- Med OLE- och DDE-länkar kan du automatiskt ansluta och uppdatera data mellan Excel och PowerPoint.
- Excel erbjuder flera sätt att hämta data till PowerPoint: länkade områden, hela ark som objekt och inklistrade data utan länk.
- OLE-åtgärdsfel orsakas vanligtvis av motstridiga plugin-program, öppna dialogrutor, makron eller DDE-konfigurationer.
- God hantering av rutter, uppdateringar och masslänkar är avgörande när man delar filer med många länkade celler.
När man arbetar med rapporter, dashboards eller presentationer för kunder är det mycket vanligt att man vill Koppla Excel-data till PowerPoint-bilder Detta undviker att behöva kopiera och klistra in varje gång ett tal ändras. Nyckeln är att utnyttja dynamiska OLE- och DDE-länkar så att presentationen uppdateras automatiskt från Excel-arbetsboken.
Men så snart dessa filer lämnar din dator och börjar cirkulera inom klientens företag, den klassiska Problem med absoluta sökvägar, OLE-fel och trasiga länkar De visas en efter en. Låt oss se, på ett ordnat och mycket detaljerat sätt, hur dessa länkar mellan Excel och PowerPoint fungerar, hur man skapar dem korrekt, hur man uppdaterar data och vad man ska göra när de orsakar fel eller när man behöver flytta filerna utan att förlora mer än 500 länkar.
Vad är OLE- och DDE-länkar mellan Excel och PowerPoint?
OLE-teknik, en förkortning för Object Linking and EmbeddingDen utvecklades av Microsoft just för att ett Office-program skulle kunna bädda in och länka objekt från en annanTack vare OLE kan en Excel-arbetsbok innehålla dokument från ordPowerPoint-presentationer eller till och med data från externa källor, och samtidigt låter den PowerPoint matas in i Excel-tabeller och -diagram utan att bryta sambandet mellan dem.
I praktiken, när du infogar eller länkar en Excel-tabell i en bild, skapar PowerPoint en OLE-objekt som upprätthåller en anslutning till källfilenOm den kopplingen är en länk och inte bara en inbäddning, är det möjligt att uppdatera bilden varje gång data ändras i Excel för att visa de nya värdena utan att göra om arbetet.
Relaterat till OLE är DDE, eller Dynamisk datautbyte, ett äldre protokoll som Office fortfarande använder internt för utbyta data i realtid mellan applikationerVissa Excel-konfigurationer låter dig ignorera eller inte ignorera andra program som använder DDE, och den här inställningen kan direkt påverka hur vissa OLE-länkar beter sig och hur felmeddelanden visas när du försöker uppdatera länkar.
Tack vare denna kombination av tekniker kan du till exempel Infoga en sammanfattningstabell i PowerPoint att den uppdateras automatiskt från en Excel-instrumentpanel, eller bädda in ett Word-dokument i din arbetsbok som detaljerat stöd utan att förlora sina inbyggda redigeringsfunktioner.
Alternativ för att importera data från Excel till PowerPoint
När du vill överföra data från ett kalkylblad till en bild finns det flera sätt att göra det i PowerPoint. infoga eller länka innehåll från ExcelRätt val kommer att göra skillnaden mellan att ha en dynamisk presentation eller en massa statiska kopior som är omöjliga att underhålla.
Det mest direkta sättet är att Kopiera ett cellområde i Excel och klistra in den i PowerPoint med hjälp av de olika inklistringsalternativen. Beroende på vilket alternativ du väljer får du en redigerbar tabell formaterad i PowerPoint, en tabell som behåller Excel-utseendet, ett inbäddat objekt som kan redigeras igen i Excel, en enkel bild eller vanlig text utan formatering.
Förutom vanlig kopiering kan du infoga en komplett kalkylblad som objekt i bilden. I det här fallet visas arbetsboken som en ruta som du kan ändra storlek på och som öppnas i Excel när du dubbelklickar på den. Det här läget är idealiskt när du vill att slutanvändaren ska kunna utforska kalkylblad och formler direkt från presentationen.
Det tredje stora alternativet är att kopiera och klistra in utan att länka något; det vill säga att föra in informationen i PowerPoint som komplett innehåll. avlänkad från källfilenDen här metoden undviker routingproblem, men kräver att exporten görs om varje gång siffrorna i Excel ändras.
