Versionshantering i Office och OneDrive: en komplett guide

I vardagen med Microsoft 365, arbeta med dokument ordExcel, PowerPoint och filer som delas på OneDrive eller SharePoint Det är helt normalt. Men när flera personer redigerar samtidigt, eller när vi behöver återställa en tidigare version, kan det bli komplicerat om vi inte vet hur versionshantering och ändringsspårning fungerar i Microsofts moln.

Om du någonsin har funnit dig själv omgiven av filer som denna "slutgiltig_definitiv_presentation_v3_bra_nu_ja.pptx"Den här artikeln är för dig. Vi ska titta närmare på hur versionshantering fungerar i OneDrive och SharePoint, vilka loggar som finns i informationshanteringen och hur man återställer tidigare versioner (från webben, från Utforskaren och från själva systemet). appar (från Office), hur du återställer hela OneDrive till en tidigare punkt och vilka gränser och lagringstider Microsoft 365 hanterar.

Vad är versionskontroll i Office, OneDrive och SharePoint?

I Microsoft 365-ekosystemet, Versionskontroll är möjligheten att automatiskt spara olika "tillstånd" för samma fil eftersom den ändras. Denna versionshistorik är integrerad i OneDrive och SharePoint och fungerar med praktiskt taget alla typer av filer: Office-dokument, PDFCAD-filer, foton, videor och mycket mer.

Till skillnad från att manuellt spara många filer med olika namn, Versionshistoriken hanterar en enda fil med flera interna versioner.som du kan konsultera och återställa vid behov. Detta system kompletteras av lagringsetiketter och konceptet med poster i SharePoint Online och OneDrive for Business, utformat för efterlevnad och dokumenthantering.

I organisationer som använder SharePoint intensivt, Utöver standardversionshistoriken kan det finnas det som kallas "registerversionshantering"., vilket ger ett särskilt lager av skydd och spårbarhet till vissa dokument som måste behandlas som officiella handlingar (kontrakt, interna policyer, juridisk dokumentation etc.).

Å andra sidan, i många SharePoint-bibliotek Man skiljer mellan större versioner (stora versioner) och mindre versioner (mindre versioner).Huvudversioner (1.0, 2.0, 3.0…) används vanligtvis vid viktiga milstolpar, till exempel när ett dokument släpps för allmän granskning, medan mindre versioner (1.1, 1.2, 1.3…) används medan filen är under utveckling.

Organisationer konfigurerar vanligtvis utkastsäkerhet så att Endast filägaren och personer med godkännandebehörighet kan se delversioner.så resten av teamet ser bara de större, redan "officiella" versionerna. I SharePoint-listor spåras endast större versioner, och dessa numreras alltid med heltal.

Versionshantering av poster i SharePoint Online och OneDrive

I scenarier för efterlevnad och avancerad dokumenthantering, Det är vanligt att vissa dokument behöver betraktas som officiella "register".med tydliga begränsningar för vad som kan göras med dem (till exempel att de inte kan raderas eller ändras medan de är låsta). Ändå är det ofta nödvändigt att fortsätta arbeta och generera nya versioner från dessa poster.

Föreställ dig ett köpekontrakt: Du kan markera den signerade versionen som en post för att säkerställa att den förblir intakt, men kanske behöver vissa klausuler uppdateras senare. I så fall genereras en senare version, som också kan markeras som en ny post, så att de tidigare versioner som redan registrerats alltid hålls tillgängliga.

SharePoint Online och OneDrive for Business möjliggör just detta genom funktionen versionshantering för inspelningarOneNote-anteckningsboksmappar är det stora undantaget: i det specifika fallet stöder de inte den här typen av versionshantering för poster.

För att använda den behöver du först Tillämpa en lagringsetikett på dokumentet som är konfigurerad för att markera innehållet som en postFrån och med den tidpunkten visas en dokumentegenskap som heter "Poststatus", bredvid själva lagringsetiketten. Beroende på hur etiketten konfigurerades kan den ursprungliga poststatusen vara "Låst" eller "Olåst".

