Hur man kombinerar Excel med Word: Importera data från Excel till Word

I den här artikeln kommer vi att visa dig hur kombinera excel med ord. Att kombinera data från ett Excel-kalkylblad eller en arbetsbok är ett väldigt enkelt men kraftfullt verktyg som kan spara enormt mycket tid när man försöker skapa dokument som har variabla fält.

Allt från kuvert och brev till namnkort och bordstält, datasammanslagning kommer att eliminera den uttömmande uppgiften att skriva varje post för hand genom att extrahera data från en avsedd Excel-fil.

Föreställ dig möjligheterna, särskilt för direktreklamändamål. Det finns tre huvudsteg involverade i att skapa ett kombinerat dokument. Den första och viktigaste är din lista och uppgifterna i listan.

Du bör se till att kolumnrubrikerna är igenkännliga och korrekt märkta. Detta gör att kartläggningsprocessen går mycket smidigare. Låt oss säga att vi vill skapa adressetiketter för ett "save the date"-vykort. Det första vi måste göra är att skapa Excel-kalkylarket från vilket en Word-mall kommer att extrahera data. Nedan kommer vi att visa mer detaljer.

Kanske kan du vara intresserad: Hur man lägger till och subtraherar procentsatser i Excel

Grundläggande om sammanfogning av brev

Att göra en sammanslagning kan verka som en skrämmande uppgift, men i själva verket är processen ganska enkel. Det kan vara bra att få insikt om du tänker på kopplingsprocessen i termer av tre dokument:

1. Word kopplingsdokument med koder för anpassade fält.
2. Excel-källfil för brevkoppling med information om mottagare, en rad för varje mottagare.
3. Det sista Word-dokumentet med personliga brev, e-postmeddelanden, kuvert, bland annat.

Målet med sammanslagningen är att kombinera data från fil 1 och fil 2 för att skapa fil 3.

Förbereder Excel-kalkylbladet för brevkoppling

När du kör en e-postkoppling, din Excel-fil kommer att ansluta till ditt dokument för koppling av WordOch Microsoft Word extraherar mottagarnamn, adresser och andra detaljer direkt från ditt Excel-kalkylblad.

Så innan du börjar slå samman i Word, se till att din Excel-fil har all information du vill ha med, såsom förnamn, efternamn, hälsningar, postnummer, adresser, bland annat.

Om du vill lägga till fler kontakter eller annan information är det bättre att göra ändringarna eller tilläggen till ditt Excel-ark nu innan du kör sammankopplingen. Viktiga saker att kontrollera:

• Kolumnerna i ditt Excel-ark måste matcha de fält som du vill använda när du gör en e-postkoppling. Om du till exempel vill tilltala dina läsare med förnamn, se till att skapa separata kolumner för för- och efternamn. Om du vill sortera mottagare efter stat eller stad, kontrollera om det finns en separat delstat eller stadskolumn.
• Om din Excel-fil innehåller datum, tider, valutavärden eller postnummer som börjar eller slutar med 0, se hur format korrekt kopplingsnummer, datum och valuta.
• Om du skapar ett Excel-kalkylblad genom att importera information från en .csv- eller .txt-fil, använd guiden Textimport.

Kombinera data från en Excel-arbetsbok till ett Word-dokument

För att kombinera Excel med Word måste du följa proceduren nedan:

Steg 1: öppnas Microsoft Excel eller vilken kalkylprogram du än använder. (Detta fungerar även med kalkylblad.) Google Dokument). Eftersom vi skapar adressetiketter kommer data vi kommer att slå samman förnamn, efternamn och adress.

Steg 2: Den första raden kommer att vara kolumnrubrikerna, så skriv ordet i den första cellen Först, skriv i nästa cell sist och i den tredje cellen i den första raden, skriv Adress. Skriv på samma sätt stad, Estado y Postnummer i den fjärde, femte och sjätte cellen, respektive.

Nu när kolumnrubrikerna är konfigurerade fyller du i lämplig information för var och en av personerna du skapar en etikett för. När du är klar, spara ditt kalkylblad med ett namn och på en plats som du enkelt kan hitta senare (helst ditt skrivbord). Ditt Excel-kalkylblad ska se ut så här (med undantag för mottagarspecifik information):

Skapa etikettmallen

Nu när mottagarlistan har skapats är det andra steget att skapa etikettmallen. För detta måste du göra följande:

Steg 1: öppnas Microsoft Word och klicka på «correos" överst.

Steg 2: Klicka sedan på taggar-knappen längst upp till vänster i menyn «correos".

Steg 3: när dialogrutan öppnasKuvert och etiketter«, leta efter knappen «alternativ» och klicka på den.

