Hur man rensar duplicerade data i databaser steg för steg

När du arbetar med databaser, kalkylblad eller informationssystem, Duplicerad data kan bli ett riktigt huvudvärkUpprepade poster, namn stavade på tusen olika sätt, dåligt formaterade datum eller extra mellanslag gör analyserna opålitliga och slösar bort din tid på att manuellt kontrollera vad systemet skulle kunna hjälpa dig att rensa upp på några sekunder.

Den goda nyheten är att det finns Kraftfulla verktyg för att lokalisera, markera och ta bort dubbletter av data både i Excel och Google Ark som i SQL-databaser eller bibliografiska hanteringsverktyg. Att förstå hur de fungerar, hur de skiljer sig åt och vilka risker de utgör (till exempel att radera information som du senare kan missa) är nyckeln till att hålla dina data organiserade och kunna analysera dem med sinnesro.

Varför uppstår duplicerade data och varför är de ett problem?

I praktiken, Dubbletter uppstår på grund av mänskliga fel, upprepade importer eller dåligt samordnade system.Formulär som skickas in två gånger, filer som kombineras utan föregående rensning eller integrationer mellan applikationer som inte validerar informationen ordentligt är den perfekta grogrunden för att ditt system ska fyllas med dubbletter.

Förutom de uppenbara dubbletterna hittar du små variationer som faktiskt representerar samma dataNamn med blandade versaler och gemener, extra mellanslag, olika förkortningar eller datum med olika format som systemet inte känner igen som samma, trots att det är uppenbart för en person att de syftar på samma sak.

Effekten är betydande: Statistiken är förvrängd; kund- eller patientsiffrorna är uppblåsta.E-postmeddelanden upprepas i e-postkampanjer, fakturor dupliceras eller antalet beställningar överskattas. Detta kan leda till dåliga beslut, extra kostnader och en betydande brist på förtroende för datakvaliteten.

Innan du ger dig in i att skapa dashboards eller avancerade analyser är det därför värt att investera tid i en Utmärkt verktyg för datarensning för att upptäcka och korrigera inkonsekvenserAtt ta bort dubbletter är en central del av den här processen, men inte den enda: du måste också homogenisera text, ta bort konstiga mellanslag och normalisera datum.

Identifiera och markera duplicerade data i kalkylblad

Verktyg som Excel erbjuder mycket praktiska funktioner för för att snabbt identifiera vilka värden som upprepas i ett cellområdeInnan du tar bort något är det lämpligt att använda ett visuellt format som hjälper dig att granska och lugnt bestämma vad du vill behålla.

Ett mycket vanligt sätt att börja är genom att... Villkorsstyrd formatering för att markera värden som förekommer mer än en gångPå så sätt ändrar du inte innehållet i cellerna, du markerar dem helt enkelt så att du kan analysera dem.

Det typiska arbetsflödet innebär att man först väljer de celler som ska granskas och sedan tillämpar en Regel för villkorsstyrd formatering som markerar dubbletter med en annan bakgrundsfärg eller ett annat teckensnittDetta gör att du kan identifiera mönster: till exempel se om en person förekommer flera gånger i en kundlista eller om vissa produktkoder har registrerats mer än en gång.

Dessutom kan du kombinera denna automatiska markering med filter i själva kalkylbladet för att Visa endast rader som påverkas av dubbletter och granska dem en i taget.Detta ger dig kontroll och minskar risken för att oavsiktligt radera viktig information.

Ta bort dubbletter säkert i Excel

När du väl vet vilka upprepningar som är onödiga innehåller Excel en specifik funktion som heter "Ta bort dubbletter" som permanent tar bort upprepade raderDet är här du måste vara försiktig, för det du raderar är inte lätt att återställa om du inte har sparat en kopia.

Innan du kör det här verktyget rekommenderas det starkt Kopiera det ursprungliga dataområdet till ett annat ark eller en säkerhetskopiaPå så sätt kan du granska vad du har tagit bort och återställa information utan problem om rensningen ger ett oväntat resultat.

Proceduren går ut på att välja det cellområde du vill rensa och sedan ange vilka kolumner värdena ska jämföras i för att avgöra om en rad är duplicerad. Om du väljer flera kolumner kommer endast den rad vars fullständiga kombination matchar en annan rad att betraktas som en dubblett.vilket är mycket användbart när man arbetar med komplex data.

När operationen har bekräftats tar Excel bort de extra raderna och Den visar en sammanfattning av hur många dubbletter som har raderats och hur många unika poster som finns kvar.Den här korta rapporten hjälper dig att bekräfta om resultaten matchar vad du förväntade dig när du började städningen.

Man bör komma ihåg att Att filtrera unika värden är inte detsamma som att ta bort dubbletter.När du filtrerar döljs dubbletter bara tillfälligt, men de finns fortfarande kvar; om du tar bort dubbletter raderas de helt. Därför är det en klokare strategi att börja med ett unikt filter eller villkorsstyrd formatering.

