Skapa sociala undersökningar i Excel med länkade formulär: En komplett guide

Att skapa sociala undersökningar som automatiskt dumpas till en Excel-arbetsbok är ett snabbt sätt att centralisera svar, korsreferera data och fatta beslut med förstahandsinformationOavsett om du arbetar med personlig OneDrive eller Microsoft 365 för företag eller utbildning kan du skapa länkade formulär som sparar varje försändelse på ett ark, redo för analys.

Utöver grunderna finns det en mängd sekretessalternativ, behörigheter, svarsgränser och Tricks design som du bör känna till så att ditt frågeformulär fungerar klockrent och ge dig inte huvudvärk mitt i kampanjenNedan finns en detaljerad guide med steg för OneDrive och Microsoft Forms, designrekommendationer för Excel, bästa praxis för analys och alternativ när Excel inte fungerar.

Vad betyder "länkade formulär" i Excel?

När vi pratar om formulär kopplade till Excel syftar vi på enkäter som skapats från OneDrive eller Microsoft Forms och som automatiskt sparar varje svar i en Excel-arbetsbok. lägga till en rad per inlämning med alla kolumner i formuläretDetta gör att du enkelt kan dela frågeformuläret och ha dataarkivet redo för filtrering, sortering eller grafisk visning.

Det fina med den här metoden är tvåfaldigt: å ena sidan delas formuläret via länk, QR-kod eller e-post; å andra sidan lagras den resulterande filen i molnet (OneDrive o Sharepoint) och kan öppnas i Excel för webben eller på skrivbordet för utföra beräkningar, skapa pivottabeller eller generera diagram i realtid.

Skapa undersökningen från OneDrive för arbete eller skola (Microsoft 365)

Om du använder ett arbets- eller skolkonto är flödet enkelt och integrerat i Microsoft 365, utan att behöva installera något extraSteg för steg:

1. Logga in på Microsoft 365 med dina företags- eller skoluppgifter och få åtkomst till OneDrive. På så sätt, allt sparas enligt din organisations policyer.
2. Klicka på Nytt och välj Excel-formulär för att starta en länkad undersökning. Detta skapar formuläret och arbetsboken där svaren ska lagras. allt på en gång och på samma plats.
3. Ge enkäten ett namn och bekräfta med Skapa. En tydlig titel gör det lättare att hitta formuläret senare. förstå innehållet i svarshäftet.
4. Klicka på Lägg till fråga för att inkludera objekt av typen Alternativ, Text, Betyg eller Datum. Du kan växla mellan typer beroende på vad du behöver mäta för formuläret. var inte monoton eller tråkig.
5. I flervalsfrågor, skriv frågan och lista de möjliga svaren; det är lämpligt att de är kort, exklusiv och tydligt urskiljbar.
6. Lägg till fler frågor med Lägg till fråga. För att ändra ordningen, använd upp/ned-pilarna till höger om varje block. För textfrågor, aktivera Långt svar om du vill ha ett stort fält som föredra mer omfattande kommentarer.
7. För textfrågor där svaret måste vara numeriskt, öppna ellipsmenyn (…) och gå till Begränsningar. Du kan kräva siffror och begränsa dem med villkor som större än, mindre än eller mellan. undvik felaktiga eller värden utanför intervallet.
8. Förhandsgranska med Förhandsgranskning för att kontrollera hur det ser ut på en dator; om du vill kan du svara själv och trycka på Skicka för att validera hela flödet och upptäcka förbättringar innan de sprider sig.
9. Växla till mobilvyn för att bekräfta upplevelsen på små skärmar; detta är viktigt eftersom en stor del av respondenterna kommer att svara på sin telefon och De kommer inte att förlåta dålig användbarhet.

Skapa en Excel-undersökning från OneDrive (personligt konto)

Med OneDrive Personal kan du också skapa en undersökning kopplad till en Excel-arbetsbok med bara några få klick, idealisk för lätta eller icke-företagsprojekt:

Nära toppen av OneDrive väljer du Skapa och sedan Excel-undersökning. Ett guidat formulär visas med de grundläggande fälten och målarboken som förberetts i din lagring i molnet, inga tekniska steg och redo att delas.

