- Känna till de olika nivåerna och typerna av tillstånd i Sharepoint Det är viktigt att skydda information och hantera åtkomst för datorer och användare.
- Noggrann konfiguration av grupper, roller och behörigheter på olika nivåer (webbplats, bibliotek, lista och objekt) gör att säkerheten kan skräddarsys efter varje organisations verkliga behov.
- SharePoint-integration med Microsoft-lag Det tillför särdrag som bör bemästras för effektiv administration utan att förlora kontroll eller transparens över data och åtkomst.
Idag har SharePoint blivit ett av de mest använda verktygen av alla typer av företag och organisationer för dokumenthantering och internt samarbete. En av de viktigaste aspekterna – och ofta förvirrande för administratörer och avancerade användare – är dock hur man korrekt ställer in behörigheter och intern säkerhet. Att korrekt konfigurera vem som kan komma åt, redigera eller dela varje resurs är grunden för att säkerställa skyddet av känsliga data och undvika dagliga huvudbry.
I den här omfattande guiden hittar du allt du behöver veta om att hantera behörigheter och säkerhet i SharePoint, samt dess integrationer med Microsoft Teams. Från att förstå behörighetshierarkin, fördefinierade nivåer, detaljerad hantering av listor, bibliotek eller specifika objekt, till bästa praxis, inklusive detaljerna kring administration i hybridmiljöer och vikten av att arbeta bra med grupper och tjänstkonton. Gör dig redo att bemästra SharePoint och gör det till din bästa allierade inom säkerhet och åtkomstkontroll.
Varför är behörigheter och säkerhet så viktiga i SharePoint?
Tillgång till information är drivkraften bakom samarbete i alla digitala miljöer. Okontrollerad åtkomst kan dock utgöra den största risken för datasäkerhet och sekretess. I SharePoint, korrekt konfiguration av behörigheter Låter dig definiera exakt vem som kan visa, redigera, ta bort eller dela dokument, listor, sidor eller inställningar, och under vilka villkor.
Slapp eller kaotisk hantering kan leda till informationsläckor, driftsfel eller till och med kostsamma säkerhetsintrång. Därför är det inte valfritt att behärska behörigheterna: det är viktigt.
Grundläggande principer för behörighetshantering i SharePoint
SharePoint strukturerar säkerhet baserat på tre nyckelbegrepp: behörighetsnivåer, grupper och arv.
- Behörighetsnivåer: De är uppsättningar individuella behörigheter grupperade tillsammans för enkel tilldelning. Till exempel ”Fullständig behörighet” eller ”Skrivskyddad”.
- grupper: De låter dig tilldela behörigheter i bulk till flera användare som delar en gemensam funktion eller ett gemensamt behov.
- Arv: Behörigheter tilldelas vanligtvis på en högre nivå (t.ex. webbplatsen eller biblioteket) och ärvs nedåt, även om de kan anpassas genom att bryta detta arv vid en specifik punkt.
Detta schema underlättar hanteringen och minskar fel, men det kräver också en tydlig förståelse för hur åtkomster sprids över de olika lagren.
Standardbehörighetsnivåer i SharePoint: mycket mer än "läs" och "skriv"
Från SharePoint Online till lokala SharePoint Server finns det flera fördefinierade behörighetsnivåer som täcker de flesta vanliga behov. Det är dock viktigt att förstå deras omfattning och skillnader innan du börjar anpassa åtkomst för användare eller grupper.
- Total kontroll: Det låter dig utföra absolut vilken åtgärd som helst på en webbplats, inklusive att hantera behörigheter, skapa eller ta bort element och till och med global konfiguration. Reservera denna nivå för de mest betrodda administratörerna, eftersom alla misstag kan få oåterkalleliga konsekvenser!
- utformning: Den här nivån låter dig visa, lägga till, uppdatera, ta bort, godkänna och anpassa element eller sidor på en webbplats. Perfekt för de som ansvarar för portalernas image och struktur.
- Utgåva: Användare kan skapa, redigera och ta bort objekt och listor, samt hantera sitt innehåll, men alltid inom fastställda gränser.
- Samarbete/Bidrag: Dessa nivåer (namnen kan variera beroende på SharePoint-version) låter dig lägga till, redigera och ta bort objekt från listor eller bibliotek, samt hantera personliga webbdelar. Mycket användbart för arbetsgrupper som behöver ändra dokument eller listor men utan tillgång till avancerade inställningar.