Hur man länkar ett Excel-dataområde i PowerPoint
För att arbeta med specifika avsnitt i ett kalkylblad (till exempel ett block med 20 celler med nyckelindikatorer) är det vanligt att länka endast det nödvändiga intervallet istället för att infoga hela arket. Detta ger dig mer kontroll över tabellens utseende och minskar visuell röran på bilden.
Först måste du markera den uppsättning celler du är intresserad av i Excel, dra med musen tills du täcker önskat område och använda alternativet kopiaHögerklicka sedan på PowerPoint-bilden där du vill placera informationen och välj bland de olika alternativen. klistra in alternativ som visas.
Om du väljer att klistra in och bara behålla PowerPoint-stilarna blir resultatet en PowerPoint-tabell, redigerbar och med presentationens färgpalettDet här alternativet är praktiskt när företagets företagsdesign har företräde framför det ursprungliga Excel-utseendet.
Om du föredrar att behålla kalkylbladets utseende kan du klistra in samtidigt som du behåller Excel-källformatTabellen kommer fortfarande att vara redigerbar från PowerPoint, men kommer att behålla teckensnitt, kantlinjer och färger exakt som de var i originalboken.
Det finns också möjlighet att klistra in det som ett inbäddat Excel-objekt. När du gör det, PowerPoint sparar en kopia av tabellen i själva presentationsfilen.Genom att dubbelklicka öppnas ett mini-Excelark för att redigera informationen. Den här metoden används när du vill att informationen ska kunna ändras direkt under presentationen, utan att förlita dig på den ursprungliga Excel-filen.
Om du väljer att klistra in som bild konverterar PowerPoint cellerna till en statisk grafik som du kan använda visuella effekter på såsom skuggor, reflektioner eller ramar, precis som vilken annan bild som helst. Du förlorar dock möjligheten att redigera det numeriska innehållet, eftersom det inte längre finns celler, bara pixlar.
Slutligen, om du klistrar in den som text, tas all tabellformatering bort och endast vanlig textinnehållsom du sedan kan formatera efter dina önskemål i PowerPoint. Det är ett användbart alternativ när du bara behöver texten och föredrar att bygga designen direkt på bilden.
Länka ett helt Excel-kalkylblad som ett objekt
I vissa projekt räcker det inte att bara visa en sammanfattning: personen som öppnar presentationen behöver kunna navigera genom hela Excel-arbetsbokenÄndra filter, granska formler eller undersök hjälpblad. Det är vad man infogar ett komplett Excel-objekt i PowerPoint till för.
Från fliken Infoga i PowerPoint kan du lägga till en objekt och i dialogrutan som öppnas väljer du alternativet att Skapa från filHitta sedan helt enkelt den Excel-arbetsbok du vill länka och markera länkrutan så att objektet bibehåller kopplingen till originalfilen.
När det är klart visar PowerPoint en rektangel som representerar kalkylbladet. Dubbelklick öppnar inbäddad Excel Detta gör att du kan arbeta direkt i kalkylbladen, som om du vore inuti själva programmet. Det är ett mycket bekvämt sätt att leverera en "Excel-fil i PowerPoint" utan att behöva bifoga den separat, trots att länken faktiskt pekar till den fysiska filen.
Den viktigaste skillnaden med en inbäddad inklistring utan länk är att i det här fallet, Ändringar som gjorts i den externa Excel-filen kan sedan återspeglas i presentationen.PowerPoint upphör att vara en statisk ögonblicksbild av data och beter sig som ett fönster in i kalkylbladet.
Kopiera och klistra in Excel-data i PowerPoint utan att länka dem.
Det finns situationer där det klokaste tillvägagångssättet är att helt avstå från band och välja en kopierade och klistrade in avlänkadeTill exempel när du ska skicka presentationen till tredje part som inte har tillgång till originalfilen, eller när du inte vill att en oavsiktlig uppdatering i Excel ska ändra siffror som redan presenterats.
I det här fallet är proceduren mycket enkel: öppna Excel-arbetsboken med data, välj önskat område och kopiera det från fliken Start. Välj sedan var du vill klistra in det i PowerPoint-bilden och använd alternativen i grupp Urklipp för att välja den typ av lim som bäst passar din design.