Steg 4: Nästa del är där vi väljer taggar vi använder. För det här exemplet kommer jag att använda Avery Shipping Labels, mall #. 8163. Dessa är 2" x 4" adressetiketter. Sedan, i dialogrutan «Etikettalternativ«, välj lämpligt mallnummer och tryck på «acceptera".

Steg 5: Detta tar dig tillbaka till «Kuvert och etiketter«. Det ska nu visa att du har valt Avery Mall #8163 Klicka på knappen som säger «.Nytt dokument".

Steg 6: nu borde du titta på detta:

Ovan är mallen med tomma etiketter med infogade textrutor som exakt motsvarar den specifika mall du använder (i det här fallet 8163).

Infoga fält för att slå samman

Nu när sidan är konfigurerad kommer vi att infoga de fält vi vill slå ihop i adressetiketten för att fortsätta processen och kombinera Excel med Word. För att göra detta måste vi berätta för Microsoft Word var data ska extraheras från:

Steg 1: Hitta och klicka på fliken «correos» överst i verktygsfältet.

Steg 2: klicka på knappen «Välj mottagare»Och välj«Använd befintlig lista".

Steg 3: Detta öppnar en dialogruta som låter dig välja datakällan från en plats på din dator.

Steg 4: Hitta det Excel-kalkylblad du just skapade och klicka på «öppen«. När du gör detta visas en liten ruta som frågar dig vilken tabell du vill använda i Excel-filen. Välj «Sheet1«. Om du hade flera kalkylblad i datafilen du skapade, skulle du vilja välja den med data som du vill slå samman. (Se bilden nedan).

Steg 5: Nu när datakällan har valts är det dags att infoga sammanslagningsfälten baserat på rubrikerna du skapade i datafilen (namn, adress, etc.). Sök därför och klicka på knappen «Infoga sammanslagningsfält".

Steg 6: Välj "Först” och upprepa sedan steg 5 (föregående steg) fem gånger till tills du har infogat vart och ett av fälten i textrutan. Det ska se ut så här när du är klar:

Steg 4: Om du märker det har du precis infogat datafält i Word-dokumentet där markören placerades. Vad du nu behöver göra är att formatera textrutan så att fälten är organiserade som du vill att texten ska se ut på etiketten. Klicka med muspekaren mellan fälten "«Först"" och ""sist»” och lägg till ett mellanslag.

Placera också muspekaren mellan "«-fältensist"" och ""Adress»” och tryck på “ange" på ditt tangentbord. Lägg till en ny rad (tryck på "ange") mellan fälten "«Adress"" och ""stad»” och ett mellanslag och sedan ett kommatecken efter “«-fältenstad"" och ""Estado»”. Lägg till ett mellanslag mellan "«-fältenEstado"" och ""Postnummer»” och lägg till ett mellanslag. Klart, ditt dokument ska se ut så här:

Steg 5: Därefter vill vi kopiera och klistra in dessa fält i följande etikett, så markera fälten, kopiera dem och klistra sedan in dem i textrutan till höger:

Steg 6: Nu vill vi infoga en regel för att du ska välja nästa post från databladet. För att göra detta, klicka med muspekaren framför fältet "«Först»” från den andra bilden. Leta sedan upp knappen "Regler" i verktygsfältet ovan och välj "Nästa rekord«. Ditt dokument bör nu se ut så här:

Steg 7: Nästa steg är att kopiera fälten från den andra textrutan och klistra in dem i de återstående åtta tomma textrutorna. Därför markerar den fälten i den andra textrutan (inklusive regeln «Nästa rekord"), kopiera dem och klicka sedan på nästa tomma textruta och klicka pegar.

Klicka på nästa tomma textruta och klicka igen pegar. Upprepa klistrasteget tills alla textrutor i dokumentet är fyllda med de sammanslagna fälten. Dokumentet ska nu se ut så här:

Ställ in etikettens utseende

Nu när all relevant information är mappad i Word-dokumentet är det dags att gå in på estetiken. Vi vill se till att allt har rätt teckenstorlek och att allt är centrerat och ser ut som en adressetikett ska. Följ dessa steg.

Steg 1: håll ned «-knappenctrl» på ditt tangentbord och medan du håller ned knappen trycker du på knappen «A«. Detta är en genväg för att välja allt på sidan. Detta gör att vi kan redigera flera saker samtidigt.

Steg 2: Nu när allt är valt, välj en teckenstorlek som du är nöjd med. Låt oss välja ett 12-punkts teckensnitt. Låt oss också välja en ny typsnittsstil. I det här fallet kommer vi att välja arial.