Kriterier för att betrakta ett värde som duplicerat

När kalkylbladsverktyg jämför dubbletter, De gör det baserat på vad som faktiskt ses i cellen, inte på det underliggande tolkade värdet.Detta har några märkliga konsekvenser som du behöver känna till för att inte få några överraskningar.

Till exempel kanske två datum som representerar samma dag inte betraktas som dubbletter om Den ena är skriven som ”08/03/2006” och den andra som ”8 mars 2006”eftersom textinnehållet är annorlunda även om betydelsen är identisk. Detsamma kan hända med namn och strängar med olika mellanslag eller versaler.

på liknande sätt, ett tal lagrat som text och samma tal i numeriskt format De kan behandlas som olika värden. Det är därför det är så viktigt att normalisera formaten innan man försöker ta bort dubbletter av rader i massor.

Innan du utför en aggressiv rensning är det värt att först filtrera efter unika värden eller använda villkorlig formatering för att bekräfta. att jämförelsekriteriet fungerar som du trorAtt sätta dessa spelregler i början förhindrar att giltiga data förloras eller att dolda dubbletter lämnas kvar.

Textfunktioner i kalkylblad för att rensa smutsig data

En stor del av problemen med dubbletter beror inte på att exakt samma värde upprepas, utan på det faktum att Samma information är skriven på lite olika sättDet är där textfunktioner i Excel eller Google Sheets kommer in i bilden för att standardisera och förbereda marken innan man tar bort upprepningar.

Det är mycket vanligt att hitta kolumner där vissa namn är med versaler, andra med gemener och andra blandas slumpmässigt. För att förena dem har du funktioner som De konverterar allt till gemener, allt till versaler, eller skriver bara den första bokstaven i varje ord med stor bokstav.Detta säkerställer att ”ANA PÉREZ”, ”ana pérez” och ”Ana Pérez” behandlas på samma sätt.

Texter med extra mellanslag, både inom kedjan och i början eller slutetEn specialiserad funktion kan ta bort extra mellanslag och bara lämna ett normalt mellanslag mellan ord, vilket eliminerar "Juan García" eller liknande fraser som bryter jämförelser.

För data som är tätt packade tillsammans, till exempel kombinerade koder eller för- och efternamn i samma cell, är det användbart att använda extraktions- och unionsfunktioner. Du kan extrahera en del av texten som anger från vilken position och hur många tecken du vill extrahera eller sammanfoga flera strängar till en för att rekonstruera mer sammanhängande fält.

När det gäller datum, om de anländer som text med olika stilar, är det en bra idé att omvandla dem till en standarddatumformat baserat på år, månad och dagPå så sätt behandlas de som riktiga datum i kalkylblad, du kan sortera dem korrekt och jämförelser är inte längre beroende av cellens visuella utseende.

Filtrera unika värden och ta bort dubbletter i kalkylblad

Förutom formateringsverktyg och textfunktioner tillåter både Excel och Google Sheets Filtrera snabbt för att bara se unika värden från en kolumn eller en uppsättning kolumnerDetta är ett mycket effektivt sätt att granska resultat innan man fattar oåterkalleliga beslut.

I vissa miljöer kan du använda avancerade filtreringsalternativ för att ange att du bara vill visa rader med unika värden i en eller flera specifika kolumner. Denna filtrering raderar inte data, den döljer bara tillfälligt dubbletter., vilket gör det till ett mycket klokt mellansteg.

När du har bekräftat att den unika vyn är den du är intresserad av har du kommandon specifikt för Ta bort dubbletter direkt från datamenyernaVanligtvis använder du något i stil med "Data > Ta bort dubbletter", där du väljer vilka kolumner jämförelsen ska baseras på.

Ett annat alternativ är att använda villkorsstyrd formatering för att markera både dubbletter och unika värden, beroende på dina behov. Du kan till exempel: Markera de rader som bara visas en gång med en ljus färg och analysera om det är atypiska poster, laddningsfel eller helt enkelt ovanliga fall som behöver bevaras.

Om du arbetar med rullgardinslistor eller datavalidering är det mycket klokt att rensa upp även i dem. Du kan göra detta via valideringsmenyer. definiera slutna listor som förhindrar införandet av typografiska variationer, vilket minskar förekomsten av falska dubbletter som egentligen bara är stavfel.

Rensa dubbletter i SQL-databaser med SELECT DISTINCT

När vi gick från kalkylbladens värld till databaserTillvägagångssättet ändras något. I SQL är operatorn ett av de första verktygen för att hantera upprepad information DISTINCT, som används tillsammans med SELECT-kommandot för att returnera rader utan dubbletter i resultaten av en fråga.

Idén är enkel: när du konstruerar en SELECT-sats kan du lägga till nyckelordet DISTINCT för att indikera att Du vill bara ha en förekomst av varje värdekombination i de valda kolumnerna. På så sätt returnerar frågan en enda rad om samma logiska rad upprepas flera gånger i tabellen.

Det är viktigt att förstå att SELECT DISTINCT inte tar bort något från databasen: Det påverkar bara resultatet du ser när du kör frågan.Den ursprungliga informationen förblir oförändrad i tabellerna, vilket är perfekt för explorativ analys där du inte vill ändra data ännu.

