Hur man ändrar bildkomprimeringskvaliteten i Word

Om du arbetar med dokument fulla av foton, grafik eller skärmdumpar har du förmodligen stött på en enorm Word-fil som Den tar lång tid att öppna, och den är för tung att skicka med posten. eller så förlorar den skärpa när den exporteras till PDFAllt detta är nära relaterat till hur Word hanterar bildkomprimering och kvalitet.

Förstå hur komprimering fungerar i Word, och särskilt JPEG-bildkomprimeringDetta är nyckeln till att hitta rätt balans mellan ett lätt dokument och bilder som ser bra ut på skärmen eller papper. I den här artikeln får du se, i detalj, hur Ändra bildkomprimeringskvalitet i WordVilka alternativ erbjuder programmet, hur man förhindrar att det försämrar dina foton utan att du märker det, och vilka inställningar är bäst att använda beroende på om du ska skriva ut, dela via e-post eller publicera på webben.

Hur bildkomprimering faktiskt fungerar i Word

Sedan moderna versioner av Office, särskilt från Office 2016 och framåt, har Word ett alternativ för bildupplösning som kallas Hifi vilket gör att du kan infoga foton med minimal komprimering så att de ser bäst ut, särskilt i högupplösta skärmar och vid export till PDFOm du ska arbeta med PDF-export i utskriftsmiljöer är det lämpligt att granska guider i ämnet. PDF-utskriftsoptimering från Word.

Om du märker att något dyker upp när du klistrar in eller infogar bilder i dina dokument pixlig, suddig eller med förlust av detaljerTroligtvis använder Word en standardupplösning som är för låg, eller så komprimeras bilderna om när filen sparas och stängs.

Högkvalitativt alternativ gör Word Komprimera inte bilder till mindre än deras faktiska storlek så länge de inte överskrider dokumentets arbetsyta (det vill säga det utrymme de upptar på sidan). Den tillämpar bara en mycket liten komprimering när bilden är större än nödvändigt för den storlek du placerar den i.

Tänk på att Word, av sin natur, strävar efter att balansera bildkvalitet och filstorlek; om inte annat anges kan det justera bilder till upplösningar som 220 dpi (DPI) eller till och med 150 dpitillräcklig för många användningsområden men inte alltid idealisk för krävande utskriftsprojekt.

Varför och när är det användbart att komprimera bilder i Word?

När du lägger in högupplösta foton (till exempel kamerabilder, TIFF- eller stora JPG-filer) Word-dokumentets storlek växer snabbt, särskilt om du har många illustrerade sidor.

I de flesta vardagliga dokument – ​​interna rapporter, klassuppgifter, dokument som skrivs ut på skrivare för hemmet eller kontoret— det finns inget behov av att upprätthålla extrem bildkvalitet; skrivaren kommer inte att utnyttja mycket höga upplösningar och du kommer att ta upp plats lagring utan att knappt vinna någon synbar kvalitet.

Att komprimera bilder i Word är ett effektivt sätt att minska filstorleken för att skicka det via e-post, ladda upp det till webben eller lagra den utan att i onödan fylla upp hårddisken eller molnet.

Det är också mycket användbart för dokument som kommer att cirkuleras mycket, såsom företagsmallar eller utbildningsmanualer, där det är viktigt att arkivet Öppnas snabbt och är lätt att dela, utan att offra acceptabel tydlighet.

Det är dock viktigt att komma ihåg att när man komprimerar visuell kvalitet minskarDärför är det lämpligt att justera upplösningen efter dokumentets slutgiltiga syfte, istället för att automatiskt acceptera den komprimering som Word använder som standard.

Konfigurera Word för att kontrollera bildkvaliteten

En detalj som ofta går obemärkt förbi är att Word som standard tenderar att Komprimera alla bilder i dokumentet vid stängningjustera dem till den kvalitet du har konfigurerat i programmets alternativ. Det betyder att även om du har infogat bilder med 300 dpi kan Word spara dem med 220 dpi eller mindre om du inte ändrar den inställningen.

Därför är det så viktigt att kontrollera bildkvaliteten i Word och ändra den om du behöver högre kvalitet, till exempel för dokument som ska användas i... för att skrivas ut i hög upplösning eller formateras senare i ett annat program.

