Copilot för administration: en komplett guide för att få ut det mesta av Microsoft 365

Copilot för administration har blivit en nyckelkomponent För IT-team som hanterar Microsoft 365, Copilot och deras agenter sparar detta inte bara tid på dagliga uppgifter utan låter också administratörer fokusera på strategiska beslut, datastyrning och säkerhet, istället för att gå vilse i oändliga klick i administrationscenter.

Tack vare generativ AI och till naturligt språkCopilot för administratörer fungerar som en centraliserad assistent som kan kontrollera tjänststatus, generera rapporter, hjälpa till med licenser, söka efter användare och grupper och diagnostisera problem i Teams – allt från en enda, enhetlig upplevelse. Den integreras också med Microsoft 365-agentplattformSharePoint Premium och Copilot Studio, vilket låter dig ta automatisering och styrning till en helt ny nivå.

Vad är Copilot för administratörer och hur fungerar det i Microsoft 365?

Copilot för administratörer är en AI-driven upplevelse Den finns i Microsoft 365 administrationscenter och Microsoft 365 Copilot Chat. Målet är att förenkla miljöhanteringen: från tjänstens hälsa och användningsrapportering till incidentlösning och policyadministration.

Nyckeln är att allt styrs med naturligt språk.Istället för att navigera genom flera menyer skriver eller dikterar administratören vad de behöver (till exempel "visa mig användare utan Copilot-licens" eller "analysera kvaliteten på Teams-möten från de senaste 30 dagarna") och Copilot returnerar bekanta administratörsvyer, förslag och, i vissa fall, färdiga åtgärder vid bekräftelse.

Denna upplevelse är nära sammankopplad Med säkerhets-, efterlevnads- och behörighetsmodellen i Microsoft 365 respekterar Copilot administratörsroller och rollbaserad åtkomst (RBAC), så den visar bara information och alternativ som användaren redan kunde se eller utföra manuellt från administrationsverktygen.

Förutsättningar och licenser som krävs för att använda Copilot för administratörer

Alla konton med administratörsroll I hyresgästen kan du använda Copilot för administratörer i administrationscenter, förutsatt att organisationen har minst en betald Copilot-licens. Detta gäller både Microsoft 365-administrationscentret och dedikerade administrationscenter för Teams, SharePoint, Exchange etc.

För att använda den i Microsoft 365 Copilot ChatEtt ytterligare krav är nödvändigt: administratörsanvändaren måste, förutom att ha en administrativ roll, ha en tilldelad Copilot-licens eller omfattas av PayGo-modellen (pay-per-use). Detta säkerställer att de generativa AI-baserade funktionerna är korrekt licensierade.

Angående behörighet för Copilot-chatt (Den professionella och pedagogiska chattupplevelsen) ingår utan extra kostnad för användare med licenser som Microsoft 365 A1/A3/A5, Enterprise Basic/Standard/Premium, E3/E5, F1/F3, vissa Teams-abonnemang och motsvarande Office 365-abonnemang. De nuvarande varianterna "icke-Teams" och "EEA (icke-Teams)" täcks också.

För utbildningsområdet är Copilot Chat tillgänglig från 13 års ålder.men det kräver att EDU-administratörer justerar användarklassificeringen, vanligtvis genom att PowerShell-skript och de specifika verktyg som Microsoft publicerat för Copilot i utbildningsmiljöer.

Så här kommer du igång med Copilot för administratörer i Microsoft 365

Åtkomst från administrationscentralerna är mycket direktFör att börja, följ helt enkelt denna enkla sekvens:

• Logga in på Microsoft 365 administrationscenter eller i ett specialiserat center (Teams, SharePoint, Exchange, etc.).
• Tryck på Copilot-knappen som finns längst upp till höger i gränssnittet för att öppna Copilot-panelen i själva administrationscentret.

Om du föredrar att arbeta från Microsoft 365 Copilot ChatDu kan använda Microsoft 365 Management Agent:

• Gå in i Microsoft 365 Copilot Chat-upplevelsen och välj agenten Microsoft 365-administration i den vänstra navigeringsrutan.
• Om den inte visas, använd vyn Alla agentersök efter det och välj lägga till för att fixa det i navigeringen.
• Samma medel kan användas i applikationer som ordExcel, PowerPoint eller andra, och integrera administration i det dagliga arbetet.

