Hur du enkelt döljer rader i Excel. 3 enkla metoder

I den här artikeln kommer vi att berätta hur dölj rader i excel. Att arbeta med stora datamängder som innehåller rader på rader med data kan vara ganska komplicerat. I sådana fall kan att söka efter data som matchar särskilda kriterier vara som att söka efter en nål i en höstack. Lyckligtvis tillhandahåller Excel några funktioner som gör att du kan dölja vissa rader baserat på cellvärdet så att du bara ser de rader du vill se. Det finns flera sätt att göra detta. Vi kommer att arbeta med flera metoder och du kan välja den som verkar bekvämast för dig.

Kanske kan du vara intresserad: Emojis i Excel. 4 sätt att infoga dem och hur man använder dem

Hur man döljer kolumner och rader i Excel på ett enkelt sätt

Det finns flera sätt att dölja och visa kolumner och rader i Excel. En sak du kanske inte vet: du kan dölja och visa mer än en kolumn eller rad, på samma gång, även om de inte är sammanhängande. Ännu bättre, om de är sammanhängande kan du använda Excel-grupperingsverktyg. Nedan beskriver vi ett par sätt att dölja och visa dina Excel-kolumner och -rader för att spara tid.

Dölj och visa kolumner och rader

Det här är stegen du måste följa:

• Steg 1: Välj antalet kolumner eller rader du vill dölja (använd tangenten kontroll för att välja ytterligare icke sammanhängande kolumner eller rader).
• Steg 2: klicka på knappen Format finns på fliken Hem / Cellgrupp och välj sedan Dölj kolumner eller rader (ett annat alternativ är att högerklicka på en markerad kolumn eller radrubrik och välja dölja).
• Steg 3: dina kolumner och rader är nu dolda.

Visa alla kolumner eller rader

I det här fallet måste du göra följande:

• Steg 1: Klicka på knappen Format som finns under fliken Hem / Cellgrupp, sedan Välj Visa kolumner eller rader (Ett annat alternativ är att dra över intervallet av kolumner eller rader som du är intresserad av att visa. Högerklicka sedan på kolumn- eller radrubriken och välj visning.)
• Steg 2: dina kolumner och rader är nu synliga.

Dölj och visa kolumner och rader med hjälp av gruppfunktionen

Följande steg nedan beskriver hur du använder alternativet Grupp i Excel för versioner 2007, 2010, 2013 och 2016. Gruppering fungerar bara med sammanhängande (tillsammans) kolumner och rader. Det här är stegen du måste följa:

• Steg 1: välj antalet sammanhängande rader eller kolumner som du vill dölja (du kan inte använda nyckeln kontroll under denna operation).
• Steg 2: klicka på knappen Grupp finns på fliken Data/gruppschema och välj sedan.

• Steg 3: dina kolumner och rader är nu dolda. Inte bara är dina kolumner eller rader dolda, utan Excel har lagt till knappar för att visa och dölja för att hjälpa dig att växla mellan din vy:

Komprimerad vy av kolumner:

För att inaktivera gruppfunktionen

I det här fallet är proceduren som följer:

• Steg 1: välj rango kolumner eller rader som du vill avgruppera.
• Steg 2: klicka på knappen Grupp finns på fliken Data/grupp, schema och välj sedan.
• Steg 3: Grupperingsfunktionen är nu borttagen.

Använda filter för att dölja rader i Excel baserat på cellvärde

Låt oss säga att du har datamängden som visas nedan och att du bara vill se data om anställda som fortfarande är i tjänst.

Detta är verkligen lätt att göra med hjälp av filter. Det här är stegen du måste följa:

Steg 1: välj arbetsområdet för din datamängd.

Steg 2: i fliken Data, välj knappen Filtrera. Du hittar den i gruppen 'Sortera och filtrera".

Steg 3: Du bör nu se en liten pilknapp i varje cell i rubrikraden.

Bild 8

Steg 4: Dessa knappar är avsedda att hjälpa dig filtrera dina celler. Du kan klicka på valfri pil för att välja ett filter för motsvarande kolumn.

Steg 5: I det här exemplet vill vi filtrera raderna som innehåller anställningsstatus = »I tjänst». Välj därför pilen bredvid rubriken Anställningsstatus.

Steg 6: Avmarkera rutorna bredvid alla statusar utom «I tjänst«. Du kan helt enkelt avmarkera «Välj alla» för att snabbt avmarkera allt och välj sedan «I tjänst".

Steg 7: Klicka på acceptera.

Du bör nu bara kunna se rader med anställningsstatus = "I tjänst«. Alla andra rader ska nu vara dolda.

