Hur man lösenordsskyddar och krypterar dokument i LibreOffice Writer

Om du arbetar med känsliga dokument på din dator är det inte bara en infall att lösenordsskydda dem i LibreOffice: det är ett mycket praktiskt sätt att säkerställa att även om någon får tag på filen kan de inte läsa en enda rad utan din tillåtelse. Från medicinska rapporter till din skattedeklaration eller en lista med lösenord, kryptera dokument med en stark nyckel Det kan bespara dig en stor skräck om din dator, mobiltelefon eller minne USB De hamnar i fel händer.

Det är också mycket användbart när du vill dela känslig information med en annan person, till exempel, skicka ditt ID- eller kortuppgifter Be en familjemedlem att hantera något åt ​​dig. Istället för att skicka informationen i vanlig text via e-post eller meddelanden kan du kryptera dokumentet, bifoga det och dela lösenordet via en annan kanal. Även om någon fångar upp filen kommer de bara att se meningslösa tecken tack vare den starka krypteringen som används av LibreOffice.

Varför det är värt att skydda dokument med ett lösenord

De flesta användare tänker inte på det förrän de har ett problem. Hans kontorsdokument innehåller mycket känslig informationI en enkel LibreOffice Writer-textfil kan du lagra medicinska data, anställningsavtal, budgetar, kopior av officiella dokument eller något annat du inte vill cirkulera.

När dessa filer lagras i molnet, på ett USB-minne eller i en datormapp utan något skydd, Allt som krävs är att någon har tillgång till enheten. för att öppna dem utan ytterligare hinder. Om du å andra sidan håller dem krypterade med ett starkt lösenord lägger du till ett mycket kraftfullt försvarslager mot stöld, förlust av enheter eller obehörig åtkomst.

LibreOffice-format i sin nuvarande version använder Robust kryptering baserad på moderna standarderDet betyder att om du väljer rätt lösenord kommer innehållet praktiskt taget vara omöjligt att läsa utan att känna till det, även om någon laddar ner filen och försöker öppna den med externa verktyg.

Hur man sparar ett LibreOffice Writer-dokument med ett lösenord

LibreOffice Writer innehåller allt du behöver som standard spara ett lösenordsskyddat dokumentutan att installera något ytterligare. Processen är mycket enkel, men det är bra att förstå vilka alternativ som visas för att undvika förvirring.

Om filen redan finns och du bara vill skydda den från och med nu måste du använda Arkiv> Spara somOm det är ett nytt dokument som aldrig har sparats tidigare, öppnas samma dialogruta som om du klickar på Spara som, så processen är identisk.

I sparfönstret ser du, förutom att välja mapp- och filnamn, en ruta som säger något i stil med "Spara med lösenord"Den rutan är nyckeln till hela processen: markera det alternativet innan du klickar på Spara så att LibreOffice uppmanar dig att ange lösenordet.

När du har bekräftat sparningen visas rutan "Ange lösenord"Den här dialogrutan har två huvuddelar och en knapp. "+ Alternativ" för att se alla skyddsalternativ. Även om det kan verka tekniskt handlar det egentligen om att avgöra om du vill skydda:

• Dokumentets öppning (så att ingen kan öppna den utan lösenord).
• Endast modifieringen (som vem som helst kan läsa, men inte redigera utan lösenord).
• Båda sakerna med olika lösenord, om du behöver bättre kontroll.

Förhindra att dokumentet öppnas utan att man känner till lösenordet

Om din prioritet är att ingen ens ska kunna se innehållet, måste du fokusera på den delen av "Lösenord för filkryptering" i rutan "Ange lösenord". Det är där du konfigurerar inloggningsnyckeln.

I den delen måste du ange ett lösenord i det första fältet och ange det igen i bekräftelsefältet precis nedanför. LibreOffice tvingar dig att ange detta dubbla lösenord för att undvika stavfel, eftersom om du sparar dokumentet med ett lösenord som du faktiskt skrev fel, kommer det inte att finnas något sätt att komma åt det senare.

