Hur man integrerar OneNote som ett kunskapsarkiv kopplat till Office

Konvertera OneNote i kunskapens nervcentrum av din organisation eller ditt klassrum, helt uppkopplad mot Microsoft Office Och Office 365 är mycket mer än att bara "anteckna". Vi pratar om att skapa ett levande arkiv där dokument, presentationer, webbsidor, uppgifter och utbildningsresurser är länkade, tillgängliga, uppdaterade och återanvända utan att förlora sammanhang.

Om du redan arbetar med Word, PowerPoint, Excel eller TeamsGenom att integrera OneNote som en informationsdatabaser länkad till Office kan du säkerställa att varje anteckning har sitt ursprung perfekt refererat, att varje elev har sin egen digitala anteckningsbok och att lärare kan hantera samarbetsytor, behörigheter och innehållsdistribution med bara några få klick. Låt oss titta närmare på hur man frigör all denna potential.

Vad erbjuder OneNote som ett kunskapsarkiv integrerat med Office?

OneNote är inte bara en "elektronisk anteckningsbok"; i ekosystemet av Microsoft 365 Den fungerar som en kunskapsdatabase där du kan organisera information i anteckningsböcker, avsnitt och sidor, men också koppla innehållet till resten av Office-programmen och externa tjänster.

Den stora fördelen med OneNote jämfört med andra anteckningssystem Anteckningarna kan åtföljas av Smarta länkar till dokument från Word-dokument, PowerPoint-presentationer, Excel-kalkylblad eller webbsidor du tittar på för närvarande, så att du alltid kan återgå till källan med ett enda klick.

I utbildnings- och företagsmiljöerDetta leder till ett gemensamt utrymme där lärare eller teamledare publicerar material, liksom elever eller personal. De samarbetar i realtid. Och varje användare behåller sin privata arbetsyta, allt synkroniserat i molnet inom Microsoft 365.

Dessutom driver Office 365-ekosystemet OneNote med specifika integrationer: klassanteckningsböcker anslutna till Teams, kompatibilitet med lärplattformar (LMS) via LTI, distribution av sidor som uppgifter och en Moget API för att utveckla anpassade lösningar om OneNote.

Länkade anteckningar: Koppla dina anteckningar till Word, PowerPoint och Internet Explorer

En av de kraftfullaste funktionerna för att använda OneNote som ett arkiv kopplat till Office Dessa kallas "Länkade anteckningar". Den här funktionen låter dig docka OneNote på ena sidan av skärmen medan du på den andra sidan visar ett Word-dokument, en PowerPoint-presentation, en webbsida i Internet Explorer eller en annan OneNote-sida.

När du aktiverar länkade anteckningarAllt du skriver i OneNote kopplas automatiskt till innehållet du tittar på: en miniatyrbild av sidan, ett kort textavsnitt och en direktlänk till originalfilen eller webbplatsen sparas. Så om du vill hämta sammanhanget veckor senare behöver du bara hålla markören över anteckningen eller klicka på miniatyrbilden.

Det här länksystemet förvandlar OneNote till ett slags smart index av de dokument och resurser du har konsulterat under en undersökning, kursförberedelse eller ett affärsprojekt, vilket undviker att slösa tid på att leta efter vilket dokument som var relaterat till varje anteckning.

Så här startar du en länkad anteckningssession

Processen för att börja ta länkade anteckningar Det varierar något beroende på vilket program du använder, men den allmänna idén är alltid densamma: du öppnar källprogrammet, startar kommandot för länkade anteckningar och väljer var anteckningarna ska sparas i OneNote.

Om du surfar med Internet ExplorerSe först till att stången på kommandon Den är synlig. Om den inte är det, högerklicka på webbläsarens namnlist och välj alternativet för att visa kommandofältet. När det är synligt väljer du kommandot "Länkade OneNote-anteckningar". Om du inte ser det vid första anblicken kan det vara dolt bakom symbolen "" i slutet av fältet, där kommandon som inte får plats visas.

Från Word, PowerPoint eller en annan OneNote-sidaFlödet är mycket likt: du letar upp alternativet för länkade anteckningar i motsvarande meny eller meny, aktiverar det och OneNote dockar automatiskt till sidan av skärmen, redo för dig att börja skriva medan du har huvuddokumentet i sikte.

