt om du får stora mängder post dagligen.
Outlooks standardmappar
När du börjar använda Outlook kommer du att stöta på flera standardmappar som har specifika funktioner. Alla kan inte tas bort eller ändras, men det är bra att veta vad var och en är till för:
- Inkorg: Alla nya meddelanden kommer hit, såvida du inte anger regler för att flytta dem automatiskt.
- Skräppost: Filtrera bort misstänkta skräppostmeddelanden så att de inte fyller din inkorg.
- Suddgummi: Den här mappen lagrar meddelanden som du förbereder men ännu inte har skickat.
- Skickade varor: Spara en kopia av de e-postmeddelanden du har skickat från ditt konto.
- Borttagna objekt: Den samlar alla meddelanden och mappar du har slängt och fungerar som en papperskorg.
- Fil: Perfekt för att lagra meddelanden som du inte längre behöver till hands, men vill spara för framtida bruk.
Dessa mappar utgör grunden för din organisation, men den verkliga kontrollen kommer när du börjar anpassa systemet med dina egna mappar och undermappar..
Hur man skapar mappar och undermappar i Outlook
Oavsett om du använder skrivbordsappen, webbversionen eller öppnar den från en mobil enhet, Att skapa mappar och undermappar i Outlook är enkelt. Låt oss se hur man gör det på varje plattform:
I nya Outlook för Windows och Outlook Web
- Gå till mapppanelen på vänster sida.
- Högerklicka på din e-postadress (eller om “Mappar”). En kontextmeny kommer att visas.
- Välj "Skapa ny mapp" för att lägga till en mapp på huvudnivån.
- Ange det namn du vill ha och tryck på Enter. Den nya mappen kommer att visas i listan.
För att skapa en undermapp, upprepa processen men högerklicka på mappen där du vill placera undermappen och välj alternativet "Skapa ny undermapp".
I Outlook.com
- I mappens sidofält högerklickar du på "Mappar".
- Välj "Skapa ny mapp" och ange namnet.
- För undermappar, högerklicka på basmappen och välj "Skapa ny undermapp". Namnge det och tryck på Enter.
I klassiska versioner av Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)
- Högerklicka på namnet på din postlåda i mapppanelen.
- Välj "Ny mapp" från rullgardinsmenyn.
- Ange mappnamnet och bekräfta genom att trycka på Enter.
Denna logik gäller för både överordnade mappar och undermappar. Nyckeln är att välja var du vill placera den innan du påbörjar processen. —Du kan skapa så många nivåer som du behöver för att anpassa din organisation.
Anpassa och hantera mappar
När du har skapat dina mappar ger Outlook dig många alternativ för att hantera dem allt eftersom dina behov ändras. Låt oss titta på de vanligaste operationerna och hur man utför dem:
Byt namn på en mapp
- Navigera till den mapp du vill byta namn på i sidopanelen.
- Högerklicka på den och välj "Byt namn".
- Ange det nya namnet och bekräfta med Enter.
Observera att standardmappar (t.ex. Inkorg, Skickat och Skräppost) inte kan byta namn. inte heller elimineras.
Flytta mappar och arrangera om panelen
Outlook låter dig flytta mapparna du skapar. Du kan ändra ordning på mapppanelen genom att dra och släppa varje mapp till den position du föredrar. Vad ska man tänka på?
- Standardmappar (som Skickade eller Borttagna objekt) har fasta positioner och kan inte ändra ordning eller flyttas.
- Mappar du skapar kan flyttas fritt, och du kan till och med skapa hierarkiska strukturer (undermappar inom överordnade mappar).
- I vyn ”Favoriter” kan du lägga till dina mest använda mappar genom att helt enkelt högerklicka på mappen och välja ”Lägg till i favoriter”. Detta placerar dem högst upp för snabb åtkomst.
Sortera mappar alfabetiskt
Om du har ändrat ordningen på mappfönstret men vill återställa dem till alfabetisk ordning låter Outlook dig göra detta automatiskt:
- I den översta menyn, gå till fliken "Visa".
- Välj "Sortera mappar" och sedan "Sortera mappar från A till Ö".
Detta kan hjälpa dig när mapppanelen växer och du vill hitta allt enkelt..
Ta bort mappar och undermappar
- Högerklicka på mappen (eller undermapp) som du vill ta bort.
- Välj "Ta bort mapp".
- Bekräfta borttagningen. Innehållet i mappen flyttas också till Borttagna objekt.
Vi insisterar: standardmappar kan inte raderas.. Om du behöver frigöra utrymme, radera innehållet i dessa mappar, men inte själva mappen.
Vad gör jag om jag inte ser någon mapp?
Ibland kan det hända att mappfönstret i Outlook inte visar alla dina mappar, antingen på grund av ett visningsproblem eller en oavsiktligt aktiverad inställning. Några enkla sätt att lösa det:
- Logga ut från Outlook.com eller Outlook Web, rensa webbläsarens cache och logga in igen.