Programmet tillämpar en mycket hög krypteringsnivå av innehållet Filens text, bilder och inbäddade objekt kommer att skyddas och kan inte läsas med externa redigerare eller verktyg som försöker öppna filen med våld. Om du förlorar eller glömmer lösenordet finns det inget magiskt "trick" för att återställa det; i praktiken anses dokumentet vara oåterställbart.

Därför är det viktigt att nyckeln du väljer är både säkert och minnesvärtAnvänd inte uppenbar information som ditt namn, telefonnummer, födelsedatum eller ord som lätt kan förknippas med dig. Återanvänd inte heller samma lösenord som du använder för andra konton, eftersom det öppnar upp en stor dörr för attacker baserade på tidigare dataintrång.

Använd alternativet "Öppna filen för skrivskyddad läsning"

I samma ruta "Ange lösenord" kan du markera rutan "Öppna filen för skrivskyddad åtkomst"Det här alternativet ersätter inte krypteringslösenordet, men ändrar beteendet när dokumentet öppnas när rätt nyckel har angetts.

När du aktiverar den här funktionen visas den krypterade filen i skrivskyddat lägeVanligtvis ser du en banner högst upp som indikerar att dokumentet är låst från ändringar, tillsammans med en knapp som låter dig växla till redigeringsläge.

Den här inställningen är användbar om du vill undvik oavsiktliga ändringar Detta gäller dina egna skyddade dokument, vilket tvingar dig att ta ett extra steg innan du gör några ändringar. Det gör det också möjligt för andra personer som har lösenordet att läsa dokumentet initialt utan att av misstag redigera det, även om de senare kommer att ha möjlighet att aktivera redigering.

Tillåt läsning, men blockera ändringar av dokumentet

Det finns scenarier där det ligger i ditt intresse att vem som helst kan Öppna och läs dokumentet fritt.men att dess innehåll inte kan ändras utan tillstånd. Det är vad avsnittet är till för. "Lösenord för att dela filen"även i rutan "Ange lösenord".

I det här avsnittet definierar du ett lösenord som skiljer sig från öppningslösenordet (eller till och med bara öppningslösenordet, om du inte ska skydda öppningslösenordet). Du anger ändringslösenordet i det första fältet och upprepar det nedan för att bekräfta. När detta är gjort och dokumentet är sparat anser LibreOffice att det är skyddat. skyddad mot redigering.

När du öppnar filen visar Writer innehållet, men i skrivskyddat läge, vilket indikerar i gränssnittet att det inte kan redigeras. Även om det låter dig se all text måste du växla till redigeringsläge om du vill ändra något, och då kommer programmet att be dig om... ändringslösenordEndast någon som känner till den nyckeln kommer att kunna spara ändringar i originaldokumentet.

Det är viktigt att förstå en nyans: detta modifieringsskydd Det hindrar inte någon från att behålla en kopia av innehållet. Vem som helst kan öppna dokumentet i skrivskyddat läge, använda Arkiv > Spara som för att skapa en ny, oskyddad fil och redigera den kopian. Ändringsskydd är avsett att skydda originaldokumentet, inte att förhindra att dess innehåll återanvänds i en annan fil.

Öppna ett skyddat dokument för läsning eller ändring

När du försöker öppna en LibreOffice-fil som sparats med ett öppningslösenord, visar programmet en dialogruta som heter något i stil med "Ange lösenordet"Du måste ange rätt nyckel för att komma åt innehållet; om du anger fel nyckel kommer LibreOffice inte att kunna öppna det.

När det gäller dokument som endast är skyddade för ändring, kommer du fortfarande att se en varning om att du är i skrivskyddat lägeDu kan bläddra igenom texten, kopiera avsnitt eller skriva ut den, men du kan inte ändra någonting utan att trycka på redigeringsknappen. Om du gör det visas en annan dialogruta som ber om redigeringslösenordet.

Om du har angett både ett öppningslösenord och ett ändringslösenord, kom ihåg att de är två olika skyddsnivåerAtt känna till modifieringsnyckeln tillåter dig inte att öppna filen om du inte också anger krypteringslösenordet i första steget.