Med denna aktiva konfiguration, du får:

• Redigera dokumentet och generera individuella versioner som posterSystemet växlar mellan låst och olåst för "Poststatus". En ny version sparas endast som post när statusen är "Låst", vilket minskar risken för att onödiga kopior samlas.
• Lagra loggversioner automatiskt i ett lokalt arkiv som är kopplat till webbplatsenVarje SharePoint- och OneDrive-webbplats har ett bibliotek för bevarande av ändringar, och i det finns en "Loggar"-mapp där dessa versioner lagras som separata filer.
• Underhåll ett "levande" dokument som sparar hela versionshistorikenI dokumentbibliotek kan du när som helst från en objektmeny se versionshistoriken, vilket gör att du snabbt kan se vilka versioner som är registrerade och öppna dessa kopior vid behov.

Om lagringsetiketten är inställd på att kräva en granskning av avyttring vid slutet av lagringsperiodenVarje loggversion utvärderas oberoende. Detta gör att du kan bestämma vad du ska göra med varje version individuellt, istället för att behandla hela historiken som en enda enhet.

Standard, Versionskontroll aktiveras automatiskt för alla dokument En post tilldelas en lagringstagg som markerar den som en post och publiceras på webbplatsen. Från dokumentinformationspanelen kan alla användare med lämpliga behörigheter ändra postens status från "Låst" till "Olåst" och vice versa. En hänglåsikon visas vanligtvis också för att visuellt indikera när filen är låst.

Så länge dokumentet är upplåst, Alla användare med standardredigeringsbehörigheter kan ändra filenDen kan dock inte raderas, eftersom den fortfarande betraktas som en post. När redigeringen är klar ändras statusen tillbaka till "Låst" för att förhindra ytterligare ändringar tills den låses upp igen.

Låsa och låsa upp register: vad som händer internt

När en lagringsetikett tillämpas som markerar en fil som en post, Alla användare med bidragsbehörighet (eller lägre) kan ändra registreringsstatus Från låst till olåst och vice versa. Det interna beteendet är mycket specifikt och det är viktigt att förstå det för att veta vad som händer med filerna.

Att låsa upp en post utlöser flera automatiserade åtgärder:

1. Om webbplatsen inte redan har ett bibliotek för bevarandesuspensioner skapas ett då. automatiskt.
2. Inom det biblioteket, om mappen "Records" inte finns, skapas den också för att lagra registerversionerna.
3. En "Kopiera till"-åtgärd utförs, vilket kopierar den senaste versionen av dokumentet till mappen Records.Endast den senaste versionen vid den tidpunkten kopieras, inte hela historiken. Filnamnet i den mappen följer vanligtvis formatet .
4. Kopian som hamnar i mappen Loggar är länkad till versionshistoriken för originaldokumentet., och i kommentarsfältet för den versionen anges ordet ”Record”.
5. Originalfilen blir en ny redigerbar versionmen utan möjlighet till borttagning. Kolumnen "Objektet är en post" i dokumentbiblioteket fortsätter att visa "Ja", vilket indikerar att dokumentet behåller sin poststatus även om det kan ändras.

När den återvänder till För att blockera posten blir originaldokumentet oredigerbart.Det viktiga att förstå är att kopian i mappen Loggar skapas när du låser upp, inte när du låser. Varje upplåsning genererar en ny loggversion i avstängningsbiblioteket för bevarande.

För att se de olika registreringsversionerna, helt enkelt Markera dokumentet i biblioteket och använd alternativet "Versionshistorik". i objektets meny. Därifrån kan du se alla versioner, inklusive de som är markerade som "Posta" i kommentarsfältet, och du kan öppna var och en om det behövs.

Blockerings- och upplåsningsåtgärderna kvarstår registrerad i Microsoft 365-granskningsloggenI rapporterna ”Fil- och sidaktivitet” kan du filtrera händelser som ”Poststatus ändrad till låst” eller ”Poststatus ändrad till olåst”, vilket underlättar efterlevnadskontroller och interna granskningar.

Praktisk användning av versionshistorik i OneDrive och SharePoint

Ur användarens synvinkel, Den vanligaste anledningen är helt enkelt att man vill återställa en tidigare version av en fil Detta beror på att innehåll har raderats av misstag, oönskade ändringar har gjorts eller att filen har blivit skadad. Det är vad OneDrive- och SharePoint-versionshistorik är till för, både på webben och i Utforskaren, såväl som i själva Office-programmen.

