Så här tar du bort alla tomma celler i Excel steg för steg

Om du ofta arbetar med kalkylblad har du förmodligen stött på detta mer än en gång. tomma rader, kolumner eller celler som är i vägenDe förstör dina listor eller orsakar att filter och diagram inte fungerar som de ska. Vid första anblicken kan det verka trivialt, men när filen växerDe tomma utrymmena blir en riktig plåga.

Den goda nyheten är att Excel erbjuder flera mycket snabba sätt att hitta och ta bort alla tomma celler som är onödiga, vare sig det handlar om att ta bort hela rader, hela kolumner eller bara de tomma cellerna i ett specifikt område, utan att påverka resten av informationen. Vi ska titta på alla användbara metoder, från de mest grundläggande till de mest avancerade, så att du kan "rensa" dina kalkylblad på några sekunder.

Snabba metoder för att markera alla tomma celler

En av nycklarna till att spara tid i Excel är att veta Hur man markerar alla tomma celler samtidigt inom ett område, en kolumn eller till och med hela arket. Från det valet kan du ta bort rader, kolumner eller bara celler, efter behov.

Det kraftfullaste verktyget för detta är diagrammet Gå till specialvilket är lite dolt men visar sig vara otroligt användbart när man väl vant sig vid att använda det dagligen.

För att använda den här metoden, börja med Markera det område där du vill identifiera tomma cellerDet kan vara en enda kolumn, flera kolumner, en hel tabell eller till och med hela kalkylarket (med hjälp av knappen i det övre vänstra hörnet av rutnätet).

Gå sedan till det avancerade sökalternativet. Du har två mycket liknande sökvägar: antingen trycker du på tangentkombinationen Ctrl + G, eller så kan du gå till fliken Hem, grupp Edition och du väljer Sök och välj, och sedan klickar du på Hata…I båda fallen kommer du till samma fönster.

I dialogrutan som visas klickar du på knappen Gå till specialvilket öppnar en lista med olika typer av celler som du kan välja i bulk: celler med formler, med kommentarer, med konstanter… och, vad som intresserar oss nu, tomma celler.

Markera alternativet Tomma celler och bekräfta med accepteraExcel markerar automatiskt alla tomma celler inom det område du ursprungligen markerade. Detta val är grunden för nästan alla borttagningsmetoder vi kommer att se nedan.

Ta bort alla rader som innehåller tomma celler

En mycket vanlig situation är att ha en lista eller tabell med helt tomma rader isärblandade Dessa "luft"-rader stör tabellens kontinuitet, påverkar filter och utskriftsområden och är generellt sett ganska irriterande.

Med det val du gjorde tidigare Gå till Special > Tomma cellerDu kan ange att Excel automatiskt ska ta bort alla rader som innehåller en tom cell. Det är ett väldigt enkelt sätt att rensa upp en tabell på några sekunder.

När de tomma cellerna är markerade, gå till fliken Hem och inom gruppen Celler, öppnar rullgardinsmenyn ta bort. Där hittar du alternativet Ta bort celler…vilket är den vi är intresserade av för att kontrollera om bara cellerna eller hela rader försvinner.

När du väljer Ta bort celler… Ett litet fönster visas med flera alternativ: flytta celler åt vänster, flytta celler uppåt, hela raden eller hela kolumnen. Om det du letar efter är Ta bort hela rader som innehåller mellanrum, Välj Hela raden och acceptera. Excel tar bort varje rad som hade en tom cell markerad på en gång.

Den här metoden är särskilt användbar när din tabell är välstrukturerad och du vet att Varje rad med tomma celler är en reservradDet är dock värt att tänka två gånger innan du använder det på kalkylblad med blandad information, eftersom du kan ta bort rader som innehåller giltig data i andra kolumner.

En praktisk rekommendation är gör först en säkerhetskopia av filen Eller arbeta med en kopia av arket, särskilt om det är ett viktigt dokument. På så sätt kan du enkelt ångra ändringar om du råkar ta bort för mycket.

Ta bort hela tomma kolumner utan komplikationer

Förutom rader är det också ganska vanligt att hitta helt tomma kolumner bland dina data, vanligtvis på grund av att det uppstod luckor när man tänkte lägga till information senare eller på grund av att innehåll klistrats in från andra program.

Det enklaste och mest visuella sättet att ta bort en kolumn som inte innehåller några data är Högerklicka på rubrikbokstaven för den kolumnen. När du gör detta markerar Excel automatiskt hela kolumnen, uppifrån och ned.

I snabbmenyn som öppnas väljer du alternativet ta bortPå så sätt försvinner kolumnen helt, och kolumnerna som var till höger flyttas åt vänster för att fylla tomrummet. Det är en mycket snabb åtgärd som du bör upprepa för alla helt tomma kolumner du hittar.

Om du har flera tomma kolumner i följd kan du välj dem alla på en gång dra från den första kolumnbokstaven till den sista, eller välj en och tryck på shift och klicka på den sista. Högerklicka sedan och ta bortoch Excel tar hand om resten.

Ett annat, något mer "formellt" alternativ är att markera en tom cell i kolumnen, gå till fliken Hem, grupp Celler, tryck på knappen ta bort och välj sedan Ta bort kolumner från arkResultatet är detsamma, men det kan vara användbart om du är van vid att alltid arbeta från menyfliksområdet.

Ta endast bort tomma celler inom ett definierat område

Ibland vill man inte ta bort hela rader eller kolumner, men komprimera ett datablock genom att bara ta bort de tomma mellanrummen däremellan. Detta händer ofta med listor med nummer eller poster där man har lämnat tomma rader och sedan vill "vika" informationen så att den blir kontinuerlig.