- Läs-/visningsbegränsning: De ger endast åtkomst för att visa innehållet, utan möjlighet att ändra, ta bort eller lägga till något i det. Det är basnivån för granskare, revisorer eller externa besökare.
- Begränsad åtkomst: Dess funktion är att tillåta en användare att endast komma åt en specifik resurs (t.ex. en fil) utan att bevilja åtkomst till resten av webbplatsen eller biblioteket. Mycket användbart för att dela enskilda dokument med externa samarbetspartners.
- Endast visning: Låter dig visa applikationssidor och element, men med ytterligare begränsningar; utformad för mycket specifika sammanhang, till exempel med Excel Services.
På publiceringssajter (som institutionella portaler) kan det finnas ytterligare nivåer som "Begränsad läsning", "Godkännande" eller "Hantera hierarki", vilket ytterligare förfinar kontrollen över innehåll och sidpublicering.
Individuella tillstånd: det finstilta säkerhetsmeddelandet
Ovanstående nivåer är egentligen en uppsättning individuella behörigheter som avgör exakt vilka åtgärder varje användare kan utföra. Till exempel kan en användare med behörigheten ”Hantera listor” skapa och ta bort listor, men kanske inte godkänna objekt eller hantera offentliga vyer.
Bland de vanligaste SharePoint-behörigheterna, beroende på omfattning, sticker följande ut:
- Listbehörigheter: Hantera listor, visa, lägg till, redigera och ta bort objekt, godkänn eller publicera versioner, skapa aviseringar, ignorera ändringar med mera.
- Webbplatsbehörigheter: Hantera behörigheter, skapa och ändra grupper, hantera globala inställningar, visa användningsdata och analyser, lägg till eller anpassa sidor och teman med mera.
- Personliga behörigheter: Hantera personliga listvyer, lägg till eller ta bort webbdelar på personliga sidor, uppdatera anpassade webbdelar.
Detaljerad kontroll över dessa behörigheter låter dig skapa anpassade nivåer som är skräddarsydda för en organisations eller ett projekts specifika behov.
SharePoint-grupper: Nyckeln till effektiv behörighetshantering
Att tilldela behörigheter en efter en blir snabbt en mardröm allt eftersom antalet användare växer. För att undvika fel och förbättra flexibiliteten föreslår SharePoint alltid användning av säkerhetsgrupper.
- Standardgrupper: När du skapar en webbplats genererar SharePoint standardgrupper som "Ägare", "Medlemmar" och "Besökare", var och en med en standardbehörighetsnivå.
- Anpassade grupper: Du kan skapa grupper för specifika avdelningar, projekt eller profiler (till exempel "Revisorer" eller "Marknadsföringsteam") och tilldela dem nödvändiga behörigheter för en eller flera resurser.
- Kapslade grupper: SharePoint gör det möjligt för en grupp att vara medlem i en annan, vilket underlättar hierarkisk åtkomsthantering (mycket användbart i stora organisationer).
Att alltid tilldela behörigheter till grupper, inte enskilda användare, är en viktig metod för säkerhet och effektivitet.
Skillnader mellan behörigheter på gruppwebbplatser och kommunikationswebbplatser
SharePoint skiljer huvudsakligen mellan två typer av webbplatser:
- Teamwebbplatser: Utformad för internt samarbete, där behörigheter vanligtvis är mer detaljerade och begränsade till team- eller projektmedlemmar.
- Kommunikationssajter: Syftar till att dela institutionell eller offentlig information, där behörigheter tenderar att vara bredare och inriktade på masssynlighet, även om avancerade segmenteringsalternativ fortfarande finns.
Att välja rätt platstyp och tillstånd från början förhindrar att du behöver göra om strukturer senare.
Ange behörigheter för listor och bibliotek: detaljerad kontroll
En av SharePoints styrkor är att det låter dig hantera behörigheter på en mycket detaljerad nivå, även för listor, bibliotek eller enskilda objekt. Detta uppnås genom att bryta behörighetsarv, vilket gör att specifika regler kan ställas in för varje resurs.
Listbehörigheter
- Listhantering: Skapa eller ta bort listor, lägg till/ta bort kolumner eller offentliga vyer, ändra strukturen.
- Lägg till, redigera och ta bort objekt: Fullständig kontroll över lagrad data.
- Godkänn eller avvisa versioner: Viktigt i miljöer där endast vissa användare kan publicera ändringar.
- Varningar och aviseringar: Möjlighet att skapa aviseringar för att övervaka förändringar.