Från och med det ögonblicket, alla administrativa utredningar Att säkerställa att rollens behörigheter är uppfyllda kan utformas som en konversation, vilket undviker behovet av att komma ihåg exakta sökvägar till administrationsportalen.

Huvudfunktioner i Copilot för administratörer i Microsoft 365

Copilot för administratörer sammanför en bred uppsättning funktioner Dessa sträcker sig från en allmän översikt över miljön till mycket specifika Teams-uppgifter, licensiering eller anslutning. Alla är baserade på naturligt språk och returnerar vyer och åtgärder som administratören känner till.

Ledningssammanfattning och hyresgästöversikt

Funktionen för hanteringssammanfattning ger en komprimerad ögonblicksbild från hyresgästens status. Copilot genererar en anpassad sammanfattning med trender och viktiga punkter från områden som servicestatus, viktiga meddelanden i meddelandecentret, gruppaktivitet och andra relevanta indikatorer.

Istället att granska varje avsnitt separatAdministratören kan be om något i stil med "sammanfattning av de viktigaste aspekterna av administrationscentret" och få en läsbar rapport som lyfter fram punkter att övervaka eller rekommenderade åtgärder.

Assistans och stöd för administrativa uppgifter

Copilot fungerar som en första supportlinje För återkommande administrationsfrågor: från "hur man visar Copilot-användningen i hela organisationen" till "hur man återställer en borttagen användare" eller "hur man konfigurerar flerfaktorsautentisering".

Istället för att söka efter dokumentation eller navigera genom flera menyerAdministratören ställer frågan och Copilot returnerar guidade instruktioner, direkta länkar till lämpliga avsnitt i portalen eller, när sådana finns tillgängliga, färdiga åtgärder med bekräftelse.

Meddelande- och servicestatuscenter

Modulen dedikerad till servicestatus och meddelandecenter Det låter dig snabbt kontrollera om det finns några problem med tjänster som Teams, Exchange eller SharePoint, och ta reda på schemalagda underhållsuppgifter eller aktuella rekommendationer för bästa praxis.

Det är vanligt att man ställer sådana här frågor. ”Visa mig statusen för Teams” eller ”Det finns problem med tjänsten just nu” och få en strukturerad sammanfattning med aktuell status, effekter och, där så är lämpligt, länkar till tekniska detaljer i instrumentpanelen för tjänstens hälsotillstånd.

Avancerad sökning för användare och grupper

En av de kraftfullaste funktionerna är sökningen efter användare och grupper. Baserat på naturligt språk kan Copilot filtrera efter land, licenser, aktivitet, gruppmedlemskap och andra kriterier utan att administratören behöver skapa komplexa filter.

Exempel på typiska frågor Dessa inkluderar: ”visa mig användare i Australien med en tilldelad Teams-licens”, ”lista alla grupper med minst en ägare” eller ”visa mig vem som inte har använt Copilot under de senaste 30 dagarna”. Resultaten kan visas i listor över användare eller grupper och exporteras till CSV för vidare analys.

Information om licenser och tilldelning (nuvarande och framtida)

Copilot hjälper också till att förstå statusen för licenser: hur många som är tilldelade, hur många som är tillgängliga, vilka förfrågningar som väntar och vilka användare som inte har vissa produkter som Copilot.

Färdplanen inkluderar kapaciteten För att tilldela licenser direkt från Copilot för administratörer, alltid med en uttrycklig bekräftelseförfrågan innan några ändringar utförs åt administratören. Samtidigt kan rapporter som "visa mig användare utan Copilot-licenser" eller "hur många Copilot-licenser som finns tillgängliga" redan begäras.

Söka och analysera information i Teams

Inom Teams gör Copilot det enklare att hitta komplex dataanvändare med vissa policyer, meddelandedirektiv, inställningar för mötesinspelning eller otilldelade samtalsplaner.

Administratören kan ställa frågor som ”Hitta användare med ett samtalsabonnemang men inget telefonnummer”, ”Visa mig policyer där mötesinspelning är inaktiverad” eller ”Lista användare utan anpassade mötespolicyer”. Resultaten visas i standardvyer (policylista, aktiva användare etc.) och kan exporteras.

