Hur man får Word att behålla samma formatering i hela dokumentet

När du arbetar med långa dokument är det sista du vill göra att ändra stilar, teckenstorlekar som visas slumpmässigt eller listor som blir för långa. Om du någonsin har kopierat text från en webbplats, en PDF eller en annan fil och, när du klistrar in den i ord, resultatet har blivit en karneval av teckensnitt och färger, du är inte ensam: ​​standardkonfigurationen gynnar att originalformatet dras. Målet med den här guiden är att hjälpa dig att behålla samma format i hela dokumentet utan problem..

Vi kommer att kombinera två metoder: för det första, justera inklistringsbeteendet så att det inte förorenar ditt dokument, och för det andra, använda Word-verktyg som ger övergripande konsekvens, till exempel format, Formathämtaren, mallar med mera. Du får också se hur du kontrollerar inklistringen av listor för att behålla eller sammanfoga siffror och punkter efter behov., och en handfull Tricks praktisk för layout utan att tappa besinningen.

Konfigurera inklistring för att undvika att dra format

Mycket av röran uppstår när man klistrar in. Som standard prioriterar Word Behåll källformateringen, så texten matas in med sitt teckensnitt, färg, indrag och så vidare. Om du vill fördjupa dig i de olika Word-format och hur de påverkar bindningen, den artikeln förklarar det i detalj. Om du ändrar inställningen till Behåll endast text anpassas innehållet till dina nuvarande stilar och konsekvensen bibehålls..

Här är stegen för att ställa in Behåll endast text som standardalternativ både inom samma dokument och mellan dokument och när du klistrar in från andra program: Ställ in den en gång och glöm kaoset.

1. Öppna Word. Gör det med vilket dokument som helst eller ett tomt..
2. Gå till Arkiv och ange Alternativ. Du hittar den längst ner i sidomenyn..
3. I fönstret Word-alternativ väljer du Avancerat. Det är sektionen med finredigeringsinställningar.
4. Scrolla ner till Klipp ut, kopiera och klistra in. Det finns panelen för inklistring.
5. Under Klistra in i samma dokument ändrar du Behåll källformatering till Behåll endast text. På så sätt undviker du att ett inklistrat fragment bryter den aktuella stilen..
6. Under Klistra in mellan dokument väljer du även Behåll endast text. När du sammanfogar innehåll från olika filer respekterar allt din nuvarande design..
7. Under Klistra in från andra appar väljer du Behåll endast text igen. Detta blockerar äldre formatering från webbläsare, PDF-filer etc.
8. Kontrollera om det finns andra inklistringsalternativ som du använder ofta och ha dem nära till hands för snabbmenyn. Du kan alltid välja ett annat alternativ från fall till fall..
9. Bekräfta ändringarna med OK. Inställningen sparas för framtida dokument..
10. Försök att klistra in text från flera källor för att kontrollera resultatet. Du kommer att se att den anammar din stil och ditt utseende utan att tillföra yttre ornament.
11. Om du någonsin behöver originalformateringen, använd snabbmenyn och välj Behåll källformateringen endast för den inklistrade bilden. Den allmänna regeln kommer att förbli ren och konsekvent.

En viktig detalj: När du väljer Behåll endast text kan Word behålla siffror eller punkter från listor i det inklistrade innehållet även som text. Om du hellre inte ens vill bevara den strukturen kan du inaktivera det beteendet med en ytterligare inställning..

1. Gå till Arkiv, öppna Alternativ och gå till Avancerat. Samma rutt som tidigare.
2. I avsnittet Klistra in avmarkerar du Behåll punkter och siffror när du klistrar in text med alternativet Behåll endast text. På så sätt neutraliserar du även de listorna.
3. Bekräfta med Godkänn. Från och med nu kommer inklistringen bara att vara vanlig text..

Kontrollera numrering och punkter vid inklistring av listor

När man arbetar med listor vill man ibland att numreringen ska fortsätta, och andra gånger vill man behålla den ursprungliga numreringen av det inklistrade fragmentet. I Word kan du fatta direkt beslut baserat på sammanhang..

• Fortsätt numreringen när du klistrar in numrerade objekt i en annan listaVälj alternativet Fortsätt lista om du vill att nya objekt ska följa destinationslistan.
• Behåll den ursprungliga numreringen av de inklistrade elementen: : välj Ny lista så att sekvensen inte blandas med destinationsnumreringen.
• När du klistrar in punktlistor i en numrerad listaOm du vill behålla punkterna använder du Behåll källformatering; om du föredrar att de omvandlas till siffror väljer du Kombinera formatering.
• När du klistrar in numrerade objekt i en punktlistaOm du vill bevara tal väljer du Sammanfoga inte lista; om du vill konvertera dem till punkter väljer du Sammanfoga lista.

