Tillgängliga tabeller i Word med etiketter och tangentbordsnavigering

Att skapa Word-dokument som kan användas med bara tangentbordet och fungerar bra med en skärmläsare är inte en bonus, det är en nödvändighet. När vi pratar om Tillgängliga tabeller i Word med korrekt etikettering och tangentbordsnavigeringVi menar att vem som helst, oavsett om de har en syn-, motorisk eller kognitiv funktionsnedsättning eller inte, kan förstå informationen, navigera igenom den och inte gå vilse halvvägs.

Om du ofta arbetar med rapporter, datadiagram eller företagsmallar är det värt att ta en stund och se över hur du konstruerar dina tabeller. Ett par dåliga beslut – sammanfogade celler, kapslade tabeller, tomma rader – kan göra en skärmläsare rasande. Följ några bästa praxis för tillgänglighet i Word Du kommer att kunna undvika dessa problem, förbättra användarupplevelsen, följa WCAG-riktlinjerna och, för övrigt, få poäng när det gäller kvalitet och SEO när dessa dokument konverteras till PDF och publiceras online.

Varför är det så viktigt att Word-tabeller är tillgängliga?

En tillgänglig tabell är inte bara en som "ser bra ut". Det är en där data finns logiskt strukturerad, med tydliga rubriker och förutsägbar tangentbordsnavigeringSkärmläsare som NVDA, JAWS, Narrator, VoiceOver eller TalkBack navigerar genom att räkna celler och använda information om rad- och kolumnrubriker för att tala om för användaren var de befinner sig vid varje given tidpunkt.

När celler i en tabell godtyckligt kombineras eller delas, tabeller skapas inom tabeller, eller rader och kolumner lämnas tomma, förlorar skärmläsaren sin referens. Från och med den tidpunkten kan användaren sluta ta emot användbar information och tro att Det finns inget mer innehåll eller så är informationen ofullständigDärför betonar Microsofts tillgänglighetsriktlinjer att man använder enkla strukturer och undviker tabeller som layoutresurs.

Dessutom kan tabeller med fast bredd orsaka många problem för personer som använder förstoringsglaset eller zoomar in på små skärmar. Om du tvingar en tabell till en viss storlek krymper teckensnitten och du tvingas ständigt rulla horisontellt, något som är särskilt obekvämt på mobiltelefoner eller surfplattor.

Ur ett bredare perspektiv har dokumenttillgänglighet även juridiska och anseendemässiga konsekvenser. Att göra dokument och tabeller tillgängliga hjälper organisationer att följa regler, minskar hinder för medborgarna och utstrålar en positiv organisationsimage. ansvarsfull, inkluderande och professionellOch om du senare exporterar dessa Word-dokument till märkta PDF-filer, kommer du till PDF/UA-världen (ISO 14289), där korrekt märkning också är nyckeln.

Allmänna bästa praxis för tillgänglighet i Word-dokument

Innan man fokuserar enbart på tabeller är det viktigt att ha en tydlig bild av helheten. Ett verkligt tillgängligt dokument byggs inte bara med en väl märkt tabell; det kräver... semantisk struktur, läsbar text, tillräcklig kontrast, tydliga länkar och bilder med alternativ textAllt detta gynnar de som använder hjälpmedelsteknik och även de som helt enkelt vill läsa snabbt och enkelt.

Microsofts rekommendationer och olika tillgänglighetsguider för digitala dokument upprepar ofta samma idé: Använd Words inbyggda verktyg istället för att formatera manuellt. Det innebär att man använder format på rubriker, listor, tabeller, hyperlänkar etc. istället för att bara experimentera med storlekar, färger eller tabbar.

Korrekt användning av titlar och inbyggda stilar

Rubriker är själva stommen i ett dokument. En skärmläsare låter dig hoppa mellan titlar och skapa ett slags mentalt register, men bara om du skapade dem med [lämpligt verktyg/skript]. faktiska rubrikformat (Rubrik 1, Rubrik 2, Rubrik 3…) och i logisk ordning. Det är inte acceptabelt att simulera titlar med större, fetstilta teckensnitt.

För smidig navigering, respektera hierarkin: Rubrik 1 först, sedan Rubrik 2, sedan Rubrik 3, utan absurda hopp (som att gå från Rubrik 3 till Rubrik 1 mitt i ett avsnitt). På så sätt kommer den automatiska innehållsförteckningen i Word och bokmärkena i den importerade PDF-filen att återspegla en tydlig och sammanhängande strukturDu kan också använda stilar som "Underrubrik" eller styckebanners (block med en bakgrundsskugga) för att separera avsnitt utan att använda tabeller.