Välj platsen i OneNote för länkade anteckningar

När du aktiverar länkade anteckningar öppnas dialogrutan "Välj plats". där du bestämmer vilken anteckningsbok, vilket avsnitt eller vilken sida du vill spara den nya anteckningssessionen i. Detta är ett viktigt steg om du vill ha en välstrukturerad kunskapsdatabas.

Om du väljer ett helt avsnittOneNote skapar en ny sida inom det avsnittet för att lagra de länkade anteckningarna. Om du däremot väljer en befintlig sida läggs det du skriver till direkt under innehållet som redan finns på den sidan, vilket bibehåller relationen till resten av materialet.

När platsen har bestämtsKlicka bara på OK och placera markören på den del av OneNote-sidan där du vill börja skriva. Från och med det ögonblicket kommer allt du skriver att länkas till dokumentet eller webbplatsen du har öppen på den andra halvan av skärmen.

Visa och hantera skapade länkar

När du skriver skapar OneNote små markeringar och miniatyrbilder. Bredvid dina anteckningar kan du ange att det finns en länk kopplad till källinnehållet. Genom att hålla muspekaren över varje anteckning kan du se detaljer om den relaterade filen och kontrollera att den är korrekt länkad.

Om du klickar på en av dessa miniatyrbilderMotsvarande Word-dokument, PowerPoint-presentation eller webbsida öppnas direkt, vilket gör det enkelt att fortsätta där du var när du gjorde anteckningarna.

Dessutom erbjuder OneNote centraliserad kontroll över alla länkar Associerad med den aktuella sidan: Genom att klicka på länk- eller kedjeikonen högst upp på sidan ser du en lista över alla länkade dokument och har möjlighet att ta bort länkar som inte längre behövs. Den här kontrollen hjälper också till att hantera Versionshantering i Office och OneDrive när flera användare redigerar de länkade filerna.

Implementera OneNote tillsammans med Office och Microsoft 365

Ur IT- och systemadministratörers perspektivDet är avgörande att förstå hur OneNote distribueras när man distribuerar Microsoft 365-appar, Office LTSC eller permanenta versioner av Office. I många fall installeras OneNote automatiskt med Word, Excel och PowerPoint.

Vid distribution av Microsoft 365-appar eller Office LTSC 2024, 2021 eller Office 2019OneNote är förinstallerat, så inga ytterligare steg behövs för att göra det tillgängligt på de flesta enheter. Trots det rekommenderas det alltid att granska dina distributionsinställningar, särskilt om du använder verktyg som Configuration Manager (nuvarande gren) eller Microsoft Intune.

Office Deployment Tool (ODT) och företagsdistributionslösningar De låter dig bestämma om OneNote ska inkluderas eller exkluderas när du installerar Office på organisationens datorer. Detta är mycket användbart i miljöer där du vill standardisera vilka program som installeras som standard.

Lägg till OneNote i en befintlig Office-installation

Om du redan har Office installerat på en enhet men OneNote inte visasDu kan använda Office Deployment Tool tillsammans med en configuration.xml-fil för att lägga till OneNote senare utan att behöva installera om hela paketet.

Grundidén bakom den här konfigurationsfilen Du måste ange Office-produkten och språket, och ange att OneNote ska inkluderas. När du kör ODT:n med den filen kommer OneNote att laddas ner och installeras tyst, och integreras med din befintliga Office-licens.

När det gäller gratisversionen av OneNoteNär programmet först öppnas på en enhet där Office redan är installerat, identifierar det licensen och uppdaterar den automatiskt så att den överensstämmer med den Office-version som finns på datorn, utan ytterligare ingripande från användaren.

Undantag OneNote under Office-installationen

Vissa organisationer föredrar att inte installera OneNote i vissa användarprofiler eller enheter. I dessa fall erbjuder Microsoft olika sätt att exkludera OneNote beroende på vilken distributionsmetod som används.

Om du använder Office Deployment ToolDu kan använda ExcludeApp-elementet i filen configuration.xml för att förhindra att OneNote installeras. Microsoft rekommenderar också att du använder Office-anpassningsverktyget för att enklare generera den här konfigurationsfilen.