Hantera och lösa problem med Teams-policyer

När problem uppstår relaterade till direktiv (till exempel användare som inte kan spela in möten, blockerade funktioner eller problem med externt samarbete), hjälper Copilot till att diagnostisera vilken policy som ligger bakom beteendet.

Genom frågor som ”Varför kan inte en extern användare delta i ett möte som arrangeras av X?” eller ”Varför kan inte användare Y registrera sina möten?” Copilot granskar de tillämpade policyerna och föreslår potentiella konflikter eller konfigurationsändringar att granska, samt erbjuder även Lösningar när Copilot inte fungerar.

Kvalitet på möten och samtal i Teams

Copilot kan analysera telemetri från möten och samtal för att upptäcka kvalitetsproblem: nätverkslatens, felaktiga enheter, otillräcklig bandbredd eller områden i organisationen med fler incidenter.

Det är möjligt att begära detaljerade analyser från ett specifikt möte (med hjälp av mötesidentifieraren), begära en lista över de vanligaste problemen under de senaste 30 dagarna eller identifiera vilka användare som har drabbats av flest incidenter, allt för att snabba upp den tekniska supportens svar.

Kommande funktioner: agenthantering och uppgiftsschemaläggning

Produktkartan innehåller ytterligare funktioner vilket ytterligare kommer att förbättra Copilot för administratörer:

• Hantering av Copilot-agenterVisa katalogen över tillgängliga agenter, kontrollera deras säkerhets- och efterlevnadsinställningar och tilldela dem användargrupper i organisationen.
• programmering av frekventa förfrågningarAutomatisera återkommande frågor, såsom veckovisa användningsrapporter, granskning av väntande licenser eller detektering av inaktiva användare, så att Copilot regelbundet kör aviseringar och meddelar dig när det finns nya data.

Dessutom beaktas förmågan att lösa politiska problem. På en mer generell nivå täcker detta scenarier som att komma åt möten, hoppa över väntrum, chattfunktioner, webbseminarier eller presentationer i Teams.

Konfigurera och komma åt Microsoft 365 Copilot Chat

Det kan verka som att Microsoft 365 Copilot Chat är inställt som standard. i Microsoft 365-appnavigering för de flesta behöriga användare. Inställningen "fästning" styrs från Microsoft 365 administrationscenter.

För hyresgäster vars primära bosättningsort är inom EES eller SchweizFrån och med juli 2025 kommer alternativet att "fästa Microsoft 365 Copilot Chat" inte längre att gälla för själva Copilot-appen, även om det fortfarande kommer att påverka hur den visas i andra Microsoft 365-appar. Chatten kommer att förbli synlig i navigeringen i den specifika Microsoft 365 Copilot-appen.

Om inställningen är konfigurerad för att fästa Copilot Chat till apparChatten visas i Microsoft 365 Copilot-appen, i Outlook och Teams, och är tillgänglig från Copilot-knappen i menyfliksområdet i Word, Excel, PowerPoint och OneNote.

I molnmiljöer för amerikanska myndigheter.Förankringskontrollen påverkar endast Word, Excel, PowerPoint och OneNote. För Microsoft 365 Copilot-appen, Outlook och Teams används andra mekanismer, vilka beskrivs i den specifika dokumentationen om hur du tar bort åtkomst till Copilot Chat.

Hantering av webbsökning i Copilot Chat och sekretessöverväganden

För att förbättra svarens kvalitet och aktualitetCopilot Chat kan utföra webbsökningar via Bing och kombinera den informationen med hyresgästens interna data.

Beteendet hos dessa frågor övervakas genom direktivet Aktivera webbsökning i Copilot, tillgänglig i molnpolicytjänsten för Microsoft 365 och även på inställningssidan för Copilot-kontrollsystemet i administrationscentret.

Denna policy kan tillämpas på hyresgästnivå Med stor flexibilitet att justera beteendet för specifika grupper eller användare, inklusive de med en Microsoft 365 Copilot-licens. Om inte uttryckligen konfigurerat kommer webbsökning att vara aktiverad som standard, såvida inte valfria anslutna upplevelser har inaktiverats i Office-policyer.