Så här kontrollerar och ändrar du dessa parametrar i Word WindowsDu kan följa en liknande väg som denna (namnen kan variera något beroende på version, men idén är densamma): gå till Arkiv > Alternativ > Avancerat och leta reda på avsnittet som heter något i stil med "Bildstorlek och kvalitet".

Inom det blocket hittar du flera viktiga alternativ: rutan för ignorera redigeringsdata, kryssrutan ”Komprimera inte bilder i filen” och en rullgardinsmeny ”Standardupplösning” där du kan välja den kvalitet med vilken Word sparar bilderna.

Om du vill ha maximal skärpa (till exempel för en bok eller ett dokument som ska tryckas) vill du aktivera "Komprimera inte bilder i filen" eller välja "Hög upplösning" eller 300 dpi i upplösningslistan, alltid medveten om att detta kommer att öka dokumentets storlek.

Spara bilder med lägre upplösning för att minska storleken

När huvudmålet är att ljusa upp dokumentet kan du justera komprimeringsalternativ Detta gör att Word kan spara bilder med en lägre men tillräcklig upplösning för avsedd användning. För att göra detta, gå till Word-alternativmenyn, under "Avancerat" och inom "Bildstorlek och kvalitet" och var uppmärksam på tre viktiga punkter.

Först, lådan "Kasta redigeringsdata"Om du aktiverar det här alternativet raderar Word den sparade informationen så att du kan ångra efterföljande redigeringar av varje bild (till exempel beskärning eller färgkorrigeringar). Du får mer utrymme, men du förlorar möjligheten att återställa bilden till dess ursprungliga skick i dokumentet.

För det andra måste du se till att Alternativet "Komprimera inte bilder från filen" är inte valt. Om din avsikt just är att minska Words storlek, så aktiveras komprimeringen om du lämnar den rutan omarkerad.

Slutligen, i rullgardinsmenyn för "Standardupplösning" Du kan välja en upplösning som 150 dpi eller ännu lägre om dokumentet bara ska visas på skärmen. För de flesta dokument som är avsedda för digital läsning är en upplösning mellan 96 och 150 dpi tillräcklig och minskar filstorleken drastiskt.

Med dessa inställningar kommer Word att tendera att göra varje gång du sparar dokumentet lagra bilderna i den upplösning du har valtvilket blir väldigt märkbart i längden om man arbetar med mycket grafik eller foton.

Komprimera specifika bilder eller hela dokumentet från menyfliksområdet

Förutom globala inställningar kan du i Word komprimera bilder i ett dokument från fall till fall, oavsett om alla på en gång eller bara några utvalda, och tillämpar en annan kvalitet på dem än den du har i de allmänna alternativen.

För att göra detta, öppna ditt Word-dokument och välj en bildÖverst ser du "Bildverktyget", vanligtvis med fliken "Bildformat" (eller helt enkelt "Format"). Om du klickar på den fliken visas knappen "Komprimera bilder".

Om du klickar på ”Komprimera bilder” öppnas ett fönster där du kan välja om du vill använda komprimering. endast den markerade bilden eller alla bilder i dokumentetOm du vill göra filen så liten som möjligt är det oftast en bra idé att välja alternativet att tillämpa på alla.

Samma fönster visar olika "destinationer" eller fördefinierade egenskaper, som typiska alternativ för E-post (96 dpi), webb eller utskriftskvalitet (220 dpi)Ju lägre upplösning som väljs, desto mer minskas filstorleken, men utskriften kommer också att se tunnare ut.

Det rekommenderas också att aktivera rutan som tillåter ta bort de beskurna områdena av bilderna, så att Word inte behåller dolda delar av fotot som du inte längre behöver, vilket kan ta upp mycket plats om du har beskurit stora områden.

Fallstudie: mycket stora dokument och minskning av utskick

Ett mycket vanligt scenario är att ha ett Word-dokument med många foton – till exempel en rapport med skärmdumpar, en enkel katalog eller en presentationsmapp – som i slutändan Den tar upp tiotals megabyte och kan inte enkelt bifogas ett e-postmeddelande..

I dessa fall, istället för att minska storleken på varje bild individuellt, är det snabbaste sättet att använda funktionen "Komprimera bilder" i menyfliksområdet och välja kvalitet lämplig för ditt ändamålVanligtvis rekommenderas en medelhög utskriftskvalitet (220 dpi) eller till och med en som är avsedd för skärm eller e-post om dokumentet endast ska visas digitalt. Om du behöver minska filstorleken för att skicka är det också bra att känna till tekniker för... minska kvaliteten på en PDF efter export.