Praktiska tips för att arbeta med Excel-undersökningen

• Du kan lägga till en undersökning i en befintlig arbetsbok: Med filen öppen i Excel för webben går du till Start och väljer Undersökning > Ny undersökning i gruppen Tabeller. Ett specifikt blad läggs till för undersökningen, att skydda dina tidigare data.
• Fyll i titel och beskrivning; om du inte behöver dem, ta bort exempeltexterna så att frågeformuläret är rent och tydligt. utan onödiga distraktioner.
• Ändra ordning på frågorna genom att dra uppåt eller nedåt; ​​ibland bara en enkel ändring av ordningen förbättrar formulärets ifyllningsgrad.
• Använd Spara och förhandsgranska för att kontrollera exakt vad folk kommer att se; för att justera det, gå tillbaka med Redigera omröstning. När allt är klart trycker du på Dela omröstning för att generera sändningslänken.
• Om du stänger redigeringsfönstret kan du återgå från Hem > Undersökning i Excel för webben. Du förlorar inte det du har gjort. du kommer att fortsätta designen där du slutade.
• När du väljer Dela undersökning börjar länkskapandet. Klicka på Skapa och kopiera länken för att skicka den via e-post, chatt eller var du än föredrar. Den som tar emot länken kommer att kunna svara, även om Du kommer inte att se boken med resultaten om du inte ger den tillåtelse..

Anpassa frågorna och svarstyperna efter dina behov

Kom ihåg att varje fråga på formuläret motsvarar en kolumn i boken. Därför är det viktigt att tänka i förväg på hur du ska analysera informationen: att erbjuda slutna listor möjliggör enkel sortering och filtrering, medan öppna svar ger nyanser, men kräver mer läs- och kodningstid.

I Excel för webben kan du redigera formuläret och välja Alternativ som Svarstyp, och lägga till varje alternativ på en separat alternativrad. Det finns också andra mycket användbara typer: Datum/tid för kronologisk ordning, nummer för beräkningar och ja/nej för snabba segment.

För numeriska fält, använd begränsningar (t.ex. större än, mindre än, mellan) om du behöver begränsa giltiga intervall; detta förhindrar omöjliga svar och du kommer att minska städningen efteråt avsevärt.

I textfrågor, aktivera Långt svar när du förväntar dig utförliga kommentarer; det fungerar särskilt bra i förslags- eller problemavsnitt, där Kontext är guld värt för att tolka data.

Delning, behörigheter och sekretess med Microsoft Forms

Microsoft Forms, tillgängligt för Office 365 Education, Microsoft 365 appar för företags- och Microsoft-konton (Hotmail/Live/Outlook.com) är verktyget bakom många av dessa länkade formulär. Med formulär kan du skapa, publicera och distribuera undersökningar och tester, delning via länk, QR-kod, via post, Microsoft-lag eller SharePoint-sidor.

Svaren visas med automatiska grafer, och du kan exportera dem till Excel för detaljerad analys. Det finns begränsningar som är värda att känna till: utbildnings- och företagskunder har upp till 400 aktiva formulär och 50 000 svar per formulär; med personliga Microsoft-konton är gränsen vanligtvis 50 000. 200 formulär och mellan 200 och 1 000 svar per formulär beroende på planen.

Bra tips när du närmar dig gränsen: Exportera data till Excel och ta bort dem från formuläret i Formulär för att frigöra utrymme och ström. fortsätta samla in nya svar utan att byta verktyg.

När det gäller integritet registrerar Forms anonymt som standard. Om du behöver identifiera personer kan du lägga till ett fält för för- och efternamn. När det gäller åtkomst kan det öppnas för alla, begränsa organisationen eller begränsa specifika personer i företaget.

Du kan också ange ett utgångsdatum för att avsluta frågeformuläret, visa korrekta svar i flervalsfrågor, aktivera en förloppsindikator och anpassa ett tackmeddelande. Svarsmeddelanden meddelar dig varje gång någon fyller i formuläret. perfekt för att övervaka deltagande i realtid.

IT-administratörer kan kontrollera vem som använder Formulär i deras organisation. Den typiska processen är: gå till Microsoft 365 administrationscenter, öppna Användare > Aktiv, välj personen, gå till Hantera produktlicenser och avmarkera Microsoft Formulär. Detta kommer att Åtkomst justeras enligt interna policyer och datakänslighet.

Designa frågeformuläret direkt i ett Excel-ark

Om du föredrar att utforma din undersökning i Excel fungerar det också, men det kräver mer noggrannhet. Börja med att planera: definiera mål och målgrupp och välj de frågetyper (flervalsfrågor, öppna, slutna, Likert-skala) som du ska använda för din undersökning. mäta det som verkligen spelar roll.

I en ny arbetsbok, använd den första raden för alla kolumnetiketter: namn, e-postadress, frågor… Detta gör analysen enklare eftersom de fungerar som tabellrubriker, undvika tvetydigheter när man skapar filter eller grafer.

