Vad händer med dina filer och din lagring om du säger upp Microsoft 365?

Om du någonsin har undrat avsluta din prenumeration på Microsoft 365, du kan bli angripen av otaliga tvivel om vad som kommer att hända med dina lagrade data, åtkomst till dina filer och hanteringen av de applikationer som du använder så mycket varje dag. Oron är förståelig, eftersom Microsofts programsvit inte bara innehåller kontorsprogram utan även molntjänster, som OneDrive, där mycket av din personliga eller professionella information sannolikt finns.

I den här artikeln kommer vi att gå igenom, i detalj och utan att lämna några lösa trådar, Vad händer exakt när du säger upp eller låter din Microsoft 365-prenumeration löpa ut?, hur det påverkar både enskilda användare och företag, och vilka åtgärder du kan vidta för att säkerställa att du inte förlorar några viktiga data. Vi kommer också att berätta om avbokningsprocessen, tillgängliga respitperioder och vilka alternativ du har så att du inte lämnar allt åt slumpen om du bestämmer dig för att ta detta steg.

Vad är Microsoft 365 och vad är dess omfattning?

Microsoft 365, tidigare känt som Office 365, går långt utöver de klassiska applikationerna ord, Excel eller PowerPoint. Det är ett komplett molnbaserat ekosystem som sammanför produktivitetsverktyg, e-post, samarbetstjänster, lagring online med OneDrive och andra verktyg som Outlook, Teams och Exchange.

När du registrerar dig för en Microsoft 365-prenumeration, du åtnjuter åtkomst till flera plattformar till dessa applikationer, med möjlighet att installera skrivbordsversioner på flera enheter och fungera både online och offline.

Prenumerationsalternativ: privat, familj eller företag?

Microsoft 365 erbjuder olika typer av prenumerationer:

• Personlig eller individuell: Riktad mot enskilda användare, med Office-program och upp till 1 TB OneDrive-lagring.
• familj: Tillåter upp till sex användare, var och en med eget lagringsutrymme och åtkomst till appar.
• Företag och organisationer: Inkluderar avancerade hanteringsfunktioner, företags-e-post, Teams, Exchange, Sharepoint och möjligheten att hantera användare och behörigheter.
• Pedagogisk: Utformad för studiecenter och studenter med specifika licenser.

Avbokningsvillkor och datalagringsperioder kan variera något mellan dessa prenumerationstyper.

När bör du överväga att avsluta din prenumeration?

Du kanske vill överväga att säga upp Microsoft 365 av flera anledningar: Om du har hittat ett alternativ som bättre passar dina behov, om du inte längre använder apparna, eller om du föredrar att hantera dina dokument och data själv, utan att förlita dig på molntjänster.

Det kan också vara nödvändigt att avbryta pga. organisationen byter leverantör eller prenumerationen är inte längre kostnadseffektiv. I vilket fall som helst är det viktigt att känna till den verkliga effekten innan man agerar.

Steg för att avsluta en Microsoft 365-prenumeration

Avslutningsprocessen beror på hur du köpte din prenumeration. Om du köpte den direkt från Microsoft måste du logga in på portalen för hantering av tjänster och prenumerationer med ditt konto, välja "Avsluta prenumeration" eller "Uppdatera eller avbryt" och följa stegen på skärmen.

Om din prenumeration kommer från en tredjepartsdistributör (till exempel genom Google Play, Apple Store eller en leverantör som Orange), måste du kontakta den kanalen direkt för att hantera uppsägningen eller eventuell återbetalning.

Prenumerationens livscykeltillstånd: Vad händer efter uppsägning?

När en begäran om uppsägning görs eller en prenumeration löper ut avslutar Microsoft 365 inte åtkomsten omedelbart, utan initierar istället en sekvens av "livscykeltillstånd" som avgör hur och hur länge data och tjänster kan nås.

Dessa stater är:

• aktiv
• Utgånget
• Inaktiverad
• Bort

Varje stat har sina egna särdrag för både användare och administratörer:

• aktiv: Full åtkomst till tjänster, applikationer och data.
• Utgånget: I de flesta fall fortsätter användarna att ha normal åtkomst i 30 dagar (90 för företags- eller volymlicensavtal). Det är din sista chans att förnya eller säkerhetskopiera.
• Funktionshindrad: Användare förlorar omedelbar åtkomst till program och filer. Administratörer kan fortfarande logga in på administrationscentret och komma åt data i 90 dagar för att säkerhetskopiera dem om det behövs.
• Tog bort: Efter dessa 90 dagar raderas data som är kopplade till kontot (dokument, e-postmeddelanden, OneDrive-filer etc.) permanent och kan inte längre återställas.