Steg 3: klicka sedan var som helst i den första textrutan. Detta kommer att avmarkera allt. Högerklicka nu på den första rutan och en meny visas. Håll muspekaren över «Celljustering»Och välj sedan«Rikta in mitten åt vänster» (det är den första ikonen i den mittersta raden av justeringsikoner).

Steg 4: Högerklicka sedan på den andra textrutan och upprepa steget ovan för varje textruta tills hela dokumentet är korrekt justerat som i bilden nedan:

Kanske vill du veta: Hur man använder vänster och höger funktioner i Excel

Slutresultat

Nu är mallen klar och vi är redo att slå samman data och kombinera Excel med Word. Klicka på fliken «correos» överst i verktygsfältet. Välj sedan knappen «Resultatförhandsvisning".

Se till att allt ser ut som det ska. Om allt ser korrekt ut, klicka på «Slutför och slå samman»Och välj«Redigera enskilda dokument«. När du gör detta visas en liten ruta som frågar dig vilka poster som ska slås samman. Välj «Alla» och tryck på «accepterarr ».

Ett nytt dokument har nu skapats med alla objekt i din datalista kombinerade till Word-dokumentet. Du kan nu göra vilka redigeringar du vill på varje etikett om några långa namn eller adresser orsakar formateringsproblem. När du har granskat det, placera dina etiketter i din skrivare och skriv ut dem.

Vi föreslår att du sparar det nya kombinerade dokumentet om du behöver redigera eller skriva ut det igen. Annars, om du stänger det, måste du slå ihop Excel med Word igen.

Importera Excel-data till en Word-tabell

Detta är metod nummer 2 och fungerar lika bra. Detta är dock inte lika avancerat som i den första handledningen. Men du kan göra ditt jobb ganska bra. Öppna för att komma igång excel och ange alla detaljer du vill importera till Word-tabellen.

Markera alla rader och kolumner > kopiera dem. Öppna Microsoft Word och högerklicka på ett tomt utrymme. Du kan hitta några inklistringsalternativ som visas i följande bild:

Nu kan du hålla musen över några av alternativen och kontrollera vilket som är rätt för dig. När du väljer ett alternativ kommer dina Excel-data att importeras till Word-tabellen.

Hur man slår samman e-post med datum, valutor och andra nummer

När du gör en Utskriftssammankoppling från Excel till Word, bör du vara särskilt uppmärksam på numeriska värden som datum, valuta och siffror. Den här delen av vår handledning om att kombinera Excel med Word visar dig hur du formaterar dessa värden korrekt. Formatera postnummer och andra värden med nollor i Excel.

För att se till att alla siffror kombineras utan att förlora inledande nollor, formaterar du helt enkelt postnummerkolumnen som text i Excel-kalkylarket. Detsamma gäller för alla andra numeriska värden med nollor. Detta är proceduren du måste följa:

Steg 1: välj postnummerkolumnen, högerklicka och välj Cellformat i snabbmenyn.

Steg 2: i fliken Antal, Välj Text och klicka sedan på acceptera.

Sammanfoga datum och nummer med hjälp av Dynamic Data Exchange

Om ditt Excel-kalkylblad innehåller datum, decimaltal eller valutor kan du använda Dynamisk datautbyte för att säkerställa att dessa värden är i rätt format efter att sammanfogningen är klar. Innan du börjar sammanfoga e-post utför du följande steg i Microsoft Word:

Steg 1: ve a Arkiv > Alternativ > Avancerat.

Steg 2: scrolla ner till avsnittet Allmänt, markera kryssrutan «Bekräfta filformatkonvertering när du öppnar» och klicka acceptera.

Eftersom Dynamic Data Exchange är aktiverat kan du få några uppmaningar och klicka Ja o acceptera. Den enda skillnaden från den vanliga kopplingen är valet av datakälla. Fortsätt med följande steg:

Steg 1: Klicka på när du väljer mottagare Frakt > Välj mottagare > Använd en befintlig lista, som vanligt.

Steg 2: hitta ditt kalkylblad, dubbelklicka på det, välj MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls), klicka sedan på acceptera.

Obs: om alternativet MS Excel-arbetsblad via DDE är inte tillgängligt, markera rutan show alla i det nedre vänstra hörnet.

Steg 3: Klicka på Hela kalkylbladet och sedan in acceptera.

Du kan nu fortsätta med Excel-kopplingen som vanligt. För att förhindra att Word visar flera meddelanden varje gång du öppnar datafilen, rensa "Bekräfta filformatkonvertering när du öppnar'(Ordalternativ > Avancerat > Allmänt) efter att ha anslutit till din e-postlista.

