Så här aktiverar du den avancerade redigeraren i Word för smarta korrigeringar

Om du regelbundet arbetar med dokument i Microsoft Word har du förmodligen redan insett att det inte räcker med att bara skriva: Stavning, grammatik och stil spelar stor roll. i hur du uppfattas av chefer, klienter eller lärare. Det är här den avancerade redigeraren och alla Words smarta korrigeringsalternativ kommer in i bilden, vilket, när det är korrekt konfigurerat, kan spara dig timmar av manuell korrekturläsning.

Problemet är att många av dessa funktioner är dolda bland menyer, dialogrutor och ointuitiva alternativSärskilt om du arbetar med olika versioner (skrivbordsversionen av Word, Word för webben, Outlook, etc.). I den här omfattande guiden får du se i detalj hur du aktiverar redigeraren, hur du anpassar vad den korrigerar och vad den inte korrigerar, vilka skillnaderna är mellan Office-appar och hur du använder verktyg som Spåra ändringar för en professionell granskning.

Vad är Words avancerade redigerare och varför är den värd att använda?

Words avancerade redigerare är mer än bara en enkel stavningskontroll: Den kombinerar korrekturläsning för stavning, grammatik, tydlighet, koncishet, ton och stil. i en enda panel. Målet är att hjälpa dig att uppnå en nästan professionell nivå i dina dokument utan att behöva vara filolog eller korrekturläsare.

När du aktiverar det från menyfliksområdet analyserar Word dokumentets innehåll och visar dig förslag kategoriserade efter kategoriEnkla fel (accenter, ändrade bokstäver), grammatiska problem (överensstämmelser, verbtempo, prepositioner) och mer subtila aspekter som invecklade fraser, överflödiga eller ogenomtänkta uttryck.

En av dess stora fördelar är att redigeraren inte bara påpekar fel, utan Den erbjuder korta förklaringar och alternativ Så du förstår orsaken till korrigeringen. Med andra ord, den "lagrar" inte bara dokumentet, utan hjälper dig att förbättra ditt skrivande med tiden.

Dessutom anpassar sig den avancerade redigeraren till sammanhanget: En företagsrapport är inte samma sak som ett informellt e-postmeddelandeDärför inkluderar den alternativ relaterade till ton (mer formell eller mer neutral) och tydlighet, vilket är mycket användbart om du skriver för chefer, kunder eller en bred publik.

Slutligen förlitar sig redigeraren på språkinställningarna i ditt dokument. Om du väljer rätt språk och dialekt (Spanska från Spanien, brittisk engelska, etc.), kommer förslagen att vara mycket mer precisa och anpassade till din målgrupp.

Hur man öppnar redigeraren i Word och granskar sina texter

För att verkligen dra nytta av smarta korrigeringar är det första man bör veta Var finns redigeraren och hur används den dagligen?Åtkomstpunkten är lite dold om du aldrig har använt den förut, men när du väl hittar den är det ganska bekvämt.

I moderna skrivbordsversioner av Word kan du öppna redigeraren från fliken Hem i gruppen Redigeringsverktyg. Gå bara till Hem > Redigerare och en sidopanel öppnas där alla förslag visas organiserade.

Från den panelen ser du en övergripande sammanfattning av dokumentets kvalitet (med en riktlinjepoäng) och, precis nedanför, de olika kategorierna: stavning, grammatik, tydlighet, koncishet, ordförråd etc. Inom varje kategori låter Word dig granska problemen ett efter ett.

Genom att klicka på varje förslag markeras det problematiska avsnittet i huvudtexten och i panelen, Den erbjuder dig en kort förklaring och ett eller flera alternativ.Du kan acceptera förslaget, ignorera det bara den här gången, eller till och med be Word att sluta flagga den specifika typen av fel i framtiden om du tycker att det är överdrivet.

Denna granskning med redaktören kan kombineras med en slutlig, oberoende läsning av dokumentet. En god praxis är Kör först redigeraren för att rensa upp mekaniska fel Och sedan ägnar du dig åt att polera innehållet, strukturen och nyanserna av betydelsen som maskinen inte riktigt förstår.