Följ de beskrivna stegen – välj en bild, gå till Bildformat > Komprimera bilderGenom att välja "Alla bilder i dokumentet" och välja en lägre upplösning kan du minska filstorleken på några sekunder.

Denna teknik är idealisk för dokument som inte kräver extrem fotografisk precision, men som kräver ett tillräckligt professionellt utseende, såsom affärsförslag, årsredovisningar eller användarmanualer som främst kommer att konsulteras. från datorer, surfplattor eller mobiltelefoner.

Det är alltid en bra idé att spara en extra kopia av dokumentet innan du komprimerar det, ifall du behöver det i framtiden. att arbeta igen med bilderna i maximal kvalitet eller återanvända dem för ett annat projekt med högre krav.

Andra knep för att minska storleken på en Word-fil

Bildkomprimering är en av de faktorer som mest påverkar ett dokuments filstorlek, men det är inte den enda. Det finns andra inställningar som kan hjälpa dig... ytterligare ljusa upp dina Word-filer utan att kompromissa för mycket med kvalitet eller funktionalitet.

En av de mindre kända aspekterna är inbäddning av teckensnittI Word kan du spara de teckensnitt som används i själva dokumentet, så att någon annan kan se det exakt likadant även om de inte har dessa teckensnitt installerade. Detta förbättrar den visuella kompatibiliteten, men kan öka filstorleken avsevärt.

Om du inte behöver bädda in teckensnitten (till exempel i interna dokument eller dokument som ska skrivas ut på din egen dator) kan du gå till Arkiv > Alternativ > Spara och avmarkera alternativet "Infoga teckensnitt i filen" i avsnittet "Behåll återgivningen när dokumentet sparas".

Om du vill bädda in teckensnitt av designskäl rekommenderas det att aktivera alternativ som "Infoga endast de tecken som används i dokumentet" och ”Bädda inte in vanliga systemteckensnitt”, vilket hjälper till att minska storleken utan att offra typografisk konsistens.

Genom att kombinera bra bildkomprimeringskontroll med intelligent hantering av inbäddade teckensnitt kan du uppnå mycket lättare dokument utan att offra funktionalitet. visas korrekt på andra datorer och versioner av Word.

Rekommenderade bildformat och kompatibilitet mellan versioner

När man infogar bilder i Word är upplösningen inte den enda viktiga faktorn; formateringen spelar också en viktig roll. filformatet du använder (JPG, PNG, TIFF, etc.), både för dess storlek och för dess kompatibilitet och visuella kvalitet i olika sammanhang.

I allmänhet formatet JPG Det är det mest rekommenderade formatet för fotografier med många färger och mjuka gradienter, såsom landskap, porträtt eller produktbilder. Det är ett förstörande komprimerat format, men det producerar lätta filer som är mycket lämpliga för dokument som ska delas via e-post eller visas på skärmen.

Formatet PNG Den är idealisk för bilder med transparenta bakgrunder, logotyper, ikoner och grafik med skarpa kanter. Den har vanligtvis en större filstorlek än JPG, men bibehåller bättre kvalitet i element med stark kontrast och inbäddad text.

Om ditt arbete är inriktat på högkvalitativt tryck (till exempel en konstbok eller en professionell katalog), formatet TIFF Den kan erbjuda maximal återgivning, även om filerna är betydligt större. I många fall är det värt att konvertera dessa TIFF-filer till högkvalitativa JPG-filer innan man lägger in dem i Word för att förhindra att dokumentstorleken ökar i höjden.

Andra format som GIF eller BMP stöds, men används mindre vanligt. GIF är vanligtvis reserverat för animationer eller mycket enkel grafik, medan BMP genererar stora filer med liten fördel nuförtiden, så det är oftast bättre att använda GIF. Undvik detta och konvertera det till JPG eller PNG före insättning.

Om du ska dela dokumentet med personer som använder äldre versioner av Word är det säkrast att spara det i [format] .docx och fungera med JPG- eller PNG-bildersom är kompatibla med praktiskt taget alla system. Dessutom undviker den modernare format som HEIC, vilka vissa enheter kanske inte tolkar korrekt.

