Vad är byggstenar och snabbdelar i Office och hur man utnyttjar dem

Om du arbetar dagligen med Word eller andra Office-program vet du att det kan vara riktigt jobbigt att ständigt upprepa samma texter, omslag, signaturer eller rubriker. För att undvika detta repetitiva arbete finns det... Kontorsbyggstenar och snabbdelar, två funktioner utformade för att spara tid, enhetliga dokumentens stil och minimera fel.

Byggstenar och snabbkomponenter är långt ifrån bara en nyhet, utan en del av ett kraftfullt system som Microsoft introducerade i Word 2007 och som finns kvar i nuvarande versioner. Med dem kan du spara återanvändbara innehållsfragment (från ett enkelt stycke till hela avsnitt med komplex formatering) och infoga dem i valfritt dokument med ett par klick eller från ett rullgardinsmeny.

Vad är byggstenar på kontoret

Hantverksblock är, enkelt uttryckt, återanvändbara innehållsdelar som sparats i Word-mallar och du kan infoga dem så många gånger du vill i dina dokument. De kan innehålla text, bilder, fält, styckeformatering, tabellformat, sidhuvuden, sidfot, försättsblad, bibliografier och mycket mer.

Microsoft utformade dem som en utveckling av den gamla AutoText, men med mycket mer organisation och flexibilitet. Varje byggsten sparas som en enkel ingång (BuildingBlock-objekt) inom en struktur som Office förstår och som tillåter filtrering, sortering och återanvändning av innehåll utan att behöva upprepa det eller kopiera/klistra in.

I praktiken kan en byggsten variera från en enkel signaturrad till ett komplett företagsförsättsblad, inklusive standardiserade kontraktsutdrag, juridiska meddelanden, vanliga frågor, avsnittstitlar eller färdiga grafiska element. Det viktiga är att De lagras centralt i en mall och inte som lös text i varje dokument.

För att hantera allt detta innehåll, Ordobjektmodell Den innehåller flera specifika element: ett enda skapandeblock representeras av objektet ByggblockUppsättningen block av samma typ och kategori grupperas i samlingen Byggklossaroch samlingen Byggblockposter Den samlar alla tillgängliga byggstensposter i en specifik mall.

Dessutom är den interna organisationen baserad på typer och kategorier. Blocktypen hanteras via objektet. Byggnadsblocktyp och samlingen Byggstenstypermedan den ytterligare klassificeringen efter kategorier görs med objekten Kategori y KategorierDenna struktur är det som tillåter till exempel att ha olika block med samma namn, så länge de tillhör olika typer eller kategorier.

Typer och kategorier av byggstenar

Byggstenarna är huvudsakligen organiserade enligt två kriterier: blocktyp och kategoriTypen definieras med hjälp av interna Word-konstanter (den berömda WdByggblocktyper) och bestämmer blockets allmänna användning: anpassade sidhuvuden, bibliografier, omslag, sidfot, förformaterade tabeller etc.

Word innehåller cirka 35 inbyggda WdBuildingBlockTypes-konstanter, som täcker de flesta vanliga scenarier. Du kan inte skapa nya typer från grunden, men du kan använda de befintliga för att strukturera dina block. På så sätt kan en enda typ täcka många olika kategorier, vilket ger en... brutal flexibilitet när det gäller att organisera innehållet.

Den andra organisationsnivån är kategorier. Till skillnad från typer är kategorier helt enkelt textsträngar som du själv definierar för att gruppera byggstenar på det sätt som passar dig bäst. Word har vissa standardkategorier som "Allmänt" eller "Inbyggt", men du är inte begränsad till dem: du kan skapa så många kategorier som du behöver för dina lösningar.

Det betyder att du till exempel kan ha ett block som heter ”Titel” som är av typen wdTypBibliografi och finns i kategorin ”Boktitlar”, ett annat block som också kallas ”Titel” av samma typ men i kategorin ”Filmtitlar”, och samtidigt ett tredje ”Titel”-block av typen wdTypeCustomHeaders inom kategorin ”Boktitlar”. Tack vare denna kombination av typ och kategori, Upprepade namn accepteras utan konflikt och systemet vet fortfarande vilket block som ska användas i varje sammanhang.

Hela ramverket gör byggstenarna extremt konfigurerbara: du kan anpassa klassificeringen till din organisation, en specifik avdelning eller till och med en klient, utan att behöva ändra interna namn eller peka på kod om du inte vill. Men om du vill gå ett steg längre erbjuder Word fullt stöd för skapa, redigera och ta bort byggstenar med hjälp av programmering.