Språkkontroll och korrekturläsning i Word för webben

Alla versioner av Word fungerar inte på samma sätt. I Word för webben, till exempel, Det finns ingen enskild magisk knapp för att slå på eller av stavningskontrollen.Korrigeringen hanteras via inställningarna för textspråk och vissa granskningsalternativ.

Om du vill inaktivera stavnings- eller grammatikkontroll för ett helt onlinedokument kan du ange att Word Granska inte texten i ett specifikt urval eller hela dokumentetFör att göra detta, markera ett stycke, ett avsnitt eller använd Ctrl+A för att markera allt.

När du har valt innehållet går du till fliken Granska och väljer lämpligt alternativ för korrekturläsningsspråk. I språkdialogrutanDu hittar rutan "Kontrollera inte stavning eller grammatik". Om du markerar den och godkänner kommer Word att sluta understryka fel i den delen av texten.

När det är dags att granska dokumentet igen, upprepa helt enkelt processen och avmarkera alternativet "Granska inte..."Eller så kan du köra en fullständig granskning med hjälp av redigeraren. Detta återställer automatisk korrigering till de områden där du inaktiverade den.

Detta är särskilt användbart om du arbetar med text inklistrad från andra källor som du inte vill granska, avsnitt som innehåller kod, formler eller tekniska termer som stavningskontrollen inte förstår och som skulle markera som ett fel hela tiden.

Anpassa stavningskontrollen till din målgrupp och det språk du behöver

En annan viktig punkt med den avancerade redigeraren är att Den stöder olika språk och regionala varianter.Att skriva på amerikansk engelska är inte detsamma som att skriva på brittisk, kanadensisk eller australisk engelska, och Word kan skilja på de specifika reglerna för varje.

Tack vare den här språkinställningen, Word känner igen nyanser i ordförråd, typiska konstruktioner och stilistiska preferenser associerad med varje dialekt. Detta säkerställer att förslagen är relevanta för din faktiska målgrupp och undviker absurda korrigeringar.

Om du arbetar i en internationell miljö är det viktigt att se till att Varje dokument har tilldelats rätt språk. Från början. Annars får du onödiga understrykningar och felaktiga korrigeringar som bara skapar brus.

Detta tillvägagångssätt gäller även spanska: även om skillnaderna mellan varianterna inte är lika extrema som i engelska, Rekommendationer för ordförråd, interpunktion eller vissa uttryck kan variera.Att ställa in det korrekt från början undviker missförstånd och onödiga korrigeringar.

Kort sagt, den avancerade redigeraren korrigerar inte bara specifika fel, utan också Det hjälper dig att upprätthålla språklig konsekvens och rätt ton. beroende på land och vilken typ av läsare du riktar dig till.

Vad är ändringsspårning och hur passar det ihop med smarta lösningar?

Förutom den avancerade redigeraren innehåller Word ett klassiskt men viktigt verktyg för revision: förändringskontrollDen här funktionen registrerar alla ändringar som gjorts i ett dokument, så att du kan se vad som har ändrats, när och av vem.

När du aktiverar ändringsspårning markeras varje infognings-, borttagnings- eller formateringsändring visuellt i texten. Tillagda ord visas vanligtvis understruknaDe borttagna objekten är markerade med en överstrykning, och linjer visas i marginalen som anger var ändringar har gjorts.

Denna insyn gör ändringskontroll avgörande i gemensamma redigeringsprocesser, professionella korrigeringar eller akademiska granskningar. Ingen justering går obemärkt förbi Och du kan alltid bestämma om du ska acceptera det som det är eller avvisa det.

Ändringsspårning integreras också mycket bra med den avancerade redigeraren: du kan Använd redigeraren för att hitta fel och registrera ändringarna. med aktiv ändringsspårning, så att den ursprungliga författaren kan granska dem senare när det passar dem.

Tack vare denna kombination av redigerare + ändringskontroll är det möjligt att upprätta mycket transparenta arbetsflöden mellan den som skriver texten och den som ansvarar för att finslipa den (korrekturläsare, projektledare, lärare etc.).