I miljöer som hanteras med Microsoft Configuration Manager (nuvarande gren)Genom att använda installationsguiden för Office 365-klienten kan du ändra statusen för OneNote till Inaktiverad i avsnittet Office-inställningar, vilket förhindrar att den distribueras på utvalda arbetsstationer.

Om hanteringen sker via Microsoft IntunePå inställningssidan för Office-paketet finns en specifik kryssruta för OneNote. Om du avmarkerar den förhindras installationen på hanterade enheter som får den policyn. appar.

Observera att om användare installerar Office på egen hand Från Microsoft 365-portalen finns det inget inbyggt sätt att förhindra installationen av OneNote i det självbetjäningsflödet. I det scenariot måste kontrollen komma från efterföljande policyer eller användarutbildning.

Resurser, konfiguration och versioner för OneNote-utbildning

Att dra nytta av OneNote som ett kunskapsarkiv kopplat till OfficeDet är viktigt att användare och administratörer är utbildade. Microsoft tillhandahåller gratis e-böcker och utbildningsresurser som förklarar gränssnittet, viktiga funktioner och bästa praxis för användning.

Dessa utbildningsmaterial är särskilt användbara vid migrering från andra anteckningsverktyg eller vid integration av avancerade funktioner som klassanteckningsböcker, detaljerade behörigheter och arbete med externa lärplattformar i utbildningsinstitutioner.

Parallellt kan centraliserad konfiguration av OneNote utföras via grupprincipobjekt (GPO:er). För att göra detta måste du ladda ner de senaste administrativa mallarna (ADMX/ADML) för Office från Microsoft Download Center och distribuera dem till Active Directory Domain Services.

När mallarna har importeratsIT-avdelningen kan definiera policyer som styr vissa OneNote-alternativ för alla användare eller för specifika grupper: synkroniseringsinställningar, standardplatser, funktionsbegränsningar etc., vilket säkerställer konsekvent användning i hela organisationen.

Angående de accepterade språkenOneNote och OneNote för Windows Version 10 delar de flesta lokaliseringarna, även om det finns mindre skillnader. Microsoft upprätthåller uppdaterade listor över språk som stöds för varje version, vilket är relevant i flerspråkiga miljöer eller internationella distributioner.

Utöver skrivbordsversionen för WindowsDet finns även OneNote-utgåvor för Mac, iPad, iPhone, Android y webbläsareVar och en har sina egna nyanser och begränsningar, men alla bidrar till att göra kunskapsförrådet tillgängligt från praktiskt taget vilken enhet som helst.

OneNote inom utbildning: klassanteckningsböcker och virtuella klassrum

Inom utbildningsområdet är OneNote en viktig del av Microsoft 365-ekosystemet.särskilt i kombination med Teams för att skapa kompletta virtuella klassrum. Jämfört med plattformar som Moodle eller andra lärplattformar utmärker sig OneNote för sitt fokus på elevens personliga och samarbetsinriktade digitala anteckningsbok; dessutom integreras den med verktyg som office Lens för att spara och lägga till innehåll direkt i anteckningsboken.

Ett Teams-team konfigurerat som en klass Den kan inkludera en OneNote-klassanteckningsbok som standard, så att det virtuella klassrummet slutar att bara vara en plats för att ladda upp innehåll och uppgifter, och blir ett riktigt onlineklassrum med differentierade arbetsytor.

Lärare kan använda OneNote för att skapa och dela resurserStarta uppgifter, granska individuella elevers framsteg och uppmuntra deltagande genom gemensamma aktiviteter. Allt detta drar nytta av inbyggd integration med Word, PowerPoint och andra Office-program som används dagligen.

OneNote gör det också enklare för elever att anteckna. direkt i samma miljö där de tar emot materialet och lämnar in aktiviteterna, så att teori, övningar, personliga reflektioner och lärarfeedback samlas på ett ställe.

Strukturen i en klassanteckningsbok

Klassanteckningsböcker skiljer sig från en vanlig anteckningsbok eftersom de skapas med en specifik struktur utformad för undervisning. Så snart de genereras visas tre huvudområden: Innehållsbibliotek, Samarbetsyta och Elevanteckningsbok.

Innehållsbiblioteket Det här är en sektion där lärare kan publicera material (anteckningar, instruktioner, guider, kompletterande resurser) som bara studenter kan läsa. Det är idealiskt för att centralisera allt officiellt kursinnehåll utan att studenterna kan ändra det.