I OneDrive (personligt eller professionellt) är den grundläggande processen från webben mycket enkel: Du loggar in, letar upp filen, högerklickar och väljer "Versionshistorik"Detta öppnar en panel som listar de olika versionerna av filen med ändringsdatum, vem som ändrade den och filstorleken.

Om du använder ett Microsoft 365 företags- eller utbildningskonto, I historikpanelen ser du alternativ med ellipser (...) bredvid varje version.Därifrån kan du välja "Återställ" för att göra den versionen till den aktuella. Den tidigare aktuella versionen försvinner inte; den flyttas helt enkelt till en tidigare version i historiken.

I klassisk vy eller äldre versioner av SharePoint Server, Återställningen görs från en rullgardinsmeny bredvid versionsnumretDär ser du även alternativet "Återställ". Resultatet är detsamma: den valda versionen blir den aktuella versionen av filen.

Tänk på det Du kan bara återställa en fil åt gången.Det finns för närvarande ingen inbyggd funktion för att återställa flera versioner av flera filer samtidigt från standardversionshistoriken.

Versionshistorik från Utforskaren (synkroniseringsklient)

Om du använder OneDrive-synkroniseringsappen på din dator med Windows, Du har också tillgång till versionshistoriken direkt från Utforskaren.vilket är väldigt praktiskt om du arbetar mer från skrivbordsmiljön än från webbgränssnittet.

Proceduren är enkel: Öppna OneDrive-mappen i Utforskaren och leta reda på filen du vill återställaHögerklicka på den och välj "Versionshistorik". Detta öppnar ett fönster som listar de olika versionerna av filen som lagras i molnet.

Från den listan, Välj den specifika version du vill återställa, tryck på de tre punkterna (...) och välj "Återställ"Precis som i webbgränssnittet blir den version du återställer den aktuella, och den som var aktuell precis innan återställningen blir en äldre version, så du förlorar ingenting.

Det är viktigt att veta att, återigen, Du kan inte återställa flera versioner av flera filer samtidigt med hjälp av Utforskarfunktionen. Varje återställning görs individuellt.

Microsoft dokumenterar också mer detaljerat hur man använder versionshistorik och Den förklarar också hur man hittar förlorade filer eller filer som verkar ha försvunnit. från OneDrive, något som ibland händer när mappar flyttas eller synkroniseringssökvägen ändras.

Återställa versioner från Office 365-program (Word, Excel, PowerPoint)

När du öppnar ett OneDrive-dokument i Word Online, Excel Online eller PowerPoint Online, Du kan också komma åt versionshistoriken inifrån själva applikationen.Detta är mycket användbart för att granska ändringar med visuell kontext, se exakt vad som har ändrats och bestämma vilken version du vill återgå till.

För att göra detta, öppna filen i motsvarande app (till exempel en .docx-fil i Word Online eller en .xlsx-fil i Excel Online) och gå till menyn ”Arkiv > Info > Versionshistorik”. En sidopanel öppnas som visar de olika tillgängliga versionerna.

När du väljer en version av panelen, Du kan se det i huvudfönstret med ändringarna markerade.Därifrån har du vanligtvis två alternativ: "Spara en kopia" (för att behålla båda versionerna) eller "Återställ", vilket gör den versionen till den aktuella. Knappen "Återställ" visas inte för den senaste versionen, eftersom det redan är den aktuella.

Denna metod är särskilt praktisk i samarbetsmiljöer, eftersom det låter dig bläddra igenom historiken och se vem som gjorde varje ändring och när.och bestäm om du vill behålla en äldre version utan att behöva lämna programmet.

Återställ hela OneDrive till en tidigare punkt

Förutom att återställa enskilda filer erbjuder OneDrive for Business en mycket kraftfull funktion: återställ hela din OneDrive till ett tidigare tillståndDetta är särskilt användbart i fall av massiv filkorruption, oavsiktlig radering av många dokument eller attacker. malware (till exempel ransomware).

För att använda det här alternativet, gå till OneDrive från din webbläsare, Klicka på ikonen "Inställningar" längst upp till höger och välj "Återställ din OneDrive"En specifik sida öppnas för den här funktionen.