Skydda endast mot öppning, endast mot modifiering, eller båda.

LibreOffice ger dig stor flexibilitet, så du kan kombinera alternativen på olika sätt beroende på dina behov. Det är faktiskt möjligt definiera två olika lösenordEn för att dekryptera och öppna filen, och en annan specifikt för att tillåta ändringar i det redan öppna dokumentet.

I praktiken kan du stöta på dessa typiska scenarier:

• Totallås (öppning + modifiering)Du definierar krypteringslösenordet och dessutom ett ändringslösenord. Endast någon som känner till det första lösenordet kan visa dokumentet, och endast någon som känner till det andra lösenordet kan redigera det. Detta är det mest restriktiva alternativet.
• Endast öppningschifferFyll i fältet "Lösenord för filkryptering" och lämna fältet "Ändring" tomt. Alla med nyckeln kommer att kunna läsa och redigera dokumentet utan ytterligare begränsningar.
• Byt bara låsDu aktiverar inte krypteringslösenord, men du definierar en nyckel i "Lösenord för att dela filen". På så sätt är dokumentet läsbart för alla, men bara redigerbart av någon som har det ändringslösenordet.

När du vill ta bort skyddet helt från ett dokument som redan hade ett lösenord, öppna det helt enkelt (ange lösenordet om det behövs), gå till Arkiv> Spara som och avmarkera rutan "Spara med lösenord"Efter att du har sparat den nya versionen kommer filen inte längre att be om ett lösenord.

Andra sätt att skydda innehåll i LibreOffice Writer

Förutom krypterings- och lösenordssystemet när filen sparas, erbjuder LibreOffice flera interna funktioner för undvik oavsiktliga eller oönskade modifieringar i specifika delar av dokumentet: avsnitt, tabeller, index, fält och själva dokumentet i vissa format.

Skydda delar av dokumentet

I Writer kan du dela upp innehållet i avsnitt och, inom vart och ett av dem, aktivera skrivskyddMed eller utan lösenord. Detta är användbart för att till exempel förhindra att vissa delar av ett kontrakt, en mall eller en rapport redigeras.

Om avsnittet inte redan finns, Markera den text du vill skydda. och skapa ett avsnitt från motsvarande meny i Writer. Om du redan har definierade avsnitt kan du gå till dialogrutan för avsnittsredigering, välja det du vill ha från listan eller använda Navigatorn, högerklicka på avsnittet och komma åt dess egenskaper.

I alternativen i det avsnittet hittar du avsnittet för "Skrivskydd"Om du bara vill låsa den utan lösenord, markera rutan "Skydda" så är du klar. Om du vill att upplåsning ska kräva ett lösenord, markera även det alternativet. "Lösenordsskyddad" och tryck på knappen ”Lösenord” för att ange det två gånger.

till ändra skyddet Senare återgår du till samma avsnittsdialogruta. Om avsnittet tidigare var lösenordsskyddat och du nu vill lägga till ett, välj "Lösenord krävs" och ange lösenordet. Om det redan fanns ett lösenord och du vill ta bort det, avmarkera rutan och ange det nuvarande lösenordet för att bekräfta. Du kan också ändra det genom att klicka på "Lösenord" och skriva ett nytt två gånger.

Om det du vill är inaktivera sektionsskyddet heltAvmarkera bara rutan "Skydda". Om den var lösenordsskyddad måste du ange lösenordet för att bekräfta ändringen.

Skydda celler och tabeller i Writer-dokument

Författaren tillåter också skydda innehållet i enskilda celler eller hela tabellerDetta är användbart när du utformar formulär eller dokument med tabellstrukturer som du inte vill ska förvrängas.

För en eller flera celler placerar du markören inuti eller du väljer intervallet Sedan använder du motsvarande alternativ i tabellmenyn för att aktivera skyddet. Om du behöver skydda hela tabellen markerar du den helt och får åtkomst till samma alternativ från menyn.