När det gäller syntaxen består det allmänna mönstret av att kombinera SELECT DISTINCT med listan över kolumner du är intresserad av, följt av FROM-klausulen för att indikera tabellen och, valfritt, en WHERE-klausul för att filtrera efter specifika villkorPå så sätt kan du till exempel begära unika kunder från endast ett land eller olika produkter från en specifik kategori.

Den här metoden är mycket användbar när du vill begränsa resultaten till icke-duplicerade poster, oavsett om det gäller Få en kundlista utan dubbelarbete på grund av flera beställningar, visa en lista med distinkta produktkoder eller generera ett antal unika artiklar i en datauppsättning.

Skillnader mellan DISTINCT och andra sätt att undvika dubbletter i SQL

Även om DISTINCT och UNIQUE kan låta lika, De spelar inte samma roll inom SQL-ekosystemetDISTINCT fungerar i SELECT-frågor och påverkar de returnerade raderna; UNIQUE är vanligtvis relaterat till begränsningar i definitionen av tabeller, vilket indikerar att vissa fält inte kan innehålla upprepade värden.

Dessutom, i sammanhang med stora mängder data, kan användning av SELECT DISTINCT vara prestandakrävande, eftersom Databasmotorn behöver jämföra alla valda kolumner. för att avgöra vilka rader som är likadana. I stora tabeller eller tabeller med många kolumner kan detta bli besvärligt.

Därför är det i vissa fall värt att överväga alternativ. En av de vanligaste är att använda GRUPPÉRA EFTER för att gruppera rader efter en eller flera kolumner och tillämpa aggregeringsfunktioner (som COUNT, MIN eller MAX) som gör att du kan sammanfatta data effektivt.

Du kan också förlita dig på klausuler som EXISTS för kontrollera om vissa värden finns i en annan tabellDetta undviker att man kopplar ihop onödiga dubbletter av rader. Eller så kan du använda delfrågor med väldefinierade SELECT-, FROM- och WHERE-klausuler för att bättre specificera vilka poster du vill hämta.

När man vill räkna hur många unika värden det finns i en kolumn är det vanligt att kombinera COUNT med DISTINCT, så att Du får antalet olika element direkt. utan att behöva kontrollera var och en av dem manuellt.

Praktiska exempel: kundförfrågningar och adresser utan dubbletter

Tänk dig att du arbetar med en ordertabell där varje rad representerar ett gjort köp. Det är vanligt att Samma kund kommer att dyka upp flera gånger om de har lagt mer än en beställning.Om du bara vill se varje kund en gång är SELECT DISTINCT ett mycket tydligt verktyg.

I det här scenariot skulle du skapa en fråga som väljer kundidentifieringskolumnerna (till exempel deras ID och deras namn) och tillämpa DISTINCT på få en lista med varje klient endast en gång., även om den ursprungliga tabellen har tio olika ordningar.

Något liknande händer om du behöver se alla unika leveransadresser till vilka produkter har skickatsOm varje beställning innehåller en adress kommer tabellen att vara full av upprepningar; med DISTINCT i adresskolumnerna kan du dock generera en kompakt lista över leveranspunkter.

När du vill fokusera på kunder från ett specifikt område kan du lägga till en WHERE-klausul för att till exempel indikera att Du är bara intresserad av register från ett specifikt landPå detta sätt påverkar SELECT DISTINCT en delmängd av tabellen, och inte alla data.

Inom sjukvården eller den akademiska världen är operatören också mycket praktisk för gruppdata från patienter eller författare som förekommer flera gånger i olika studier eller artiklar, och visar endast en post per enhet för analysändamål.

Hantera dubbletter av referenser i bibliografiska databaser

Inom området vetenskaplig dokumentation erbjuder bibliografiska databaser vanligtvis specifika verktyg för att ta bort dubbletter av referenser När du gör sökningar i olika källor är detta avgörande för att förhindra att dina litteraturöversikter fylls med dubbletter av artiklar.

I dessa system finns det vanligtvis ett kommando "Ta bort dubbletter" i verktygsmenyn, vilket Den analyserar resultatuppsättningen och tar automatiskt bort dubbletter.Systemet rapporterar vanligtvis hur många element som har tagits bort och hur många som finns kvar i den aktuella uppsättningen.

På många plattformar kan du konfigurera, från en inställningssektion, det Borttagning av dubbletter av referenser sker automatiskt. varje gång du gör en ny sökning. Detta sparar mycket manuellt arbete, även om det är lämpligt att regelbundet kontrollera att de duplicerade kriterierna är korrekta.

Förutom massradering låter dessa hanterare dig manuellt välja specifika referenser för att avgöra om du vill behålla eller ta bort dem. Denna manuella granskning är användbar när systemet är osäkert på om två poster faktiskt är samma objekt. eller om de motsvarar olika versioner (till exempel förtryck och slutliga versioner).

Efter att dubbletter tagits bort uppdateras resultatmängden och visar det minskade antalet referenserDenna numeriska kontroll hjälper till att validera att felsökningen har haft en effekt och att dokumentera processen i systematiska översikter eller sökrapporter.