Läsbar text, lättillgängligt teckensnitt och färgkontrast

En annan viktig aspekt av tillgänglighet är att texten är lättläst vid första anblicken. Internationella riktlinjer rekommenderar specifika typsnitt. sans serif (Arial, Calibri och liknande)Undvik att skriva allt med versaler och använd inte för mycket kursiv stil eller understrykning, vilket gör läsningen svår, särskilt för personer med dyslexi eller nedsatt syn.

När det gäller teckenstorlek är en rimlig utgångspunkt för brödtext i långa dokument 12 punkter. För rubriker kan du öka storleken eller använda fetstil. Det är avgörande att kontrasten mellan text och bakgrund upprätthåller ett minsta förhållande på 4,5:1 för normal text och 3:1 för [otydlig text]. stor text eller rubrikerDet rekommenderas att kontrollera färgerna med hjälp av kontrastverktyg eller Words egen tillgänglighetskontroll.

Det är också lämpligt att inte använda färg som enda element för att förmedla information. Om något är grönt eftersom det är "godkänt", lägg till ett relevant ord, en ikon eller en understrykning, så att en färgblind person eller någon med ett aktiverat högkontrastläge förlora inte meningen.

Avstånd, listor och innehållsorganisation

Personer med dyslexi beskriver ofta text som att den smälter samman eller "dansar" mellan raderna. För att minska denna kognitiva belastning är det en bra idé att öka avståndet mellan rader och mellan styckenDetta undviker mycket kompakta textblock. I Word kan du justera indrag och avstånd från styckeformateringen, så att du inte behöver infoga radbrytningar genom att trycka på Enter.

När du presenterar information i listform, använd de punktlistor eller numrerade listor som Word erbjuder och komplicera inte saker med handskrivna bindestreck eller asterisker. Vissa skärmläsare räknar antalet listobjekt och meddelar när listan börjar och slutarMen bara om det är välkonstruerat. Att infoga ett vanligt stycke mitt i en lista kan ge konstiga resultat när man lyssnar på det.

Bilder och andra visuella element med alternativ text

Varje relevant bild, diagram, SmartArt, form, grupp, statistisk graf, penninmatning eller video bör åtföljas av en alternativ text (alt) Förklara kortfattat vad det bidrar med i det sammanhanget. Det handlar inte om att beskriva varje visuell detalj, utan om att förmedla budskapet eller funktionen.

Om bilden är dekorativ och inte tillför någon information (till exempel en dekoration eller en bakgrund utan data), markera den som dekorativ så att skärmläsaren ignorerar den och inte avbryter uppläsningen. När man arbetar med komplexa element – ​​som kartor, mycket detaljerade diagram eller infografik – är det lämpligt att inkludera en en mer omfattande beskrivning eller sammanfattning av informationenoch lämna alt-tangenten för en kort förklaring.

Riktlinjerna avråder också från inbäddning viktig text Endast inom en bild. Om du absolut behöver en grafik med text, kopiera den texten till själva dokumentet så att alla som zoomar in, ändrar färger eller använder en skärmläsare kan komma åt allt innehåll utan problem.

Tydliga och meningsfulla hyperlänkar

Personer som använder skärmläsare genererar ofta en lista med länkar från dokumentet. Om alla säger "klicka här", "mer information" eller "visa sida" är den listan värdelös. Helst bör varje länk ha en... text som förstås ur sitt sammanhang, såsom ”Tillgänglighetsguide i Word” eller ”Ansökningsblankett för assistans”.

I Word kan du också lägga till information på skärmen (verktygstips) när du håller muspekaren över en länk. Denna extra beskrivning är också användbar, men den ersätter inte det faktum att synlig länktext Den borde redan vara beskrivande i sig själv.

Hur man skapar tillgängliga tabeller i Word steg för steg

När dokumentet har en god tillgänglighetsgrund är det dags att titta närmare på tabellerna. Den allmänna idén är enkel: Undvik tabeller om de inte är nödvändiga, och om de är nödvändiga, gör dem enkla och korrekt märkta.Från och med då är det detaljerna som gör hela skillnaden.

När är det lämpligt att undvika bord?

Av vana använder vi ofta tabeller för att formatera innehåll som skulle kunna organiseras med rubriker, stycken och styckebanners med skuggning. I dessa fall är rekommendationen tydlig: Om du kan presentera informationen utan en tabell, ännu bättre.Detta minskar visningsproblem på mobiler, förbättrar läsningen med Förstoringsglaset och undviker onödiga steg för skärmläsare.