Optimera bilder för tryck, webb och PDF-export

En annan viktig aspekt är att anpassa bildupplösningen till det slutliga dokumentformatet. Förbereda en rapport att skriva ut på papper än en fil som är avsedd att visas på en mobiltelefonskärm eller som en nedladdningsbar PDF på en webbplats.

För dokument avsedda för högkvalitativ utskrift, såsom interna tidskrifter eller kataloger, rekommenderas det generellt att använda bilder av minst 300 dpi (punkter per tum)Du kan kontrollera upplösningen på en bild från dess filsystem (till exempel högerklicka på > Egenskaper > Detaljer i Windows) innan du infogar den i Word.

För dokument som däremot är avsedda för läsning på skärmen – kundens instruktioner, PDF-manualer eller informella presentationer – krävs en upplösning kring 72–150 dpi Detta är vanligtvis mer än tillräckligt och låter dig komprimera den slutliga filstorleken avsevärt.

När du exporterar ditt Word-dokument till PDF (med Arkiv > Spara som > PDF) markerar du de avancerade sparalternativen, eftersom många versioner av Word tillåter det. justera bildkvaliteten i PDF-filenOm du, när du granskar PDF-filen, upptäcker att fotona har blivit för mjuka kan du behöva öka kvaliteten eller använda originalbilder med högre upplösning.

En bra vana är att testa det slutliga dokumentet på olika enheter och program – till exempel att öppna PDF-filen i en annan läsare eller till och med i Google Dokument – ​​för att se till att Bilderna behåller sin skärpa och formaten bryts inte. när den ses i andra miljöer.

Textning, taggar och bildorganisation

Utöver kvalitet och komprimering gynnas ett dokument med många bilder avsevärt av tydliga och välstrukturerade bildtextersärskilt i tekniska rapporter, akademiska artiklar eller manualer där det är viktigt att hänvisa till figurerna i texten.

Word erbjuder en specifik funktion för detta: högerklicka helt enkelt på bilden och välj "Infoga bildtext". I dialogrutan som öppnas kan du skriva text som "Figur 1: Processdiagram"Välj etikett (figur, illustration, tabell, etc.) och bildtextens placering (under eller ovanför bilden).

Du kan också anpassa figurnumreringen med knappen "Numrering" i samma dialogruta och välja om du vill ha 1, 2, 3… eller bokstäver, och om numreringen ska börja om i början av varje kapitel. Detta är mycket användbart i långa dokument, eftersom Word... uppdaterar automatiskt numreringen när du lägger till eller flyttar bilder.

För att bibehålla en enhetlig stil kan du använda en specifik textstil på dina bildtexter med hjälp av fliken Hem och panelen Stilar. Detta säkerställer att alla dina bildetiketter matchar. ha samma typsnitt, storlek och format genom hela dokumentet.

Om du behöver skapa korsreferenser från texten (”se figur 3”) kan du använda funktionen ”Korsreferens” på fliken ”Referenser”. På så sätt, när figurnumreringen ändras, Korsreferenser uppdateras automatiskt vid uppdatering av fält, vilket undviker fel i långa dokument.

Tillgänglighet: alternativ text och bästa praxis

Idag är det allt viktigare att dokument är tillgängliga för alla, inklusive personer som använder dem skärmläsare eller andra hjälpmedelsteknikerI detta avseende spelar bildernas alternativa text (Alt-text) en grundläggande roll.

I Word kan du lägga till eller ändra alternativtexten för en bild genom att högerklicka på den och välja alternativet "Redigera alternativtext". Skriv in en alternativtext i rutan som visas. en kort men korrekt beskrivning av bildensom förklarar både dess innehåll och dess funktion i dokumentet.

Till exempel, istället för något generiskt som "foto", är det bättre att använda något i stil med "Stapeldiagram som visar kvartalsvis försäljningstillväxt". På så sätt får personer som inte kan se bilden hela bilden. samma viktiga information än resten av användarna.

Det är onödigt att överbeskriva dekorativa detaljer som inte tillför information; i sådana fall kan du lämna alt-texten tom eller ange att den är enbart dekorativ. Det viktiga är att bilderna är relevanta för att förstå dokumentets innehåll. ha en tydlig och användbar alternativtext.

Word innehåller även verktyg för granskning av tillgänglighet (på fliken "Granska", beroende på version) som kan för att meddela dig om alternativa texter saknas eller om det finns andra problem som gör det svårt för personer med synnedsättning att använda dokumentet.