De olika inklistringsalternativen (behålla källformatering, använda destinationsformat, bild, text etc.) fungerar på samma sätt som med länkar, men den avgörande skillnaden här är att Det kommer inte att finnas några automatiska uppdateringar.Det du klistrade in förblir exakt som det var, även om den ursprungliga Excel-filen ändras helt nästa dag.
Den här strategin har den uppenbara fördelen att den eliminerar risken för trasiga länkar, felmeddelanden och problem med filsökvägen när filer flyttas. Varje ändring i Excel-arbetsboken kräver dock att kopierings- och klistraprocessen upprepas om du vill att bilderna ska återspegla den senaste informationen.
Vad exakt är en OLE-åtgärd i Excel och varför orsakar den fel?
När Excel interagerar med Word, PowerPoint eller andra program via inbäddade eller länkade objekt, utför det internt en OLE-åtgärdDen här åtgärden kan innebära att öppna ett inbäddat Word-dokument, skicka data till PowerPoint, uppdatera ett diagram eller svara på en begäran från ett annat program som vill läsa eller ändra information i boken.
Under normala omständigheter sker dessa åtgärder på millisekunder och användaren märker knappt något. Men när något fastnar visar Excel det ökända meddelandet. "Microsoft Excel väntar på att ett annat program ska slutföra en OLE-åtgärd", vilket indikerar att de fortfarande väntar på ett svar som ännu inte har kommit.
Orsakerna kan vara mycket varierande: en dold dialogruta i ett annat program som blockerar processen, ett plugin som stör kommunikationen, problem med DDE-protokollet som hanterar en del av datautbytet, alltför aggressiva makron eller till och med en skadad eller föråldrad Office-installation.
Den här typen av fel är inte bara irriterande, utan kan också låt hänga helt Ett arbetsflöde baserat på dynamiska länkar mellan Excel och PowerPoint, särskilt om många inbäddade objekt eller aktiva länkar används samtidigt.
Hur man bäddar in ett OLE-objekt i ett Excel-ark
Förutom att skicka data från Excel till PowerPoint är det ofta bra att göra precis tvärtom: för att få plats med hela dokument eller presentationer på ett enda pappersark att ha all dokumentation grupperad i en enda fil. Detta uppnås genom att bädda in OLE-objekt direkt i kalkylarket.
För att göra detta, markera cellen där du vill att objektet ska visas, gå till fliken Infoga i textgruppen och välj objektI dialogrutan som öppnas kan du bestämma om du vill skapa ett nytt objekt (till exempel ett tomt Word-dokument) eller skapa objektet från en befintlig fil på din dator.
Om du väljer att skapa från en fil har du möjlighet att visa innehåll som en ikon Istället för att visa dokumentets första sida. Det här alternativet är mycket användbart när du vill hålla arket organiserat och undvika att fylla skärmen med stora block av inbäddat innehåll.
När du vill länka ett befintligt dokument, till exempel en PowerPoint-presentation eller en Word-rapport, kan du markera länkrutan i samma dialogruta. På så sätt sparar Excel inte en statisk kopia, utan snarare en dynamisk länk till den externa filensom öppnas genom att dubbelklicka på ikonen som är inbäddad i arket.
Justera DDE-inställningar och andra steg för att lösa OLE-fel
Om du upprepade gånger stöter på meddelandet att Excel väntar på ett annat program är det värt att granska några aspekter som ofta ligger bakom det. de vanligaste OLE-åtgärdsfelenOrdningen spelar ingen roll, det viktiga är att kontrollera alla.
Det första är att se till att det inte finns några dialogrutor som öppnas i Word, PowerPoint eller andra program som Excel försöker kommunicera med. Ibland blockerar ett minimerat meddelande, ett "Spara som"-fönster eller en delvis slutförd guide slutförandet av OLE-åtgärden.
Efteråt är det värt att tillfälligt inaktivera Excel-tillägg. Från programalternativen kan du komma åt tilläggsavsnittet, hantera de du har installerat och avmarkera dem alla som bevisOm felet försvinner efter att du startat om Excel vet du att problemet ligger hos en av dem och du kan aktivera dem en efter en tills du hittar boven i dramat.