Inaktivera alla valfria anslutna upplevelser Det begränsar kraftigt Microsoft 365 Copilot Chat och andra AI-upplevelser, så det är lämpligt att bedöma effekten innan man tillämpar denna policy globalt.

Nätverkskrav och anslutningsrekommendationer

Microsoft rekommenderar inte att Copilot Chat kontrolleras på nätverksnivå. genom att blockera domäner, URL:er eller IP-intervall, eftersom Copilot är djupt integrerat i Microsoft 365-applikationer.

Begränsa Copilot-chatt via brandväggar eller trafikfiltrering Det kan orsaka oväntade fel, funktionella avbrott eller åtkomstproblem även i andra delar av Microsoft 365, vilket komplicerar användarupplevelsen och supporten.

Det rekommenderade tillvägagångssättet är att använda servicekontrollerna från Microsoft 365 administrationscenter och de olika programmen för att konfigurera åtkomst, tillgänglighet och beteende för Copilot Chat.

Att granska alla nödvändiga slutpunkter (inklusive de som används av Copilot och Copilot Chat) är det viktigt att konsultera den officiella listan över "Microsoft 365-URL:er och IP-intervall" och säkerställa att de är tillåtna enligt Microsofts nätverksriktlinjer.

Användningsrapporter och implementeringsspårning av Copilot Chat

Kontrollpanelen för Microsoft 365 Copilot-chatt Det gör det möjligt för administratörer att förstå hur verktyget implementeras i organisationen och vilken inverkan det har.

Mätvärden kan visas från den här panelen såsom det totala antalet aktiva användare, det genomsnittliga antalet dagliga aktiva användare, den totala volymen skickade meddelanden, det genomsnittliga antalet förfrågningar per användare och fördelningen av användningen per applikation (t.ex. i Teams, Outlook, Word, etc.).

Med dessa uppgifter kan administratörer identifiera områden där implementeringen är låg och rikta in utbildning, samt identifiera team eller avdelningar som drar mest nytta av Copilot för att replikera bästa praxis.

Dokumentation för Microsoft 365-rapportering Den beskriver steg för steg hur du kommer åt den här panelen från administrationscentret och hur du tolkar varje mätvärde för beslutsfattande.

Säkerställa korrekt åtkomst till Copilot Chat: arbete kontra privat bruk

Från 2025, Copilot-upplevelsen för arbete och utbildning Det skiljer sig avsevärt från den personliga användarupplevelsen, både i namn och ingångspunkter.

För arbete och utbildning använder användare Microsoft 365 Copilot Chat (webbaserad) och Microsoft 365 Copilot-appen, som kombinerar företags- och webbdata. Åtkomst sker via appen (webb, dator, mobil) och företagets URL. copilot.cloud.microsoft och integrationer i Edge, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote och Teams med ett Microsoft-konto. Logga in.

För personligt bruk är referensen Microsoft Copilot, åtkomlig med ett personligt konto (MSA) via motsvarande applikation, copilot.microsoft.com, bing.com/chat, copilot.com eller copilot.ai.

Om du vill säkerställa att användarna får åtkomst till rätt CopilotDet är viktigt att instruera dem att logga in med sitt företags- eller utbildningskonto i Microsoft 365 Copilot-appen eller på webben, och inte med sitt personliga konto i produktivitetsapparna.

Dessutom kan administratörer kontrollera Om Microsoft 365-program accepterar inloggning med personliga MSA-konton, använd Hyresgästbegränsningar V2 för att skärpa eller lätta blandad användning enligt organisationens policy.

Copilot-chatthantering i Microsoft Edge och Copilot-nyckeln

Användare kan öppna Copilot-chatten från Copilot-ikonen i sidofältet på Microsoft Edge när de loggar in med sitt Entra-konto. Denna åtkomst kan justeras av varje användare eller centralt av administratörer.

På individuell nivå kan användaren gå till Inställningar > Microsoft Edge > Copilot och aktivera eller inaktivera alternativen för att visa Copilot i verktygsfältet och tillåta åtkomst till sidinnehåll för kontext i svar.

