Komplett guide till att konfigurera sekretess i Microsoft Office

Digital integritet har blivit en av de största problemen idag, särskilt när man använder applikationer som hanterar känslig personlig och professionell information, som är fallet med Microsoft Office. Om du är en av dem som vill ha kontroll över dina dokument, data och användningsvanor, konfigurera sekretess i de olika Office-verktygen och i ditt Microsoft-konto är det viktigt. Att förstå alla möjligheter som Microsoft erbjuder, såväl som dess begränsningar, är nyckeln till att anpassa integritetsnivån till våra behov, både på jobbet och hemma.

Denna omfattande och lättförståeliga artikel sammanställer och organiserar noggrant den mest relevanta och aktuella informationen om hur man konfigurerar sekretessinställningar i Microsoft Office. Från specifika steg för att ändra alternativ i varje app, till Tricks Mindre kända verktyg för att radera historik, inaktivera personliga annonser och hantera appåtkomst till dina data. Gör dig redo att upptäcka alla verktyg som finns tillgängliga för att stärka din integritet och ta kontroll över din information.

Varför är det så viktigt att ställa in sekretessinställningar i Microsoft Office?

När vi pratar om integritet i Microsoft Office syftar vi inte bara på att skydda de dokument vi skapar, utan snarare på att kontrollera hela informationsflödet som genereras och överförs när vi interagerar med programsviten och tillhörande tjänster. Microsoft samlar in data för att förbättra sina produkter och tillhandahålla personliga funktioner och onlinetjänster.. Många användare föredrar dock att ha striktare kontroll över vilken data som delas och med vem.

Dessutom, Dokument och filer kan lagra personlig information —såsom författarnamn, företag, dolda kommentarer och platser—som till och med oavsiktligt kan delas när en fil skickas. Av denna anledning innebär konfigurering av sekretess en kombination av åtgärder, från att justera interna Office-inställningar till att granska och ändra sekretess- och molnbehörigheter för Microsoft-konton, till exempel OneDrive.

Sekretessalternativ i nyare versioner av Microsoft Office

Ett av de viktigaste sätten att hantera integritet i Office är att korrekt konfigurera alternativen som ingår i själva programmet. så Microsoft 365, såsom Office 2021, 2019 och 2016 för Windows, ger enkel åtkomst till sekretesskontroller genom det så kallade Trust Center.

• Steg 1: Öppna valfritt Office-program (ord, Excel, PowerPoint, etc.) och klicka på Arkiv > Alternativ.
• Steg 2: Klicka på Säkerhetscenter > Inställningar för säkerhetscenter.
• Steg 3: Gå till Sekretessalternativ och justera rutorna efter dina önskemål.

I Trust Center hittar du flera viktiga inställningar, till exempel:

• Tillåt Office att skicka personlig information till Microsoft för att hjälpa till att förbättra produkten. Om du föredrar att undvika att dela anonyma användningsdata, inaktivera det här alternativet.
• Tillåt Office att ansluta till onlinetjänster att erbjuda anpassad funktionalitet, såsom översättningar eller referenser. Du kan begränsa denna anslutning om maximal integritet är din prioritet.

Varje avsnitt i Trust Center låter dig också hantera specifika problem som personlig information i filerna, sök- och referensalternativ och dokumentspecifik konfiguration. Du kan till exempel bestämma om du vill att personlig information ska tas bort automatiskt från filegenskaper när du sparar dem, eller om du vill göra det manuellt med hjälp av dokumentinspektören.

Kontrollera dokumentsekretess i Office

När du skapar eller redigerar dokument i Office kan de innehålla metadata som du inte alltid vill dela, särskilt om du skickar en fil utanför din organisation eller till någon annan. I Word, Excel, PowerPoint och till och med Outlook kan du hantera den personliga informationen som är kopplad till dokument..

Hur redigerar eller tar jag bort personlig information från dokument?

• I varje applikation, åtkomst preferenser (o alternativ på Windows).
• Gå till avsnittet användar information o integritet, där du kan redigera eller ta bort författarens namn, initialer och annan personlig information.
• För att ta bort den från ett specifikt dokument, aktivera alternativet Ta bort personlig information från den här filen när du sparar. På så sätt kommer de personliga fälten att raderas varje gång du sparar filen.
• Använd även Dokumentinspektör i fliken Arkiv > Information > Kontrollera om det finns problem > Inspektera dokument att upptäcka och eliminera dold information.

rådet Om du arbetar i en delad miljö eller med äldre versioner av Office, var medveten om inställningar för behörighetsarv och möjligheten att vissa personuppgifter kan behållas om filen tidigare skapades eller redigerades med andra sekretessalternativ.

Hantera sekretess i OneDrive och delade filer

Microsoft Office är djupt integrerat med OneDrive och Sharepoint, vilket gör det enkelt att dela och arbeta med dokument tillsammans. Som standard är dina OneDrive-bibliotek privata och bara du kan komma åt innehållet om du inte väljer att dela det.. Detta är viktigt för både personliga dokument och utkast eller konfidentiellt material.