Samarbetsutrymmet Det är ett område där alla deltagare (lärare och elever) kan redigera fritt. Det är särskilt användbart för grupparbete, brainstorming, samarbetsprojekt eller för att skapa gemensamma informationsdatabaser.

Studentens arbetsbok motsvarar privata sektioner som varje elev har i sin klassanteckningsbok. Endast eleven och läraren kan se innehållet, vilket gör att den kan användas som en personlig digital anteckningsbok, portfolio, lärjournal eller utrymme för att lämna in individuella uppgifter.

Dessutom innehåller klassböckerna extra verktyg För lärare inkluderar detta möjligheten att distribuera sidor eller avsnitt till alla elever med bara ett par klick, snabbt granska uppgifter i varje elevs anteckningsbok och enklare följa framsteg.

Konfigurera samarbetsutrymmet och dess behörigheter

Även om samarbetsytan är utformad så att alla kan redigeraI vissa fall är det lämpligt att finjustera behörigheterna: till exempel att tillåta vissa grupper av elever att ändra ett specifikt avsnitt medan resten bara ser det eller inte ens har åtkomst.

Så här hanterar du dessa behörigheter från OneNoteDu kan använda alternativet "Klassanteckningsbok" i programmets toppmeny. Därifrån kommer du åt "Hantera anteckningsbok", vilket öppnar webbläsaren med inställningsgränssnittet för den tillhörande klassanteckningsboken.

På den administrationsskärmen Du kan helt blockera samarbetsytan så att ingen förutom lärarpersonalen kan redigera, eller gå till avsnittet "Behörigheter för samarbetsyta" för att definiera vem som har redigeringsåtkomst och vem som bara har visningsåtkomst i varje avsnitt.

Alternativet "Lägg till avsnitt" i behörigheterna för samarbetsytan Det låter dig skapa nya samarbetsområden med anpassade namn. I varje område väljer du vilka elever som kan visa och redigera, och du kan också begränsa andra användare till skrivskyddad åtkomst och anpassa miljön till önskad dynamik i grupparbetet.

Användning av multimodala resurser och feedback i elevanteckningsboken

OneNote erbjuder ett brett utbud av resurser för att berika dina sidor Från elevens anteckningsbok: text, teckningar, handskrivna anteckningar, bilder, klistermärken, ljud, video och mer. Detta möjliggör mycket mer uttrycksfull och personlig lärarfeedback.

Läraren kan lägga till kommentarer direkt till innehållet. Eleverna har skrivit eller klistrat in anteckningar i sina anteckningsböcker, markerat stycken, markerat fel, föreslagit förbättringar eller helt enkelt lämnat uppmuntrande meddelanden. Eleverna ser inte varandras anteckningsböcker, vilket säkerställer integriteten i deras individuella arbete.

Denna multimodala återkoppling Det är särskilt användbart i klasser där processen värderas, inte bara det slutliga resultatet, eftersom OneNote har en historik över arbetet, korrigeringar och förbättringar, allt integrerat i samma kunskapsarkiv. Dessutom kan det användas grafik tabletter och skrivverktyg som underlättar handskrivna anteckningar.

Skriva ut och exportera anteckningsböcker

Även om det i grunden är ett digitalt verktygMed OneNote kan du skriva ut och exportera innehåll när du behöver leverera en fysisk version eller generera ett dokument. PDF för delning utanför Microsoft 365-miljön.

Så här skriver du ut en sida eller ett avsnittGå helt enkelt till Arkiv-menyn och välj alternativet Skriv ut. Därifrån väljer du önskat innehåll och skrivare, precis som i vilket annat Office-program som helst.

Om du vill ladda ner material från innehållsbiblioteket i PDF-format För att exportera innehållet i varje elevs anteckningsbok kan du använda alternativet Exportera, som också finns i Arkiv-menyn. Genom att välja "Aktuellt objekt" väljer du vilken del av anteckningsboken du vill exportera och väljer sedan Adobe PDF-formatet för att generera filen.

Detta exportflöde är praktiskt när du behöver behålla en statisk kopia av en kurs, arkivera lärbevis eller skicka material till personer som inte arbetar inom Microsoft 365-ekosystemet.

