Komplett guide till att visa dolda tecken i Microsoft Office

Har du någonsin undrat Vad som finns bakom texten du ser i dina dokument Microsoft OfficeDu kanske blir förvånad över att det, förutom de vanliga bokstäverna och siffrorna, finns ett antal dolda tecken som spelar en nyckelroll i strukturen och formateringen av dina filer. De går ofta obemärkt förbi, men att lära sig hur man visar och hanterar dem kan vara nyckeln till att finslipa dina dokuments professionella utseende eller lösa mystiska formateringsproblem.

Bemästra alternativen för visa dolda tecken I Microsoft Office är det mycket enklare än det verkar. Här förklarar vi i detalj och på ett begripligt sätt vad dessa osynliga symboler är, varför de visas, hur man hanterar dem i Word och Excel, och till och med stegen för att anpassa deras synlighet och förstå vad som kan gå fel om man inte kontrollerar dem. Gör dig redo att upptäcka en mindre känd sida av de mest använda kontorsprogrammen och lär dig... Tricks som kommer att göra dig till en avancerad användare.

Vad är dolda karaktärer och varför finns de?

Dolda eller osynliga tecken är specialsymboler som infogas automatiskt av ordbehandlingsprogram som Microsoft Word och Excel.Även om de inte syns vid första anblicken, ansvarar de för viktiga uppgifter som att dela stycken, ange mellanslag, hantera rad- eller sidbrytningar och underlätta dokumentredigering eller formatering.

Varje gång du anger ett mellanslag, trycker på Enter, infogar en tabb eller skapar en tabell lagrar Word och Excel den informationen som ett dolt tecken.På så sätt vet programmet var ett stycke slutar, hur elementen är ordnade på sidan eller var texten ska brytas.

Dessa symboler utför viktiga funktioner, inklusive:

• Avmarkera styckeslut, vilket gör att idéer kan separeras visuellt och internt.
• Skillnaden mellan radbrytningar och sidbrytningar, för att kontrollera exakt hur ett tryckt eller digitalt dokument presenteras.
• Identifiera enkla och icke-separerbara rum, viktigt för att korrigera formateringsfel som dubbla mellanslag eller förhindra att viktiga ord delas mellan rader.
• Visa slutet av en cell i tabeller, vilket gör det enklare att redigera komplexa tabeller.

Exempel på dolda tecken i Microsoft Word

Microsoft Word använder olika dolda tecken för att strukturera dokumentet.Några av de mest relevanta och hur de visas visuellt när deras display aktiveras är:

• Enkelt utrymme Visas som en upphöjd punkt, användbar för att undvika fel med dubbelt mellanslag.
• Ej separerbart utrymme : Indikerar att två ord inte ska separeras på olika rader.
• Tabulering Markerar horisontella brytningar, vanligtvis i början av stycken eller i kolumner.
• Stycketecken Avgränsar slutet av varje stycke och är avgörande för formatering.
• Radbrytning : Anger att den nya raden tillhör samma stycke.
• Sid-/avsnittsbrytningarEnkla eller dubbla prickade linjer.
• Slut på cellmarkering Representerar slutet av en cell i en tabell.

För att bättre förstå hur man öppnar och visar filer som innehåller dessa symboler kommer den här guiden att vara till hjälp.

Varför ska man visa dolda tecken?

Att kunna se dessa symboler är avgörande för att upptäcka och korrigera formateringsfel, kontrollera textkonsekvens och förbättra dokumentets slutliga presentation.Under korrekturläsning, till exempel, kan visning av dolda mellanslag hjälpa dig att eliminera oönskade dubbla mellanslag eller tabbar, undvika felaktiga radbrytningar och säkerställa att din text är exakt vad du förväntar dig.

För dig som arbetar inom sektorer som redigering, korrekturläsning, layout eller programmering I makron har dolda tecken enorm relevansTill exempel kan en sökning efter ord i en text misslyckas om det finns dolda tecken mellan dem. Dessutom kan felaktig formatering förstöra presentationen eller orsaka problem vid utskrift.

De är också mycket användbara vid import av dokument från andra källor, där dolda koder kan dyka upp som förändrar textens utseende eller hur mallar och formulär fungerar.

Hur man visar dolda tecken i Microsoft Word

Att aktivera visning av dolda tecken i Word är en mycket efterfrågad funktion och, som tur är, Det finns flera sätt att göra detta beroende på vilken version av Word du använder.Vi förklarar hur man går tillväga med de vanligaste versionerna.

Word 2007 och senare

1. Öppna dokumentet där du vill se de dolda tecknen.
2. Klicka på Microsoft Office-knappen (den runda bollen i det övre vänstra hörnet) och välj sedan Word-alternativ.
3. Gå till avsnittet show.
4. I området "Visa alltid dessa formateringsmarkeringar på skärmen" markerar du kryssrutorna för de markeringar du vill se (tabbtecken, mellanslag, stycketecken, dold text, valfria bindestreck, objektankare etc.).
5. tryck acceptera för att spara ändringarna så visas de dolda tecknen i dokumentet.