Formatera datum, tid, tal och valuta

Om du vill att siffror, datum eller valutor ska formateras på ett annat sätt än i källfilen för koppling av dokument i Excel, kan du göra det direkt i ett Word-dokument. Följ dessa steg:

Steg 1: Välj det sammanslagningsfält vars format du vill ändra. Det kan vara datum, valuta, procent eller något annat fält.

Steg 2: puls Skift + F9 för att visa fältkodningen. Om du till exempel valde fältet Valuta bör du se något liknande detta: {MERGEFIELD CURRENCY}.

Steg 3: Lägg till en av bildbrytarna nedan i fältet. Till exempel, om du vill att 3000 ska visas som $3000, lägg till \#$,0 och få följande fältkod: {MERGEFIELD CURRENCY\#$,0}.

Steg 4: puls F9 för att uppdatera fältet. Tryck sedan på Skift + F9 för att se resultatet.

I likhet med siffror och valuta, lägg till en bildväxel för att ändra fältformatet Datum/Tid. Om du till exempel vill visa ett datum som den 20 maj 2014 lägger du till följande bildväxel: \@ «d, MMMM åååå».

Den resulterande fältkoden blir så här: {MERGEFIELD Datum \@ «d, MMMM åååå»}. Du kan använda vilket annat uttryck som helst d, m, och för datum och tid, men kom ihåg att versaler M betecknar månader och gemener m används för minuter.

Ändra formatet för aktuellt datum och tid

Om du har lagt till fältet DATUM visar aktuellt datum och fältet TID som visar den aktuella tiden för ditt kopplingsdokument kan du ändra dess formatering på ett mer visuellt sätt.

Steg 1: välj fältet Datum eller tid vars format du vill ändra.

Steg 2: puls Skift-F9 för att visa fältkodningen. Om du har valt datumfältet bör du se något i stil med detta: {DATE\@“M/d/åååå”}.

Steg 3: högerklicka på fältet och välj Redigera fält i snabbmenyn.

Steg 4: Se till att fältnamnet är inställt på i dialogrutan Arkivering datum. Välj sedan önskat format under Datumformat och klicka acceptera.

Om du vill behålla formateringen under uppdateringar, markera lämplig kryssruta längst ner till höger i dialogfönstret.

Genvägar för sammanfogning av brev

Om du behöver kombinera Excel med Word regelbundet kan du spara lite extra tid genom att lära dig några genvägar. Alla genvägarna nedan fungerar i Microsoft Word 2016, 2013 och 2010. De fungerar förmodligen även i Word 2007, även om vi inte har testat på lägre versioner och kan inte säga detta med säkerhet. Genvägarna är följande:

• Alt+F9: Växla mellan alla fältkoder och dina resultat i ett kopplingsdokument.
• Skift + F9: exponera kodningen för det valda fältet.
• F9: uppdaterar den valda filen. Placera markören var som helst på fältet och tryck F9 för att uppdatera den.
• F11: gå till nästa fält.
• Skift + F11: gå till föregående fält.
• Alt + Shift + e: redigera kopplingsdokumentet. Observera att detta kommer att bryta kopplingen mellan din Excel-fil och Word-dokumentet, som ett resultat av detta kommer ditt sammanslagningsflöde inte längre att uppdateras automatiskt.
• Alt + Shift + f: infoga ett kopplingsfält från din kopplingskälla.
• Alt + Shift + m: skriver ut det kombinerade dokumentet.
• CTRL+F9: infogar ett tomt fält.
• CTRL+F11: blockerar ett fält. Fältresultaten uppdateras inte när du ändrar information i Excel-källfilen.
• Ctrl + Skift + F11: låser upp ett fält. Fältresultaten kommer att uppdateras igen.
• Ctrl + Skift + F9: kopplar bort ett fält. Fältet kommer att tas bort permanent från ett dokument, ersättas med dess nuvarande värde och behandlas som normal text från och med då.
• Alt + Shift + d: infoga fältet DATUM som visar aktuellt datum.
• Alt + Shift + p: infoga fältet SIDA visar sidnumret.
• Alt + Shift + t: infoga fältet TID som visar aktuell tid.
• Alt + Ctrl + l: infoga fält LISTNUM.

Ta en titt på: Lösning: "Microsoft Word har slutat fungera" i Windows 10

Pensamientos finales

Vi hoppas att den här handledningen har varit till hjälp för dig och att du har lärt dig hur du kombinerar Excel med Word. När du har gjort de grundläggande stegen kan du bli kreativ. Om du har lyckats genomföra den process du behövde, väntar vi på dina kommentarer i motsvarande avsnitt. Vi tar också emot förslag. Å andra sidan kan du på vår sida hitta ett stort antal tutorials som kan vara mycket användbara för dig.