- Stäng alla webbläsarflikar och fönster för att säkerställa att det inte finns några konflikter mellan öppna sessioner.
- Se till att mapppanelen är expanderad. Gå till "Visa" > "Mappruta" > "Normal" och kontrollera att den inte är minimerad.
- I själva Outlook-fönstret trycker du på sidopilen för att expandera mapppanelen om den är dold.
Hur man flyttar e-postmeddelanden mellan mappar
När det gäller att hålla dina mappar organiserade är det lika viktigt att skapa dem som att flytta meddelanden korrekt. Det finns flera sätt att flytta e-postmeddelanden mellan mappar i Outlook:
- Dra och släpp: Markera meddelandet, dra det till önskad mapp och släpp det där.
- Kontextmeny: Markera ett eller flera e-postmeddelanden, högerklicka och använd alternativet "Flytta till mapp", välj destinationsmappen.
- Kommandon i den övre fältet: När meddelandet är markerat klickar du på "Flytta till" och väljer mappen eller söker efter destinationen med den inbyggda sökmotorn.
Processen är exakt densamma för enskilda meddelanden eller grupper av meddelanden.. Använd den metod som passar dig bäst beroende på vilken enhet eller version av Outlook du använder.
Lägg till och hantera mappar i Favoriter
Om du har mappar som du ständigt konsulterar eller som är viktiga i ditt dagliga liv, Att lägga till dem i favoriter sparar mycket tid. Det här avsnittet visas högst upp i mapppanelen:
- Högerklicka på mappen och välj "Lägg till i favoriter".
- För att ta bort den från Favoriter, högerklicka och välj "Ta bort från Favoriter".
- I Favoriter kan du ändra ordningen på mappar hur du vill, så att de viktigaste alltid finns till hands.
Ta bort meddelanden och töm papperskorgen
När du tar bort ett meddelande eller en mapp flyttas det automatiskt till "Borttagna objekt". Du kan antingen ta bort dem manuellt eller konfigurera Outlook så att papperskorgen töms när du loggar ut.:
- Gå till konfigurationsalternativen (”Inställningar” > ”Meddelandehantering” > ”E-post”).
- Markera rutan "Töm mappen Borttaget när jag loggar ut".
- Glöm inte att klicka på "Spara" för att tillämpa ändringen.
Behöver du återställa några meddelanden? Outlook erbjuder alternativ för att återställa borttagna objekt från papperskorgen, såvida du inte har tagit bort dem permanent.
Automatisera din organisation med regler och kommandon
En av Outlooks starka sidor jämfört med andra e-posthanterare är möjligheten att automatisera klassificeringen av meddelanden enligt kriterier du definierar. Detta uppnås genom snabba regler och kommandon:
Skapa regler för att automatiskt flytta meddelanden
- I din inkorg väljer du ett meddelande från avsändaren eller ett meddelande med de egenskaper du vill automatisera.
- Klicka på alternativmenyn (vanligtvis ”…” eller i det övre kommandofältet) och välj ”Skapa regel”.
- En dialogruta visas där du kan ange villkoren: avsändare, ämne, mottagare etc.
- Välj den mapp du vill att meddelandena ska flyttas till automatiskt.
- Du kan konfigurera mer avancerade åtgärder genom att välja "Fler alternativ".
- Spara regeln så gör Outlook sorteringen åt dig från och med då.
Snabbkommandon för att rensa och flytta meddelanden
- Rena: Gör att du snabbt kan radera alla e-postmeddelanden från en avsändare, bara behålla de senaste meddelandena eller automatiskt radera äldre.
- Flytta till: Det hjälper dig att överföra valda meddelanden till den mapp du föredrar utan att behöva dra dem ett efter ett.
Dessa kommandon visas i den översta fältet i Outlook.com när du väljer ett meddelande. Med dem kan du spara mycket tid på att rensa och organisera din inkorg.
Tips för effektiv mapporganisation
Outlooks funktionalitet är omfattande, men nyckeln är att hitta ett system som verkligen hjälper dig i ditt dagliga liv. Här är några praktiska tips:
- Placera viktiga mappar högst upp för snabbare åtkomst – lägg till dem i favoriter.
- Gruppera mappar efter ämne eller innehållstyp: projekt, kunder, personliga ärenden etc. Detta underlättar snabba sökningar.
- Granska och uppdatera mappstrukturen då och då. Arbete och liv förändras, och ditt e-postmeddelande bör återspegla den utvecklingen.
- Överanvänd inte undermapparFör många nivåer kan i slutändan komplicera hanteringen snarare än förenkla den.
Kom ihåg att Målet är att ha en tydlig vision och hämta information utan att slösa tid.. Tveka inte att experimentera tills du hittar det system som passar dig bäst.
Snabba lösningar på vanliga problem
Om du någonsin finner dig själv i det Mappar saknas, du kan inte ändra ordningen eller du kan inte hitta meddelanden, här är några rekommendationer:
- Kontrollera att mapppanelen inte är minimerad eller hopfälld.