Påverkan på åtkomst till lagrade data och filer

Uppsägningen påverkar särskilt molnlagring, såsom OneDrive, och e-postmeddelanden i Outlook/Exchange. När uttagsprocessen börjar:

• Under den utgångna perioden kan du fortsätta att redigera, ladda ner och hantera dina filer som vanligt.
• När den är inaktiverad kommer endast administratören att kunna komma åt filerna för säkerhetskopiering. Andra användare kommer att ha sina appar i "skrivskyddat" läge eller se varningar om olicensierade produkter.
• Efter 90 dagar av inaktivering raderas all data som lagras i OneDrive, inklusive e-post, kalendrar och kontakter, permanent, och det finns ingen återvändo.

Vad händer med installerade applikationer?

När du avslutar din prenumeration går Microsoft 365-skrivbordsapparna (Word, Excel, PowerPoint osv.) in i ett läge med reducerade funktioner.

Detta betyder att:

• Du kan öppna, visa och skriva ut dokument, men du kommer inte längre att kunna redigera dem, skapa nya eller spara ändringar.
• Appar visar aviseringar som varnar för att produkten inte har en aktiv licens.
• Mobilappar, när det gäller individuella konton, kan också begränsas till läsläge.

I företag kan administratörer återanvända licenser för andra användare eller återaktivera samma prenumeration om de vill, så länge de är inom respitperioden.

Vad gäller OneDrive och molnlagring?

OneDrive är en av de tjänster som drabbats hårdast av nedläggningen av Microsoft 365, oavsett om det gäller privatpersoner eller företag.

I praktiken:

• Under den utgångna perioden (vanligtvis 30 dagar) kan användaren fortsätta att komma åt och ladda ner alla sina lagrade filer.
• När den är inaktiverad kan endast administratören logga in på OneDrive-kontot och hämta data, medan användaren förlorar åtkomsten helt.
• Efter 90 dagar rensas innehållet i onlinelagringen permanent.

Avbokning under gratis prov- och utvärderingsversioner

För provprenumerationer (vanligtvis en månad långa) kommer prenumerationen automatiskt att omvandlas till en betald prenumeration och du börjar debiteras om du inte säger upp prenumerationen före periodens slut.

Microsoft erbjuder vanligtvis en 30-dagars "utgångsperiod" efter att provperioden slutar, under vilken du fortfarande kan köpa en prenumeration eller hämta dina data. Efter denna period raderas informationen och filerna som är kopplade till testkontot och kan inte återställas.

Vad kan administratörer och användare göra under processens gång?

För företagskonton har administratörer särskilda rättigheter under hela livscykeln efter uppsägning.

• De kan fortfarande komma åt administrationscentret och lagrade data medan kontot är i inaktiverat tillstånd.
• Du kan återaktivera din prenumeration under respitperioden utan att förlora data.
• Du kan omtilldela licenser eller migrera information till andra konton eller prenumerationer.

När prenumerationen är inaktiverad kan användare bara komma åt dokument i skrivskyddat läge och har inte behörighet att göra ändringar.

Kan en avslutad prenumeration återställas?

Så länge den slutliga borttagningsperioden inte har löpt ut (vanligtvis 90 dagar från den faktiska uppsägningen) kan administratörer "återuppliva" prenumerationen och allt kommer att återgå till det normala, eftersom informationen kommer att behållas tills slutet av det inaktiverade tillståndet.

Om mer än 90 dagar har gått raderas allt innehåll och kontot blir helt inaktivt, vilket gör det omöjligt att återställa.

Relaterad artikel:

Den ultimata guiden för att återställa förlorade filer i OneNote: Alla lösningar

Isaac

Passionerad författare om bytesvärlden och tekniken i allmänhet. Jag älskar att dela med mig av min kunskap genom att skriva, och det är vad jag kommer att göra i den här bloggen, visa dig alla de mest intressanta sakerna om prylar, mjukvara, hårdvara, tekniska trender och mer. Mitt mål är att hjälpa dig att navigera i den digitala världen på ett enkelt och underhållande sätt.