Med dessa specifika beslut undviker du att siffror eller punktlistor oväntat dyker upp och sedan blir till siffror mitt i dokumentet. Nyckeln är att välja om man vill blanda eller hålla listformatet separat i inklistringen..

Kopieringsformat för att omedelbart enhetligt utseende

Format Painter är det verktyg som många förbiser, men det snabbar upp arbetet enormt. Det kopierar utseendet på en text eller grafik och applicerar den någon annanstans, precis som en pensel. Perfekt för att homogenisera fragment utan att skapa en stil från grunden.

1. Markera texten eller bilden med det format du vill replikera. Välj ett exempel som redan är perfekt.
2. På fliken Hem klickar du på ikonen Formathämtare. Du kommer att se att markören ändras till en pensel.
3. Måla över markeringen där du vill använda det utseendet. Med ett klick kopieras det bara en gång.
4. Om du behöver tillämpa den på flera områden dubbelklickar du på Formathämtaren för att aktivera den. Du kommer att kunna hoppa igenom dokumentet och klistra in formatet upprepade gånger.
5. För att inaktivera penseln, tryck på ESC. På så sätt återgår du till den vanliga markören och undviker oavsiktliga ändringar..

Använd den för att normalisera teckenstorlekar, fetstil, kursiv stil, färger, bildkanter och mer. Det är ett snabbt sätt att uppnå enhetlighet när du ännu inte har definierat stilar..

Använda stilar: grunden för konsekvens i långa dokument

Om ditt dokument har flera avsnitt är det smart att använda formatmallar. De fördefinierade formatmallarna finns i avsnittet Hem i gruppen Formatmallar och de definierar rubriker, Undertexter texter~~POS=HEADCOMP, vanlig text, citat, etc. Genom att tillämpa dem kan du ändra det övergripande utseendet på några sekunder och samtidigt aktivera funktioner som innehållsförteckningen..

För att använda dem effektivt är flödet enkelt: markera stycket eller placera markören och använd lämplig stil; upprepa med rubriker på nivå 1, 2, 3 och brödtexten. Du kan senare justera definitionen för varje stil och alla tillhörande stycken kommer att uppdateras samtidigt..

Du kan också skapa dina egna formateringar. Anpassa ett stycke efter dina önskemål, öppna panelen Formateringar och spara formateringen som en ny formatering. Så här definierar du din interna designguide i dokumentet..

Infoga en stilbaserad innehållsförteckning

En direkt fördel med att använda rubrikformat är att Word kan skapa en innehållsförteckning automatiskt. Detta ger ordning och enhetlighet, och gör det enklare att navigera igenom långa dokument..

För att generera den, placera markören där du vill ha tabellen – vanligtvis i början – och gå till Referenser, Innehållsförteckning, för att välja en fördesignad layout eller anpassa din egen. Du kan bestämma hur många rubriknivåer som ska inkluderas och justera deras utseende..

Fördesignade mallar för en bra start

Om designen är komplex eller om du inte vill börja från början, använd en mall. Word erbjuder gratis mallar för CV, rapporter och mer. De ger dig en sammanhängande bas av stilar, marginaler och typsnitt.

För att tillämpa dem, gå till Arkiv, Nytt och hitta en som passar dina behov. Ändra sedan text, färger eller stilar så att de passar din visuella identitet. Det är ett snabbt sätt att säkerställa konsekvens från första minuten..

Infoga och redigera bilder utan att bryta layouten

Bilder bör också följa ett estetiskt tema. För att infoga dem, gå till Infoga, Bilder och placera dem på lämplig plats. Om du väljer dem aktiveras fliken Bildformat med användbara verktyg..

Bland snabbinställningarna hittar du Ta bort bakgrund, vilket fungerar bra för enkla mönster och enfärgade bakgrunder: Word markerar det område du vill ta bort i färg och låter dig zooma in eller ut genom att markera områden som ska tas bort eller behållas. Det är ett smidigt sätt att integrera bilder utan konstiga ramar.