Obs: För att visa dolda celler klickar du bara på knappen igen Filtrera.

Använda VBA för att dölja rader i Excel baserat på cellvärde

Den andra metoden kräver lite kodning. Om du är van vid att använda makron och lite kodning med VBA, då får du mycket mer utrymme och flexibilitet att manipulera din data för att få den att bete sig precis som du vill.

Skriver VBA-kod

Följande kod hjälper dig att endast visa de rader som innehåller information om anställda som är "i tjänst" och dölja alla andra rader:

Makrot går igenom varje cell i kolumn C och döljer de rader som inte innehåller värdet "I tjänst". I grund och botten måste du analysera varje cell från raderna 2 till 19 och justera 'attributetdold' på raden du vill dölja. För att ange koden ovan, kopiera och klistra in den i ditt utvecklarfönster. Så här gör du:

Steg 1: i menybandet utvecklare, Välj Visual Basic.

Steg 2: när VBA-fönstret öppnas kommer du att se alla dina filer och mappar i Project Explorer på vänster sida. Om du inte ser Project Explorer klickar du på Visa->Projektutforskaren.

Steg 3: se till'Denna arbetsbok' väljs i VBA-projektet med samma namn som din Excel-arbetsbok.

Steg 4: Klicka på Infoga->Modul. Du bör se ett nytt modulfönster öppnas.

Steg 5: nu kan du börja koda. Kopiera ovanstående kodrader och klistra in dem i det nya modulfönstret.

Steg 6: I vårt exempel vill vi dölja de rader som inte innehåller värdet 'I service' i kolumn 3. Men du kan ersätta värdet ColNum-nummer för "3" på rad 4 med kolumnnumret som innehåller kriterievärdena .

Steg 7: stäng VBA-fönstret.

Obs: Om din datamängd omfattar mer än 19 rader kan du ändra variabelvärdena StartRow y EndRow till dina önskade radnummer.

Om du inte kan se alternativet utvecklare, på menyn Arkivgå till alternativ. Välj Anpassa band och markera alternativet utvecklare i huvudflikarna.

Steg 8: klicka slutligen acceptera.

Ditt makro är nu redo att användas.

Kanske vill du veta: Hur man exporterar från Microsoft Project till Excel

Kör makrot

När du behöver använda makrot ovan behöver du bara köra det, och så här:

Steg 1: välj fliken Utvecklare.

Steg 2: klicka på knappen Makron (i Kodgruppen).

Steg 3: Detta öppnar makrofönstret, där du hittar namnen på alla makron du har skapat hittills.

Steg 4: välj makrot (eller modulen) som heter 'Göm rader' och klicka på knappen Ejecutar.

Du bör se alla rader där Anställningsstatus Den är inte gömd som «I tjänste ".

Kodförklaring

Här är en rad för rad förklaring av ovanstående kod:

På rad 1 definierar vi namnet på funktionen.

SubHideRows()

På raderna 2, 3 och 4 definierar vi variabler för att hålla startraden och slutraden i datamängden, såväl som indexet för kriteriekolumnen.

StartRow = 2

EndRow = 19

Kolumn = 3

På raderna 5 till 11 går vi igenom varje cell i kolumn "3" (eller kolumn C) i det aktiva arbetsbladet. Om en cell inte innehåller värdet »In service», ställer vi in ​​attributet "Dold" eller "dold" av hela raden (motsvarande den cellen) till True, vilket betyder att vi vill dölja hela motsvarande rad.

Rad 12 avgränsar helt enkelt slutet av HideRows-funktionen.

End Sub

På så sätt döljer koden ovan alla rader som inte innehåller värdet 'i tjänst' i kolumn C.

Visa kolumner baserat på cellvärde

Nu när vi har kunnat dölja rader i Excel som inte är nödvändiga, vad händer om vi vill se de dolda raderna igen? Att göra detta är ganska enkelt. Du behöver bara göra en liten ändring i HideRows-funktionen.

Här ser vi helt enkelt till att oavsett värdet visas alla rader (genom att sätta egenskapen Hidden för alla rader till False). Du kan köra detta makro på exakt samma sätt som HideRows.

Dölj rader baserat på cellvärden i realtid

I det första exemplet döljs kolumnerna endast när makrot körs. Men för det mesta vill vi dölja kolumner i farten, baserat på värdet på en viss cell. Så låt oss nu titta på ett annat exempel som visar detta. I det här exemplet har vi följande datauppsättning:

Den enda skillnaden från den första datamängden är att vi har ett värde i cell A21 som avgör vilka rader som ska döljas. Så när cell A21 innehåller värdet 'Pensionerad' är bara raderna som innehåller anställningsstatusen 'Retired' dolda. På samma sätt, när cell A21 innehåller värdet "På prov", endast rader som innehåller anställningsstatus är dolda "På prov".