För flervalsfrågor, se Data > Datavalidering och välj Lista. Skriv alternativen separerade med kommatecken (t.ex. Mycket nöjd, Nöjd, Neutral, Missnöjd, Mycket missnöjd) för att visa en väljare som gör det omöjligt att välja ett svar som inte existerar.

Skattningsskalor konfigureras på samma sätt men med numeriska värden (1, 2, 3, 4, 5). För öppna frågor, lämna cellen tom för fritt skrivande. Formatera arket (kolumnbredder, enhetligt teckensnitt) utan överflöd: ju renare desto bättre, eftersom formen bör inte störa substansen.

När du är klar sparar du boken med ett beskrivande namn och delar den. Du kan skicka den via e-post eller ladda upp den till molnlagring, men kom ihåg att Det är inte lika smidigt som att dela en länk till ett onlineformulär..

Goda metoder för att skriva och analysera enkäter

En enkel regel för att utforma dina frågeformulär är tredjedelsregeln: dela upp dina frågor i slutna, öppna och skalbaserade. Denna balans håller respondenten engagerad och ger dig samtidigt kvantifierbara data och kvalitativ kontext.

Ordna dina frågor med hjälp av den inverterade pyramidmetoden: börja med enkla frågor och arbeta dig upp till större komplexitet. På så sätt bygger du förtroende och minskar antalet avhopp; även om någon slutar mitt i uppgiften har du redan fått pengarna. Användbara insikter i de första svaren.

För att upptäcka trötthet i skaltypssvar kan du använda en formeln som flaggar när någon upprepar samma värde för ofta. Tänk dig att svaren är från B till K och varje rad är en respondent; i L kan du använda: =IF(COUNTIF(B2:K2, MODE(B2:K2))>=4, "Fatiga potencial", "OK"). Med detta, Om mönstret upprepas fyra eller fler gånger utlöses varningen..

Så fungerar det: LÄGE hitta det vanligaste svaret i raden; COUNTIF Räkna hur många gånger den förekommer; om den är lika med eller överstiger tröskelvärdet (anpassa det till dina kriterier), markera raden. Detta är en ungefärlig indikator, men Det hjälper dig att granska fall och eliminera partiskhet på grund av trötthet..

Verkliga begränsningar med Excel när man skapar undersökningar

Även om Excel är utmärkt för analys är det inte det enklaste verktyget för att samla in data från grunden. Gränssnittet för att bygga flöden med villkorlig logik är begränsat, och om du inte är skicklig på funktioner och validering, Att utforma ett användarvänligt formulär kan ta tid.

Frågetyperna är enkla (text, nummer, datum); att inkludera bilder eller mer omfattande interaktioner är möjligt, men tvingande. Dessutom kräver delning av en enkät som fil att den skickas och tas emot, med risk för versioner och skrivfel vid konsolidering.

Masshanteringen lider också: många beräkningar måste göras manuellt, uppdateringar sker inte alltid automatiskt och samarbetet blir komplicerat om varje person arbetar med olika exemplar av boken. något benägen för feljusteringar.

Alternativa verktyg och mallar som snabbar upp arbetet

Om du behöver gå längre finns det dra-och-släpp-formulärbyggare som ClickUp Forms som låter dig skapa undersökningar på några minuter, förvandla svar till uppgifter och automatisera flöden så att ingenting lämnas ospårat.

Med formulärvyn öppnar du listan eller utrymmet, skapar formuläret, drar fält (text, rullgardinsmenyer, etiketter, betyg, siffror, pengar med mera), anpassar meddelanden, teman och färger och delar en direktlänk. Dessutom kan du tilldela svar till teammedlemmar och omvandla dem till uppgifter automatiskt.

Ekosystemet kompletteras med ClickUp Docs för att arbeta med idéer i realtid och dela dokument med sekretesskontroller, och med paneler för att visualisera resultat i grafer och tabeller kopplade till dina listor, för att upptäcka trender och dela resultat med laget.

Om du saknar inspiration, assistenten till IA (ClickUp Brain) föreslår frågor och tillvägagångssätt. Det finns också färdiga mallar: medarbetarengagemangsundersökningar, kundnöjdhetsundersökningar eller feedbackformulär, utformade för samla in åsikter, analysera resultat och föreslå åtgärder utan att börja från början.

Andra alternativ som också passar många scenarier: plattformar som Jotform (med ett bra utbud av design, anpassningsbara paneler, export till CSV/XLS/PDF/SPSS och integrationer med Google Drive, PayPal, Slack, Dropbox, Mailchimp, Stripe, Trello med flera) och Google Forms, som, trots att de är grundläggande, Det är praktiskt att starta och validera behov.

