Hur man länkar en rullgardinslista i Excel

Vill du lära dig hur du länkar en rullgardinslista i Excel ? En rullgardinslista i Excel är en användbar funktion när du skapar datainmatningsformulär eller Excel-instrumentpaneler.

Du visar en lista med objekt som en rullgardinsmeny i en cell, och användaren kan göra ett val från rullgardinsmenyn. Detta kan vara användbart när du har en lista med namn, produkter eller regioner som du ofta behöver skriva in i en uppsättning celler.

Exempel på en rullgardinslista i Excel

Här är ett exempel på en Excel-rullgardinslista:

Här kan du läsa om: Hur man kopierar ett Excel-ark till en annan arbetsbok – Handledning

I exemplet som visas i bilden har elementen i A2: A6 använts för att skapa en rullgardinsmeny i C3. Ibland kanske du dock vill använda mer än en rullgardinslista i Excel så att objekten som är tillgängliga i en andra rullgardinslista beror på valet som gjorts i den första rullgardinsmenyn.

Dessa kallas beroende rullgardinslistor i Excel.

Nedan är ett exempel på vad vi vill förklara med en beroende rullgardinslista i Excel:

Du kan se att alternativen i rullgardinsmeny 2 beror på valet som gjorts i rullgardinsmenyn 1.

Om du väljer "Frukt" i rullgardinsmeny 1 visas namnen på frukterna, men om du väljer "Grönsaker" i rullgardinsmeny 1 visas namnen på grönsakerna i rullgardinsmeny 2. Detta kallas en villkorlig eller beroende rullgardinslista i Excel.

Skapa en beroende dropdown-lista i Excel

Här är stegen för att skapa en beroende rullgardinslista i Excel:

• steg 1: Välj den cell där du vill ha den första (huvud) rullgardinsmenyn.
• steg 2: gå till Data -> Datavalidering. Detta öppnar dialogrutan för datavalidering.

• steg 3: I dialogrutan för datavalidering, på konfigurationsfliken, välj alternativet lista.

• steg 4: På landet Fuente, anger intervallet som innehåller objekten som ska visas i den första rullgardinsmenyn.

• steg 5: Klick acceptera. Detta skapar rullgardinsmeny 1.

• steg 6: Välj hela datamängden (A1:B6 i detta exempel).

• steg 7: Gå till Formler -> Definierade namn -> Skapa från urval (eller så kan du använda kortkommandot Ctrl + Shift + F3).

• steg 8: I dialogrutan 'Skapa namn från urval', markera alternativet Översta raden och avmarkera alla andra. Om du gör detta skapas 2 namnintervall ("Frukt" och "Grönsaker"). Namngivna frukter hänvisar till alla frukter i listan och namngivna grönsaker hänvisar till alla grönsaker i listan.

• steg 9: Klick acceptera.
• steg 10: Välj den cell där du vill ha rullgardinsmenyn Dependent/Conditional (E3 i det här exemplet).
• steg 11: Gå till Data -> Datavalidering.

• steg 12: I dialogrutan Data Validation, inuti fliken Av konfiguration, Se till att lista är vald.

• steg 13: I Källa fält, ange formeln = INDIREKT (D3). Här är D3 cellen som innehåller huvudrullgardinsmenyn.

• steg 14: Klick acceptera.

Nu, när du gör valet i rullgardinsmenyn 1, kommer alternativen i rullgardinsmenyn 2 att uppdateras automatiskt.

Hur fungerar det?

Hur fungerar detta? – Den villkorliga listrutan i Excel (i cell E3) refererar till =INDIREKT(D3). Det betyder att när du väljer " Frukt " i cell D3, refererar listrutan i E3 till området med namnet "Frukt" (via funktionen INDIREKT ) och listar därför alla objekt i den kategorin.

• Nota importante:om den överordnade kategorin är mer än ett ord (t.ex. 'Säsongens frukter'snarare'Frukt'), då måste du använda formel = INDIREKT (SUBSTITUTER (D3,"","_")), istället för den enkla INDIREKTA funktionen som visas ovan.