På den sidan, Du kan välja ett datum till vilket du vill att din OneDrive-status ska återställas., med snabbalternativ som ”Igår”, ”För en vecka sedan”, ”För tre veckor sedan” eller ett anpassat datum och tid.

Gränssnittet visar ett diagram som visar aktiviteten för ändringar i dina filer över tid och ett reglage för Markera visuellt den tidpunkt du vill återgå till.Nedan ser du en detaljerad lista över ändringarna (filer som ändrats, raderats eller återställts), med angivelse av vem som utförde varje åtgärd och vid vilken tidpunkt.

Välj de ändringar du vill återställa eller den tidsperiod du är intresserad av, och när du är säker på det, Klicka på knappen ”Återställ”Systemet kommer att ångra dessa ändringar och återställa din OneDrive till dess valda tillstånd. Det är en sorts "tidsmaskin" för hela ditt lagringsutrymme. lagring.

Återställ raderade filer från papperskorgen

När du tar bort en fil från OneDrive, Den filen raderas också från de andra synkroniserade enheterna.Eftersom synkroniseringen bibehåller samma tillstånd i molnet och på lokala datorer, kommer du vanligtvis inte att hitta något på någon annan synkroniserad dator om du av misstag tar bort det heller.

Den goda nyheten är att så länge soptunna inte har tömts och ingenting har hänt el tiempo retention, Raderade filer kan återställas från OneDrive-papperskorgen på webbenFör att göra detta, gå till OneDrive i din webbläsare och klicka på "Papperskorgen" i den vänstra panelen.

Du kommer att se en lista över de borttagna objekten, inklusive Information som raderingsdatum, namnet på användaren som raderade dem och den ursprungliga platsenMarkera bara de filer och mappar du vill återställa och klicka på knappen "Återställ". Objekten återställs till sin ursprungliga plats, förutsatt att den fortfarande finns kvar.

Denna återvinningsbehållare omfattas också av en maximal lagringsperiodDärför lagras inte filer där på obestämd tid. Det är viktigt att vara medveten om dessa begränsningar, särskilt i företagsmiljöer.

Versionsgränser och lagringsperioder i OneDrive och Office 365

I personliga OneDrive-konton, Äldre versioner av en fil sparas i 30 dagarInom den perioden kan du hämta upp till 25 versioner av varje fil. Efter den tiden kan äldre versioner raderas enligt lagringspolicyn.

När det gäller Microsoft 365-konton för organisationer, Antalet lagrade versioner och det exakta beteendet beror på bibliotekets konfiguration. definieras av administratören. Det finns inget enda universellt värde, eftersom varje företag kan justera dessa alternativ efter sina behov och lagringspolicy.

Angående de borttagna föremålen, Standardperioden för att lagra filer i papperskorgen för SharePoint och OneDrive för företag är 93 dagar.Den gränsen kan minskas, men inte förlängas bortom den, och administratörer kan justera den till under 93 dagar. Borttagna objekt sparas alltid i minst tre dagar.

I bibliotek som använder huvud- och delversioner finns det även andra begränsningar: Det maximala antalet delversioner som kan ackumuleras för varje huvudversion är 511.Det maximala antalet huvudversioner är konfigurerbart. Om du försöker spara en annan delversion utöver denna gräns med moderna klienter kommer den senaste delversionen att skrivas över.

Om en äldre klient används och det maximala antalet delversioner har uppnåtts, Det kommer inte att vara möjligt att spara eller läsa in ändringar förrän en ny huvudversion släpps.När den väl är publicerad finns det utrymme för upp till 511 nya delversioner associerade med huvudversionen.

Hantera fryst OneDrive-utrymme och konton

När OneDrive-lagringsgränsen överskrids, Kontot kan vara "fryst" och omkopplat till skrivskyddat läge.I det läget, även om du kan logga in, kommer det inte att vara möjligt att fortsätta ladda upp filer eller synkronisera nya ändringar från enheter.

Det finns två grundläggande sätt att lösa den här situationen. Det första är Köp mer lagringsutrymme genom att uppgradera till en högre prenumerationsplanEfter betalning kan det ta upp till 24 timmar innan förlängningen tillämpas och kontot upplåses.