Om du fortfarande behöver presentera tabelldata, försök att undvika att använda en tabell med fast bredd. Låt Word justera bredden så att den passar skärmen och kontrollera tabellen på mobiltelefoner eller surfplattor för att bekräfta att den får plats. Det kräver ingen kontinuerlig horisontell förskjutning.Det är också lämpligt att kontrollera att det inte finns några helt tomma rader eller kolumner, eftersom dessa kan misstas för slutet av informationen.

Infoga tabeller som är tillgängliga med tangentbordet i Windows

Word för skrivbordet i Windows Den låter dig skapa och hantera tabeller med endast tangentbordet, vilket är viktigt för personer som inte använder mus. Du kan öppna dialogrutan för tabellinsättning med Alt+N, T, I, ange antalet kolumner (Alt+C) och antalet rader (Alt+F) och bekräfta med Enter-tangenten.

Om du vill att dessa dimensioner ska användas som standardvärden för framtida tabeller kan du markera rutan "Kom ihåg dimensioner för nya tabeller". Alt+GNär tabellen är skapad placeras fokus i Word, så att du kan börja mata in data med piltangenterna och Tab-tangenten för att navigera mellan cellerna.

Du kan också infoga förformaterade snabbtabeller med Alt+N, T, T och välja bland fördefinierade layouter med piltangenterna. Detta är praktiskt för att ha en markerad rubrik och en konsekvent design, förutsatt att du sedan Kontrollera att rubrikraden är korrekt markerad så att skärmläsaren kan känna igen den.

Infoga tangentbordsåtkomliga tabeller i Word för webben

I Word Online är det också utformat med tillgänglighet i åtanke att infoga tabeller med tangentbordet. Du kan öppna menyn Tabla Tryck Alt+Windows-tangenten+N, N, T och använd sedan Skift tillsammans med piltangenterna för att ange antalet rader och kolumner. Efter att du tryckt på Enter infogas tabellen och fokus placeras i den.

För att markera en rubrikrad, gå helt enkelt till en cell i tabellen och använd kombinationer som Alt+Windows-tangenten+J, J, T för att ange Alternativ för tabellstil och aktivera rubrikalternativet med hjälp av mellanslagstangenten. Från och med det ögonblicket kommer skärmläsare att kunna läsa rubriken som är kopplad till varje kolumn korrekt.

Tabellrubriker och enkel struktur

Rubriker är den kritiska punkten i alla tillgängliga tabeller. Skärmläsare använder denna information för att kunna säga saker som "Kolumn: Månad, Rad: Januari" innan de läser informationen. Det är därför det är så viktigt att aktivera rubrikrad och, i förekommande fall, även rubrikkolumner.

Dessutom är det viktigt att upprätthålla en enkel struktur: inga tabeller inom tabeller, inga sammanfogade celler som meningslöst spänner över flera kolumner, och inga celler som delas upp utan en tydlig logik. Om rutnätet är trasigt kommer skärmläsaren att få problem. tappar räkningen på rader och kolumner och sluta annonsera positionen korrekt.

Lägga till, ta bort och formatera rader och kolumner med hjälp av tangentbordet

För att en tabell ska vara helt användbar med bara tangentbordet måste den vara hanterbar utan att man behöver röra musen. I Windows kan du till exempel gå till fliken Tabelldesign med Alt+J, L och sedan använda genvägar för att Infoga rader ovanför eller nedanför, eller kolumner till vänster och höger. efter behov. På samma sätt kan du med hjälp av menyn Ta bort på den fliken ta bort rader, kolumner eller hela tabellen med några få tangenttryckningar.

Word för webben har liknande genvägar (Alt+Windows-tangenten+J, J, T, I för att infoga; Alt+Windows-tangenten+J, J, T, D för att radera) som säkerställer att alla som navigerar med ett tangentbord kan utöka, minska eller justera tabellen utan att tappa referensen.

Redigera tabellegenskaper och lägg till alternativ text

Förutom sitt innehåll har en tabell egenskaper som påverkar tillgängligheten: justering, bredd, radhöjd, kolumnstorlek och, mycket viktigt, alternativ text för hela tabellenI Word för MacDu kan till exempel öppna dialogrutan Tabellegenskaper och navigera genom dess flikar (Tabell, Rad, Kolumn, Cell och Alternativtext) med hjälp av VoiceOver-skärmläsaren och tangentbordet.

I Word för webben öppnas dialogrutan för alternativ text med kortkommandon som Alt+Windows-tangenten+J, J, T, E. Där kan du fylla i en beskrivande titel och en mer detaljerad beskrivning som anger vad global information finns i tabellen och hur den är organiserad, vilket är mycket användbart när det finns många rader eller betydande data.