Vad är snabbdelar i Word

Snabbdelar är den synliga och mest användarvänliga aspekten av hela systemet. De presenteras som en galleri med textfragment eller annat innehåll som du tidigare har sparat så att du direkt kan återanvända dem i valfritt dokument.

Från menyfliksområdet i Word finns galleriet Snabbdelar på fliken infoga, inom gruppen TextNär du trycker på knappen Snabbelement Du får se en lista över de olika tillgängliga inmatningarna: fält, autotext, dokumentblock, anpassade snabbdelar… Tanken är att du kan Infoga komplext innehåll med ett enda klickutan att behöva leta efter gamla dokument att kopiera och klistra in.

Att infoga ett av dessa element är mycket enkelt: placera markören där du vill placera den i dokumentet, välj Infoga > Snabbdelar och du väljer motsvarande post. Det markerade innehållet klistras in exakt som det är på den angivna platsen, med hänsyn till dess styckeformatering, formateringar, sidbrytningar och andra attribut som det hade när det sparades.

För att skapa en ny post i galleriet är processen lika enkel. Först skriver du det fragment du vill spara i dokumentet (till exempel ett exempelstycke från ett säljerbjudande). Sedan markerar du den texten och går till Infoga > Snabbdelar > Spara markering i Snabbdelar-gallerietI dialogrutan som visas kan du ange namn, kategori, beskrivning, galleri där det ska sparas och andra alternativ relaterade till blockets tillgänglighet.

I grund och botten bygger Quick Parts på det byggstenssystem vi diskuterade tidigare. Varje Quick Parts du sparar konverteras internt till en skapandeblockpost associerad med en mallDetta gör att du kan hantera det från Building Blocks Organizer, återanvända det, omdefiniera det eller till och med manipulera det med VBA om du är intresserad av att automatisera uppgifter.

Hur man infogar och modifierar byggstenar och snabbdelar

När du vill infoga ett specifikt byggblock är det första du ska göra att placera markören där den ska visas i dokumentet. Sedan, i fliken infoga, i gruppen Text, klickar du Snabbelement och där väljer du alternativet ByggklossorganisatörDet här fönstret visar en lista över alla tillgängliga poster, som du kan sortera efter namn, typ eller galleri. hitta snabbt blocket du letar efter.

Om du redan vet namnet på byggblocket klickar du bara på kolumnrubriken. Namn för att sortera listan alfabetiskt och snabbt hitta den. När du har valt den trycker du på infoga och Word placerar det blocket vid markörens position.

Att ändra en snabbdel eller ett byggblock är lika enkelt, förutom ett extra steg för att spara det igen. Vanligtvis infogar du först blocket du vill ändra, redigerar det i dokumentet tills det är som du vill ha det och sparar det sedan igen med samma identifierare så att ersätt automatiskt den tidigare versionen.

För att säkerställa att Word bevarar inte bara texten utan även hela styckeformateringen (indrag, justering, radavstånd, paginering etc.) är det viktigt att du inkluderar följande i den markering du sparar: stycketecken (¶)På så sätt behåller blocket stilen och layouten som du ser det på skärmen.

När du har valt den nya versionen av innehållet återgår du till Infoga > Snabbdelar och du väljer Spara valet i Quick Parts-gallerietI dialogrutan Skapa en ny byggsten Du anger exakt samma namn, kategori och galleri som i det ursprungliga inlägget och bekräftar med OK. Word frågar om du vill omdefiniera den befintliga byggstenenGenom att svara ja kommer den gamla posten att ersättas med den nya.

Avancerad hantering av byggstenar med VBA

Förutom "normal" användning från menyfliksområdet kan byggblock styras programmatiskt med hjälp av VBA eller skapa tillägg för OfficeWord-objektmodellen exponerar tre huvudobjekt och flera samlingar som låter dig skapa, läsa, uppdatera och ta bort skapandeblock från makron eller mer komplexa lösningar.

I programmeringstermer representeras varje skapandeblockpost av objektet ByggblockBlock av samma typ och kategori i en mall bildar samlingen Byggklossarmedan insamlingen Byggblockposter Den sammanför alla byggstenar som finns i en specifik mall, utan att skilja på typ eller kategori när man öppnar dem.

De tillgängliga blocktyperna hanteras med objektet Byggnadsblocktyp och samlingen Byggstenstypervilket motsvarar WdBuildingBlockTypes-konstanterna som diskuterats tidigare. Kategorierna manipuleras i sin tur med hjälp av objektet Kategori och samlingen KategorierDet finns ingen direkt Lägg till-metod för Kategorier, men när man skapar ett nytt byggblock med en kategori som ännu inte finns, Word lägger automatiskt till den kategorin till samlingen.