Hur man delar dokument säkert

• Från ditt OneDrive för arbete eller skola-bibliotek kontrollerar du delningsstatusen i delningskolumnen eller på dokumentinformationssidan.
• Du kan snabbt ändra varje användares åtkomstbehörigheter (visa, redigera, ingen nedladdning, ta bort åtkomst) från samma gränssnitt.
• Om du behöver ändra behörigheterna för en mapp så att den inte ärver inställningar från en överordnad mapp, gå till Hantera åtkomst > Avancerade inställningar att justera arvet.

Dela med hela organisationen eller med specifika personer

Om du vill dela dokument med hela organisationen kan du göra det med hjälp av mappar med behörigheter. Kan se eller personligt anpassade. För att dela med specifika personer, lägg helt enkelt till deras namn när du delar dokumentet och välj lämplig åtkomstnivå.

Anpassa sekretess i varje Office-verktyg

Varje program i Office-paketet låter dig justera vissa sekretessinställningar som är värda att granska:

I Word, Excel och PowerPoint

• Ändra författare och kontaktinformation från preferenser av varje program.
• Aktivera alternativet ta bort personlig information när du sparar för att undvika att dela metadata i dina filer.
• Stäng av spårning av senast använda dokument (Arkiv > Inställningar > Allmänt) för att dölja listan över öppna dokument.

I utsikterna

• Sekretessen för e-postmeddelanden och andra objekt kan också förbättras genom att skapa separata användarkonton på delade datorer och hantera den personliga information som är kopplad till profilen.
• Från alternativet Kontakter kan du redigera personlig information som är kopplad till meddelanden och hantera vilken information du vill visa.

Hur man får ut det mesta av Trust Center

Säkerhetscentret är centrum för alla säkerhets- och sekretessalternativ i Office. Det låter dig inte bara konfigurera allmänna inställningar, utan även hantera dokumentsäkerhet, aktivera eller blockera makron, välja aktiverade onlinetjänster och definiera användarupplevelsen med Microsoft-tjänster.

Höjdpunkter i Trust Center

• SekretessalternativHärifrån väljer du om du vill delta i förbättringar genom att skicka anonyma data, tillåta avancerad diagnostik eller begränsa anslutningen till onlinetjänster.
• Filsäkerhet: Bestäm om du vill få aviseringar när du öppnar dokument med misstänkta länkar eller kontroll över markering av dolda filer.
• Delta i att förbättra OfficeDu kan aktivera eller inaktivera automatisk datainmatning för utveckling och förbättring av programsviter. Microsoft tydliggör att detta är anonym information som inte används för reklam eller försäljning, men du har alltid möjlighet att välja att delta eller välja bort den.

Hantera sekretess från ditt Microsoft-konto

Dina sekretessinställningar för Microsoft-kontot påverkar alla appar och tjänster du använder, inklusive Office. Från kontots integritetsportal ( https://account.microsoft.com/privacy ) Du kan komma åt alla centraliserade kontroller, granska all din aktivitet och ändra insamlingen och lagring av data.

Huvudalternativ i Microsoft-kontot

• Platshistorik: Detta lagrar en förteckning över de platser från vilka du har besökt eller använt tjänster. Du kan visa, ladda ner eller radera dessa uppgifter när som helst. För att förhindra platsinsamling, inaktivera platstjänster på din enhet eller återkalla behörigheter från mobilappar.
• Webb- och sökhistorik: Historiken över besökta sidor (främst i Microsoft Edge) och Bing-sökningar lagras också. Du kan hantera och ta bort det från sekretessavsnittet, men i Bings fall finns det tyvärr inget alternativ att inaktivera automatisk insamling; Du kan bara radera historik manuellt regelbundet.
• Historik över använda applikationer och tjänster: Microsoft lagrar en förteckning över de appar och tjänster du använder, både på Windows och Mac. xbox eller mobiltelefoner. Du kan inte inaktivera grundläggande insamling av diagnostisk data, men du kan rensa din historik från dina inställningar.
• Inaktivera anpassade annonser: Microsoft använder insamlad data för att visa dig personligt anpassade annonser i sina tjänster. Du kan inaktivera den här funktionen generellt från din webbsekretessöversikt, vilket begränsar annonsanpassning på alla enheter och appar.
• Hantera appar och spel med åtkomst till ditt konto: Du kan granska apparna och spelen som har begärt åtkomst till dina data och enkelt återkalla behörigheter från den dedikerade sektionen för samtyckeshantering.
• Ändra personlig information: Uppdatera eller ta bort din personliga information, till exempel ditt namn, din e-postadress eller ditt telefonnummer, från din Microsoft-kontoprofil.
• Tvåstegsverifiering: Även om det är mer en säkerhetsfråga än en strikt integritetsfråga, ger tvåstegsverifiering ett extra skyddslager för dina data, vilket gör det svårt för obehörig åtkomst till din information.

Relaterad artikel:

Handledning för installation och hantering av tillägg i Microsoft Office

Isaac

Passionerad författare om bytesvärlden och tekniken i allmänhet. Jag älskar att dela med mig av min kunskap genom att skriva, och det är vad jag kommer att göra i den här bloggen, visa dig alla de mest intressanta sakerna om prylar, mjukvara, hårdvara, tekniska trender och mer. Mitt mål är att hjälpa dig att navigera i den digitala världen på ett enkelt och underhållande sätt.