Biblioteksbehörigheter
- Lägg till/ta bort dokument: Kontrollera vem som kan ladda upp eller ta bort filer.
- Hantera versioner: Gör att du kan återställa eller ta bort gamla versioner, vilket är viktigt för miljöer med strikt dokumentkontroll.
- Konfigurera metadata och vyer: Justera hur dokument organiseras och visas.
Kom ihåg att om du bryter behörighetsarvet måste du hantera framtida ändringar manuellt. Dokumentera dessa undantag väl och granska regelbundet dina konfigurationer för att upprätthålla säkerheten i SharePoint.
Tillstånd för enskilda element: kirurgisk säkerhet
Ibland behöver du en användare eller grupp för att visa eller redigera ett enskilt dokument, en mapp eller ett listobjekt. SharePoint låter dig bryta arv även på den här nivån, genom att skapa en enda, helt anpassad åtkomst"bubbla".
Den här tekniken är särskilt användbar när du då och då behöver dela dokument med externa samarbetspartners eller revisorer utan att avslöja resten av informationen.
Arvsmodeller: Hur behörigheter sprids i SharePoint
För det mesta flödar behörigheter i SharePoint uppifrån och ner. Det vill säga, om du tilldelar en behörighet till en webbplatssamling, ärver alla listor, bibliotek och objekt i den automatiskt dessa behörigheter, såvida du inte avbryter arvet.
När är det lämpligt att uppdela ett arv? Endast i mycket motiverade fall: mycket känsliga dokument, tillfällig utrustning, resurser som delas med externa parter etc. Missbruk av detta koncept orsakar kaos och ökar risken för mänskliga fel.
Hantera behörigheter i hybridmiljöer: SharePoint Online vs. SharePoint Server
Behörighetslogiken är likartad på båda plattformarna, men det finns viktiga skillnader beroende på om du arbetar i molnet (SharePoint Online/Microsoft 365) eller på lokala servrar (SharePoint Server).
- I SharePoint Online: Grupper och behörigheter är nära kopplade till Microsoft 365 och Azure AD. Dessutom lägger integrationen med Teams till nya aspekter gällande åtkomst och synlighet.
- I SharePoint-servern: Ett bredare utbud av supportroller och åtkomst till lågnivåinställningar är tillgängliga, inklusive filsystem- och registerbehörigheter. Windows.
Tjänstkonton, roller och tekniska behörigheter i SharePoint Server
I lokala distributioner (SharePoint Server) sträcker sig säkerheten bortom de behörigheter som syns från användargränssnittet. Det är här servicekonton, tekniska grupper och databasroller kommer in i bilden.
- Administrativa konton: Det finns specifika konton för administration av serverfarmer, tidstjänster, central administration, innehållsgenomsökning, Active Directory-synkronisering med mera. Använd aldrig ett enda konto för allting och ge aldrig administratörsbehörigheter till programkonton.
- Gruppkrav: Det finns grupper som WSS_ADMIN_WPG, WSS_WPG eller WSS_RESTRICTED_WPG som ger tekniska behörigheter över filsystemet, registret och andra interna resurser.
- Databasroller: SharePoint använder roller som WSS_CONTENT_APPLICATION_POOLS, SPDataAccess eller SharePoint_SHELL_ACCESS för att kontrollera åtkomst till dina SQL Server-databaser och lagrade procedurer. Det är viktigt att följa officiella rekommendationer för att tilldela det lägsta antalet nödvändiga behörigheter och undvika alltför stora privilegier.
Avancerade systembehörigheter: lokala resurser och register
För avancerade administratörer – särskilt i SharePoint Server – måste gruppbehörigheter för det lokala filsystemet och Windows-registret beaktas.
- Filer och mappar: Det finns sökvägar på ditt system (till exempel %ProgramFiles%\Microsoft Office Servers\16.0\Logs) som kräver särskilda läs-, skriv- eller fullständiga behörigheter för att SharePoint-tjänster ska fungera korrekt.
- Registerposter: Många viktiga registernycklar för SharePoint kräver tekniska behörigheter för administration, diagnostik, dokumentkonvertering eller kryptering av autentiseringsuppgifter.
Passionerad författare om bytesvärlden och tekniken i allmänhet. Jag älskar att dela med mig av min kunskap genom att skriva, och det är vad jag kommer att göra i den här bloggen, visa dig alla de mest intressanta sakerna om prylar, mjukvara, hårdvara, tekniska trender och mer. Mitt mål är att hjälpa dig att navigera i den digitala världen på ett enkelt och underhållande sätt.