Du kan också använda ikonen ¶ i fliken Hem, i gruppen stycke, vilket snabbt växlar synligheten för dessa symboler.

ordet 2003

1. Öppna dokumentet av intresse.
2. Gå till menyn verktyg och välj alternativ.
3. Under fliken Ver, inom avsnittet formatmarkeringar, aktivera motsvarande rutor.
4. tryck acceptera och symbolerna kommer att visas.

Olika visnings- och anpassningsalternativ

I Word kan du välja exakt vilka typer av formateringsmarkeringar du vill visa.Bland de tillgängliga alternativen finns:

• Tab-tecken: visa flikar som pilar.
• UtrymmenMellanslag visas som små prickar.
• PunktmärkenStyckesymbolen visar slutet på varje textblock.
• Dold text: representeras av en prickad understrykning.
• Valfria bindestreck och brytningar: anger föreslagna separationer i slutet av en rad.
• Objektankare: visar vilka objekt som är länkade till varje stycke.

Vad händer om jag bara vill se den dolda texten?

Ibland är det intressant att dölja viss information i dokumentet, till exempel konfidentiellt material, interna regler, personliga anteckningar eller känslig information som inte ska vara synlig för alla användare, men som ska vara synlig för dem som vet hur den ska visas.

till visa dold text I Word går du bara till Word-alternativ –antingen från startmenyn eller från själva Microsoft Office-knappen – och inom avsnittet show, markera rutan dold textI dokumentet kommer texten att visas med en prickad understrykning: lätt att identifiera och skilja från resten.

Skriv ut dokument med synlig dold text

När du skriver ut ett dokument i Word inkluderas inte dold text i utskriften som standard. Om du däremot behöver skriva ut dold information, Du kan aktivera den från utskriftsalternativen.

Att få det:

• Tillgång till Word-alternativ.
• Välj avsnittet show och sedan leta efter alternativet Skriv ut dold text.
• Genom att välja det här alternativet kommer all dold information att visas utskriven i det slutliga dokumentet exakt som du ser den på skärmen.

Den här funktionen är mycket användbar i sammanhang där du bara behöver skicka konfidentiell information till specifika mottagare eller för att spara privata anteckningar om utskrivna filer.

Praktiska fall och vanliga problem med osynliga tecken

Att bemästra dolda tecken hjälper till att undvika många oväntade fallgropar och misstag. Till exempel:

• formatfelFelaktigt radavstånd, dåligt indelade stycken, förskjutna rader och tabeller som inte är i kvadrat orsakas ofta av osynliga symboler som placerats där de inte ska vara.
• Problem med att söka och ersätta termerOm det finns ett tabbtecken eller ett specialmellanslag mellan två ord istället för ett vanligt mellanslag, kommer sökningar inte att fungera som förväntat.
• Kopierings- och inklistringsfelNär du flyttar innehåll mellan dokument kan dolda tecken förstöra formateringen om du inte först upptäcker och korrigerar dem.
• Programmerings- eller makrofelDolda rad- och sidbrytningar påverkar resultaten av automatiseringar och skript.

Därför är det inte ett infall att visa och kontrollera dolda tecken, utan en viktig uppgift för professionell redigering och effektiv filhantering..

Visa och hantera dolda tecken i Excel

En Microsoft Excel Hantering av dolda tecken fungerar lite annorlunda än i WordÄven om det inte finns något alternativ att visa osynliga symboler direkt i celler i kalkylblad, kan du identifiera och redigera dem från formelfältet.

Om du till exempel kopierar data från en extern källa kan den klistras in med hårda mellanslag, radbrytningar eller tabbtecknen som ändrar visningen eller beräkningarna. Genom att klicka på en cell och observera innehållet i formelfältet kan du identifiera och ta bort dessa tecken manuellt.

I vissa fall kommer det att vara nödvändigt att använda funktioner som , eller UTRYMMEN att eliminera dessa element och hålla informationen organiserad.

För att bättre hantera visning och redigering av osynliga tecken i Excel kan du också kolla in hur du använder alternativtangenter i Excel. Mac.

Andra sätt att infoga och hantera osynliga tecken

Vill du infoga någon av dessa symboler manuellt? Det finns flera sätt:

• genom kortkommandonEnkelt mellanslag (mellanslag), styckebrytning (Enter), radbrytning (Shift + Enter).
• Infoga Unicode-koderTryck Alt + X efter att du har angett motsvarande kod (t.ex. 0009 för tabb, 0020 för enkelt mellanslag).
• Från symbolsektionenI Word, gå till Infoga > Symbol för att lägga till valfri tillgänglig symbol.
• OnlineverktygAnvänd teckenbibliotek för att kopiera och klistra in direkt i ditt dokument.