- Att förstå typerna av relationer mellan tabeller i Access och dess vikt för att undvika dataduplicering.
- Skapa och hantera relationer mellan tabeller med hjälp av fönstret Relationer eller rutan Fältlista.
- Tillämpa referensintegritet och kaskadoperationer för att skydda datakonsistens.
Tar du dina första steg med Microsoft Access Och låter det här med att relatera tabeller som kinesiska för dig? Oroa dig inte, du är inte den enda. När vi arbetar med databaser relationell, det kommer en tid då Att koppla samman information från olika tabeller blir viktigt. Access gör den här processen enklare än du tror., men det är viktigt att förstå varför och hur man gör det om du vill hålla din databas välorganiserad och felfri.
I den här artikeln kommer jag att förklara på ett detaljerat och praktiskt sätt hur relatera tabeller i Access, vilka typer av relationer som finns, vad referensintegritet är till för och hur man kan undvika de klassiska huvudvärken med de berömda "föräldralösa posterna". Perfekt oavsett om du designar en databas från grunden eller vill förbättra hanteringen av dina befintliga data.. Låt oss åka dit
Vad är tabellrelationer i Access?
I relationsdatabasernas värld, Relationer mellan tabeller är kopplingar som gör att du kan associera information från en tabell med information från en annan.Tänk dig att du har en tabell som heter "Böcker" och en annan som heter "Förlag". Om du lagrade all förlagsinformation i "Böcker" tillsammans med varje titel, skulle du behöva upprepa förlagets telefonnummer, adress och namn för varje bok de publicerar. Detta skulle mångfaldiga datamängden i onödan. och skulle komplicera underhållet.
För att undvika sådant kaos, Det smarta är att separera informationen i två tabeller.: en för böcker och en annan med unik data för varje förlag. Hur är de länkade? Jo, 'Böcker' har ett fält (låt oss säga 'editorial_id') som pekar på motsvarande rad i 'Förlag'. På så sätt blir det inga dubbletter och du kan hantera allt mer effektivt..
Dessutom, Relationer låter dig konsultera och korsreferera information enkelt generera mycket mer kompletta rapporter från flera tabeller och framför allt bibehålla dataintegriteten.
Typer av tabellrelationer i Access
Alla relationer är inte likadana. Access skiljer mellan tre huvudtyper av relationer mellan tabeller, och var och en svarar mot ett specifikt behov inom datahantering:
En-till-många-relation
Den vanligaste i vilken databas som helst. En rad i tabell A kan associeras med många rader i tabell B, men varje rad i tabell B kan bara relateras till en rad i tabell A. Till exempel har ett förlag många böcker, men varje bok tillhör bara ett förlag.
Detta förhållande representeras i Access av en linje med siffran 1 i ena änden (primärnyckel) och oändlighetstecknet (∞) i den andra (främmande nyckel). Primärnyckeln är vanligtvis ett unikt fält (t.ex. ett ID), medan den främmande nyckeln replikerar sitt värde för att skapa länken.
Många-till-många-relation
I den här situationen, En rad i tabell A kan vara relaterad till många i tabell B och vice versaEtt typiskt exempel: författare och böcker. En författare kan ha skrivit flera böcker, och en bok kan ha flera författare.
Access tillåter dig inte att skapa den här relationen direkt. För att göra det, du behöver skapa en tredje tabell som heter "join table" som innehåller nycklarna från båda huvudtabellerna. Till exempel lagrar tabellen 'AuthorsBooks' par av 'author_id' och 'book_id'. På så sätt är varje kombination unik, och du kan lagra mer relaterad data, till exempel datumet då de samarbetade.
En-till-en-relation
Detta är den minst vanliga typen. Tillåt endast en rad från tabell A att associeras med högst en rad från tabell B och vice versaDet används ofta när du vill dela upp en mycket stor tabell eller när du behöver isolera känsliga data. Du kan till exempel ha en tabell med anställda och en annan tabell med känslig information (lön, bankuppgifter) som bara har en rad per anställd.
I Access måste båda relaterade kolumnerna ha unikhetsbegränsningar för att bibehålla denna unikhet. Visuellt visar båda parter i relationen nyckelsymbolen.
Hur man skapar relationer mellan tabeller i Access
Nu när du är klar över vilka typer av relationer det finns, Låt oss se hur de skapas och hanteras i Access.Det finns flera sätt, beroende på version och om du använder relationsvyn eller databladsvyn:
Skapa från relationsfönstret
- Stäng alla tabeller du har öppna (du kan inte ändra relationer med aktiva tabeller).
- I menyn Databasverktyg letar du efter knappen Relaciones och klicka.
- Om det här är första gången du öppnar relationsfönstret visas rutan Visa tabellOm inte, kan du anropa den manuellt från motsvarande flik.
- Markera de tabeller du vill länka och lägg till dem i fönstret. Du kan lägga till flera samtidigt, och om det behövs kan du till och med lägga till samma tabell två gånger (användbart för rekursiva relationer).
- Dra primärnyckelfältet från en tabell till det relaterade fältet i den andra tabellen (de har vanligtvis samma namn, till exempel 'kund_id' till 'kund_id'). Du kan välja flera fält genom att trycka länge. ctrl.
- Lådan kommer att öppnas Redigera relationer där du kan kontrollera de kopplade fälten, ändra namn om det behövs och aktivera referensintegritet (viktigt, som vi kommer att se senare).
- Klicka på för att avsluta Skapa.