När det inte finns något i cell A21 vill vi att alla rader ska visas. Vi vill att detta ska ske i realtid, varje gång värdet i cell A21 ändras. För detta måste vi använda funktionen Excel Worksheet_SelectionChange.

Händelsen Worksheet_SelectionChange

Proceduren Worksheet_SelectionChange är en VBA-händelse inbyggd i Excel. Det kommer förinstallerat med kalkylbladet och aktiveras när en användare väljer en cell och sedan ändrar sitt val till en annan cell.

Eftersom den här funktionen är förinstallerad med kalkylbladet måste du placera den i rätt kalkylbladskodmodul för att kunna använda den. I vår kod kommer vi att lägga alla våra rader i denna funktion, så att de exekveras varje gång användaren ändrar värdet i A21 och sedan väljer någon annan cell.

Skriver VBA-kod

Här är koden vi ska använda:

För att ange den tidigare koden måste du kopiera och klistra in den i ditt utvecklarfönster, inom proceduren Worksheet_SelectionChange från ditt arbetsblad. Så här gör du:

Steg 1: i menyn utvecklare, Välj Visual Basic.

Steg 2: när VBA-fönstret öppnas kommer du att se alla dina projektfiler och mappar i Project Explorer på vänster sida.

Steg 3: I Project Explorer, dubbelklicka på namnet på ditt kalkylblad, under VBA-projektet med samma namn som din Excel-arbetsbok. I vårt exempel arbetar vi med Sheet1.

Steg 4: detta öppnar ett nytt modulfönster för det valda arket.

Steg 5: Klicka på rullgardinsmenyn till vänster i fönstret. Du bör se ett alternativ som säger "Arbetsblad".

Steg 6: klicka på alternativet 'Arbetsblad'. Som standard kommer du att se proceduren Worksheet_SelectionChange skapat åt dig i modulfönstret.

Steg 7: nu kan du börja koda. Kopiera ovanstående kodrader och klistra in dem i Worksheet_SelectionChange-proceduren, direkt efter raden: Private Sub Worksheet_SelectionChange (ByVal Target As Range).

Steg 8: stäng VBA-fönstret.

Kör makrot

Worksheet_SelectionChange-proceduren börjar köras så snart du är klar med kodningen. Därför behöver du inte explicit köra makrot för att det ska börja fungera. Försök att skriva 'Pensionerad' i cell A21, klicka sedan på valfri annan cell. Du bör upptäcka att alla rader som innehåller värdet 'Uttagen' i kolumn C försvinner.

Försök nu att ersätta värdet i cell A21 med "På prov", klicka sedan på valfri annan cell. Du bör hitta alla rader som innehåller värdet 'På prov' i kolumn C försvinner.

Försök nu att ta bort värdet i cell A21 och lämna det tomt. Klicka sedan på valfri annan cell. Du bör upptäcka att båda raderna blir synliga igen.

Det betyder att koden fungerar i realtid när ändringar görs i cell B20.

Kodförklaring

Låt oss ta några minuter att förstå den här koden nu.

Raderna 1, 2 och 3 definierar variabler som innehåller startraden och slutraden i datamängden, såväl som indexet för kriteriekolumnen. Du kan ändra värdena efter dina behov.

StartRow = 2

EndRow = 19

Kolumn = 3

Rad 4 till 10, gå igenom varje cell i kolumn "3" (eller kolumn C) i kalkylbladet. Om cellen innehåller värdet i cell A21 ställer vi in ​​attributet 'Dold' för hela raden (motsvarande den cellen) till True, vilket betyder att vi vill dölja hela motsvarande rad.

Kod5

På så sätt döljer ovanstående kod raderna i datamängden baserat på värdet i cell A21. Om A21 inte innehåller några värden visar koden alla rader.

Ta en titt på: Hur man kombinerar Excel med Word: Importera data från Excel till Word

Pensamientos finales

I den här handledningen visar vi hur du kan använda Filter och Excel VBA för att dölja rader i Excel baserat på ett cellvärde. Vi visar dig också några enkla metoder för att dölja kolumner och rader i Excel. Vi gjorde detta med hjälp av två enkla exempel: ett som tar bort de rader som krävs endast när makrot exekveras explicit och ett annat som fungerar i realtid. Vi hoppas att vi har lyckats hjälpa dig att förstå konceptet bakom koden så att du kan anpassa den och använda den för dina egna syften.