När du vill återställa skyddet, placera helt enkelt markören i de skyddade cellerna och använd alternativet för att kolla upp i samma meny. För en hel tabell kan du också använda Navigatorn: högerklicka på tabellen och välj ”Tabell ▸ Avskydda”, eller markera alla och använd tabellmenyn för att ta bort låset.

Blocksammanfattningar och index från manuella ändringar

Indexen och innehållsförteckningarna som genereras automatiskt av Writer är redan skapade med skydd mot direkta modifieringarför att förhindra att de ändras för hand och skadas.

Om du behöver justera skyddet kan du högerklicka på indexet eller sammanfattningen i själva dokumentet och öppna dialogrutan för redigering av index. På fliken "Kille" Du hittar rutan "Skyddad mot manuella ändringar", som du kan markera eller avmarkera efter eget tycke.

Ett annat sätt är att använda Navigatorn: leta reda på indexet i listan, högerklicka och aktivera eller avaktivera alternativet. "Index ▸ Endast skrivskyddad"Så här avgör du om det elementet tillåter manuella ändringar eller om det bara kan uppdateras med LibreOffices automatiska verktyg.

Skydda fält, bokmärken och hela dokumentet

I LibreOffice Writer-inställningarna kan du aktivera allmänna funktioner för skydda alla fält eller alla markörer inför modifieringar, vilket hjälper till att förhindra fel vid redigering av dokument med mycket automatisering.

Dessutom finns det ett specifikt alternativ för skydda hela dokumentet från ändringar När dokumentet sparas i vissa format, till exempel .doc, .docx, .odt eller .ott, kan du aktivera alternativet "Skydda formulär" i LibreOffice Writers alternativmeny under kompatibilitet för att behandla dokumentet som ett låst formulär.

Skydda innehåll, position och storlek på objekt i Writer

När du infogar bilder, ramar, diagram eller OLE-objekt i ett dokument vill du ibland... Flytta eller ändra storlek inte av misstagsärskilt i mer avancerade designer eller mallar.

Varje typ av objekt har sin egen egenskapsdialogruta där du kan aktivera specifika skydd för innehåll, position och storlek. Även om menysökvägen ändras något beroende på objektet är idén alltid densamma: du markerar objektet, öppnar dess egenskaper och markerar rutorna för det skydd du behöver.

För en bild, till exempel, markerar du den och väljer Format > Bild > Egenskaper Från huvudmenyn, eller genom att gå till "Egenskaper" från kontextmenyn. På fliken "Alternativ" hittar du avsnittet "Skydda", där du kan välja innehåll, position och/eller storlek för att förhindra ändringar.

Om det är en textruta eller en form, markera först objektet och öppna sedan Format > Textruta och form > Position och storlek (eller använd motsvarande alternativ från snabbmenyn). Under fliken ”Position och storlek” hittar du återigen skyddsavsnittet för att låsa förflyttning eller storleksändring.

När det gäller OLE-ramar eller objekt är proceduren mycket likartad: du markerar objektet, du väljer Format > Ram och objekt > Egenskaper Eller så öppnar du kontextmenyn med ”Objekt” och på fliken ”Alternativ” aktiverar eller avaktiverar du rutorna för att skydda innehåll, position och storlek.

Andra relaterade skydds- och krypteringsalternativ

Även om fokus här ligger på LibreOffice, är det värt att veta att det finns andra. externa program som ofta används för att kryptera filer av något slag innan du laddar upp dem till molnet eller delar dem. De är inte nödvändiga för att använda lösenord i Writer, men de kompletterar den övergripande säkerheten för dina dokument. I företagsmiljöer finns det också kontroller som DLP i Microsoft 365 för att skydda känsliga uppgifter.

Verktyg som 7-Zip, AES Crypt, AxCrypt eller VeraCrypt De låter dig kryptera enskilda filer eller till och med hela mappar med robusta algoritmer (som AES-256) och ett starkt lösenord. Du kan också signera dokument digitalt i Windows För att ge dina filer integritet och autenticitet. På så sätt, även om någon får tillgång till ditt molnkonto eller din hårddisk, kommer de bara att se en oläslig krypterad fil utan att känna till nyckeln.