Fördelar med att arbeta med ändringsspårning i Word-dokument

Att använda ändringsspårning kan verka besvärligt till en början, eftersom det fyller dokumentet med markeringar, men Dess fördelar i professionella sammanhang är enormaDet är förmodligen en av de funktioner som är minst uppskattade av nybörjare.

Den första stora fördelen är transparens: Varje modifiering registreras uttryckligenDetta gör det möjligt för författaren att se vad som har ändrats, jämföra det med originaltexten och avgöra om förslaget ska införlivas eller inte.

För det andra förbättrar det samarbetet. När flera personer arbetar med samma dokument, Förändringskontroll hindrar människor från att trampa på varandras arbete. och gör det enklare för varje granskare att veta vad de andra har gjort, utan att behöva utbyta versioner manuellt.

En annan fördel är att ha en praktisk redigeringshistorik. Om du någon gång ångrar en serie justeringar, Du kan snabbt hitta vad som ändrades och återgå till ett tidigare tillstånd. selektivt acceptera eller avvisa ändringar.

Slutligen, i miljöer där spårbarhet krävs (såsom advokatbyråer, konsultföretag eller akademiska granskningar), Ändringsspårning ger tydliga bevis på redigeringsprocessenDetta är ibland nödvändigt för revisioner eller officiella leveranser.

Så här aktiverar och använder du ändringsspårning steg för steg

Att aktivera ändringsspårning är väldigt enkelt, men det är viktigt att vara tydlig med stegen och framför allt, att veta hur man kontrollerar alla märken efteråt att lämna dokumentet rent när det är dags att lämna in det.

För att aktivera det, öppna dokumentet i Word och gå till fliken Granska i menyfliksområdet. Där hittar du alternativet "Spåra ändringar". Klicka på den knappen för att aktivera denFrån och med det ögonblicket kommer alla utgåvor att spelas in.

När den är aktiverad kommer all text du skriver, tar bort eller formaterar om att visas markerad. Om du vill lägga till anteckningar utan att ändra innehållet kan du använda... kommentarernaMarkera ett stycke och välj "Ny kommentar" på fliken Granska för att lägga till marginalanteckningar.

När dokumentet har granskats av alla nödvändiga personer är det dags att bestämma vilka ändringar som ska behållas. För att göra detta, välj en specifik ändring och använd knapparna "Acceptera" eller "Avvisa" på fliken Granska. Du kan gå igenom en i taget eller tillämpa dessa åtgärder på alla ändringar. från de avancerade alternativen.

I scenarier där du arbetar med flera versioner av samma dokument tillåter Word också jämföra två filer direktFrån Granska > Jämför kan du se vad som har ändrats mellan en äldre och en nyare version, vilket är mycket användbart när ändringsspårning inte har varit aktiv från början.

Konfigurera grammatikstil och smarta korrigeringar i Word

Förutom att aktivera redigeraren är det viktigt att justera den grammatiska stil som Word ska använda. Den här inställningen låter dig bestämma I vilken utsträckning vill du att programmet ska vara "petig"? med dina texter: bara grundläggande grammatik eller även rekommendationer för stil, tydlighet och formalitet.

För att komma åt dessa alternativ, öppna Word och skapa eller öppna valfritt dokument (inställningar visas inte från startskärmen). Klicka sedan på Arkiv i det övre vänstra hörnet och gå till Alternativ i sidofältet.

I fönstret Word-alternativ letar du efter avsnittet Korrekturläsning i menyn till vänster. I avsnittet ”För att korrigera stavning och grammatik i Word”Du kommer att se en knapp som heter Inställningar (eller liknande), vilket är den som öppnar den detaljerade panelen för skrivstil.

Om du klickar på den knappen öppnas ett fönster med en rullgardinsmeny för skrivstil och en mycket lång lista med möjliga korrigeringar. Det är här du kan aktivera eller inaktivera specifika typer av granskningar som du vill att redaktören ska föreslå.