Innan du väljer ett verktyg: viktig checklista

• Sekretess och efterlevnad först: Granska din policy och efterlevnad av dataskyddsföreskrifter. Om du samlar in känsliga uppgifter, öka din säkerhetsnivå, rådfråga juridiska avdelningar och bekräfta platsen och hanteringen av dina servrar. Börja inte ställa frågor utan att ha det här sammanhängande..
• Överväg förstapartsdata kontra tredjepartsdata: Med nuvarande cookiebegränsningar är investeringar i förstapartsdata en viktig strategi. För att göra detta behöver du en process, verktyg och ett team som kan samla in, rensa och analysera data. med metodik och en tydlig exploateringsplan.
• Undvik "skräplådan" med orelaterade appar. Planera, förena och integrera: om varje avdelning använder sin egen ö kommer ni att behöva kombinera Excel-filer, duplicera arbete och betala för fler licenser. Bedöm vad som finns internt, vad som kan användas och vilka integrationer är viktiga.
• Definiera målet: leadgenerering, produktfeedback, intern inkorg, nöjdhet... Letar du efter ett flexibelt, mångsidigt verktyg eller något mer fokuserat? Beroende på svaret bör du prioritera. mallar, villkorlig logik eller avancerade rapporter.
• Bestäm var formuläret ska visas: på din nuvarande webbplats, på en dedikerad URL, via e-post eller i leverantörens moln. Om det ska användas internt, begränsa åtkomsten; om det är offentligt, var noga med designen och den mobila upplevelsen. maximera konverteringen.
• Tänk på var dina data kommer att lagras: SaaS-plattformar (molntjänster) är vanligtvis snabba och mycket optimerade, med månatliga eller årliga planer. Se om det räcker med att exportera till Excel eller om du behöver API:er för att ansluta den till andra verktyg.
• Lista nödvändiga integrationer: uppgifter (Slack, Trello, Monday, Asana, Microsoft Teams), lagring (Dropbox, Google), CRM/försäljning (Salesforce, Pipedrive, HubSpot), e-postmarknadsföring (Mailchimp, ActiveCampaign, Infusionsoft) och analyser (Google Analytics, Tag Manager, Facebook Pixel). Kontrollera att verktyget Den ansluts enkelt eller möjliggör anpassad utveckling..
• Budget och personal: Implementeringar varierar från 0 euro (exklusive interna timmar) till höga investeringar om du lägger till licenser och användare. Bestäm om du har intern kompetens som kan definiera, implementera och underhålla, eller om du ska förlita dig på en erfaren extern leverantör. vilket minskar riskerna och påskyndar implementeringen.
• När det gäller gratisplaner finns det vissa begränsningar som tillåter dig att testa med små undersökningar. Om du vill extrahera användardata, schemalägga återkommande e-postutskick eller samla in betalningar måste du uppgradera till betalda planer. Överväg teknisk support, anpassning av instrumentpaneler, exporter och mer. enkelt samarbete för att uppnå resultat.

Slutliga tips för spridning och kontroll

Innan du skickar ut din undersökning, granska den i Förhandsgranskning och på mobilen, be någon att fylla i den och ta tiden. Mindre än 5 minuter är ett bra riktmärke för att hålla intresset uppe och undvika höga avhopp.

När du delar, kombinera en kort länk, QR-kod (mycket användbart vid evenemang eller affischer), och om du arbetar i Microsoft 365, uppmuntra svar från Teams- eller SharePoint-sidor. Aktivera svarsaviseringar för att övervaka maximalt engagemang och skickar påminnelser om tempot saktar ner.

Och glöm inte: i Microsoft Forms kan du ställa in formulärets utgångstider, välja om rätt svar ska visas (i tester) och aktivera en förloppsindikator. En liten touch som ett vänligt tackmeddelande. avsluta upplevelsen med en mänsklig touch.

Se även

Om du redan har lanserat ditt formulär är det värt att gå igenom alternativen för att Kontrollera formuläret och granska resultaten av din undersökning, förfina filter och exportera till Excel för avancerad analys.

Att skapa sociala undersökningar med formulär länkade till Excel är enklare än det verkar: du väljer vägen (OneDrive/Forms eller ett väldesignat kalkylblad), begränsar behörigheter och integritet, tar hand om designen med god praxis och förlitar dig på integrationer när det är lämpligt; med den kombinationen, Du går från lösa åsikter till handlingsbar information, redo att fatta beslut..