Avancerad komprimering: verklig inverkan på utskriftskvaliteten

En mycket vanlig fråga, särskilt när man arbetar med böcker eller kataloger, är vad som händer med bildernas faktiska upplösning när Word komprimerar dem. Om du till exempel infogar foton med 300 eller 350 dpi, bevaras de då eller inte? Den reducerar dem automatiskt till 220 dpi?

I många versioner av Word sparar standardinställningen bilder med upplösningar som 220 dpi, även om originalen var högre. Detta kan orsaka problem vid export till PDF och sändning till en skrivare, vilket resulterar i en rapport om att filen har låg upplösning för vissa mycket krävande användningsområden.

För att undvika detta är det viktigt att, innan du gör layouten i detalj, gå till Words avancerade alternativ och välja en högre upplösning (t.ex. 300 dpi) eller aktivera alternativet för att "Komprimera inte bilder i filen"...förutsatt att ditt team klarar den ökade vikten. Om du behöver information om hur förbättra upplösningen i en PDF Efter exporten finns det specifika tekniker för att göra det.

Om du redan har infogat alla bilder i dokumentet och sedan upptäcker dessa alternativ kan situationen vara lite knepig: om Word redan internt har komprimerat bilderna till 220 dpi fungerar det inte att ändra inställningen till 300 dpi. återställa information som redan gått förloradFör att säkerställa att bilderna sparas igen med hög upplösning kan du behöva infoga dem igen från originalfilerna.

Därför rekommenderas det starkt att du från början bestämmer vilken kvalitet du behöver och konfigurerar Word därefter innan du importerar ett stort antal bilder, särskilt om du förbereder en konstbok, en fotoportfolio eller material för professionellt tryck.

Integrera stilar, effekter och lager utan att öka storleken.

Förutom grundläggande komprimering erbjuder Word ganska kraftfulla layoutverktyg för att arbeta med bilder: ramar, skuggor, fördefinierade stilar, avancerad positionering i förhållande till text eller till och med överlappning av flera bilder.

Under fliken ”Bildformat” hittar du "Bildstilar"Med dessa stilar kan du använda ramar, skuggeffekter, reflektioner eller specifika former. De ger dokumentet en mer professionell touch, men ökar i allmänhet inte filstorleken avsevärt, eftersom de är interna vektoreffekter.

Du kan också experimentera med alternativen "Bred text" (till exempel "Kvadratisk", "Tight", "Behind text" eller "Framför text") för att placera bilder i förhållande till styckena. Detta hjälper till att skapa mer detaljerade layouter, men det är bäst att inte överanvända det för att undvika röran. layoutproblem när dokumentet öppnas på andra datorer med olika konfigurationer.

Om du behöver flytta flera bilder och objekt som en enda enhet kan du markera dem genom att hålla ner Ctrl-tangenten och, i "Bildformat", använda alternativet "Grupp"På så sätt beter de sig som en enda enhet, vilket är mycket praktiskt när man ska lägga ut omslag eller sidor med många lager.

När det gäller säkerhet och integritet, kom ihåg att många foton innehåller metadata (datum, enhet, till och med GPS-positionsdata). Om du ska dela dokumentet externt är det mycket klokt att använda Words dokumentinspektionsverktyg: i Arkiv > Information > Granska dokument Du kan granska och ta bort "Dokumentegenskaper och personuppgifter".

Att ta bort dessa metadata påverkar inte bildernas visuella kvalitet eller deras komprimering, men det hjälper till att skydda din personliga information när du cirkulerar dokument med foton från mobiltelefoner eller digitalkameror.

Genom att behärska alla dessa Word-alternativ – från komprimeringskvalitet och standardupplösning till val av bildformat, användning av bildtexter, alternativ text och hantering av inbäddade teckensnitt – kan du skapa dokument som kombinerar Skarpa bilder, rimlig filstorlek och god kompatibilitet med olika enheter och versionerGenom att justera inställningarna korrekt från början och medvetet tillämpa komprimering enligt syftet med varje dokument, undviker du obehagliga överraskningar som stora filer, suddiga utskrifter eller PDF-filer som ser sämre ut än väntat, och du kommer att kunna arbeta med Word på ett mycket mer professionellt och effektivt sätt.