De tillgängliga alternativen inkluderar interpunktionsproblem (som användning av onödiga kommatecken), specifika problem som dequeísmo eller leismo, utelämnande av artiklar, redundanser, överanvändning av adverb som slutar på "-mente", användning av infinitiver där andra konstruktioner är att föredra, ogenomtänkta uttryck och många andra.

Grammatik kontra "Grammatik och förbättring": Att välja svårighetsgrad

I rullgardinsmenyn Skrivstil visas minst två huvudprofiler: ”Grammatik” och ”Grammatik och förbättringar”Även om de kan verka lika, gör de en betydande skillnad i vilken typ och mängd förslag du kommer att få.

Om du väljer profilen "Grammar" kommer Word främst att fokusera på strikt grammatiska fel: överensstämmelse, verbtempus, felaktiga strukturer etc. I det här läget förblir många alternativ relaterade till tydlighet, koncishet eller formalitet inaktiverade som standard.

Om du däremot väljer ”Grammatik och förbättringar” börjar redigeraren också erbjuda dig mer avancerade stilförslagMed andra ord kommer den inte bara att flagga uppenbara fel, utan även långa och invecklade meningar, upprepningar, informella formuleringar i sammanhang som kräver allvar och andra mer subtila aspekter.

I båda fallen kan du anpassa redigerarens beteende genom att markera eller avmarkera enskilda rutor. På så sätt, Du kan skapa en slags "korrigeringsprofil" efter eget tycke, anpassat till den typ av texter du vanligtvis producerar: tekniska rapporter, juridiska dokument, akademiska artiklar, marknadsföringsinnehåll etc.

En bra vana är att börja med att "Grammatik och förbättringar" är markerat, gå igenom vilka förslag du tycker är verkligt användbara, och inaktivera alla kategorier som verkar överdrivna eller irrelevanta för dig för din stil eller din arbetsmiljö.

Använda mallar och goda formateringsrutiner med hjälp av redigeraren

Word-redigeraren används mycket bättre när du använder dokumentet Den är välstrukturerad och formateradDärför är ett snabbt sätt att förbättra kvaliteten från början att använda professionella mallar som utgångspunkt.

Från Arkiv > Nytt kan du söka efter mallar relaterade till den typ av dokument du behöver: rapporter, CV, affärsförslag, protokoll etc. Välj den som bäst passar ditt mål och använd den som bas istället för att börja med ett tomt dokument.

När mallen har laddats, ersätt all exempeltext med ditt faktiska innehåll. Ta tillfället i akt att anpassa typsnitt, företagsfärger och logotyper till bilden av ditt företag eller projekt, ta bort avsnitt som du inte behöver och lägg till egna avsnitt om du anser det nödvändigt.

När man organiserar innehåll är det lämpligt att upprätthålla en tydlig struktur med väldefinierade rubriker, avsnitt och stycken. Konsekvent användning av Word-format (Rubrik 1, Rubrik 2, vanligt stycke, etc.) Det hjälper inte bara med läsbarheten, utan även med redigeraren att korrekt identifiera vilken typ av text den analyserar.

Slutligen, tänk på de formateringsaspekter som påverkar den professionella uppfattningen: läsbara teckensnitt, väl avvägda avstånd, noggrann justering och måttlig färganvändning. Det renare och mer organiserade dokumentetDet blir också enklare att granska och acceptera redaktörens förslag.

Visuella element, tabeller och andra stödjande resurser

Ord lever inte bara på text: ofta, för att förklara något väl, behöver man tabeller, grafer, diagram eller bilder som kompletterar det du säger. Dessa element, när de används på rätt sätt, förbättrar tydligheten och minskar styckelängden.

Om du väljer att lägga till tabeller eller diagram, se till att De upprätthåller ett format som överensstämmer med resten av dokumentetSe till att titeltabellerna är konsekventa, justera innehållet korrekt och se till att grafiken är läsbar även när den skrivs ut i svartvitt.