För administratörer finns det flera viktiga grupprinciper:

• EdgeEntraCopilotPageContext: styr om Copilot Chat kan använda sidans innehåll och PDF i företagsprofilen.
• HubsSidebarAktiverad: inaktiverar sidofältet helt (och med det Copilot Chat) i Edge.
• CopilotSidkontexthanterar kontextanvändning när användaren använder ett personligt MSA-konto i Edge-arbetsprofilen.

Parallellt introducerade Microsoft en fysisk Copilot-nyckel. på vissa tangentbord. Det var ursprungligen avsett att anropa Copilot i WindowsMen efter att den upplevelsen togs tillbaka för företagskonton är rekommendationen att tilldela om nyckeln för att öppna Microsoft 365 Copilot-applikationen.

För organisationer med användare som autentiserar sig med EntraDet rekommenderas starkt att konfigurera denna omtilldelning så att nyckeln leder direkt till Copilot-upplevelsen för arbete eller utbildning istället för att starta den personliga versionen som inte är giltig för företagskonton.

Copilot Chattadministration på webben, Microsoft 365 Copilot, Outlook och Teams

Copilot-appen är en integrerad app vilket erbjuder chatt både i själva Microsoft 365 Copilot-applikationen (webb, dator, mobil) och i Outlook och webbupplevelsen.

Administratörer kan implementera eller begränsa den här appen Från avsnittet Integrerade appar i Microsoft 365 administrationscenter, styr vilka användare eller grupper som kan installera eller använda det.

Att manipulera tillgänglighetCopilot-appen är vald och du väljer om den är tillgänglig för hela organisationen eller bara för specifika användare/grupper. Den kan till exempel bara erbjudas de som har en Microsoft 365 Copilot-licens.

När det gäller Teams, åtkomst till Copilot Chat Den hanteras som alla andra Teams-applikationer från Teams administratörscenter: du auktoriserar eller avvisar Copilot-appen och styr om den är fäst i sidofältet för vissa användargrupper.

Så här tar du bort eller begränsar åtkomst till Microsoft 365 Copilot Chat

Om organisationen beslutar att begränsa eller ta bort Copilot Chat För vissa användare utförs processen på flera samordnade fronter, alltid från applikationsadministrationen och inte från nätverket.

Först kan du ta bort Copilot Chat-fästet Ändra inställningarna på sidan för Copilot-kontrollsystemet: alternativet "fästa inte Copilot-chatten till Microsoft 365-appar" gör att den försvinner från navigeringen i Microsoft 365 Copilot-appen, Outlook och Teams, samt Word, Excel, PowerPoint och OneNote.

Men även om den inte är förankrad kan chatten fortfarande vara tillgänglig. via webben på specifika URL:er. Därför är det andra steget att hantera Copilot-applikationen från integrerade applikationer: distribuera den inte till olicensierade användare och begränsa vilka användare som kan installera den.

I Teams rekommenderas att tillåta applikationen endast för användare med en Microsoft 365 Copilot-licens och undvik att fästa den för andra användare via appkonfigurationsprinciper.

Slutligen, för Edge, direktivet EdgeMicrosoft365CopilotChattIkonAktiverad Det låter dig styra vilka sidofältsappar, inklusive Copilot Chat, som visas eller blockeras, samtidigt som sökappen fortfarande är tillgänglig om så önskas.

Säkerhet, noll förtroende och rekommenderade skydd för Copilot Chat

Introduktionen av Copilot Chat i en företagsmiljö Detta är ett utmärkt tillfälle att förstärka säkerhetsstrategin baserad på noll förtroende: kontinuerlig verifiering av identiteter, enheter och data innan åtkomst beviljas.

Microsoft rekommenderar att fokusera på tre fronterAtt skydda identiteter (användarkonton och behörigheter), skydda enheter och skydda applikationsdata är viktiga principer. Copilot bygger vidare på dessa grunder, vilket resulterar i en välstyrd miljö som ger bättre svar och minskar risker.

Webbanslutna förfrågningar De kräver särskild uppmärksamhet gällande åtkomstkontroll, synlighet och datalagring. Microsoft tillhandahåller specifik dokumentation om hur man tillämpar Zero Trust på Copilot Chat, inklusive riktlinjer för segmentering, djupgående försvar och granskning av känsliga behörigheter.