För att göra resultatet mer organiserat är det mycket användbart att arbeta med en område väldefinierat av gränser eller ett område tydligt avskilt från resten av arket. Detta säkerställer att markeringar och borttagningar inte påverkar kolumner eller rader som du inte vill vidröra.

Börja med att markera det område där dina data finns, inklusive alla tomma celler du vill ta bort. Gå sedan till fliken Hem och ansluter sig till gruppen EditionDär, klicka på Sök och välj och, återigen, tillgång Gå till special.

Välj alternativ Tomma celler Klicka på OK. Excel kommer då att understryka alla tomma celler inom det området, med respekt för de gränser du har angett. Härifrån kan du bestämma vad du ska göra med dem: ta bort dem eller flytta dem.

Om du vill att cellerna med innehåll ska "flytta sig uppåt" eller hålla ihop, välj Ta bort celler… i menyn ta bort Från fliken Hem väljer du Flytta celler uppåtSåledes kommer cellerna som ligger under varje mellanrum att stiga och Kolumnen kommer att komprimeras utan några tomma rader emellan., med respekt för resten av kolumnerna.

Rensa tomma rader med automatiska filter

Förutom avancerad sökning har Excel möjlighet att tillämpa filter på kolumnernasom inte bara tjänar till att visa eller dölja data, utan också som en utgångspunkt för att ta bort tomma rader på ett ganska visuellt sätt.

För att tillämpa filter, markera tabellens område (inklusive rubriker) och gå till fliken DataInuti hittar du knappen FiltreraNär den är aktiverad visas en rullgardinsmeny på den första raden i varje vald kolumn.

När du expanderar filtret för en kolumn ser du de olika filtreringsalternativen. Bland dem visar Excel vanligtvis en ruta som heter (Tömma) eller liknande, vilket representerar alla rader där den kolumnen är tom. Här kan du bestämma om dölj eller visa endast de tomma raderna.

Om du vill att rader utan innehåll ska döljas men inte raderas, helt enkelt Avmarkera alternativet för tomma celler i filtret. Excel döljer alla rader som uppfyller det villkoret, vilket gör att du bara kan arbeta med de poster som innehåller data.

Om du å andra sidan vill ta bort de tomma raderna helt, använd filtret för att visa endast de tomma raderna (och lämnar endast alternativet Tom markerat). När arket bara visar dessa rader, markera dem med deras radnummer (som visas i blått) och välj med höger musknapp Ta bort radEfter borttagningen, återgå till filtret och välj alla alternativ igen för att återfå fullständig vy över data.

Sortera för att gruppera och ta bort tomma rader

Ett annat mycket praktiskt sätt att bli av med tomma rader är att utnyttja verktyget datasorteringIdén är enkel: du sorterar en kolumn så att alla tomma celler grupperas tillsammans, och sedan tar du bort dem alla på en gång.

Börja med att välja uppsättning rader du vill granskainklusive kolumnerna som innehåller relevant information. Gå sedan till fliken Data och klicka på knappen Ordenarinte i snabbikonerna för sortering stigande/fallande, utan i alternativet som öppnar hela dialogrutan.

I det fönstret väljer du den kolumn du vill sortera efter från rullgardinsmenyn, vanligtvis en som inte ska innehålla luckor (till exempel en identifierare, ett namn, en kod etc.). Välj sedan om du vill ha en stigande eller fallande ordning, som det passar dig för analysen.

När det godkänns omorganiserar Excel alla rader i det området. Som ett resultat, Rader som är helt tomma eller innehåller tomma celler i den kolumnen grupperas tillsammans. i en grupp, antingen i början eller slutet av tabellen. Vid den tidpunkten kan du markera dem alla samtidigt och ta bort dem manuellt.

Det här systemet är mycket användbart när du vill kombinera rengöring och visuell granskningeftersom det låter dig snabbt granska vilka rader som saknar information innan du tar bort dem, vilket förhindrar att du av misstag raderar viktig data.

Skillnader mellan att rensa innehåll och ta bort celler

Det är viktigt att skilja på radera innehållet i cellerna y radera själva cellernaVid första anblicken kan det verka likadant, men effekten på kalkylbladet är annorlunda och det är viktigt att vara väldigt tydlig med detta för att inte förstöra dina data.

När du använder knappen Supr från tangentbordet eller alternativet Ta bort innehållDet du gör är töm cellen men behåll dess positionCellen finns fortfarande kvar, med formatering, kantlinjer och kommentarer, men utan data eller formler inuti.

Men när du använder menyalternativen ta bort (oavsett om det är hela raden, hela kolumnen eller att ta bort celler genom att flytta resten), ändrar Excel arkstrukturen: Cellerna försvinner och de andra flyttar att ta deras plats. Detta kan påverka formelreferenser, namngivna intervall och länkade diagram.

För att bättre kontrollera vad du raderar, gå till fliken Hem, grupp Editionoch klicka på pilen bredvid RaderaDär hittar du flera specifika alternativ: Borrar todo, Ta bort format, Ta bort innehåll, Ta bort kommentarer och anteckningar y Ta bort hyperlänkar.

Om du vill att cellen ska vara riktigt ren, välj Borrar todoDetta tar bort data, formatering, villkorsstyrd formatering, kantlinjer, kommentarer och hyperlänkar på en gång. Om du bara vill ta bort informationen men behålla designen väljer du Ta bort innehålllämnar bakgrundsfärg, ramar och stilar intakta.