Det är också vanligt att komprimera många dokument till en enda lösenordsskyddad .rar-fil med hjälp av WinRARDetta förenklar hanteringen när du vill skydda ett stort antal filer samtidigt, istället för en och en. Markera bara mappen, välj alternativet "Lägg till i arkiv" i WinRAR-menyn och ange ett lösenord för hela paketet.

När det gäller tjänster som t.ex. Google DrivePlattformen erbjuder inte ett inbyggt filkrypteringssystem med lösenord som LibreOffice. Lösningen innebär Kryptera först dokumentet på din dator (antingen med LibreOffice-funktionen eller med ett av dessa externa program) och sedan Ladda upp den skyddade filen till molnet..

Hur man väljer ett starkt lösenord för sina dokument

All denna säkerhet är värdelös om du sedan använder ett lösenord som "1234" eller "maria2020". Ett pålitligt lösenord måste ha vissa minimikrav för att vara effektivt. svår att gissa eller bryta med råstyrka.

Det rekommenderas att ditt lösenord har minst 8 tecken, men det är bättre om du kommer närmare 12 eller fleroch att du blandar stora och små bokstäver, siffror och symbolerVarje ytterligare karaktär gör det mycket svårare för en angripare att prova slumpmässiga kombinationer.

Det är också viktigt att det är ett lösenord unik och slumpmässigAnvänd inte samma lösenord som du använder för din e-post, sociala medier eller andra onlinetjänster. Undvik ordboksord och uppenbara kombinationer; använd istället en lång fras med lite kreativ variation, eller förlita dig på en... lösenordshanteraren som genererar säkra kedjor åt dig.

Även om vi alla frestas att använda lösenord som är lätta att komma ihåg, är de oftast den första som faller i en attackOm dokumentet du skyddar innehåller verkligt konfidentiell information (bankuppgifter, juridiska dokument, medicinska journaler etc.) är det värt att anstränga sig och använda ett starkt lösenord.

Extra tips för att skydda dina dokument

Att lösenordsskydda dina LibreOffice-filer är bara en del av historien. För ett verkligt effektivt skydd måste du också ta hand om... allmän säkerhetsstatus för din utrustning och dina användningsvanor.

Först och främst är det viktigt att ha både operativsystemet och LibreOffice är alltid uppdateradeDe nya versionerna åtgärdar sårbarheter som angripare kan utnyttja för att komma åt din dator eller dina dokument. WindowsTill exempel kan du kontrollera Windows Update från Inställningarna och implementera patchar regelbundet, och det rekommenderas rensa senaste dokumenthistoriken i Office för att minska integritetsläckor.

Dessutom bör du ha en bra antivirus som övervakar systemet och upptäcker hot innan de påverkar dina data. Windows Defender Det är ett ganska kompetent alternativ integrerat i systemet, men det finns också tredjepartsalternativ, både gratis och betalda, som Avast eller Bitdefender.

En annan viktig punkt är Installera endast program från officiella källor.Att ladda ner LibreOffice, krypteringsprogram eller annan programvara från tvivelaktiga webbplatser kan leda till att du blir infekterad. malware på din dator, med risken att de krypterar dina egna filer för att kräva en lösensumma eller stjäl informationen direkt.

Slutligen är sunt förnuft din bästa allierade: öppna inte konstiga bilagor du får i e-postmeddelanden, klicka inte på misstänkta länkar och Installera inte tillägg från okända källor.Många attacker kräver att användaren klickar någonstans för att börja arbeta; om du inte gör det har skadlig kod ingen chans.

Med allt detta i åtanke, använd LibreOffices funktioner för att Lägg till lösenord och kryptering till dina känsligaste dokument Det ger dig en mycket rimlig säkerhetsnivå mot nyfikna ögon, förlust av enheter och obehörig åtkomst, förutsatt att du kombinerar det tekniska skyddet med god praxis och starka lösenord.