Dessutom kombinationen med AI-baserade säkerhetsverktyg (som till exempel Copilots säkerhetslösningar) gör det enklare att upprätthålla principen om minsta möjliga privilegier, upptäcka avvikelser och kontinuerligt justera policyer för att hantera nya hot.

Förbered SharePoint och innehåll så att Copilot svarar bättre

För att Copilot ska kunna ge korrekta och relevanta svarKvaliteten på den underliggande informationen är avgörande. SharePoint och OneDrive är primära datakällor, så deras styrning kommer att göra hela skillnaden.

Som SharePoint-administratör finns det tre grundpelare. som du måste ta hand om: kontrollera spridningen av innehåll, undvika överdriven delning och hantera webbplatsers och dokuments livscykel på rätt sätt.

Microsoft SharePoint Premium: Avancerad SharePoint-administration Det är komplementet som tillhandahåller de nödvändiga verktygen för att åtgärda dessa punkter, vilket bidrar till att minska exponeringsytan, förbättra relevansen av svar och upprätthålla säkerheten på affärskritiska platser.

Målet är att Copilot endast ska godkänna åtkomst där det är lämpligt. och är baserad på aktuellt, välorganiserat innehåll med behörighetsnivåer som är lämpliga för informationens känslighet.

Steg 1: Minimera oavsiktlig delning i SharePoint

Det första steget är att granska delningsinställningarna på organisationsnivå och på varje webbplats. Standardvärden för att dela länkar bör riktas mot specifika personer och undvika alltför breda alternativ som "vem som helst med länken".

Inom organisationen är det lämpligt att dölja information från slutanvändare. Mycket breda alternativ som "Alla utom externa användare" i mottagarväljaren, vilket minskar mänskliga fel vid delning av känsligt innehåll.

På platsnivå är det viktigt att utbilda ägarna så att de använder tillgängliga kontroller och begränsar delningen på lämpligt sätt, vilket säkerställer att åtkomstförfrågningar når rätt ägare.

Steg 2: Se till att alla webbplatser har giltiga ägare

Webbplatsägare är den viktigaste länken i styrningenDu behöver minst två ägare per webbplats för att säkerställa kontinuitet och tydlig ansvarsskyldighet.

Princip för webbplatsegenskap för avancerad administration av SharePoint Det låter dig upptäcka webbplatser utan giltiga ägare: först i simuleringsläge för att identifiera fall, och sedan i aktivt läge för att meddela kandidater och tilldela ägarskap.

Endast med ett gediget nätverk av webbplatsägare Det är vettigt att vidta omfattande saneringsåtgärder, granska tillträden eller tillämpa restriktiva åtgärder.

Steg 3: Rensa upp inaktiva webbplatser och innehåll

Inaktiva webbplatser innehåller ofta föråldrat innehåll vilket kan förvirra Copilot och försämra svarskvaliteten. Att minska detta "brus" är avgörande.

Direktivet Inactive Site låter dig identifiera webbplatser Webbplatsen förblir inaktiv under en konfigurerbar period. I simuleringsläge får du en initial rapport; när du sedan växlar till aktivt läge meddelas ägarna för att bekräfta om webbplatsen fortfarande behövs.

De webbplatser som inte längre behövs De kan ställas in på skrivskyddat läge och, efter en viss period (3, 6, 9 eller 12 månader), flyttas till Microsoft 365-arkivet. På så sätt bevaras innehållet men stör inte den dagliga Copilot-upplevelsen eller sökfunktionen.

Dessutom kan du använda alternativet Hämta AI-insikter i rapporter om inaktiva webbplatser, vilket ger förslag och mönster för att effektivisera beslutsprocessen om vilka webbplatser som ska arkiveras eller granskas mer i detalj.

Steg 4: Identifiera webbplatser med potentiellt överdelat innehåll

Istället att granska plats för platsDet är bäst att förlita sig på centraliserade rapporter. SharePoint Advanced Administration erbjuder två kompletterande metoder.

Webbplatsen tillåter rapport för organisationen Den etablerar en baslinje: den visar alla webbplatser och antalet användare med behörigheter, innehåll som delas med hela organisationen, med "Alla utom externa användare", med gäster etc. Den kan genereras från SharePoint-administrationscentret eller via Power.