RådetRelaterade fält måste ha samma datatyp, såvida inte det ena är Autonumrering och det andra är Tal med samma fältstorlek (till exempel båda är Långt heltal). För mer information, se Hur man skapar en databas i Access som lagrar sökvägar eller bilagor.
Skapa från panelen Fältlista
Ett annat alternativ är att dra fält från panelen Lista över fält i databladsvyn för måltabellen. Om du drar ett fält från en annan tabell och startar sökguiden, Access skapar automatiskt en en-till-många-relation mellan båda tabellerna (även om referensintegritet inte krävs som standard; du måste ändra relationen för att lägga till den).
Vad är referensintegritet och varför är det viktigt?
La Referensintegritet Det är en uppsättning regler som förhindra att relaterade poster i olika tabeller blir inaktuella eller inkonsekventaDet vill säga, det förhindrar att du anger överblivna data, till exempel en order som tilldelats en icke-existerande kund.
När du aktiverar det här alternativet när du definierar relationen tillämpar Access flera begränsningar:
- Du kan inte skriva ett värde till den främmande nyckeln som inte finns i den relaterade primärnyckeln.
- Du kan inte ta bort poster från den överordnade tabellen om relaterade objekt finns i den underordnade tabellen.
- Den tillåter dig inte att ändra primärnyckelvärdet om det finns befintliga kopplingar till den andra tabellen (förutom om du använder kaskaduppdateringar, vilket vi kommer att se nedan).
För att aktivera referensintegritet, öppna dialogrutan Redigera relationer och markera motsvarande kryssruta. Om du också väljer alternativen Kaskaduppdateringsrelaterade fält y Kaskadradering av relaterade posterAccess kommer att sprida ändringar eller borttagningar automatiskt, vilket undviker inkonsekvenser.
Kaskadbaserade datauppdateringar och borttagningar
den kaskadoperationer tillåt ändringar gjorda i huvudtabellen återspeglas automatiskt i de beroende tabellernaDetta är nyckeln till att upprätthålla konsekvens om du har många relaterade poster.
När du aktiverar Kaskaduppdatering, replikeras alla ändringar av primärnyckeln till de relaterade fälten i den sekundära tabellen.
med Kaskadradering, om du tar bort en överordnad post (till exempel en kund), Access kommer också att radera alla länkade poster., såsom deras beställningar och tillhörande detaljer. Detta är ett kraftfullt men känsligt alternativ: innan du använder det, se till att du verkligen vill ta bort all relaterad information. Access visar vanligtvis en varning, men det kanske inte görs när du utför en massborttagningsfråga.
Så här ändrar eller tar du bort relationer mellan tabeller
Om du behöver det ändra eller ta bort en relation redan existerande, det är väldigt enkelt:
- I relationsfönstret markerar du linjen som förbinder tabellerna (den blir tjockare).
- Dubbelklicka på raden för att öppna redigeringsdialogrutan och ändra fält, integritetsalternativ eller kopplingstyp efter behov.
- För att ta bort relationen, med linjen markerad, tryck helt enkelt på tangenten SuprOm Access frågar om du vill ta bort relationen permanent bekräftar du åtgärden.
- Kom ihåg att relationen inte automatiskt tas bort om du tar bort en tabell. Du måste först uttryckligen ta bort relationsraden.
Olika typer av kopplingar vid frågor om relaterade data
När du frågar information från flera relaterade tabeller, Du kan bestämma hur du vill kombinera den informationen i resultatenAccess skiljer mellan tre huvudtyper av kopplingar:
- Inre kopplingVisar endast poster där det finns en matchning på båda sidor av relationen. Detta är standardalternativet.
- Vänster yttre kopplingVisar alla poster från den vänstra tabellen och endast matchande poster från den högra tabellen.
- Höger yttre kopplingVisar alla poster till höger och endast matchande poster till vänster.
Dessa kombinationer konfigureras från dialogrutan för relationsändring genom att välja alternativet Kombinationstyp.
Praktiska tillämpningar och rekommendationer
Relationer mellan tabeller i Access De tjänar inte bara till att undvika dubbelarbeteDe är också viktiga för:
- Utför komplexa frågor korsreferera information från flera tabeller, till exempel lista kundordrar eller författare till en bok.
- Skapa formulär och delformulär där relaterad information visas automatiskt.
- Utforma professionella rapporter som samlar in data från olika synkroniserade källor.
- Skydda dataintegriteten och undvik vanliga misstag (som att tilldela en beställning till en oregistrerad användare).
Kom ihåg att du kan ändra relationerna när du behöver och att konfigurera referensintegritet korrekt Det är viktigt att undvika obehagliga överraskningar.
behärska konsten att relatera tabeller i Access Det är ett av de steg som gör skillnaden mellan en grundläggande databas och en professionellt hanterad. Att förstå de olika typerna av relationer, veta hur man skapar och hanterar dem korrekt, och känna till alternativen för referensintegritet, kommer att göra dina databaser mer robusta, mycket enklare att underhålla och framför allt fria från fel som kan påverka driften av dina applikationer eller rapporter. Med lite övning kommer du att se att processen är enklare och mer visuell än den först verkar, och den flexibilitet den ger dig är, ärligt talat, ovärderlig.
Passionerad författare om bytesvärlden och tekniken i allmänhet. Jag älskar att dela med mig av min kunskap genom att skriva, och det är vad jag kommer att göra i den här bloggen, visa dig alla de mest intressanta sakerna om prylar, mjukvara, hårdvara, tekniska trender och mer. Mitt mål är att hjälpa dig att navigera i den digitala världen på ett enkelt och underhållande sätt.