För att skapa ett anpassat byggblock med hjälp av kod är den mest tillförlitliga metoden att använda Lägg till från BuildingBlockEntries-samlingen. Detta är att föredra framför att anropa Add i BuildingBlocks-samlingen eftersom den senare kan generera ett körtidsfel om det inte finns några block skapade för den typ och kategori du anger. Istället, Byggblockposter.Lägg till Den fungerar direkt på mallen som är associerad med det aktiva dokumentet.

Ett typiskt mönster innebär att man komprimerar den aktuella markeringen, definierar ett område, tilldelar text till området och sedan anropar `Add`-metoden för `BuildingBlockEntries` på mallen som är bifogad till dokumentet. Där anger du blocknamnet, typen (till exempel wdTypeCustomHeaders), kategorin (till exempel ”Boktitlar”) och intervallet som innehåller innehållet som ska sparas.

Om du vill komma åt ett av de befintliga blocken senare har du två alternativ. Du kan bläddra i samlingen. Byggblockposter Eller, om du redan vet typen och kategorin, är det mycket bekvämare att gå till samlingen Byggklossar från mallen, filtrera först efter Byggblocktyper(typ) och sedan av Kategorier("Kategorinamn")På så sätt når du motsvarande block direkt, till exempel med hjälp av något liknande .Byggblock("Titel") för att få önskad inmatning.

Infoga block med hjälp av makron och kontrollera deras användning

När du väl har en referens till ett skapandeblock i VBA kan du infoga det i det aktiva dokumentet med hjälp av metoden Insert av BuildingBlock-objektet. Det är vanligt att ge det ett målintervall, till exempel Urvalsområdeså att blocket infogas vid den aktuella insättningspunkten eller ersätter den text som användaren har markerat just då.

Den typiska logiken för ett makro i det här fallet skulle vara: hämta mallen som är associerad med det aktiva dokumentet, lokalisera skapandeblocket via dess typ, kategori och namn och anropa slutligen objBB.Insert Selection.Range (eller ett annat intervall) för att placera innehållet. Denna metod är mycket användbar för automatisera skapandet av standarddokument, såsom kontrakt, rapporter eller företagsmallar.

En annan intressant aspekt är händelsen ByggblockInfogaDen här funktionen låter dig upptäcka när en användare infogar ett byggblock i ett dokument. Genom att utnyttja den här händelsen kan du registrera vilka block som används, förhindra infogning av vissa element i specifika sammanhang eller utlösa ytterligare valideringar på det angivna innehållet.

Om du också kombinerar byggstenar med innehållskontroller I Word mångfaldigas kontrollen. Med händelsen InnehållskontrollPåEnter Från dokumentobjektet kan du se när användaren öppnar en specifik innehållskontroll. Om den kontrollen är ett byggstensgalleri (typ wdContentControlByggblockgalleri), har du möjlighet att konfigurera dess egenskaper Byggnadsblocktyp y Byggnadsblockkategori för att filtrera listan över tillgängliga block.

I praktiken innebär detta att en innehållskontroll bara kan visa block som skapats med ett specifikt makro (till exempel de som genererats av en subrutin AddCustomBuildingBlock) eller de som tillhör en specifik kategori. Detta säkerställer att användaren bara kan se de block de vill ha. infoga tidigare godkänt innehåll i vissa delar av dokumentet, såsom kontrakt, viktiga klausuler eller känsliga företagsmeddelanden.

Ett typiskt exempel är att ha minst en innehållskontroll i dokumentet och, i ContentControlOnEnter-händelsen, kontrollera om den kontrollen är en byggstensgalleriOm så är fallet tilldelas en typ, till exempel wdTypeCustomHeaders, och en kategori, till exempel ”Boktitlar”, så att kontrollens rullgardinsmeny bara visar block som matchar dessa filter.

Relaterad artikel:

Microsoft Office-format: Vad de är och när man ska använda var och en

Isaac

Passionerad författare om bytesvärlden och tekniken i allmänhet. Jag älskar att dela med mig av min kunskap genom att skriva, och det är vad jag kommer att göra i den här bloggen, visa dig alla de mest intressanta sakerna om prylar, mjukvara, hårdvara, tekniska trender och mer. Mitt mål är att hjälpa dig att navigera i den digitala världen på ett enkelt och underhållande sätt.