Å andra sidan, aktivitetsbaserade rapporter De övervakar pågående delning, särskilt med alternativ som "Alla utom externa användare", "Personer i din organisation" eller "Vem som helst". Dessa fall är mer benägna att delas för mycket.

Rapporter kan sorteras och filtreras, och även tillåta användning av AI-informationsknappen för att upptäcka mönster och snabbt identifiera webbplatser med högre risk för informationsexponering för Copilot.

Steg 5: Kontrollera åtkomst till innehållet och dess synlighet för Copilot

Copilot hämtar resultaten från Microsoft GraphRespektera de behörigheter som varje användare har på webbplatser och dokument. Men om en webbplats delas för mycket är det troligt att den visas i för många svar.

För att mildra detta granskades ägarnas åtkomst till webbplatsen Detta är viktigt. Ägare får aviseringar och kan, från sidan Webbplatsgranskningar, granska SharePoint-grupper, enskilda användare och delningslänkar för att justera behörigheter.

Om en hög risk upptäcks Medan granskningen utförs tillåter policyn för begränsad åtkomstkontroll dig att tillfälligt begränsa åtkomsten till en specifik grupp användare. Endast den gruppen kommer att se innehållet, även i Copilot.

Policyn för begränsad innehållsidentifiering Den har en annan metod: behörigheterna lämnas som de är men webbplatsens innehåll blockeras från att visas i Microsoft 365 Copilot och globala sökningar. Detta är användbart i scenarier där du vill behålla operativ åtkomst men undvika exponering via AI.

Steg 6: Skydda viktiga företagsplatser

Webbplatser som innehåller mycket känslig information (ekonomi, HR, strategi, immateriella rättigheter) kräver ytterligare åtgärder för att undvika att bli exponerade i Copilot-konsultationer.

För dessa webbplatser rekommenderar Microsoft Tillämpa proaktivt begränsad åtkomstkontroll (RAC) från själva provisioneringsprocessen, så att de föds med minimal och kontrollerad åtkomst.

Det rekommenderas också att aktivera identifiering av begränsat innehåll för att förhindra att dokument visas i Copilot eller globala sökningar, även om webbplatsen delas internt och är väl använd för sin legitima publik.

Dessa åtgärder kan kompletteras med direktiv om blockering av nedladdningar.Till exempel för inspelningar och transkriptioner av Teams-möten, eller med krypteringsåtgärder baserade på Microsofts informationsskydd, så att vissa kritiska dokument endast är tillgängliga i mycket specifika scenarier.

Mer avancerade SharePoint-hanteringsverktyg för att stärka dataskyddet

Utöver stegen ovan, avancerad SharePoint-administration Det tillhandahåller ytterligare verktyg för att stabilisera styrningen inför Copilot.

En av nycklarna är att regelbundet granska ägarskapet för webbplatsen.identifiera de som saknar tydliga ägare och tilldela ansvar. Samma ägarpolicy hjälper till att automatisera denna process och anpassar den till organisationens policyer.

En annan viktig rekommendation är att granska och arkivera inaktiva webbplatser Ofta med hjälp av policyn för inaktiva webbplatser. Genom att meddela ägare och be dem fatta beslut säkerställs att Copilot inte förlitar sig på föråldrad eller felaktig information.

Funktionen av semantisk matchning med AI Det är särskilt användbart när du upptäcker en webbplats med dåligt skyddad känslig data: från den webbplatsen söker verktyget efter andra med liknande innehåll och låter dig tillämpa samma säkerhetspolicyer på hela uppsättningen.

Att kombinera dessa funktioner Med en robust strategi för roller, licenser, webbsökpolicyer, förankringskontroller och Zero Trust-säkerhet är det möjligt att driftsätta Copilot för administration och Copilot Chat på ett sätt som ökar produktiviteten utan att offra kontroll eller dataskydd.

Med en välstyrd Microsoft 365-miljöCopilot för administratörer blir en daglig allierad som minskar byråkrati, förtydligar hyresgästernas hälsa, automatiserar rapporter, underlättar support och hjälper till att utvinna maximalt värde från generativ AI, samtidigt som säkerhet, efterlevnad och användarupplevelse hålls i linje.