Den avancerade redigeraren fokuserar främst på text, men det betyder inte att du kan försumma innehållet i textrutor eller anteckningar. Använd samma korrigeringsregler när det är möjligt manuellt granska vad som visas i dessa objekt, eftersom de ofta innehåller relevanta titlar eller kommentarer.

I långa dokument är det också en bra idé lämna tomma utrymmen och separera innehållsblock med underrubriker eller avsnittsbrytningar. Detta gör inte bara läsningen enklare, utan gör också redigerarens visuella korrigering av understrykningar mindre tråkig.

Slutligen, om du inkluderar externa bilder (som skärmdumpar eller illustrationer), kontrollera att deras upplösning är tillräcklig och att bryt inte dokumentets övergripande designÄven om redaktören inte korrigerar bilder kan felaktig användning av dem förstöra helhetens professionella utseende.

Slutgranskning, distribution och felsökning av vanliga problem

När du anser att dokumentet är klart är det en bra idé att göra en sista systematisk granskning. Helst, Börja med en fullständig granskning med hjälp av redigeraren, korrigera eller ignorera förslagen som visas tills panelen är praktiskt taget ren.

Granska sedan viktiga data manuellt: siffror, referenser, egennamn, datum eller akronymer. Den avancerade redigeraren upptäcker inte alltid innehållsfel, så Kontrollera att allt du anger är korrekt och aktuellt.

När du har granskat den, spara filen med ett tydligt och beskrivande namn. Om du ska dela den via e-post eller publicera den på ett intranät är det oftast en bra idé. exportera den till PDF för att frysa formatet och förhindra att andra användare ser det feljusterat.

Om du behöver skriva ut den, använd förhandsgranskning för att se till att Sidbrytningar, marginaler och rubriker De ser ut som du vill. Det är också viktigt att kontrollera att inga kommentarer eller ändringsmarkeringar syns om dokumentet ska skickas till en klient eller domstol.

När formateringsproblem uppstår (stycken som flyttas, formatmallar som ändras av sig själva, bilder som hoppar ur plats) beror det oftast på felaktigt tillämpade formatmallar eller felaktiga avsnittsbrytningar. En praktisk lösning är granska och standardisera stilarEller, i extrema fall, kopiera den oformaterade texten till ett nytt dokument och använd formateringarna från grunden igen.

Skillnader mellan Word och andra Office-appar vid textkorrigering

Även om den avancerade redigeraren är särskilt bra i Word, Inte alla Office-program har samma korrigeringsalternativ.Det är bra att känna till dessa skillnader för att undvika frustration när man letar efter funktioner som inte finns i vissa program.

I Word för skrivbordet, som vi har sett, har du en mycket komplett uppsättning verktyg: Avancerad redigerare, detaljerade inställningar för grammatikstil, ändringsspårning, kommentarer, dokumentjämförelse och en lång och m.m. mängd inställningar.

I andra program som Excel eller PowerPoint, Du kommer inte att hitta samma nivå av kontroll över grammatiken.De erbjuder vanligtvis grundläggande stavningskontroll och, i vissa fall, autokorrigeringsalternativ inriktade på symboler, automatisk formatering eller justeringar av matematiska formler, men inte sådana finjusterade stilprofiler.

Outlook är det närmaste undantaget från Word. När du skriver nya e-postmeddelanden kan du komma åt alternativ för revision av skrivstil Liknar Words, men oftast med mindre variation. Det är värt att titta på dessa inställningar, eftersom vissa alternativ är inaktiverade som standard och du kanske går miste om användbara korrigeringar.

Kort sagt, om det du behöver är en grundlig grammatisk och stilistisk granskningDet mest förnuftiga är att utarbeta eller finslipa huvudinnehållet i Word och sedan kopiera eller anpassa det till andra Office-program efter behov.

Genom att kombinera den avancerade redigeraren, noggranna språkinställningar, bra användning av spåra ändringar och några bra formateringsrutiner är det fullt möjligt att omvandla dina Word-dokument från "vanliga" till mycket professionella, tydliga och felfria – något som alltid vinner poäng hos alla krävande läsare.