Det andra alternativet är Radera filer för att frigöra utrymmeFrån OneDrive-webbgränssnittet kan du logga in och välja "Lås upp ditt konto för att tillfälligt komma åt dina filer". Under en period av 30 dagar kommer dina filer att vara i skrivskyddat läge, vilket ger dig tid att ta bort de du inte längre behöver.

Inom den tidsramen, Du kan ladda ner viktiga dokument till din lokala hårddisk och sedan radera dem från molnet. För att minska användningen av lagringsutrymme. Om du inte rensar upp tillräckligt inom dessa 30 dagar kommer kontot att frysas igen och alternativet för tillfällig upptining kommer inte längre att visas. Då är ditt enda alternativ att kontakta Microsofts support.

En annan relevant aspekt är inaktivitet: om du inte har åtkomst till ditt OneDrive-konto inom ett årDitt konto kan frysas även om du fortsätter att använda andra Microsoft 365-tjänster. För att undvika detta är det lämpligt att logga in på OneDrive-webbgränssnittet minst en gång om året eller upprätthålla viss aktivitet med skrivbordsklienten.

Bästa praxis för att namnge och organisera versioner

Även om versionshistorik förenklar hanteringen avsevärt, är det fortfarande många som manuellt namnge dokumenten med nummer och datum för att upprätthålla en viss visuell kontroll över versioner. Detta system kan samexistera med historiken, förutsatt att det används på ett organiserat sätt.

En vanlig praxis är Lägg till datumet i början av namnet i formatet år-månad-dag. (till exempel 230107 för 7 januari 2023) och sedan ett numeriskt suffix för att ange ändringens betydelse. Till exempel: ”230107_minne_1” för en första huvudversion av ett projektmeddelande.

Medan mindre förändringar görs, Undernivåer av typen 1.1, 1.2, 1.3 kan läggas tillså att de får namn som ”230107_memory_1.1”, ”230108_memory_1.2” etc. Detta indikerar att det är stegvisa justeringar av samma huvudmilstolpe.

När en grundlig granskning sker, till exempel efter en granskning av en handledare, Huvudnumret kan ändras och byta namn på filen till "230131_memoria_2", vilket tydliggör att det är ett betydande språng jämfört med den tidigare serien av utkast.

Det är dock värt att komma ihåg att Verklig finjustering erbjuds av versionshistoriken för OneDrive och SharePointsärskilt i kombination med möjligheten att se vilken användare som gjorde vilka ändringar och när, och med etiketter för lagring och registrering för dokument som kräver juridisk spårbarhet.

Kommentarer, commits och Git-stilalternativ

En punkt som många användare, särskilt de från mjukvaruutvecklingsvärlden, missar är möjligheten att lägga till tydliga och strukturerade "commit"-meddelanden till varje versionsom görs i Git. OneDrive bevarar automatiskt versioner, men det låter dig inte alltid dokumentera i detalj vad som har ändrats mellan versionerna.

I företagsmiljöer som använder SharePoint, Det finns alternativ som till exempel ändringskontroll och kommentarergodkännandearbetsflöden och användning av huvudversioner för milstolpar vilket hjälper till att hantera den här typen av kontroll. Det är inte Git som sådant, men det ger mer sammanhang än en enkel lista över datum och författare.

Om du inte har behörighet att konfigurera SharePoint eller ändra bibliotek (vanligt i arbetskonton), Du kan vara begränsad till standardalternativen för OneDrive.I sådana fall kan kombinationen av ett bra namngivningssystem, disciplinerad användning av huvud-/biversioner i bibliotek där det möjliggjorts, och vanan att granska historiken innan större ändringar gör hela skillnaden.

För mer avancerade behov, som att behålla versioner under längre perioder, ha ytterligare externa kopior eller ha ännu mer detaljerad kontroll över filens livscykelMånga organisationer väljer specialiserade säkerhetskopieringslösningar som även inkluderar OneDrive och annan Microsoft 365-data i sin skyddsstrategi.

Hela denna uppsättning funktioner – versionshistorik, loggar, papperskorg, fullständig OneDrive-återställning, utrymmeskontroll och bästa praxis för namngivning – bildar en En ganska kraftfull verktygslåda för att förhindra dataförlust och arbeta säkrare med Office och OneDriveförutsatt att den är väl förstådd och används klokt.