Skapa och hantera tabeller med skärmläsare på olika plattformar

Microsofts guider innehåller specifika instruktioner för att arbeta med tabeller med hjälp av skärmläsare på Windows, Mac, iOS y AndroidPå en Mac använder du till exempel Ctrl+Alternativ och piltangenterna för att navigera i menyfliksområdet, komma till tabellknappen, välja rutnätsstorlek och bekräfta infogningen. vägledd av VoiceOvers instruktioner.

På iOS och Android är metoden pekskärmsbaserad: du navigerar med VoiceOver eller TalkBack genom att svepa över skärmen tills du hör "Tabell" eller "Infoga tabell", konfigurerar alternativ som rubrikraden med hjälp av stilmenyer och anger sedan information i celler med skärmtangentbordet. Dessa plattformar inkluderar även kontroller för infoga rader eller kolumner från tabellkanternasamt menyer för att ta bort avsnitt eller lägga till alternativ text.

Microsofts tillgänglighetskontroll och testning av skärmläsare

Oavsett hur noggrann du är när du skapar dina tabeller kan något alltid slinka igenom nätet. Det är vad... Tillgänglighetskontroll inbyggd i WordVerktyget, som finns tillgängligt i både skrivbordsversionen och Word för webben, skannar dokumentet, markerar potentiella problem och förklarar varför de kan utgöra ett hinder för personer med funktionsnedsättningar.

I skrivbordsversionen är tillgänglighetskontrollen vanligtvis aktiv i bakgrunden. Om den upptäcker problem visas ett meddelande i statusfältet; du kan också öppna den manuellt från fliken Granska och alternativet "Kontrollera tillgänglighet". I Word för webben fungerar det på liknande sätt: när du öppnar tillgänglighetsfönstret får du en lista över fel och varningar, tillsammans med förslag på hur man korrigerar dem.

Kontrollverktyget granskar bland annat förekomsten av alternativ text i bilder och tabeller, användningen av rubrikformat, eventuell otillräcklig färgkontrast, icke-beskrivande länkar och aspekter som användningen av sidhuvuden och sidfot för viktig information. Det finns dock uppgifter som inget automatiserat verktyg kan göra åt dig, till exempel bedöma den faktiska kvaliteten på en alternativ text eller kontrollera om läsordningen är logisk.

Därför innebär avancerade rekommendationer att kombinera denna automatiserade granskning med manuell testning. Genom att öppna dokumentet och navigera med NVDA, JAWS, Narrator, VoiceOver eller TalkBack kan du upptäcka verkliga problem: tabeller där fokus hoppar runt slumpmässigt, rubriker som inte läses upp, listor som läses som isolerade stycken eller hela avsnitt som De kan inte nås via tangentbordet.

Tillgänglig konvertering av Word till PDF och standarder som WCAG och PDF/UA

I många miljöer är det redigerbara Word-dokumentet bara källan. Det slutliga dokumentet som publiceras på webben eller skickas ut i massor är vanligtvis en PDF. För att den PDF-filen ska vara tillgänglig måste den vara Säkerställ tillgänglighet inifrån själva Word. och exportera med lämpliga etikettalternativ.

Det vanliga arbetsflödet är: först, förbered källdokumentet med rubrikformat, listor, välstrukturerade tabeller och alternativ text. Sedan, kör Office Accessibility Checker och korrigera allt du kan. För det tredje, när Exportera med hjälp av alternativet ”dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet” (Om du har Word på datorn, gå till Arkiv > Exportera > Skapa PDF/XPS). Detta konverterar stilar till PDF-taggar, vilket är mycket användbart för både skärmläsare och SEO.

När PDF-filen har genererats är det idealiskt att utföra en validering med hjälp av verktyg som Adobe Acrobat Pro (med hjälp av tillgänglighetspanelen och den automatiska kontrollfunktionen), eller med PDF Accessibility Checker (PAC), som analyserar efterlevnaden av PDF/UA och vissa delar av WCAG. Efter den automatiska kontrollen kommer den att trycka på Granska taggträdet manuellt, kontrollera tangentbordsnavigeringen, läs med en skärmläsare och justera specifika element vid behov.

Allt detta arbete är i linje med internationella standarder: WCAG (som anger tillgänglighetsriktlinjer för webbinnehåll) och PDF/UA-standarden för taggade PDF-dokument. Även om det kan verka väldigt tekniskt är grundidén densamma som i Word: semantisk struktur, logisk läsordning, alternativa texter och korrekt märkta interaktiva element.