Integrering av OneNote med LMS med hjälp av LTI

För utbildningsinstitutioner som redan använder ett lärplattformssystem (LMS)Precis som Moodle eller andra erbjuder OneNote integration genom Learning Tools Interoperability (LTI)-standarden, som är allmänt accepterad i branschen.

Tack vare LTI, OneNote-klassanteckningsboken Den kan fungera som en förlängning av ditt lärplattform, vilket gör att du kan skapa en delad anteckningsbok och länka den direkt till motsvarande kurs. På så sätt kan studenter komma åt sin OneNote-anteckningsbok inifrån själva lärplattformen, vilket håller allt inom ett enhetligt arbetsflöde.

Denna integration kombinerar det bästa av två världarLärplattformen hanterar registreringar, globala betyg och kursstruktur, medan OneNote tillhandahåller den flexibla digitala anteckningsboksmiljön och kunskapsdatabasen som är kopplad till Office för det dagliga arbetet.

För lärare innebär detta mindre fragmentering. Bland verktygen finns officiellt material som kan finnas kvar i lärplattformen, men anteckningar, gemensamma aktiviteter och detaljerad feedback hanteras enkelt från OneNote, med direktåtkomst från kursen.

OneNote API och tillägg för Office 365

Utöver manuell användning har OneNote ett robust API vilket länge har främjat tredjepartsintegrationer. Med OneNote API för Office 365 kan företag och utvecklare skapa applikationer som interagerar direkt med anteckningsböcker, sidor och avsnitt.

Detta API låter dig automatisera processer som att skapa anteckningsböcker för nya projekt eller kurser, generera sidor med strukturerad information från andra företagsprogram, hämta innehåll från externa system eller synkronisera information mellan OneNote och andra program. databaser.

För organisationer som vill ta OneNote ett steg längre Som kunskapsarkiv öppnar API:et dörren för anpassade lösningar: till exempel att automatiskt samla in rapporter från interna system och spara dem i specifika anteckningsböcker, eller att generera regelbundna sammanfattningar med länkar till viktiga Office-dokument.

Microsoft har utökat funktionerna i detta APIoch är för närvarande allmänt tillgänglig för Office 365, vilket gör den användbar för både interna projekt och kommersiella applikationer som vill nå Microsoft 365-användarbasen.

Kostnad, tillgänglighet och arbetsorganisation i OneNote

En vanlig fråga är om OneNote är en betaltjänst.Verkligheten är att verktyget har gratisplaner för både studenter, yrkesverksamma och lärare, med tillräckliga funktioner för de flesta användningsområden i klassrum eller individuella arbetsmiljöer.

För utbildningscenter eller institutioner som vill ha det kompletta Microsoft Education-ekosystemetJa, det finns en kostnad förknippad med det licenser och tilläggstjänsterOneNote som basapplikation erbjuder dock redan en mycket kraftfull uppsättning funktioner utan att kräva stora investeringar.

Angående arbetets organisationOm du hanterar många anteckningsböcker kan du i OneNote fästa de mest använda anteckningsböckerna på startsidan. Det är ungefär som att bokmärka eller markera favoriter, vilket gör det enkelt att snabbt komma åt dina viktigaste anteckningsböcker utan att slösa tid på att söka.

Denna funktion för att fästa block Det fungerar perfekt när du arbetar med flera kurser, projekt eller avdelningar samtidigt. Du kan fästa den aktuella säsongens anteckningsböcker i förgrunden och lämna de från tidigare år i bakgrunden, vilket bibehåller ordningen utan att förlora åtkomsten till ditt historiska arkiv.

Kombinationen av OneNote med Word, Excel, PowerPoint, Teams och resten av Microsoft 365 Det låter dig bygga en arbets- och lärmiljö där kunskap inte är spridd: dokument finns i Office, anteckningar och länkar i OneNote, och allt är sammanflätat så att användaren alltid har sammanhanget till hands.

Om du utnyttjar länkade anteckningar, klassanteckningsböcker, LMS-integration samt distributions- och API-funktionerOneNote går från att vara en enkel digital anteckningsbok till att bli den verkliga kunskapsdatabasen kopplad till Office som din organisation, ditt utbildningscenter eller ditt arbetsteam förlitar sig på.