En annan viktig punkt är den DDE-relaterade konfigurationen. I Excels meny med avancerade alternativ, i avsnittet Allmänt, hittar du kryssrutan som anger om Excel bör ignorera andra program som använder DDEAtt aktivera eller inaktivera det här alternativet beroende på ditt scenario kan lösa konflikter när kommunikationen mellan program baseras på det här protokollet.
Glöm inte makron: i särskilt komplexa makroaktiverade arbetsböcker kan vissa procedurer blockera eller överbelasta OLE-åtgärder. För att kontrollera om detta är fallet kan du gå till Säkerhetscentret och i makroinställningarna, tillfälligt inaktivera allaDu måste dock göra detta noggrant, eftersom du kan inaktivera kritiska funktioner i själva filen.
Om du fortsätter att uppleva problemet efter dessa tester är det lämpligt att se till att Office är helt uppdaterat via kontoinställningarna för alla program i programsviten. Ofta en En enkel uppdatering åtgärdar buggar som orsakade OLE-fel eller återkommande krascher vid arbete med länkar mellan program.
Som en sista utväg finns det alltid möjligheten att reparera din Office-installation Från Kontrollpanelen, använd först en snabb reparation och, om det inte räcker, en mer omfattande online-reparation. Den här åtgärden kan åtgärda skadade installationer som påverkar korrekt funktion hos OLE och DDE i Excel och andra program.
Det är också en bra idé att kontrollera Uppgiftshanteraren och stänga processer i Excel, Word, PowerPoint eller andra Office-program som kan ha fastnat i bakgrunden. Slutför dessa uppgifter och starta om Excel Det låser ofta upp OLE-åtgärder som verkade ha fastnat utan anledning.
Varför OLE-felet kan fortsätta att visas och hur man förhindrar det
Även efter att ha kontrollerat plugin-program, DDE, makron och uppdateringar kan OLE-åtgärdsfel fortfarande visas intermittent om det finns underliggande problem i din arbetsmiljöAtt förstå dessa faktorer hjälper till att förhindra att de dyker upp igen vid värsta möjliga tidpunkt.
En av de vanligaste orsakerna är ihållande konflikter med vissa tillägg som De är inte väl optimerade eller inte kompatibla med den aktuella versionen av Office. Om du märker att felet försvinner när du inaktiverar dem är det bäst att söka efter uppdateringar till tillägget eller överväga alternativ.
En annan vanlig orsak är en skadad eller ofullständig Office-installation. Ibland räcker det inte att reparera den, och ytterligare arbete kan vara nödvändigt. installera om Office helt för att återställa stabiliteten i OLE-åtgärder, särskilt på system där många olika versioner eller paket har installerats och avinstallerats.
Att använda föråldrade versioner av Office och andra program som interagerar med Excel kan också orsaka den här typen av problem, eftersom vissa Kommunikationsmekanismerna förändras med uppdateringarAtt hålla all programvara uppdaterad är viktigt om du arbetar intensivt med länkar och automatiseringar mellan program.
Vi bör inte heller underskatta effekten av komplexa eller dåligt utformade makron, som kan gå in i loopar, blockera resurser eller mätta processorn när en OLE-åtgärd utförs. Att granska, förenkla eller optimera dessa makron hjälper till att minska krascher relaterade till programkommunikation.
Slutligen, när dina Excel-arbetsböcker är beroende av databaser externa, nätverkssökvägar eller delade filer, valfria platsändring, behörighetsproblem eller nätverksfel Detta kan utlösa OLE-fel vid försök att uppdatera länkar. Att regelbundet kontrollera tillgängligheten för dessa datakällor är avgörande för att undvika konflikter.
Som en allmän bästa praxis är det lämpligt att hålla Office uppdaterat. Öppna inte ett för stort antal Excel-arbetsböcker samtidigtRensa regelbundet plugin-program som du inte längre använder, minska storleken och komplexiteten på filer när det är möjligt och utför regelbundna rensningar av tillfälliga filer som kan påverka prestandan.
Passionerad författare om bytesvärlden och tekniken i allmänhet. Jag älskar att dela med mig av min kunskap genom att skriva, och det är vad jag kommer att göra i den här bloggen, visa dig alla de mest intressanta sakerna om prylar, mjukvara, hårdvara, tekniska trender och mer. Mitt mål är att hjälpa dig att navigera i den digitala världen på ett enkelt och underhållande sätt.