- Logga ut, rensa webbläsarens cache och logga in igen.
- För klassisk Outlook, kontrollera inställningarna under fliken "Visa".
- Om en mapp har försvunnit, kontrollera att den inte av misstag har flyttats till en annan mapp.
Hur man flyttar e-postmeddelanden mellan mappar
När det gäller att hålla dina mappar organiserade är det lika viktigt att skapa dem som att flytta meddelanden korrekt. Det finns flera sätt att flytta e-postmeddelanden mellan mappar i Outlook:
- Dra och släpp: Markera meddelandet, dra det till önskad mapp och släpp det där.
- Kontextmeny: Markera ett eller flera e-postmeddelanden, högerklicka och använd alternativet "Flytta till mapp", välj destinationsmappen.
- Kommandon i den övre fältet: När meddelandet är markerat klickar du på "Flytta till" och väljer mappen eller söker efter destinationen med den inbyggda sökmotorn.
Processen är exakt densamma för enskilda meddelanden eller grupper av meddelanden.. Använd den metod som passar dig bäst beroende på vilken enhet eller version av Outlook du använder.
Lägg till och hantera mappar i Favoriter
Om du har mappar som du ständigt konsulterar eller som är viktiga i ditt dagliga liv, Att lägga till dem i favoriter sparar mycket tid. Det här avsnittet visas högst upp i mapppanelen:
- Högerklicka på mappen och välj "Lägg till i favoriter".
- För att ta bort den från Favoriter, högerklicka och välj "Ta bort från Favoriter".
- I Favoriter kan du ändra ordningen på mappar hur du vill, så att de viktigaste alltid finns till hands.
Ta bort meddelanden och töm papperskorgen
När du tar bort ett meddelande eller en mapp flyttas det automatiskt till "Borttagna objekt". Du kan antingen ta bort dem manuellt eller konfigurera Outlook så att papperskorgen töms när du loggar ut.:
- Gå till konfigurationsalternativen (”Inställningar” > ”Meddelandehantering” > ”E-post”).
- Markera rutan "Töm mappen Borttaget när jag loggar ut".
- Glöm inte att klicka på "Spara" för att tillämpa ändringen.
Behöver du återställa några meddelanden? Outlook erbjuder alternativ för att återställa borttagna objekt från papperskorgen, såvida du inte har tagit bort dem permanent.
Automatisera din organisation med regler och kommandon
En av Outlooks starka sidor jämfört med andra e-posthanterare är möjligheten att automatisera klassificeringen av meddelanden enligt kriterier du definierar. Detta uppnås genom snabba regler och kommandon:
Skapa regler för att automatiskt flytta meddelanden
- I din inkorg väljer du ett meddelande från avsändaren eller ett meddelande med de egenskaper du vill automatisera.
- Klicka på alternativmenyn (vanligtvis ”…” eller i det övre kommandofältet) och välj ”Skapa regel”.
- En dialogruta visas där du kan ange villkoren: avsändare, ämne, mottagare etc.
- Välj den mapp du vill att meddelandena ska flyttas till automatiskt.
- Du kan konfigurera mer avancerade åtgärder genom att välja "Fler alternativ".
- Spara regeln så gör Outlook sorteringen åt dig från och med då.
Snabbkommandon för att rensa och flytta meddelanden
- Rena: Gör att du snabbt kan radera alla e-postmeddelanden från en avsändare, bara behålla de senaste meddelandena eller automatiskt radera äldre.
- Flytta till: Det hjälper dig att överföra valda meddelanden till den mapp du föredrar utan att behöva dra dem ett efter ett.
Dessa kommandon visas i den översta fältet i Outlook.com när du väljer ett meddelande. Med dem kan du spara mycket tid på att rensa och organisera din inkorg.
Tips för effektiv mapporganisation
Outlooks funktionalitet är omfattande, men nyckeln är att hitta ett system som verkligen hjälper dig i ditt dagliga liv. Här är några praktiska tips:
- Placera viktiga mappar högst upp för snabbare åtkomst – lägg till dem i favoriter.
- Gruppera mappar efter ämne eller innehållstyp: projekt, kunder, personliga ärenden etc. Detta underlättar snabba sökningar.
- Granska och uppdatera mappstrukturen då och då. Arbete och liv förändras, och ditt e-postmeddelande bör återspegla den utvecklingen.
- Överanvänd inte undermapparFör många nivåer kan i slutändan komplicera hanteringen snarare än förenkla den.
Kom ihåg att Målet är att ha en tydlig vision och hämta information utan att slösa tid.. Tveka inte att experimentera tills du hittar det system som passar dig bäst.
Passionerad författare om bytesvärlden och tekniken i allmänhet. Jag älskar att dela med mig av min kunskap genom att skriva, och det är vad jag kommer att göra i den här bloggen, visa dig alla de mest intressanta sakerna om prylar, mjukvara, hårdvara, tekniska trender och mer. Mitt mål är att hjälpa dig att navigera i den digitala världen på ett enkelt och underhållande sätt.