Anledningen till detta är att Excel inte tillåter mellanslag i namngivna intervall. Så när du skapar ett namngivet område med mer än ett ord, infogar Excel automatiskt ett understreck mellan orden.

Till exempel : när du skapar ett namngivet område med "Säsongsfrukter" kommer det att kallas Season_Fruits i backend . Genom att använda funktionen SUBSTITUTE i funktionen INDIRECT säkerställs att mellanslag konverteras till understreck.

Återställ/rensa innehåll i rullgardinsmenyn automatiskt

När du har gjort valet och sedan ändrar den överordnade rullgardinsmenyn kommer den beroende rullgardinsmenyn inte att ändras och blir därför en felaktig inmatning.

• T.ex.: Om du väljer 'Frukt' gilla kategorin och välj sedan Apple som objekt, och gå sedan tillbaka och ändra kategori till 'Grönsaker', kommer den beroende rullgardinsmenyn att fortsätta att visas Apple som element.

Du kan använda VBA för att säkerställa att innehållet i den beroende rullgardinsmenyn återställs när den överordnade rullgardinsmenyn ändras. Här är VBA-koden för att rensa innehållet i en beroende rullgardinslista:

Private Sub Worksheet_Change (ByVal Target As Range)

Vid fel, fortsätt nästa

Om Target.Column = 4 Då

Om Target.Validation.Type = 3 Då

Application.EnableEvents = False

Target.Offset(0, 1).ClearContents

Det kommer att sluta om

Det kommer att sluta om

exitHandler:

Application.EnableEvents = True

Avsluta Sub

End Sub

Hur fungerar det?

Så här får du den här koden att fungera:

• steg 1: Kopiera VBA-koden.
• steg 2: I Excel-arbetsboken där du har den beroende rullgardinsmenyn, gå till Fliken Utvecklareoch inom gruppen 'Koda'klick Visual Basic (du kan också använda kortkommandot – ALT + F11).

• steg 3: I VB-redigeringsfönstret, till vänster i projektutforskaren, ser du alla kalkylbladsnamn. Dubbelklicka på den med rullgardinsmenyn.

• steg 4: Klistra in koden i kodfönstret till höger.

• steg 5: Stäng VB-redigeraren.

Nu, varje gång du ändrar den överordnade rullgardinsmenyn, kommer VBA-koden att triggas och innehållet i den beroende rullgardinslistan kommer att rensas (som visas nedan).

Om du inte är en VBA-expert kan du också använda ett enkelt villkorligt formateringstrick som kommer att markera cellen när det finns en oöverensstämmelse. Detta kan hjälpa dig att se och visuellt korrigera felmatchningen (som visas nedan).

Här är stegen för att markera avvikelser i beroende rullgardinslistor:

• steg 1: Välj den cell som har de beroende rullgardinslistorna.
• steg 2: Gå till Hem -> Villkorlig formatering -> Ny regel.

• steg 3: I dialogrutan Ny regel formatera, Välj 'Använd en formel för att avgöra vilka celler format".

• steg 4: I formelfältet anger du följande formel:=ESERROR(VLOOKUP(E3,INDEX($A$2:$B$6,,MATCH(D3,$A$1:$B$1)), 1,0))

• steg 5: Ställ in formatet.
• steg 6: Klicka på OK.

Du kanske också är intresserad av att lära dig om: Hur man grupperar en pivottabell efter månader i Excel

Formeln använder funktionen LETARAD för att kontrollera om objektet i den beroende listrutan är detsamma som i den överordnade kategorin. Om det inte är det returnerar formeln ett fel. Detta används av funktionen ÄRFEL för att returnera SANT, vilket anger att den villkorliga formateringen ska markera cellen.

Som du kan se är detta rätt sätt att länka en rullgardinslista i Excel. Använd när det är möjligt den här korta övningshandledningen för att lära dig hur du använder den här hjälpsamma funktionen. Vi hoppas att detta har varit till hjälp.