I Korrigeringar kan du justera ljusstyrka, kontrast och skärpa så att de matchar dokumentets övergripande ton, medan du i Färg och Transparens kan justera paletten och opaciteten. Dessa små justeringar förhindrar att ett foto sticker ut på ett inkonsekvent sätt..

Om du vill ge det ett mer polerat utseende kan du använda en bildstil: kantlinje, skugga, reflektion, rotation eller till och med 3D-format. Använd dessa effekter sparsamt för att hålla estetiken enkel och konsekvent..

Testa text för distraktionsfri layout

Innan du slutför formateringen är det en bra idé att testa med teststycken. I Word kan du generera exempeltext direkt, perfekt för att kontrollera teckensnitt, radavstånd och radavstånd. Så här justerar du layouten utan att vara beroende av det slutliga innehållet..

Skriv =lorem(antal stycken, antal meningar) och tryck Enter för att infoga Lorem ipsum. Till exempel skapar =lorem(2,4) 2 stycken med 4 meningar vardera; om du använder =lorem(2) definierar du bara styckena. Perfekt för att öva brödtext.

Du kan också generera mer naturlig text med =rand(stycken, meningar) eller helt enkelt =rand(2) om du bara vill ange hur många stycken. Den här metoden hjälper dig att upptäcka avståndsproblem eller oönskade hopp.

Flytta stycken utan att flytta något med dispositionsvyn

När det gäller att ändra ordning på sektioner kan klippning och klistra förstöra stilar och numrering. Dispositionsvyn är en gudagåva för att omorganisera block utan att skada strukturen. Låter dig dra stycken och titlar som om de vore delar.

Gå till Visa, Disposition, så ser du markörer framför varje stycke. Håll ner markören och dra blocket dit du vill ha det. Strukturen bibehålls och formatet spårar inte ur..

Formatera många icke-sammanhängande ord samtidigt

Ibland behöver du bara markera flera spridda ord eller fraser genom att tillämpa samma ändring. Det finns ingen anledning att upprepa processen ett i taget. Batchmarkera och tillämpa formatering i en enda gest.

Markera det första ordet eller frasen; håll ner Ctrl-tangenten och lägg till fler markeringar som inte är sammanhängande genom att dubbelklicka eller dra. När du har alla markeringar tillämpar du ändringen: kursiv stil, fetstil, färg osv. Det är ett effektivt sätt att upprätthålla lokal konsistens utan att röra vid globala stilar..

Vattenstämpel för konsekvens och signalering

Om ditt dokument är ett utkast eller innehåller känslig information kan en vattenstämpel hjälpa dig att upprätthålla en enhetlig varumärkesprofil på alla sidor. Det ger också ett visuellt lager som är förenligt med filens användning..

Gå till Design, Vattenstämpel och välj ett av de fördesignade alternativen eller skapa ett anpassat från Anpassade vattenstämplar. Välj en text som Utkast eller Konfidentiellt och justera stilen så att den inte stör läsningen..

När man ska kombinera, när man ska behålla och hur man bestämmer sig för varje pasta

Låt oss gå tillbaka till listor, för det är där många huvudbry ofta uppstår. När du klistrar in en numrerad lista i en annan, bestäm om du vill att destinationsnumreringen ska fortsätta eller om du vill behålla den ursprungliga numreringen separat från det fragment du tar in. Om du vill ha kontinuitet väljer du Fortsätt lista; annars väljer du Ny lista..

När du klistrar in punkter i en numrerad lista, överväg om du vill behålla punkterna eller konvertera dem till siffror för att integrera dem. Behåll källformatering lämnar punkterna kvar; Sammanfoga formatering konverterar dock numreringen till den överordnade listan. Båda alternativen är giltiga, beroende på om du söker homogenitet eller kontrast..

Och i motsatt riktning – om du klistrar in siffror i en punktlista – bevarar Don't Merge List siffrorna, medan Merge List flyttar dem till punkter och nivå. Knepet är att avgöra om du förenar liststilen eller respekterar identiteten hos det inklistrade fragmentet..

Relaterad artikel:

Hur man rensar formateringen i Word efter att ha klistrat in text från internet

Isaac

Passionerad författare om bytesvärlden och tekniken i allmänhet. Jag älskar att dela med mig av min kunskap genom att skriva, och det är vad jag kommer att göra i den här bloggen, visa dig alla de mest intressanta sakerna om prylar, mjukvara, hårdvara, tekniska trender och mer. Mitt mål är att hjälpa dig att navigera i den digitala världen på ett enkelt och underhållande sätt.